Handleiding exchange

Handleiding exchange Verzekeraar en Volmacht Versie 1.0 November 2011 Pagina 1 van 120

Inhoudsopgave 1 Inleiding...5 2 Proces...6 3 Algemeen...11 4 Inloggen...13 5 Nieuwe carrosserieschade melden...14 5.1 Nieuwe Carrosserieschade melden...15 5.1.1 Kenteken...18 5.1.2 Verzekeraar...19 5.1.3 Volmacht, Serienummer en Polisnummer...21 5.1.4 Schadedatum...22 5.1.5 Schadeoorzaak...23 5.1.6 Mogelijk waarborgfonds...24 5.1.7 Vastgelegde schade...25 5.2 Polisdata opvragen...26 5.3 Dossier aanvullen...32 5.4 Voertuig...33 5.5 Polis...34 5.6 Referentienummers...37 5.7 Verzekerde...38 5.8 Berijder/ bestuurder...39 5.9 Hersteller selecteren...40 5.10 Schademelding afronden...47 6 Nieuwe glasschade melden...48 7.1 Nieuwe Glasschade melden...49 6.1.1 Kenteken...52 6.1.2 Verzekeraar...53 6.1.3 Volmacht, Serienummer en Polisnummer...55 6.1.4 Schadedatum...56 6.1.5 Schadeoorzaak...57 6.1.6 Vastgelegde schade...57 6.2 Polisdata opvragen...59 6.3 Dossier aanvullen...65 6.4 Voertuig...66 6.5 Polis...67 Pagina 2 van 120

6.6 Referentienummers...70 6.7 Verzekerde...71 6.8 Berijder/ bestuurder...72 6.9 Hersteller selecteren...73 6.10 Schademelding afronden...79 7 Schademelding annuleren...80 8 Handmatige dekkingsaanvraag...82 8.1 Polis...83 8.2 Referentienummers...89 8.3 Verzekerde...90 8.4 Berijder/ bestuurder...92 9 Behandeladviezen, expertise en akkoord hersteller...93 10 Voorexpertise...95 11 Mijn dossiers...96 11.1 Algemeen...96 11.2 Legenda...97 11.3 Status...98 11.4 Sorteren...99 11.5 Zoeken... 100 12 Leesview van het dossier... 102 12.1 Dossier bekijken... 102 12.2 Dossier downloaden in PDF... 104 12.3 Berichten... 105 12.4 Terug naar overzicht... 106 13 Dossier bewerken... 107 14 Dossier annuleren... 109 15 Toewijzen aan afdeling... 110 16 Claimsmanager... 111 17 Polisdata uploaden... 112 18 Uitvoeren ruitexpertise... 114 18.1 Algemeen... 114 18.2 Uitvoeren voorexpertise... 115 18.3 Uitvoeren reguliere expertise... 117 18.4 Hertoewijzen expertise... 119 Pagina 3 van 120

Voorwoord exchange is in 2010 geïntroduceerd als platform van Stichting Schadegarant en Stichting Glasgarant. Het platform exchange is bedoeld voor het afhandelen van auto(ruit)schadedossiers. Stichting Schadegarant en Stichting Glasgarant hebben de volgende doelstellingen: Verlagen van de schadelast; Verbeteren van de procesefficiency; Optimaliseren van de klanttevredenheid. exchange is een belangrijk instrument voor het behalen van deze doelstellingen. Via exchange kunnen alle deelnemers aan het proces een schademelding maken. Verder is het koppelen met andere (back-office)systemen vereenvoudigd. Daarnaast is exchange gereed voor de meest moderne koppelingen via het internet. Voor alle aangesloten partijen bij Stichting Schadegarant en Stichting Glasgarant zorgt exchange voor een uniforme en snelle afhandeling van auto(ruit)schadedossiers. Alle auto(ruit)(herstel)bedrijven, verzekeraars, assurantieadviseurs en volmachten, die zijn aangesloten bij Stichting Schadegarant en Stichting Glasgarant, gaan werken via exchange. Pagina 4 van 120

1 Inleiding exchange werkt vrij eenvoudig. In deze handleiding leert u werken met de webinterface van exchange. U maakt stap voor stap kennis met de verschillende schermen en mogelijkheden van exchange. Na het doorlopen van deze handleiding kunt u zelfstandig een schadedossier afhandelen in exchange. In de handleiding wordt eerst het totale proces van het afhandelen van een schadedossier uitgelegd. Op deze manier krijgt u alvast een compleet beeld van het hele proces. Daarna gaat u daadwerkelijk aan de slag met exchange. U doorloopt alle stappen die nodig zijn voor het afhandelen van een schadedossier. Van het inloggen tot en met het toewijzen van het dossier aan de hersteller. Tussendoor wordt met afbeeldingen aangegeven waar u bent in het proces. Bij sommige stappen staan Acties. Deze Acties zijn te herkennen aan dit pijltje Voor het stap voor stap doorlopen van de handleiding dient u de Acties ook daadwerkelijk uit te voeren in exchange. Succes! Pagina 5 van 120

2 Proces Het totale proces van het afhandelen van een schadedossier is in onderstaande afbeelding weergegeven. In deze afbeelding kan voor Schadegarant ook Glasgarant gelezen worden. Daarnaast kent Glasgarant geen Fysieke expertise. De afzonderlijke stappen worden op de volgende pagina s toegelicht. De toelichting heeft betrekking op de gekleurde stappen. Pagina 6 van 120

In exchange kan een schademelding gemaakt worden door een hersteller, dealer, verzekeraar, volmacht of tussenpersoon. Na het melden van de schade wordt het schadedossier aangemaakt. Op basis van de ingevulde gegevens wordt gekeken of het evenement is gedekt. Pagina 7 van 120

Als er dekking is, gaat het dossier naar de hersteller. Als de hersteller zelf het dossier aanmaakt, is dit niet nodig. Als er geen automatische dekking bepaald kan worden, gaat het dossier naar de risicodrager (verzekeraar of volmacht) waar de polis loopt. De risicodrager controleert de dekking handmatig en geeft dan aan of er wel of geen dekking is. Dit heet een handmatige dekkingsaanvraag. Pagina 8 van 120

Als er dekking is, gaat het dossier naar de hersteller. De hersteller vult het dossier aan met de overige gegevens. Indien van toepassing, vraagt de hersteller voorexpertise aan. Als verzekerde een reparatieopdracht heeft ondertekend, er dekking is en er dus hersteld mag worden, voegt de hersteller de foto s en calculatie toe aan het dossier. De hersteller biedt het dossier aan aan exchange. Het dossier gaat door de filters van exchange. Op basis van de ingevulde gegevens en de calculatie geven de filters een behandeladvies. Pagina 9 van 120

Bij het behandeladvies Administratief kan de hersteller akkoord gaan met het dossier. Na akkoord gaat het dossier naar de verzekeraar of volmacht voor betaling. Bij de behandeladviezen Tele-expertise en Fysieke expertise wordt het dossier gerouteerd naar een expert. Dit kan een expert van een expertisebureau zijn of een expert in huis bij de verzekeraar. Pagina 10 van 120

3 Algemeen Bij het gebruiken van exchange zijn vier algemene punten belangrijk. 1. Verschillende velden in exchange zijn verplicht. Verplichte velden hebben een *. Als u een verplicht veld niet invult, wordt het veld rood. U kunt dan niet verder. U kunt pas weer verder als het verplichte veld op de juiste wijze is ingevuld. Verplichte velden hebben een *. Als u een verplicht veld niet invult, wordt het veld rood. U krijgt de melding: Dit is een verplicht veld. Pagina 11 van 120

