2016 Starten met Cashr 2016
Inhoud 1. Aanmelden gratis Cashr Backoffice abonnement... 3 2. Een device koppelen met de Cashr Backoffice... 4 2.1 De Cashr app installeren... 4 2.2 Koppelen aan de Backoffice... 4 3. Inrichten Cashr Backoffice... 5 3.1 Producten toevoegen... 5 3.1.1. Producten importeren met Excel... 5 3.1.2 Handmatig invoeren... 6 3.1.3 Voorraadmodule... 6 3.2 Schermindeling... 6 3.2.1 Schermindeling op basis van productgroepen... 6 3.2.2 Schermindeling aanpassen of zelf indelen... 7 3.2.3 Condimenten/toevoegingen achter een product zetten... 8 3.3 Plattegrond aanmaken (indien van toepassing)... 9 3.4 Selecteren van schermindelingen en plattegronden op een device... 10 3.5 Installeren van bonprinter(s)... 11 3.5.1 Cashr monteur... 11 3.5.2 Stappenplan installatie bonprinter... 11 3.5.3 Printers toevoegen in Cashr... 11 4. Het managen van uw schermindeling... 13 4.1. Producten/productgroepen toevoegen... 13 4.2 Instellingen op Cashr... 15 4.2.1 Algemeen... 15 4.2.2 Cashr Backoffice... 16 4.2.3 Kassabon... 16 4.2.4 Printers... 17 4.2.5 Schermopties... 17 4.2.6 Pinkoppeling... 19 4.2.6 Feedback... 19 4.2.7 Voorwaarden... 19 4.2.8 Helpdesk... 19 4.2.9 Contact... 19 4.2.10 Terug... 19 1
5. Functionaliteiten binnen Cashr... 20 5.1 + en functie... 20 5.2 Bericht naar de keuken... 20 5.3 Korting... 21 5.3.1 Korting geven op productniveau... 21 5.3.2 Korting geven op totaalbedrag... 22 5.3.3 Van het huis knop... 23 5.4 Prijs/ productnaam/ sortering eenmalig wijzigen... 23 5.5 Product verkeerd aangeslagen... 24 5.5.1 Product tegen boeken... 24 5.6 Sortering op de bon... 25 5.6.1 Sortering instellen in de backoffice... 25 5.6.2 Sortering via Cashr wijzigen (éénmalig of blijvend)... 28 5.7 Gang uitvragen... 28 5.8 Bonnenhistorie... 29 5.8.1 Kassabon corrigeren... 29 5.8.2 Vermelding van betaalinformatie... 30 5.9 Bon Splitsen... 31 5.10 Bon verplaatsen... 32 5.11 Managersfunctie... 33 5.12 Dagprijzen en aantal per product aanslaan... 34 5.13 Aantallen met decimalen invoeren... 35 5.14 in lijstweergave met tijd sinds laatste bestelling en openstaand bedrag... 36 5.15 Bestelnummer op de maakbon... 37 5.16 Gelijktijdig printen van maakbon op meerdere printers... 38 5.17 Deelbetalingen... 39 5.18 Zoekfunctie op het kassascherm... 40 5.19 Loyaliteitsprogramma Walnut... 40 5.20 Bonnen omzetten naar factuur oftewel Op Rekening... 42 5.21 Verwerking van cadeaubonnen... 44 6. Kasopmaak & verwerking van contant geld... 49 6.1 Kasopmaak... 49 6.2 Verwerking van contant geld... 49 2
1. Aanmelden gratis Cashr Backoffice abonnement Een gratis Cashr Backoffice abonnement kunt u aanmaken op de website van Cashr: http://www.cashr.nl/tarieven/tarieven/. - U kunt hier een prognose berekenen van de maandelijkse kosten. Met alle abonnementen kunt u Cashr gebruiken op één device (tablet, smartphone of ipod). U kunt het aantal devices eenvoudig uitbreiden voor 10,- p.m. per device. Ook is het mogelijk om betaalterminals aan Cashr te koppelen voor 10,- p.m. per terminal. Het aantal bonnen staat voor het aantal afgerekende kassabonnen per maand. - Klik op Gratis starten. U begint altijd met het gratis Cashr 20 abonnement. - Vul uw NAW gegevens en de captcha code in. Overige gegevens zoals uw bedrijfsnaam, het aanpassen van uw wachtwoord en het eventueel afsluiten van een betaald abonnement komen later aan de orde. - Na aanmelding ontvangt u per email een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u kunt inloggen via http://www.cashr.nl/. Wij adviseren om uw tijdelijke wachtwoord direct te veranderen. - Zodra u ingelogd bent met uw gebruikersnaam en wachtwoord ziet u de onderstaande mappen. U bevindt zich nu in de Cashr Backoffice. Hier worden alle kassabonnen opgeslagen en beheert u producten, klanten, medewerkers en alle instellingen voor de Cashr app. 3
2. Een device koppelen met de Cashr Backoffice U kunt een device met daarop de Cashr app als volgt koppelen met uw Cashr Backoffice: 2.1 De Cashr app installeren - Download en installeer Cashr in de App Store (ios) of Google Play (Android). - Start de app en selecteer waar u uw kassa voor gaat gebruiken; Horeca (inclusief tafelplattegrond) of Detailhandel (zonder tafelplattegrond). - Selecteer of u de app wilt vullen met voorbeeldgegevens of niet. Voorbeeldgegevens zijn fictieve producten zodat u de app goed kunt uitproberen zonder deze eerst in te hoeven richten. - Druk op Start Cashr De Cashr tour kunt u bekijken en/of sluiten. - Na de tour komt u in het beginscherm van Cashr terecht, met of zonder voorbeeldgegevens. 2.2 Koppelen aan de Backoffice - Ga naar de instellingen van de Cashr app met de knop met het Tandwiel : - Ga naar het tweede tabblad Cashr Backoffice. 1) Als u al een Cashr Backoffice abonnement heeft aangemaakt dan kiest u voor Koppelen aan bestaande backoffice. 2) Als u nog geen Cashr Backoffice abonnement heeft aangemaakt dan kiest u voor Koppelen aan nieuwe backoffice. Er zal daardoor een gratis Cashr 20 abonnement worden aangemaakt. - Bedenk een naam voor deze Cashr-kassa. - Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. - Tik op Koppelen. Uw kassa wordt nu gekoppeld en gesynchroniseerd met uw Cashr Backoffice. Als dit is gebeurd dient u zich opnieuw aan te melden. - Druk op OK. U komt in het aanmeldscherm terecht van Cashr. De default aanmeldcode is 1. U kunt de aanmeldcodes van medewerkers wijzigen in de Backoffice. 4
