*Z01146FCD29* documentnr.: INT/C/15/19810 zaaknr.: Z/C/15/24631 Raadsvoorstel Onderwerp : Krediet vernieuwbouw schouwburg en MOP schouwburg Datum college : 17 november 2015 Portefeuillehouder : R.G. Poel / J.H.L.M. Nielen Afdeling : Ontwikkeling Commissie : Ruimte Contactpersoon : O. de Croon / W.P. van Bergen E-mailadres : olaf.decroon@cgm.nl Telefoonnummer : 0485-396724 In te vullen door de griffie Nummer raadsvoorstel : 2015-70 Datum commissie : 30 november 2015 Agendapunt commissie : 8 Datum raad : 14 december 2015 Agendapunt raad : 8 Samenvatting voorstel Op 31 oktober 2011 besloot uw gemeenteraad het college opdracht te geven over te gaan tot de vernieuwbouw van de schouwburg aan de Grotestraat te Cuijk. Hierbij stelde uw raad een krediet vast dat, naast de met de bouw gepaard gaande activiteiten ook toeziet op de zogenaamde frictie/transitie en aanloopkosten. Totaal 18,5 miljoen. De vernieuwbouwde schouwburg is zoals bekend inmiddels opgeleverd en in gebruik genomen. Tussentijds is als gevolg van een positief verlopen aanbesteding inmiddels 1 miljoen van het genoemde krediet afgeraamd. De gemeente is eigenaar geworden van het gebouw en de stichting schouwburg huurder. Het is uitermate prettig te constateren dat dit project ruimschoots binnen het door uw raad gestelde budget gerealiseerd is. Vanuit het perspectief van de nieuwe rolverdeling en in lijn met de door uw raad in 2011 gestelde (financiële) kaders heeft uw raad in juni van dit jaar ook een nieuwe subsidieovereenkomst met betrekking tot de schouwburg vastgesteld. Bij de behandeling van die subsidieovereenkomst is met uw raad afgesproken om aan het eind van dit jaar de financiële balans op te maken van het project en een voorstel te doen hoe om te gaan met het meerjarig onderhoud van het gebouw. Voorstel besluit 1. Vast te stellen de aframing van het krediet vernieuwbouw schouwburg met 300.000. 2. Het college opdracht te geven samen met de stichting schouwburg de komende 3 exploitatiejaren te monitoren. a. hierbij te streven om zo min mogelijk een beroep te doen op het resterende aanloopbudget ad 500.000, 1
b. hierover in 2016 en 2017 aan de raad middels een voortgangsnotitie te rapporteren. c. In 2018 de raad een eindvoorstel voor te leggen om het project(budget) af te sluiten. 3. Vast te stellen het Meerjarig Onderhoudsprogramma (MOP) 4. Vast te stellen de dotaties t.b.v. het meerjarig onderhoud zoals geraamd in het MOP en deze ten laste brengen van de kapitaallasten vernieuwbouw schouwburg 5. Vast te stellen dat de indexering van de exploitatiesubsidie van de schouwburg, zoals vastgesteld in juni jl alsmede het onderhoud voor de oefenruimte, ten laste wordt gebracht van de kapitaallasten vernieuwbouw schouwburg 6. Vast te stellen de herschikking van de kredieten en de rente voor de investeringskredieten van de schouwburg te stellen op 3%. Financiële consequenties In het raadsvoorstel uit 2011, waarbij het krediet is vastgesteld, is het onderhoud van de schouwburg benoemd maar er is destijds geen invulling aan gegeven. Dat kan nu wel omdat alle (technische) gegevens bekend zijn over het gebouw en offertes voor het meerjaren onderhoudsplan aangevraagd kunnen worden. Hoewel de komende jaren het onderhoud nog relatief laag zal zijn, het is immers een geheel vernieuwd gebouw, is dat gedurende 20 jaren niet het geval en moet er een meerjaren onderhoudsplan zijn. Dit is ook een wettelijke verplichting die een eigenaar heeft. De jaarlijkse dotatie voor de onderhoudskosten voor de gemeente als eigenaar bedragen 241.541. Zoals al eerder aangegeven was voor het reguliere onderhoud voor het oude gebouw 50.000 per jaar in de begroting opgenomen. Hierbij moet worden opgemerkt dat wanneer vervangingsinvesteringen aan de orde waren deze via een raadsvoorstel werden gevraagd ten laste