Accept Financieel Documenten beheer Het is nu mogelijk om in Accept Financieel te werken met documenten beheer. Met behulp van deze module is het mogelijk om documenten op te slaan in de database van de betreffende administratie. Beschikt u over de basis module documentenbeheer dan kunt u documenten inlezen en koppelen aan de financiële mutaties en openstaande posten. De uitgebreide module maakt het ook mogelijk om documenten in te lezen en te koppelen aan een grootboekrekening, dagboek, debiteur, crediteur en factuur. Indien u, of u kient, niet beschikt over deze module(s) dan is het wel mogelijk om de documenten te bekijken en als bestand op uw systeem op te slaan. U kunt dan alleen de knoppen Document tonen en Document opslaan als gebruiken. Het menu Historie mutaties, welke u vindt bij Hulpmiddelen voor zal nu een aantal extra knoppen tonen. Met behulp van de knop Nieuw document toevoegen kunt u een document van uw harde schijf inlezen en in de administratie database plaatsen. Druk op deze knop en de Verkenner komt in beeld waarin u één of meerder documenten kunt selecteren. Deze documenten worden niet alleen in de database geplaatst maar gelijk ook gekoppeld aan de financiële mutatie regel welke geselecteerd is. Zoals u hierboven nu kunt zien zijn er nu 2 documenten gekoppeld aan de financiële mutatie.
Klik op het document en daarna op de knop Document tonen om het document op het scherm te zetten. Het betreft in dit geval een PDF bestand. Hiervoor is het wel nodig dat u ook een PDF viewer op uw computer heeft geïnstalleerd! Het kan zijn dat u ten onrechte een document heeft gekoppeld aan de mutatie. Via de knop Document verwijderen kunt u dit ongedaan maken. Het document zal wel in de administratie database blijven staan en kan later aan een andere mutatie worden gekoppeld. Het blijkt namelijk dat het document inderdaad bij een andere mutatie thuis hoort. We selecteren in het mutatie scherm eerste de betreffende regel en klikken dan op Bestaand document toevoegen Het scherm Document overzicht Koppelen zal dan in beeld komen.
Dit scherm toont een overzicht van alle document welke in de administratie aanwezig zijn. Iedere administratie kent zijn eigen documenten database. U ziet ook dat de documenten in mapjes zijn geplaatst. Deze mapjes worden bij het inlezen van een document automatisch aangemaakt volgens een bepaalde systematiek. Een document, welke gekoppeld gaat worden aan een mutatie, zal automatisch in het mapje FinancieleMutatie Dagboek Boekjaar Boekingsrun (nummer) worden opgeslagen. Dit is geen fysieke locatie maar een verwijzing in de database en bedoeld om de documenten overzichtelijk te kunnen presenteren. U kunt het document selecteren door er dubbel op te klikken. Via de rechtermuis toets krijgt u een menu te zien.
Het bestand INK_5000.pdf is nu gekoppeld aan de mutatie regel. Door de muis boven de naam van het document te houden ziet u de informatie. U kunt ook de naam van het document aanpassen. Klik hiervoor op de knop Documentnaam wijzigen Er verschijnt nu een zogenaamde edit box onderaan het document. U kunt hier een andere naam ingeven. Druk op de Escape toets om te annuleren.
Zoals gezegd het bestand wordt opgeslagen in de administratie database van Accept Financieel en hoeft daarna dus niet meer op de harde schijf aanwezig te zijn. Wenst u het bestand bijvoorbeeld op een memory stick op te slaan om mee te nemen naar de klant dan kiest u voor Document opslaan als U krijgt dan de Verkenner op het scherm en kunt een map en bestandsnaam opgeven. Om de documenten te kunnen beheren kunt u rechts onderaan op het kleine pijltje drukken of via het Beheer menu kiezen voor Documenten opslag. Deze functie is alleen beschikbaar voor de beheerder van de administratie.
Het scherm Documenten overzicht Beheer wordt geopend. Door op de [+] te drukken kunt u een mapje openen.
Druk op de rechtermuis toets om het volgende menu te tonen; Als u de rechtermuis toets op een mapje drukt dan ziet u dat u een Map of een Submap kunt aanmaken. Als u een Map aanmaakt dan komt deze naast de betreffende map te staan. Een submap komt onder de map te staan. In dit voorbeeld maken we ene map Crediteur aan en daarna een submap Nieuwe submap. Hier het resultaat:
We klikken op de zojuist aangemaakt Nieuwe submap en kiezen voor Importeer document. Zoals u kunt zien hebben we het document met de naam kopie1.pfd ingelezen. De rechtermuis toets op dit bestand toont de bovenstaande opties. Het is hier dus ook mogelijk om een document te verwijderen uit de database. We zien ook de optie is namelijk grijs, dat er geen koppelingen aanwezig zijn met het document.
Als we echter kijken naar het document INKOOP 5000.pdf, welke we eerder gekoppeld hebben aan een mutatie regel dan zien we dat de menu keuze Toon koppelingen beschikbaar is.
Door hierop de klikken wordt er een scherm getoond met daarin vermeld de koppelingen. Om het document uit de database te kunnen verwijderen dienen we eerst te kiezen voor Ontkoppel document Beantwoord de vraag met Ja en druk daarna weer op de rechtermuis toets. Zoals u ziet kan het document nu verwijderd worden. Keren we nu terug dan zien we dat er geen document meer aan de mutatie regel gekoppeld is: