Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug

Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Een uitleg over het intranet (Neo, Tools en Yammer) Michael Zetter Technischbeheer.utrechtseheuvelrug@rodekruis.nl www.rodekruis.nl/utrechtseheuvelrug

Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Een uitleg over het intranet (Neo, Tools en Yammer) Auteur Michael Zetter Datum 3 oktober 2016 Status Definitief Versie 1.0

1 Inhoudsopgave Inhoud 1 Inhoudsopgave 2 2 Voorwoord 4 3 Waar kan ik het intranet vinden? 5 4 Handleiding NEO (Intranet) 6 4.1 Inleiding 6 4.2 Inloggegevens 6 4.3 Home 6 4.4 Mijn gegevens 7 4.4.1 Mijn contactgegevens 7 4.4.2 Mijn diploma s 8 4.4.3 Mijn functies 8 4.4.4 Mijn kleding 8 4.4.5 Mijn inschrijvingen: Aanmeldingen 8 4.4.6 Mijn inschrijvingen: Toegekend 8 4.6 Inschrijven 9 4.6.1 Inschrijven: Volledig overzicht 9 4.6.2 Inschrijven: EHBO inzetten 9 4.6.3 Inschrijven: Lessen 9 4.6.4 Inschrijven: Vervoer en Ritten 10 4.6.5 Inschrijven: Overige bijeenkomsten 10 4.6.6 Inschrijven: Kalender 10 4.7 Mijn afdeling 11 4.7.1 Mijn afdeling: Vrijwilligerslijst 11 4.7.2 Mijn afdeling: Documenten en bestanden 11 4.7.3 Mijn afdeling: Ritformulier indienen 11 4.7.4 Mijn afdeling: Vragenlijsten 12 4.7.5 Mijn afdeling: Contact 12 4.8 Links 13 4.9 Instellingen 13 4.9.1 Instellingen: Gebruikersnaam Wijzigen 13 4.9.2 Instellingen: Wachtwoord Wijzigen 13 4.9.3 Instellingen: Helpdesk 13 4.9.4 Instellingen: Handleiding Website 13 4.9.5 Instellingen: Over deze site 13 4.10 Afmelden 13 5 Handleiding Yammer 14 5.1 Wat is Yammer? 14 5.2 Hoe kom ik bij Yammer? 14 5.3 Hoe meld ik me aan voor de groep Utrechtse Heuvelrug? 14 5.4 Hoe gebruik je Yammer? 15 5.5 Tips voor nieuwe gebruikers: 16 Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 2/20

6 Handleiding Tools (voor vrijwilligers) 17 6.1 Wat is Tools? 17 6.2 Hoe kom ik bij Tools? 17 6.3 Hoe log ik voor de eerste keer in? 18 6.4 Wat kan ik allemaal in Tools? 20 Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 3/20

2 Voorwoord Voor je ligt de handleiding Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug. Deze handleiding is gemaakt om de overstap van het bekende Excel bestand naar dit uitgebreide systeem voor iedereen zo makkelijk mogelijk te maken. Indien jullie na het lezen van deze handleiding nog vragen hebben kunnen jullie deze mailen naar technischbeheer.utrechtseheuvelrug@rodekruis.nl Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 4/20

3 Waar kan ik het intranet vinden? Het startpunt van ons Intranet kun je vinden op onze website. Ga naar www.rodekruis.nl/utrechtseheuvelrug En klik aan de rechterkant op Vrijwilligersgedeelte Op deze pagina vindt je de knop om naar het vrijwilligersgedeelte (intranet) te gaan. Aan de rechterkant vindt je altijd een actuele versie van deze handleiding. Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 5/20