2. Tijdens het aanvullen van het dossier zijn de volgende knoppen belangrijk: Met de knop Opslaan & sluiten gaat u terug naar de Leesview van het dossier. De gegevens zijn opgeslagen. Met de knop Opslaan & verder worden de gegevens opgeslagen en kunt u verder met het aanvullen van het dossier. Met de knop Sluiten gaat u terug naar de Leesview van het dossier. De gegevens zijn niet opgeslagen. 3. Uit veiligheidsoverwegingen is een time-out ingebouwd in exchange. Als u een bepaalde tijd niet actief bent in exchange, wordt u automatisch uitgelogd. Niet opgeslagen gegevens gaan dan verloren. 4. De back button van uw internetbrowser werkt niet in exchange. Gebruik daarom alleen de knoppen in exchange zelf. Pagina 12 van 120

4 Inloggen Voor het gebruiken van exchange moet u inloggen. Typ hier uw inlognaam. Typ hier uw wachtwoord. Het wachtwoord is hoofdletter gevoelig. Klik op aanmelden. U wordt nu aangemeld. Acties: Typ uw inlognaam in. Typ uw wachtwoord in. Klik op aanmelden. Indien uw inloggegevens niet bekend zijn, kunt u deze opvragen door een email te sturen naar info@schadegarant.nl met vermelding van uw bedrijfsgegevens, AFM-nummer en, indien van toepassing, uw CRWAM-code. Pagina 13 van 120

5 Nieuwe carrosserieschade melden In dit hoofdstuk doorloopt u stap voor stap het melden van een nieuwe carrosserieschade. Bij elke stap wordt aangegeven waar u zich in het totale proces bevindt. De verschillende schermen van exchange worden uitgelegd. U begint met de stap Nieuwe Carrosserieschade melden en eindigt met de stap Hersteller selecteren. Het melden van een nieuwe glasschade wordt uitgelegd in hoofdstuk 7. Pagina 14 van 120

5.1 Nieuwe Carrosserieschade melden Waar bevindt u zich in het totale proces? Pagina 15 van 120

In exchange kunt u een nieuwe carrosserieschade en/of een nieuwe glasschade melden. Dit verschilt per bedrijf. Voor het melden van een nieuwe carrosserieschade klikt u op de knop Nieuwe carrosserieschade melden. Klik op de knop Nieuwe carrosserieschade melden voor het melden van een nieuwe carrosserieschade. Actie: Klik op de knop Nieuwe carrosserieschade melden. Pagina 16 van 120

Het scherm Nieuwe Carrosserieschade melden: opent. Als u als verzekeraar het dossier aanmaakt, zijn de velden Verzekeraar en Volmacht afwezig. Een verzekeraar ziet het volgende scherm: Pagina 17 van 120

5.1.1 Kenteken Bij een Nederlands kenteken, kiest u ja. U ziet nu een gele kentekenplaat. Vul het kenteken in. Bij een buitenlands kenteken, kiest u nee. U ziet nu een witte kentekenplaat. Vul het kenteken in. Acties: Geef aan of het kenteken Nederlands is. Vul het kenteken in. Pagina 18 van 120

5.1.2 Verzekeraar Als verzekeraar heeft u niet de mogelijkheid om een verzekeraar te selecteren. Deze stap kunt u als verzekeraar dus overslaan. Bij het melden van een nieuwe carrosserieschade is het belangrijk te weten waar het (schade)voertuig is verzekerd. Kijk daarom goed op de groene kaart. In rubriek 8 of 10 van de groene kaart staat bij welke verzekeraar of volmacht de polis loopt. Selecteert u een verkeerde risicodrager, dan wordt het dossier naar de verkeerde partij gerouteerd. Er wordt dan geen dekking gegeven. U kunt op drie manieren een verzekeraar kiezen: 1. Kies een verzekeraar uit het menu. 2. Typ (een deel van) het serienummer (rubriek 4) van de verzekeraar in. 3. Typ (een deel van) de naam van de verzekeraar in. Manier 1: Kies een verzekeraar uit het menu. Pagina 19 van 120

Manier 2: Typ (een deel van) het serienummer van de verzekeraar in. Manier 3: Typ (een deel van) de naam van de verzekeraar in. Actie: Kies een verzekeraar. Pagina 20 van 120

5.1.3 Volmacht, Serienummer en Polisnummer Als u als volmacht een dossier aanmaakt, is het veld Volmacht automatisch ingevuld. Als u als verzekeraar een dossier aanmaakt, is het veld Volmacht afwezig. Het serienummer wordt automatisch ingevuld. Dit hoort bij de risicodrager. Invullen van het polisnummer is niet verplicht. Vult u het polisnummer wel in, neem het polisnummer dan exact over van de groene kaart. Dit is zeer belangrijk voor de dekkingscontrole. Het streepje (-) neemt u niet over. Wanneer u als volmacht een dossier aanmaakt voor een provinciale polis, dan dient het veld Volmacht in dit scherm leeg gemaakt te worden. Vult u het polisnummer wel in, neem het polisnummer dan exact over van de groene kaart. Het streepje (-) neemt u niet over. Dit staat op de groene kaart Onjuiste invoer in exchange Juiste invoer in exchange NL 110-62457334 -62457334 62457334 NL 110-62505925 -62505925 62505925 NL 110-27491668 -27491668 27491668 Acties: Vul eventueel het polisnummer in; dit is niet verplicht. Pagina 21 van 120

5.1.4 Schadedatum Klik in de kalender op de datum van het evenement. Met de pijltjes kunt u een maand vooruit of achteruit. Kies uit het menu het jaartal. Actie: Klik in de kalender op de datum van het evenement en kies uit het menu het juiste jaartal. Pagina 22 van 120

5.1.5 Schadeoorzaak Kies uit het menu een schadeoorzaak. Actie: Kies uit het menu een schadeoorzaak. Pagina 23 van 120

5.1.6 Mogelijk waarborgfonds Is de schade veroorzaakt door een onbekend, gestolen of onverzekerd motorvoertuig? Dan komt de schade in aanmerking voor het Waarborgfonds. Kies in dit geval bij Mogelijk waarborgfonds voor ja. Is dit niet het geval, kies dan voor nee. Voor meer informatie over het waarborgfonds, zie: www.wbf.nl en de werkwijze van Schadegarant en Glasgarant. Komt de schade in aanmerking voor het Waarborgfonds? Klik ja of nee. Actie: Geef aan of de schade in aanmerking komt voor het Waarborgfonds. Pagina 24 van 120

5.1.7 Vastgelegde schade Klik op de auto waar de schade zich bevindt. Met de knop Wissen verwijdert u de laatste rode stip. De rode stip geeft de plaats van de schade aan. Actie: Geef op de auto aan waar de schade zich bevindt. Pagina 25 van 120

5.2 Polisdata opvragen Waar bevindt u zich in het totale proces? Pagina 26 van 120

Heeft u alle velden ingevuld? Klik dan op de knop Polisdata opvragen. exchange kijkt of er polisdata bekend zijn voor de ingevulde gegevens. Dit heet de dekkingscontrole. Actie: Klik op de knop Polisdata opvragen. Pagina 27 van 120

Er zijn nu twee mogelijkheden: 1. Er is geen geldige polis gevonden. 2. Er is een geldige polis gevonden. Mogelijkheid 1: Er is geen geldige polis gevonden. Als er geen geldige polis gevonden is, is het belangrijk om de ingevulde gegevens te controleren. Eventuele fouten past u aan. Klik opnieuw op de knop Polisdata opvragen. U hebt drie pogingen om de polisdata op te vragen. Na deze drie pogingen wordt de knop Polisdata opvragen uitgeschakeld. Na drie pogingen wordt de knop Polisdata opvragen uitgeschakeld. Pagina 28 van 120

Als er geen geldige polis gevonden is, dient u de polisgegevens handmatig in te voeren. Klik hiervoor op de knop Handmatige invoer. Zoals eerder aangegeven zullen de polisdata in exchange automatisch verrijkt worden met de door u ingevulde gegevens. Is er geen geldige polis gevonden? Klik dan op de knop Handmatige invoer. Actie: Als er geen geldige polis is gevonden, klikt u op de knop Handmatige invoer. Pagina 29 van 120

