Care4 CBS export Productdocumentatie NederCare B.V. Lunet 10A, 3905 NW Veenendaal Postbus 185 3900 AD Veenendaal Telefoon 0318-500 449 Fax 0318-500 391 E-mail info@nedercare.nl Internet www.nedercare.nl Maart 2015
Revisiehistorie Versie Datum Omschrijving Door Verspreiding Status 0.1 11-3-2015 concept Claire van Schijndel 1.0 12-3-2015 definitief Lia van Remmerden, Marjolein van der Heide, Mark Flipse, Claire van Schijndel Toegepaste versie Care4: 4.9.24 of hoger, voor 4.9.22 en 4.9.23 is er een temp. TempVersie voor 4.9.22:Temp 3 - xcbs en voor 4.9.23 temp5-23.8. Datum 12-3-2014 N.B. CBS export wordt opgenomen in 4.9.24 Copyright 2015 NederCare B.V. Niets van deze uitgave mag, in welke vorm dan ook, verveelvoudigd, opgeslagen of openbaar gemaakt worden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van NederCare B.V. Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 2 van 16
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 4 1.1 De functionaliteit... 6 2 Inrichting... 8 2.1.1 Codeboek en Codetabellen... 8 2.1.2 Productgebouw... 12 3 Registratie... 14 3.1.1 Tab aanvraag ook wel aanmelding of aanvang (is subtab tab Zorgaanbod)... 14 4 Controleren CBS export... 15 4.1.1 Run... 15 4.1.2 Views... 16 Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 3 van 16
1 Inleiding De CBS export is een aparte functionaliteit in Care4, specifiek bedoeld om per kwartaal gegevens conform definitie CBS aan te leveren, vanaf 1-1-2015. Algemeen: Op 1 januari 2015 treedt de Jeugdwet in werking. Gemeenten worden vanaf die datum verantwoordelijk voor de jeugdzorg. Deze decentralisatie betekent ook dat er nieuwe cijfers over dit onderwerp nodig zijn. Beleidmakers hebben behoefte aan accurate statistieken over jeugdzorg in de nieuwe situatie. Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) zal deze cijfers samenstellen. De Jeugdwet bepaalt dat jeugdhulpaanbieders en gecertificeerde instellingen hiertoe de gegevens bij het CBS aanleveren zoals die zijn vastgelegd in het Informatieprotocol beleidsinformatie jeugd. In dit informatieprotocol staat belangrijke informatie die nodig is om tot een goede gegevenslevering te komen. Het CBS biedt verschillende mogelijkheden om de informatie in te sturen. Eén daarvan is een databestand in ASCII-formaat via een beveiligd uploadkanaal. Dit bestand moet voldoen aan bepaalde specificaties. In overleg met enkele IT-leveranciers van jeugdzorgaanbieders heeft het CBS deze specificaties bepaald. De velden verplicht voor CBS voor jeugdhulp en plaats in Care4: Jeugdhulp Volgnummer Naam Plaats in Care4 1 Kenmerk record nvt 2 Identificatie detailrecord nvt 3 BSN Tab BSN 4 Geslacht Tab cliënt 5 Geboortedatum Tab cliënt 6 Postcode Tab verantwoordelijke gemeente 7 Gemeente Tab verantwoordelijke gemeente Tab zorgaanbod, eerst e startdatum product dat mee mag in CBS export afh van inrichting hulpvorm en 8 Datum aanvang jeugdhulp perspectief 9 Verwijzer Tab aanvang Per product ingericht, op tab zorgaanbod welke 10 Hulpvorm producten per kwartaal geleverd worden Per product default, tab aanvang is te muteren per 11 Perspectief cliënt Tab zorgaanbod laatste einddatum per hulpvorm van 12 Datum einde jeugdhulp product dat mee mag in CBS export 13 Reden beëindiging jeugdhulp Tab einde per product 14 Reserve nvt Codelijsten Geslacht M V O Man Vrouw Onbekend Tab cliënt Verwijzer 1 Gemeentelijke toegang 2 Huisarts 3 Jeugdarts 4 Gecertificeerde instelling Tab aanvang en voor GGZ tab DBC traject Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 4 van 16
