Gemeente Den Haag Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag de gemeenteraad Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk Rm 2013.276 - BSD/2013.1502 RIS 269138 Doorkiesnummer 070-353 2854 E-mailadres Aantal bijlagen Onderwerp 6e voortgangsrapportage apparaatskostenbezuiniging Datum 17 december 2013 Aanleiding In de vorige voortgangsrapportages hebben wij u geïnformeerd over de bezuiniging op het apparaat van 48 miljoen en aanvullende bezuinigingen. De formatiedaling als gevolg van de bezuiniging op het apparaat is circa 550 fte per 1-1-2014; de formatiedaling als gevolg van aanvullende bezuinigingen is circa 500 fte per 1-1-2014. De totale geplande formatiedaling als gevolg van de bezuiniging op het apparaat en de aanvullende bezuiniging bedraagt naar verwachting 1.066 fte per 1-1-2014. Bij raadsmededeling 167 5e voortgangsrapportage apparaatskostenbezuiniging (RIS 260570, 4 juli 2013) hebben wij u voor het laatst geïnformeerd over de voortgang van de apparaatskostenbezuinigingen 2011-2014. Twee keer per jaar ontvangt u een rapportage over de voortgang van deze bezuinigingen (gebaseerd op de stand per 1 april en per 1 oktober). Conform toezeggingen aan de commissie Bestuur informeren wij u in deze voortgangsrapportage over het terugdringen van het aantal gedwongen ontslagen, de stand van zaken ten aanzien van de B3 status en de personele consequenties van de decentralisaties. Voortgang apparaatskostenbezuinigingen We naderen het einde van de bezuinigingsoperatie en hebben vanaf 2010 belangrijke financiële en formatieve resultaten geboekt. Inmiddels hebben we 88% van de te realiseren krimp van onze organisatie bereikt. Per 1 oktober 2013 bedraagt de formatie van de gemeente Den Haag 6.577 fte 1. Ten opzichte van 1 januari 2010, het ijkpunt waartegen de formatiedaling wordt afgezet, is in het kader van de taakstelling de formatie met 938 fte afgenomen. Onderstaande tabel laat de gerealiseerde en de nog te realiseren formatiedaling zien. 1 Het betreft hier de formatiestand inclusief de formatieuitbreiding als gevolg van nieuwe taken, 255 fte vanaf 2011, (deze wordt namelijk buiten de bezuiniging gelaten). Het gaat bijvoorbeeld om Handhaven op Haagse Hoogte, het nieuwe Hofbad en de Overname Buurt Beheer Bedrijven. Inlichtingen bij Postadres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: 070-14070 Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Internetadres: www.denhaag.nl
Aantal fte BSD/2013.1502 2 Formatiedaling apparaatskostenbezuiniging (opgave totaal 1.066 fte) Aantal fte Percentage Cumulatief Gedaald van 1 januari 2010 t/m 1 januari 2011 147 fte 14% 14% Gedaald van 1 januari 2011 t/m 1 januari 2012 262 fte 25% 39% Gedaald van 1 januari 2012 t/m 1 januari 2013 442 fte 41% 80% Gedaald van 1 januari 2013 t/m 1 oktober 2013 87 fte 8% 88% Nog te dalen t/m 1 januari 2014 128 fte 12% 100% Totale formatiedaling 1.066 fte 100% Uit onderstaande figuur blijkt dat we de formatiedaling realiseren volgens plan. 1.200 1.000 Prognose en realisatie formatiedaling 1 oktober 2013 938 800 600 400 200 0 1-jan-11 1-jan-12 1-jan-13 1-jan-14 prognose 147 354 790 1.066 realisatie 147 409 851 In onderstaande tabel is te zien hoe de verschillende diensten als gevolg van de taakstelling in formatie zijn gekrompen. Concern Peildatum 1 oktober 2013 Formatieplaatsen (fte) Gerealiseerde formatiedaling (van 1 januari 2010 tot 1 oktober 2013) BSD 2 398 28 DOB 174 47 DPZ 627 33 DSB 1.284 119 DSO 794 339 GAD 46 4 HGR 290 6 IDC 542 48 OCW 899 75 SZW 1.271 239 Totaal 6.325 938 2 De formatie van de BSD is inclusief de gevormde Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag (54 fte).