4 Handleiding NEO (Intranet) 4.1 Inleiding Het Neo-NL intranet biedt een platform voor vrijwilligers om hun eigen gegevens in te kunnen zien. Naast je contactgegevens, kun je bijvoorbeeld informatie bekijken over je eigen diploma s en verlengingen, leenkleding die je op dit moment in bruikleen hebt, voor welke evenementen je je hebt ingeschreven, en nog veel meer. Of bepaalde onderdelen actief zijn, hangt af van de instellingen die je afdeling bepaalt. Mocht je een beschrijving tegenkomen van een module die niet in het menu verschijnt, dan heeft je afdeling deze module uitgeschakeld. Na het schrijven van deze handleiding zijn er updates geweest waardoor niet alle foto s overeenkomen met de tekst. Echter staan alle functionaliteiten goed uitgelegd. 4.2 Inloggegevens Je inloggegevens bestaan uit je gebruikersnaam en je wachtwoord. Je gebruikersnaam wordt eenmalig aan je toegewezen. Deze ontvang je per mail. Je wachtwoord wordt uit willekeurige tekens samengesteld, en wordt per mail aan je toegestuurd. Zodra je ingelogd bent kun je zowel je gebruikersnaam als wachtwoord wijzigen, maar hierover later meer. 4.3 Home Zodra je inlogt, kom je terecht in het beginscherm. Als eerste zie je het welkomstbericht van onze afdeling. Dit is een standaard tekst waarin uitgelegd wordt wat er allemaal in het systeem te vinden is. Onder het welkomstbericht vind je het nieuwsoverzicht van je afdeling. Bestuur, coördinatoren, en anderen kunnen hier belangrijke informatie met je delen. Log dus regelmatig in om op de hoogte te blijven van de laatste nieuwtjes! Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 6/20

4.4 Mijn gegevens Het menu Mijn gegevens ziet er zo uit: 4.4.1 Mijn contactgegevens Hier vind je natuurlijk je eigen naam- en adresgegevens, telefoonnummers, en emailadres. Daarnaast vind je hier ook je inschrijfgegevens van het Rode Kruis, zoals je CN-nummer. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om je naam, pasfoto, telefoonnummer en/of emailadres weer te geven. Om je gegevens te wijzigen, klik op de knop Je kunt nu je adresgegevens wijzigen, en je telefoonnummer en email aanpassen. Het primaire emailadres moet ingevuld zijn, dit wordt gebruikt om via het Neo- NL systeem met je te communiceren. Het wijzigen van je naam of achternaam gaat via je afdeling. In de vrijwilligerslijst kun je je gegevens laten tonen of juist niet. Als je ervoor kiest om getoond te worden, dan worden je naam en functie(s) weergegeven. Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 7/20

Wanneer je de wijzigingen opslaat, wordt er een email gestuurd naar je afdeling dat je gegevens gewijzigd zijn. Denk er ook aan deze wijziging door te geven aan het Landelijke Rode Kruis! (Dit kan via Tools) 4.4.2 Mijn diploma s Onder Mijn diploma s vind je al je diploma s en certificaten terug. Ook kun je nakijken welke verloopdata hierbij horen, en of er een verlenging is aangevraagd. 4.4.3 Mijn functies Mijn functies geeft een overzicht van alle functies die je binnen je afdeling hebt vervuld, en in welke functies je momenteel actief bent. 4.4.4 Mijn kleding Hier vind je een overzicht van de leenkleding die je op dit moment in bruikleen hebt. 4.4.5 Mijn inschrijvingen: Aanmeldingen Onder Mijn inschrijvingen: Aanmeldingen vind je een overzicht van alle toekomstige evenementen waarvoor je je hebt aangemeld. Dus niet alleen EHBO-inzetten, maar ook lessen, vrijwilligers-bijeenkomsten, en/of vervoersritten. Hier kun je je eventueel ook uitschrijven voor een evenement, mocht je toch niet kunnen deelnemen. Je doet dit door op Uitschrijven te klikken. Je krijgt dan meteen een bevestiging van je uitschrijving te zien. In tegenstelling tot wat je gewend bent, zul je géén bevestigingsmail meer ontvangen, als je je hebt uitgeschreven voor een EHBO-inzet. 4.4.6 Mijn inschrijvingen: Toegekend Onder Mijn inschrijvingen: Toegekend vind je een overzicht van alle evenementen waarvoor je geaccrediteerd bent. Ook hier staan dus niet alleen EHBO-inzetten, maar ook lessen, vrijwilligersbijeenkomsten, en/of vervoersritten opgesomd. Je kunt de evenementen bekijken per jaar (het huidige jaar, jaren vooruit of jaren terug), of een overzicht opvragen van alle jaren. Ook kun je de evenementen sorteren per soort (EHBO-inzetten, lessen, of ritten), of een overzicht bekijken waarin alle soorten evenementen worden weergegeven. Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 8/20