3. Inrichten Cashr Backoffice 3.1 Producten toevoegen U kunt producten op verschillende manieren in de Backoffice invoeren. Voor het invoeren van meerdere producten is het handig om gebruik te maken van een speciaal Excel importsheet. Daarnaast kunnen producten ook per stuk worden ingevoerd in de map Producten. 3.1.1. Producten importeren met Excel Download het Reeleezee Importsheet Producten in de map Producten > Overzicht > Import > klik hier om een leeg template bestand te downloaden. In het Importsheet wordt op het tabblad toelichting en codes beschreven wat u in de kolommen dient in te vullen. Het is van belang dat u naast de verplichte kolommen ook de volgende kolommen invult: omschrijving op factuur, BTW, productgroep en sortering (indien gewenst). Als u de productgroepen in het Importsheet heeft aangemaakt voegt u deze daarna handmatig toe in de map Producten > Instellingen productgegevens > Productgroepen. Klik hier op Nieuw om de productgroepen aan te maken. De Grootboekrekening verkoop kunt u hier negeren, deze heeft u al per product opgegeven in het Importsheet. De productgroepen kunnen later bij het automatisch genereren van een schermindeling dienen als schermgroepen. Extra grootboekrekeningen kunt u aanmaken bij map Instellingen> Financieel> tabblad Onderhoud grootboekrekeningen. Scroll naar beneden en zoek grootboekrekening 8000 op. Ga op de regel staan en klik op de rechtermuisknop. Kies voor Regel Kopiëren en vul het pop-up scherm naar wens in met de gegevens van uw nieuwe grootboekrekening en de omschrijving van uw productgroep. Let op! Heeft u nog geen tabblad Financieel in de map Instellingen staan dan dient u het product Administratie Free aan de Backoffice toe te voegen. Dit doet u bij map Instellingen> Mijn abonnement> Abonnementgegevens. Ga naar tabblad Huidige Producten en kies voor Administratie toevoegen. Er worden hiervoor geen extra abonnementskosten voor in rekening gebracht. 5
Als alle verplichte gegevens op een juiste manier zijn ingevuld kunt u het Importsheet uploaden in de map Producten > Overzicht. Klik op Import. Selecteer het ingevulde excelbestand en druk op Importeren. Let op: Excel 97-2003 bestanden kunnen niet geimporteerd worden, dit dient een Excel-werkmap te zijn (xls bestand). Mocht er een foutmelding tevoorschijn komen tijdens het importeren neem dan contact op met onze Cashr helpdesk op 0346-258087. Onze medewerkers kunnen via een logsysteem vaststellen waarom een import niet gelukt is. U kunt het Importsheet ook gebruiken om in de toekomst een update te doen van uw productenbestand. Het is handig om te weten dat de productcode hierbij zal worden gebruikt als waarde aan de hand waarvan de overige gegevens worden overschreven. Zo kunt u bijvoorbeeld snel en gemakkelijk prijswijzigingen doorvoeren of productgegevens aanvullen. 3.1.2 Handmatig invoeren U kunt in de backofice producten ook handmatig invoeren in de map Producten > Overzicht. Klik op Nieuw. Hier kunt u producten aanmaken. Belangrijk is dat u de volgende gegevens invult: - Naam product/dienst - Productcode - Verkoopprijs - BTW - Product en/of dienst - Productgroep en grootboekrekening - Afdrukbestemming (indien van toepassing) - Klik op Opslaan 3.1.3 Voorraadmodule LET OP: Wanneer u Cashr in combinatie met Reeleezee Voorraad Business wilt gebruiken is het belangrijk dat er aantal stappen worden doorlopen voordat u daadwerkelijk van start gaat. Met name ten aanzien van de waardering van de voorraad en de verwerking van in- en verkopen vragen de nodige zorgvuldigheid. Wij adviseren u om voordat u met de inrichting hiervan begint altijd even contact op te nemen met de Cashr helpdesk, zodat wij u van aanvullende informatie en documentatie kunnen voorzien. 3.2 Schermindeling 3.2.1 Schermindeling op basis van productgroepen Als u de productgroepen heeft aangemaakt en uw producten hebt ingevoerd kunt u automatisch op basis van deze productgroepen een schermindeling aanmaken. Nadat u alle productgroepen heeft aangemaakt gaat u naar map Instellingen> tabblad Kassa> Kassa schermindelingen. Klik rechtsboven op Nieuw en maak een keuze uit de drie opties Nieuw, Kopie of direct op basis van productgroepen. Let op: het overnemen lukt alleen als u de productgroepen ook daadwerkelijk heeft aangemaakt bij map Producten> tabblad Instellingen Productgegevens> Productgroepen. 6
Er wordt een nieuw venster geopend. Vul bij het eerste tabblad Algemeen de naam en omschrijving van uw schermindeling in en druk op Opslaan. Ga naar het tweede tabblad Schermgroepen. U kunt nu uw schermindeling inrichten. In ons voorbeeld hebben wij de schermindeling al aangemaakt op basis van productgroepen. U ziet deze aan de linkerkant. Elke productgroep heeft de producten in het scherm ernaast staan: 3.2.2 Schermindeling aanpassen of zelf indelen Als u nog producten wil verwijderen, toevoegen of van positie wijzigen heeft u de volgende mogelijkheden: - Selecteer producten opent een venster met al uw producten. U kunt deze naar de gewenste positie slepen. - Overnemen zorgt ervoor dat de gehele schermindeling weer op basis van uw productgroepen wordt ingedeeld. Gebruik deze knop niet meer als u aanpassingen heeft gedaan, anders zullen deze verloren gaan. - U kunt de volgorde van de productgroepen wijzigen door het Volgnummer te veranderen; nummer 1 zal bovenaan de lijst worden geplaatst, nummer 2 daaronder, etc. 7
