Gebruikershandleiding Oktober 2012 BRIS bv T (010 413 8399 E (bris@bris.nl I www.bris.nl
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Definities... 3 Inloggen in BRIStoets... 4 KennisID profiel... 4 Beheer... 6 Instellingen... 6 Verantwoordingen... 6 Gebruikersbeheer... 8 Rollenbeheer... 9 Externe toetser...12 Matrixbeheer...14 Dossiers en deelplannen...17 Dossierbeheer...17 Dossiers zoeken...17 Dossier aanmaken...18 Verantwoordelijkheden...19 Toetsbaarheid...21 Deelplannen...23 Memo...24 Toetsen...25 Toetsinstellingen...25 Toetsers toewijzen...26 Bouwplantoetsen...27 Aanwijzingen...28 Navigatievenster...29 Verantwoordingen...29 Afdelingen...30 Artikelen...30 Horizontaal toetsen...30 Afmelden of opslaan...31 Rapportages...32 Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 2
Inleiding Dit document is een handleiding bij het gebruik van het toetsprogramma BRIStoets en ondersteunt de gebruiker bij het ontdekken van alle functionaliteiten in het programma. Definities Dossier Deelplan Een dossier binnen BRIStoets is een bouwplan waarop een toets aan het Bouwbesluit moet worden uitgevoerd. Er is de mogelijkheid om het dossier op te delen in kleinere plannen. Een deelplan is een onderdeel van het dossier. Het dossier opdelen kan helpen om meer gestructureerd te toetsen. Scope Een deskundigheid volgens de BRL 5019. Toets KennisID profiel Een set Bouwbesluitartikelen die gelden voor de geselecteerde scope binnen een deelplan. Een profiel binnen het BRIS platform waarmee een gebruiker en de organisatielicentie herkend worden. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 3
Inloggen in BRIStoets KennisID profiel Wanneer u in het bezit bent van een KennisID profiel kunt u inloggen via www.bristoets.nl of via www.bris.nl. in beide gevallen wordt de KennisID inlogpagina getoond en kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Via KennisID zijn de programma s van BRIS en andere partijen uit de bouw- en installatiesector toegankelijk via één inlogpagina. Overschakelen en steeds opnieuw inloggen met andere wachtwoorden is dus niet meer nodig. KennisID wordt wel een profielensysteem genoemd, omdat ondanks een organisatiebrede licentie toch alle gebruikers als individu herkend worden. Bij de aanschaf van een licentie voor een hele organisatie dient één gebruiker als beheerder op te treden (meestal is dat de persoon die de licentie heeft aangeschaft). De beheerder zorgt er voor dat voor de gebruikers een profiel wordt aangemaakt. Zij kunnen dat profiel zelf aanvullen en een eigen wachtwoord bedenken. Heeft u geen KennisID profiel? Neem dan eerst contact op met uw beheerder. Figuur 1 Aanmeldscherm Na het inloggen kunt u via de navigatiebalk bovenin het scherm de optie 'Programma s, BRIStoets' kiezen. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 4
Figuur 2 Kies het programma Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 5
Beheer Bij aanschaf van BRIStoets dient één gebruiker als beheerder op te treden. Deze gebruiker kan BRIStoets inrichten naar de wensen van de organisatie. Bent u ingelogd als beheerder, dan heeft u het recht om de instellingen van BRIStoets te beheren. Een gebruiker of beheerder vindt alle opties in de menubalk bovenaan (de navigatiebalk helemaal bovenin is van KennisID). Hier zijn dat de opties Gebruikersbeheer, Matrixbeheer en Instellingen. Het tabblad 'Dossierbeheer' is voor elke gebruiker toegankelijk. Figuur 3 Navigatiebalk beheerder Instellingen Onder 'Instellingen' kan de beheerder een aantal eigenschappen van de eigen organisatie invoeren. Zo kunt u de organisatienaam en de contactgegevens invoeren. Ook is het mogelijk een logo toe te voegen. Deze gegevens worden gebruikt bij het samenstellen van rapporten. Let op: bij het uploaden van een logo is het verstandig een relatief klein bestand in JPG formaat te gebruiken. Figuur 4 Organisatiegegevens toevoegen Verantwoordingen In de harmonica 'Verantwoordingen' van het tabblad 'Instellingen' kan de beheerder eigen teksten zien en toevoegen voor gebruik tijdens het toetsen. Verantwoordingen zijn teksten die de toetser snel kan selecteren om zijn of haar keuze te verduidelijken. Zij voorkomen dat de toetser steeds een soortgelijke tekst moet intypen. De standaardzinnen van de NVBR zijn standaard opgenomen in BRIStoets. Hier kan gebruikt van worden gemaakt door het vinkje voor het protocol aan te vinken. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 6
