Incura Handleiding (GGZ) Aanleveren beleidsinformatie Jeugd GGZ aan CBS

Incura Handleiding (GGZ) Aanleveren beleidsinformatie Jeugd GGZ aan CBS

Inleiding Zorgaanbieders in de Jeugd GGZ (basis en specialistisch) zijn verplicht periodiek (beleids-) informatie aan te leveren aan het CBS. Deze aanlevering dient per half jaar te gebeuren. De eerste aanlevering valt buiten deze cyclus en dient al over het eerste kwartaal van 2015 te worden gedaan. De reguliere aanleveringen daarna gaan steeds per half jaar. Voor de tweede aanlevering (over de periode t/m juni 2015) betekent dit dat het eerste kwartaal (Q1) uit de eerste aanlevering dus opnieuw moet worden aangeleverd. Een aanlevering dient binnen 3 weken na het einde van een periode te hebben plaatsgevonden. Incura kent aanleverfunctionaliteit die u helpt om eenvoudig de gegevens te selecteren voor de aanlevering naar het CBS en een bestand klaar te zetten in het juiste formaat. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe in Incura de stappen moeten worden doorlopen om tot een aanlevering te komen De uiteindelijke aanlevering van het bestand loopt via het portaal van het CBS. De werking hiervan valt buiten het bestek van deze handleiding. Hiervoor kunt u terecht op https://formulieren.cbs.nl/uploads/upload01.aspx.

Inhoud 1 Voorbereiding... 4 2 Controleren... 5 2.1 Het maken van controleoverzichten... 5 2.2 Controleren en aanpassen CBS gegevens per episode... 10 3 Definitief bestand genereren voor aanlevering... 12 4 Bijlage I: codelijsten... 14 5 Bijlage II: migratie algoritmen... 15

1 Voorbereiding Een essentiële eerste voorbereiding is het vermelden van uw CBS (correspondentie-)gegevens in uw programma. Hiervoor gaat u vanuit het Dashboard naar Instellingen Praktijkinstellingen dubbelklikken op uw praktijknaam tabblad 'Aanleveringen'. Het scherm zoals getoond in figuur 1 verschijnt. Figuur 1: correspondentiegegevens cbs vermelden onder praktijkinstellingen Vul hier in het deelvenster Centraal bureau voor de statistiek (CBS) de volgende gegevens in: Correspondentienummer; Email; Telefoonnummer. Het correspondentienummer ontvangt u van het CBS. Het e-mailadres en het telefoonnummer zijn de gegevens van de persoon die daadwerkelijk aanlevert. Vult u deze gegevens goed in, aangezien deze gegevens in het bestand worden opgenomen dat u dadelijk gaat aanbieden aan het CBS. Eenmaal ingevuld klikt u op de knop 'Bewaren' om op te slaan. Pagina 4 van 15

2 Controleren 2.1 Het maken van controleoverzichten Voordat er daadwerkelijk wordt aangeleverd maakt u eerst een Controle overzicht aan. Daarin komen mogelijk nog trajecten naar voren waar gegevens in ontbreken, welke u moet aanvullen wilt u die trajecten ook kunnen aanleveren. U kunt aan het Controle overzicht verkrijgen door vanuit het Dashboard te gaan naar Aanleveringen mapje 'CBS'. Het scherm waar u dan op terecht komt moet er ongeveer uitzien zoals getoond in figuur 2. Figuur 2: CBS aanlevering startscherm Om een controle overzicht te genereren klikt u op de knop 'Nieuwe aanlevering' (zie figuur 3). Figuur 3: knop nieuwe aanlevering Hierdoor verschijnt er een pop-up met enkele keuzes waarin u kunt aangeven wat u wilt doen (zie figuur 4). Figuur 4: pop-up aanlevering cbs bestand Geef hierin aan: Aanleverperiode. De periode waarover de aanlevering moet plaatsvinden. JH staat voor Jeugdhulp, Q1 voor eerste kwartaal van het jaar (2015). Praktijk. De praktijk waarover u wilt aanleveren. Pagina 5 van 15

