Verslag VERSLAG VAN BESPREKING BESPREKING OPGEMAAKT DOOR Vergadering C.A. Molenaar DEELNEMERS Aanwezig: de heer Boersma, de heer Doorn, de heer Van Amerongen, de heer Maenhout, de heer Oggel, de heer Broens, de heer Brink, de heer Windhouwer, de heer Dragt, de heer Van der Veen, de heer Groeneveld, mevrouw Lepage en de heer Van Hussel. Afwezig mk.: de heer Stegeman (vervangen door de heer Van der Veen). 1. Opening en vaststelling agenda De heer Boersma opent om 10.15 uur de vergadering en heet iedereen welkom op de nieuwe locatie van GBLT aan het Lübeckplein 2 te Zwolle. De heer Boersma spreekt zijn waardering uit over de nieuwe huisvesting. Een felicitatie waard voor zowel bestuur als medewerkers van GBLT. Een speciale dank aan alle medewerkers die deze nieuwe huisvesting tot stand hebben gebracht. De heer Boersma is wel van mening dat GBLT aan de buitenkant van het gebouw meer geprofileerd moet worden. De heer Boersma wenst alle medewerkers veel succes op deze nieuwe werkplek. De heer Boersma feliciteert tevens de heer Brink met toetreding van GBLT in het stadskantoor. Tijdens de koffiebreak zal er ruimte worden gemaakt voor een rondleiding. De heer Boersma heet de heer Van der Veen als vervanger van de heer Stegeman hartelijk welkom. Na afloop van de vergadering zal het in besloten kring nog enkele vertrouwelijke zaken behandelen. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen De heer Groeneveld - De heer G. Westerveld, manager projectbureau heeft besloten per 1 februari 2015 GBLT te verlaten. Hij gaat, samen met zijn broer, een eigen bedrijf in talentontwikkeling oprichten. - De huurprijs van een woning wordt per 1 juli 2015 voor 25% bepaald door de WOZ-waarde. Dit betekent dat in de toekomst ook de huurders belang hebben bij de WOZ-waarde. Op landelijk niveau wordt door het VNG en de Tweede Kamer onderzocht in hoeverre huurders bezwaar kunnen indienen. Naar verwachting kunnen hiermee onvoorziene werkzaamheden ontstaan met betrekking tot eventuele bezwaren. De brief van het VNG zal ter informatie aan alle leden van het worden verzonden. De heer Van Windhouwer geeft aan dat ook de gemeente hiervan nadelige gevolgen kan ondervinden. Door het huurbeleid van het kabinet neemt het aantal sociale huurwoningen af, waardoor de huurprijs zal stijgen en hiermee tevens de WOZ-waarde. - De uitspraak van de Hoge Raad met betrekking tot de natuurterreinen kan gevolgen hebben voor de uitvoerende werkzaamheden bij GBLT. De heer Groeneveld geeft hiervoor het woord aan mevrouw Lepage. Zij geeft aan dat er op 20 oktober jl. een overleg heeft plaatsgevonden met de werkgroep natuur waarin alle opdrachtgevers participeren. Afgesproken is dat op korte termijn de kaarten van de waterschappen met de bijbehorende gegevens naar GBLT worden verzonden. Op grond waarvan GBLT de bezwaren kan afhandelen. In december 2014 zal gestart worden met de afhandeling op projectmatige basis.