Figuur 5 De lijst met verantwoordingsteksten Om een nieuwe verantwoordingstekst te maken gebruikt u de knop 'Nieuw'. Een scherm wordt geopend waarin u de verantwoordingstekst kunt invoeren. Doet u verder niets en klikt u op de knop 'Opslaan', dan is de tekst zichtbaar voor alle afdelingen, artikelen en statussen. Door de gelijknamige vervolgkeuzelijsten te gebruiken is het mogelijk de tekst alleen te laten verschijnen bij bepaalde afdelingen, artikelen en statussen (zoals Voldoet onder voorwaarden of Voldoet niet). Om een bestaande verantwoordingstekst te selecteren klikt u op de gewenste rij. In het scherm dat geopend wordt kunt u de verantwoordingstekst wijzigen. Het is ook mogelijk de afdeling, het artikel en de status te veranderen. Figuur 6 Een verantwoordingstekst bewerken Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 7
Gebruik de knop 'Opslaan' om de wijzigingen te bewaren. Met 'Verwijderen' wist u de verantwoordingstekst uit de lijst, en met 'Terug' gaat u terug naar het voorgaande scherm zonder iets te wijzigen. Gebruikersbeheer Onder 'Gebruikersbeheer' kan een beheerder gebruikers importeren en aanpassen. Het gebruikersbeheer geeft direct een duidelijk overzicht welke rol gebruikers hebben en wat de extra mogelijkheden van de gebruikers zijn. Naast de rol van de gebruiker (zie ook Rollenbeheer, verderop) is er de mogelijkheid om de gebruiker rechten toe te kennen. Met het recht Dossierverantwoordelijke (eerste kolom met vinkjes) kan een gebruiker de eigenaar van een dossier worden. Onder de daarop volgende kolommen kan aangegeven worden of de gebruiker gemachtigd is om deze scope te toetsen. De scopes zijn: Constructieve veiligheid Brandveiligheid Bouwfysica Bouwkundig algemeen Installaties Alleen gebruikers die een rol met schrijfrechten hebben kunnen scopes toegewezen krijgen. Figuur 7 Gebruikers kunnen verschillende rollen en rechten hebben Via de knop Importeer gebruikers voegt de beheerder meerdere gebruikers tegelijk toe aan BRIStoets. Het systeem haalt dan een lijst met profielen op die onder uw organisatie zijn aangemaakt in KennisID, maar nog niet bekend zijn binnen BRIStoets. Nadat u gebruikers heeft geïmporteerd, kunt u deze een rol en toegang tot scopes geven. Let op: Er dienen dus eerst KennisID profielen aangemaakt te worden (zie de KennisID handleiding voor beheerders). De lijst met gebruikers is te filteren zodat alleen de actieve gebruikers getoond worden. Dat is het geval als het keuzerondje 'Toon actieve gebruikers' is geselecteerd. Met het Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 8
keuzerondje 'Toon alle gebruikers' worden alle gebruikers getoond. Er kunnen meerdere pagina's met gebruikers zijn. De kolom 'Actief' toont de huidige status. Is hier een plusteken in een groen rondje zichtbaar, dan is de gebruiker actief. Door op de knop met het plusteken te klikken maakt u de gebruiker inactief. De knop wijzigt dan naar een minteken in een rood rondje. Door hierop te klikken maakt u de gebruiker weer actief. Inactief maken is te beschouwen als een tijdelijke manier van verwijderen. Echt verwijderen van gebruikers is binnen BRIStoets niet mogelijk, omdat de gebruikersprofielen gekoppeld zijn aan het KennisID profielensysteem. Rollenbeheer Onderstaande rollen zijn de standaardrollen die BRIStoets kent bij aanschaf. Beheerder Beheerder/ Coördinator/Toetser Coördinator Coördinator/Toetser Externe toetser Frontoffice Toetser Naast deze standaardrollen kan de beheerder er voor kiezen om zelf rollen toe te voegen. Deze eigen rollen kunnen vervolgens weer gegeven worden aan gebruikers van de eigen organisatie. Gebruik hiervoor de harmonica 'Rollenbeheer' en de knop 'Nieuwe rol'. Figuur 8 Een nieuwe rol toevoegen Een rol bestaat uit een set van rechten. Per rol kunnen de rechten ingesteld worden. Op deze manier is snel duidelijk wat elke gebruiker mag en kan. Het is niet nodig om per gebruiker specifiek de rechten in te stellen. Het snel aanpassen van rechten voor een gebruikersgroep kan dus ook via het aanpassen van de rechten van een rol, als alle gebruikers dezelfde rol hebben gekregen. Aan elke rol kunnen verschillende rechten worden toegekend. Per rol kan worden aangegeven of dit geldt voor alle onderdelen, geen van de onderdelen of alleen de eigen toegewezen onderdelen. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 9
