Veel gestelde vragen door leveranciers Algemeen: 1. Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan? 2. Hoe pas ik mijn gebruikersprofiel aan? 3. Hoe pas ik ons bedrijfsprofiel aan? 4. Hoe verwijder ik een gebruiker? 5. In het platform ziet een gebruiker meer/minder opties dan de ander. 6. De Active-X instellingen krijg ik niet geïnstalleerd op de computer. 7. Hoe bekijk ik de openbare aanbestedingen? 8. Ik zag een publicatie van een ecartotheek/marktplaats. Hoe kan ik mij hierop inschrijven? 9. Hoe kan ik iemand anders aan de aanbesteding toevoegen? 10. Ik wil graag dat een onderhandse uitnodiging voor een aanbesteding bij de juiste persoon komt. Ik wil het zelf bepalen. 11. Ik moet voor mijn collega een aanbesteding doen maar ik zie de aanbesteding niet? 12. Ik krijg een mail met de tekst: taak toegewezen. Wat betekent dit? Registreren: 13. Ik wil mij registreren, maar onze gegevens zijn al bekend? 14. U heeft gemaild over een dubbele registratie, maar ik wil graag toch mijn eigen divisie/locatie/onderwerp. Hoe kan ik de registratie aanpassen? 15. Ik heb mij geregistreerd, maar de goedkeuring duurt nog 24 uur? 16. Ik heb een uitnodiging gekregen en hiervoor moet ik mij opnieuw registreren, maar wij hebben al een registratie. Wachtwoord: 17. Ik ben mijn wachtwoord vergeten, kunt u mij deze sturen? 18. Het systeem herkent mijn e-mail adres niet bij het opvragen van wachtwoord. 19. Ik heb een nieuw wachtwoord aangevraagd maar deze heb ik niet ontvangen. Berichten: 20. Ik kan geen documenten uploaden. Ik krijg een blauw beeld. 21. Hoe kan ik een bericht versturen? Hoe kan ik een vraag stellen? 22. Dit is een bericht voor contactpersoon X van aanbesteding Y. 23. Hoe kan ik in een bericht een bestand toevoegen? 24. Ik krijg systeemberichten die ik niet wil ontvangen. 25. Een collega van mij ontvangt geen berichten? Vragenlijst: 26. Graag ontvangen wij aanvullende informatie van het bovengenoemde project. Zodat wij ons als bedrijf kunnen aanmelden.
27. Waar vind ik de relevante documenten omtrent een specifieke aanbesteding? 28. Hoe kan ik de vragenlijst beantwoorden? 29. Wat moet ik precies invullen bij vraag X? 30. Er wordt gevraagd om een bepaald document of excel-sheet te uploaden. Hoe kom ik aan deze bestanden? 31. Via welke weg kan ik gevraagde bestanden uploaden binnen de vragenlijst? 32. Hoe kan ik bestanden uploaden buiten de vragenlijst om? 33. Ik zie niet alle vragen. Als ik naar Bekijk antwoorden ga zie ik meer vragen dan bij Beantwoorden van vragen. 34. Mijn voortgang gaat niet naar 100%. 35. Ik heb alle vragen beantwoord en alle bestanden ge-upload, maar wanneer ik de vragen nakijk kleuren deze roze. Wat moet ik doen? 36. Wanneer ik de vragen wil bekijken, zie ik alleen de volledige vraag en mijn antwoord. Waarom kan ik niks meer aanpassen? 37. Hoe verzend ik een voorstel? 38. Als ik iets toe wil sturen wordt er gevraagd naar de bedrijfs ondertekenaar. Wie is dit? 39. Wij schrijven alleen in voor perceel 10, maar per abuis heb bij perceel 1 een paar vragen ingevuld. Ik krijg dit niet meer geannuleerd.
