1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 16/2015 van 25 maart 2015 Betreft: aanvraag van het Vlaams Energieagentschap om het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op de organisatie van examens voor en het opvolgen van de permanente vorming van EPB-verslaggevers (RN-MA-2015-081) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van het Vlaams Energieagentschap, ontvangen op 25/02/2015; Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 04/03/2015; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 05/03/2015; Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beraadslaging RR 16 /2015-2/8 Beslist op 25 maart 2015, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. Het Vlaams Energieagentschap, hierna de aanvrager, verzoekt om gemachtigd te worden om:. toegang te verkrijgen tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 en 5, WRR; het Rijksregisternummer te gebruiken; met het oog op de organisatie van het centraal examen voor EPB-verslaggevers en de opvolging van hun permanente vorming. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. De aanvrager werd reeds bij beraadslaging RR nr. 67/2009 van 18 november 2009 gemachtigd om toegang te hebben tot een aantal informatiegegevens en om het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op de uitbouw en de werking van de energieprestatiedatabank. 3. Bij beraadslaging RR nr. 47/2012 van 6 juni 2012 werd de aanvrager gemachtigd om toegang te hebben tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister en om het Rijksregisternummer te gebruiken met het oog op de organisatie van het centraal examen voor energiedeskundigen type A en type C. 4. Bijgevolg kan het onderzoek van het Comité zich beperken tot het nagaan of: het doeleinde waarvoor de toegang en het gebruik worden gevraagd welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van de artikelen 4, 1, 2, WVP en 5, tweede lid, WRR; de toegang tot de gegevens en het gebruik van het Rijksregisternummer dat met het oog daarop wordt gevraagd, proportioneel is (artikel 4, 1, 3, WVP).
Beraadslaging RR 16 /2015-3/8 A. DOELEINDE 5. Wie een woning bouwt of verbouwt in Vlaanderen moet aan een aantal vereisten inzake energieprestatie en binnenklimaat (EPB) voldoen. Dit moet blijken uit de startverklaring en een EPB-aangifte die verricht wordt door de EPB-verslaggever in opdracht van de aangifteplichtige 1. Initieel kon iedereen die voldeed aan de diplomavereisten vermeld in artikel 1.1.3.127, van het Energiedecreet optreden als EPB-verslaggever. De aanvrager diende evenwel vast te stellen dat de kwaliteit van de verklaringen en aangiftes in een aantal gevallen te wensen overliet. Ingevolge een aanpassing van het Energiedecreet 2 werd voorzien dat de Vlaamse regering voortaan voorwaarden kon opleggen waaraan een EPB-verslaggever moet voldoen qua opleiding, beroepskennis en -ervaring evenals voorzien in een erkenningsprocedure 3. 6. Dit resulteerde in een aanpassing van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 november 2010 houdende algemene bepalingen over het energiebeleid, het zgn. Energiebesluit. Om erkend te kunnen worden als EPB-verslaggever moet men houder zijn van een getuigschrift betreffende de opleiding van kandidaat-verslaggever en geslaagd zijn voor het door de aanvrager georganiseerd centraal examen 4. Om erkend te blijven als EPB-verslaggever moet men jaarlijks vorming volgen bij een door de minister erkende opleidingsinstelling. 7. Het door deze regelgevende aanpassingen nagestreefde doeleinde bestaat erin dat erover wordt gewaakt dat men kan beschikken over kwaliteitsvolle EPB-verslaggevers die op de hoogte zijn en blijven van de onderwerpen die in startverklaringen en EPB-aangifte materie aan bod komen. Dit concretiseert zich in hoofde van de aanvrager in 3 grote gegevensverwerkingengroepen: bijhouden wie beschikt over een getuigschrift (opleiding gevolgd en de praktische oefening met vrucht afgelegd) en wanneer dit werd uitgereikt (deze informatie wordt aangeleverd door de opleidingsinstellingen); het organiseren van het centraal examen waarvoor de aanvrager beroep zal doen op verwerkers (beheer van de inschrijvingen, controle van de inschrijvingsvoorwaarden, het bijhouden van de resultaten en de erkenningen die eruit voortspruiten); het opvolgen van de jaarlijks gevolgde vorming (vereiste om erkenning te behouden). Informatie m.b.t. deze vorming wordt aangeleverd door de vormingsinstellingen. 1 Zie artikel 1.1.3.47 en 114, van het decreet van 8 mei 2009 houdende algemene bepalingen betreffende het energiebeleid (Energiedecreet). 2 Decreet van 14 maart 2014 houdende wijziging van het Energiedecreet van 8 mei 2009, wat betreft de energieprestaties van gebouwen. 3 Artikel 10.1.3., 1, van het Energiedecreet. 4 Om deel te kunnen nemen aan het centraal examen moet voorafgaandelijk een retributie worden betaald en moet de betrokkene beschikken over een getuigschrift betreffende de gevolgde opleiding dat niet ouder is dan 12 maanden (zie hoofdstukken VI en VII van Titel VIII van het Energiebesluit).
