INGEZET, WAT NU? Het is belangrijk te beseffen dat niet iedere opdrachtgever een gedegen inwerkprogramma heeft zoals je bij Calco bent tegengekomen. Dat de laptop klaarstaat op je nieuwe bureau, je stoel voorverwarmd is en je persoonlijk aan je nieuwe collega s wordt voorgesteld, is helaas niet altijd het geval. In de realiteit kan het soms gebeuren dat je niet meteen wordt opgevangen de eerste dagen. Misschien krijg je een plek toegewezen en zie je de teamleider vervolgens enkele uren niet. Daarbij ben je waarschijnlijk ingezet bij een grote organisatie met oneindig veel nieuwe gezichten en een IT afdeling die niet compleet duidelijk voor je is op het eerste moment. Vervelend? Niet per se maar het is wel nuttig om na te denken hoe JIJ daarmee omgaat! In afwachting van autorisaties, codes en praktische hulpmiddelen zoals bijvoorbeeld een laptop kun je je natuurlijk de hele dag verdiepen in algemene IT kennis. Handig, zeker doen, maar steek ook eens je licht op bij collega s of je manager en vraag aan hen wat je zou kunnen doen. Hebben ook zij (even) niets voor je? Hieronder hebben we een stappenplan beschreven waarmee jij je vanaf de eerste dag nuttig kunt maken, bij elke opdrachtgever, ongeacht je functie. Zeg maar het Calco doehet-zelf inwerkplan, voor die eerste dagen waarin je misschien nog niet zoveel te doen hebt. Stap 1: Haal koffie voor het hele team. Het begint simpel: Pak pen en papier. Maak een rondje langs de bureaus in je omgeving. Stel jezelf voor aan de mensen die er zitten. Vraag hun naam en vraag wat voor koffie ze willen. En haal vervolgens ook de koffie natuurlijk. Het kost je hooguit 10 minuten en je hebt er de rest van je inzet plezier van. Bovendien heb je gelijk een lijstje van alle namen en hun koffiewens! Twijfel je nog steeds of het zin heeft? Turf dan eens hoe vaak je vraag wordt beantwoord met een glimlach. Ik weet zeker dat het aantal overeenkomt met het aantal kopjes koffie of thee op je lijstje. Stap 2: Ga zelf achter je autorisaties & hulpmiddelen aan. Heb je nog niet alles wat je nodig hebt om je werk te kunnen doen, bijvoorbeeld een inlogaccount, bureau of laptop? Vraag je manager wat JIJ kunt doen om dit (sneller) geregeld te krijgen. Zo neem je hem/haar werk uit handen en toon je je goede wil. Daarnaast is het leuker dan afwachten en misschien krijg je het zelf wel sneller geregeld dan je manager. Pagina 1 van 5
Stap 3: Ga samen met je collega s lunchen. Je hebt al de eerste stap gezet door koffie te halen voor je collega s, maar bij de lunch heb je net wat meer tijd voor elkaar. Wederom een goede mogelijkheid om je collega s te leren kennen en snel te worden opgenomen in de groep. Voordat de lunch begint is het handig uit te zoeken wat de gebruiken zijn. Lunchen je collega s gezamenlijk? Vraag hen of je mee mag. Als er geen groepen zijn die samen lunchen, neem dan zelf het initiatief en vraag collega s mee om samen te gaan. Als niemand zin of tijd heeft om mee te gaan, probeer het dan een dag later nog eens. Het kan zijn dat je bij een organisatie zit waar niemand samen luncht, maar daar kom je dan vanzelf achter. En misschien brengt jouw vraag hier dan wel verandering in. Probeer het en kijk wat er gebeurt. Stap 4: Zoek uit wat je collega s doen. Naast kennismaken met je collega s wil je natuurlijk ook inhoudelijk weten wat voor werk de mensen in je omgeving doen. Zoek daarom ± 5 collega s uit jouw team of aangrenzende teams uit en: Stel jezelf voor (mocht je dit nog niet hebben gedaan). Vraag of je even naast ze mag komen zitten om mee te kijken. Vraag of ze je willen uitleggen