Algemeen Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan? Dit kan als u bent ingelogd in CTM, maar alleen met administrator rechten. Bovenin het scherm naast 'Navigatie' klikt u op Hier selecteren. Kies 'Gebruikersprofielen' en klik vervolgens op Aanmaken gebruiker, vul alle vereiste gegevens in en klik Opslaan en afsluitend op Terug. Wanneer u vervolgens op Klaar klikt, keert u terug naar de home pagina. Handleiding pg.11. Hoe pas ik mijn gebruikersprofiel aan? Dit kan als u bent ingelogd in CTM. Bovenin het scherm naast 'Navigatie' klikt u op Hier selecteren. Kies 'Gebruikersprofielen' (administrator) of Persoonlijk profiel (gebruiker) en klik vervolgens op uw naam. Via blauwe tekst Bewerk achter gebruikers profiel kunt u uw gegevens wijzigen. Handleiding pg.11. Hoe pas ik ons bedrijfsprofiel aan? Dit kan alleen als u bedrijfsadministrator bent. Bovenin het scherm naast 'Navigatie' klikt u op Hier selecteren. Kies Bedrijfsadministratie', klik vervolgens onderaan op de grijze button Bewerk. Als alles aangepast is Opslaan klikken. Hoe verwijder ik een gebruiker? Dit kan alleen als er contact met ons wordt opgenomen. Bij een enkele gebruiker moeten we een referentievraag stellen vervolgens aangeven dat ze dan niet meer bij openstaande aanbestedingen kunnen. Bij meerdere gebruikers moeten we een referentievraag stellen en de bedrijfsadministrator moet dan eventueel door worden geschoven naar een gebruiker. Zie: Hoe pas ik mijn gebruikersprofiel aan. In het platform ziet een gebruiker meer/minder opties dan de ander. De eenvoudige gebruikersinterface is waarschijnlijk ingeschakeld. Kies 'Gebruikersprofielen' of Persoonlijk profiel en klik vervolgens op uw naam. Via blauwe tekst Bewerk achter gebruikers profiel kunt u uw gegevens wijzigen. Haal vervolgens het vinkje bij Eenvoudige gebruikersinterface weg en klik op Opslaan.
De Active-X instellingen krijg ik niet geïnstalleerd op de computer. U heeft de Upload Manager alleen nodig als u meerdere documenten tegelijk wil uploaden. Als u het niet op uw computer heeft staan zou dit één voor één moeten kunnen. De ervaring leert dat het programma goed werkt zonder deze tool. Als u toch graag het pakketje wilt installeren maar het lukt niet, dan kunt u aan uw systeembeheerder vragen of zij het op uw computer kunnen zetten. Hiervoor kunnen ze het pakketje los downloaden in het programma. Kies 'Gebruikersprofielen' of Persoonlijk profiel en klik vervolgens op uw naam. Via blauwe tekst Bewerk achter Active-X krijgt u een overzicht. Links onderin download u EU-Supply Active-X installatie pakket.msi Hoe bekijk ik de openbare aanbestedingen? Als u bent ingelogd, klik onder het kopje dienstverlening op Openbare aanbestedingen. Als u zich al had aangemeld als inschrijver voor de aanbesteding, dan staat de aanbesteding vermeld bij Mijn aanbestedingen. Handleiding pg.4. Zonder in te loggen: Via de site www.ctmsolution.nl staat rechts de button CTM Lopende aanbestedingen Ik zag een publicatie van een ecartotheek/marktplaats. Hoe kan ik mij hierop inschrijven? Ingelogd: Bij home klikken op Openbare aanbestedingen. Vervolgens rechts bovenin bij Kies beeld kiezen voor DAS/e-Cartotheek kwalificatie Vanuit website: Onder log in klikken op de grijze button Dynamisch aankoop systeem of e-cartotheek. Hoe kan ik iemand anders aan de aanbesteding toevoegen? Een profiel aanmaken via gebruikersprofielen. Zie: Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan. Ga daarna naar de aanbesteding. U klikt in de aanbesteding onderin op de grijze button Gebruikersrechten toewijzen. Hierna op Toevoegen/verwijderen leden. U kunt gebruikers selecteren en toevoegen klik vervolgens Opslaan. Als laatste geeft u een rol mee en klik Opslaan.
Ik wil graag dat een onderhandse uitnodiging voor een aanbesteding bij de juiste persoon komt. Ik wil het zelf bepalen. Helaas kunt u dat niet zelf bepalen. In de praktijk verstuurd de aanbestedende dienst vaak alle gebruikers van uw bedrijf een uitnodiging. Hier is wel een oplossing voor te bedenken. Als dit niet wenselijk is zou u één e-mailadres kunnen gebruiken en deze koppelen aan alle gebruikersprofielen. U dient vervolgens zelf onderling af te spreken wie de uitnodiging accepteert. Ik moet voor mijn collega een aanbesteding doen maar ik zie de aanbesteding niet? Als uw collega zich heeft aangemeld voor de aanbesteding en ook u toegang wilt, dan dient uw collega u eerst rechten te geven voor de aanbesteding. Zie: Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan? en dan Zie: Hoe kan ik iemand anders aan de aanbesteding toevoegen? Ik krijg een mail met de tekst: taak toegewezen. Wat betekent dit? Uzelf, of een collega van u heeft bij Toekennen secties iets aangevinkt in plaats van Beantwoorden van vragen. U moet de vinkjes weghalen.
