Basic Support for Cooperative Work Handleiding BSCW (versie 4.3) voor medewerkers en studenten, november 2006 Inhoudsopgave 1 Wat is Basic Support for Cooperative Work (BSCW)? 2 2 Enkele regels voor het gebruik van BSCW 2 3 BSCW starten 2 4 Enkele basishandelingen 2 4.1 Navigeren in folders 2 4.2 Aanpassen van Preferences 4 4.3 Folders aanmaken en leden uitnodigen 4 5 Werken met documenten 5 5.1 Documenten in BSCW plaatsen 5 5.2 Werken met versiebeheer 5 5.3 Een lock plaatsen 5 6 Het aanpassen en (aan)maken van objecten 6 6.1 URL 6 6.2 Discussie 6 6.3 Search 6 6.4 Workflow 7 Project 7 Circulation Folder 7 Tasks 7 7 Geattendeerd worden op veranderingen in een folder 7 8 Username of password vergeten 7 9 Deelname aan een Workspace beëindigen 7 10 Access Rights 8 11 Hulp 8
1 Wat is Basic Support for Cooperative Work (BSCW)? BSCW (Basic Support for Cooperative Work) is een programma dat samenwerking tussen mensen via internet mogelijk maakt. Om met dit programma te kunnen werken, is een webbrowser en internettoegang nodig. Via BSCW is het mogelijk om zelf een werkruimte te definiëren en anderen, bijvoorbeeld leden van uw project- of werkgroep, toegang tot die ruimte (de zogenaamde Workspace) te verlenen. Iedereen die toegang tot een Workspace heeft, kan hierin documenten plaatsen die de andere leden vervolgens kunnen bekijken, kopiëren en bewerken. Zo kunnen meerdere personen over dezelfde informatie beschikken en aan dezelfde documenten werken. 2 Enkele regels voor het gebruik van BSCW U bent zelf verantwoordelijk voor het beheer van documenten die u in een folder plaatst. Documenten die definitief zijn verwijderd kunnen, ook door de beheerder van de BSCW-server, niet meer worden teruggehaald. Wanneer u een folder hebt gecreëerd, kunt u iedereen die in het bezit is van een UvT e-mail adres, tot deze folder uitnodigen. De ruimte, die u ter beschikking krijgt, is gelimiteerd. Aan studenten en medewerkers wordt respectievelijk maximaal 100 MB en 500 MB ter beschikking gesteld. Medewerkers kunnen bij de helpdesk van hun faculteit of dienst een verzoek tot vergroting van deze ruimte indienen. Studenten kunnen géén uitbreiding krijgen. 3 BSCW starten Om met BSCW te kunnen werken, dient u zich te registreren als gebruiker. Voor UvTstudenten en UvT-medewerkers gebeurt deze registratie automatisch als u de eerste keer inlogt in het systeem. Start in een internetbrowser de URL www.uvt.nl/bscw/. Kies voor Toegang BSCW-server. Kies voor de optie: Access to your personal workspaces. Vul uw UvT- username en UvT- password in. Na verificatie van de gegevens komt u terecht in uw persoonlijke Workspace. Hierin kunt u eigen folders aanmaken, documenten plaatsen, e.d. Eventueel treft u een of meerdere Workspaces aan waarvoor u bent uitgenodigd. 4 Enkele basis handelingen 4.1 Navigeren in folders Bovenin het BSCW-scherm vindt u een aantal opdrachtknoppen. Afhankelijk van de locatie waar u zich bevindt en/of van uitgevoerde acties kan het zijn dat sommige knoppen niet of iets anders getoond worden. Sommige knoppen krijgen een andere weergave zodra er objecten zijn toegevoegd. BSCW-handleiding Pagina 2 van 8
(Het hoogste niveau van) uw persoonlijke Workspace. De publiekelijk toegankelijke Workspaces. Het clipboard, een hulpmiddel bij kopieeracties. De prullenbak. Ongewenste verwijdering van documenten kan via de prullenbak nog hersteld worden. Addressbook, uw persoonlijke adresboek.. De kalender voor uw persoonlijke afspraken en afspraken van de groepen waartoe u behoort. Bookmarks, geeft een overzicht van de geselecteerde bookmarks. Tasks, geeft een overzicht van de taken waarbij u betrokken bent. De briefcase voor het synchroniseren van folders. Onderstaande knoppen zijn bedoeld als shortcuts voor handelingen binnen een bepaalde folder. meer gebruikersinfo binnen de folder plakken. Een object uit het clipboard in een folder plaatsen zoeken naar gebruiker in het systeem uitnodigen lid toevoegen discussie toevoegen url toevoegen folder toevoegen document toevoegen meerdere documenten tegelijkertijd toevoegen taak Achter Your location: wordt het pad weergegeven waar u zich in uw Workspace bevindt. Door op een van de onderdelen van het weergegeven pad te klikken, kunt u rechtstreeks naar een van de bovenliggende niveaus gaan. Direct boven de inhoud van een folder staat een (variërende) reeks knoppen die van toepassing zijn op geselecteerde objecten. Selecteren/deselecteren van alle objecten. Verwijderen van alle events bij de geselecteerde objecten. Via mail een document naar iemand sturen. Een kopie van een object op het clipboard plaatsen. Een object naar het clipboard verplaatsen. Een object naar de prullenbak verplaatsen. Een compacte kopie maken van objecten. Een document bevriezen, waardoor het niet gewijzigd kan worden door anderen Aan een object een waardeoordeel koppelen. De (HTML_)content van een URL in de folder plaatsen. BSCW-handleiding Pagina 3 van 8