wat zij doen en wat hun taken zijn. Zo kom je er snel achter wat je collega s doen en bij wie je terecht kunt met welke vragen. Bedenk dat (bijna) iedereen het leuk vindt om te vertellen over zijn of haar werk. Toon interesse in hun werk, wie ze zijn en wat ze doen en je zult zien dat je binnen no-time een schat aan kennis hebt opgedaan! Stap 5: Beschrijf jouw taak in het team. Je hebt waarschijnlijk wel een mooie functieomschrijving en wellicht ook nog enige uitleg gehad over wat je moet doen, maar weet je nu echt wat je de komende maanden allemaal moet doen? Schrijf het eens op, dan kom je er achter. Maak een concrete en volledige lijst van de taken die bij jouw functie horen. Zet hierop alle acties die bij jouw werk horen. Maak het zo concreet mogelijk en gebruik je eigen woorden. Zorg dat het voor jou 100% duidelijk is wat je opschrijft. Lukt dat niet, ga dan nog eens navragen bij collega s of je manager wat er nu precies bedoeld wordt. Heb je het af? Ga dan ook eens bij collega s checken of het klopt en realistisch is wat je hebt bedacht. Heb je het gevoel dat je hiermee jouw tijd kunt vullen of is het juist teveel? Bespreek ook met je manager of je het bij het juiste eind hebt. Zo kom je uiteindelijk tot een realistisch takenpakket dat voor jou helder is. Het kan maar duidelijk zijn! Pagina 2 van 5
Stap 6: Beschrijf jouw afdeling en de organisatie. Weet je wat jouw afdeling doet en wat dit betekent voor het bedrijf als geheel? Weet je het zeker? Schrijf het maar eens op. Begin klein. Begin bij je eigen team en breng in kaart met welke teams en afdelingen jouw team samenwerkt. Beschrijf vervolgens deze samenwerking: Wie doet wat en waarom? Zijn jullie afdelingen van elkaar afhankelijk en zo ja, hoe dan? Leveren jullie een gezamenlijk resultaat voor het bedrijf en wat is dit resultaat dan? De bottomline is dat jij de organisatie om je heen snapt. Probeer het daarom ook eens in een simpele tekening of eenvoudig diagram samen te vatten. Als je het simpel uit kunt leggen, dan begrijp je het echt. Je kunt hierbij natuurlijk gebruik maken van reeds bestaande beschrijvingen en dat is ook zeker aan te raden. Maar neem deze niet klakkeloos over. Gebruik je eigen woorden, controleer of je het zelf ook snapt en kijk hoe je bestaande beschrijvingen simpeler en begrijpelijk kunt maken. Weet je echt niet waar je moet beginnen? Begin eens bij de collega s die je al kent. Zij kunnen je op weg helpen. Heb je de beschrijving af, vraag je ook eens af of het in jouw ogen ook logisch is? Zo niet; dan mis je nog informatie. Vraag je collega s of je manager eens om toelichting. En vraag hen uiteindelijk ook of het klopt! Onthoud! Je hoeft niet het hele bedrijf in één keer te snappen. Kijk over de grenzen van je eigen team, maar hou het relevant voor wat jij doet. En je hoeft niet in de eerste maand alles te begrijpen, dat is niet te doen. Maak een begin en besteed er eerst eens hooguit één werkdag aan. Kijk maar hoe ver je komt! Pagina 3 van 5
Stap 7: Maak een overzicht van het IT landschap. Je zit natuurlijk wel op een IT (gerelateerde) afdeling. Het is dus zaak om ook zo snel mogelijk de techniek en de systemen te snappen. De verleiding is groot om je op de concrete, praktische details te richten. Ook omdat je collega s waarschijnlijk zullen beginnen met het uitleggen van de vele, kleine, praktische details. Dat is prima, maar al die details kun je veel makkelijker onthouden als je ook het grote geheel snapt. Maak dus een begin met het inventariseren van het globale IT landschap. Zorg dat je de grote dingen snapt voordat je