Definitief / controle. Kies hier 'Controle', aangezien u de aan te leveren gegevens in dit stadium eerst nog wilt controleren! Vervolgens klikt u op de knop 'Maak bestand' (zie figuur 4) waarna Incura u een voortgangsdialoog laat zien (zie figuur 5). Figuur 5: voortgangsdialoog voor het genereren van het controleoverzicht voor aanlevering Breek dit proces niet af en wacht rustig totdat Incura aangeeft dat het bestand is gegenereerd. Dit zal Incura u vanzelf kenbaar maken middels het bericht dat het CBS bestand gereed is (zie figuur 6). Figuur 6: bericht dat het cbs bestand gereed is U kunt dit bericht nu met de knop 'Ok' wegklikken en het resultaat bekijken door vanuit de lijst in het overzicht van CBS aanleveringen de regel te selecteren waarin de overeenkomstige aanleverperiode wordt genoemd en waar er in de kolom 'Soort' de tekst 'Controle' staat. Wanneer u één keer op deze regel klikt dan kleurt deze lila op en klikt u op de knop 'Details' om verder te gaan (zie figuur 7). Figuur 7: aangemaakt bestand aanklikken en openen vanuit de lijst Wat volgt is een overzicht in een nieuwe pop-up zoals getoond in figuur 8. Pagina 6 van 15

Figuur 8: overzicht met genereerde controlegegevens Over dit overzicht valt veel te vertellen. Deze handleiding beperkt zich echter tot de bijzonderheden die voor de aanlevering aan de CBS noodzakelijk zijn. Bent u minder bekend met de algemene werking van overzichten in Incura en u wilt daar meer over weten? Leest u dan de handleiding Overzichten. Graag wijzen wij u hier op de mogelijkheid om een overzicht te exporteren naar Excel. Vanuit een Excellijst kunt u aanpassingswerkzaamheden, zoals hierna in paragraaf 2.2 beschreven, overzichtelijk houden. Het controle overzicht dat u nu in beeld heeft toont u alle kolommen met gegevens die naar de CBS worden aangeleverd. Dat wil zeggen: alle kolommen behalve de eerste drie (zie figuur 9). De patiëntnummers en patiëntnamen worden namelijk niet meegestuurd. Deze gegevens ziet u nog wel in dit overzicht, omdat u daarmee eenvoudig zelf nog kunt herleiden in welke dossiers correcties moeten worden aangebracht, maar in het uiteindelijke bestand dat u via de website van het CBS gaat insturen, staan deze gegevens er niet meer bij. Ook kolom 1 is een hulpkolom. Welke trajecten gaan er mee? Voor de selectie worden per geselecteerde periode de volgende criteria aangehouden: Alle trajecten van patiënten die jonger waren dan 18 jaar op de begindatum van de behandelepisode en waarbij de episodebegindatum ligt op of ná 1 januari 2015. Pagina 7 van 15

Figuur 9: gegevens uit kolommen aanleverbaar, 'patiëntnummer' en 'patiënt' worden niet meegestuurd Indien er in dit overzicht nog gegevens ontbreken, dan zal Incura u dat melden middels de tekst 'Ontbreekt'. In figuur 10 ziet u een voorbeeld getoond van enkele trajecten waarbij de verwijzer niet is ingevuld. Figuur 10: voorbeeld van trajecten waarbij gegevens ontbreken Indien uit deze controles afwijkingen naar voren komen, zoals zo n ontbrekende verwijzer, kunt u die bij de behandelepisodes en trajectformulieren in het patiëntdossier zelf aanpassen of aanvullen (zie de beschrijvingen in paragraaf 2.2 voor de correcties die u hiertoe in de behandelepisodes dient toe Pagina 8 van 15