De werking van een URL controleren. Een set van documenten genereren of actualiseren. Geeft alle mogelijk uitvoerbare acties voor het object weer. Er zijn diverse manieren om objecten in een folder te manipuleren: Door middel van de optie View in het menu geeft u aan hoe objecten worden weergegeven Aanpassingen in de objecten zelf maakt u met behulp van de opties in het hoofdmenu, met de verschillende snelkoppelingen en iconen in een folder of met behulp van de action-button ( ) achter ieder object. 4.2 Aanpassen van Preferences Persoonlijke informatie: Met behulp van My profile vult u de persoonlijke gegevens aan. Klik op de menuopties Options. Selecteer Profile, Change. Vul de gewenste gegevens in. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. 4.3 Folder aanmaken en leden uitnodigen U creëert een nieuwe folder door een folder aan te maken. In deze folder kunt u documenten plaatsen, sub-folders aanmaken, discussies starten, etc. De folder is enkel toegankelijk voor personen die hiertoe uitgenodigd zijn. Tevens kunt u zelf iedereen die in het bezit is van een UvT e-mail adres voor deze folder uitnodigen. Een folder aanmaken: Klik op of selecteer File, New, Folder. Het dialoogvenster Add Folder verschijnt. Geef een naam en eventueel een beschrijving aan de folder mee. Klik op OK om de folder aan te maken. Leden uitnodigen: Standaard kan elk lid van BSCW nieuwe leden voor een folder uitnodigen. Uitnodigen gaat op basis van een e-mail adres. NB. Op de UvT wordt een uitnodigingsbeleid gehanteerd, d.w.z. dat er regels zijn over wie u wel en wie u niet kunt uitnodigen. Uitnodigingsbeleid op de UvT: Elke student en medewerker van de UvT kan een andere UvT-er uitnodigen in een folder. Gebruik voor het selecteren van een student of medewerker van de UvT de zg. Search for LDAP-users. Medewerkers van de UvT kunnen ook leden van buiten de UvT uitnodigen in een folder. Studenten van de UvT kunnen externen alleen uitnodigen via hun docent. Open de folder waarvoor u leden uit wilt nodigen. Klik op in de menu balk of selecteer File, Access, Invite Member. Het Invite Member scherm wordt geopend. U kunt direct het e-mailadres intypen van de uit te nodigen leden als u het volledige e-mailadres weet. E-mailadressen van medewerkers en studenten van de Universiteit van Tilburg kunt u ook opvragen via Search for LDAP-users. Klik op Add om ze aan de Selected Users lijst toe te voegen. De tekst die u naar keuze ingeeft bij Invitation text wordt toegevoegd aan de - door BSCW automatisch gegenereerde - uitnodigingsmail. Klik op OK. BSCW-handleiding Pagina 4 van 8
Door te klikken op uitgenodigd. achter een folder ziet u wie voor de betreffende folder is 5 Werken met documenten 5.1 Documenten in BSCW plaatsen Het is niet mogelijk bestanden rechtstreeks vanuit een applicatie in een folder te plaatsen. Sla een bestand eerst op en plaats vervolgens een kopie op de BSCW server. Ga op de gewenste locatie in de folder staan. Klik op of selecteer File, New, Document. Wilt u meerdere documenten tegelijk plaatsen, klik dan op Document Upload. Klik op de knop Browse en zoek het document op dat u in de folder wilt plaatsen. Selecteer het gewenste document en klik op Open. Geef eventueel een andere naam, omschrijving en/of waardering aan het document mee. Via het MIME-type geeft u aan om wat voor type document het gaat. U kunt de defaultkeuze laten staan (from browser) of zelf de juiste toepassing selecteren. Indien van toepassing wijzigt u het Encoding-type. Klik op OK om het document in de folder te plaatsen. 5.2 Werken met versiebeheer Met versiebeheer hebt u de mogelijkheid om van één document meerdere versies in een folder plaatsen. De laatste versie wordt direct in de folder getoond en de voorgaande versies zijn eenvoudig opvraagbaar. Een handig hulpmiddel voor een document in ontwikkelfase. Een document onder versiebeheer plaatsen: Klik bij het, onder versiebeheer te plaatsen, document op. Selecteer Version Control. Vul in het Start Version Control scherm de gewenste informatie in. Klik op OK. Een nieuwe versie in de folder plaatsen: Klik op achter het document waarvan u een nieuwe versie in de folder wilt plaatsen. Selecteer Revise. Klik op Browse en zoek de nieuwe versie van het document op. Selecteer het gewenste document en klik op Open. Vul de resterende informatie op het Revise scherm in. Klik op OK. Het opvragen van voorgaande versies: Klik op achter het document waarvan u een voorgaande versie wilt bekijken. Selecteer Info. Onder het kopje Version History treft u de voorgaande versies aan. Door op een versienummer te klikken opent u het document. 5.3 Een lock plaatsen Wanneer verschillende personen tegelijkertijd hetzelfde document aanpassen kan er een probleem ontstaan. Stel dat persoon A en persoon B min of meer gelijktijdig versie 1 downloaden. Persoon A wijzigt het document en plaatst versie 2 in de folder. Persoon B wijzigt eveneens het document en plaatst versie 3 in de folder. Versie 3 is een wijziging van versie 1 - niet van versie 2. De veranderingen van persoon A worden dus genegeerd en zelfs geheel teniet gedaan wanneer er geen gebruik gemaakt wordt van versiebeheer. BSCW-handleiding Pagina 5 van 8