Aantal fte BSD/2013.1502 3 Naast het terugbrengen van de formatie als gevolg van de taakstelling, vindt ook formatiedaling plaats als gevolg van ontwikkelingen (zoals bijvoorbeeld de vorming van de Omgevingsdienst Haaglanden) en aanvullende reorganisaties. Tot en met 1 oktober 2013 bedraagt de aanvullende daling gemeentebreed 177 fte. In een dynamische organisatie vindt niet alleen formatiedaling maar ook formatieuitbreiding plaats. Vanaf 2011 is de formatie als gevolg van nieuwe taken uitgebreid met 255 fte. Het gaat bijvoorbeeld om Handhaven op Haagse Hoogte, het Hofbad, Den Haag Onderdak/CCP, Overname Buurt Beheer Bedrijven, Gemeentelijke Kredietbank, project huisuitzetting en bureau nazorg. De formatieuitbreiding wordt gefinancierd uit extra middelen en is voor een deel tijdelijk. Ontwikkeling formatie inclusief uitbreiding 7.500 7.000 6.500 7.290 7.091 6.719 6.577 6.000 5.500 5.000 1-jan-10 1-jan-11 1-jan-12 1-jan-13 1-okt-13 Uitbreiding 63 188 255 Formatie 7.437 7.290 7.028 6.531 6.322 Van werk naar werk We verrichten veel inspanningen om de re-integratiekandidaten van werk naar werk te begeleiden. Gemeentebreed zijn tot 1 oktober 2013 in totaal 207 re-integratiekandidaten bemiddeld. Hiervan is 73% binnen de gemeente geplaatst en 27% is uitgestroomd. Uit onderstaande tabel blijkt dat we per 1 oktober 81 re-integratiekandidaten in behandeling hebben en er nog 12 verwachten. Re-integratiekandidaten (vanaf 2011 tot 1 oktober 2013) Kandidaten geplaatst / vrijwillig vertrokken 180 Gedwongen ontslag 27 Kandidaten in behandeling 81 Verwachte kandidaten 12 Totaal 300 Sinds 1 januari 2013 zijn 22 medewerkers met volledig ontslag gegaan (waarvan 2 medewerkers vanwege ziekte zijn ingestroomd in WIA) en 5 medewerkers zijn deeltijd ontslagen. Voor deze laatste groep geldt dat zij nog bij onze gemeente werken, maar voor 20-70% van hun functie zijn ontslagen. Voor 191 reintegratiekandidaten gold dat hun oorspronkelijke ontslagdatum tussen 1 januari 2013 en 1 oktober 2013 lag (87 % is succesvol begeleid en 13% is met ontslag). In de groep van gedwongen ontslagen zitten 14 mannen en vier 60+-ers. Eén van de vier 60+-ers is vanwege arbeidsongeschiktheid ingestroomd in de WIA.
BSD/2013.1502 4 In de vorige rapportage berichtten wij u dat het aantal gedwongen ontslagen volgend jaar naar schatting op zou lopen tot 60-80. De opgave om re-integratiekandidaten van werk naar werk te begeleiden is lastig vanwege moeilijk plaatsbare kandidaten en de zeer beperkte mogelijkheden op de arbeidsmarkt. Ondanks dit feit verwachten wij op dit moment dat het totale aantal gedwongen ontslagen volgend jaar niet hoger zal zijn dan 45. De maatregelen die we tot nu toe hebben genomen en de middelen die zijn ingezet, zijn effectief gebleken. De cijfers ondersteunen dit (de gerealiseerde formatiedaling van 938 fte heeft geleid tot 288 reintegratiekandidaten waarvan tot 1 oktober 2013 22 medewerkers volledig met ontslag zijn gegaan en 5 medewerkers deeltijd zijn ontslagen). Ook in vergelijking met andere grote gemeenten kunnen we concluderen dat onze werkwijze succesvol is. We hebben de medewerkers die in de reorganisaties boventallig zijn geworden met verschillende middelen ondersteund en gefaciliteerd in hun zoektocht naar een andere functie. Dit alles is bekostigd vanuit het frictiekostenbudget. Zo zijn intensieve begeleiding door het bvwnw, loopbaanadvies, outplacementtrajecten, training en (om)scholing ingezet. Daarnaast zijn/worden in bepaalde gevallen met behulp van maatwerkoplossingen, aanvullende maatregelen genomen waardoor gedwongen ontslag zoveel als mogelijk wordt beperkt. Zo is voor een aantal 60+-ers maatwerk toegepast, waardoor het aantal gedwongen ontslagen in deze groep beperkt is gebleven tot 4 (op een totaal van 49 re-integratiekandidaten van 60 jaar en ouder). Helaas heeft een aantal personen binnen de re-integratietermijn geen nieuwe