4.6 Inschrijven Het menu inschrijven ziet er zo uit: 4.6.1 Inschrijven: Volledig overzicht Hier vind je een volledig overzicht van alle activiteiten waarvoor je je kunt inschrijven. Door middel van de zoekoptie is het mogelijk naar bepaalde activiteiten te zoeken, deze worden dan gefilterd weergegeven. 4.6.2 Inschrijven: EHBO inzetten Als je hierop klikt, kom je terecht in een overzicht van alle EHBO-inzetten waarvoor je je kunt inschrijven. Als een inzet in dit overzicht dikgedrukt in het groen wordt weergegeven, ben je daar al voor ingeschreven. Via Details/inschrijven kun je doorklikken naar een gedetailleerd overzicht van de inzet. Hier kun je onder andere bekijken welke andere vrijwilligers zich al voor een inzet hebben ingeschreven. En, natuurlijk, kun je je hier ook inschrijven door op Inschrijven te klikken. Je krijgt dan onmiddellijk een bevestiging van je inschrijving te zien. Je zult géén bevestigingsmail meer ontvangen, als je je hebt ingeschreven voor een EHBO-inzet. Natuurlijk kun je onder Mijn Inschrijvingen: Aanmeldingen terugzien voor welke inzetten je je hebt aangemeld. 4.6.3 Inschrijven: Lessen Hier vind je een overzicht van alle lessen waarvoor je je kunt inschrijven. Ook hier worden lessen waarvoor je al bent ingeschreven, dikgedrukt in het groen weergegeven. Ook hier kun je via Details/inschrijven doorklikken naar een gedetailleerd overzicht van de les, waar je onder andere kunt zien welke andere vrijwilligers zich al voor deze les hebben opgegeven. Wederom kun je je Inschrijven, en Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 9/20

zal je inschrijving meteen bevestigd worden. Ook hier zul je géén bevestigingsmail meer ontvangen, als je je hebt ingeschreven. Wel kun je onder Mijn Inschrijvingen: Aanmeldingen terugzien voor welke lessen je je hebt aangemeld. 4.6.4 Inschrijven: Vervoer en Ritten Onder Inschrijven: Vervoer en Ritten vind je dan alle vervoersritten waarvoor je je kunt inschrijven. Ritten waarvoor je je al hebt ingeschreven, worden in dit overzicht dikgedrukt in het groen weergegeven. Via Details/inschrijven vind je meer informatie over de rit, en kun je je Inschrijven. Als je je hebt ingeschreven, krijg je direct een bevestiging te zien. Je krijgt géén bevestigingsmail meer van je inschrijving. Wel kun je je inschrijving terugzien onder Mijn inschrijvingen: Aanmeldingen. 4.6.5 Inschrijven: Overige bijeenkomsten Hier vind je een overzicht van alle overige bijeenkomsten waarvoor je je kunt inschrijven, zoals kerst- en/of nieuwjaarsborrels, ledenvergaderingen, of de opening en afsluiting van het lesseizoen. De bijeenkomsten waarvoor je je al hebt ingeschreven, worden dikgedrukt in het groen weergegeven. Zoals jullie inmiddels wel gewend zijn vind je via Details/inschrijven meer informatie over de bijeenkomst, en kun je je Inschrijven. Wederom zul je een bevestiging van je inschrijving zien, maar géén bevestigingsmail meer ontvangen. Je inschrijving kun je uiteraard terugvinden onder Mijn inschrijvingen: Aanmeldingen. 4.6.6 Inschrijven: Kalender Op de kalender zie je alle evenementen per maand, zowel EHBO inzetten, lessen, ritten als overige bijeenkomsten. Klik vanuit hier op een evenement om de details te zien en eventueel in te schrijven. Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 10/20