5 Medisch specialist 6 Geen verwijzer 7 Onbekend Hulpvorm 1 2 3 4 Jeugdhulp zonder verblijf, uitgevoerd door het wijk- of buurtteam Jeugdhulp zonder verblijf, ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder Jeugdhulp zonder verblijf, daghulp op locatie van de aanbieder Jeugdhulp zonder verblijf, jeugdhulp in het netwerk van de jeugdige Wordt per product bepaald en ingericht; onderhoud applicatie productgebouw 11 Jeugdhulp met verblijf, pleegzorg 12 Jeugdhulp met verblijf, gezinsgericht Jeugdhulp met verblijf, gesloten 13 plaatsing Jeugdhulp met verblijf, anders dan 14 bovenstaand Perspectief 1 Stabilisatie van een crisissituatie 2 Diagnostiek 3 Begeleiden 4 Behandelen Wordt per product default ingesteld; onderhoud applicatie productgebouw Reden beëindiging jeugdhulp 1 Beëindigd volgens plan Voortijdig afgesloten: in 2 overeenstemming Voortijdig afgesloten: eenzijdig door de 3 cliënt Voortijdig afgesloten: eenzijdig door de 4 aanbieder Voortijdig afgesloten: wegens externe 5 omstandigheden Tab einde per product De CBS export vanuit Care4 is o.a. ontwikkeld met bovengenoemde specificaties. Voor de overige specificaties verwijs ik u naar de documenten welke CBS heeft vrijgegeven: bestandsdefinitiebeleidsinformatiejeugdv30.xls, Dataset_Beleidsinformatie_Jeugd.pdf en jeugdhulpbestandsdefinitie.xls, afkomstig van de website van het CBS. Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 5 van 16
1.1 De functionaliteit De functionaliteit Jeugdzorg berichten voor de CBS export bevindt zich in Care4 bij Onderhoud/ periodieke procedures Door middel van icoon toevoegen kan er een nieuwe CBS export aangemaakt worden. De export kan weggeschreven worden naar een daarvoor bestemde map op uw netwerk. Tab bestand laat de gegevens zien over de betreffende periode. Veldnaam: Uitleg veld: Opmerking: Te exporteren periode t/m Het aangeven van de begin en einddatum van de te exporteren gegevens van Standaard bij toevoegen wordt 1 e kwartaal getoond betreffende kwartaal. Proefaanlevering Aan te vinken en te gebruiken alleen als u hebt afgesproken met het CBS dat u proefaanlevering mag aanleveren Weggeschreven naar: Geef hier een map aan op uw netwerk (bij voorkeur vaste map) waar de gegevens van de CBS gegevens naar toe kunnen worden geëxporteerd. Status: Indien de CBS export run correct heeft gedraaid staat hier de status verwerkt. Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 6 van 16
Uitgevoerd op: Aantal regels: Stoplicht: Datum van draaien export Uit hoeveel regels bestaat export Of run correct is verwerkt zie je ook aan stoplicht, groen stoplicht betekent dat export correct is verwerkt Als het exportbestand wordt weggeschreven krijgt het in de benaming een toevoeging zodat je kan zien of het een proeflevering betreft of niet. Als vinkje proeflevering aan staat krijgt het bestand de toevoeging TEST. Door middel van verwijderknop kan CBS export worden verwijderd.!aangeleverde CBS exports dienen NIET verwijderd te worden. Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 7 van 16
2 Inrichting 2.1.1 Codeboek en Codetabellen Voor de CBS is er een apart codeboek in Care4 opgenomen De codetabellen dienen op de volgende wijze per codetabel te worden omgecodeerd. 095 Wijze beëindiging Tab waarde: Bij tab waarde ziet u de items die door uw organisatie zijn toegevoegd. Er is geen voorbeeld toegevoegd omdat dit voor alle organisatie verschillend kan zijn. Omcoderen naar CBS tabel: Bij de tab Omcodering van dient u de codes van CBS om te coderen naar de eigen waarden. Indien dit dezelfde waardes zijn, kunt u ze 1 op 1 omcoderen. Indien u eigen benamingen in de eigen waarden heeft gezet dient u zelf na te gaan welke CBS code dit is. Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 8 van 16