te passen). U kunt nu het overzicht minimaliseren, de ontbrekende gegevens via patiëntgegevens aanvullen en na het aanbrengen van alle aanpassingen het controle overzicht opnieuw draaien. Werkend vanuit een naar Excel geëxporteerd overzicht kunt u nog eenvoudiger van de ene naar de volgende aanpassing doorgaan. Let op: patiënten met ontbrekende of ongeldige gegevens worden in het definitieve Aan te leveren overzicht niet meegenomen. In kolom 1 van het overzicht wordt aangegeven welke patient/episode aanleverbaar is en welke nog aanpassingen behoeft. Verder kan het nog voorkomen dat u 'Niet noodzakelijk' als vermelding tegenkomt in kolommen. Dit kunt u aantreffen in situaties waarbij een traject bijvoorbeeld nog niet beëindigd is en deze gegevens dus nog niet van belang zijn (zie figuur 11). Is het gegeven op deze plaats wel van belang en niet of niet correct ingevuld, dan meldt Incura u dat ook. Figuur 11: niet noodzakelijke gegevens Een laatste toevoeging is dat de BSN van patiënten waarbij u de WID registratie niet compleet heeft, dit nummer evengoed aan het CBS wordt doorgegeven. Voorheen, toen het aanleveren aan de CBS vanuit Incura voor het eerst mogelijk was, werd het geregistreerde BSN geanonimiseerd doorgegeven indien u geen WID-gegevens had vermeld onder Patiëntdossier Persoonsgegevens kopje BSN en Identiteit (Vastgesteld). Hoewel WID-registratie belangrijk blijft, is het dus niet meer van invloed op de vorm van gegevensverstrekking aan het CBS. Pagina 9 van 15

2.2 Controleren en aanpassen CBS gegevens per episode Naast het controleren en aanvullen van ontbrekende gegevens dient u zich er van te vergewissen dat de gegevens die zullen worden aangeleverd juist zijn. Speciaal vragen hierbij een viertal gegevensrubrieken de aandacht die het CBS in de aanlevering van u verwacht en die hiervoor nog niet in Incura waren vastgelegd. Deze gegevens dient u te registreren in Incura voordat u tot aanlevering kunt overgaan. In bijlage I hoofdstuk 4 treft u de betreffende codelijst aan. Om deze achterstallige registratie voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken zijn enkele gegevens door Incura vooraf ingevuld. Hieronder beschrijven wij welke gegevens op welke wijze zijn toegevoegd en hoe u dit het beste kunt controleren: Type hulpverlening: Hiervan was nog niets geregistreerd in Incura. Het gegeven is door Incura op de behandelepisode(jeugdtraject CBS) automatisch gevuld met 02: Jeugdhulp zonder verblijf, ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder. Let op: indien u meent dat dit voor u niet de juiste waarde is, wilt u dit dan s.v.p. melden via support@incura.nl? De volgende gegevens zijn voor u zo goed mogelijk vooraf ingevuld: 1. Verwijstype: Het gegeven verwijstype lijkt sterk op het Type verwijzer zoals u dat kent van het traject/dbc. Echter, het CBS hanteert een afwijkende indeling in typen. Daarom dient u dit apart te registreren (op de behandelepisode/jeugdtraject CBS). Dit gegeven is zoveel mogelijk door Incura vooraf ingevuld op basis van het type verwijzer zoals die op het (eerste) traject of DBC bij de episode staat geregistreerd. Hoe Incura tot de vooraf ingevulde waarden is gekomen leest u in het omzettingsalgoritme in bijlage II hoofdstuk 5. U dient de vooraf ingevulde waarden te controleren en eventuele onjuistheden te corrigeren 2. Perspectief: Perspectief was nog niet geregistreerd in Incura. Perspectief registreren is alleen verplicht indien een episode afgesloten is. Incura heeft hier de waarde 04-behandelen geregistreerd indien de episode was afgesloten per 31-03-2015 U treft dit gegeven aan op het schermonderdeel 'Jeugdtraject (cbs)' op de behandelepisode. U dient deze vooraf ingevulde waarden te controleren en eventuele onjuistheden te corrigeren 3. Reden beëindiging CBS: Lijkt sterk op Reden afsluiting zoals u dat kent van het traject/dbc. Echter, het CBS hanteert een afwijkende indeling in redenen. Daarom dient u dit gegeven apart te registreren (wederom op het schermonderdeel 'Jeugdtraject (cbs)' op de behandelepisode). Dit gegeven is zo veel mogelijk vooraf voor u ingevuld op basis van de reden afsluiting zoals die op het laatste traject of DBC is geregistreerd (het omzettingsalgoritme treft u aan in bijlage II hoofdstuk 5). U dient de vooraf ingevulde waarden te controleren en eventuele onjuistheden te corrigeren. Om bovenstaande gegevens aan te vullen opent u steeds de patiëntdossiers die een lopend traject hebben in de periode waarover wordt aangeleverd. U vult de hierboven genoemde gegevens in op de 'Behandelepisode' (Patiëntdossier Behandelepisode) onder het kopje 'Jeugdtraject (cbs)' achter de labels Verwijstype, 'Perspectief' en 'Reden beëindiging cbs' (zie figuur12). Pagina 10 van 15