van de algemene reserve. Dit is nu in dit voorstel niet meer het geval en is hiermee meer duurzaam ingericht. In het raadsvoorstel van 12 mei 2015 dat als onderwerp "Subsidie Schouwburg" had, heeft u ingestemd met het subsidievoorstel voor de schouwburg. Bij het kopje "Financiële consequenties" was het volgende opgenomen: "- Het prijsindex bedrag van 52.000,- is p.m. opgenomen in het bedrijfsplan 2011 en toen in beginsel aanvaard. Voor het aanstaande seizoen wordt dit bedrag eenmalig gedekt via de bouwprojectafsluiting eind 2015/begin 2016. Vanaf het seizoen 2016/17 maakt het structureel deel uit van de begroting. - De exploitatie van de oefenruimte is in 2011 zonder raming geheel p.m. gebleven. De subsidiebijdrage van 15.000,- voor het aanstaande seizoen wordt eenmalig gedekt via de bouwprojectafsluiting eind 2015/begin 2016. Vanaf het seizoen 2016/17 maakt het bedrag structureel deel uit van de begroting. - Voor de toevoeging van 52.000 + 15.000, totaal 67.000, zouden wij structureel middelen moeten vragen. Wij verwachten echter dat we dit bedrag kunnen dekken uit lagere kapitaallasten. Hierover zullen wij u nog nader informeren bij de volledige afrekening van de schouwburg." Voor de subsidieovereenkomst moet dus nog een bedrag van 67.000 structureel worden gedekt, waarvan geconstateerd kan worden (zie verderop in dit voorstel) dat blijkt dat dekking hiervan uit de kapitaallasten kan plaatsvinden. Bij het vaststellen van het krediet van de schouwburg is, op basis van aannames, het krediet gesplitst in een tweetal investeringskredieten. Dit zijn het bouwkrediet dat wordt afgeschreven in 40 jaar en het krediet voor de technische installaties dat in 15 jaar wordt afgeschreven. 2
Het bouwkrediet is destijds, voor de voorgestelde aframingen op basis van het aanbestedingsvoordeel, op 7.854.000 begroot en het krediet voor de technische installaties op 7.597.000. Totaal 15.451.000 Nu de kosten op basis van de aanbesteding en de aframing duidelijk zijn geworden kunnen de kredieten worden hergeschikt zodat over de juiste bedragen wordt afgeschreven. Voorgesteld wordt om het krediet van de bouwkosten op 9.580.000 vast te stellen en het krediet voor de technische installaties op 4.631.837; beide na aframing van het aanbestedingsvoordeel. De kapitaallasten (rente en afschrijving) zullen hierop worden aangepast. Toen in 2011 uw raad instemde met het krediet van de schouwburg was de rekenrente voor investeringen 4,5%. Nu dit jaar de investeringskredieten kunnen worden afgesloten, de uitgaven voor het bouwkrediet en het krediet voor de technische installaties zijn immers gedaan, wordt voorgesteld de rente voor de kredieten aan te passen aan de rente die u heeft vastgesteld voor het jaar 2015. Voor dit jaar geldt een rekenrente van 3%. Door in te stemmen met het herschikken van de kredieten en de renteaanpassing worden de kapitaalslasten aanzienlijk lager. Het voordeel dat hiermee ontstaat is van zo'n omvang dat de middelen die zijn benodigd voor de dotatiebedragen voor het meerjaren onderhoudsplan en de indexering van de subsidie hieruit kunnen worden gedekt. Jaar Kapitaallasten Oud Kapitaallasten Nieuw Verschil Benodigd MOP Reeds opgenom en in de begroting Benodigd indexering Benodigd exploitatie oefenruimte Totaal raadsvoorstel Restant 2015 1.271.208 960.192 311.017 241.541-51.258 52.000 15.000 257.283 53.734 2016 1.241.619 943.723 297.896 241.541-51.258 52.390 15.113 257.785 40.110 2017 1.212.029 927.254 284.775 241.541-51.258 52.390 15.113 257.785 26.989 2018 1.182.439 910.786 271.654 241.541-51.258 52.390 15.113 257.785 13.868 2019 1.150.850 894.317 256.533 241.541-51.258 52.390 15.113 257.785 747 Wettelijk kader en beleidskader Communicatie en participatie Gemeenschappelijke regeling/samenwerkingsverband 3
Toelichting op het voorstel Inleiding Op 31 oktober 2011 besloot uw gemeenteraad het college opdracht te geven over te gaan tot de vernieuwbouw van de schouwburg aan de Grotestraat te Cuijk. Hierbij stelde uw raad een krediet vast dat, naast de met de bouw gepaard gaande activiteiten ook toeziet op de zogenaamde frictie/transitie- en aanloopkosten. Totaal 18,5 miljoen. Na een positief verlopen aanbesteding in 2013 ( 1,6 miljoen voordeliger dan de directiebegroting) is op het vernieuwbouwkrediet een bedrag afgeraamd van 1 miljoen. Hierbij is gelijktijdig het streven afgesproken indien mogelijk nog eens 600.000 af te ramen. In april van dit jaar heeft de bouwkundige oplevering plaatsgevonden en is uw raad tijdens een speciale bijeenkomst in de schouwburg bijgepraat over de financiële stand van zaken. Hierbij is aangegeven dat een slotaframing van de genoemde 600.000 nog steeds haalbaar was. Ook is uw raad deelgenoot gemaakt van een aantal activiteiten, die lopende het vernieuwbouwproject zijn uitgevoerd binnen het krediet, maar die niet voorzien waren bij de raming die ten grondslag aan het raadsvoorstel van 2011. Dat ging onder andere om onder andere de navolgende zaken: aankoop grond buurman i.v.m. benodigde vluchtweg, inpandige laad- en losruimte, aanvullende asbestsanering en gevel fraterhuis. Met dit soort zaken gaat het om een bedrag in orde van grootte van 500 tot 600.000,- wat er binnen dit krediet is opgevangen. Transitie-/aanloopkosten Bij de raming van de zogenaamde transitie- en aanloopkosten (totaal 1.750.000) in 2011 werd nog uitgegaan van een sluitingsperiode van de schouwburg van 18 maanden. In werkelijkheid heeft deze periode 6 maanden langer geduurd. De schouwburg is dichtgegaan direct na het theaterseizoen in 2012/2013 en heeft haar deuren weer geopend direct bij de start van theaterseizoen 2015/2016. Hierdoor is feitelijk sprake van een transitieperiode van 24 maanden. Op deze subpost is dan ook een overschrijding ontstaan van 270.000, waarbij de gemaakte kosten in de eerste 18 maanden lager waren dan begroot. Afwikkeling / aframing Zoals hiervoor aangegeven is het gebouw in april van dit jaar bouwkundig opgeleverd en heeft er daarna een intensieve periode plaatsgevonden waarin opleverpunten zijn hersteld en er vaste- en losse inrichting is aangebracht. De contractuele onderhoudsperiode van de aannemer is voorbij. Er lopen echter nog een aantal discussiepunten met de aannemer waaronder het herstel van de tegelvloer van de foyer en het schouwfase. Voor de eindafrekening met de aannemer is overleg gaande. Ons college heeft, gelet op het voorstaande bureau Franken (het bouwmanagementbureau) gevraagd om met een tussenprognose en advies te komen met betrekking tot vervolgstappen en aframing. Dit advies, wat door ons college wordt onderschreven, komt er samengevat als volgt op neer: aangezien de afwikkeling van het project nog niet volledig is afgerond, door enerzijds een aantal discussiepunten vanuit de bouw en anderzijds het uitgangspunt van de gemeente en de stichting schouwburg om een bedrag van 500.000,- aan aanloopkosten liquide te houden voor de eerste 3 exploitatiejaren van de nieuw schouwburg, 4
wordt het verantwoord geacht eind 2015 een bedrag van 300.000 af te ramen. Het resterende krediet kan dan na het genoemde 3-tal exploitatiejaren alsmede een definitieve beëindiging van het project worden afgesloten en afgeraamd. Financieel vertaald hoort hier het navolgende plaatje bij: Omschrijving Bedrag Raadsbesluit 2011 ;Bouwbudget incl. grondexploitatie 16.751.000 Transitie-en aanloopkosten 1.750.000 Totaal vastgesteld krediet in 2011 18.501.000 Aframing december 2013 t.g.v. aanbestedingsresultaat 1.000.000 Restant krediet 17.501.000 Uitgaven t/m nov. 2015 (incl. prognose Franken t.a.v. afwikkeling discussiepunten aannemer) 16.701.000 Voorgestelde aframing dec. 