Registreren Ik wil mij registreren, maar onze gegevens zijn al bekend? Intern CTM: De bedrijfsadministrator van dat bedrijf doorgeven en vragen of deze een nieuwe gebruiker kan aanmaken in de bestaande bedrijfsadministratie. Zie: Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan? U heeft gemaild over een dubbele registratie, maar ik wil graag toch mijn eigen divisie/locatie/onderwerp. Hoe kan ik de registratie aanpassen? Intern CTM: Bedrijf alsnog goedkeuren en de toevoeging bij bedrijfsnaam zetten. Belangrijk! Vergeet vervolgens niet bij Gebruikersprofiel de rol bedrijfsadministrator aan te vinken. Ik heb mij geregistreerd, maar de goedkeuring duurt nog 24 uur? Er staat 24 uur maar in de praktijk worden bedrijfsregistraties vaak binnen het uur goedgekeurd. Ik heb een uitnodiging gekregen en hiervoor moet ik mij opnieuw registreren, maar wij hebben al een registratie. Intern CTM: De bedrijfsadministrator van dat bedrijf doorgeven en vragen of deze een nieuwe gebruiker kan aanmaken in de bestaande bedrijfsadministratie. Vragen naar RFT nummer en een seintje als de gebruiker is aangemaakt. Zodra er een gebruikersprofiel is aangemaakt, de uitnodiging versturen naar de juiste gebruiker. Zie: Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan?
Wachtwoord Ik ben mijn wachtwoord vergeten, kunt u mij deze sturen? U kunt uw gegevens bemachtigen door onder het login veld op 'Wachtwoord vergeten' te klikken en het e-mail adres in te vullen waarmee u bij ons geregistreerd staat. Er wordt dan een nieuw wachtwoord voor u aangemaakt en deze zal samen met uw gebruikersnaam naar dit adres worden gemaild. Wanneer u 5 keer foutief inlogt, treedt er een beveiliging op uw browser op. Hierdoor is het niet meer mogelijk in te loggen. U kunt dit verhelpen door even uw internet browser af te sluiten en opnieuw proberen in te loggen. Via www.ctmsolution.nl kunt u direct naar het inlogscherm. Het systeem herkent mijn e-mail adres niet bij het opvragen van wachtwoord. Intern CTM: Eventueel een typefout. Geregistreerd met een ander e-mail adres of toen een typefout gemaakt. Via de operator naar Organisatie management. Daar het bedrijf en de contactpersoon opzoeken en kijken waar het misgaat. Bij meerdere registraties met één e-mail adres komt deze melding ook voor. Dan kan er eventueel handmatig een nieuw wachtwoord/gebruikersnaam naar de gebruiker gemaild worden (naar hetzelfde adres als de registratie). Vermelden dat het wachtwoord aangepast kan worden. Ik heb een nieuw wachtwoord aangevraagd maar deze heb ik niet ontvangen. Het bericht komt eventueel niet langs de spam filter, vragen of de systeembeheerder e-mails van info@ctmsolution.nl en info@eusupply.com wil toestaan. Mocht het dan nog steeds niet lukken zelf aanpassen en toesturen.
Berichten Ik kan geen documenten uploaden. Ik krijg een blauw beeld. Kies 'Gebruikersprofielen' of Persoonlijk profiel en klik vervolgens op uw naam. Via blauwe tekst Bewerk achter Active-X kunt u uw gegevens wijzigen. Zet u het vinkje bij Uploadmanager uit en klik Opslaan. Doordat de Uploadmanager is uitgezet kunt u nu alleen één voor één documenten uploaden in plaats van meerdere documenten tegelijk. Hoe kan ik een bericht versturen? Hoe kan ik een vraag stellen? Op de inschrijfpagina voor de specifieke aanbesteding gaat u naar tabblad het Berichten. U selecteert rechts Nieuw bericht. Bij Naar hoeft u niks in te vullen hier staat standaard de aanbestedende dienst. De aanbestedende deinst heeft intern geregeld dat de juiste persoon het bericht ontvangt. Het onderwerp is verplicht. Het bericht wordt meteen verzonden wanneer u op Verzenden klikt. Handleiding pg.13. Dit is een bericht voor contactpersoon X van aanbesteding Y. Intern CTM: Informeren dat het bericht via de aanbesteding verstuurd moet worden. Wij sturen dit niet door. Zie: Hoe kan ik een bericht versturen? Hoe kan ik in een bericht een bestand toevoegen? Bestand toevoegen kan door te klikken op Bestand invoegen. Middels Selecteer zoekt u het document. Vervolgens klikken op Upload. Handleiding pg.13. Ik krijg systeemberichten die ik niet wil ontvangen. Een gebruiker krijgt berichten van RFT s projecten waaraan hij toegevoegd is. Bovenin het scherm naast 'Navigatie' klikt u op Hier selecteren. Kies 'Gebruikersprofielen' of Persoonlijk profiel en klik vervolgens op uw naam. Via blauwe tekst Bewerk achter gebruikers profiel kunt u uw gegevens wijzigen. Hier kunt u aangeven welke automatische berichten u wenst te ontvangen. Een collega van mij ontvangt geen berichten? U krijgt pas berichten als uw profiel is gekoppeld aan een RFT. Zie: hoe kan ik iemand anders aan de aanbesteding toevoegen. Eventueel staan de notificaties voor automatische berichten uit. Kijk bij Gebruikersprofiel.