Figuur 9 Een nieuwe rol maken Een organisatie kan bijvoorbeeld de rol 'Projectleider' aanmaken op basis van de rol 'Coördinator' maar dan met het uitgebreide recht om in alle dossiers te schrijven. Als sjabloon voor de rol is het logisch te kiezen voor de rol 'Coördinator', maar het is ook mogelijk om een rol te maken vanaf een leeg startpunt. Zodra u uw nieuwe rol opslaat komt deze tussen de beschikbare rollen te staan in het overzicht. Aan de aanduiding 'Ja' in de kolom 'Aanpasbaar' ziet u dat u de zojuist aangemaakte rol mag aanpassen. Figuur 10 Een aangepaste rol U kunt een rol ook verwijderen via de knop in de kolom 'Verwijderen'. Let er daarbij op dat er geen gebruikers zijn die de te verwijderen rol toegewezen hebben gekregen. Is dat toch zo, geef deze gebruikers dan onmiddellijk een andere rol. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 10
In onderstaand tabel wordt kort weergegeven welke rollen en rechten er binnen het programma standaard zijn. Rolonderdeel: Recht: Deelplan lezen Het lezen van een deelplan geeft de mogelijkheid een deelplan te bekijken. Deelplan schrijven Het schrijven in een deelplan houdt in dat de een deelplan kan worden ingevoerd en gewijzigd. Dossier afmelden Het afmelden van een dossier betekent het dossier (al dan niet tijdelijk) sluiten. Doorgaans gebeurt dat na afronding van de toets. Dossier lezen Het lezen van een dossier geeft de mogelijkheid een dossier, waarbij u niet als toetser of coördinator betrokken bent, in te zien zonder wijzigingen aan te brengen. Dossier schrijven Het schrijven in een dossier houdt in dat de dossiergegevens kunnen worden ingevoerd en gewijzigd. Gebruikers beheren Het instellen van de rollen en de rechten van de gebruikers van BRIStoets binnen een organisatie. Logboek schrijven Het melden van memo s op het tabblad Memo van een dossier. Matrices bewerken Het aanpassen van een (ambtelijke) matrix op basis van het organisatiebeleid. Nieuws beheren Het plaatsen van nieuwsberichten op het dashboard van de gebruikers. Rapporten afdrukken Het genereren van Word- en pdfrapportages van een dossier. Scope lezen Dit geeft de mogelijkheid andere dossiers binnen een bepaalde scope te bekijken zonder die te wijzigen. Scope schrijven Het schrijven van een scope houdt in het toetsen van een deelplan binnen een bepaalde scope. Toets lezen Het lezen van een toets geeft het recht een toets te bekijken. Toets schrijven Wanneer een toets kan worden bekeken en bovendien kan worden gemuteerd spreken we van het schrijven. Toewijzen toetsers aan scope in dossier Tabel 1 Standaard rollen en rechten Degene die dit recht heeft kan een toetser selecteren, die een deelplan of een dossier binnen een bepaalde scope zal toetsen. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 11
Externe toetser Een externe toetser is niet werkzaam bij uw eigen organisatie, maar bijvoorbeeld bij een adviesbureau. Wel wilt u deze externe persoon (een onderdeel van) een bouwplan laten toetsen. Een externe toetser dient te beschikken over een KennisID profiel. Dit profiel kan kosteloos worden aangevraagd bij BRIS. Klik in het tabblad 'Gebruikersbeheer' op de knop 'Voeg externe toetser toe' om een externe toetser toe te voegen aan het systeem. U ziet eerst een melding die aangeeft dat de persoon dient te beschikken over een KennisID profiel. Figuur 11 Een externe toetser toevoegen Als de externe toetser al een profiel heeft klikt u op 'Ja'. Vervolgens wordt om het e- mailadres gevraagd. Voer het e-mailadres waarmee de externe toetser bekend is binnen KennisID (dit is tevens de gebruikersnaam om bij KennisID in te loggen) en klik op 'Toevoegen'. Als het e-mailadres niet in KennisID kan worden gevonden volgt een foutmelding, anders is de externe toetser nu toegevoegd in de lijst van gebruikers. Figuur 12 Zo verschijnt een externe toetser in de gebruikerslijst De naam van de organisatie van de externe toetser komt tussen haakjes achter de gebruikersnaam te staan. De externe toetser krijgt automatisch de rol van externe toetser mee. Deze rol is niet aanpasbaar. Een externe toetser kan geen dossierverantwoordelijke zijn. U kunt wel aangeven welke scope(s) de externe toetser mag toetsen door vinkjes in de kolommen te plaatsen. Bij het toewijzen van de toetsers kunt u nu ook de externe toetser kiezen, mits deze bevoegd is om de betreffende scope te toetsen. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 12