De verwachting is dat voor deze afhandeling één fte gedurende een half jaar nodig is. Mocht blijken dat door deze bezwarenafhandeling andere bezwaarwerkzaamheden niet verricht kunnen worden, dan zal mogelijk externe capaciteit ingehuurd moeten worden. Het streven is om per 1 juli 2015 de afhandeling afgerond te hebben. De heer Doorn vult hierop aan dat hij op 14 november 2014 dit onderwerp heeft aangekaart in de commissie CBCF van de Unie van Waterschappen. Hierin heeft hij de volgende punten aan de orde gesteld: Is de uitspraak goed juridisch getoetst. Van twee waterschappen moet nog bekeken worden of ze aansluiten. De uitspraak van de Hoge Raad kan alleen gelden voor de waterschappen die zich gevoegd hebben in het proces en bezwaar hebben aangetekend. De heer Windhouwer De heer Windhouwer geeft aan afhankelijk te zijn van GBLT met betrekking tot de WOZ-taxatie. Conform de DVO hadden op 15 oktober de gegevens aangeleverd moeten worden. Geconstateerd is dat dit niet is gebeurd waardoor de heer Windhouwer intern met kunst en vliegwerk de verordening heeft moeten vaststellen in zijn college. Er is vanuit GBLT beterschap beloofd, waarbij hij er vanuit gaat dat de gegevens in 2015 op tijd zullen worden aangeleverd. De heer Dragt sluit zich aan bij de woorden van de heer Windhouwer. Zowel de heer Groeneveld als mevrouw Lepage antwoorden dat de oorzaak ligt in het nog niet voldoende stabiele WOZ-proces van GBLT. Dit proces heeft zeker de aandacht van de directie. Er is inmiddels een team geformeerd om verbetering in het proces aan te brengen. In 2015 worden de afspraken conform het DVO uitgevoerd. 3. Verslag vergadering 9 juli 2014 Redactioneel - Naar aanleiding van Het verslag wordt zonder op- of aanmerkingen vastgesteld met dank aan mevrouw Hakvoort. 4. Ingekomen brief van de provincie Overijssel m.b.t. de begroting Deze brief behoeft geen verdere toelichting en wordt ter kennisgeving aangenomen. 5. Prognose exploitatiebegroting 2014 EoY De heer Boersma vraagt naar reacties en/of vragen met betrekking tot deze prognose exploitatiebegroting. De volgende vragen worden gesteld: De heer Maenhout vraagt of het positieve resultaat wordt besteed aan kwaliteitsverbetering. De heer Broens vraagt uitleg over het negatief resultaat onderhoud belastingpakket Zwolle. De heer Dragt vraagt of bij het mooie positieve resultaat van 334.000 ook structurele effecten te verwachten zijn. Verder vraagt hij naar de stand van zaken met betrekking tot de verdeling van de kosten van de no cure no pay bureaus. De heer Windhouwer geeft aan dat hij twee extra posten ziet in deze begroting. Hij vraagt zich af of dit niet eerder aan het gemeld had moeten worden. De heer Brink ziet graag dat het bedrag t.b.v. de no cure no pay bureaus opgesplitst wordt in 2013 en 2014. De heer Boersma geeft als algemene reactie dat uit het positieve resultaat van 334.000 niet te lezen is hoe de verdeling over de verschillende deelnemers zal uitkomen. Bij de verdeling zal de laboratorium- kwestie en de problematiek met betrekking tot Zwolle meegenomen worden. Voor het antwoord op de overige vragen geeft de heer Boersma het woord aan respectievelijk de heer Groeneveld en Van Hussel. 2/6
De heren Van Hussel en de heer Groeneveld geven aan de hand van een toelichting een antwoord op bovengenoemde vragen. De heer Van Hussel licht toe dat het positieve resultaat van 334.000, - bestaat uit twee delen, het niet gebruikte bedrag van 200.000, - onvoorzien. Dit bedrag moet overblijven omdat hierover geen bestedingsbesluit ligt vanuit het Dagelijks Bestuur. De andere 134.000, - heeft te maken met de heffingstechnologie dat o.a. samenhangt met de overheveling van laboratoriumtaken, zoals genoemd door de heer Boersma. Voor dit bedrag is besloten niet de begroting te wijzigen maar dit bedrag terug te laten komen via het exploitatieresultaat. Het geprognotiseerde bedrag is dus eigenlijk 0. Het bedrag is reeds benut voor kwaliteitsverbetering. De heer Groeneveld vult aan dat mevrouw Lepage dit in haar presentatie verder zal toelichten. De kosten met betrekking tot onderhoudspakket Zwolle heeft te maken met het feit dat GBLT met Centric geen afspraken heeft gemaakt over aansluitingen van nieuwe gemeenten. Daarover is dit jaar onderhandeld en zijn afspraken gemaakt. Het genoemde bedrag heeft dus te maken met de toetreding van de gemeente Zwolle tot GBLT. Ook voor toekomstige toetreders zijn afspraken gemaakt. De heer Groeneveld licht toe dat met betrekking tot de verdeling van de van de kosten van de no cure no pay bureaus in klein comité (de vier betrokken gemeenten) hiernaar gekeken wordt. Aan de hand van het feitelijke eindresultaat zal bekeken worden hoe de verdeling zal plaatsvinden. Hierin wordt ook de splitsing in 2013 en 2014 meegenomen. Het neemt kennis van de prognose exploitatiebegroting 2014. 