PERFECTIONEER DE BALANS TUSSEN BACK-U S & A CHIVERING Uw gids naar aanvullende strategieën voor back-ups en archivering SEE INFORMATION DIFFERENTLY
ONSTUITBARE DATAGROEI Als er één universele waarheid is die opgaat voor alle organisaties ongeacht grootte, sector of specialisme dan is het wel dat datagroei een factor van betekenis is om rekening mee te houden. Uit ESG-onderzoek blijkt dat zowel de primaire als secundaire/tertiaire opslag elk jaar met zo'n 35% toeneemt. 1 Tegelijkertijd is het bekend dat organisaties in het kader van het maken van back-ups voor iedere 1 TB primaire opslag, zo n 4 à 6 TB aan secundaire kopieën kunnen creëren. Het is duidelijk: explosieve datagroei maakt dat opslag binnen no-time een kwestie wordt van onhoudbare proporties. Neem het volgende voorbeeld: Een organisatie heeft momenteel 1 TB primaire en 4 TB secundaire opslag. Vanwege de 35% datagroei klimmen die aantallen volgend jaar op naar 1,35 TB en respectievelijk 5,4 TB. En het jaar daarop moet de organisatie al 1,82 TB primaire en 7,3 TB secundaire data beheren. TERABYTES U begrijpt: hoe langer datagroei ongemoeid blijft, hoe slechter die situatie wordt. Zelfs voor bedrijven met stijgende IT-budgetten wordt het dan lastig om de alsmaar toenemende opslagvolumes te kunnen bijbenen. PRIMAIRE OPSLAG VANDAAG SECUNDAIRE OPSLAG 1 JAAR 2 JAAR WAT KUNT U HIERAAN DOEN? In dit e-book laten we het u zien. U leert hoe u de best practices van het maken van back-ups en archiveren beter in balans brengt, zodat u de bedrijfskritische gegevens effectiever en correcter kunt beschermen en bewaren. Aan de slag dus. 1 ESG. Backup and Archive Convergence Trends. April 2014. 0800 2724433 ironmountain.nl 2
ARCHIVERING HELPT DATAGROEI IN TE DAMMEN Back-ups zijn én blijven een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Ze horen er nu eenmaal bij en de meeste IT-beheerders hebben er wel eens één uitgevoerd. Toch is er nog een andere en even waardevolle strategie die IT-teams kunnen inzetten voor het beschermen en bewaren van informatie. Hoewel bedrijven meestal wel doordrongen zijn van de noodzaak ervan, blijkt het er in de praktijk jammer genoeg maar zelden van te komen: archivering. Een gebrek aan tijd of budget wordt vaak door IT-managers aangewezen als struikelblok bij het opzetten van een archiveringssysteem. Toch is het een feit dat het bedrijfsleven archivering net zo hard nodig heeft als back-ups. Waarom? Omdat archivering echt een deel van de last van de back-up operatie kan wegnemen. Van data die eenmaal verplaatst zijn naar een archief, hoeft namelijk niet nog een keer een back-up gemaakt worden. En data die eenmaal gearchiveerd is, hoeft niet meer elk uur of elke nacht in back-ups te worden opgenomen. Ook hoeft u daarvan niet steeds duplicaten toe te voegen aan uw secundaire opslagpool. Neem wat druk van de back-up operatie weg verplaats data naar een archief en een back-up is niet langer nodig. Maar wanneer hoort u iets te archiveren en wanneer er een back-up van te maken? 0800 2724433 ironmountain.nl 3
TO BACK-UP OR ARCHIVE, THAT IS THE QUESTION Back-ups en archivering hebben in veel opzichten hetzelfde doel data bewaren om ze op een later tijdstip toegankelijk te maken. Echter, ze worden door verschillende mensen voor verschillende doeleinden gebruikt. Het maken van een back-up doen we vooral om de organisatie te helpen een positieve impact op de operatie te bereiken, namelijk snel operationeel herstel bij een ramp. De personen die verantwoordelijk zijn voor de recuperatie van productieservers en opslagsystemen zijn meestal degenen die back-ups maken. Archivering daarentegen is voor bedrijven van belang vanwege de langetermijnstrategie. Daarnaast kan archivering nodig zijn om op een later tijdstip te voldoen aan externe wettelijke of regulerende vereisten. Regelmatige gebruikers van het archief zijn vooral medewerkers voor wie informatie toegankelijk moet blijven in verband met compliance, juridische of operationele redenen. Kortom: applicatie-eigenaars, leidinggevenden van business units en functionarissen op het gebied van regelgeving, risico en compliance. R R R KEN DE 'DRIE R's' Vraagt u zich af of u een back-up van uw data moet maken of dat u het toch beter naar een archief kunt sturen? Laat u leiden door de 'drie R's':»Reservekopie» ofwel back-up. Herstel van een eerdere versie van actieve data omdat deze aangetast, per ongeluk gewist of onjuist is etcetera, vraagt om een back-up.»retentie» ofwel archiefbehoud. Als u data wilt bewaren (retentie) vanwege hun fundamentele belang op de lange termijn, vereist dit archiefbehoud.»regeneratie» ofwel opruiming. Stagnerende data uit een dure primaire opslag verwijderen en omzetten naar een langetermijn back-up medium. 4
