Agendapunt: 6a Jaarstukken 2011 Versie DB 20 juni 2012 T:\SAMENWERKING\STAF\DIENST\FINANCIEN\JAARREKENING\2011\Jaarstukken 2011 Vastgesteld DB 20 juni 2012
Inhoudsopgave Jaarstukken 2011 Inleiding 3 I Jaarverslag 1. Programmaverantwoording 4 2. Paragrafen 23 II Jaarrekening 1. Balans en toelichting 33 2. Programmarekening 48 3. SISA 50 4. Rechtmatigheid 52 Bijlagen 56 Pagina 2 van 59
Inleiding Voor u liggen de jaarstukken 2011 van de Omgevingsdienst ZHZ. Hiermee doen wij verslag over de uitvoering van de begroting 2011. Het jaarverslag is de verantwoording over de behaalde resultaten, zowel beheersmatig als financieel. Inhoudelijk wordt separaat gerapporteerd naar elk van de opdrachtgevers als verantwoording van het gegeven mandaat. In de begroting 2011 hebben wij speerpunten en prestatie indicatoren geformuleerd. In het jaarverslag sluiten wij hierop aan en gaan we in op de resultaten. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (deel I) en de jaarrekening. Het jaarverslag bevat de programmaverantwoording (wat willen we, wat hebben we daarvoor gedaan en wat heeft het gekost?)en de verplichte paragrafen. De jaarrekening (deel II) bevat de balans, programmarekening en de SISA verantwoording over de subsidiebijdragen van het Rijk en provincie. Pagina 3 van 59
DEEL I Jaarverslag Pagina 4 van 59
1 Programmaverantwoording 1.1 Directieverslag Samenvatting Het jaar 2011 is voor de omgevingsdienst vrijwel geheel volgens plan verlopen. Als gevolg van de incidenten op Moerdijk en Kijkhoek is extra focus geweest op het beheersen van de risicovolle bedrijven in onze regio. Gemeenten en provincie zijn adequaat geïnformeerd en geconcludeerd kon worden dat de gemeenten en provincie voldoende in control waren. De inhoudelijke opdrachten van de gemeenten en provincie zijn uitgevoerd en waargemaakt en tegelijkertijd is de exploitatie, vrijwel conform begroting, sluitend geweest. De medewerkers binnen de dienst raken goed op elkaar ingespeeld. De Omgevingsdienst ZHZ bereidt een nieuwe manier van uitvoering van met name toezicht en handhaving voor, risico in plaats van regelgericht. Algemeen Op 1 januari 2011 startte de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, als eerste in zijn soort in Nederland. Een nieuwe organisatie, waarin het collectief van gemeenten en de provincie de krachten bundelen voor de uitvoering van omgevingstaken. De Omgevingsdienst ZHZ verleent, voor de 20 opdrachtgevers, in mandaat omgevingsvergunningen en handhaaft deze. Daarnaast adviseert de Omgevingsdienst ZHZ gemeenten en provincie bij (duurzaam) ruimtelijk beheer en - ontwikkeling. Ruim 200 medewerkers werken daarbij samen aan een veilige, gezonde en leefbare, vitale regio Zuid-Holland Zuid. In Nederland worden voorbereidingen getroffen dat in alle (politie/veiligheids-) regio s regionale uitvoeringsdiensten ontstaan. De Omgevingsdienst ZHZ geldt bij veel initiatieven als voorbeeld en kennisoverdracht en delen van documenten vindt ruimhartig plaats. Omgevingsbeheer in 2011 De Omgevingsdienst ZHZ werkt op basis van jaarwerkplannen per opdrachtgever en enkele programma s in opdracht van het collectief van gemeenten en provincie. Uitvoeringskwaliteit Het kwaliteitsniveau van de uitvoering van omgevingstaken staat alom ter discussie. De lessen uit de evaluatie van grootschalige rampen zijn dat de kwaliteit van vergunningen en handhavend optreden van de overheid heel vaak te wensen overlaat. Dit speelt, zo blijkt vooral in situaties waarin de uitvoering te kleinschalig is. Noodzakelijke bezuinigingen verhogen de al aanwezige veiligheids-, gezondheids- en/of milieurisico s verder. Dit onderkennende hebben de gemeenten opdracht gegeven om tot een herijking van de uitvoeringskwaliteit te komen. In 2011 zijn op dat terrein stappen gezet. Kern van de verandering is dat de uitvoering van regelgericht