Beraadslaging RR 16 /2015-4/8 8. Het betreft een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doeleinde in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. Het is tevens gerechtvaardigd vermits de verwerkingen van persoonsgegevens die daartoe worden verricht, gestoeld zijn op artikel 5, eerste lid, c) en f) WVP. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van de gegevens 9. De aanvrager wenst toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 en 5, WRR, namelijk: de naam en de voornamen; de geboorteplaats en datum; de hoofdverblijfplaats. 10. Het Comité oordeelt, rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag, dat een toegang tot de gegevens vermeld in punt 9, gelet op het nagestreefde doeleinde, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). B.2. Ten overstaan van het Rijksregisternummer 11. De aanvrager wenst het Rijksregisternummer te gebruiken om de EPB-verslaggevers in spe die de basisopleiding volgen, deelnemen aan het centraal examen en na hun erkenning jaarlijks vorming volgen, eenduidig te identificeren teneinde o.a. persoonsverwisseling en fraude te vermijden. De aanvrager werd trouwens reeds gemachtigd om het Rijksregisternummer van de energieprestatiedeskundigen voor gelijkaardige doeleinden te gebruiken. 12. Het Rijksregisternummer is een uniek nummer waardoor een persoon zonder enige marge van vergissing wordt geïdentificeerd. Misverstanden of persoonsverwisselingen die zouden kunnen ontstaan n.a.v. homonymie en foutieve schrijfwijzen zijn uitgesloten. 13. Het Comité besluit dat het gebruik van het Rijksregisternummer, in het licht van het opgegeven doeleinde, in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 WVP. 14. Uit de uiteenzetting van de aanvrager blijkt dat hij het Rijksregisternummer zal meedelen aan zijn verwerkers. Het Comité stelde in dat verband reeds herhaaldelijk dat het volstaat dat de
Beraadslaging RR 16 /2015-5/8 verantwoordelijke voor de verwerking, de aanvrager, gemachtigd is om dit nummer te gebruiken. Zijn verwerkers moeten dus niet specifiek worden gemachtigd 5. Volledigheidshalve brengt het Comité in herinnering dat de aanvrager ingevolge artikel 16 WVP verplicht is om een verwerkingsovereenkomst af te sluiten met zijn verwerkers. 15. Er wordt eveneens gewag gemaakt dat het Rijksregisternummer deel zal uitmaken van de informatie die door de opleidings- en vormingsinstellingen aan de aanvrager wordt meegedeeld. Het Comité benadrukt dat alleen de opleidings- en vormingsinstellingen die gemachtigd zijn om het Rijksregisternummer te gebruiken dit mogen opvragen bij hun cursisten en vervolgens meedelen aan de aanvrager. B.3. Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 16. De aanvrager wenst over een permanente toegang te beschikken gelet op het feit dat: de deelnemers zich continu kunnen inschrijven; er gespreid over het jaar meerdere examensessies worden georganiseerd; wanneer de opleidingsinstellingen meedelen wie een vorming/opleiding volgde zonder vermelding van het Rijksregisternummer van de betrokkene, de aanvrager dit ten allen tijde moet kunnen opzoeken. 17. Het Comité is van oordeel dat een permanente toegang gepast is gelet op het feit dat, zoals de aanvrager terecht aanstipt, de aard van de werkzaamheden waarvoor deze toegang wordt gevraagd, vereist dat er op gelijk welk ogenblik een raadpleging mogelijk is (artikel 4, 1, 3, WVP). 18. Er wordt een machtiging voor onbepaalde duur gevraagd. De toepassing van de reglementaire bepalingen ingevolge dewelke de aanvrager het EPB-examen organiseert, de vorming en opleidingen opvolgt, werd niet in de tijd bepaald. 19. In het licht hiervan oordeelt het Comité dat een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3, WVP). 5 Beraadslaging RR nr. 03/2006 van 8 februari 2006, beraadslaging RR nr. 30/2007 van 12 september 2007, beraadslaging RR nr. 57/2008 van 10 december 2008.