Figuur 13 Een externe toetser toewijzen De externe toetser zelf kan met zijn of haar gebruikersnaam en wachtwoord inloggen via www.bristoets.nl, www.kennisid.nl of www.bris.nl. Eenmaal ingelogd ziet de externe toetser onder 'Dossierbeheer' alle dossiers staan waar hij of zij een rol in heeft. In een kolom 'Herkomst' is te zien van welke organisatie het betreffende dossier afkomstig is. Figuur 14 De weergave van dossiers voor een externe toetser Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 13
Matrixbeheer In het tabblad 'Matrixbeheer' kan de beheerder matrices instellen. Een toetsmatrix bepaalt het toetsniveau dat wordt gehanteerd. Standaard wordt BRIStoets geleverd met de collectieve CKB-matrix en vanaf maart 2012 ook met de Landelijke Toetsmatrix Bouwbesluit 2012 van de Vereniging BWT Nederland. Aan het Bouwbesluit 2012 wordt getoetst bij een datum van aanvraag vanaf 1 april 2012. Voor bouwplannen met een datum van aanvraag van voor 1 april kan er nog steeds worden getoetst aan het Bouwbesluit 2003. Met een knop 'Standaard' kan een matrix uit de lijst 'Matrixbeheer' worden gekozen als standaard voor de organisatie. Figuur 15 Matrixbeheer De beheerder kan er voor kiezen om een organisatiespecifieke matrix te maken via de knop 'Nieuwe matrix aanmaken'. In beginsel is het maken of wijzigen van een matrix pas aan de orde na een besluit daartoe van het bevoegd gezag of de directie van een organisatie! De nieuwe matrix kan worden gemaakt op basis van een bestaande matrix. Hierdoor wordt overbodig invoerwerk vermeden. Na het aanmaken kan de matrix in een dossier worden gekozen en bepaalt hij voor dat dossier per toets het toetsniveau voor de verschillende afdelingen van het Bouwbesluit. In de matrix zijn cijfers ingevuld die het niveau van toetsen aangeven. Door op een cijfer te klikken en een andere waarde in te voeren kan de beheerder een niveau wijzigen. De mogelijke waarden zijn 0, 1, 2, 3 en 4: Toetsniveau 0 Niet toetsen Beleidsmatig is vastgesteld dat dit aspect niet wordt getoetst, tenzij de toetser aanleiding ziet er toch nader naar te kijken. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 14
Toetsniveau 1 Uitgangspuntentoets Bevatten de stukken voldoende informatie over de uitgangspunten? Gecontroleerd wordt of de globale uitgangspunten op de stukken, die zijn aangeleverd om het desbetreffende aspect te kunnen toetsen, in voldoende mate en in samenhang zijn weergeven. Toetsniveau 2 Visueel toetsen Kloppen de uitgangspunten en lijken de uitkomsten aannemelijk? Gecontroleerd wordt of de uitgangspunten op de stukken die zijn aangeleverd om het betreffende aspect te kunnen toetsen in de juiste vorm zijn, waarbij van ieder te toetsen aspect wordt nagegaan of de uitgangspunten juist zijn en of de uitkomsten aannemelijk zijn. Toetsniveau 3 Representatief toetsen Controle van de maatgevende onderdelen. Gecontroleerd wordt of de uitgangspunten op de aangeleverde stukken om het betreffende aspect te kunnen toetsen in de juiste vorm zijn. Van ieder te toetsen aspect wordt nagegaan of de uitgangspunten juist zijn en of de uitkomsten aannemelijk zijn. De maatgevende berekeningen worden gecontroleerd dan wel nagerekend. Toetsniveau 4 Integraal toetsen Alles in samenhang controleren. Gecontroleerd wordt of de uitgangspunten op de stukken, aangeleverd om het betreffende aspect te kunnen toetsen, in de juiste vorm zijn. Van ieder te toetsen aspect wordt nagegaan of de uitgangspunten juist zijn en worden de uitkomsten gecontroleerd/nagerekend. Voor de scope 'Constructieve veiligheid' wordt geen gebruik gemaakt van de standaardmatrices of een eigen organisatiespecifieke matrix. De beoordeling van de constructieve veiligheid op basis van de Bouwbesluitartikelen wordt als te ondoorzichtig ervaren. Daartoe heeft de gemeente Utrecht in samenwerking met VBWTN en het Centraal Overleg Bouwconstructies (COBc) een alternatief ontwikkeld: het Toetsprotocol Constructieve Veiligheid (ook wel: Constructieprotocol). Dat voorziet in een transparante beoordeling van de kritische onderdelen van een bouwconstructie. Er worden vijf matrices onderscheiden op basis van al of niet voldoen aan het Compendium Constructieve veiligheid en de tijdsdruk. Voor meer informatie wordt verwezen naar www.bwtinfo.nl of www.vereniging-bwt.nl. Wanneer het toetsniveau voor een bepaalde afdeling en gebruiksfunctie gewijzigd wordt, geeft het programma aan of het ingevoerde niveau hoger of lager dan de standaard is. Een rode lijn onder het cijfer waarschuwt voor een lager niveau, een groene lijn boven het cijfer voor een hoger toetsniveau. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 15