Na het kiezen voor een handmatige invoer krijgt u de melding dat de polisgegevens niet zijn gevonden. Aangezien u als verzekeraar of volmacht het dossier aanmaakt, gaat exchange ervan uit dat er dekking is. Dit wordt ook in de melding weergegeven. Na het kiezen voor een handmatige invoer opent het volgende scherm: De polisgegevens zijn niet gevonden. Aangezien u als verzekeraar of volmacht het dossier aanmaakt, gaat exchange ervan uit dat er dekking is. Klik op de knop Ga verder met aanvullen om verder te gaan met het dossier. Actie: Klik op de knop Ga verder met aanvullen om verder te gaan met het dossier. Pagina 30 van 120

Mogelijkheid 2: Er is een geldige polis gevonden. Het dossier is aangemaakt. Aangezien u als verzekeraar of volmacht het dossier aanmaakt, gaat exchange ervan uit dat er dekking is. Klik op de knop Ga verder met aanvullen om verder te gaan met het dossier. Actie: Klik op de knop Ga verder met aanvullen om verder te gaan met het dossier. Pagina 31 van 120

5.3 Dossier aanvullen Waar bevindt u zich in het totale proces? Pagina 32 van 120

5.4 Voertuig Na het melden van een nieuwe carrosserieschade worden de voertuiggegevens automatisch aangevuld. Het kan voorkomen dat er nog gegevens ontbreken. Voor u als verzekeraar of volmacht is alleen het veld Merk verplicht. De hersteller dient de overige voertuiggegevens in te vullen voordat hij het volledige dossier kan aanbieden aan de risicodrager. Voor u als verzekeraar of volmacht is alleen het veld Merk verplicht. Is het verplichte veld Merk ingevuld? Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Acties: Vul het verplichte veld Merk in. Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Pagina 33 van 120

5.5 Polis Indien exchange de polisgegevens niet kan vinden, dient u deze zelf in te voeren. Vul hier het polisnummer in. Neem het polisnummer exact over van de groene kaart of uit uw systeem. Dit in verband met de eventuele automatische verwerking van betaalbestanden Kies uit het menu de soort dekking. De dekking staat automatisch op onbekend. Pagina 34 van 120

Kies uit de kalender de ingangsdatum van de polis. Kies uit de kalender de einddatum van de polis. Pagina 35 van 120

Geef aan of de polis inclusief of exclusief BTW is afgesloten. Acties: Vul het polisnummer in. Kies de soort dekking. Kies de ingangsdatum van de polis. Kies de einddatum van de polis; dit is niet verplicht. Geef aan of de polis inclusief of exclusief BTW is afgesloten. Pagina 36 van 120

5.6 Referentienummers Bij Referentienummers kan u een eigen referentie invullen. Deze dient u zelf te bedenken. Met het referentienummer kan gemakkelijk achterhaald worden wie er aan het dossier heeft gewerkt. Vul hier uw referentienummer in. Actie: Vul uw referentienummer in. Pagina 37 van 120

5.7 Verzekerde Naast de polisinformatie is informatie over de verzekerde belangrijk. Vul hier de NAW-gegevens van de verzekerde in. Actie: Vul de NAW-gegevens van de verzekerde in. Pagina 38 van 120

5.8 Berijder/ bestuurder Is de verzekerde ook de berijder/ bestuurder van het (schade)voertuig? Kies ja of nee Bij nee moeten ook de NAWgegevens van de berijder/ bestuurder worden ingevuld. Zijn alle velden ingevuld? Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Acties: Indien de verzekerde niet de berijder/ bestuurder is, vul de NAW-gegevens van de berijder/ bestuurder in. Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Pagina 39 van 120

5.9 Hersteller selecteren Het dossier is nu compleet ingevuld. U dient alleen nog een hersteller te selecteren. Kies uit het menu een type auto(schadeherstel)bedrijf. Deze staat automatisch op Alleen herstellers. Kies eventueel uit het menu een merk. Deze staat automatisch op Geen voorkeur. Met de optie Alleen herstellers zoekt u alleen binnen de groep aangesloten herstellers, zonder dealerloketten. Als u hierbij nog een merk selecteert, krijgt u de herstellers te zien die merkspecialist zijn voor het door u gekozen merk. Met de optie Alleen dealers zoekt u alleen binnen de dealerloketten. Als u hierbij nog een merk selecteert, krijgt u de dealerloketten te zien voor het door u gekozen merk. Pagina 40 van 120

Met de optie Geen voorkeur zoekt u een hersteller binnen alle aangesloten herstelbedrijven. Als u hierbij nog een merk selecteert, krijgt u de herstellers te zien voor het door u gekozen merk. Acties: Kies eventueel een type auto(schadeherstel)bedrijf. Kies eventueel een merk. U kunt een hersteller zoeken op regio of op plaats. Geef hier aan of u een hersteller wilt zoeken op regio of op plaats. Bij het zoeken op regio vult u hier de postcode in. Pagina 41 van 120

Bij het zoeken op regio kiest u uit het menu de straal waarin gezocht moet worden. Deze staat automatisch op 10 km. Bij het zoeken op regio kunt u hier zoeken op bedrijfsnaam. Pagina 42 van 120

Bij het zoeken op plaats vult u hier de plaatsnaam in. Bij het zoeken op plaats kunt u hier zoeken op bedrijfsnaam. Pagina 43 van 120

Klik op de knop Zoeken om een hersteller te zoeken. Acties: Kies eventueel een auto(schadeherstel)bedrijf. Kies eventueel een merk. Zoek eventueel op regio. Zoek eventueel op plaats. Klik op de knop Zoeken. Als u niets invult, worden alle herstellers getoond. Hoe meer criteria worden ingevoerd, hoe kleiner de selectie van de gevonden bedrijven wordt. Geadviseerd wordt dan ook om niet te veel criteria in te vullen, de mogelijkheid bestaat dan dat het gewenste bedrijf niet voorkomt in de zoekresultaten. Pagina 44 van 120

Na het invullen van de gegevens wordt een lijst getoond met herstellers die voldoen aan uw zoekcriteria. Voor de naam van de hersteller ziet u de letter en de kleur van de experate rating van die hersteller. De experate rating geeft aan in hoeverre de hersteller bijdraagt aan de door Stichting Schadegarant en Stichting Glasgarant gestelde doelstellingen. Deze doelstellingen kunt u terug lezen in het voorwoord van deze handleiding. In eerste instantie worden alleen de hoger gekwalificeerde bedrijven getoond. Als u ook de lager gekwalificeerde bedrijven wilt zien, klikt u op de knop Toon ook lager gekwalificeerde bedrijven. Hier vindt u de zoekresultaten die voldoen aan uw zoekcriteria. De letter en de kleur geven de experate rating van de betreffende hersteller weer. Wilt u ook lager gekwalificeerde bedrijven zien? Klik dan op de knop Toon ook lager gekwalificeerde bedrijven. Pagina 45 van 120

Selecteer een hersteller uit de lijst. Hier vindt u informatie over de geselecteerde hersteller. Op het kaartje ziet u de locatie van de hersteller. Vul hier het toe te passen eigen risico in. Dit is het te betalen eigen risico binnen Schadegarant of Glasgarant (normaal eigen risico - /- korting eigen risico Schadegarant of Glasgarant). Klik op de knop Opslaan & versturen. Het dossier is nu aan de door u geselecteerde hersteller toegewezen en verzonden. Acties: Selecteer een hersteller uit de lijst. Vul het toe te passen eigen risico in, indien dit nog niet tijdens de verrijking van het dossier gevuld is. Klik op de knop Opslaan & versturen. Het dossier is nu aan de door u geselecteerde hersteller toegewezen en verzonden. Uw verzekerde wordt geholpen door de geselecteerde Schadegarant hersteller of dealer. Pagina 46 van 120

