Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg 1 8331 XE Steenwijk Steenwijk, 27 september 2012 Nummer voorstel: 2012/100 Voor raadsvergadering d.d. : 9 oktober 2012 Agendapunt : 7c Onderwerp: Vaststelling functiebeschrijving en functiewaardering allround medewerker griffie/plaatsvervangend raadsgriffier. Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: Conceptbesluit : 1. de beschrijving voor de functie allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier vast te stellen en de waardering conform het advies van de externe waarderingsdeskundige over te nemen; 2. de heer A.W. Stroop te Dalfsen, met ingang van 1 januari 2012 te benoemen tot allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier. Samenvatting: De vaststelling van de functiebeschrijving en de functiewaardering van de functie allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier behoort tot de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de raad. Door de door de raad ingestelde Werkgeverscommissie zijn op 6 juni 2012 procedureafspraken gemaakt hoe om te gaan met de formalisatie van deze functie. Vanaf 2003 is de heer A.W. Stroop vanuit de afdeling Ondersteuning gedetacheerd bij de griffie om raads- en griffiewerkzaamheden uit te voeren. De raad acht het wenselijk deze functie in organieke zin rechtstreeks bij de raad onder te brengen. Voorgesteld wordt de beschrijving voor de functie allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier vast te stellen en de waardering conform het advies van de externe waarderingsdeskundige (Capgemini) over te nemen. De heer A.W. Stroop met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2012 te benoemen tot allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier. Inleiding: Al geruime tijd ligt de herijking van de griffiesamenstelling en de rol van de plaatsvervangend griffier op de plank. Met de intrede van de dualisering is vanaf 2003 de ondersteuning van de raad en griffier organiek ondergebracht bij de afdeling Beleid en Advies/Ondersteuning. Middels een zogenaamde uitleenconstructie wordt de medewerker griffie ingehuurd van de afdeling Ondersteuning.
Sinds 2003 wordt de functie van medewerker griffie door dhr. A.W. Stroop uitgeoefend op basis van detachering vanuit de afdeling Ondersteuning team beleid en advies. Voor deze functie is tot op heden geen functiebeschrijving noch bijbehorende functiewaardering vastgesteld. Deze situatie is onwenselijk en dient in het kader van goed werkgeverschap opgepakt te worden. Vandaar dat, conform de wens van het Presidium, uitvoering is gegeven aan een traject van formalisatie van de functie van allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier. De functie wordt overgeheveld van de ambtelijke organisatie naar de griffie en valt daarmee rechtstreeks onder de gemeenteraad. De bijbehorende dekking/budget wordt ook overgeheveld van de afdeling Ondersteuning naar de griffie. Nu is het plaatsvervangend griffierschap ondergebracht bij de teamleider van het team beleid en advies. Dit wordt overgeheveld naar de functie allround medewerker griffie, waardoor er sprake is van de functie allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier. Voor deze functie is een functiebeschrijving (als bijlage bijgevoegd aan raadsvoorstel) opgesteld. De gemeenteraad acht het wenselijk, dat de allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier, net als de griffier, ook rechtstreeks in dienst staat van de raad. Vandaar dat voorgesteld wordt om deze functie bij de griffie onder te brengen. Daarmee dient de persoon in kwestie ook door de raad benoemd te worden. Functioneel valt de allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier dan onder aansturing van de griffier. De griffier voert dan ook de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Werkgeverstaken gemeenteraad De besluiten tot vaststelling van de beschrijving en waardering van de griffiefuncties behoren tot de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de raad. In 2010 heeft de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), de Vereniging van Griffiers(VVG) en de vereniging Raadslid Nu een handreiking opgesteld m.b.t. de rechtspositie van de griffie(r). De gemeentelijke organisatie bestaat sinds de invoering van de dualisering uit een organisatiedeel, dat de raad ondersteunt (de griffie) en een organisatieonderdeel, dat het college ondersteunt (de ambtelijke organisatie). Beide organisatieonderdelen maken deel uit van de gemeente maar hebben een eigenstandige functie. Dit heeft gevolgen voor het uitvoeren van de werkgeverstaken. De gemeentewet bepaalt in de artikelen 107 tot en met 107 e, dat de gemeenteraad de griffier en medewerkers van de griffie benoemt, schorst en ontslaat. Deze bevoegdheid berust voor de overige ambtenaren bij het college. Uit de rol van de raad als bevoegd gezag vloeit voort, dat de raad ook verantwoordelijk is voor werkgeversaangelegenheden zoals werving en selectie, vaststelling arbeids-voorwaarden, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken, het instellen van een vorm van medezeggenschap, de professionalisering van de griffie, functiewaardering en beloningsbeleid. De arbeidsvoorwaardenregeling in de sector Gemeenten is ook op de werknemers in de griffie van toepassing en zowel raad als college zijn op grond van het lidmaatschap van de VNG statutair gebonden aan deze regeling. De raad heeft op 22 november 2011 besloten de arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Steenwijkerland over te nemen en daarmee van toepassing te verklaren voor het personeel van de griffie.