naar risicogericht wordt verlegd en dat de prioriteiten worden gelegd vanuit de handhavende overheid. In de najaarsconferentie van de portefeuillehouders zijn richtinggevende uitspraken gedaan voor het opnieuw definiëren van een minimaal regionaal kwaliteitsniveau voor de uitvoering van milieutaken. Voor de gemeenten in Zuid-Holland Zuid gaat het borgen van Veiligheid en Gezondheid als regionale kerndoelen gelden. Leefbaarheid en de overige milieudoelen kunnen lokaal geprioriteerd worden. Het toezicht op activiteiten met een relatief laag veiligheid- en gezondheidrisico gaat meer algemeen en Pagina 5 van 59
regionaal geprogrammeerd worden gedaan en legaliseringsprocessen (verlenen van vergunningen en afdoen van meldingen) worden zover mogelijk vereenvoudigd en geconcentreerd op de kerndoelen (veiligheid en gezondheid). Deze vernieuwde uitvoering biedt de mogelijkheid om het kwaliteitsniveau opnieuw af te stemmen op de budgettaire mogelijkheden en tegelijkertijd de kwaliteit van uitvoering te verbeteren. Milieuruimte Heel vaak blijkt dat ruimtelijk beperkingen moeten worden opgelegd aan ruimtelijk economische ontwikkelingen door (Europese-) grenzen voor veiligheid, luchtkwaliteit geluid of natuurontwikkeling. Bedrijfsleven en overheid nemen deze grenzen steeds vaker en vroeger als randvoorwaarde mee bij hun planvorming. De Bestuurscommissie van de Omgevingsdienst ZHZ gaf de dienst in maart 2011 groen licht voor een meerjarig programma voor een duurzaam beheer en ontwikkeling van omgevingsruimte. Doel van dit meerjarenprogramma is dat de Omgevingsdienst ZHZ kennis/expertise opbouwt en milieudata verzamelt, beheert en ontsluit ten behoeve van ruimtelijk beheer en ontwikkeling van gemeenten en provincie in Zuid-Holland Zuid. Daarnaast specialiseert de Omgevingsdienst ZHZ zich, gelet op de specifieke kenmerken van de regio Zuid-Holland Zuid op vervoer en milieu. Het programma wordt voornamelijk gefinancierd door de provincie, al dan niet via subsidies van het Rijk. In 2011 is het programma niet alleen opgesteld en gefiatteerd, maar ook op onderdelen gerealiseerd. Externe ontwikkelingen Begin 2011 deden zich twee incidenten voor, die belangrijke impact hadden voor onze regio. De brand bij Chemiepack op Moerdijk zorgde voor depositie van verontreiniging in onder meer de regio Zuid- Holland Zuid. Tijdens het incident richtte de aandacht van de regionale overheid zich op mogelijk gevaar voor gezondheid van de burgers in de regio. De wachtdienst van de Omgevingsdienst ZHZ was één van de diensten, die daarbij betrokken was. Een tweede incident betrof een brand op Kijfhoek, het goederenrangeeremplacement in de Zwijndrechtse Waard. Deze brand was zeer risicovol en volgt op een groot aantal kleinere incidenten in de afgelopen jaren. Omgevingsdienst ZHZ beschikt nu, door de bundeling van provinciale en gemeentelijke expertise, over alle kennis en ervaring rond dit emplacement, en kon niet alleen adequaat adviseren en informeren tijdens het incident, maar kan ook beter richting geven aan een betere borging van veiligheidsrisico s. Inzet is om, samen met andere RUD s te werken aan een betere en eenduidige benadering van alle actoren, die zich met vervoer van gevaarlijke stoffen over spoor bezighouden. Beide incidenten hebben wederom de aandacht gevestigd op het belang van een goede uitvoering van milieu en veiligheidstaken bij de grote risicovolle bedrijven. De Omgevingsdienst ZHZ heeft alle gemeenten en provincie direct geïnformeerd over de stand van zaken bij deze bedrijven in elke gemeente. In onze regio bleken deze bedrijven goed in control. Bij enkele bedrijven is extra inzet gevraagd om eventuele veiligheidsgebreken op te heffen. Nadien ontspon zich een bestuurlijke discussie rond de vraag of het veiligheidsmanagement, en vooral borging daarvan en het toezicht daarop, wel goed is in