5.10 Schademelding afronden Samengevat heeft u nu: Een nieuwe carrosserieschade gemeld; De polisgegevens aan het dossier toegevoegd; Een hersteller geselecteerd. De schademelding is nu compleet en het dossier ligt bij de door u geselecteerde hersteller. De hersteller kan beginnen met het herstellen van het motorvoertuig en zal het dossier verder aanvullen met de voor hem verplichte gegevens. De calculatie zal via exchange door de Schadegarant filters beoordeeld worden. Indien noodzakelijk, kan het dossier gerouteerd worden naar het door u geselecteerde expertisebureau. Indien het dossier afgerond is in exchange, zal exchange dit naar u rapporteren. De uitkering van de schadepenningen aan de hersteller dient binnen 30 dagen te geschieden. Als het dossier nog niet is afgerond kan de hersteller het dossier nog aanpassen. Wanneer de hersteller het dossier afsluit, zijn aanpassingen niet meer mogelijk. Als er, na het afsluiten van het dossier, nog schade wordt geconstateerd, zal de hersteller een nieuw dossier moeten aanmaken voor alleen de extra werkzaamheden. Pagina 47 van 120

6 Nieuwe glasschade melden In dit hoofdstuk doorloopt u stap voor stap het melden van een nieuwe glasschade. Bij elke stap wordt aangegeven waar u zich in het totale proces bevindt. De verschillende schermen van exchange worden uitgelegd. U begint met de stap Nieuwe Glasschade melden en eindigt met de stap Hersteller selecteren. Het melden van een nieuwe carrosserieschade wordt uitgelegd in hoofdstuk 6. Pagina 48 van 120

7.1 Nieuwe Glasschade melden Waar bevindt u zich in het totale proces? Pagina 49 van 120

In exchange kunt u een nieuwe glasschade en/of een nieuwe carrosserieschade melden. De mogelijkheden verschillen per bedrijf. Voor het melden van een nieuwe glasschade klikt u op de knop Nieuwe glasschade melden. Klik op de knop Nieuwe glasschade melden voor het melden van een nieuwe glasschade. Actie: Klik op de knop Nieuwe glasschade melden. Pagina 50 van 120

Het scherm Nieuwe Glasschade melden: opent. Als u als verzekeraar het dossier aanmaakt, zijn de velden Verzekeraar en Volmacht afwezig. Een verzekeraar ziet het volgende scherm: Pagina 51 van 120

6.1.1 Kenteken Bij een Nederlands kenteken, kiest u ja. U ziet nu een gele kentekenplaat. Vul het kenteken in. Bij een buitenlands kenteken, kiest u nee. U ziet nu een witte kentekenplaat. Vul het kenteken in. Acties: Geef aan of het kenteken Nederlands is. Vul het kenteken in. Pagina 52 van 120

6.1.2 Verzekeraar Bij het melden van een nieuwe glasschade is het belangrijk te weten waar het (schade)voertuig is verzekerd. Kijk daarom goed op de groene kaart. In rubriek 8 of 10 van de groene kaart staat bij welke verzekeraar of volmacht de polis loopt. Selecteert u een verkeerde risicodrager, dan wordt het dossier naar de verkeerde partij gerouteerd. Er wordt dan geen dekking gegeven. U kunt op drie manieren een verzekeraar kiezen: 1. Kies een verzekeraar uit het menu. 2. Typ (een deel van) het serienummer (rubriek 4) van de verzekeraar in. 3. Typ (een deel van) de naam van de verzekeraar in. Manier 1: Kies een verzekeraar uit het menu. Manier 2: Typ (een deel van) het serienummer van de verzekeraar in. Pagina 53 van 120

Manier 3: Typ (een deel van) de naam van de verzekeraar in. Actie: Kies een verzekeraar. Pagina 54 van 120

6.1.3 Volmacht, Serienummer en Polisnummer Als u als volmacht een dossier aanmaakt, is het veld Volmacht automatisch ingevuld. Als u als verzekeraar een dossier aanmaakt, is het veld Volmacht afwezig. Het serienummer wordt automatisch ingevuld. Dit hoort bij de risicodrager. Invullen van het polisnummer is niet verplicht. Vult u het polisnummer wel in, neem het polisnummer dan exact over van de groene kaart. Dit is zeer belangrijk voor de dekkingscontrole. Het streepje (-) neemt u niet over. Wanneer u als volmacht een dossier aanmaakt voor een provinciale polis, dan dient het veld Volmacht in dit scherm leeg gemaakt te worden. Vult u het polisnummer wel in, neem het polisnummer dan exact over van de groene kaart. Het streepje (-) neemt u niet over. Dit staat op de groene kaart Onjuiste invoer in exchange Juiste invoer in exchange NL 110-62457334 -62457334 62457334 NL 110-62505925 -62505925 62505925 NL 110-27491668 -27491668 27491668 Acties: Vul eventueel het polisnummer in; dit is niet verplicht. Pagina 55 van 120

6.1.4 Schadedatum Klik in de kalender op de datum van het evenement. Met de pijltjes kunt u een maand vooruit of achteruit. Kies uit het menu het jaartal. Actie: Klik in de kalender op de datum van het evenement en kies uit het menu het juiste jaartal. Pagina 56 van 120

6.1.5 Schadeoorzaak Kies uit het menu een schadeoorzaak. Actie: Kies uit het menu een schadeoorzaak. 6.1.6 Vastgelegde schade Klik op de auto waar de schade zich bevindt. Met de knop Wissen verwijdert u de laatste rode stip. De rode stip geeft de plaats van de schade aan. Actie: Geef op de auto aan waar de schade zich bevindt. Pagina 57 van 120

Pagina 58 van 120

6.2 Polisdata opvragen Waar bevindt u zich in het totale proces? Pagina 59 van 120

Heeft u alle velden ingevuld? Klik dan op de knop Polisdata opvragen. exchange kijkt of er polisdata bekend zijn voor de ingevulde gegevens. Dit heet de dekkingscontrole. Actie: Klik op de knop Polisdata opvragen. Pagina 60 van 120

Er zijn nu twee mogelijkheden: 1. Er is geen geldige polis gevonden. 2. Er is een geldige polis gevonden. Mogelijkheid 1: Er is geen geldige polis gevonden. Als er geen geldige polis gevonden is, is het belangrijk om de ingevulde gegevens te controleren. Eventuele fouten past u aan. Klik opnieuw op de knop Polisdata opvragen. U hebt drie pogingen om de polisdata op te vragen. Na deze drie pogingen wordt de knop Polisdata opvragen uitgeschakeld. Na drie pogingen wordt de knop Polisdata opvragen uitgeschakeld. Pagina 61 van 120

Als er geen geldige polis gevonden is, dient u de polisgegevens handmatig in te voeren. Klik hiervoor op de knop Handmatige invoer. Zoals eerder aangegeven zullen de polisdata in exchange automatisch verrijkt worden met de door u ingevulde gegevens. Is er geen geldige polis gevonden? Klik dan op de knop Handmatige invoer. Actie: Als er geen geldige polis is gevonden, klikt u op de knop Handmatige invoer. Pagina 62 van 120

Na het kiezen voor een handmatige invoer krijgt u de melding dat de polisgegevens niet zijn gevonden. Aangezien u als verzekeraar of volmacht het dossier aanmaakt, gaat exchange ervan uit dat er dekking is. Dit wordt ook in de melding weergegeven. Na het kiezen voor een handmatige invoer opent het volgende scherm: De polisgegevens zijn niet gevonden. Aangezien u als verzekeraar of volmacht het dossier aanmaakt, gaat exchange ervan uit dat er dekking is. Klik op de knop Ga verder met aanvullen om verder te gaan met het dossier. Actie: Klik op de knop Ga verder met aanvullen om verder te gaan met het dossier. Pagina 63 van 120

Mogelijkheid 2: Er is een geldige polis gevonden. Het dossier is aangemaakt. Aangezien u als verzekeraar of volmacht het dossier aanmaakt, gaat exchange ervan uit dat er dekking is. Klik op de knop Ga verder met aanvullen om verder te gaan met het dossier. Actie: Klik op de knop Ga verder met aanvullen om verder te gaan met het dossier. Pagina 64 van 120

