www.asknetive.nl Een Introductie van Vendor Management Software voor Procurement managers Over Nétive VMS BV Nétive VMS BV helpt bedrijven en organisaties in zakelijke dienstverlening en overheid om het gehele inhuur en administratie traject van flexibele arbeid te digitaliseren en automatiseren, teneinde directe- en indirecte kostenbesparingen te realiseren. Daarnaast helpen wij ook MSP s hun klanten beter te bedienen. Een greep uit de vele gebruikers van de Vendor Management Software
2 Een Introductie van Vendor Management Software voor Finance managers www.asknetive.nl
Welkom! Hartelijk dank voor het downloaden van de Introductie van Vendor Management Software voor procurement managers. Dit gratis white paper is speciaal ontwikkeld om u, procurement manager, te helpen bij het kiezen van het juiste VMS voor uw organisatie. Waarom Ask Nétive? Ons team van IT-ontwikkelaars en HR-specialisten heeft gezamenlijk meer dan 20 jaar ervaring in de uitzendbranche. In de loop der tijd hebben wij alle belangrijke uitdagingen op flexgebied meegemaakt en deze stuk voor stuk tot een goed einde gebracht. Om u een voorbeeld te geven: de vraag of u als organisatie wel voldoet aan de Nederlandse wet- en regelgeving kan van bedrijfskritisch belang zijn. Daarom nemen wij die zorg graag van u over. Wij houden alle ontwikkelingen bij de overheid en in de flexmarkt voortdurend in de gaten en bepalen wat de implicaties hiervan voor u zijn. Omdat wij steeds een vinger aan de pols houden, kunnen wij proactief voor oplossingen zorgen. Een organisatie die goed geïnformeerd en goed voorbereid is, kiest veel gemakkelijker het VMS dat voor hen het meest geschikt is. De implementatie van het VMS verloopt daardoor veel sneller en soepeler. In dit white paper bespreken wij de belangrijkste inkoop kwesties die een rol spelen bij het kiezen van een VMS voor uw organisatie en we vertellen u hoe we zo n kwestie aanpakken. Als u vragen heeft over een willekeurige VMS kwestie in dit white paper, of over vendor management in het algemeen, neem dan gerust contact met ons op vraag het Nétive. Wij helpen u graag. Patrick Tiessen, Nétive, Directeur-eigenaar 3
Wat moet een VMS voor u doen? Wij begrijpen uw verantwoordelijkheden als procurement manager. Uw belangrijkste zorg is om een VMS te vinden dat u een transparant totaaloverzicht geeft van het gehele inhuurproces van flexibele arbeidskrachten. U zoekt een VMS partner met ruime praktijkervaring op het gebied van flexwerk en flexmedewerkers iemand die begrijpt met wat voor uitdagingen u te maken heeft. U zoekt een VMS waarmee u de controle kunt verbeteren, kosten kunt terugbrengen en waarmee u altijd aan de regelgeving voldoet. U wilt de kwaliteit en de kosten van uw leveranciers in de gaten houden. U wilt hun prestaties beoordelen en in kaart brengen. Het zou mooi zijn als u ook nog gemakkelijk contracten en rapporten kunt opstellen. Natuurlijk wilt u tot een gezamenlijke keuze voor een VMS komen met de andere divisies in uw organisatie: IT, HR, Finance en natuurlijk de inhurende managers. Maar waar kunt u het beste beginnen? Om u hierbij te helpen geven we in dit document een overzicht van de meest belangrijke kwesties die bij het kiezen van een VMS aan de orde komen. Als u met ons over deze onderwerpen van gedachten wilt wisselen, dan kan dat altijd, en het verplicht u tot niets. Nétive VMS: de flexwerk management specialisten U weet als geen ander dat het bij het kiezen van een VMS niet alleen om de software gaat. De ervaring die de softwareaanbieder met de verschillende flexwerk processen heeft, is minstens even belangrijk. U zoekt daarom een leverancier die niet alleen begrijpt dat bij flexwerk processen verschillende disciplines betrokken zijn met elk hun eigen behoeftes, maar daar ook praktische ervaring mee heeft. Meer dan 20 jaar ervaring in uitzendbranche en softwareontwikkeling Ons team bestaat uit HR-specialisten en ICT-engineers met zo n 20 jaar ervaring bij gerenommeerde flexspelers als Kelly Services en Manpower. Onze experts hebben dus alle ontwikkelingen in de uitzendbranche meegemaakt. In 2003 hebben zij hun krachten gebundeld in Nétive VMS