Nederland na de eerdere ervaringen van de vuurwerkramp en andere grootschalige incidenten. De rijksoverheid zette in op professionalisering van overheidstoezicht en opschaling van de uitvoering ervan. Deze taak is voor de bedrijven in Zuid-Holland Zuid een essentieel onderdeel van het takenpakket van de Omgevingsdienst ZHZ. De noodzaak van voldoende kwaliteit en vooral continuïteit is in onze regio voldoende geborgd. Sinds 2006 wordt deze taak in een samenwerkingspool uitgevoerd samen met en onder operationeel management van de DCMR/milieudienst Rijnmond. Deze oplossing geldt nu als voorbeeld voor andere delen in Nederland, waarbij verdere opschaling naar risicoclusters het doel is Pagina 6 van 59
en bij voorkeur in een organisatorisch verband. Voor Zuid-Holland betekent dit dat deze taken waarschijnlijk verder worden gebundeld met Zeeland. In het oog sprong verder de bedreiging aan het adres van de voormalige Milieudienst ZHZ rond de jaarwisseling eind 2010. De aanpak van illegaal kamerverhuur in Dordrecht door de gemeente, waaraan de Omgevingsdienst ZHZ meewerkt, vormde waarschijnlijk de aanleiding. De ontruiming van het pand en de publiciteit heeft een grote impact gehad op de betrokken medewerkers en organisatie als geheel. Prestaties Het totaal aan productie/prestatieafspraken is in 2011 voor 99% gehaald. Uiteraard zijn er wel verschillen per opdrachtgever. Om te voorkomen dat het beschikbaar budget van een opdrachtgever zou worden overschreden, is nauwgezet gestuurd op inzet. Aan de andere kant van het spectrum waren er enkele opdrachtgevers, waar het werkaanbod kleiner was, dan de budgettaire capaciteit. In een enkel geval hing dit samen met minder werkaanbod, samenhangend met de economische situatie, in andere gevallen tekent zich een meer structureel patroon af. Voor de provincie gold voor 2011 dat het budget gefixeerd is. realisatie jaarprogramma's 2011 180% 160% 140% Vergunning en Meldingen Toezicht en handhaving Milieu en Ruimte Totaal MIN 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% AL BI CR DO GF GI GO HG HI KO LE LI NL OB PA SL ST ZD ZW PZH TOT Collectieve opdracht: regionale programma s Het doel van het meerjarenprogramma Omgevingsruimte en Databeheer is om gemeenten en provincie beter te ondersteunen bij het maken van afwegingen en keuzes in ruimtelijke planprocessen, in relatie tot milieuaspecten. De Omgevingsdienst ZHZ investeert in het verder opbouwen en doorontwikkelen en ontsluiten van milieudata en milieuexpertise. Binnen het deelprogramma Bovengrond is het basisdocument gemeenteprofiel gereed gekomen. Binnen het deelprogramma Vervoer zijn onder meer signaleringskaarten externe veiligheid en lucht opgeleverd. Binnen het deelprogramma Ondergrond is een verkenning uitgevoerd naar gebiedsgericht grondwaterbeheer voor Dordrecht (m.n. het Zeehavengebied). Er is een belangrijke impuls gegeven aan het uniform geografisch weergeven van milieudata. De voortgang van het totale programma is vertraagd doordat specifieke deskundigheid niet tijdig beschikbaar was (waaronder verkeerskundige kennis) en de beperkingen van de ICT-infrastructuur bij het gebruik van complexe reken- en modelleringsprogramma s. Desondanks loopt het merendeel van de projecten conform planning. Naar verwachting kunnen de deelprogramma s binnen de gestelde programmaperiode (tot 2015) afgerond worden. Pagina 7 van 59