6.3 Dossier aanvullen Waar bevindt u zich in het totale proces? Pagina 65 van 120

6.4 Voertuig Na het melden van een nieuwe glasschade worden de voertuiggegevens automatisch aangevuld. Het kan voorkomen dat er nog gegevens ontbreken. Voor u als verzekeraar of volmacht is alleen het veld Merk verplicht. De hersteller dient de overige voertuiggegevens in te vullen voordat hij het volledige dossier kan aanbieden aan de risicodrager. Voor u als verzekeraar of volmacht is alleen het veld Merk verplicht. Is het verplichte veld Merk ingevuld? Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Acties: Vul het verplichte veld Merk in. Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Pagina 66 van 120

6.5 Polis Indien exchange de polisgegevens niet kan vinden, dient u deze zelf in te voeren. Vul hier het polisnummer in. Neem het polisnummer exact over van de groene kaart. Dit is zeer belangrijk voor de dekkingscontrole. Het streepje (-) neemt u niet over. Kies uit het menu de soort dekking. De dekking staat automatisch op onbekend. Pagina 67 van 120

Kies uit de kalender de ingangsdatum van de polis. Kies uit de kalender de einddatum van de polis. Pagina 68 van 120

Geef aan of de polis inclusief of exclusief BTW is afgesloten. Acties: Vul het polisnummer in. Kies de soort dekking. Kies de ingangsdatum van de polis. Kies de einddatum van de polis; dit is niet verplicht. Geef aan of de polis inclusief of exclusief BTW is afgesloten. Pagina 69 van 120

6.6 Referentienummers Bij Referentienummers kan u een eigen referentie invullen. Deze dient u zelf te bedenken. Met het referentienummer kan gemakkelijk achterhaald worden wie er aan het dossier heeft gewerkt. Vul hier uw referentienummer in. Actie: Vul uw referentienummer in. Pagina 70 van 120

6.7 Verzekerde Naast de polisinformatie is informatie over de verzekerde belangrijk. Vul hier de NAW-gegevens van de verzekerde in. Actie: Vul de NAW-gegevens van de verzekerde in. Pagina 71 van 120

6.8 Berijder/ bestuurder Is de verzekerde ook de berijder/ bestuurder van het (schade)voertuig? Kies ja of nee Bij nee moeten ook de NAWgegevens van de berijder/ bestuurder worden ingevuld. Zijn alle velden ingevuld? Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Acties: Indien de verzekerde niet de berijder/ bestuurder is, vul de NAW-gegevens van de berijder/ bestuurder in. Klik op de knop Opslaan & verder om verder te gaan met het dossier. Pagina 72 van 120

6.9 Hersteller selecteren Het dossier is nu compleet ingevuld. U dient alleen nog een hersteller te selecteren. U kunt een hersteller zoeken op regio of op plaats. Geef hier aan of u een hersteller wilt zoeken op regio of op plaats. Bij het zoeken op regio vult u hier de postcode in. Pagina 73 van 120

Bij het zoeken op regio kiest u uit het menu de straal waarin gezocht moet worden. Deze staat automatisch op 10 km. Bij het zoeken op regio kunt u hier zoeken op bedrijfsnaam. Pagina 74 van 120

Bij het zoeken op plaats vult u hier de plaatsnaam in. Bij het zoeken op plaats kunt u hier zoeken op bedrijfsnaam. Pagina 75 van 120

Klik op de knop Zoeken om een hersteller te zoeken. Acties: Zoek eventueel op regio. Zoek eventueel op plaats. Klik op de knop Zoeken. Als u niets invult, worden alle herstellers getoond. Pagina 76 van 120

Na het invullen van de gegevens wordt een lijst getoond met herstellers die voldoen aan uw zoekcriteria. Voor de naam van de hersteller ziet u de letter en de kleur van de experate rating van die hersteller. De experate rating geeft aan in hoeverre de hersteller bijdraagt aan de door Stichting Schadegarant en Stichting Glasgarant gestelde doelstellingen. Deze doelstellingen kunt u terug lezen in het voorwoord van deze handleiding. In eerste instantie worden alleen de hoger gekwalificeerde bedrijven getoond. Als u ook de lager gekwalificeerde bedrijven wilt zien, klikt u op de knop Toon ook lager gekwalificeerde bedrijven. Hier vindt u de zoekresultaten die voldoen aan uw zoekcriteria. De letter en de kleur geven de experate rating van de betreffende hersteller weer. Wilt u ook lager gekwalificeerde bedrijven zien? Klik dan op de knop Toon ook lager gekwalificeerde bedrijven. Pagina 77 van 120

Selecteer een hersteller uit de lijst. Hier vindt u informatie over de geselecteerde hersteller. Op het kaartje ziet u de locatie van de hersteller. Vul hier het toe te passen eigen risico voor een reparatie en vervanging in. Dit is het te betalen eigen risico binnen Schadegarant of Glasgarant (normaal eigen risico -/- korting eigen risico Schadegarant of Glasgarant). Klik op de knop Opslaan & versturen. Het dossier is nu aan de door u geselecteerde hersteller toegewezen en verzonden. Acties: Selecteer een hersteller uit de lijst. Vul het toe te passen eigen risico voor reparatie en vervangen in. Klik op de knop Opslaan & versturen. Het dossier is nu aan de door u geselecteerde hersteller toegewezen en verzonden. Uw verzekerde wordt geholpen door de geselecteerde Glasgarant hersteller. Pagina 78 van 120

6.10 Schademelding afronden Samengevat heeft u nu: Een nieuwe glasschade gemeld; De polisgegevens aan het dossier toegevoegd; Een hersteller geselecteerd. De schademelding is nu compleet en het dossier ligt bij de door u geselecteerde hersteller. De hersteller kan beginnen met het herstellen van het motorvoertuig en zal het dossier verder aanvullen met de voor hem verplichte gegevens. De calculatie zal via exchange door de Schadegarant filters beoordeeld worden. Indien noodzakelijk, kan het dossier gerouteerd worden naar het door u geselecteerde expertisebureau. Indien het dossier afgerond is in exchange, zal exchange dit naar u rapporteren. De uitkering van de schadepenningen aan de hersteller dient binnen 30 dagen te geschieden. Als het dossier nog niet is afgerond kan de hersteller het dossier nog aanpassen. Wanneer de hersteller het dossier afsluit, zijn aanpassingen niet meer mogelijk. Als er, na het afsluiten van het dossier, nog schade wordt geconstateerd, zal de hersteller een nieuw dossier moeten aanmaken voor alleen de extra werkzaamheden. Pagina 79 van 120

7 Schademelding annuleren Het kan wenselijk zijn een schademelding te annuleren. Om een schademelding te kunnen annuleren dient deze aan de volgende voorwaarden te voldoen: De schademelding is aangemaakt door de verzekeraar, volmacht of tussenpersoon zelf. De schademelding is nog niet toegewezen aan een hersteller. In alle andere gevallen kan de schademelding alleen geannuleerd worden door de hersteller. Ga voor het annuleren van een schademelding als volgt te werk. Klik in het dossieroverzicht op het dossiernummer of het kenteken bij het betreffende dossier. Het dossier opent nu in de leesview. Zie onderstaande afbeelding. Klik om het dossier te annuleren op de knop Acties aan de bovenzijde van het dossier. Klik in het menu dat nu opent op Annuleren. Het volgende scherm verschijnt. Pagina 80 van 120

De schademelding is nu geannuleerd. Een eenmaal geannuleerde schademelding kan niet meer actief gemaakt worden. Indien een schademelding per abuis geannuleerd is, zal een nieuwe schademelding moeten worden aangemaakt. Door nu op Afsluiten te klikken verschijnt de leesview van het dossier weer op het scherm. Acties: Klik op de het dossiernummer of kenteken in het dossieroverzicht. Klik op de knop Acties. Klik op Annuleren. Klik op de knop Afsluiten. Pagina 81 van 120