B.V. Volledig afgestemd op de Nederlandse wet- en regelgeving De flexbranche staat niet stil. Ontwikkelingen volgen elkaar snel op en de wet- en regelgeving speelt daarop in. Wij zijn altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en wij verdiepen ons in de gevolgen hiervan voor onze cliënten en onze software, zodat wij eventuele problemen kunnen oplossen. Op het moment dat de veranderingen worden doorgevoerd, zijn wij en bent u volledig voorbereid. Nétive is helemaal onafhankelijk Wij vinden dat een goed VMS u niet mag dwingen om van een bepaalde leverancier gebruik te maken. U wilt immers vrij zijn in uw keuze. Wij zijn en blijven volledig onafhankelijk van welke leverancier van tijdelijk werk dan ook. Data onafhankelijkheid Data onafhankelijkheid: een Vendor Management Systeem voor inhuur beschikt over veel concurrentiegevoelige informatie: aanvragen, kandidaten, tarieven, CV s, competenties, gerealiseerde uren, facturen en zeer belangrijke managementinformatie. Deze informatie mag niet bij de concurrent of bij andere leveranciers terecht komen. Nétive garandeert volledige data onafhankelijkheid. De data komt alleen bij de personen terecht die recht hebben op de gegevens en informatie. Een Introductie van Vendor Management Software voor Procurement managers www.asknetive.nl 4
100% compliance Omdat de flexbranche zo dynamisch is, zijn wetten en regels op het gebied van flexibele arbeid voortdurend aan veranderingen onderhevig. Wij vinden dat een goed VMS volledig afgestemd zou moeten zijn op deze wetten en regels rondom inhuur (bijvoorbeeld de Wet Flexibiliteit en Zekerheid), en bovendien aangepast moet worden zodra er veranderingen worden doorgevoerd (denk bijvoorbeeld aan CAO wijzigingen). Dit geeft niet alleen mogelijkheden tot besparen, maar ook zekerheid dat men voldoet aan alle regels zonder dat er mogelijke boetes worden opgelegd. Dat biedt zekerheid, niet alleen in uw eigen organisatie, maar ook voor uw leveranciers en flexmedewerkers. Maar een goed VMS houdt ook rekening met kwesties omtrent de naleving van interne regels, zoals bijvoorbeeld: Voorkomen van fraude: door toepassing van validatie binnen een elektronisch werkurenbriefje tijdens het invullen, wordt ook voorkomen dat flexmedewerkers uren proberen te declareren waar ze geen recht op hebben. Door het elektronisch accorderen van werkbriefjes verplicht te stellen in het proces, wordt ook autorisatiefraude uitgesloten. Terugbrengen aantal leveranciers: het kan zijn dat u in de loop der jaren een wildgroei aan leveranciers hebt verzameld. U wenst afspraken te maken met een beperkt aantal leveranciers en wilt er zeker van zijn dat binnen de gehele organisatie ingekocht wordt via de juiste kanalen. Een Vendor Management Systeem kan u hierbij digitaal ondersteunen. Als Inkoopmanager sluit u contracten met u leveranciers waarin u ook een uitvraagstrategie bepaald. Een VMS dient een uitvraagstrategie volledig te ondersteunen. Een voorbeeld kan zijn: stap 1 mobiliteit, stap 2. Mantelcontractpartners, stap 3 voorkeursleveranciers, stap 4 de open markt via een marktplaatsprincipe. Eventueel kunnen vertragingen ook worden toegepast of de volgorde kan naar wens worden aangepast. Uw afspraken worden volledig nagekomen. Inzicht in het volledige inleentraject Binnen uw organisatie zijn tal van medewerkers betrokken bij het inhuren van flexmedewerkers. Een traject dat over zoveel schijven loopt, is bewerkelijk en kan zelfs in de beste organisaties tot misverstanden leiden. Met behulp van een VMS kunt u het flextraject standaardiseren, waardoor fouten en misverstanden zoveel mogelijk worden voorkomen. Wij vinden dat u met één VMS uw hele flexwerktraject (voor alle typen inhuur) moet kunnen beheersen en dat alle betrokken medewerkers er probleemloos mee moeten kunnen werken. De verschillende stappen van het traject zijn in ons VMS voor iedere gebruiker helder en eenduidig, en er kunnen geen stappen worden overgeslagen. Doordat alle betrokken afdelingen binnen uw organisatie met het systeem werken, wordt de communicatie tussen de afdeling Inkoop en de overige afdelingen stukken eenvoudiger. Hierdoor behoort bijvoorbeeld het ongeoorloofd inkopen van flexmedewerkers voorgoed tot het verleden. Bovendien kunt u heel snel nagaan of er binnen uw eigen organisatie medewerkers voor tijdelijke vacatures ingezet kunnen worden. Dat is natuurlijk de meest eenvoudige manier om kosten te besparen. Ons systeem biedt de mogelijkheid om allerlei essentiële gegevens over leveranciers en flexmedewerkers op te slaan en zichtbaar te maken. Zo kunt u prestaties en kosten van bureaus en flexwerkers met elkaar vergelijken. Zulke benchmarks leveren ook significante kostenbesparingen op. 5
