Incura Handleiding Factureren per e-mail Incura 1 / 7
Inleiding Vanuit Incura kunt u een papieren factuur of een factuur per e-mail aan uw patiënt versturen. De keuze voor papier of e-mail maakt u vanuit het dossier bij de persoonsgegevens. Na het doorlezen van deze handleiding bent u bekend met de instellingen die nodig zijn om van het factureren per e- mail gebruik te kunnen maken. Incura 2 / 7
Inhoud 1 Factureren per e-mail mogelijk maken via de praktijkinstellingen... 4 1.1 Factureren per e-mail mogelijk maken vanuit het patiëntdossier... 4 2 De factuur per e-mail versturen... 6 2.1 De e-mail met factuur aan patiënt... 7 Incura 3 / 7
1 Factureren per e-mail mogelijk maken via de praktijkinstellingen Wanneer u gebruik wilt maken van factureren per e-mail, stelt u dit in onder Praktijkinstellingen. Hiervoor gaat u vanuit het Dashboard naar Instellingen Praktijkinstellingen dubbelklik op uw praktijknaam tabblad Facturering (zie figuur 1). Klik hier eerst op de knop Wijzigen om aanpassingen in dit scherm te kunnen aanbrengen. Figuur 1: Inloggen in Incura. Vink aan: Factureren per mail mogelijk. Vul verder in: Afzender adres. Dit is het e-mailadres dat de patiënt als afzender krijgt te zien (= verplicht veld). BCC adres. Hier kunt u e-mailadres opgegeven indien u wilt dat iemand een Blind Carbon Copy van de te versturen mail ontvangt. De patiënt krijgt niet te zien dat er ook een e-mail naar dat adres wordt gestuurd. Ondertekenaar. Hier geeft u op wie de e-mail aan de patiënt wordt ondertekent. U heeft hier de keuze uit: o praktijk o verantwoordelijk behandelaar o declarant Klik op de knop Bewaren en de wijzigingen worden opgeslagen. 1.1 Factureren per e-mail mogelijk maken vanuit het patiëntdossier Om vervolgens aan te geven dat de factuur voor een specifieke patiënt per e-mail zal worden aangeboden, dient u in het patiëntdossier een e-mailadres op te geven die ook als Emailadres factuur moet worden ingesteld. Om dit in te stellen opent u een patiëntdossier en klikt u op Patiëntgegevens Persoonsgegevens. Bijna onderaan in de Persoonsgegevens ziet u het deelvenster Adressen (zie figuur 2). Vul hier het e-mailadres in van de patiënt en klik met de muis ergens in het grijs /een plek waar geen veld of knop aanwezig is of klik op de knop Bewaren. Incura 4 / 7
Figuur 2: email in deelvenster adressen Op het moment dat u met de muis ergens heeft geklikt, verschijnt een melding zoals getoond in figuur 3. Figuur 3: melding emailadres factuur Hier maakt u de beslissing of u wilt dat de facturen bij deze patiënt voortaan per e-mail worden aangeboden. Kiest u hier voor Ja dan wordt het zojuist ingevulde e-mailadres overgenomen naar het veld Emailadres factuur dat u onderaan de Persoonsgegevens vindt in het deelvenster Debiteurgegevens (zie figuur 4). Figuur 4: email in deelvenster debiteurgegevens Incura 5 / 7
2 De factuur per e-mail versturen Zodra u de stappen uit hoofdstuk 1 heeft doorlopen, kunt u beginnen met factureren. In deze handleiding wordt er vanuit gegaan dat er aan alle facturatiecondities is voldaan en dat er in de Facturatiewizard een factuur aanwezig is die, zonder verder ingrijpen, anders op papier naar de patiënt zou gaan. In stap 3 van de Facturatiewizard (Stap 3: Concepten), zal er vervolgens een conceptfactuur verschijnen waarbij in de kolom Indienwijze nu E-mail staat in plaats van Papier (zie figuur 5). Figuur 5: indienwijze in concepten is e-mail Zodra de factuur eenmaal definitief wordt gemaakt en u met de knop Volgende >> naar stap 4: Indienen doorklikt, verschijnt het scherm uit figuur 6. Incura 6 / 7
Figuur 6: stap 4 indienen factuur verschijnt op tabblad Email In deze stap is nu het tabblad Email erbij gekomen en staat de factuur klaar om per e-mail aan de patiënt te worden aangeboden. Het enige wat nu nog rest is het indienen van de factuur. 2.1 De e-mail met factuur aan patiënt Na het indienen ontvangt de patiënt een e-mail met de factuur als bijlage. Een voorbeeld van deze e-mail ziet u in figuur 7. Let op: de bijgevoegde factuur is opgemaakt als PDF, vergelijkbaar met hoe een factuur ook op uw scherm wordt getoond indien u deze met indienwijze Papier had aangemaakt. Dit betekent dus automatisch ook dat er een correct factuursjabloon aanwezig moet zijn, gelijk aan hoe dat ook voor de normale papieren nota geldt. Figuur 7: voorbeeld van e-mail met factuur aan patiënt Incura 7 / 7