6. Aanpassing reglement van orde i.v.m. bekendmakingen De heer Boersma stelt voor om deze wijziging door te voeren per 1 januari 2015. Het stemt in met het voorstel. 7. Aanbestedingsleidraad accountant De heer Boersma geeft aan dat hierover een schriftelijke ronde aan vooraf is gegaan. Het proces loopt. Hij vraagt of de heer Doorn hierover nog een nadere toelichting kan geven. De heer Doorn geeft aan dat er op 9 december een presentatie gaat plaatsvinden door een aantal accountantsbureaus, waarna met de werkgroep verdere beslissingen worden genomen. Er wordt gesproken over een wijziging in de regelgeving van accountantsbureaus. De verwachting wordt uitgesproken dat de aanbesteding, ondanks meer deelnemers, hoger uit zal vallen. Dit heeft ook te maken met de versteviging van de interne controle. De accountantsbureaus zullen deze versteviging in de aanbesteding berekenen ter voorkoming van meerwerk. Het stemt in met de aanbestedingsleidraad voor een Europese aanbesteding van accountantsdiensten. 8. Samenvatting plus vervolgaanpak rondetafelgesprekken Samenspel Deelnemers - GBLT De heer Groeneveld leidt dit agendapunt in. Hij geeft aan dat er op 2 oktober een goede bijeenkomst heeft plaatsgevonden. De samenvatting maakt onderdeel uit van de stukken en is besproken in het Dagelijks Bestuur van 5 november jl. Gesproken is over een verstevigde positie van het Dagelijks- en en het opnieuw input geven aan het opdrachtnemer en opdrachtgeverschap. De vraag ligt thans voor hoe er een andere positionering van het Dagelijks- en kan plaatsvinden. Hiervoor ligt het volgende voorstel van de heer Groeneveld met de vraag of dit voorstel nader uitgewerkt kan worden. 1. Kennisnemen van de samenvatting van de rondetafelgesprekken Samenspel GBLT deelnemers 2. In te stemmen met de genoemde aandachts- en verbeterpunten en daarbij a) De keuze te maken om de rol van het DB te expliciteren door te werken met een portefeuilleverdeling tussen de DB-leden en daarmee tevens de betrokkenheid te vergroten tussen het DB en de GBLT-organisatie. 3/6
b) De directie van GBLT voorts de opdracht te geven deze aandachts- en verbeterpunten verder ter uitvoering te brengen in nauw overleg met de vertegenwoordigers van de opdrachtnemers. De heer Oggel geeft aan dat er veel gaat veranderen. Hij zou graag een procesvoorstel zien voor het totaal en hiermee de slag naar 2020 te maken. Vanuit de opdrachtgevers is er behoefte om gekend te worden in de veranderen en voor het creëren van draagvlak. Persoonlijk denkt hij dat het een goede ontwikkeling is. De heer Boersma antwoord dat hij via deze vergadering draagvlak probeert te vinden. De heer Groeneveld geeft aan dat hij bij de uitwerking mee zal nemen dat zowel het Dagelijks- als het gekend wordt bij veranderingen. Tevens zal hij een tijdspad laten maken. De heer Maenhout geeft aan dat hij een goede zaak vindt dat Secretarissen-directeuren en financiële medewerkers van het waterschap worden betrokken. De heer Broens sluit zich aan bij de woorden van de heer Maenhout. Op deze wijze wordt de as van de governance driehoek goed bemenst. In de nieuwe bedrijfsvoering GR-en komt dit niet voor. De heer Boersma antwoordt dat GBLT vasthoudt aan de huidige GR-vorm. Het neemt kennis van de samenvatting van de rondetafelgesprekken Samenspel GBLT deelnemers en stemt in met de genoemde aandachts- en verbeterpunten en daarbij a. de keuze te maken om de rol van het Dagelijks Bestuur te expliciteren door te werken met een portefeuilleverdeling tussen de leden van het Dagelijks Bestuur en daarmee tevens de betrokkenheid te vergroten tussen het Dagelijks Bestuur en de GBLT-organisatie. b. de directie van GBLT voorts de opdracht te geven deze aandachts- en verbeterpunten verder ter uitvoering te brengen in nauw overleg met de vertegenwoordigers van de opdrachtnemers. 