In 2012 zullen relevante regionale en landelijke ontwikkelingen waaronder de heroriëntatie van het regionaal uitvoeringsniveau, de impact van de Havenvisie Rotterdam 2030 op de regio ZHZ en de nieuwe Omgevingswet worden gevolgd en zo nodig meegenomen in de aanpak. Organisatie De organisatie van de dienst heeft zich in 2011 moeten zetten. De fusie van de Milieudienst ZHZ en een deel van de provinciale organisatie betekende voor veel medewerkers een nieuwe werkomgeving, nieuwe collega s en een nieuwe taak. De Omgevingsdienst ZHZ startte met relatief veel vacatures. De formatieomvang kon daarom van 209 teruggebracht worden naar 190 FTE. Daarmee kan een kleine flexibele schil worden opgebouwd. Een tiental sleutelfuncties zijn in de loop van 2011 ingevuld. In de loop van 2011 is ook duidelijk geworden op welke plaatsen in de organisatie verdere optimalisatie van de structuur nodig is. In 2012 zal een eerste onderhoudsronde worden uitgevoerd. De organisatieopbouw is niet geheel in balans: de senior -functies zijn overbezet en de junior functies zijn onderbezet. Ook is de gemiddelde leeftijd van de organisatie relatief hoog. Tezamen met de noodzaak om de flexibele capaciteitsschil groter te maken, belemmert dit doorgroei voor medewerkers. Het moment, waarop de organisatie min of meer stabiel wordt, schuift daarmee naar achteren. Het ontwikkelen van een eigen identiteit/cultuur van de Omgevingsdienst ZHZ is in gang gezet. Er zijn leidende principes ontwikkeld en deze worden nu ter hand genomen en betrokken bij de manier van werken, ontwikkelen en beheren van de dienst. De Omgevingsdienst ZHZ gaat geleidelijk invulling gaan geven aan het Nieuwe Werken. Dat heeft impact op de manier, waarop de dienst haar informatisering en ICT inricht. Ook zal de huisvesting voor de toekomst daarop worden afgestemd. De Omgevingsdienst ZHZ vindt de bestuurlijke en ambtelijke contacten met de opdrachtgevers van groot belang. Accounthouders hebben minimaal 2 maal per jaar overleg met de portefeuillehouder over het jaarprogramma. De Omgevingsdienst ZHZ is daarbij transparant over de voortgang van het werk, zodat de opdrachtgever op een goede manier en indien nodig kan bijsturen. Ontvlechting RZHZ en provincie De regio Zuid-Holland Zuid en de Omgevingsdienst ZHZ zijn begin 2011 een ontvlechtingovereenkomst aangegaan. Daarin is een ordentelijke overgang van rechten en verplichtingen van de RZHZ, waarbinnen de sector Milieudienst ressorteerde, naar de Omgevingsdienst ZHZ. In afwijking van deze overeenkomst zijn bestuurlijk aanvullende besluiten genomen, als gevolg waarvan de structurele inkomsten van de Omgevingsdienst ZHZ aanzienlijk teruggelopen zijn en aanvullende bijdragen aan de GR regio Zuid-Holland Zuid verplicht zijn geworden. De ontvlechtingsafspraken met de provincie zijn conform afspraken uitgevoerd en nagekomen. Bestuurlijk De bestuursstructuur is complex gebleken. De deelname in de Omgevingsdienst ZHZ van de Regio Zuid-Holland Zuid (namens de 19 Zuid-Holland Zuid gemeenten) maakte dat de gemeenten zich niet voldoende mede-eigenaar voelden. De bestuurders gaven aan de besluitvormingsprocessen niet transparant genoeg te vinden. Tot slot bleek er als gevolg van verkiezingen (gemeenten 2010) langdurig sprake van bestuurlijke discontinuïteit als gevolg van de getrapte deelname van de gemeenten. Begin 2011 is een eerste voorstel gedaan om de structuur om te bouwen naar een directe deelname van de gemeenten in de Omgevingsdienst ZHZ. Uiteindelijk heeft het Algemeen Bestuur in november Pagina 8 van 59
het voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling vastgesteld; de Bestuurscommissie heeft in december geadviseerd. Het dagelijks bestuur heeft in januari 2012 het definitieve voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling in procedure gebracht bij de beide eigenaren. Eind 2012 is dit traject afgerond zodat per 1 januari 2013 de gemeenten wel en RZHZ niet meer deelneemt in de Omgevingsdienst ZHZ. Het Dagelijks Bestuur kwam in 2011 zeven keer bijeen, het Algemeen Bestuur drie keer. De Bestuurscommissie kwam zes keer bijeen en adviseerde het Dagelijks en Algemeen Bestuur een aantal malen, vooral rond de begrotingsbesluiten 2012, het Beheersplan, de ontvlechtingsafspraken met de Regio ZHZ, de ontvlechting en vormgeving van de nieuwe