Figuur 12: bij te werken jeugdtrajectgegevens op behandelepisode Pagina 11 van 15

3 Definitief bestand genereren voor aanlevering Eenmaal klaar met alle controles en eventuele correcties staan alle regels in het laatste controleoverzicht op aanleverbaar. Nu kunt u het bestand definitief gaan aanmaken. Klikt u wederom vanuit het overzicht van CBS aanleveringen op de knop 'Nieuwe aanlevering' (zie figuur 13). Figuur 13: knop nieuwe aanlevering Hierdoor verschijnt opnieuw de pop-up met de keuzes waarmee u kunt aangeven wat u wilt doen (zie figuur 14). Figuur 14: pop-up aanlevering cbs bestand Ditmaal vult u in: Aanleverperiode. Dezelfde periode als gebruikt voor het controleoverzicht. Praktijk. Wederom de praktijk waarover u wilt aanleveren. Definitief / controle. Hier kiest u ditmaal 'Definitief', aangezien u de aan te leveren gegevens nu als bestand wilt klaar zetten voor de aanlevering aan de CBS. Vervolgens klikt u weer op de knop 'Maak bestand' waarna Incura u de voortgangsdialoog laat zien zoals u eerder zag in figuur 7. Uiteindelijk verschijnt ook het bericht uit figuur 8 weer dat het bestand gereed is. Deze klikt u weg met de knop 'Ok' waarna u het aangemaakte bestand in het overzicht van de CBS aanleveringen terugvindt (zie figuur 15). Pagina 12 van 15

Figuur 15: aangemaakt definitief bestand in overzichtslijst van cbs aanleveringen Het definitieve bestand herkent u waar er in de kolom 'Soort' de tekst 'Definitief' staat. Wanneer u één keer op deze regel klikt dan kleurt deze lila op en klikt u ditmaal op de knop 'Bestand downloaden' om verder te gaan. Wat volgt is de pop-up uit figuur 6 Figuur 16: bestand als bijlage downloaden Van groot belang is dat u in deze pop-up het bestand linksboven even aanklikt met de muis waarna de knop 'Downloaden' linksonder aanklikbaar wordt. U kunt nu op die knop 'Downloaden' klikken en het bestand wordt opgeslagen vanuit uw webbrowser. Ten slotte kunt u nu het bestand gaan aanbieden via de website van het CBS. NB: Na het aanmaken van een definitief bestand worden alle betreffende zorgtrajecten op de behandelepisode bijgewerkt met informatie vanuit deze aanlevering (zie ook figuren 12 en 17). Figuur 17: bijgewerkte kenmerken in behandelepisode na aanlevering Pagina 13 van 15