Als uw indeling naar uw wens is, kunt u klikken op Opslaan. 3.2.3 Condimenten/toevoegingen achter een product zetten Het is tevens mogelijk om condimenten / toevoegingen achter een product te zetten (max. 26 stuks). - Klik op het product waar u een condiment/toevoeging achter wenst te zetten. - Kies voor Details bewerken en klik op OK. - Sleep de gewenste producten naar uw schermindeling en klik op Opslaan. 8
3.3 Plattegrond aanmaken (indien van toepassing) Met een plattegrond maakt u een schematisch overzicht van uw onderneming en de tafels en stoelen die daar staan, waarmee u kassabonnen per tafel en/of stoel kunt opslaan en afrekenen. Ga naar de map Instellingen> tabblad Kassa> Plattegronden en klik rechtsboven op Nieuw. - Geef bij tabblad Algemeen uw plattegrond een naam en klik op Opslaan. - Ga naar het tweede tabblad Locatie en geef een locatienaam op. Een plattegrond kan uit meerdere locaties bestaan, bijvoorbeeld een locatie Binnen en een locatie Terras. Vul een volgnummer in en klik op Opslaan. Met het vinkje Inactieve locatie kunt u zorgen dat een locatie niet op de kassa wordt getoond, zonder dat u de locatie uit de plattegrond hoeft te verwijderen. Zo kunt u bijvoorbeeld een terras op Inactief zetten in de wintermaanden. - U kunt ervoor kiezen om een (zelfgemaakte) afbeelding up te loaden van bijvoorbeeld een vloer om uw plattegrond meer waarheidsgetrouw te maken. - Nadat u op Opslaan heeft geklikt kunt u het vierkante icoontje slepen naar uw plattegrond om uw tafelindeling na te maken. Ook als u een afbeelding heeft geüpload met tafels dan dient u alsnog op deze manier de tafels te plaatsen. - U kunt een naam geven en/of het tafelnummer wijzigen door in de plattegrond op een tafel te klikken. Tevens kunt u hier ook het aantal stoelen wijzigen. Als u op Cashr een tafel langer ingedrukt houdt, dan kunt u per stoel een bon aanslaan. - Klik na het indelen van de tafels weer op Opslaan. 9
3.4 Selecteren van schermindelingen en plattegronden op een device Let op! Het is mogelijk om meerdere schermindelingen te maken met bijvoorbeeld een winter en een zomer variant. Hetzelfde geldt voor de plattegronden. Schermindelingen en plattegronden kunnen per gekoppeld device worden geselecteerd. Ga hiervoor naar de map Instellingen> Tabblad Kassa > Overzicht kassa s. Selecteer hier een device > Ga naar tabblad Algemeen. Onder het kopje Schermindeling kan een schermindeling worden gekozen bij Indeling en onder het kopje Plattegrond kan een lattegrond voor dit device worden ingesteld bij Naam. 10
3.5 Installeren van bonprinter(s) Het is belangrijk om te weten dat niet elke bonprinter en/of randapparatuur compatible is met Cashr, raadpleeg hiervoor ons huidige assortiment in de webshop http://shop.cashr.nl/. Om een Epson bonprinter te koppelen aan Cashr is het van belang dat de bonprinter een vast IPadres in uw lokale netwerk krijgt toegewezen. 3.5.1 Cashr monteur Een Cashr monteur kan u ondersteunen bij het installeren van randapparatuur. Kijk voor meer informatie en prijzen in onze webshop http://shop.cashr.nl/ > tabblad Cashr installatie. 3.5.2 Stappenplan installatie bonprinter Om een bonprinter een vast IP-adres in uw lokale netwerk te geven hebben wij twee handleidingen met intructies geschreven die u op onze website kunt vinden bij http://www.cashr.nl/hoe-werktcashr/handleidingen/. Let op: Het configureren van een bonprinter is specialistisch werk. Het Cashr team kan u helpen met functionele vragen over de bonprinters maar voor moeilijkheden met het instellen van IP-nummers, het opnemen van printers in uw datanetwerk etc. is de hulp van een monteur noodzakelijk. Het Cashr team kan u in contact brengen met ervaren installateurs die bij u de randapparatuur op een juiste manier kunnen aansluiten. Kijk voor meer informatie in onze webshop http://shop.cashr.nl/ bij Cashr installatie. 3.5.3 Printers toevoegen in Cashr Zodra uw bonprinter voorzien is van een vast IP-adres dan dient dit IP-adres in uw Backoffice ingesteld te worden zodat de Cashr App weet naar welk IP-adres de bonnen verstuurd moeten worden. Login in Reeleezee en ga naar Map Instellingen > Map Kassa > Algemene instellingen. In dit venster klikt u op het tabblad Apparatuur. Klik op Nieuw en kies voor het apparaat Epson TM printer (IP). Geef de printer een zelf gekozen naam (bijvoorbeeld Bonprinter ). Bij IP-adres voert u het IP-adres in dat u heeft ingesteld bij stap 5.1. Klik hierna op Opslaan. 11
Ga vervolgens naar tabblad Afdrukbestemmingen en selecteer hier of deze printer bedoeld is voor verwerking (maakbon) of facturering (afrekenbon). Ga naar Map Instellingen > Map kassa s en klik op uw kassa in het overzicht. Er wordt een nieuw venster geopend met de instellingen voor deze kassa. Ga hier naar het tabblad Uitgiften. Kies bijvoorbeeld bij Bestemming voor Bonprinter en bij Printer de naam van de printer die u net heeft aangemaakt (Bonprinter). Klik Opslaan. Doe dit eventueel ook voor uw maakbonprinters. Ga naar de Cashr App en meld u aan via Balie. Tik op Instellingen en ga naar tabblad BackOffice. Hier tikt u op Synchroniseer. Ga vervolgens binnen de instellingen op Cashr naar tabblad Printers. Controleer hier of de door u aangemaakte printer(s) zichtbaar is en of deze bereikbaar zijn. U kunt nu bonnen printen. 12