relatie met het SCD en de nieuwe gemeenschappelijke regeling van de Omgevingsdienst ZHZ. De Bestuurscommissie heeft telkenmale geaccentueerd dat zij als collectief van opdrachtgevers een belangrijke stem wenst te hebben in de besluitvorming binnen de Omgevingsdienst ZHZ. De adviezen van de bestuurscommissie ten aanzien van de ontvlechting vanuit de regio Zuid-Holland Zuid zijn door het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst ZHZ niet altijd opgevolgd. Het Algemeen Bestuur stelde in februari de richtlijnen voor de begroting 2012 vast. De definitieve begroting 2012 werd in juli vastgesteld. Ook in juli werd de nieuwe gedeputeerde aangewezen als voorzitter van de omgevingsdienst. In november stelde het Algemeen Bestuur onder meer de begrotingswijziging 2011, de richtlijnen voor de begroting 2013, de openingsbalans en het voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling vast. Met betrekking tot de tijdelijke opslag van de tarieven vanwege de balansbijdrage aan de Regio ZHZ en vanwege de opbouw voor een voorziening voor de verlofinbreng vanuit de Milieudienst ZHZ werd besloten advies te vragen aan de Bestuurscommissie. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van besluiten van het Algemeen Bestuur. Daarnaast heeft het Dagelijks Bestuur op basis van delegatie en mandaat eigen bevoegdheden. Vanuit beheersmatig oogpunt heeft besluitvorming plaatsgevonden over de bestuursrapportages en het beheersplan 2011 2015. Vanuit operationeel oogpunt heeft het Dagelijks Bestuur onder meer de dienstverleningsovereenkomst 2011 met het SCD vastgesteld. Ook werden de mantelovereenkomsten met externe dienstverleners verlengd en is, als sluitstuk van het project systeemkoppelingen, het pakket Efficy aangeschaft ten behoeve van de projectadministratie. De Bestuurscommissie stelde, als collectief opdrachtgever, het uitvoeringsplan 2011-2015, het programma Duurzaam beheer en ontwikkeling van omgevingsruimte 2011 2015, het programma Databeheer 2011 2015, het programma Uitvoering algemene wettelijke taken en het jaarprogramma 2012 Externe Veiligheid vast. Daarnaast stelde zij in september het herziene uniforme model voor het mandaatbesluit van de Omgevingsdienst vast. Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering van de Omgevingsdienst ZHZ is gebaseerd op het principe van zaakgericht werken. Dit door de rijksoverheid ontwikkelde (EGEM/NORA) werkprincipe moet borgen dat de overheid transparant werkt en informatie eenvoudig te delen is. Samen met de gemeente Dordrecht en Drechtsteden is al in 2006 daartoe de verandering ingezet. Zaakgericht werken betekent dat proces, kosten, informatie en documenten op productniveau eenduidig worden vastgelegd en gemanaged. Het betekent een investering in de opzet en implementatie van Pagina 9 van 59
zaakgericht werken, maar betekent winst op transparantie, proces- en informatiemanagement en exploitatiekosten. De producten/dienstencatalogus staat centraal in alle bedrijfsprocessen van de dienst. De nieuwe PDC kent in totaal 193 actieve productsoorten/zaaktypen 1, waarvan er 165 betrekking hadden op externe productsoorten. De komende jaren wordt toegewerkt naar het verder bundelen van zaaktypen op geleide van verdere vereenvoudiging van omgevingswetten. Naar opdrachtgevers wordt geconsolideerd gerapporteerd op ca. 20 productgroepen/hoofdtaken. De verdere implementatie van zaakgericht werken is in 2011 vertraagd. De invoering van met name het basiswerkpakket Squit XO en de koppeling aan het Drechtsteden pakket Mozaïek kreeg minder prioriteit binnen de verandercapaciteit van het SCD (service centrum Drechtsteden) dan wenselijk vanuit de belangen van Omgevingsdienst ZHZ. Dit geldt ook voor de systeemkoppelingen naar het financieel pakket en het inrichten van de projectadministratie, beide essentieel voor de succesvolle