Beraadslaging RR 16 /2015-6/8 B.4. Ten overstaan van de bewaringstermijn 20. De aanvrager meldt dat hij de gegevens van de betrokkenen gedurende 40 jaar bijhoudt, zijnde het vermoedelijk aantal jaren dat de betrokkene professioneel actief zal zijn. 21. Het Comité verwijst naar hetgeen het in dit verband opmerkte in punt C.4. van de beraadslaging RR 67/2009 m.b.t tot de bewaringstermijn van de gegevens van de EPCenergiedeskundigen. B.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 22. Volgens de aanvraag worden de gegevens en het Rijksregisternummer door de aanvrager en zijn verwerkers gebruikt. 23. Het Comité neemt hiervan akte. B.6. Netwerkverbindingen 24. Volgens de aanvraag komen er geen netwerkverbinding met derden tot stand. 25. Het Comité vestigt er volledigheidshalve de aandacht op dat: indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het Rijksregisternummer slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke zij eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. C. INFORMATIEBEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 26. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. De betrokkene werd reeds door het Comité aanvaard als consulent inzake informatiebeveiliging van de aanvrager.
Beraadslaging RR 16 /2015-7/8 C.2. Informatiebeveiligingsbeleid 27. Uit het door de aanvrager meegedeelde conformiteitsverklaring blijkt dat hij over een beveiligingsbeleid beschikt en dat hij dit ook praktisch op het terrein uitwerkt. 28. Het Comité heeft er akte van genomen. C.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en lijst van deze personen 29. Volgens de aanvraag zullen de medewerkers van de aanvrager, die belast zijn met de het opvolgen van de opleidingen, het centraal examen en de vorming, over een toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister beschikken en het Rijksregisternummer gebruiken. 30. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het Rijksregister en het Rijksregisternummer gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 31. De personen die op deze lijst worden opgenomen, moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de informatiegegevens te bewaren. OM DEZE REDENEN het Comité 1 machtigt het Vlaams Energieagentschap, om voor het doeleinde vermeld in punt A en onder de voorwaarden vermeld in deze beraadslaging voor onbepaalde duur: een permanente toegang te hebben tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 2 en 5, WRR; het Rijksregisternummer te gebruiken; 2 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), het Vlaams Energieagentschap, een nieuwe conformiteitsverklaring naar waarheid moet invullen en aan
Beraadslaging RR 16 /2015-8/8 het Comité bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 3 bepaalt dat wanneer het Comité het Vlaams Energieagentschap, een vragenlijst met betrekking tot de informatiebeveiligingsstatus toestuurt, deze laatste de lijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugbezorgen aan het Comité. Het Comité zal de ontvangst bevestigen en behoudt zich het recht voor om, indien daartoe aanleiding bestaat, te reageren. Voor de Wnd. Administrateur, afw. De Voorzitter, (get.) An Machtens Wnd. Afdelingshoofd ORM (get.) Mireille Salmon