functie kunnen vinden. Zij zijn in de loop van de afgelopen maanden ontslagen. Ook na ontslag vervullen we als werkgever onze reintegratieplicht. De nieuwe gemeentebrede aanpak sluit aan op de eerdere re-integratie inspanning. We blijven streven naar een zo snel mogelijke toeleiding naar (tijdelijk) werk en een beperking van de WWkosten. Dit heeft geleid tot het beëindigen van drie uitkeringen voor het aflopen van de wettelijke termijn (één wegens verblijf buitenland en twee vanwege nieuwe functie). Aanvullende maatregelen voor bepaalde groepen boventalligen zou direct in strijd zijn met het beleid dat we de afgelopen jaren hebben gevolgd. Bovendien leidt dit tot ongelijkheid ten opzichte van de personen die in de afgelopen maanden daadwerkelijk zijn ontslagen. Toetsingscommissie De Toetsingscommissie doet bindende uitspraken over het al dan niet extern vrijgeven van een vacature. BVwnw ondersteunt de Toetsingscommissie in haar doel om vacatures intern te vervullen. De vacatures die aan de Toetsingscommissie worden voorgelegd, zijn vooral moeilijk vervulbare functies omdat ze specialistisch van aard zijn. In de eerste helft van 2013 is 52% van de 136 (tijdelijke) vacatures intern vervuld door bureau Van werk naar werk, 45% is vrijgegeven voor externe werving en 3% is teruggetrokken door de betreffende dienst of nog in behandeling. Uitstroom leeftijdscohorten In de periode van 1 januari 2011 tot 1 oktober 2013 hebben in totaal 1.106 medewerkers de organisatie verlaten. Tegenover deze uitstroom van 14,2% staat een beperkte instroom van 4,2% (externe werving voor intern moeilijk te vervullen vacatures voor zowel bestaande als nieuwe taken). De gemiddelde leeftijd was op 1 januari 2011 45,5 jaar en is op 1 oktober 2013 47,2 jaar. Uit onderstaande grafiek blijkt dat de gemiddelde leeftijd minder stijgt dan op basis van de autonome leeftijdsontwikkeling van ons personeelsbestand (zonder nieuwe instroom) verwacht kan worden. Desalniettemin is de gemiddelde leeftijd hoog en blijft verjonging van de organisatie een aandachtspunt. Per 1 september 2013 zijn dan ook weer 23 nieuwe trainees ingestroomd bij de gemeente.
BSD/2013.1502 5 In onderstaande tabel is weergegeven hoe de recente uitstroom is verdeeld over de leeftijdscohorten. De uitstroom van medewerkers tot 25 jaar was beperkt; de uitstroom was het grootst onder medewerkers van 55 jaar en ouder. De totale uitstroom vanaf januari 2011 heeft een beperkt effect gehad op de opbouw van ons personeelsbestand; het aandeel 25-35 jarigen is licht gedaald, het aandeel 45+-ers licht gestegen. Leeftijdscohort Uitstroom januari-oktober 2013 Aandeel van cohort in personeelsbestand op 1 januari 2011 Aandeel van cohort in personeelsbestand op 1 oktober 2013 15-25 jaar 1% 1% 1% 25-35 jaar 13% 18% 13% 35-45 jaar 16% 25% 25% 45-55 jaar 18% 32% 35% 55-65 jaar 53% 24% 26% Totaal 100% 100% 100% De belangrijkste redenen van uitstroom in 2013 zijn: pensioen (35%), ontslag wegens reorganisatie (26%) en ontslag op verzoek (18%). De uitstroom van medewerkers die met pensioen gaan, blijft zich de komende jaren voortzetten. Het hoge percentage ontslag wegens reorganisatie wordt vooral veroorzaakt door het overgaan van een aantal medewerkers (circa 55) van DSB naar de nieuw gevormde Omgevingsdienst Haaglanden (1 april 2013). Uitstroom vrouwen Wederom informeren wij u over de uitstroom van vrouwen. Er zijn vanaf januari 2011 iets minder vrouwen dan mannen uitgestroomd (43% versus 57%). De belangrijkste reden van uitstroom verschilt tussen vrouwen en mannen. Bij vrouwen is de belangrijkste reden van uitstroom ontslag op verzoek; dit geldt voor ruim een derde van de uitgestroomde vrouwen (38%) en voor een vijfde van de mannen (21%). De belangrijkste reden waarom mannen uitstromen is omdat ze met pensioen gaan (45%, circa 320); slechts 20% van de vrouwen is uitgestroomd omdat ze met pensioen gaan (circa 110).
BSD/2013.1502 6 Frictiekosten De inkrimping van de gemeentelijke organisatie gaat gepaard met reorganisaties, flankerende maatregelen en investeringen in bedrijfsvoeringsystemen. De kosten die hiermee gemoeid zijn, heten frictiekosten. In de 5de voortgangsrapportage apparaatskostenbezuiniging hebben we gemeld dat de stand van de reserve frictiekosten 32,697 mln. is, maar in de Programmarekening 2012 stond een stand van 32,609 mln. In de 5de voortgangsrapportage is abusievelijk het bedrag voor een digitale ticketzuil van 0,088 mln. niet meegenomen. Kortom de stand van de reserve frictiekosten bedraagt 32,609 mln., zoals is opgenomen in de Programmarekening 2012. Over de stand van de reserve frictiekosten is bij het opstellen van de Programmarekening 2013 meer duidelijk. Stand van zaken B3-status Het financiële risico ten aanzien van instellingen met de B3-status blijkt zich uitsluitend voor te doen in de sector cultuur. Er zijn 6 culturele instellingen waarmee de gemeente Den Haag een subsidierelatie heeft, en die verplicht aangesloten zijn bij het ABP, eigenrisicodrager zijn voor de WW en vallen onder een CAO die bovenwettelijke uitkeringen kent. Het is niet mogelijk zomaar te bepalen dat nieuw personeel van deze instellingen niet langer onder de B3- status valt. Hiervoor is medewerking nodig van zowel de betreffende instelling als de daaraan verbonden vakbonden. Momenteel worden de mogelijkheden daartoe bestudeerd. De portefeuillehouder CBI zal de raad hierover te zijner tijd informeren. Personele gevolgen decentralisaties Over de personele gevolgen van de drie decentralisaties is op dit moment nog geen uitspraak te doen. Zodra hierover meer duidelijkheid ontstaat, wordt de raad hierover geïnformeerd. Tot slot Het college concludeert dat de apparaatskostenbezuiniging bijna ten einde is en voor wat betreft formatie en budget op koers ligt. Van de beoogde krimp is op 1 oktober 2013 88% gerealiseerd. We verwachten dat per 1 januari 2014 de benodigde formatiedaling volledig gerealiseerd zal zijn. We blijven sturen op mobiliteit en het benutten van de interne capaciteit. Ook na 1 januari 2014. Inmiddels heeft bijna driekwart van de re-integratiekandidaten binnen de gemeente een andere functie gevonden en een kwart heeft de organisatie verlaten. Voor de medewerkers die met gedwongen ontslag zijn gegaan, vervullen we als werkgever onze verplichting tot re-integratieinspanning. We bevorderen een zo snel mogelijke toeleiding naar (tijdelijk) werk en een beperking van de WW-kosten. Waar we u in de voorgaande periode informeerden op basis van de stand op 1 april en 1 oktober, zullen we u nu ook informeren over de stand op 1 januari 2014. Op deze datum moet de formatiedaling gerealiseerd zijn. De begeleiding van re-integratiekandidaten zetten we voort. Het bureau Van werk naar werk blijft nog tot 1 januari 2015 bestaan. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, mw. A.W.H. Bertram J.J. van Aartsen