implementatie. In het latere perspectief van de beëindiging van de dienstverlening door SCD, heeft de Omgevingsdienst ZHZ zelf een, op de markt verkrijgbaar standaard pakket voor projectadministratie en management aangeschaft. Verder is de invoering van een DMS (waarmee vergaand digitaal werken mogelijk wordt) uitgesteld tot het moment dat een nieuwe ICT dienstverlener is geselecteerd (2013). Dienstverlening door SCD Voortzetting van de dienstverlening door SCD aan, onder meer, de Omgevingsdienst ZHZ via inbesteding stuit op de aanbestedingswetgeving. Als gevolg daarvan is door een bestuurlijke coördinatiegroep een kaderafspraak gemaakt over de eventuele ontvlechting vanuit SCD, mocht aanbesteding niet leiden tot gunning aan SCD. Medio 2012 worden op dit punt finale besluiten verwacht. Financieel Oprichtingsafspraken De oprichtingsafspraken van de Omgevingsdienst ZHZ zijn gefundeerd op de afspraak dat de budgetten van gemeenten en provincie voor drie jaar in stand zouden blijven en dat de aanloopkosten, sociaal plan kosten en opbouw van het weerstandsvermogen in drie jaar zou plaatsvinden. De Omgevingsdienst ZHZ stelde in de zomer van 2010 de begroting voor 2011 op. Die was zodanig dat de terugverdienperiode op drie jaar is gehandhaafd. Dat was voorafgaande aan de plaatsing van personeel en vorming van de organisatie. De plaatsing van medewerkers en inrichting van de organisatie week uiteindelijk fors af van de verwachtingen. Dat had effecten op de exploitatie, deels gunstig, deels ongunstig. Financiering De Omgevingsdienst ZHZ is niet vast gefinancierd. De inkomsten zijn afhankelijk van de mate waarin de afgesproken prestaties zijn behaald. Deze prestaties bestaan uit productieve uren en zijn dus direct gerelateerd aan de personele capaciteit/formatie. Het goed afstemmen van benodigde en beschikbare personele capaciteit, zowel qua omvang als kwaliteit maakt dat de Omgevingsdienst ZHZ bedrijfsmatig overeenkomst met een ingenieurs/adviesbureau en zich wezenlijk onderscheid van de karakteristiek van de overheid. Omzet Het voor de gemeentelijke taakuitvoering van de Omgevingsdienst ZHZ beschikbare budget is in 2011 ten opzichte van 2010 met 6,8 % verminderd ( 0,7 mln.). Dit is direct of indirect ten goede gekomen 1 Het onderscheid tussen zaaktypen wordt bepaald door verschillende processen, financieringsvorm, taakveld en/of documentatievereisten. Pagina 10 van 59
aan de gemeenten door reductie van budgetten en vermeden kostenstijging. De gemeenten hebben alle verbonden partijen een bezuinigingsopgave opgelegd van 5% in 2011 en nog eens 5% (beide ten opzichte van 2010) in 2012. Van deze doelstelling is door Omgevingsdienst ZHZ dus al voor 6,8 % gerealiseerd in 2011. Kosten De kosten van de Omgevingsdienst ZHZ bestaan voor 78% (181 fte) uit personeelskosten, waarvan de externe inhuur 8% is (flexibele schil, 28fte). Daarnaast zijn huisvesting (4%) en ondersteuning van SCD (9%) de grootste kostenposten. Het sturen op productiviteit per medewerker is de belangrijkste sleutel voor een goede exploitatie. In 2011 was de productiviteit van de dienst begroot op 67,3% en is deze uitgekomen op 65,9%. Resultaat De jaarrekening 2011 sluit met een positief saldo van 1.149. In vergelijking met de bijgestelde begroting bij de tweede bestuursrapportage ( 1.049) is er sprake van een voordeel van 100. Het resultaat wordt bestemd voor het terugverdienen van de aanloopkosten, sociaal plan kosten en de opbouw van weerstandsvermogen. Vooruitzichten In 2012/2013 zullen in Nederland regionale uitvoeringsdiensten ontstaan. Als gevolg daarvan zullen bevoegdheden van provincie naar gemeenten verschuiven, budgetten verschuiven en een nieuw sterk uitvoeringsnetwerk in Nederland ontstaan. Omgevingsdienst ZHZ zal daarin actief participeren. In de Rijn-Schelde Delta zal de samenwerking en gedeeltelijke integratie