Voorbeeld Praktijkopdracht Bedrijfsadministrateur niveau 4 Betreft: Een projectadministratie bijhouden of controleren Kwalificatiedossier Financiële beroepen 2011-2012 Kwalificatie Bedrijfsadministrateur Kerntaak 4 Houdt kwantiteitenregistraties bij Werkproces 4.1 Houdt een projectadministratie bij of controleert deze
Opdracht 1: Voorbereiden van het bijwerken van de projectadministratie Verzamel, orden en controleer alle relevante boekingsstukken van een project waarvan het budget reeds is ingevoerd. Rappeleer zo nodig projectleiders en -medewerkers die hun gegevens niet tijdig hebben ingevoerd. Opdracht 2: Het boekhoudkundig bijwerken van de projectadministratie Codeer alle relevante boekingsstukken. Voer de boekingsstukken in en genereer een overzicht van de boekingen. Wanneer je fouten constateert, overleg dan met je praktijkopleider en maak correctieboekingen. Overleg met je praktijkopleider of er boekingen moeten worden doorgeboekt en doe dit zo nodig. Opdracht 3: Opstellen en bespreken van een voortgangsrapportage Stel een voortgangsrapportage op, bestaande uit een vergelijking van de projectrealisatie met de -planning. Vraag je praktijkopleider of je de voortgangsrapportage mag bespreken met de projectleider of het hoofd van de desbetreffende afdeling. Bespreek in dat geval met de projectleider of het hoofd de bijzonderheden uit je voortgangsrapportage en probeer in het gesprek de oorzaken van de door jou geconstateerde bijzonderheden te achterhalen. Opdracht 4: Ondersteunen van projectleiders Ondersteun een projectleider bij het opstellen van een projectbudget. Opdracht 5: Aanmaken van een projectbudget in een geautomatiseerd systeem Als de nodige gegevens van een nog te starten project bekend zijn, maak het project dan aan in het boekhoudkundig systeem. PW 2011 Werkproces 4.1 Houdt een projectadministratie bij of controleert deze 2
Opdracht 6: Verspreiden van rapportages Inventariseer welke projectrapportages er zijn en welke functionarissen welke projectrapportages ontvangen. Maak een overzicht van de functionarissen die volgens jou de verschillende rapportages zouden moeten ontvangen en bespreek de verschillen met je praktijkopleider. PW 2011 Werkproces 4.1 Houdt een projectadministratie bij of controleert deze 3
Ondersteuning bij de opdrachten Stappenplan Deze stappenplannen kun je raadplegen bij het voorbereiden en uitvoeren van de opdrachten van deze praktijkopdracht. 1. Voorbereiden van het bijwerken van de projectadministratie Stap 5 Stap 6 Stap 7 Stap 8 Bedenk en schrijf op welke soort boekingsstukken nodig zijn voor het bijwerken van deze projectadministratie. Verzamel voor de te verwerken periode die boekingsstukken (in- en extern) die in de projectadministratie moeten worden verwerkt. Vergelijk de soort boekingsstukken met je lijstje. Controleer de kosten, geregistreerd per werknemer, tegen werknemer-, uursoort-, uur- of projecttarieven. Let ook op declaraties voor reiskosten etc. Voeg evt. de kostenplaats toe die je aan de boeking van de uren wilt toekennen. Controleer de directe boekingen die rechtstreeks ten laste komen van een project zoals: inkoopfacturen, kasstukken etc. Controleer de kosten, geregistreerd per machinetijd en materiaalgebruik. Hanteer hierbij materiaal-, eenheid-, materiaaleenheid- en/of projecttarieven. Controleer de boekingsstukken overigens op de wijze die in de organisatie waar je werkt gebruikelijk is. Rappelleer de projectleiders en -medewerkers van wie je nog boekingsstukken verwacht. 2. Het boekhoudkundig bijwerken van de projectadministratie Stap 5 Codeer alle relevante boekingsstukken. Voer de boekingsstukken in. Draai het invoerverslag uit en controleer dit eerst zelf voordat je het ter controle aanbiedt aan je praktijkopleider. Maak zo nodig correctieboekingen. Overleg met je praktijkopleider of er doorgeboekt moet worden en doe dit zo nodig. 3. Opstellen en bespreken van een voortgangsrapportage Maak een vergelijking tussen de projectplanning en -realisatie voor zowel de kosten als de opbrengsten op de wijze die in de organisatie waar je werkt gebruikelijk is. Maak een overzicht van bijzonderheden. Bespreek je voortgangsrapportage met je praktijkopleider of een functionaris die specifiek betrokken is bij dit project. Probeer in dit gesprek een verklaring te vinden voor de door jou geconstateerde bijzonderheden. 4. Ondersteunen van projectleiders Inventariseer welke soorten kosten voor het project gemaakt moeten worden. Maak met de projectleider een overzicht van de benodigde inzet van personeel en middelen. Achterhaal de uurtarieven van de benodigde mensen en middelen. Stel voor zover mogelijk het projectbudget op. PW 2011 Werkproces 4.1 Houdt een projectadministratie bij of controleert deze 4
5. Aanmaken van een projectbudget in een geautomatiseerd systeem Maak een overzicht wat in het projectbudget moet worden opgenomen. Maak een nieuw project aan in het geautomatiseerde systeem. Voer de benodigde gegevens in in het geautomatiseerde systeem. 6. Verspreiden van rapportages Inventariseer welke projectrapportages er zijn en aan welke functionarissen die worden verstrekt. Maak een overzicht welke functionarissen volgens jou de verschillende rapportages zouden moeten ontvangen. Bespreek de verschillen tussen de resultaten van stap 1 en stap 2 met je praktijkopleider. PW 2011 Werkproces 4.1 Houdt een projectadministratie bij of controleert deze 5