Figuur 16 Waarschuwingen voor afwijkend toetsniveau Een organisatiespecifieke matrix kan worden gedeeld met andere organisaties door bij het bewerken het selectievakje 'Ik wil deze matrix delen met andere organisaties' aan te vinken. Een zodanig gedeelde matrix kan door andere organisaties worden gebruikt alsof het een standaard of eigen toetsmatrix is. Gedeelde matrices zullen dus ook verschijnen in het keuzemenu voor de matrix bij een dossier. Zie ook de paragraaf 'Dossier'. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 16
Dossiers en deelplannen Dossierbeheer Het dossierbeheer is de overzichtspagina van alle dossiers van de organisatie. De lijst met dossiers verschijnt in tabelvorm en kan meerdere pagina's bevatten. U kunt de tabel sorteren op de kolomkenmerken door op een kolomtitel te klikken. Een pijl geeft de sorteerrichting aan. Normaals klikken op de kolomtitel sorteert in omgekeerde volgorde. Figuur 17 Dossiers, hier gesorteerd op Id-nummer (oplopend) Met behulp van de keuzerondjes filtert u de lijst. De optie 'Toon alle dossiers' toont alle organisatiedossiers. De optie 'Toon mijn dossiers' toont alleen de dossiers van de ingelogde gebruiker. De optie 'Toon gearchiveerde dossiers' toont alleen de dossiers die de status gearchiveerd gekregen hebben. Dossiers zoeken Met behulp van het vak en de knop 'Zoeken' kunt u zoeken naar dossiers, waarmee u voorkomt dat u de hele lijst moet doorlopen. Bij het zoeken voert u in het zoekvak een woord, nummer of een gedeelte daarvan in. Zogenaamde wildcards worden automatisch ingevoegd, zodat Id-nummers en Projectomschrijvingen worden gevonden waarin de opgegeven tekst voorkomt. Klik op de knop 'Zoeken' om de tabel te filteren op gevonden waarden. Om alle dossiers weer te tonen maakt u het zoekvak leeg en klikt u opnieuw op 'Zoeken'. Figuur 18 Een dossier zoeken Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 17
Dossier aanmaken Door op de knop 'Maak een nieuw dossier aan' te klikken kan er handmatig een nieuw dossier ingevoerd worden. De verplichte velden staan met een rood sterretje aangegeven. Figuur 19 Een nieuw dossier aanmaken De velden aan de linkerzijde van de harmonica 'Registratiegegevens' zijn vrije tekstvelden, met uitzondering van 'Datum van aanvraag', waar een kalenderbesturingselement gebruikt kan worden. Velden als Dossiernaam en Identificatienummer dienen ter identificatie van het dossier binnen de organisatie. Het veld 'OLO-nummer' dient voor het nummer van een digitale aanvraag via Omgevingsloket online. Bij het invoeren van de bouwsom is er een keuzemenu. De keuzes die gemaakt kunnen worden corresponderen met de bouwsom van de gebouwcategorieën van het integraal Toezichtprotocol (itp) dat is opgenomen in BRIStoezicht. Door dezelfde bouwsommen te gebruiken, kan de koppeling tussen BRIStoets en BRIStoezicht makkelijker worden gemaakt. Een deel van de dossiereigenschappen, met name die aan de rechterzijde, is van belang voor de filtering van de artikelen van het Bouwbesluit, waaraan getoetst moet worden. Onder 'Documenten aanwezig/volledig' kan de gebruiker een aantal tekstvakken gebruiken om aan te geven welke documenten bij dit dossier horen. Het is niet mogelijk een koppeling te maken naar documenten op schijf of deze op te roepen. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 18
Verantwoordelijkheden Klik op de harmonica Verantwoordelijkheden om deze te openen. Hier wordt de dossierverantwoordelijke ingesteld, de scopes gekozen en wordt de toetsmatrix voor dit dossier geselecteerd. Figuur 20 Kiezen van een dossierverantwoordelijke en matrix Wanneer de datum van aanvraag van de bouwvergunning voor 1 april 2012 ligt kan de 'Collectieve matrix CKB 2003' worden gekozen, of één van de andere matrices die betrekking hebben op het Bouwbesluit 2003. Ligt de datum van aanvraag later, dan kan alleen de 'Landelijke Toetsmatrix Bouwbesluit 2012' worden gekozen, of een andere matrix die betrekking heeft op het Bouwbesluit 2012. Als onder 'Welke scopes wilt u toetsen' de scope Constructieve veiligheid is aangevinkt, dan moet ook een constructieve matrix worden gekozen. De optie 'Constructieve matrix later kiezen' komt van pas als de situatie nog niet bekend is. Opteert u hiervoor, dan wordt naar de constructieve matrix gevraagd op het moment dat het toetsen van dit onderdeel begint. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 19
Figuur 21 Voor Constructief een tweede matrix kiezen Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 20