4. Het managen van uw schermindeling Er zijn twee manieren om wijzigingen binnen uw schermindeling door te voeren; via de Backoffice of op Cashr zelf. Graag willen wij dieper ingaan op het doorvoeren van wijzigingen via Cashr. 4.1. Producten/productgroepen toevoegen Belangrijk: producten toevoegen via de backoffice heeft altijd de voorkeur! Binnen het handmatig aanmaken van producten op Cashr kunt u namelijk slechts een aantal gegevens noteren (exclusief grootboeknummer, productgroep, afdrukbestemming, sortering etc). Daarnaast worden handmatig aangemaakte producten wel in uw backoffice gezet, echter niet in uw importbestand. Indien u gebruik wenst te maken van productgroepen welke aan een grootboekrekening refereren dan adviseren wij om uw producten via de backoffice door te voeren zoals in hoofdstuk 3 besproken. Log in via Balie. Via het + teken op uw Cashr scherm kunt u zowel productgroepen als producten toevoegen. Om een productgroep toe te voegen klikt u in de linker kolom op het + teken. Vul bij Omschrijving de naam van uw nieuwe productgroep in. Klik op Opslaan. 13
Om een product toe te voegen klikt u op het + teken binnen uw productgroep. De volgende gegevens dient u in te vullen: Omschrijving Verkoop prijs Inkoop prijs BTW tarief Eenheid Barcode Naam van het product. De verkoopprijs van het product. De inkoopprijs van het product. Geef aan of het product een hoog/laag BTW tarief heeft en of dit een product/dienst is. Geef de eenheid aan (als u bijvoorbeeld met grammen werkt). Hier kunt u de barcode van het product invullen. Barcode is met name bedoeld voor Cashr klanten die een scanner gebruiken (Socket Mobile CHS 7Di Bluetooth). 14
4.2 Instellingen op Cashr Als u via Balie inlogt met uw aanmeldcode dan kunt u via het tandwiel de instellingen van uw kassa raadplegen. Zowel onderstaande als overige instellingen kunt u tevens wijzigen via de backoffice (aanbevolen!). 4.2.1 Algemeen - De taal wijzigen - De branche selecteren waar u de kassa voor gebruikt. Horeca (inclusief plattegrond) of Detailhandel (exclusief plattegrond). - Keuze uit het wel/niet automatisch afmelden na het opslaan of afrekenen van een bon. Als u dit vinkje niet selecteert dan hoeft u uw aanmeldcode minder vaak in te voeren. - Snel betalen toestaan; vanuit productscherm direct afrekenen met favoriete betaalwijze. - Keuze uit het wel/niet instellen of een medewerker gemachtigd is om bonnen af te rekenen. - keuze of uw numerieke toetsenbord van hoog naar laag of van laag naar hoog staat gerangschikt. - Op de verwerkingsbon (maakbon) een bestelnummer afdrukken. - keuze of u regels op de bon wenst te sorteren (bijvoorbeeld voor- hoofd- en nagerecht). 15
4.2.2 Cashr Backoffice - Cashr Synchroniseren. Deze optie gebruikt u ter alle tijden indien u wijzigingen via de backoffice heeft doorgevoerd. Cashr haalt tijdens het synchroniseren de nieuwe en/of aangepaste gegevens op. - Cashr loskoppelen om deze vervolgens met een nieuw Cashr account te koppelen. (loskoppelen alleen mogelijk via managersfunctie ). 4.2.3 Kassabon - Informatiebon; conceptbon laten afdrukken of e-mailen. -Bon na afrekenen; factuurbon afdrukken/ e-mailen/ pop-up scherm met de vraag wat u met de bon wenst te doen/ Geen bon. - Optie om de eenheid op de bon te laten afdrukken (indien u werkt met grammen/kg etc) - Een kop en/of voettekst toevoegen. U kunt hier slechts één regel kwijt. (raadpleeg de backoffice om meerdere regels toe te voegen). - Indien u bonnen wenst te e-mailen kunt u het onderwerp van uw e-mail hier invullen (raadpleeg de backoffice voor meer opties binnen de layout van uw e-mails). - Uw logo kunt u toevoegen via de volgende werkwijze: - Zorg dat Bon na afrekenen op Afdrukken staat ingesteld. - Zorg dat het vinkje logo afdrukken op kassabon uitstaat. - Upload uw logo via Kies Afbeelding. - Na het selecteren van uw logo selecteert u het vinkje logo afdrukken op kassabon. - Indien u gebruik wenst te maken van een bonprinter dan dient uw logo in de bonprinter gezet te worden. Werkwijze: zet het vinkje logo afdrukken op kassabon aan en klik op Terug. De bonprinter geeft als signaal een klein tikje en print eenmalig een bon met enkel uw logo uit. Dit is een teken dat uw logo in de printer is gezet. Mocht er geen bon verschijnen dan herhaalt u bovengenoemde stappen. 16
4.2.4 Printers - Selecteren of u wel/geen bon wenst te printen OF bonnen wenst te e-mailen. - U kunt een bonprinter testen om te kijken of Cashr deze kan bereiken. - Aangemelde printers worden hier weergegeven. Tevens wordt de status van de printer weergegeven of deze wel/niet bereikbaar is. Voor het installeren van bonprinters verwijzen wij u door naar 3.5.2. 4.2.5 Schermopties - Selecteren of uw producten eenvoudig, in vaste groepen of in een lijst worden weergegeven. Vaste groepen is het meest gebruikelijk. De lijstweergave is met name bedoeld voor de detailhandel (handscanner gebruikers). - Uw lettergrootte en het aantal kolommen op uw schermindeling aanpassen. 17