sneller gaan en intensiever zijn. In 2012 zal een nieuw kwaliteitsniveau voor de wettelijke omgevingstaken worden gedefinieerd en geimplementeerd. Risico s staan centraal en niet de wettelijke regels. Dat vraagt van besturen keuzes (welke en tot welk niveau zijn risico s acceptabel) en het vraagt van de dienst een nieuwe manier van werken. De OZHZ maakt, als uitvloeisel van de landelijke kwaliteitscriteria, een algemene businesscase voor de uitvoering van BWT-taken. Voor 3 gemeenten zal al een specifieke businesscase worden opgesteld met de intentie om deze taken in 2013 door de Omgevingsdienst ZHZ te doen uitvoeren. 2012 zal duidelijke ontstaan over eventuele voortzetting van de dienstverlening door SCD. Pagina 11 van 59
1.2 Het beheer van de Omgevingsdienst Taken (wat willen we) De doelstelling van de dienst is het in opdracht van gemeenten en provincie, individueel en collectief, uitvoeren van wettelijke taken, adviestaken en programmataken op een zo efficiënt mogelijke manier op een goed kwaliteitsniveau. De dienst heeft daartoe medewerkers in eigen dienst en verwerft op contractbasis personele capaciteit en/of specifieke kwaliteit van extern personeel. De Omgevingsdienst ZHZ beschikt over informatie- en processystemen, een kwaliteitsmanagementsysteem en een piketdienst en -voorzieningen voor klachten en meldingen. Activiteiten (wat doen we ervoor) Wettelijke taken Vergunningverlening en afhandelen meldingen Vergunningaanvragen moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. Beide procedures moeten geïntegreerd worden behandeld in het kader van de WABO, waarbij aansluiting moet zijn met de gemeentelijke loketten. Speerpunt Tijdige en geïntegreerde vergunningen Transparant proces via gemeentelijk loket. Voldoen aan inhoudelijke kwaliteit Pro-actief informeren van bestuurders over de voortgang van vergunningverlening Bestuurlijke sturing op strategie en afstemming op ruimtelijke mogelijkheden/ambities Uitvoeren jaarprogramma passend binnen het Meerjarenprogramma (4- jaar) Prestatie indicator Tijdige verlening van (geïntegreerde) vergunningen binnen wettelijke termijn. 95% binnen termijn tenzij opdrachtgever instemt met termijnoverschrijding. Beschikkingen komen tot stand als beschreven in het kwaliteitshandboek en bijbehorende werkinstructies Geen inhoudelijke gebreken aan beschikkingen bij beroeps en bezwaarprocedures. Tijdigheid voortgangsrapportages Frequent driehoeksoverleg bestuur/beleid/uitvoering. Producten en prestaties binnen een bandbreedte van 90-110% van het jaarprogramma. Pagina 12 van 59
Toezicht en handhaving De Omgevingsdienst ZHZ zet zich ervoor in om te komen tot een zodanig naleving van de wettelijke voorschriften dat leefbaarheid, veiligheid en duurzaamheid optimaal wordt bevorderd. Daartoe houdt Omgevingsdienst ZHZ geprogrammeerd toezicht en handhaaft de relevante wettelijke bepalingen. Onder handhaving wordt verstaan het verzamelen van informatie over het feit of een activiteit is toegestaan en/of wordt voldaan aan de overige eerder opgelegde regels/voorschriften al dan niet in vergunningen, meldingen en/of brieven. Bij een overtreding zal een sanctiemiddel worden toegepast. Bij toezicht wordt informatie verzameld over het feit of een activiteit voldoet aan de in de vergunning en regels gestelde eisen, waarna over de verzamelde informatie een oordeel wordt gevormd (legaliseren of handhaven). Heldere en waar mogelijk standaardprocedures in goede afstemming met handhavingspartners moeten onnodige administratieve lasten voorkomen. Om klachten vanuit de samenleving optimaal te behandelen, heeft de ODZHZ een 24-uurs wachtdienst. Speerpunt Uitvoeren jaarprogramma passend binnen het Meerjarenprogramma (4-jaar) Optimaal toezichtproces Integraal toezicht Verbeteren professionaliteit toezichthouders Effectieve wachtdienst Optimale informatieuitwisseling