8 Handmatige dekkingsaanvraag Naast het maken van schademeldingen zult u ook handmatige dekkingsaanvragen krijgen. Dit zijn schademeldingen die elders zijn gemaakt (bij een hersteller, dealer of tussenpersoon) en waarbij het onduidelijk is of het evenement is gedekt. Het verzoek is om deze handmatige dekkingsaanvragen binnen 24 uur af te handelen. U kunt van elke handmatige dekkingsaanvraag een e-mail ontvangen. Dit is afhankelijk van uw instellingen. Daarnaast vindt u de handmatige dekkingsaanvragen terug in uw dossieroverzicht. In de kolom Dekking staat met icoontjes aangegeven of: de dekking akkoord is; er geen dekking is; de dekking onbekend is. U hoeft alleen handmatige dekking af te geven voor dossiers met een vraagteken [?] als icoontje. Voor deze dossiers is de dekking namelijk onbekend. Pagina 82 van 120

Klik op het vraagteken [?] voor het afgeven van een handmatige dekking. 8.1 Polis Vul hier het polisnummer in. Neem het polisnummer exact over van de groene kaart. Dit is zeer belangrijk voor de eventuele automatische verwerking Het streepje (-) neemt u niet over. Pagina 83 van 120

Geef hier aan of het evenement wordt gedekt door de polisvoorwaarden. Is de schade niet gedekt, dan is het verplicht hier de reden van afwijzen in te vullen om zo uit te leggen waarom er geen dekking is. Pagina 84 van 120

Vul hier het toe te passen eigen risico in voor een carrosserieschade. Dit is het te betalen eigen risico binnen Schadegarant (normaal eigen risico -/- korting eigen risico Schadegarant). Vul hier het toe te passen eigen risico in voor een ruitreparatie. Dit is het te betalen eigen risico binnen Glasgarant (normaal eigen risico -/- korting eigen risico Glasgarant). Vul hier het toe te passen eigen risico in voor een ruitvervanging. Dit is het te betalen eigen risico binnen Glasgarant (normaal eigen risico -/- korting eigen risico Glasgarant). Pagina 85 van 120

Kies uit het menu de soort dekking. De dekking staat automatisch op onbekend. Kies uit de kalender de ingangsdatum van de polis. Pagina 86 van 120

Kies uit de kalender de einddatum van de polis. Geef aan of de polis inclusief of exclusief BTW is afgesloten. Pagina 87 van 120

Acties: Vul het polisnummer in. Geef aan of de schade gedekt is. Is de schade niet gedekt, vul dan de reden van afwijzen in. Vul het toe te passen eigen risico in. Kies de soort dekking. Kies de ingangsdatum van de polis. Kies de einddatum van de polis; dit is niet verplicht. Geef aan of de polis inclusief of exclusief BTW is afgesloten. Pagina 88 van 120

8.2 Referentienummers Bij Referentienummers kan de volmacht of verzekeraar een eigen referentie invullen. Deze dient de volmacht of verzekeraar zelf te bedenken. Met het referentienummer kan gemakkelijk achterhaald worden wie er aan het dossier heeft gewerkt. Vul hier uw referentienummer in. Actie: Vul uw referentienummer in. Pagina 89 van 120

8.3 Verzekerde Naast de polisinformatie is informatie over de verzekerde belangrijk. Het is mogelijk dat informatie over de verzekerde al is ingevuld door de hersteller, dealer of tussenpersoon die de handmatige dekkingsaanvraag heeft gedaan. Als dit het geval is, dient de volmacht of verzekeraar de ingevulde gegevens te controleren en eventueel aan te passen. Zijn de NAW-gegevens van de verzekerde niet ingevuld door de hersteller of dealer? Vul dan de NAW-gegevens van de verzekerde in. Pagina 90 van 120

Zijn de NAW-gegevens van de verzekerde al ingevuld door de hersteller of dealer? Controleer dan de ingevulde NAWgegevens van de verzekerde en pas deze indien nodig aan. De velden Voorletters, Tussenvoegsel en Achternaam kunnen niet aangepast worden. Acties: Zijn de NAW-gegevens van de verzekerde niet ingevuld, vul deze dan in. Zijn de NAW-gegevens van de verzekerde wel ingevuld, controleer deze dan en pas ze eventueel aan. Pagina 91 van 120

8.4 Berijder/ bestuurder Is de verzekerde ook de berijder/ bestuurder van het (schade)voertuig? Kies ja of nee. Bij nee moeten ook de NAW-gegevens van de berijder/ bestuurder worden ingevuld. Het is mogelijk dat deze gegevens al door de hersteller, dealer of tussenpersoon zijn ingevuld. Bij Berijder/ Bestuurder is het wel mogelijk de ingevulde velden Voorletters, Tussenvoegsel en Achternaam aan te passen. Zijn alle velden ingevuld? Klik op de knop Opslaan & sluiten om de handmatige dekkingsaanvraag af te ronden. Acties: Indien de verzekerde niet de berijder/ bestuurder is; vul de NAW-gegevens van de berijder/ bestuurder in. Als deze gegevens al zijn ingevuld, controleer ze dan en pas ze eventueel aan. Klik op de knop Opslaan & sluiten om de handmatige dekkingsaanvraag af te ronden. Na het afronden van de handmatige dekkingsaanvraag zijn er twee mogelijkheden: 1. Als de dekking akkoord is, verandert het icoontje in de kolom Dekking van het dossieroverzicht in een [ ]. 2. As de dekking niet akkoord is, verandert het icoontje in de kolom Dekking van het dossieroverzicht in een [ ]. Pagina 92 van 120

9 Behandeladviezen, expertise en akkoord hersteller Alle dossiers die aan exchange aangeboden worden, gaan door het filter expect (statistisch filter) en het filter expectech (technisch filter). Op basis van de filters krijgt het dossier een behandeladvies. De volgende behandeladviezen zijn mogelijk: Administratief: de filters hebben geen afwijkingen gevonden in het dossier en de calculatie. Het dossier krijgt de status Gereed. Tele-expertise: de filters hebben afwijkingen gevonden in het dossier en de calculatie. Een expert kan vanachter zijn computer kijken naar deze afwijkingen. Het dossier krijgt de status Expertise. Fysieke expertise: de filters hebben afwijkingen gevonden in het dossier en de calculatie. Een expert kan fysiek naar het (schade)voertuig komen kijken. Het dossier krijgt de status Expertise. Opmerking: het behandeladvies Fysieke expertise komt niet voor bij een glasschade. Pagina 93 van 120

Op basis van het behandeladvies kan het dossier gerouteerd worden naar een expert. De dossierbehandeling van de expert kan afwijken van het gegeven behandeladvies. Als een expert het dossier akkoord vindt, dient de hersteller ook nog akkoord te gaan voordat het dossier voor betaling kan worden aangeboden. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat iedereen in het proces akkoord is met de inhoud van het dossier. De behandeladviezen zijn terug te vinden in de Leesview van het dossier, onder het kopje Resultaat SEF. Meer uitleg over de Leesview van het dossier vindt u in hoofdstuk 12 van deze handleiding. Pagina 94 van 120

10 Voorexpertise In een aantal gevallen dient een hersteller voorexpertise aan te vragen. In de werkwijze Schadegarant en Glasgarant staat meer informatie over wanneer voorexpertise aangevraagd dient te worden. Het aanvragen van voorexpertise kan alleen als de dekking akkoord is. Pagina 95 van 120