Toetsbaarheid In de harmonica Toetsbaarheid kan de gebruiker snel inzicht geven of het plan wel getoetst kan worden. Aan de hand van enkele vragen wordt er gekeken of het bouwplan compleet is ingediend en of alle gebruiksfuncties correct en volgens het te verwachten gebruik zijn gedefinieerd. Dit onderdeel van BRIStoets is niet gelijk aan ontvankelijkheidsverklaring of een volledigheidstoets. Mocht een van de getoonde vragen leiden tot een niet toetsbaar bouwplan, dan krijgt de gebruiker hiervan een melding. Dit stelt de gebruiker overigens nog wel in staat om te beginnen met toetsen. In de rapportage kan gekozen worden om dit wel of niet te laten zien. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 21
Figuur 22 Harmonica toetsbaarheid Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 22
Deelplannen De laatste harmonica Deelplannen vraagt de gebruiker of deze het dossier wil opdelen in zogenaamde deelplannen. Deelplannen dienen om een dossier op te delen in kleinere delen, of een bouwplan in te delen in bouwdelen met specifieke eigenschappen of gebruiksfuncties. Als de gebruiker hier voor Nee kiest wordt er één deelplan aangemaakt dat het hele dossier beslaat. Figuur 23 Kiezen voor het maken van deelplannen Na het opslaan van de dossiereigenschappen wordt het nieuwe dossier zichtbaar in de tabel met organisatiedossiers. Als er bij de dossierinstellingen is gekozen voor het splitsen in deelplannen, kan er in het dossieroverzicht gekozen worden voor het toevoegen van deelplannen. Gebruik hiervoor de knop 'Maak een nieuw deelplan aan'. Figuur 24 Deelplannen kunnen worden toegevoegd, van naam wijzigen of verwijderd Om een deelplan te hernoemen klikt u in de harmonicabalk van het deelplan op de knop 'Bewerken', waarna een dialoogvenster verschijnt. Hier kunt u de nieuwe naam invoeren en bevestigen met 'Deelplan opslaan'. Met de knop 'Deelplan verwijderen' in ditzelfde dialoogvenster is het deelplan in zijn geheel te verwijderen. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 23
Na het toevoegen van een deelplan wordt dit deelplan zichtbaar in de harmonica van deelplannen. Door het deelplan open te klappen kunnen de toetsinstellingen bewerkt worden via de knop Bewerk toetsinstellingen. Memo Het dossier bevat ook een optie om berichten of notities achter te laten voor iedereen die het dossier bekijkt. De memo is binnen het hele dossier beschikbaar en iedereen kan hierin opmerkingen over het dossier kwijt. De ingevoerde berichten worden niet opgenomen in rapportages en kunnen als ondersteuning voor het toetsen van het dossier dienen. Klik op de groen gekleurde tab 'Memo' aan de linkerkant van het scherm om het memobord open te klappen of weer terug te vouwen. Om een memo toe te voegen typt u de tekst in het onderste vak en klikt u op 'Toevoegen'. Figuur 25 Memobord voor iedereen die het dossier bekijkt Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 24
Toetsen Toetsinstellingen Ieder deelplan heeft de beschikking over de in het dossier aangegeven te toetsen scopes. Per deelplan kunnen er verschillende gebruiksfuncties geselecteerd worden. Hier bepaalt de gebruiker aan de hand van een aantal vragen de eigenschappen van het deelplan. Om de te toetsen artikelen zo nauwkeurig mogelijk te kunnen filteren, wordt per gebruiksfunctie de subgebruiksfunctie(s) bepaalt. Per deelplan kunnen er meerdere (sub)gebruiksfuncties worden gekozen. Voor de scope 'Constructieve veiligheid' kunt u het bouwwerktype aangeven. Hier kunt u de wizard voor invullen. Aan de hand van enkele vragen die met Ja of Nee beantwoord worden, wordt bepaald om welk bouwwerktype het gaat. Figuur 26 Bepalen subgebruiksfunctie(s) Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 25
Als u het eens bent met dit overzicht kunt u ervoor kiezen om de toetsinstellingen op te slaan. U krijgt dan een melding zoals hieronder weergegeven. Figuur 27 Waarschuwing bij opslaan toetsinstellingen Als u ervoor kiest om de instellingen op te slaan, dan kunt u deze later niet meer aanpassen. De te toetsen artikelen staan vast en kunnen niet meer aangepast worden door middel van een andere filtering. Mocht u toch een nieuwe toets willen doen dan dient u een geheel nieuw deelplan aan te maken inclusief de toetsinstellingen. Toetsers toewijzen Per deelplan en per scope kunt u toetsers toewijzen. Klik voor de naam van de huidige toetser op de knop 'Wijzig' en selecteer uit een vervolgkeuzelijst de toetser die de toets voor de scope en het deelplan moet gaan maken. Figuur 28 De toetser wijzigen Standaard staat de dossierverantwoordelijke als toetser ingesteld, mocht u de juiste rechten hebben om de scopes te toetsen. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 26