je op de kleine dingen gaat toeleggen. Maar hoe doe je dat? Begin bij de applicatie waar je het meest mee te maken hebt en onderzoek welke applicaties daar connecties mee hebben. Beschrijf voor elke van deze applicaties wat ze doen en beschrijf de connectie. Probeer het uiteindelijk zo simpel mogelijk te maken en focus je op het waarom. Probeer per applicatie: In 1 zin samen te vatten wat de applicatie doet. In 1 zin samen te vatten waarom de applicatie dit doet (welke toegevoegde waarde heeft dit voor het bedrijf?). Probeer per interface: In 1 zin samen te vatten waarom die interface er is (wat is de reden dat twee applicaties verbonden zijn). Een paar aandachtspunten om daarbij in je achterhoofd te houden: Focus je op wat de applicaties doen, niet hoe ze dit doen. Beschrijf waarom applicaties een connectie hebben, niet welke informatie er uitgewisseld wordt. Vraag je ook eens of waarom Applicatie A het één doet en Applicatie B iets anders. Waarom niet andersom of waarom niet één applicatie? Onthoud! Ook hier geldt dat je niet in één keer alles kunt begrijpen. Focus op de applicaties waar jij mee werkt en applicaties in de directe omgeving daarvan. Maak een begin en besteed er eerst eens hooguit één werkdag aan. Kijk maar hoe ver je komt! Stap 8; Zoek je Calcollega s op en vraag wat hun werkzaamheden zijn. Zoek je Calcollega s op en ga een keer bij hen langs voor een kop koffie. Zij hebben vast een hoop tips voor je en zullen je meer kunnen vertellen over het bedrijf, wat de verschillende afdelingen doen en misschien zelfs wat jouw afdeling doet. Daarnaast kun je je netwerk in de organisatie uitbreiden en mensen leren kennen buiten je eigen team. Pagina 4 van 5
Last, but not least: Informatiebeveiliging De afgelopen tijd ben je geïnformeerd over informatiebeveiliging binnen Calco (ISO27001). Kennis over dit onderwerp is ook bij opdrachtgevers van groot belang. Het is echter niet overal hetzelfde geregeld; hieronder worden algemene richtlijnen gegeven die je bij elke werkomgeving zou moeten toepassen. Wat je moet uitzoeken: Welk reglement past je opdrachtgever toe? Welk beleid heeft je opdrachtgever m.b.t. het gebruik van social media? Wat je te allen tijde moet doen: Vergrendel je computer als je van je werkplek wegloopt; Bedenk hoe je omgaat met gevoelige informatie, zowel digitaal als op papier; Zorg dat alles opgeruimd/beveiligd is als je naar huis gaat; Print beveiligd of haal direct je documenten uit de printer. Meedenken: Waar zitten de risico s voor je opdrachtgever? Hoe gaat men om met deze risico s? Welke maatregelen moet jij nemen m.b.t. informatiebeveiliging? Zoals boven reeds vermeld heeft niet elke opdrachtgever hetzelfde beleid voor informatiebeveiliging. Daarom is het noodzakelijk om goed uit te zoeken welk beleid jouw opdrachtgever hanteert! Als je bovenstaande richtlijnen toepast, kom je niet voor verrassingen te staan. En nu? Als je de bovenstaande stappen hebt doorlopen: Ken je de mensen om je heen en heb je connecties op andere afdelingen. Snap je wat jouw afdeling en de afdelingen om je heen doen. Weet je wat je collega s doen en wat er van jou verwacht wordt. Snap je het IT landschap. Kortom een prima basis! Uiteindelijk, wanneer alle praktische zaken geregeld zijn, ben je helemaal klaar (of al bezig) om jezelf écht nuttig te maken en te focussen op al die concrete, praktische details. Duik erin, blijf vragen stellen en neem je tijd om alle nieuwe informatie een plekje te geven. En als je het overzicht toch even kwijt raakt of het even niet meer weet, dan weet je ons te vinden! Pagina 5 van 5