11 Mijn dossiers 11.1 Algemeen In het overzicht Mijn Dossiers staan al uw actieve dossiers. Hier vindt u van elk dossier de volgende informatie: Dossiernummer: Kenteken: Eigen referentie: Schadedatum: Voertuig: Polis: Hersteller: Status: Dekking: uniek nummer van het dossier kenteken van het (schade)voertuig uw eigen nummer datum van het evenement volledigheid van de voertuiggegevens. Zie ook de paragraaf Legenda. volledigheid van de polisgegevens. Zie ook de paragraaf Legenda. hersteller aan wie het dossier is toegewezen of de hersteller die de handmatige dekkingsaanvraag heeft gedaan. status van het dossier. Zie ook de paragraaf Status. of er dekking is voor het evenement. Zie ook de paragraaf Legenda. Dossiers op een blauwe regel zijn carrosserieschades. Dossiers op een witte regel zijn glasschades. De glasschades zijn alleen zichtbaar voor Glasgarantbedrijven. Op één pagina staan maximaal vijftig dossiers. Dossiers op een witte regel zijn glasschades. Dossiers op een blauwe regel zijn carrosserieschades. Pagina 96 van 120

11.2 Legenda In de kolommen Voertuig en Polis staan vierkantjes. De betekenis van deze vierkantjes staat in de legenda. Alle verplichte informatie is ingevuld. Een deel van de informatie is nog niet ingevuld. Er is nog geen informatie ingevuld. In de kolom Dekking staan ook vierkantjes. De betekenis van deze vierkantjes staat ook in de legenda. Het evenement is gedekt. Het evenement is niet gedekt. Het is onbekend of het evenement is gedekt. Pagina 97 van 120

11.3 Status Elk dossier heeft een status. De volgende statussen zijn mogelijk: Open: het dossier is nog niet compleet en/of het is onbekend of er dekking is. Gesloten: het dossier is compleet en verstuurd naar de verzekeraar. Let op: aanpassingen zijn niet meer mogelijk. Voorexpertise: de hersteller heeft voorexpertise aangevraagd en wacht op de uitslag van de expert. Expertise: het Schadegarant filter heeft als behandeladvies (tele/fysieke) expertise gegeven. Niet routeerbaar: er is iets fout gegaan in exchange. Schadegarant is hiervan op de hoogte en onderneemt actie. Geannuleerd: de hersteller heeft het dossier geannuleerd. Gereed: het dossier is goedgekeurd, maar kan nog aangepast worden. Niet aan te bieden: er is iets fout gegaan in exchange. Schadegarant is hiervan op de hoogte en onderneemt actie. Afgekeurd: op basis van de voorexpertise mag het (schade)voertuig niet hersteld worden. Elk dossier heeft een status. Pagina 98 van 120

11.4 Sorteren In het overzicht Mijn Dossiers kunt u de dossiers sorteren. U kunt sorteren op Dossiernummer, Kenteken, Eigen referentie, Schadedatum en Status. Klik op de pijltjes om de dossiers oplopend/ aflopend te sorteren. Klik op de pijltjes om de dossiers oplopend/ aflopend te sorteren. Pagina 99 van 120

11.5 Zoeken In het overzicht Mijn Dossiers kunt u ook dossiers zoeken. Klik op het vergrootglas voor het zoeken naar een dossier. Klik op het vergrootglas voor het zoeken naar een dossier. Actie: Klik op het vergrootglas. Het scherm Filteren opent. In dit scherm kunt u verschillende zoekcriteria opgeven. Let op dat het zoekcriterium Status automatisch op Actief staat. Dit betekent dat alleen in de actieve dossiers wordt gezocht. Het zoekcriterium Status staat automatisch op Actief. Dit betekent dat alleen in de actieve dossiers wordt gezocht. Pagina 100 van 120

Bij het zoekcriterium Type schade geeft u aan of u een carrosserieschade of een glasschade zoekt. Na het opgeven van de verschillende zoekcriteria klikt u op de knop Toepassen. Uw zoekopdracht wordt uitgevoerd. Het resultaat komt te staan in het overzicht Mijn Dossiers. Standaard wordt gezocht in de dossiers met een aanmaakdatum van vandaag tot 6 maanden terug. Indien een ouder dossier gezocht wordt dient u de data linksboven in het scherm Filteren aan te passen. Pagina 101 van 120

12 Leesview van het dossier 12.1 Dossier bekijken Via Mijn Dossiers kunt u de Leesview van een dossier openen. De Leesview geeft een overzicht van het dossier tot nu toe. Om de Leesview te openen klikt u in Mijn Dossiers op een dossiernummer óf op een kenteken. Klik op een Dossiernummer óf op een kenteken om de Leesview van het dossier te openen. Actie: Open de Leesview van het dossier. Pagina 102 van 120

De Leesview opent: De Leesview bestaat standaard uit de volgende onderdelen: Algemeen Voertuig Polis Referentienummers Verzekerde Berijder/ bestuurder Hersteller Schade Foto s Daarnaast zijn de volgende onderdelen mogelijk: Calculatie Voorexpertise Resultaat SEF Expertise Herstelgegevens Betalingsgegevens Het is niet mogelijk om tijdens het bekijken van het dossier iets te wijzigen. Pagina 103 van 120

12.2 Dossier downloaden in PDF U kunt een dossier ook openen als *pdf bestand. Klik hiervoor op de knop Download PDF in de Leesview. Klik op de knop Download PDF om het dossier te openen als *pdf bestand. Actie: Klik op de knop Download PDF. Een nieuw scherm opent zich. Klik op OK om het dossier als *pdf bestand te openen. Klik op OK om het dossier als *pdf bestand te openen. Actie: Klik op OK. Pagina 104 van 120

12.3 Berichten In de Leesview ziet u ook de knop Berichten. Als u hierop klikt, opent het scherm Berichten zich. Klikt u op de knop Berichten, dan opent het scherm Berichten zich. In het scherm Berichten ziet u alle acties die in het dossier zijn gedaan. Bij elke actie ziet u ook de datum en de tijd. Klik op de knop Sluiten om terug te gaan naar de Leesview. In het scherm Berichten ziet u alle acties die in het dossier zijn gedaan. Bij elke actie ziet u ook de datum en de tijd. Klik op de knop Sluiten om terug te gaan naar de Leesview. Acties: Klik op de knop Berichten. Klik op de knop Sluiten. Pagina 105 van 120

12.4 Terug naar overzicht Met de knop Terug naar overzicht in de Leesview van het dossier gaat u terug naar het dossieroverzicht Mijn Dossiers. Klik op de knop Terug naar overzicht in de Leesview van het dossier om terug te gaan naar het dossieroverzicht Mijn Dossiers. Actie: Klik op de knop Terug naar overzicht. Pagina 106 van 120

13 Dossier bewerken U kunt op drie manieren een dossier bewerken: Manier 1: Bewerken via de Leesview Acties. Manier 2: Bewerken via de Leesview Bewerken. Manier 3: Bewerken via Mijn Dossiers. Als voorbeeld nemen wij het bewerken van de voertuiggegevens. In de Leesview kunt u een dossier bewerken via de knop Acties. Als u klikt op de knop Acties opent een menu met verschillende acties die u kunt doen. Kies de actie Bewerken voertuiggegevens voor het bewerken van de voertuiggegevens. Manier 1: Klikt u in de Leesview op de knop Acties, dan opent een menu met verschillende acties die u kunt doen. Pagina 107 van 120

In de Leesview kunt u een dossier ook bewerken via de knoppen Bewerken. Klik in het kader Voertuig op een knop Bewerken voor het bewerken van de voertuiggegevens. Manier 2: Klik in de Leesview op een knop Bewerken voor het bewerken van een deel van het dossier. In Mijn Dossiers kunt u een dossier bewerken door op een vierkantje te klikken. Klik op het vierkantje in de kolom Voertuig voor het bewerken van de voertuiggegevens. Manier 3: Klik in Mijn Dossiers op een vierkantje om een deel van het dossier te bewerken. Pagina 108 van 120

14 Dossier annuleren Als een hersteller ervoor kiest een opdracht niet te aanvaarden, kan hij het dossier annuleren. Redenen hiervoor kunnen zijn: De verzekerde wil het (schade)voertuig niet laten herstellen; Er is een dubbel dossier aangemaakt; Het (schade)voertuig is total loss; De verzekerde wil naar een ander Schadegarantbedrijf; Voorexpertise met als uitkomst niet herstellen; het dossier krijgt de status Afgekeurd ; De dekking is na handmatige dekkingscontrole afgekeurd. Het dossier blijft dan bij de hersteller in het dossieroverzicht staan en krijgt de status Geannuleerd. De geannuleerde dossiers kunt u als volmacht of verzekeraar vinden door bij het zoeken de status Alle of Geannuleerd te kiezen. Pagina 109 van 120