met handhavingspartners Prestatie indicator Producten en prestaties binnen een bandbreedte van 90-110% van het jaarprogramma. ca. 80% van de tijd zijn toezichthouders in het veld actief. Bij 90% van de inspecties volstaat één toezichthouder. Voldoen aan maatlatten (BRZO en milieu) en kwaliteitseisen Snelle follow-up van meldingen en incidenten Beschikbaarheid van systemen en processen van informatiemanagement. Adviestaken De Omgevingsdienst verstrekt milieuadvies op het gebied van geluid, lucht, bodem en externe veiligheid aan de regiomeenten en subregio s en de provincie omtrent het ontwikkelen, inrichten en beheren van een duurzame leefomgeving. De dienst treedt op als adviseur (facilitator) richting de gemeenten en provincie en heeft oog voor het inbrengen van milieuaspecten op het juiste moment en in de juiste vorm in het ruimtelijk planvormingsproces. De OZHZ moet voldoen aan de volgende inhoudelijke vereisten: In staat zijn om integrale milieuadviezen te verstrekken zowel procesmatig/organisatorisch als inhoudelijk. Inhoudelijk betekent dat kennis en inzicht in de onderlinge verbanden tussen milieu en ruimtelijke ordening aanwezig moeten zijn; Kennis van de milieuruimte van een gemeente of subregio ten aanzien van geluid, externe veiligheid, lucht en bodem en in staat zijn om de milieu-informatie te interpreteren/toe te passen in advisering; Pagina 13 van 59
Kennis van milieueffecten met daaraan gekoppeld de impact op vervoerstromen over weg, water, spoor en in de ondergrond en in staat zijn om de milieu-informatie te interpreteren/toe te passen in advisering; Kennis en inzicht in de milieuruimte (incl. impact op vervoersstromen) veronderstelt dat milieudata beschikbaar, toegankelijk, reproduceerbaar, betrouwbaar en actueel is en voldoet aan de interne en externe kwaliteitseisen; Investeren in relaties met gemeenten en provincie als klant. Dat betekent onder meer dat de werkwijze (kostenraming, back/front-office etc.) en de werkzaamheden bij de gemeenten en de provincie bekend moeten zijn. Speerpunt Adviestaken Integratie adviezen Kennisopbouw en behoud kennis van milieuruimte Beschikbaarheid milieuspecialismen. Zelf of in netwerk klanttevredenheid Prestatie indicator Relatieve ontwikkeling in aantal integrale adviezen. Actuele gemeente- en gebiedsprofielen Behandeling van alle vraagstukken in de regio Zuid-Holland Zuid in het omgevingsdomein Regelmatig meten en verbeteren. Programmataken De bestuurscommissie Omgevingsdienst ZHZ (Alle gemeenten in Zuid-Holland Zuid met de provincie Zuid-Holland) is opdrachtgever voor de uitvoering van de collectieve regiobrede programma s op voorstel van de Omgevingsdienst ZHZ. namelijk: Programma Omgevingsruimte Bovengrond. Programma Omgevingsruimte Ondergrond. Programma Omgevingsruimte Vervoer. Samen met gemeenten of (sub-)regionale organisaties wordt gewerkt aan de regionale ambitie om in de toekomst een kennis- en expertisecentrum te hebben waarin omgevingsmanagement m.b.t. de effecten van transport en mobiliteit op de omgeving (externe veiligheid, geluid, luchtkwaliteit, straling, etc) centraal staan. Programma Databeheer. De Omgevingsdienst ZHZ zal omgevingsinformatie beheren en onderhouden en dit programmatisch verder vormgeven. De bestuurscommissie stelt voor een periode van 4 jaar de doelstellingen voor de betreffende meerjarenprogramma s vast, evenals het voor de uitvoering van de programma s totaal beschikbare budget uit de inwonerbijdrage en subsidies. De directie informeert de bestuurcommissie jaarlijks over de voortgang en legt verantwoording af over bestede middelen. Voor zover voor onderdelen van de programma s subsidies beschikbaar gesteld worden, rapporteert de directie eveneens de betreffende subsidiënt over de behaalde resultaten en de besteding van de betreffende financiële middelen. Pagina 14 van 59