Volledig afgestemd op de Nederlandse wet- en regelgeving Nétive VMS voldoet voor 100% aan alle Nederlandse wet- en regelgeving voor het inhuren van flexibele arbeidskrachten. Deze unieke eigenschap is van kritiek belang voor uw VMS: U hoeft niet meer zelf uit te zoeken welke CAO aanpassingen voor uw branche gelden. Prijsaanpassingen kunnen (met één druk op de knop) met terugwerkende kracht worden doorgevoerd. Dit levert uw organisatie flinke tijd- en kostenbesparingen op. Uw organisatie heeft dankzij de rechtmatigheid van Nétive VMS een uitzonderingspositie bij uitzend- en detacheringsorganisaties. Dit kan een gunstige factor zijn bij prijsonderhandelingen aangezien veel organisaties ook technisch op Nétive zijn aangesloten. Urenbriefjes en facturen worden automatisch uitgewisseld. Door de invoer van de Wet op Flexibiliteit en Zekerheid hebben flexmedewerkers meer recht op zekerheid van de uitzendorganisaties. Naarmate een flexmedewerker langer in dienst is, stijgt deze in fase. Daarmee wordt het recht op zekerheid groter. Een geschikt VMS is in staat om het stijgen naar een hogere fase van te voren te signaleren, waardoor de inlener in staat is een gerichte keuze te maken om het contract voor de desbetreffende medewerker al dan niet voort te zetten. Configuratie: past altijd in uw organisatie Veel organisaties merken hoe lastig het kan zijn om systemen feilloos op elkaar af te stemmen. Dat geldt zeker bij een bewerkelijk traject als het inleenproces. Daarom ondersteunt ons VMS het hele inleenproces over alle schakels die hierbij betrokken zijn. Van inkoop, personeelszaken, de inhurende manager tot aan de financiële afdeling. Het systeem is flexibel en gebruiksvriendelijk en kan worden geconfigureerd naar de specifieke behoeften van verschillende gebruikers. Rapportages in een handomdraai Wij vinden dat een goed VMS meer mogelijkheden zou moeten bieden dan alleen het automatiseren van het inhuurtraject. Als u alle gegevens die u en de andere gebruikers in het systeem invoeren aan elkaar kunt koppelen, worden de mogelijkheden oneindig veel groter. Zo kunt u bijvoorbeeld uitstekend real-time rapportages maken, die u een schat aan managementinformatie opleveren. In één oogopslag kunt u zien in welke perioden u welke kosten heeft gemaakt voor inhuur en welke kosten u nog kunt verwachten. Het systeem kan ook de prestaties (response en doorlooptijden en vervullingspercentage) en de tarieven van de verschillende bureaus benchmarken en op basis daarvan de afgesproken KPI s meten. Met deze gegevens kunt u een bonus-malus toepassen op het inhuren van flexibele arbeid zodat u kostenefficiënter kunt werken. Naadloze integratie in uw organisatiestructuur In uw organisatie draaien al de nodige informatiesystemen. Daar zijn wij ons terdege van bewust. Daarom hebben wij ons VMS zo ontwikkeld dat het eenvoudig gekoppeld kan worden aan de andere informatiesystemen die in uw organisatie worden gebruikt. Hierdoor integreert het VMS naadloos in uw organisatiestructuur en past het perfect in uw IT-landschap. Afgezien van een versoepeling van het informatieproces levert dit u allerlei extra voordelen op, zoals de integratie met HR / ERP systemen. Een Introductie van Vendor Management Software voor Procurement managers www.asknetive.nl 6