In de Verordening werkgeverscommissie griffie Steenwijkerland, die op 7 december 2011 in werking is getreden, staan de volgende taken en bevoegdheden opgenomen in artikel 1, lid 1 en 2: 1. De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren, zoals die door de raad aan haar zijn gedelegeerd; 2. Tot de bevoegdheid van de werkgeverscommissie behoren ook de voorbereiding en uitvoering van de overige tot het werkgeverschap van de raad behorende besluiten en regelingen. Gevolgde procedure In 2011 is middels een raadsbesluit het werkgeverschap van de gemeenteraad vastgesteld. Dit betekent dat de besluiten tot vaststelling van de beschrijving en waardering van de griffierfunctie tot de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de raad behoren. Met alle betrokkenen zijn gesprekken gevoerd. Uitkomst van deze gesprekken is, dat de functie van dhr. A.W. Stroop geformaliseerd dient te worden. Conform de wens van de raad en betrokkenen is vervolgens vanaf juni 2012 een functiewaarderingstraject opgestart, waarin gewerkt is aan een functiebeschrijving en bijbehorende waardering. In deze functiebeschrijving wordt conform eerdere afspraken ook het onderdeel plaatsvervangend griffier ondergebracht. Daarmee wordt dit onderdeel uit de functie van teamleider Beleid en Advies gehaald. Hier is inmiddels met de betreffende teamleider en afdeling overeenstemming over bereikt. Daarnaast is ook het secretariaat van de rekenkamerfunctie in deze functiebeschrijving ondergebracht. Conform de afgesproken gedragslijn is de functiebeschrijving vervolgens ter advisering voorgelegd aan de externe functiewaarderingsdeskundige, te weten Capgemini, die een motiveringsrapport (= waarderingsadvies) heeft opgesteld. Het motiveringsrapport is als bijlage bij het voorstel gevoegd. Capgemini doet de waardering van de functies met behulp van het ODRP - functiewaarderingssysteem (OFS) 2000, inclusief de hierbij behorende conversietabel. Het motiveringsrapport heeft de Werkgeverscommissie geen aanleiding gegeven tot het maken van opof aanmerkingen. In de vergadering van de Werkgeverscommissie op 27 augustus is besloten, dat voor de beschrijving en waardering van de functie allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier dezelfde systematiek wordt toegepast als voor de functies in de ambtelijke organisatie. De Werkgeverscommissie heeft in dezelfde vergadering besloten de functiebeschrijving en waarderingsadvies van Capgemini conform over te nemen. Daarnaast is in diezelfde vergadering door de Werkgeverscommissie besloten de raad voor te stellen om de dhr. A.W. Stroop met ingang van 1 januari 2012 in de beschreven functie allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier en de bijgehorende functieschaal te plaatsen. De Werkgeverscommissie acht het voldoende aangetoond dat dhr. A.W. Stroop met ingang van 1 januari 2012 de werkzaamheden als allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier zelfstandig en alleen heeft uitgevoerd. Het concept raadsvoorstel is door de Werkgeverscommissie vervolgens op 27 september 2012 met het Presidium besproken. Uitkomst van deze bespreking is geweest dat het voorstel op 9 oktober 2012 als hamerstuk aan de raad ter besluitvorming kan worden voorgelegd. Argumenten De sologriffier vormt in de zelfstandige raadsondersteuning een kwetsbare schakel. Sologriffiers geven aan, dat de positie eenzaam kan zijn en dat vervanging bij ziekte, verlof of vakantie buiten de recesperioden van de raad vaak niet geregeld is. De oplossing van dit probleem lijkt voor de hand te liggen.
Temeer omdat de Gemeentewet voorschrijft, dat de raad moet voorzien in de vervanging van de griffier. Deze constatering leidt ertoe, dat de griffieformatie minimaal uit de griffier en zijn vervanger zou moeten bestaan. Naarmate het inwonertal en de omvang van de raad toenemen, wordt de formatie van de griffie groter. In de periode 2003-2008 zijn de griffies in omvang toegenomen. Ook hier is een duidelijke relatie tussen schaalgrootte en groei van formatie waarneembaar. In 2006 beschikte een gemiddelde griffie over 2,2 fte. Financiële consequenties De salariskosten van de allround medewerker griffie/ plaatsvervangend griffier worden gedekt uit de post salarissen. Aan dit voorstel zijn de volgende financiële consequenties verbonden. De aanstelling van de allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier betreft een volledige betrekkingsomvang (36 uur per week). Het huidige budget van de afdeling Ondersteuning wordt overgeheveld naar het raadsbudget. Met het waarderen van de functie is er sprake van een kostenverhogende component van 18.000,-. Door met terugwerkende kracht met ingang van 1 januari 2012 dhr. A.W. Stroop in de functie van allround medewerker griffie/plv griffier te benoemen, wordt afgeweken van de begroting. In de jaarrekening 2012 wordt deze afwijking opgenomen. En ingaande 2013 dient middels de perspectiefnota 2013-2017 het budget met maximaal 18.000,- verhoogd worden. Hiermee zijn de loonkosten (griffie) structureel in het raadsbudget in de begroting opgenomen. Bijlagen bij het voorstel: Bijlage 1 functiebeschrijving Bijlage 2 waarderingsadvies Capgemini Ondertekening: Werkgeverscommissie gemeenteraad Steenwijkerland, de griffier, de voorzitter, A. ten Hoff V. Bruining-Lok Betrokken partijen: Afdeling: Adviseur: mevr. E. Bersma, tel. 140521; email: els.bersma@steenwijkerland.nl
Raadsbesluit Steenwijk, 9 oktober 2012 Nummer voorstel: 2012/100 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van werkgeverscommissie van 27 september 2012; b e s l u i t: 1. de beschrijving voor de functie allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier vast te stellen en de waardering conform het advies van de externe waarderingsdeskundige over te nemen; 2. de heer A.W. Stroop te Dalfsen, met ingang van 1 januari 2012 te benoemen tot allround medewerker griffie/plaatsvervangend griffier. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, A. ten Hoff M.A.J. van der Tas