Vragenlijst Graag ontvangen wij aanvullende informatie van het bovengenoemde project. Zodat wij ons als bedrijf kunnen aanmelden. U kunt de publiek zichtbare documenten inzien door bij de uitnodigingsbrief van de aanbesteding rechtsboven op 'Meer informatie' te klikken en dan op 'Bekijk documenten'. U kunt de uitnodigingsbrief bereiken door bij www.ctmsolution.nl op de grijze button CTM Lopende Aanbestedingen rechts in beeld te klikken. Kies vervolgens in de lijst de juiste aanbesteding. Alle documenten waar een wereldbol voor staat zijn publiekelijk zichtbaar en te downloaden. Alle andere documenten zijn pas zichtbaar na aanmelding op de aanbesteding. U kunt dit doen via de uitnodigingsbrief linksboven door op 'Login' of 'Registreer' te klikken. Zodra u bent ingelogd kunt u in de uitnodigingsbrief op 'Accepteren' klikken. U bent dan aangemeld voor de aanbesteding en komt terecht op het CTM platform bij de desbetreffende aanbesteding. Vervolgens kunt u alle documenten downloaden door links in het scherm bij het perceel op 'Download benodigde documenten' te klikken. Waar vind ik de relevante documenten omtrent een specifieke aanbesteding? U vindt de relevante documenten links op de inschrijfpagina. De inschrijfpagina is te herkennen aan de titel RFT in combinatie met een specifiek nummer. Klik op de blauwe link genaamd Download benodigde Documenten onder het perceel om de beschikbare bestanden in te zien en vervolgens op te slaan op uw computer. Handleiding pg.5. Hoe kan ik de vragenlijst beantwoorden? Binnen de inschrijfpagina van de specifieke aanbesteding, staat onder Mijn aanmelding/inschrijving, een kopje Vragenlijst. Door rechts op de button Beantwoorden van vragen te klikken, komt u terecht op de pagina waar u kunt beginnen met het invullen van de vragenlijst. Handleiding pg.5. Wat moet ik precies invullen bij vraag X? Dat is een vraag over de inhoud. Die vraag moeten ze zelf stellen bij de aanbestedende dienst. Dat door een bericht te sturen aan de aanbestedende dienst. Zie: Hoe kan ik een bericht versturen?
Er wordt gevraagd om een bepaald document of Excel-sheet te uploaden. Hoe kom ik aan deze bestanden? Deze documenten zijn allemaal te vinden onder Download benodigde documenten op de inschrijfpagina van de desbetreffende aanbesteding. Indien deze daar niet staan kunt u contact opnemen met de aanbestedende dienst via het tabblad Berichten. Zie: Hoe kan ik een bericht versturen? Via welke weg kan ik gevraagde bestanden uploaden binnen de vragenlijst? Indien wordt gevraagd om bij de vraag zelf een bestand te uploaden, klikt u rechts naast de vraag op het gele mapje om een bestand te kunnen uploaden. Klik in het nieuwe venster op Upload bestanden en vervolgens op Bladeren om de gevraagde bestanden te selecteren. Klik vervolgens op uploaden en afsluitend op Terug om terug te keren bij de vragenlijst en verder te gaan met de volgende vraag. Hierbij is het niet mogelijk om bestanden toe te voegen vanuit het archief. Handleiding pg.6. Hoe kan ik bestanden uploaden buiten de vragenlijst om? Ga binnen de inschrijfpagina van de specifieke aanbesteding naar het kopje Mijn documenten en klik op Voeg documenten bij. Klik op Upload bestanden, zoek via de button Bladeren naar de gewenste bestanden en klik op Uploaden. Voeg naar wens bestanden toe. Keer terug door te drukken op Terug. Handleiding pg.7. Ik zie niet alle vragen. Als ik naar Bekijk antwoorden ga zie meer vragen dan bij Beantwoorden van vragen. Voordat u op Beantwoorden van vragen klikt, klikt u op Toekennen secties. Hier alle vinkjes weghalen. Klik Opslaan en vervolgens Terug. Uzelf of een collega van u had waarschijnlijk de vragen voor uw organisatie in secties verdeeld.