Bouwplantoetsen Om te beginnen met toetsen gaat de toetser naar het gewenste dossier en deelplan en klikt daar op de groene knop 'Open toets' (zie figuur Figuur 28). Het scherm toont nu een navigatievenster, een tabel met de afdelingen uit het Bouwbesluit die getoetst moeten worden. Het paneel links bevat aanwijzingen voor het toetsen van het gekozen artikel. In het middelste deel geeft de toetser aan of de aanvraag aan dit artikel voldoet, niet voldoet, niet van toepassing is, of dat één van de andere keuzen de juiste is. Figuur 29 Navigatievenster met alle afdelingen en artikelen van het Bouwbesluit De knop 'Nieuwe verantwoording' dient om een volgende revisie van dit toetsonderdeel te maken. Bijvoorbeeld wanneer de bouwaanvraag in eerste instantie niet voldoet, er een wijziging optreedt, en de toetser in tweede instantie wel de status 'Voldoet' wil invullen. In dat geval klikt de toetser op 'Nieuwe verantwoording' en selecteert hij of zij het keuzerondje bij de juiste status. Genummerde knoppen maken het mogelijk door de versies te wandelen, maar alleen de laatste kan nog worden gewijzigd. In de eerdere versies zijn de keuzerondjes grijs en inactief, omdat de voorgaande beoordeling niet ongedaan gemaakt kan worden. Figuur 30 Drie versies van de beoordeling aan de hand van dit artikel Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 27
De toetser kan met de knoppen 'Vorige artikel' en 'Volgende artikel' door de lijst met te controleren artikelen bewegen. Het is ook mogelijk een keuze te maken uit de tabel in het navigatievenster. Figuur 31 Voortgangsindicatoren Tijdens het toetsen is achter de naam van de scope een balk te zien. Deze geeft met een kleur en een percentage aan hoever het toetsonderdeel gevorderd is. Aan pictogrammen in de lijst met afdelingen/artikelen is te zien of het artikel voldoet, niet voldoet of mogelijk nog aandacht nodig heeft. Door op de blauwe knop 'BRISwarenhuis' te klikken bekijkt u de letterlijke tekst van het Bouwbesluit in BRISwarenhuis. U wordt automatisch ingelogd en gaat naar het juiste artikel. Hiervoor is het nodig dat de organisatie een licentie op BRISwarenhuis heeft en de gebruiker een KennisID profiel gebruikt. Figuur 32 De toetser kan de artikeltekst lezen in BRISWarenhuis Aanwijzingen Per Bouwbesluitartikel worden in het linker paneel aanwijzingen gegeven over hoe het artikel te beoordelen is. Naast het geven van aanwijzingen wordt in de kop ook het toetsniveau van deze gebruiksfunctie weergegeven. U kunt er zelf voor kiezen om een artikel te toetsen op een hoger niveau door het toetsniveau op te hogen. U kunt niet op een lager niveau toetsen dan in de toetsmatrix is vastgesteld (toetsbeleid). Figuur 33 Voorbeeld aanwijzingen Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 28
Navigatievenster Het navigatievenster geeft een overzicht welke afdelingen en artikelen er getoetst moeten worden voor deze scope en deze (sub)gebruiksfunctie(s). De artikelen staan in volgorde van het Bouwbesluit en kunnen per afdeling in- of uitgeklapt worden. Dit geeft een duidelijk overzicht van alle artikelen. Verder kan deze tabel ook gesorteerd worden op de status van de verantwoording van de artikelen door op de titel van de kolom te klikken. Figuur 34 Overzicht van te toetsen afdelingen en artikelen Verantwoordingen Wanneer tekstuele uitleg nodig is kan het verantwoordingsveld gebruikt worden. Dit is het bovenste van de twee grote tekstvelden. Hier kunt u zelf tekst invoeren. Wanneer u naar 'Vorige artikel' of 'Volgende artikel' gaat wordt de tekst automatisch opgeslagen. Het is ook mogelijk een standaard verantwoordingstekst te selecteren. Er zijn een aantal standaardteksten die door uw organisatie kunnen worden aangevuld. De verantwoordingsteksten kunnen algemeen toepasbaar zijn of toegespitst op een afdeling, artikel of status. Zie voor meer informatie de paragraaf Verantwoordingen op pagina 6. Let op: pas nadat u een keuze gemaakt heeft uit de keuzerondjes wordt een tweede knop 'Kies verantwoording' zichtbaar. Klik hierop zodat een dialoogvenster met de standaardteksten verschijnt. Selecteer één of meer teksten met behulp van selectievakjes en klik op de knop 'Gebruiken' om de tekst(en) in te voegen in het verantwoordingsveld. Figuur 35 Het verantwoordingsveld en de knop 'Kies verantwoording' Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 29