4.7 Mijn afdeling Onder Mijn afdeling staan functies die specifiek van toepassing zijn op jouw afdeling. 4.7.1 Mijn afdeling: Vrijwilligerslijst De vrijwilligerslijst toont iedereen uit je afdeling die toestemming heeft gegeven om in de lijst weergegeven te worden. Je kunt deze lijst gebruiken om te bekijken wie er allemaal in de afdeling zitten, en eventueel contactgegevens op te zoeken. Je moet zelf toestemming geven om in de lijst voor te komen, dat kan de afdeling niet voor je doen. 4.7.2 Mijn afdeling: Documenten en bestanden Je afdeling kan bepaalde documenten uploaden zodat je deze kan downloaden via dit menu. Denk hierbij aan declaratieformulieren, nieuwsbrieven en lesmateriaal. 4.7.3 Mijn afdeling: Ritformulier indienen Hiermee kun je een digitaal ritformulier indienen, wanneer je afdeling hier gebruik van maakt. Je komt eerst in een lijst met openstaande ritformulieren. Klik op nieuw formulier indienen om een nieuw formulier te maken. Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 11/20

Stel bovenaan de datum in. Dit is standaard de huidige datum. Je kan het formulier koppelen aan een event (EHBO inzet of rit) wat op dit dag heeft plaats gevonden. Als je een nieuwe datum hebt ingevuld, klik dan op om de datum op te slaan en te zien welke ritten er open staan op die dag. Kies het juiste voertuig uit de lijst, vul een doel van de rit in en vul de kilometerstanden in (hele getallen). Wanneer je klaar bent, vink dan het vakje Ritformulier definitief aan, en klik op Bijwerken. Je kan ook aan het begin van je rit een formulier aanmaken om bijvoorbeeld alvast de kilometerstand in te vullen. Je kan dan het formulier bijwerken (opslaan) en later verder gaan in het formulier. Je kunt een formulier niet zelf verwijderen. 4.7.4 Mijn afdeling: Vragenlijsten In de toekomst zullen hier vragenlijsten komen die je bijvoorbeeld na afloop van een inzet kunt invullen. Zo kunnen wij onze dienstverlening/afdeling steeds meer verbeteren. 4.7.5 Mijn afdeling: Contact Hier kun je alle contactgegevens van je afdeling vinden. Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 12/20

4.8 Links Onder links vind je alle sites die voor jou als vrijwilliger handig kunnen zijn. Denk bijvoorbeeld aan Tools (De landelijke administratie van het Rode Kruis) Mis je een bepaalde link? Geef deze gerust aan de afdelingsbeheerder door, deze kan dan aan de lijst worden toegevoegd. 4.9 Instellingen 4.9.1 Instellingen: Gebruikersnaam Wijzigen Hier kun je je gebruikersnaam wijzigen, je gebruikersnaam moet uniek zijn. 4.9.2 Instellingen: Wachtwoord Wijzigen Hier kun je je wachtwoord wijzigen, het wachtwoord heeft een minimumlengte van 6 tekens. 4.9.3 Instellingen: Helpdesk Hier vindt je de contactgegevens van de administrator die op onze afdeling over NEO gaat. 4.9.4 Instellingen: Handleiding Website Hier vindt je een algemene uitleg over NEO. 4.9.5 Instellingen: Over deze site Hier vindt je Algemene informatie en Juridische voorwaarden over NEO. Dit stuk is geschreven door de oprichter van NEO. 4.10 Afmelden Met de knop afmelden zorg je ervoor dat niemand onder jouw naam kan verder werken. Log dus altijd uit als je klaar bent. Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 13/20

5 Handleiding Yammer 5.1 Wat is Yammer? Yammer is het Sociale Platform van het Rode Kruis. Eigenlijk is het een mix van LinkedIn en Facebook. Het Rode Kruis heeft Yammer in gebruik genomen om een platform te kunnen bieden wat zorgt voor: - Onderling contact tussen Beroepskrachten en Vrijwilligers - Onderling kennis te kunnen delen - Van elkaar te kunnen leren - Ondersteuning kunnen krijgen van beroepskrachten. 5.2 Hoe kom ik bij Yammer? Je kunt Yammer bereiken via NEO. (Links en dan Yammer) 5.3 Hoe meld ik me aan voor de groep Utrechtse Heuvelrug? Klik in de uitnodigingsmail op de accepteer link of klik op onderstaande URL: https://www.yammer.com/rodekruis.nl/#/threads/ingroup?type=in_group&fee did=6386813&view=all Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 14/20