- Optie tot een alternatief design. Er zijn acht kleuren beschikbaar. Om tabbladen een kleur te geven gaat u op Cashr naar [Instellingen > Schermopties]. Bij [Alternatief design] kiest u [Ja] en bij [Menu kleuren] selecteert u [Alle]. Met de optie [Kleurverloop op knop] bepaalt u naar eigen smaak of u wel of geen schaduwverloop op de knoppen wilt tonen. Vervolgens houdt u een productgroep op het baliescherm lang ingedrukt om de [Omschrijving] en [Kleur knoppen] te wijzigen. Zo kunt u bijvoorbeeld hardlopers, dranken, lunch- en dinergerechten herkenbaar maken met een met behulp van kleuren. - Een screensaver uploaden. - Een achtergrond voor uw plattegrond uploaden. 18
4.2.6 Pinkoppeling - Een directe koppeling met de Atos Yomani instellen. Neem voor meer informatie over de Atos Yomani koppeling en/of de aanschaf van deze pinterminal contact op met onze Cashr Helpdesk. De helpdeskmedewerker brengt u in contact met de Cashr partner voor pinoplossingen. 4.2.6 Feedback - Het Cashr service team feedback toesturen. Ervaringen en/of eventuele problemen kunt u direct melden. 4.2.7 Voorwaarden De algemene voorwaarden van Reeleezee raadplegen. 4.2.8 Helpdesk Device informatie opsturen naar de Cashr Helpdesk. De database van Cashr kan deze data onderzoeken indien u problemen ondervind met Cashr. Neem hiervoor wel eerst contact op met de Cashr Helpdesk. 4.2.9 Contact De contactgegevens van Cashr raadplegen. 4.2.10 Terug Terugkeren naar uw aanmeldscherm. 19
5. Functionaliteiten binnen Cashr Graag willen wij u inzicht geven in de meest gebruikelijke functionaliteiten binnen Cashr. Als u een product heeft aangeslagen, dan kunt u het product welke op uw digitale bon tevoorschijn komt selecteren. De volgende pictogrammen worden getoond: Uitzondering: als u na het aanslaan van een product de bon te lang open laat staan, heeft opgeslagen en/of op afrekenen heeft gedrukt, dan heeft u alleen nog de mogelijkheid om + en te selecteren. 5.1 + en functie Met + en kunt u het aantal producten managen. Let op: het tekentje wordt tevens gebruikt om correcties door te voeren. Zie hiervoor hoofdstuk 5.5 product verkeerd aangeslagen/corrigeren. 5.2 Bericht naar de keuken Het spreekwolkje is bedoeld om eenmalig een bericht aan de keuken door te geven. Onderstaand voorbeeld laat zien dat er een broodje tonijnsalade zonder olijven besteld is. De keuken ontvangt hier een bon van. 20
5.3 Korting 5.3.1 Korting geven op productniveau Met het percentage teken kunt u korting geven op productniveau. Er verschijnt een numeriek toetsenbord waarmee u het gewenste percentage korting kunt invoeren. Op de bon verschijnt de verrekende korting. 21
5.3.2 Korting geven op totaalbedrag Met het percentage teken rechtsonder op de bon kunt u korting geven op het totaal van de bon. Er verschijnt een numeriek toetsenbord waarmee u de gewenste korting kunt invoeren. U kunt kiezen uit twee opties: korting geven in percentage OF een bedrag in euro s ( ). Op de bon verschijnt de verrekende korting op het totaalbedrag. 22
5.3.3 Van het huis knop Met het Van het huis knop kunt u met één druk op de knop 100% korting op een product geven. Op de kassabon wordt onder het product de opmerking Van het huis (100%) toegevoegd. Deze opmerking wordt ook afgedrukt als u handmatig een kortingspercentage van 100% toekent. U geeft de van-het-huis-korting met behulp van de knop met het huisjesicoon naast de knoppen voor een kortingspercentage en -bedrag. Deze knop is alleen beschikbaar voor medewerkers die het recht hebben om korting te geven. 5.4 Prijs/ productnaam/ sortering eenmalig wijzigen Met het potloodje kunt u het aantal, de prijs en/of de naam eenmalig wijzigen. Tevens: mocht u sortering aan hebben staan dan kunt u hier eenmalig de gang/sortering van het product wijzigen. 23
5.5 Product verkeerd aangeslagen Met het prullenbakje kunt u een product dat u heeft aangeslagen direct verwijderen op de bon. Echter: als u na het aanslaan van een product de bon te lang open laat staan, heeft opgeslagen en/of op afrekenen heeft gedrukt dan heeft u alleen nog de mogelijkheid om + en te selecteren. 5.5.1 Product tegen boeken Als u een product van een bon wenst tegen te boeken dan dient u deze nogmaals aan te slaan en vervolgens te corrigeren via het tekentje. Zoals u in onderstaand voorbeeld ziet wordt de Cassis 1 x gecorrigeerd en blijft het totaalbedrag op 8,20 staan. U kunt vervolgens verder gaan met uw bon of de bon afrekenen. 24
5.6 Sortering op de bon Met sortering op de bon kunt u producten op uw bon rangschikken in bijvoorbeeld voorgerecht, hoofdgerecht, nagerecht. Sortering op de bon kan op de volgende manier worden toegepast: 5.6.1 Sortering instellen in de backoffice Ga in de backoffice naar map Instellingen > tabblad Kassa> Overzicht kassa s. Zorg dat het vinkje Sortering staat aangevinkt. Ga vervolgens naar map Instellingen> tabblad Kassa> Algemene instellingen. Ga naar tabblad Sortering. Hier vult u de verschillende sorteringen in. Met volgnummer kunt u de sorteringen rangschikken naar niveaus. 25
Uw producten dienen voorzien te worden van de juiste sortering. Dit kan via het importbestand of handmatig. Importbestand: Vul bij kolom R Sortering de naam van de juiste sortering in. Bijvoorbeeld: Voorgerechten. Importeer uw importbestand via Producten > Overzicht > Import. Handmatig: Map Producten> selecteer product> tabblad kassa > hier kunt u een sortering toewijzen. Op Cashr gaat u via Balie naar Instellingen> tabblad Algemeen. Vink regels op de bon sorteren aan. 26
Laatste stap: Cashr synchroniseren via Instellingen> tabblad Cashr Backoffice> Synchroniseren. Uw sortering zal nu zichtbaar worden op de bon zodra u producten aanslaat. 27