Figuur 36 Een verantwoording kiezen Documenten Per verantwoording kan aangegeven worden op basis van welke documenten de beoordeling is genomen. Deze documenten zijn toe te voegen via de knop Selecteer documenten. De beschikbare documenten worden in een lijst getoond en zijn te selecteren, maar alleen als zij eerder zijn toegewezen aan het dossier. Afdelingen Naast het toetsen per artikel is het in BRIStoets ook mogelijk om te toetsen op afdelingsniveau. In dit geval krijgen alle onderliggende artikelen hetzelfde toetsoordeel plus de melding dat er is getoetst op afdelingsniveau. Het blijft daarna alsnog mogelijk om ieder onderliggend artikel afzonderlijk te toetsen. Artikelen Wat geldt voor het toetsen van afdelingen, geldt ook voor het toetsen op artikelniveau.. Het laatst gegeven toetsoordeel van een artikel is het geldende toetsoordeel voor dat artikel. Horizontaal toetsen Binnen BRIStoets is het mogelijk om horizontaal te toetsen. Dit houdt in dat de toetser kan schakelen tussen zijn scope binnen de verschillende deelplannen van een dossier. Zo kan een artikel van de scope Brandveiligheid snel voor zowel het deelplan 1 als voor het deelplan 2 ingevuld worden. Het schakelen tussen de deelplannen gebeurt via het een vervolgkeuzelijst. Alle deelplannen van het dossier staan hier opgesomd. Zodra er wordt gewisseld van deelplan zal het nieuwe deelplan in een nieuw tabblad openen in de browser. De toets zal daarnaast ook direct openen op hetzelfde artikel waar de toetser in bezig was. Figuur 37 Horizontaal toetsen via een vervolgkeuzelijst Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 30
Afmelden of opslaan De toets kan afgemeld worden, of opgeslagen en afgesloten. Een toets opslaan en afsluiten betekent dat de toets, de volgende keer dat deze geopend wordt, start op het opgeslagen punt. Hij is dus nog niet gereed. Een toets afmelden houdt in dat de toetser klaar is met het toetsen van alle afdelingen en de toets als het ware kan teruggeven aan de dossierverantwoordelijke. Na het afmelden van een toets wordt er een notificatie naar de dossierverantwoordelijke gecommuniceerd via het dashboard. Indien blijkt dat een bouwplan niet voldoet is het ook mogelijk de toets af te melden als nog niet alle afdelingen zijn getoetst. Figuur 38 Een toets afmelden of opslaan Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 31
Rapportages Per dossier kunnen verschillende rapportages worden samengesteld. Na het kiezen van een dossier via de tab 'Dossierbeheer' klikt u op de harmonica 'Rapportage'. Vervolgens wordt een scherm als hieronder getoond. Figuur 39 Opties voor de rapportage Als eerste kiest u voor het bestandsformaat van het rapport. Dit kan PDF zijn (Adobe Portable Document Format) of DOCX (Microsoft Word 2007 en hoger). Vervolgens kunt u de volgorde van de afgedrukte artikelen bepalen en de getoonde elementen per artikel selecteren. Bij de volgorde wordt onderscheidt gemaakt tussen de scopes van het dossier, het toetsoordeel en de volgorde van het Bouwbesluit. Verder kan worden aangegeven of het onderdeel Toetsbaarheid moet worden weergegeven. Per artikel kan gekozen worden of u alleen de beoordeling laat zien, de verantwoording van de beoordeling toevoegt of ook de gebruikte documenten opsomt voor de verantwoording. Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 32
Om het rapport te genereren klikt u op de knop 'Toon rapportage'. Afhankelijk van het gekozen bestandsformaat en uw browser wordt het rapport geopend in een nieuw browservenster of direct gedownload. Wanneer u het rapport ziet in de browser kunt u het zelf opslaan naar de gewenste locatie op uw eigen netwerk. Een gedownload bestand bevindt zich vaak in uw Windows map Downloads. Let erop dat u dit bestand kopieert of verplaatst naar de gewenste netwerkmap. Het is van belang uw rapportages in een eigen (digitaal) archief op te slaan. Dan kunt u er altijd bij, ook als er een storing zou zijn in BRIStoets of het internet tijdelijk niet bereikbaar is. Let op: als u een rapport opent in Word 2010 kan een gele waarschuwingsbalk verschijnen. Dit is normaal gedrag bij gedownloade bestanden. Klik op 'Bewerken inschakelen' om het rapport te kunnen bewerken of afdrukken. Figuur 40 Een rapport openen in Word 2010 Gebruikershandleiding BRIStoets BRIS bv 33