4 Bijlage I: codelijsten In de aanlevering wordt gebruikt gemaakt van gegevens volgens een zgn. 'codelijst'. De gegevens die van uw programma bekend zijn naar aanleiding van de waarden die door u worden ingevuld worden omgezet naar deze codes. Met de codes uit deze lijst leest het CBS de waarden uit die u aanlevert. Codelijsten Geslacht M Man V Vrouw O Onbekend Verwijzer 01 Gemeentelijke toegang 02 Huisarts 03 Jeugdarts 04 Gecertificeerde instelling 05 Medisch specialist 06 Geen verwijzer 07 Onbekend Hulpvorm 01 Jeugdhulp zonder verblijf, uitgevoerd door het wijk- of buurtteam 02 Jeugdhulp zonder verblijf, ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder 03 Jeugdhulp zonder verblijf, daghulp op locatie van de aanbieder 04 Jeugdhulp zonder verblijf, jeugdhulp in het netwerk van de jeugdige 11 Jeugdhulp met verblijf, pleegzorg 12 Jeugdhulp met verblijf, gezinsgericht 13 Jeugdhulp met verblijf, gesloten plaatsing 14 Jeugdhulp met verblijf, anders dan bovenstaand Perspectief 01 Stabilisatie van een crisissituatie 02 Diagnostiek 03 Begeleiden 04 Behandelen Reden beëindiging jeugdhulp 01 Beëindigd volgens plan 02 Voortijdig afgesloten: in overeenstemming 03 Voortijdig afgesloten: eenzijdig door de cliënt 04 Voortijdig afgesloten: eenzijdig door de aanbieder 05 Voortijdig afgesloten: wegens externe omstandigheden Pagina 14 van 15

5 Bijlage II: migratie algoritmen Handleiding: Aanlevering beleidsinformatie Jeugd GGZ aan CBS Omwille van juiste aanlevering zijn er enkele bestaande waarden in de trajecten in Incura aangepast. Hiervoor is een migratie uitgevoerd volgens onderstaande algoritmen: Migratie verwijzer/verwijstype: 01: Verwezen patiënt vanuit eerste lijn 02: Huisarts 02: Verwezen patiënt vanuit een (andere) GGZ-instelling, instelling MSZ of GGZ-praktijk 04: instelling 03: Verwezen patiënt vanuit de crisiszorg of S.E.H. 07: onbekend 04: Eigen patiënt 06: geen verwijzer 05: Verwezen patiënt, maar verwijzer heeft geen AGB-code 07: onbekend 06: Zelfverwijzer 06: geen verwijzer 07: Bemoeizorg 07: onbekend Migratie, uitgaande van de reden beëindiging op het laatste traject/dbc*): 01: Reden voor afsluiting bij patiënt/ niet bij de behandelaar '03: Voortijdig afgesloten: in overeenstemming' 02: Reden voor afsluiting bij behandelaar/ om inhoudelijke redenen '04: Voortijdig afgesloten: eenzijdig door de aanbieder' 03: In onderling overleg beëindigd zorgtraject/ patiënt uitbehandeld '01: Beëindigd volgens plan' 05: Afsluiting na alleen pre-intake/intake/diagnostiek/crisisopvang '02: Voortijdig afgesloten: in overeenstemming' 09: Afsluiting vanwege openen vervolg-dbc leeg 10: Afsluiten vanwege overgang naar andere bekostiging '05: Voortijdig afgesloten: wegens externe omstandigheden' 19: Afsluiten wegens overgaang naar ZZP '05: Voortijdig afgesloten: wegens externe omstandigheden' 11: Behandeltraject afgerond '01: Beëindigd volgens plan' 12: Vermoeden van DSM-stoornis niet bevestigd '04: Voortijdig afgesloten: eenzijdig door de aanbieder' 13: Patiëntprofiel te zwaar voor patiëntprofiel basis ggz '04: Voortijdig afgesloten: eenzijdig door de aanbieder' 15: Overlijden van de patiënt '05: Voortijdig afgesloten: wegens externe omstandigheden' 16: Na 365 dagen leeg 17: Overig '05: Voortijdig afgesloten: wegens externe omstandigheden' 18: Overgang naar andere bekostiging '05: Voortijdig afgesloten: wegens externe omstandigheden' 21: Voortijdige beëindiging behandeling op initiatief van patiënt '03: Voortijdig afgesloten: eenzijdig door de cliënt' Pagina 15 van 15