Mijn voortgang gaat niet naar 100%. De balk gaat pas naar 100% als u iets vergeten bent. Er zijn 4 onderdelen die de aanbestedende dienst kan vragen. Controleert u de onderdelen die voor deze aanbesteding van toepassing zijn: 1) Heeft u de akkoordbevestiging geaccepteerd? 2) Heeft u alle vragen beantwoord en de documenten op de juiste manier toegevoegd? In sommige gevallen moet het document bij de vraag geupload worden. Als er geen folder achter de vraag staat moet het document bij Mijn documenten geupload worden. 3) Heeft u alles bij de inkooplijst in CTM ingevuld? 4) Heeft u een bedrag bij Totaalbieding ingevuld? Intern CTM: Als het prijzenblad als document geupload is hoeft dit in theorie niet ingevuld te worden. Bellen met koper. Die is in de checklist bij Instellen prijzenblad opties vergeten Maak gebruik van verzoek tot totaalbieding uit te vinken. Eventueel kan de leverancier het totaal bedrag invullen. Ik heb alle vragen beantwoord en alle bestanden ge-upload, maar wanneer ik de vragen nakijk, kleuren deze roze. Wat moet ik doen? Het rood kleuren van een vraag betekend dat u een vraag niet heeft beantwoord of u heeft bij een knock out vraag een niet gewenst antwoord heeft gegeven. Wanneer ik de vragen wil bekijken, zie ik alleen de volledige vraag en mijn antwoord. Waarom kan ik niks meer aanpassen? U bevindt zich momenteel op de Bekijk antwoorden pagina. Door onderaan de pagina te klikken op Klaar verlaat u deze pagina. Wanneer u vervolgens op de inschrijf pagina op Beantwoorden van vragen klikt, komt u op een pagina waarop u de volledige vragen ziet en tevens uw antwoorden kunt aanpassen of nog niet beantwoorde vragen kunt invullen. Na sluitingstijd is het niet meer mogelijk aanpassingen te maken in uw aanbieding. Hoe verzend ik een voorstel? Wanneer het percentage voltooid op 100% staat, u alle gewenste bestanden heeft toegevoegd en alles zorgvuldig heeft gecontroleerd, klik op de inschrijfpagina van de aanbesteding op Verzend voorstel. Uw voorstel wordt verzonden en de aanbestedende partij zal hier ook een bericht van ontvangen. U ziet in het scherm dat de percentagebalk groen kleurt en er komt voorstel verzonden op de inschrijfpagina te staan naast een groen bolletje.
Intern CTM: Leverancier krijgt een bevestigingsmail, maar is wel zelf verantwoordelijk over het controleren van de aanbieding. Dit kan door op Bekijk/print antwoord formulier te klikken (naast verzend voorstel ). De leverancier kan dit overzicht eventueel uitprinten. Handleiding pg.10. Als ik iets toe wil sturen wordt er gevraagd naar de bedrijfs ondertekenaar. Wie is dit? Vanuit een juridisch oogpunt dient de tekenbevoegde van uw organisatie de toegezonden documenten te ondertekenen. Deze optie moet uitgezet worden. Bovenin het scherm naast 'Navigatie' klikt u op Hier selecteren. Kies 'Bedrijfsadministratie' en klik vervolgens onderaan op de grijze button Bewerk. Haal het vinkje bij Creëer de mogelijkheid van een bedrijfs ondertekenaar weg. Klik Opslaan. Intern CTM: Zoek via Organisatie management het bewuste bedrijf op. Klik op Bewerk Profiel en dan onderaan Bewerk. Haal het vinkje bij Creëer de mogelijkheid van een bedrijfs ondertekenaar weg. Klik Opslaan. Wij schrijven alleen in voor perceel 10, maar per abuis heb ik bij perceel 1 een paar vragen ingevuld. Ik krijg dit niet meer geannuleerd. Dit kan niet meer worden verwijderd. Dat is geen enkel probleem, u kunt gewoon uw aanbieding verzenden en de overige zaken in de percelen waar u niet voor inschrijft onbeantwoord laten. Er zal alleen gekeken worden naar volledig ingevulde percelen.