9. Voorbeschouwing op De Agenda 2020 (incl. korte presentatie door de heer B. Groeneveld) De heer Groeneveld geeft een presentatie met betrekking tot dit onderwerp. De presentatie zal bij dit verslag worden toegevoegd. In de notitie Fit for the future staat het verleden, heden, toekomst benoemd. Hier gaat hij verder niet op in. GBLT is nu in de fase beland om vanuit stabilisatie naar een ontwikkelingsfase te gaan. De focus is nu gericht op de volgende punten: - Optimalisatie proces van belasting heffen/innen en WOZ. - Slimme organisatie. - Veel samenwerking tussen belastingsorganisaties onderling. - Werken aan verbetering. - Meer regie (meer uitbesteden). - Relatiebeheer onderhouden (opdrachtgever-opdrachtnemer). - Adequaat HR beleid, de juiste mensen op de juiste plek, introductie vlootschouw, kwaliteiten en talenten personeel, ontwikkeling medewerkers door middel van studie. - Meer gebruik social media (technologie). - Meer gebruik maken automatiseringsmogelijkheden (meer investering in financiën en kennis). - Certificering van het werk (hoe doen we het en doen we het goed en gebruik basisregistraties). Na afloop van de presentatie stelt de heer Groeneveld de vraag of het deze ontwikkelingen herkent en zich kan vinden in een verdere uitwerking en concretisering. Uiteraard worden zowel het Dagelijks- als het hierover geïnformeerd. De volgende opmerkingen worden gemaakt: De heer Boersma geeft aan ervoor te waken dat de ICT-beveiligingsprocessen onvoldoende aandacht krijgen. Verder ziet hij het als een gevaarlijke ontwikkeling dat er monopolisten ontstaan voor het uitvoeren van werkzaamheden voor verschillende belastingbedrijven. Mevrouw Lepage antwoordt dat aan ons eigen netwerk hoge eisen zijn gesteld, waarbij uiteraard geen garanties zijn te geven. Met betrekking tot het digitale loket (digid) voldoet GBLT aan de auditeisen. 4/6
Verder heeft de informatie-medewerker ICT als resultaat voor volgend jaar het informatie- en beveiligingsbeleid te operationaliseren. De heer Windhouwer geeft aan dat het van belang is dat afspraken worden nagekomen. Van belang is om daarbij de satisfiers en dissatisfiers mee te nemen. Als voorbeeld noemt hij het WOZ-taxatie-proces. De heer Van Maenhout kan zich vinden in de toekomstvisie. Wel moet er aandacht zijn voor de diverse ontwikkelingen, zoals de verhuizing, nieuwe directie, Gemeente Zwolle erbij. Om te kunnen groeien, moet er eerst een stabiele organisatie zijn. De heer Dragt onderschrijft de woorden van de heer Maenhout en geeft verder aan dat ervoor gewaakt moet worden dat de basis in orde is. De heer Van der Veen merkt op dat aandacht voor de kwaliteit voorop staat. De heer Brink sluit zich hierbij aan. Niet te snel kijken naar verbreding, maar benadrukken van de sterke punten van GBLT. Het is goed dat er visiestuk ligt en dat hierin het Dagelijks- en Algemeen wordt meegenomen. Hij zou dit breder willen trekken door ook duidelijkheid te verkrijgen in de behoeften van de gemeenten. Los van de bedrijfsvoering is het ook van belang dat de verbeteringen goed zijn. Het kan zich vinden in het concretiseren van het uitvoeringsprogramma waarbij de kanttekeningen van de verschillende leden worden meegenomen. 10. Stand van zaken gemeentelijke samenwerking (niet openbaar) De notulen van dit agendapunt zijn in een vertrouwelijk verslag verwoord voor de leden van het. 11. Rechtspositioneel verzoek directeur GBLT (niet openbaar) De notulen van dit agendapunt zijn in een vertrouwelijk verslag verwoord voor de leden van het. 12. Presentatie over evaluatie productieplanning 2014 en vooruitblik productieplanning 2015 Mevrouw Lepage geeft een presentatie over de evaluatie productieplanning 2014 en een vooruitblik op de productieplanning 2015. Aanleiding is dat vorig jaar is afgesproken om de productieplanning aan te passen omdat in bepaalde periodes veel pieken in het werk ontstonden, er een achterstand was in kennis, er veel telefoonverkeer was en GBLT slecht bereikbaar was. Door het aanpassen van de productieplanning verwacht GBLT de kwaliteit op deze onderdelen te verbeteren. De heer Boersma dankt mevrouw Lepage voor haar presentatie. De productieplanning 2015 ziet er goed uit. Hoewel GBLT zich nog niet in stabiel operationeel excellence bevindt, kan gezegd worden dat er veel bereikt is. De heer Boersma spreekt de verwachting uit dat volgend jaar gezegd kan worden dat GBLT een stabiele organisatie is. 13. Vergaderplanning 2015 De heer Boersma vraagt of de vergaderplanning voor 2015 akkoord is. Er zit veel tijd tussen deze vergadering en de volgende vergadering (8 april 2015). Besloten wordt een extra vergadering van het in te plannen in januari. 14. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 5/6
15. Sluiting De heer Boersma sluit de vergadering om 12.00 uur en dankt een ieder voor de aanwezigheid en inbreng. Aldus vastgesteld door het van GBLT in haar vergadering van d.d. 8 april 2015. Drs. J.H. Lepage Waarnemend Directeur T.J. Boersma Voorzitter 6/6