063 Verwijstype/code (zelf)verwijzer Indien u de codes van het codeboek soort verwijzing (CBS) wilt hanteren kunt u bij Basis codetabel de items overnemen door deze basis codetabel hier te selecteren. Tab waarde: Bij tab waarde ziet u dat de items zijn toegevoegd. Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 9 van 16
Bij de tab Omcodering van dient u de codes van CBS om te coderen naar de eigen waarden. Indien dit dezelfde waardes zijn, kunt u ze 1 op 1 omcoderen. Indien u eigen benamingen in de eigen waarden heeft gezet dient u zelf na te gaan welke CBS code dit is. Indien u zorg levert binnen de GGZ dient de verwijstype/code (zelf)verwijzer tevens te worden omgecodeerd naar de Vectis standaard tabellen Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 10 van 16
998 Perspectief_CBS Hier worden standaard de 4 codes getoond die in de CBS export worden gebruikt. 936 Hulpvorm Indien u de codes van het codeboek soort verwijzing (CBS) wilt hanteren kunt u bij Basis codetabel de items overnemen door deze basis codetabel hier te selecteren. Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 11 van 16
Tab waarde: Bij tab waarde ziet u dat de items zijn toegevoegd Bij de tab Omcodering van dient u de codes van CBS om te coderen naar de eigen waarden. Indien dit dezelfde waardes zijn kunt u ze 1 op 1 omcoderen. Indien u eigen benamingen in de eigen waarden heeft gezet dient u zelf na te gaan welke CBS code dit is. 2.1.2 Productgebouw Per product kan er default worden ingericht welke hulpvorm en welk perspectief er voor dit product geldt. Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 12 van 16
LET OP: Indien hulpvorm, niet gevuld is komt product als hulpvorm NIET mee in CBS export. Indien std. Perspectief niet gevuld is, zowel bij product als op cliëntniveau dan komt er in de export code 0 te staan. De default ingestelde Std. perspectief per product wordt NIET getoond op de tab aanvang. U kunt wel op de tab aanvang per cliënt/product een andere waarde kiezen als perspectief, perspectief zal dan op cliëntniveau tab aanvang per product te worden overruled ten opzichte van het productniveau. Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 13 van 16
3 Registratie 3.1.1 Tab aanvraag ook wel aanmelding of aanvang (is subtab tab Zorgaanbod) De tab Aanvang dient bij product te worden aangezet. Subtab is geschikt gemaakt per product voor het vastleggen van de verplichte CBS gegevens soort verwijzing (063 Verwijstype/code (zelf)verwijzer) en de afwijkingen op de default instelling tov het veld perspectief. LET OP: Indien perspectief(cbs) standaard is ingesteld bij het product wordt perspectief niet getoond in bovenstaand scherm per product bij cliënt. Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 14 van 16
4 Controleren CBS export 4.1.1 Run Fouten en waarschuwingen in de run tab bestand geven weer welke verplichte velden niet zijn gevuld. Indien fout overkombaar dan hoeft hier geen aandacht aan te worden geschonken. Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 15 van 16
4.1.2 Views Om goed te kunnen controleren welke gegevens naar het CBS gaan is er speciaal een view gemaakt., wij adviseren u om deze view na het draaien van de kwartaalrun te gebruiken om de aan te leveren gegevens te controleren. Copyright 2015 NederCare B.V. CBS export Pagina 16 van 16