5.6.2 Sortering via Cashr wijzigen (éénmalig of blijvend) Via Cashr kunt u de sortering éénmalig of blijvend wijzigen. Let op: dit kan alleen als de sortering al in uw backoffice is ingesteld zoals bij punt 5.5.1. Dit kan op twee manieren: 1) Sortering éénmalig wijzigen: zodra u een product heeft aangeslagen> via het Potloodje kunt u de sortering wijzigen. Druk op Opslaan. 2) Sortering blijvend wijzigen: tik uw vinger een aantal seconden op een product waarvan u de sortering blijvend wenst te wijzigen. Druk op Bewerken. Selecteer de juiste Sortering en druk op Opslaan. 5.7 Gang uitvragen Medewerkers kunnen met één druk op de knop de volgende gang uitvragen. Met de pijltjes naast de groepen van bonsortering kan eenvoudig een opdrachtbon naar de keuken worden gestuurd. 28
5.8 Bonnenhistorie Afgerekende bonnen worden direct in uw administratie verwerkt. U kunt afgerekende bonnen op twee manieren terughalen: via de backoffice en via Cashr. In de backoffice treft u de afgerekende bonnen aan binnen map Kassa> tabblad Afgerekend. Op Cashr kunt u de bonnenhistorie raadplegen via Balie> Bonnenhistorie. Op Cashr kunt u tot +- twee weken afgerekende bonnen inzien. Let op: u kunt deze bonnen nogmaals printen en/of e-mailen 5.8.1 Kassabon corrigeren Bij elke transactie via Cashr wordt de betaalwijze vastgelegd in de backoffice. Het kan echter nuttig zijn om een bon uit de bonhistorie opnieuw uit te printen. Bijvoorbeeld als uw klant om een kopie van een kassabon vraagt. De betaalinformatie wordt op de bon weergegeven en indien het een pinbetaling betreft wordt de volledige PIN-transactie op de kopiebon vermeld. Een afgerekende bon kunt u corrigeren, zo kunt u bijvoorbeeld de betaalwijze aanpassen als u de bon al had afgerekend en de klant toch contant wil betalen in plaats van pinnen. Om een kassabon te corrigeren opent u deze vanuit de bonnenhistorie. Onderaan de bon treft u de knop Correctie aan. Met één druk op de knop wordt de kassabon volledig tegengeboekt. Deze tegenboeking kunt u niet handmatig aanpassen. In Cashr verschijnt nu een nieuwe openstaande bon die u kunt aanpassen en/of opnieuw afrekenen. Nadat u de nieuwe kassabon heeft afgerekend zijn er in totaal drie kassabonnen in uw backoffice te vinden: 1) Het origineel 2) De correctiebon (negatieve kopie van het origineel) 3) De nieuwe bon. 29
5.8.2 Vermelding van betaalinformatie Bij elke transactie via Cashr wordt de betaalwijze vastgelegd in de backoffice. Het kan echter nuttig zijn om een bon uit de bonhistorie opnieuw uit te printen. Bijvoorbeeld als uw klant om een kopie van een kassabon vraagt. De betaalinformatie wordt op de bon weergegeven en indien het een pinbetaling betreft wordt de volledige PIN-transactie op de kopiebon vermeld. 30
5.9 Bon Splitsen U kunt een bon splitsen indien u meerdere producten op een tafel of klantnaam heeft aangeslagen. Selecteer de optie Splits onderaan de bon. Selecteer de producten welke u van de bon wenst te splitsen. Met het enkele plusje (linker pictogram) kunt u producten afzonderlijk van de bon splitsen. Met het tweede plusje (rechter pictogram) kunt u meerdere producten tegelijk van de bon splitsen. Na het splitsen van de bon kunt u de bon afrekenen of verplaatsen naar een tafel/klantnaam. 31
5.10 Bon verplaatsen Om een bon te verplaatsen selecteert u de optie Verplaatsen onder aan de bon. Zodra u op Verplaatsen drukt dan komt er een tweede scherm naar voren. U kunt de bon nu verplaatsen naar een andere tafel of klantnaam. Selecteer de tafel/klant. Antwoord Ja als Cashr vraagt of u de bon wenst te verplaatsen. Als u een bestelling van tafel A naar tafel B verplaatst, dan wordt er op alle printers die orderbonnen afdrukken een notificatiebon geprint. 32
5.11 Managersfunctie In de backoffice zijn voor alle medewerkers uitgebreide Cashr rechten toegevoegd waarmee tot op het kleinste niveau bepaald kan worden welke handelingen een medewerker op de kassa mag uitvoeren. U vindt de rechten via [Relaties > Medewerkers > Overzicht > [Medewerker] > Rechten]. Aan de linker kant van het scherm ziet u drie standaard voorgedefinieerde rollen: Cashr Manager, Cashr Afrekenen en Cashr Runner. Een rol is een set rechten die kenmerkend is voor een specifiek type medewerker. U kunt ze gebruiken om snel en eenvoudig onderscheid te maken tussen managers, kassamedewerkers en runners. Als u een rol activeert wordt de gehele bijbehorende set rechten geselecteerd. Verder bent u volledig vrij om individuele aanpassingen te doen. Via de map Relaties > tabblad Medewerkers > Overzicht > klik rechtsboven op Nieuw. Hier kunt u een nieuwe medewerker aanmaken. Zodra u de naam van een medewerker heeft ingevuld (en eventueel aanvullende gegevens) klikt u op Opslaan. U krijgt nu toegang tot meerdere tabbladen. Ga vervolgens naar tabblad Kassa. Vul hier een persoonlijke aanmeldcode per medewerker in. U heeft hier tevens de mogelijkheid om de medewerker een managersfunctie toe te kennen. 33
5.12 Dagprijzen en aantal per product aanslaan U kunt per product in de Cashr backoffice instellen dat bij het aanslaan van dat product op de kassa er direct wordt gevraagd om de actuele prijs en/of het aantal in te voeren. Deze functie is met name belangrijk bij de verkoop van producten met een dagprijs zoals bijvoorbeeld bloemen. Op het moment dat u bovenstaande instelling heeft aangevinkt verschijnt na het aanslaan van het product een pop-up scherm. Hier kunt u het aantal en/of de prijs invoeren. 34
