SELECTIE FUNCTIE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER CEL BEVOLKING Organogram. GR CBS financieel beheerder gemeentesecretaris Financiële dienst Afdeling interne zaken Afdeling burgergerichte zaken Afdeling technische zaken Archief ICT Beleidsondersteuning en kwaliteit juridische dienst secretariaat bodedienst Personeel en onderwijs HRM onderwijs CID Vlaamse beleid & integratie Maatschappelijke veiligheid gemeenschapswachten evenementenloket wijkteamwerking onthaal burgerlijke stand bevolking Sportdienst Cultuur & toerisme/ erfgoed Vrije tijd Jeugddienst BKO Bibliotheek Dienst sociale zaken & senioren en welzijn sociale zaken & senioren Sociale Zaken Kinderopvang Centrale aankoopdienst kinderdag- verblijven Patrionium & openbare ruimte openbare ruimte Ruimtelijke ordening & leefmilieu ruimtelijke ordening leefmilieu Mobiliteit, lokale economie, landbouw & markten Arbeiders- Burgerzaken vreemdelingen jeugdinfrastructuur opvanggezinnen patrimonium patrimonium patrimonium schoonmaak ploegen openbare ruimte openbaar domein groen vrijwilligersloket welzijn GAS
GR CBS gemeentesecretaris Afdeling burgergerichte zaken (MAT) afdelingshoofd S Burgerzaken diensthoofd burgerzaken S deskundige burgerzaken S Vrije tijd Sociale Zaken onthaal adm medew S / 0,5 C polyvalente beambte C burgerlijke stand adm medew 2 S bevolking adm medew 4 S / 3,5 C Sport sportfunctionaris diensthoofd S sportfunctionaris C adm medew 0,4 C Sportinfrastrutuur adm medew kassa C redder 6 C zaalwachter 4,66 C Cultuur & toerisme/erfgoed cultuurfunctionaris S deskundige toerisme/erfgoed adm medew 2 S adm medew onthaal GCColoma.04 C Jeugd jeugdconsulent C adm medew 0,5 C jeugdinfrastructuurverantwoordelijke C BKO coördinator BKO C adm medew 0,5 C begeleider 8 C Bibliotheek bibliothecaris S assistent-dienstleider 2 S bibliotheekassistent S / 2 C Dienst sociale zaken & senioren en welzijn diensthoofd sociale zaken & senioren en welzijn S sociale zaken & senioren maatsch assistent C welzijn preventieambtenaar 0,5 C Kinderopvang Beleidsmedewerker kinderopvang,5 S adm medew C kinderdagverblijven Jip & Janneke Kortjakje verantwoordelijke kinderdagverblijven.75 S kinderverzorgster 2 C keukenhulp:.5 C vreemdelingen deskundige vreemdelingen 0,5 C adm medew C opvanggezinnen verantwoordelijke opvanggezinnen 0.5 S
FUNCTIEBESCHRIJVING FUNCTIEHOUDER:../. Voltijds / deeltijds FUNCTIEGEGEVENS: GRAADNAAM: administratief medewerker FUNCTIEBENAMING: administratief medewerker Bevolking (identit k) Formatie: Afdeling: Dienst: Cel: Tewerkstellingsplaats: Niveau: Graad: Rang: Salarisschaal: Nationaliteit: Diplomavoorwaarden Specifieke diplomavoorwaarden / Datum functiebeschrijving: 23/0/202 Goedkeuring gemeentesecretaris: 27/0/204 POSITIONERING VAN DE FUNCTIE. statutair / contractueel Burgergerichte Zaken/Burgerzaken Burgerzaken Bevolking gemeentehuis C basisgraad Cv C-C2-C3 Stat: Onderdaan zijn van de EER of van de Zwitserse Bondsstaat Contr: / HSO. Plaats in het organogram - welke plaats heb ik binnen de gemeente Sint-Pieters-Leeuw De administratief medewerker van de cel Bevolking staat onder de hiërarchische leiding van het diensthoofd Burgerzaken en onder de operationele leiding van de deskundige Burgerzaken aan wie rechtstreeks wordt gerapporteerd. Schematische voorstelling: afdelingshoofd Burgergerichte Zaken diensthoofd Burgerzaken deskundige Burgerzaken administratief medewerker Bevolking
KERNCOMPETENTIES: deze competenties vindt de 2. Afdelingstaak wat is het doel van mijn dienst/cel De dienst Burgerzaken is de overkoepelende entiteit van de cellen Onthaal, Burgerlijke Stand, Bevolking, Vreemdelingen en Strafregister. De cel Onthaal is het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers van het gemeentehuis. Daarenboven staat deze dienst in voor de bediening van de telefooncentrale. De cel Burgerlijke Stand zorgt voor het bijhouden van de registers van de burgerlijke stand en aanverwante activiteiten, het beheer van de gemeentelijke begraafplaatsen, de huwelijken, nationaliteiten, erkenningen en andere nevenactiviteiten zoals militie (uitdovend), wilsbeschikkingen, e.d. De cel Bevolking staat in voor het voeren van de bevolkingsboekhouding in overeenstemming met de wetgeving m.b.t. het houden van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister. Deze cel organiseert en coördineert eveneens de verkiezingen en staat in voor taken zoals de aflevering van reispassen en rijbewijzen, slachtbewijzen, elektronische identiteitskaarten, elektronische verblijfskaarten en kids-id s. De cel Vreemdelingen staat in voor het voeren van de bevolkingsboekhouding in overeenstemming met de wetgeving m.b.t. het houden van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, m.n. het aanvragen van arbeid- en beroepskaarten en het afleveren van verblijfstitels aan vreemdelingen. Er is een nauwe samenwerking met het Ministerie van Binnenlandse Zaken de cel Burgerlijke Stand, de politie (verslaggeving /controle i.v.m. inschrijving, gezinssituaties, relatieverslagen, schijnhuwelijken ) en het OCMW. De cel Strafregister staat in voor het beheren van het gemeentelijk strafregister en het afleveren van uittreksels en inlichtingenbulletins volgens de finaliteiten. EVALUATOREN. eerste evaluator tweede evaluator diensthoofd Burgerzaken deskundige Burgerzaken HOE hoe voer ik mijn taken uit? (COMPETENTIES) Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Competentie Niveau Definitie Voortdurend verbeteren Toont zich leer- en Voortdurend verbeteren van de aanpassingsbereid met betrekking werking door gericht te zijn op tot de eigen functie en situatie. resultaat en kwaliteit, bereidheid tot voortdurend leren, en openstaan voor verandering. Klantgerichtheid Reageert vriendelijk, gepast en Het herkennen van de wensen, correct op voor de hand liggende
FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES: deze competenties zijn belangrijk behoeften en belangen van de verschillende soorten (interne en externe) klanten en er gepast op reageren, zonder daarbij het algemeen belang uit het oog te verliezen. vragen van klanten. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. 2 Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Werkt mee en informeert anderen. Helpt anderen en pleegt overleg. 2 Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Competentie Definitie Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken. Niveau Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen van de organisatie. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie ze gericht is ze begrijpt. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal.
de boodschap en de doelgroep. Probleemanalyse Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. Ziet de essentie van het probleem. Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te ondernemen (reactief en ad hoc). Flexibiliteit De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist. Draagt zorg voor materialen, gaat ordelijk te werk. Levert met oog voor detail correct werk af. 2 Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken volgens de planning. Organiseert het eigen werk.
KENNIS: deze kennis is belangrijk in mijn functie. Kennis van grondwettelijk en administratief recht Gemeentedecreet specifieke wetgeving betreffende het werkveld informatica: - Microsoft Officetoepassingen - specifieke toepassingen eigen aan de dienst functie en werking gemeentelijke organen en diensten. WAT welke zijn mijn taken? (VERANTWOORDELIJKHEIDSGEBIEDEN) Dienstverlening en verstrekken van informatie Je zorgt voor de dienstverlening, al dan niet aan het loket, en het verstrekken van informatie m.b.t. de hierna vermelde verantwoordelijkheidsgebieden. Dit omvat ondermeer de volgende taken: de individuele burgers en professionelen op een klantgerichte manier ontvangen en bedienen; doorverwijzen naar de juiste persoon/dienst om de klant verder te helpen; informatie verstrekken en dit zowel mondeling, al dan niet aan het loket of de telefoon, alsook schriftelijk per brief of per mail. Specifieke taken eigen aan de dienst/functie Als administratieve medewerker dienst Bevolking heb je een aantal specifieke taken die eigen zijn aan de functie/dienst. Dit omvat ondermeer de volgende taken: bijhouden van de bevolkingsboekhouding. Dit omvat ondermeer de volgende taken: de verwerking van inschrijvingen, afschrijvingen en mutaties binnen de gemeente; het afleveren van de identiteitskaarten en kids-id s; een aantal afgeleide taken o.a. afleveren van uittreksels, gegevens in het kader van gemeentebelastingen, toekennen van straatnamen, opstellen lijst der gezworenen; adresveranderingen; op vlak van de organisatie en de coördinatie van de verkiezingen: het bestendig bijhouden van het kiezersregister d.m.v. het Rijksregister; een aantal taken aanverwante taken die strikt genomen geen deel uitmaken van de bevolkingsboekhouding doch om organisatorische redenen het meest aansluiten bij de cel Bevolking en het best door deze cel worden verricht. Het
betreft o.a. de aflevering van reispassen, rijbewijzen, slachtbewijzen, registratie polio-inentingen, geboortepremies; consultatie van het strafregister in het kader van de aflevering van de rijbewijzen a.h. registratie van alle ontvangen betalingen in het kassaregistratiesysteem, dagelijkse controle van de kassa en periodieke afrekening op de financiële dienst; biometrische gegevens in paspoorten en verblijfstitels. Overige taken. Als administratief medewerker dienst Bevolking heb je een aantal overige taken zoals: op intern vlak deelnemen aan teamvergaderingen, overleg plegen, samenwerken, etc.; zorgen voor een goed onthaal van en ter beschikking staan van klanten, burgers en medewerkers voor het verstrekken van relevante informatie, beantwoorden van vragen, het oplossen van problemen implementeren van de reglementering van toepasselijke wetgeving. Je volgt hiervoor vorming. Overige werkzaamheden eigen aan de dienst Je vertoont een flexibel gedrag en voert andere taken en werkzaamheden eigen aan de dienst en die aansluiten op de verwachte competenties op eigen initiatief en/of op vraag van je leidinggevende uit ten einde een efficiënte werking van de dienst te realiseren. Medewerker:. datum: 00/00/20. Ik heb kennis genomen van de functiebeschrijving. e evaluator: diensthoofd Burgerzaken. datum: 00/00/20.