HET PROBLEEM MET BACK-UPS-ALS-ARCHIEF Back-ups en archieven vereisen elk een geheel andere aanpak. De unieke verschillen tussen de twee maken dat back-ups-als-archief geen duurzame strategie is. Zie het zo: Servers hoeven maar zelden hersteld te worden met jaren oude back-ups. Maar data van één, drie of zelfs zeven jaar geleden is vaak wel nodig voor specifieke bedrijfs- of compliancedoeleinden. De noodzaak om deze informatie op te halen om de organisatie te helpen nieuwe strategieën uit te voeren of haar verplichtingen op grond van de regelgeving na te komen, bewijst wel hoe belangrijk archivering is. Back-ups zijn bedoeld als hulpmiddel bij herstel. Maar op den duur kunnen ze gezien gaan worden als de plek waar oudere referentieexemplaren van data vandaan gehaald moeten worden. Daarom zijn organisaties in de praktijk geneigd om back-ups te benaderen als zijnde het archief. GEEN ARCHIEVEN? DAAR KLEVEN RISICO'S AAN. Het is belangrijk het financiële risico van back-ups-als-archivering goed te doorzien. Het kan bijvoorbeeld leiden tot:»verstopping» van productieservers en opslagsystemen door de grote hoeveelheid data, hetgeen weer tot slechte prestaties, een inefficiënt gebruik van hulpbronnen en veel te lange back-up tijden kan leiden.»hogere» personeelskosten tijdens ediscovery of regulerende oefeningen, en hoge geldboetes als de vereiste data niet gevonden worden. Problematisch hierbij is dat de data op back-up media geen werkelijke referentiewaarde heeft. Het is bedoeld voor softwareplatforms, niet voor mensen. Het dient dus niet hetzelfde doel als data die specifiek voor archiveringsdoeleinden wordt opgeslagen. 5
DE WAARDE VAN ARCHIVERING OOGSTEN Archivering is niet alleen van belang bij het bewaren van en snel toegang krijgen tot data voor bedrijfs-, discovery- of compliancedoeleinden. Archivering kan ook een belangrijke rol spelen bij het verlichten van de druk op de back-up omgeving. Neem ons voorbeeld van eerder een organisatie met 1 TB productieopslag en 4 TB bijbehorende beschermende opslag: een totaal van 5 TB dat met 35% per jaar toeneemt. Als het bedrijf gebruik maakt van regeneratie om oudere, inactieve data in dit geval 30% in een archief te stoppen, hoeft het op dit ogenblik maar 700 GB primaire opslag en 2,8 TB beschermende opslag te beheren. Zelfs bij een toename van 35% is er het jaar daarop maar 945 GB primaire opslag, 3,8 TB secundaire opslag en 300 GB archiefopslag, dus in totaal maar 5,025 TB, nodig. TERABYTES 1 jaar, met archivering 1 jaar, geen archivering PRIMAIRE OPSLAG SECUNDAIRE OPSLAG ARCHIEFOPSLAG Als we deze totalen vergelijken met de eenjarige groeiresultaten uit het voorbeeld van daarnet, wordt de waarde van archivering onmiddellijk duidelijk. Het totaal over een jaar is dankzij archivering met ruwweg 25% verlaagd (5,025 TB vs. 6,75 TB). 6
HET BEREIKEN VAN DE BALANS TUSSEN BACK-UP EN ARCHIVERING IS EEN ORGANISATIEBREDE KLUS Om te komen tot een strategie waarmee technologieën voor back-up en archivering worden ingezet op een effectieve, aanvullende manier, is het van belang om na te denken over de vraag waarom uw organisatie bepaalde datasets bewaart en wie de kopieën gebruikt. Zorg daarom voor het volgende:»» Betrek stakeholders, applicatie en data owners, juridisch en compliancepersoneel, en archiefbeheer en IT medewerkers bij een gezamenlijk gesprek over wat er bewaard moet worden, met welk doel en voor hoe lang.»» Doorzie de consequenties van niets doen. Wanneer opslag ongehinderd groeit, ontstaat daarmee de kans dat u niet in staat bent om data op te halen die worden geëist door regulerende instanties of tijdens ediscovery. Als u beide taken met succes uitvoert, hebt u de basis gelegd voor een bredere databeschermingsstrategie die zowel back-ups als archivering omvat. 7
KLAAR OM AAN DE SLAG TE GAAN? Als u meer wilt weten over archivering en de voordelen die het uw organisatie biedt, geef u dan op voor onze webinar, Everyone Should Archive, but How and with Whom? Wilt u weten wat de beste manieren zijn om uw tape-archief relevant te houden? Neem dan een kijkje in 7 stappen om uw tape-archief klaar te stomen voor de toekomst. INFORMATION IS OVER IRON MOUNTAIN Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) levert informatiebeheerdiensten waarmee organisaties de kosten, risico's en inefficiënties kunnen verminderen van hun fysieke en digitale databeheer. Sinds zijn oprichting in 1951 beheert Iron Mountain miljarden informatie-assets, inclusief back-up- en archiefdata, elektronische documenten, document imaging, bedrijfsdocumenten, veilige vernietiging en meer, voor organisaties overal ter wereld. Ga voor verdere informatie naar onze bedrijfswebsite op www.ironmountain.nl. 2016 Iron Mountain Incorporated. Alle rechten voorbehouden. Iron Mountain en het ontwerp van de berg zijn gedeponeerde handelsmerken van Iron Mountain Incorporated in de VS en andere landen. Alle andere handelsmerken en gedeponeerde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren. NL-DM-EXT-eBOOK-123014