Aanzienlijke kostenbesparingen Net als u weten wij hoeveel papieren administratie flexwerk met zich meebrengt. Het tijdverslindende afhandelen van aanvraagformulieren, werkbriefjes en facturen maakt uw inleenadministratie kwetsbaar voor fouten. En fouten herstellen kost niet alleen tijd en ergernis, maar ook geld. Dat vinden wij zonde. Daarom is ons VMS zo ontwikkeld dat faalkosten tot een minimum worden beperkt. Aanvragen, werkbriefjes en facturen kunnen niet meer zoekraken, en van (onleesbaar) handschrift is geen sprake meer. Mochten er toch nog correcties nodig zijn, dan kunt u die snel en eenvoudig doorvoeren. Een overzicht van mogelijke kostenbesparingen: Een VMS zorgt door de centrale registratie en administratieve afhandeling voor een administratieve lastenvermindering bij haar leveranciers. Met name door het feit dat werkurenbriefjes niet meer vanaf papier hoeven te worden overgetikt en de facturen automatisch worden gegenereerd. Daarnaast vervalt het uitzoeken van de combinaties tussen inkooporders, werkbriefjes en facturen. Het Vendor Management Systeem is gestroomlijnd: per leverancier ontvangt u bijvoorbeeld maar één factuur per maand voor alle inleenkrachten ongeacht hun aantal. Dat is een behoorlijke efficiencyverbetering waarmee u ook weer kosten bespaart. Eventueel zou dit nog verder kunnen worden gereduceerd als u met een MSP of flexcenter werkt. Het aantal facturen zou dan in theorie naar 1 per maand kunnen worden gereduceerd met behulp van geconsolideerde facturen. Bovendien kunt u met Nétive VMS allerlei financiële informatie zichtbaar maken. Zo kunt u betrouwbare kostenprognoses opstellen en het kostenbewustzijn binnen uw organisatie vergroten. Ook dat levert u aanzienlijke kostenbesparingen op. Tevens optimaliseert een VMS het in- en uitstroom proces op facilitair gebied. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen voor toegangspasjes, het plannen van trainingen of een regelen van een werkplek. Doorlooptijden worden zo verkort, waardoor de flexmedewerker eerder productief kan worden. Ook worden functieprofielen met behulp van een VMS gestandaardiseerd. Hierdoor kunnen betere kostenvergelijkingen worden gemaakt, wordt de doorlooptijd voor nieuwe flexmedewerkers verkort en worden er geen over-gekwalificeerde (duurdere) krachten ingehuurd. Factuurcontrole tussen leverancier en inlener kan met de implementatie van een VMS worden uitgefaseerd doordat er geen verschillen meer kunnen bestaan tussen uren en declaraties in het VMS en de back-office systemen van de leveranciers. Het is mogelijk om afspraken te maken met leveranciers om, na een bepaalde tijd, een regulier contract om te zetten naar een payroll contract. Afhankelijk van de leverancier kan dit voor de overgang naar een volgende fase (na bijvoorbeeld 26 weken) worden bedongen. Met behulp van een VMS kan de uitzendduur en de bijhorende contractvormen worden gecontroleerd, zodat op de omzetting naar een payroll contract kan worden gestuurd. 7
Nétive VMS: overzicht van de voordelen Wij zetten de belangrijkste eigenschappen van Nétive VMS nog even voor u op een rij: Industrie expertise: ons VMS is ontwikkeld door HR- en IT-specialisten met 20 jaar ervaring in de flexbranche. Wet- en regelgeving: Nétive VMS is volledig afgestemd op de Nederlandse wet- en regelgeving voor flexwerk. SaaS: Het Nétive VMS is een Cloud/SaaS-oplossing. U hoeft dus geen software aan te schaffen met dure licenties. Configuratie: Nétive VMS is flexibel en gebruiksvriendelijk; technische ondersteuning en training zijn niet nodig. Communicatie: Het VMS vergroot de efficiëntie van het flexproces en verbetert de communicatie tussen de betrokken partijen. Kostenbesparing: Een VMS digitaliseert en automatiseert het gehele flex traject en kan zo tot 30% aan directe- en indirecte kostenbesparingen realiseren. Rapportages: U kunt de prestaties en tarieven van de verschillende bureaus benchmarken en op basis daarvan KPI s opstellen. End-to-end ondersteuning: De probleemloze integratie van het VMS versoepelt het gehele informatieproces in uw organisatie. Integratie: Nétive VMS kan eenvoudig gekoppeld worden aan andere informatiesystemen in uw organisatie. Als u een toelichting wilt op de diverse mogelijkheden van Nétive VMS, of als u meer wilt weten over vendor management, neemt u dan contact op met een van onze accountmanagers op 015 251 18 40. Een Introductie van Vendor Management Software voor Procurement managers www.asknetive.nl