5.13 Aantallen met decimalen invoeren Binnen Cashr kunt u aantallen met maximaal drie decimalen invoeren als u een product aanslaat. Deze functionaliteit komt goed van pas voor ondernemers die versproducten per gewogen gewicht verkopen, zoals kaashandelaren, notenkramen en delicatessenzaken. De prijzen kunnen nu met maximaal vier in plaats van twee decimalen worden in gevoerd. Normaliter wordt boven het vakje voor de hoeveelheid het woord Aantal vemeld. Indien u de eenheid heeft ingesteld op bijvoorbeeld Kilo s, Liters, m3 of Uren dan wordt automatisch de juiste eenheid weergegeven die achter het product staat ingesteld. Eenheid op de kassabon U kunt tevens de eenheid op de bon laten afdrukken. In de instellingen van de kassabon treft u de optie Eenheid afdrukken aan. Met deze instelling kunt u de eenheid van een product op de kassabon laten afdrukken. De eenheid Stuks wordt niet afgedrukt. 35
5.14 in lijstweergave met tijd sinds laatste bestelling en openstaand bedrag Zodra u op Cashr inlogt via Tafel dan komt u in de lijstweergave van uw tafels terecht. In de lijstweergave ziet u hoeveel minuten een tafel al openstaat, welke medewerker hier voor het laatst iets heeft aangeslagen het openstaande bedrag per tafel. U kunt zowel tussen de lijstweergave als de reguliere tafelplattegronden scrollen. Cashr onthoudt het plattegrondscherm waar u als laatste gebleven bent. 36
5.15 Bestelnummer op de maakbon Op de maakbon kan indien gewenst een ordernummer worden vermeld. Hiervoor moet in de backoffice in de map Instellingen> Overzicht kassa s> Desgewenste kassa selecteren> Tabblad Kassabon de optie Nummer op uitgiftebon tonen worden geactiveerd. Het ordernummer wordt zowel op de Afrekenbon als op de Maakbon afgedrukt. Aan het einde van de dag wordt de optelling van nummering gereset zodat de volgende dag de nummering weer begint met nummer 1. 37
5.16 Gelijktijdig printen van maakbon op meerdere printers Het is mogelijk om maakbonnen tegelijkertijd op meerdere printers uit te laten printen. Dit kan handig zijn indien meerdere personen tegelijkertijd werken aan dezelfde order terwijl de fysieke afstand tussen hen het delen van één maakbon onpraktisch maakt. Voorbeeld: De printers koude keuken en warme keuken moeten gelijktijdig dezelfde order uitprinten. Binnen de map Instellingen> Map Kassa> Algemene instellingen> tabblad afdrukbestemming dient bij beide printers een identiek woord achter de afdrukbestemming gezet te worden. Let op: u dient het haakje naast de letter P te gebruiken [..]. Het woord alle heeft het productmanagement getest dus we raden u aan om dit woord aan te houden. Zie onderstaande afbeelding als voorbeeld. Na bovenstaande handeling dient u Cashr te synchroniseren. Na synchronisatie zullen bovenstaande printers met elkaar spreken. Het kan zijn dat het uitprinten van de twee bonnen met een lichte vertraging van een aantal seconden zal verlopen, houdt u hier rekening mee. 38
5.17 Deelbetalingen Het komt met name in de Horeca regelmatig voor dat een bon door meerdere personen zal worden betaald. Via Cashr is het mogelijk om een deel van de bon te betalen en het restant van de bon open te laten staan voor een vervolgbetaling. Zodra u een deel van het bedrag bij een desgewenste betaalwijze invult en u drukt op Afrekenen, dan verschijnt er een pop-up als controlemiddel waarbij Cashr de vraag stelt of u een deel van de betaling wenst af te rekenen. 39
5.18 Zoekfunctie op het kassascherm Als u een groot artikelenbestand heeft en snel producten wilt vinden op de kassa, dan kunt u de zoekfunctie in de lijstweergave gebruiken. Zodra u een paar letters intikt, worden de producten die deze ingevoerde lettercombinatie in hun naam bevatten uitgefilterd. Ook is het mogelijk om met een scanner producten op basis van hun barcode te selecteren. De zoekfunctie is zowel in de schermindeling met vaste groepen als in de lijstweergave te gebruiken. Met een swipe naar links schakelt u vanuit de indeling met vaste groepen naar de lijstweergave. Een swipe naar rechts brengt u weer terug naar waar u vandaan kwam. Zodra de lijst in beeld komt wordt ook het toetsenbord geactiveerd en kunt u direct beginnen met typen. 5.19 Loyaliteitsprogramma Walnut Via Walnut kunt u eenvoudig uw spaarprogramma ontwerpen, cadeaukaarten uitgeven en evenementen organiseren voor uw klanten en gasten. http://walnutloyalty.com/ Als u op Cashr inlogt dan treft in de onderste balk de QR code aan. Op het moment dat u op de QRcode klikt dan zal de camera van uw tablet worden ingeschakeld. De camera heeft als doel om de QRcode van de klant te scannen. 40
Voor meer informatie omtrent het loyaliteitssysteem kunt u contact opnemen met een Cashr adviseur via sales@cashr.nl of 0346-258085. 41
5.20 Bonnen omzetten naar factuur oftewel Op Rekening U kunt een bon Op Rekening afslaan met als doel deze aan de klant te facturen. Als eerste dient u in de backoffice via de map Instellingen> Map kassa> Overzicht kassa s> Kassa selecteren> tabblad algemeen het vinkje Op Rekening-knop activeren te activeren. Uiteraard dient u Cashr hierna te synchroniseren via Tandwiel> Cashr backoffice> Synchroniseer. Na het synchroniseren van Cashr verschijnt er in het betaalscherm op Cashr de optie Op Rekening. Op het moment dat u Op Rekening selecteert dan verschijnt direct uw lijst met klanten (indien u nog geen klanten heeft aangemaakt dient u eerst een klant aan te maken alvorens u de bon Op Rekening wenst aan te slaan). Selecteer vervolgens de klant en druk op Op Rekening. 42