2015 300.000 Restant = budget aanloopkosten 500.000 In de stuurgroep vernieuwbouw schouwburg heeft de stichting schouwburg zich eveneens akkoord verklaard met voornoemde uitgangspunten. Rondom het budget met betrekking tot de aanloopkosten is eerder door uw raad (bij behandeling van de subsidieovereenkomst op 15 juni jl.) gesteld dat de wijze van beheer van het budget is beschreven en bepaald in paragraaf 5 van de subsidieovereenkomst. De huidige stuurgroep vernieuwbouw van de schouwburg wordt hiervoor in stand gehouden. Jaarlijks wordt door die stuurgroep verantwoording afgelegd aan ons college. Ons college stelt hierbij voor uw raad jaarlijks over de voortgang te informeren. Meerjarig onderhoud Door uw raad is bij vaststelling van het krediet in 2011 eveneens besloten om eigenaar te worden van het gebouw en de stichting schouwburg als huurder te laten fungeren. Vanuit het perspectief van die nieuwe rolverdeling heeft uw raad in juni van dit jaar ook een nieuwe subsidieovereenkomst met betrekking tot de schouwburg vastgesteld. Bij de behandeling van die subsidieovereenkomst is met uw raad afgesproken om aan het eind van dit jaar, gelijktijdig met het opmaken van de financiële tussenbalans ook een voorstel te doen hoe om te gaan met de financiering van het meerjarig onderhoud van het gebouw. In juni 2015 heeft uw raad reeds kennis kunnen nemen van de inhoud van het MOP (meerjarig onderhoudsprogramma, zie bijlage). Op dit moment is in onze gemeentebegroting voor het jaarlijks onderhoud als eigenaar een bedrag van 50.000 (per jaar) opgenomen. Naast het reguliere onderhoud vanuit eigenaarsperspectief is het voor het meerjarig onderhoud zo dat feitelijk na de afschrijving van gebouwlijke onderdelen en technische installaties er telkens opnieuw investeringen t.a.v. vervanging (groot onderhoud) gedaan moeten worden. Vanuit de oude systematiek (2010) was hierbij de stelregel dat er telkens na het vrijvallen van de betreffende aan de investering gekoppelde kapitaallasten, de vervangingsinvestering werd bekostigd uit de op dat moment vrijvallende kapitaalruimte. Een meer degelijke en transparante werkwijze zou echter zijn om jaarlijks te sparen/doteren voor dit groot onderhoud. 5
Op basis van het MOP is ten aanzien van die dotatiesystematiek het volgende overzicht te geven: Omschrijving Bedrag afgerond Gebouw 107.848 Theatertechische installaties 112.011 Fraterhuis 21.682 Totaal: 241.541 Uitvoering, risico s en evaluatie Zie voorstel. Overige politiek relevante informatie Conclusie/voorstel Ons college stelt uw raad gelet op het voorstaande voor om vast te stellen: 1. de aframing van het krediet vernieuwbouw schouwburg met 300.000. 2. Het college opdracht te geven samen met de stichting schouwburg de komende 3 exploitatiejaren te monitoren. a. hierbij te streven om zo min mogelijk een beroep te doen op het resterende aanloopbudget ad 500.000, b. hierover in 2016 en 2017 aan de raad middels een voortgangsnotitie te rapporteren. c. In 2018 de raad een eindvoorstel voor te leggen om het project(budget) af te sluiten. 3. het Meerjarig Onderhoudsprogramma (MOP) 4. de dotaties t.b.v. het meerjarig onderhoud zoals geraamd in het MOP en deze ten laste brengen van de kapitaallasten vernieuwbouw schouwburg 5. dat de indexering van de exploitatiesubsidie van de schouwburg, zoals vastgesteld in juni jl alsmede het onderhoud voor de oefenruimte, ten laste wordt gebracht van de kapitaallasten vernieuwbouw schouwburg 6. de herschikking van de kredieten en de rente voor de investeringskredieten van de schouwburg te stellen op 3%. Bijlagen - Meerjarig onderhoudsprogramma Schouwburg - Raadsbesluit krediet 2011 - Subsidieovereenkomst zoals vastgesteld 15-6-15 Burgemeester en wethouders van Cuijk, drs. R.H.M.A. Rongen secretaris mr. W.A.G. Hillenaar burgemeester 6