Handleiding OpenCart - Twinfield www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van OpenCart naar Twinfield. Er bestaan twee verschillende koppelingen van OpenCart naar Twinfield. De ene koppeling creëert verkooptransacties op basis van bestellingen in OpenCart. De andere koppeling creëert facturen op basis van de bestellingen. De eerste koppeling - verkooptransacties - kun je gebruiken als je geen Twinfield facturenmodule hebt. Voor de koppeling die facturen creeert moet je Twinfield pakket de facturenmodule hebben. De koppelingen besparen de webwinkelier veel tijd. De verkooptransacties of facturen worden immers automatisch gegenereerd. Behalve tijd zorgen de koppelingen ook voor minder fouten en een Peace of Mind bij de webwinkelier. Deze koppeling is ontwikkeld in januari 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van www.webwinkelfacturen.nl. Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de website. Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per email, inclusief deze handleiding en een licentie code. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling?................................... 2 2 Hoe leg je de koppeling?.................................. 3 3 FAQ............................................. 6 1
1 Wat doet de koppeling? De koppeling van OpenCart naar Twinfield heeft twee varianten. De ene variant genereert verkooptransacties, de andere facturen. De koppeling van OpenCart naar Twinfield die verkooptransacties genereert, zorgt dat voor bestellingen met de status Voltooid automatisch een verkooptransactie wordt aangemaakt in Twinfield. Deze verkooptransacties hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De verkooptransacties hebben status concept zodat de webwinkelier ze eventueel nog kan wijzigen of verwijderen. Deze versie is ook te gebruiken als je Twinfield account geen facturen-mogelijkheid heeft. De koppeling van OpenCart naar Twinfield die facturen genereert, zorgt dat voor bestellingen met de status Voltooid automatisch een factuur wordt aangemaakt in Twinfield. Ook deze factuur heeft de status concept zodat hij later gewijzigd of verwijderd kan worden. Om deze versie van de koppeling te gebruiken dient de webwinkelier te beschikken over een Twinfield account inclusief facturatie. In beide varianten wordt de bestelinformatie doorgestuurd. Dus per bestelregel de productnaam, aantal, prijs en btw, de verzendkosten en eventuele kortingen. Bij de facturen-variant wordt daarnaast de klantinformatie doorgestuurd. Bij de verkooptransacties worden de transacties op de default klant geboekt. Versie 1.1 21 juli 2015 2
2 Hoe leg je de koppeling? Bij de aanvraag van de extensie ontvang je een zip-file. Deze zip-file bestaat uit een vqmod-file en extra bestanden om de koppeling soepel te laten draaien. Een van de bestanden is het system/library/cloudinvoice.php bestand. In dit bestand zit de functionaliteit voor de klant en de administratie kant. Om gebruik te maken van de extensie dien je een aantal regels toe te voegen aan de index.php en admin/index.php bestanden. Dit zijn de regels: //Sponiza change, add library cloudinvoice $cloudinvoice = new Cloudinvoice($registry); $registry->set( cloudinvoice, $cloudinvoice); //End Sponiza change, add library cloudinvoice en je voegt ze toe voor: // Front Controller $controller = new Front($registry); Daarnaast dien je een regel toe te voegen in het bestand system/startup.php. Dit doe je na de regel require once(dir SYSTEM. library/amazonus.php ); require_once(dir_system. library/cloudinvoice.php ); Door deze regels toe te voegen kun je cloudinvoice aanroepen in je hele OpenCart webwinkel. Als je de extensie geinstalleerd hebt zie je in onder menu-optie Extensions >Modules de module Settings cloudinvoice platform. Klik op Install om deze extensie te installeren en daarna op Edit settings om de gegevens van je factuursysteem in te voeren. Het scherm laat na de keuze van het factuursysteem alleen de velden zien die je voor die koppeling moet invullen. Fig. 1: Invulscherm OpenCart - Twinfield Vul de basis gegevens in om de koppeling met je Twinfield account te maken. Deze basisgegevens zijn: De administratie waaronder je de verkooptransacties of facturen wilt boeken. De cloudinvoice url: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/opencart/processorder.php De cloudinvoice key. Dit is de licentie sleutel die je in de email ontvangen hebt. Deze sleutel zorgt er voor dat je gebruik kunt maken van de koppeling. Als je deze gegevens hebt ingevuld ga je de koppeling autorisatie geven om verkooptransacties en facturen in je Twinfield account te plaatsen. Dat autorisatie geven gebeurt via een zgn. OAuth koppeling. Dit is een zeer veilige manier om online toepassingen - in dit geval een webwinkel en een boekhoudsysteem - te koppelen. Met een OAuth koppeling geef je binnen je Twinfield account aan dat de koppeling de verkooptransacties mag plaatsen. Je hoeft geen gebruikersnaam en wachtwoord op te geven en je kunt ten alle tijden de toestemming weer intrekken. Versie 1.1 21 juli 2015 3
Fig. 2: Log in op je Twinfield account om de koppeling te autoriseren Nadat je de basisgegevens hebt ingevuld word je automatisch doorgestuurd naar een scherm binnen je Twinfield account waarin je toestemming geeft om verkooptransacties of facturen te plaatsen. Nadat je bent ingelogd zie je een scherm waarin je gevraagd wordt om de koppelinge Webwinkelfacturen te autoriseren. Zonder goedkeuren kan de koppeling geen verkooptransacties of facturen in je Twinfield account plaatsen. Fig. 3: Geef toestemming voor de koppeling Versie 1.1 21 juli 2015 4
Als je deze toestemming geeft word je automatisch teruggeleid naar het Twinfield aanmeldscherm in je OpenCart webwinkel. Tegelijk zijn de BTW tarieven van je administratie opgehaald. Je kunt nu een koppeling leggen tussen de BTW tarieven in je webwinkel en die in je Twinfield account. Fig. 4: Koppel de OpenCart BTW instellingen aan de BTW instellingen van je Twinfield account Klik vervolgens op Opslaan. De koppeling is gelegd. Vanaf nu wordt er automatisch voor een bestelling die op Voltooid wordt gezet in OpenCart een verkooptransactie / facturen aangemaakt in Twinfield. Je ziet deze verkooptransacties in je Twinfield account verschijnen onder conceptboekingen en de facturen onder Facturen. Wil je de koppeling stopzetten dan de-activeer je hem. Net zoals dat bij andere extensies gebeurt. Versie 1.1 21 juli 2015 5
3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. Je moet de koppeling meer zien als een doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. De koppeling legt de verbinding met Twinfield via OAuth. Dat is één van de veiligste manieren om koppelingen tussen toepassingen te leggen. Waarom krijgen de verkooptransacties status concept in Twinfield? Een transactie met status concept kun je aanpassen en/of verwijderen. Met transacties met status definitief kan dat niet. Omdat er geen herstelmogelijkheden zijn is het veiliger als de transactie status concept hebben en door de webwinkelier zelf op definitief worden gezet. Welke factuurnummers worden overgenomen? De transacties kennen een transactienummer en een factuurnummer. We gebruiken het WooCommerce bestelnummer als factuurnummer. Het transactienummer kent Twinfield zelf toe. Het opnieuw insturen van een bestelling betekent dat de bestelling in Twinfield wordt aangepast zolang de verkooptransactie status concept heeft. Daarna kan de transactie niet meer gewijzigd worden. Wat als er iets mis gaat? Mocht je een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kun je die stellen via onze support-desk. Dat kun je ook doen als je een idee hebt voor een nieuw requirement. Versie 1.1 21 juli 2015 6