5.4 Hoe gebruik je Yammer? Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 15/20

5.5 Tips voor nieuwe gebruikers: Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 16/20

6 Handleiding Tools (voor vrijwilligers) 6.1 Wat is Tools? Het Rode Kruis wil graag weten wie je bent en wil graag met je in contact zijn. Daarnaast willen we de mensen binnen de vrijwilliger organisatie ook met elkaar in contact brengen. Om die reden heeft het Rode Kruis de applicatie Tools ontwikkeld. Tools betekent in het Nederlands hulpmiddelen. Dat is ook precies hoe we de applicatie moeten bekijken; het is een hulpmiddel om mensen met elkaar in contact te brengen. 6.2 Hoe kom ik bij Tools? Je kunt Yammer bereiken via NEO. (Links en dan Tools) Je dient dan in te loggen met je @rodekruis.nl emailadres. (Deze heb je per mail toegestuurd gekregen) Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 17/20

6.3 Hoe log ik voor de eerste keer in? Voorbeeld van de mail die je hebt ontvangen nadat ik een account heb aangemaakt. Hierin staat je Rode Kruis e-mailadres dat altijd eindigt op @rodekruis.nl en het tijdelijk wachtwoord. Voor de eerste keer aanmelden op https://tools.rodekruis.nl Dit is het scherm dat je dan ziet. Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 18/20

Klik op inloggen, je ziet dan onderstaand scherm Waar staat E-mailadres of telefoonnummer tik je het Rode Kruis e-mailadres dat altijd eindigt op @rodekruis.nl en bij wachtwoord het tijdelijk wachtwoord die inmiddels is aangemaakt en je per e-mail hebt ontvangen op het privé e- mailadres dat bij je aanmelding is opgegeven. In het voorbeeld aan de linkerkant is het e-mailadres even onbekend gemaakt, maar het zal altijd al ingevuld zijn. Op de plaats van het huidige wachtwoord dient het tijdelijke wachtwoord nogmaals ingevuld te worden. Vervolgens kan het nieuwe wachtwoord naar eigen wens worden aangemaakt. Let daarbij wel op de eisen die Tools stelt aan wachtwoorden; Eisen wachtwoorden voor Tools Uw nieuwe wachtwoord moet uit minstens acht tekens bestaan en mag uw gebruikersid niet bevatten. Het wachtwoord moet minstens drie van de volgende tekens bevatten: hoofdletters, kleine letters, cijfers en symbolen. Heb je het eigen wachtwoord ingevuld dien je datzelfde wachtwoord te herhalen bij wachtwoord bevestigen Klik dan op Wachtwoord bijwerken en aanmelden. Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 19/20

6.4 Wat kan ik allemaal in Tools? Hieronder vindt je een overzicht van de mogelijkheden van Tools: Overzicht Mijn gegevens Snelkoppelingen naar een aantal websites Profiel Is je publiekelijke pagina, is voor anderen te zien Personalia Je persoonlijke gegevens (Zie je alleen zelf) Activiteiten Dit is voor onze afdeling niet in gebruik Functies Een overzicht van je functies binnen het Rode Kruis Vrijwilligerspas Aanvragen en inzien van je vrijwilligerspas Vaardigheden Welke vaardigheden bezit je? Opleidingen Welke opleidingen heb je allemaal afgerond? Abonnementen Van welke (Online) Nieuwsbrieven ben je lid? Waarderingen Een overzicht van waarderingen/erkenningen Ready2help Toegang tot je Ready2Help profiel Organisatie Overzicht van onze afdelingsgegevens Basisgegevens Overzicht van onze afdelingsgegevens Grafieken Grafieken over o.a. instroom en uitstroom Nieuwsbrieven Overzicht van de Nieuwsbrieven van onze afd. Activiteiten Dit is voor onze afdeling niet in gebruik Vrijwilligers Overzicht van de vrijwilligers van onze afdeling Activiteiten Dit is voor onze afdeling niet in gebruik Uitloggen Door middel van deze knop kun je uitloggen Intranet Rode Kruis Utrechtse Heuvelrug Michael Zetter 20/20