Zodra u de bon Op Rekening heeft afgeslagen verschijnt uw bon in backoffice; map kassa> Kassabonnen> Op Rekening. Zoek de desbetreffende bon op. U selecteert de bon en drukt rechtsboven op Factureren. Vervolgens maakt u een keuze binnen Doel factuur (Nieuwe factuur of Kassa verzamelfactuur). Hierna drukt u op Factureren. De gefactureerde bon wordt nu verplaatst naar de map Inkomsten als conceptfactuur. Voor meer info over het maken van een factuur: https://www.youtube.com/watch?v=7o2oera9yta. Voor de Factuurlayout: http://www.reeleezee.nl/startgids-factuurlayout/. Voor de kosten van de factuurmodule: http://www.reeleezee.nl/abonneren/. Mocht u meer vragen hebben over de Factuurmodule dan kunt u contact opnemen met de Reeleezee helpdesk via support@reeleezee.nl of 0346-258080. 43
5.21 Verwerking van cadeaubonnen In deze instructie wordt stap voor stap uitgelegd hoe u uw Reeleezee administratie én kassa klaar maakt voor het verwerken van cadeaubonnen. Stap 1 Ga naar map Instellingen> Map Financieel> Onderhoud grootboekrekeningen. Klik rechtsboven op Nieuw en maak een nieuwe grootboekrekening aan genaamd Grootboekrekening TRK00030 Kassa tussenrekening Cadeaubon. Scroll naar beneden, kies onderstaande opties en vink Bankrekening of Kas aan en klik op Opslaan. Stap 2 Ga naar map Instellingen> Map Kassa> Algemene instellingen> Tabblad Tussenrekening & kas. Maak een nieuwe tussenrekening aan Kassa tussenrekening tussenrekening Kadobon en verander de omschrijving op de subtab Algemeen in Kassa tussenrekening Cadeaubon : 44
Alles wat straks als betaalwijze Cadeaubon wordt aangeslagen op de kassa komt op de Tussenrekening Cadeaubon terecht. Hierop ontstaat een saldo voor de aangekochte Cadeaubonnen. Stap 3 Ga nogmaals naar de map Instellingen> Map Financieel> Onderhoud grootboekrekeningen. Zoek grootboekrekening TRK00030 Kassa tussenrekening Cadeaubon op. Open de grootboekkaart niet maar klik met uw rechter muisknop op de rekening en kies voor Regel kopiëren : Kies een nieuw grootboeknummer, bijvoorbeeld TRK00031 en geef de rekening de omschrijving Kassa tussenrekening Cadeaubon verkocht 45
Zorg ervoor dat op de nieuwe rekening boekingen van de types Memoriaal en Verkopen zijn toegestaan. Vink Bankrekening of Kas uit zodat Verkopen te selecteren is. Druk op Opslaan. Ga naar het tweede tabblad Bonsoorten en maak via de knop Nieuw twee bonsoorten aan: Memoriaal en Verkoopfactuur (Omzet). Selecteer bij Vekoopfactuur (Omzet) het vinkje standaard specificatie aan van deze grootboekrekening. Als omschrijving kun je ingeven Waardebon verkocht of Cadeaubon verkocht. U kunt de vakjes Voorkeurstarief belasting en Standaard relatie leeg laten. Stap 4 Ga terug naar map Instellingen> Map Kassa> Algemene instellingen> Tabblad Tussenrekening & kas. Kies de Kassa tussenrekening Cadeaubon en ga naar het tabblad betaalmethoden. Maak een nieuwe betaalmethode en kies betaalmethode Cheque en maak deze standaard betaalmethode en klik op Opslaan. Verwijder de betaalmethode rekening courant. 46
Stap 5 Ga naar instellingen > Map Kassa > Overzicht Kassa s. Klik op de kassa en ga naar het tabblad Betaalmethoden. Kies Nieuw en maak de betaalmethode Cheque aan. Rekening is Kassa tussenrekening Cadeaubon. Kies eventueel voor Kassala openen als de klant dit wenst en bij afhandelen door kies je Geen. Klik vervolgens op Opslaan. Stap 6 Ga naar map Producten > Producten > Overzicht. Hier maakt u een nieuw product aan, dat u bijvoorbeeld Cadeaubon 20,- noemt en een verkoopprijs van 20,- geeft. Kies bij BTW voor BTW vrijgesteld. Klik op Opslaan. Op het tabblad Productgegevens kiest u bij Grootboekrekening verkoop voor de nieuwe rekening TRK00031 Kassa tussenrekening Cadeaubon verkocht. Bij Grootboekrekening Inkoop (indien van toepassing) kiest u voor diverse inkopen en bij voorraad overige voorraad. 47
Stap 7 Map Instellingen > Map Kassa > Kassa schermindelingen. Kies de juiste schermindeling en ga naar schermgroepen. Voeg uw product cadeaubon toe aan uw schermindeling. Klik op Opslaan. Stap 8 Synchroniseer uw kassa met uw administratie. Wanneer u het product Cadeaubon 20,- aanslaat en afrekent wordt de omzet op rekening TRK00031 Kassa tussenrekening Cadeaubon verkocht geboekt. In overleg met uw boekhouder maakt u eenmaal per periode (bijv. maandelijks) een memoriaalboeking om de grootboekrekeningen met elkaar te salderen. 48
6. Kasopmaak & verwerking van contant geld 6.1 Kasopmaak De functie kasopmaak helpt u bij het beheren en controleren van geldstromen op uw kassa. Raadpleeg hiervoor de handleiding Kasopmaak in Cashr via de volgende link http://www.cashr.nl/hulp/handleidingen/. Deze handleiding leert u hoe u deze functie het beste kunt gebruiken. 6.2 Verwerking van contant geld We leggen u graag stap-voor-stap uit hoe u contant geld kunt verwerken in Cashr. Raadpleeg hiervoor de handleiding Verwerking van contant geld in Cashr via de volgende link http://www.cashr.nl/hulp/handleidingen/. 49