15 Toewijzen aan afdeling Een dossier kan worden toegewezen aan een andere afdeling. Deze functie is alleen van toepassing voor volmachten en verzekeraars die ook afdelingen binnen exchange hebben gedefinieerd. Dit kan verschillen per partij. Heeft u hier vragen over, neem dan contact op met de helpdesk. Pagina 110 van 120

16 Claimsmanager De claimsmanager is een externe partij die de afwikkeling van dossiers doet namens een volmacht of verzekeraar. De claimsmanager heeft dezelfde mogelijkheden als een volmacht of verzekeraar. Pagina 111 van 120

17 Polisdata uploaden In de webinterface van exchange kunt u als volmacht of verzekeraar zelf uw polisgegevens uploaden. Deze polisgegevens worden vervolgens gebruikt bij dekkingscontrole tijdens het aanmaken van een nieuwe schademelding. Alvorens voor de eerste keer polisdata te gaan uploaden wordt dringend geadviseerd deze polisdata ter controle aan Schadegarant / Glasgarant aan te bieden. Stuur hiervoor een email met de polisdata aan info@schadegarant.nl. Vermeld in de email uw bedrijfs- en contactgegevens, en geef aan dat dit een eerste aanlevering van polisdata betreft. Vervolgens zal contact met u worden opgenomen. Voor het zelf uploaden van polisgegevens klikt u op de knop Imports aan de linkerzijde op het scherm. Klik vervolgens op de knop Importeren polisbestand aan de linkerzijde op het scherm Vervolgens wordt het onderstaande scherm getoond. Met de knop Bladeren kunt u het te importeren bestand selecteren. Er opent een venster naar het bestandsbeheer op uw systeem. Met Type polis geeft u vervolgens aan of het een bestand betreft voor gebruik bij Carrosserieschades of voor Glasschades. Vervolgens klikt u op de knop Verzenden om het bestand naar exchange te verzenden. Na het verzenden verschijnt de volgende melding. Pagina 112 van 120

Het polisbestand is nu aangekomen bij exchange en zal in de avonduren worden verwerkt. Van de verwerking ontvangt u een notificatie op het door u opgegeven emailadres.. Wanneer voor Carrosserie en Glas hetzelfde polisbestand wordt gebruikt, dan dient dit bestand twee maar te worden verzonden. Éénmaal als type polis Carrosserie en éénmaal als type polis Glas. Acties: Klik op de knop Imports. Klik op de knop Importeren polisbestand. Selecteer het te importeren polisbestand door op de knop Bladeren te klikken. Selecteer het Type polis Klik op de knop Verzenden Pagina 113 van 120

18 Uitvoeren ruitexpertise 18.1 Algemeen Wanneer u als volmacht ervoor gekozen heeft zelf de expertises voor ruitschades af te wikkelen heeft u hiervoor een aparte account in exchange tot uw beschikking. U heeft hiervoor een separate inlognaam en wachtwoord ontvangen. Gebruik deze om in te loggen in exchange. Na inloggen in exchange verschijnt het dossieroverzicht op het scherm. Zie onderstaande afbeelding. Met opmaak: Lettertype: Vet In het overzicht worden alle dossiers getoond die op dat moment wachten op expertise. In de kolom Status wordt aangegeven of het een voorexpertise, of een reguliere expertise betreft. Een voorexpertise is door het ruitschadeherstelbedrijf aangevraagd. Redenen voor het aanvragen van een voorexpertise zijn bijvoorbeeld: - Vermoeden Totaal Verlies - Onlogisch schadebeeld - Kwaliteit eerder herstel Een reguliere expertise betreft een dossier waarvan, bij het aanbieden van het dossier aan exchange, door de expertisefilters binnen exchange, het behandeladvies Expertise is meegegeven. De redenen waarom dit behandeladvies is aangestuurd staan weergegeven in het dossier in exchange. Het afhandelen van beide soorten expertises wordt hieronder nader toegelicht. Pagina 114 van 120

18.2 Uitvoeren voorexpertise Klik in het dossieroverzicht op het dossiernummer of het kenteken bij het betreffende dossier. Het dossier opent nu in de leesview. De reden waarom door de ruitschadehersteller een voorexpertise is aangevraagd wordt getoond in de leesview. Scroll hiervoor naar beneden in het dossier. Pagina 115 van 120

Klik om de expertise uit te voeren op de knop Acties aan de bovenzijde van het dossier. Klik in het menu dat nu opent op Uitvoeren expertise. Het volgende scherm verschijnt. In dit scherm kunt nu de expertise afhandelen. Selecteer het gewenste keuzerondje Status en vul de uitgevoerde expertise in. In het veld opmerkingen kan tekst worden meegegeven. Klik vervolgens op Opslaan & Sluiten. De leesview van het dossier verschijnt weer op het scherm. Door op de knop Terug naar overzicht te klikken, wordt teruggekeerd naar het dossieroverzicht. Acties: Klik op de het dossiernummer of kenteken in het dossieroverzicht. Klik op de knop Acties. Klik op Uitvoeren expertise. Selecteer de gewenste Status. Selecteer de Uitgevoerde expertise. Voeg, indien gewenst, uw opmerkingen toe. Klik op de knop Opslaan & Sluiten. Pagina 116 van 120

18.3 Uitvoeren reguliere expertise Klik in het dossieroverzicht op het dossiernummer of het kenteken bij het betreffende dossier. Het dossier opent nu in de leesview. Zie onderstaande afbeelding. Het uitgebreide behandeladvies van de expertisefilters wordt getoond in de leesview. Scroll hiervoor naar beneden in het dossier. Pagina 117 van 120

Klik om de expertise uit te voeren op de knop Acties aan de bovenzijde van het dossier. Klik in het menu dat nu opent op Uitvoeren expertise. Het volgende scherm verschijnt. In dit scherm kunt nu de expertise afhandelen. Selecteer het gewenste keuzerondje bij Status en vul de uitgevoerde expertise in. In het veld opmerkingen kan tekst worden meegegeven. Klik vervolgens op Opslaan & Sluiten. De leesview van het dossier verschijnt weer op het scherm. Door op de knop Terug naar overzicht te klikken, wordt teruggekeerd naar het dossieroverzicht. Acties: Klik op de het dossiernummer of kenteken in het dossieroverzicht. Klik op de knop Acties. Klik op Hertoewijzen. Selecteer de gewenste Status. Selecteer de Uitgevoerde expertise. Voeg, indien gewenst, uw opmerkingen toe. Klik op de knop Opslaan & Sluiten. Pagina 118 van 120

18.4 Hertoewijzen expertise In sommige situaties kan het wenselijk zijn de expertise van een dossier aan een andere expert toe te wijzen. Ga voor het hertoewijzen van een expertise als volgt te werk. Klik in het dossieroverzicht op het dossiernummer of het kenteken bij het betreffende dossier. Het dossier opent nu in de leesview. Zie onderstaande afbeelding. Klik om de expertise uit te voeren op de knop Acties aan de bovenzijde van het dossier. Klik in het menu dat nu opent op Hertoewijzen. Het volgende scherm verschijnt. Pagina 119 van 120

In dit scherm kunt u de expertise hertoewijzen. Selecteer de gewenste expert in de keuzelijst. Klik vervolgens op Opslaan & Sluiten. Het dossieroverzicht verschijnt vervolgens op het scherm. Acties: Klik op de het dossiernummer of kenteken in het dossieroverzicht. Klik op de knop Acties. Klik op Uitvoeren expertise. Selecteer de gewenste expert. Klik op de knop Opslaan & Sluiten. Pagina 120 van 120