Een manier om dit soort problemen te voorkomen is het plaatsen van een Lock of Freeze van een document. Locken van documenten Klik op achter het document waar u een lock op wilt zetten. Selecteer Set lock. Geef in het Lock note scherm nadere informatie over deze lock voor de andere leden. Klik op OK. Achter het document wordt nu de icoon afgebeeld. Wanneer u op deze icoon klikt, verschijnt er informatie over wie de lock geplaatst heeft, wanneer en waarom. Degene, die de lock heeft ingesteld, kan deze hier ook weer opheffen. U hebt de mogelijkheid een Steal Lock actie uit te voeren waardoor u de lock overneemt en de volledige toegang tot het document krijgt. Degene van wie u de lock overneemt, wordt automatisch hierover bericht via e-mail. Freezen van documenten Door midddel van freeze kan de eigenaar van een document het als het ware bevriezen. Net als bij het plaatsen van een lock kan het document niet worden gewijzigd door de andere leden. Het document kan ook nu door hen alleen worden gelezen. Maar let op: het opheffen van de freeze, het zg Unfreeze, van een document kan alléén gedaan worden door de owner van het document óf door de BSCW system administrator!! 6 Het aanpassen en (aan)maken van objecten. Naast documenten kunt u ook andere objecten in een folder opnemen. 6.1 URL Met de icoon of via File, New, URL kunt u links naar webpagina s opnemen. Wilt u alleen de link naar de webpagina opnemen, dan kiest u Create URL link. Via de optie fetch document from URL plaatst u een document met de HTML-code in de folder. 6.2 Discussie Met de icoon of via File, New, Discussion start u een besloten discussieforum. U kunt de discussie een aparte naam meegeven door bij Name een naam in te vullen. Vult u hier niets in dan wordt de tekst bij Subject de naam van de discussie. Met behulp van Type kunt u de aard van uw bijdrage aangeven: note / pro / con/ angry/ important/ idea. Vul tot slot bij Message de tekst voor de discussie in en klik om af te sluiten op OK. Een nieuwe bijdrage leveren aan een discussie: Klik op bij de discussie waaraan u een bijdrage wilt toevoegen. Klik op New, Note. Vul de aard van uw bijdrage in, eventueel een subject en onder Message uw bijdrage. Klik op OK Reageren op een discussiebijdrage: Open een discussie. Klik op bij de discussiebijdrage waarop u wilt reageren. Selecteer Reply. Vul onder message de gegevens in en klik op OK. 6.3 Search Via File, New, Search folder kunt u een zoekactie definiëren. U kunt op diverse manieren zoeken: BSCW-handleiding Pagina 6 van 8
een BSCW-search voor het doorzoeken van de BSCW-server; een User-search voor het zoeken naar geregistreerde gebruikers op de BSCWserver; een WWW-search, voor een internetsearch. 6.4 Workflow BSCW biedt diverse workflow onderdelen, ter ondersteuning van het managen van projecten, documenten en taken. Project Project is een tool speciaal bedoeld voor workflow-planning en -management. Binnen een project kunt u diverse processen beschrijven, de onderlinge afhankelijkheid van die processen aangeven en daaraan deadlines koppelen. Circulation folder Een circulation folder bevat net als gewone folders documenten en andere objecten, maar heeft al extra toevoeging een tasklist: een lijst van personen, die bepaalde taken moeten uitvoeren met de objecten in de folder. Tasks Met behulp van tasks kunnen taken worden beschreven en het management van enkelvoudige taken en hele workflowprocessen worden beheerd. Uitgebreidere informatie over bovenstaande tools kunt u vinden onder de Help functie. 7 Geattendeerd worden op veranderingen in een folder Daily Workspace Report (Activiteitenrapportage): Een dagelijkse rapportage biedt de mogelijkheid om op eenvoudige wijze op de hoogte gehouden te worden van veranderingen in folder zonder ingelogd te zijn. Het rapport wordt u automatisch éénmaal per dag via mail toegezonden en geeft een overzicht van alle verrichte activiteiten van de voorgaande dag. De instellingen van deze rapportage kunt u wijzigen via Default Event Configuration. Klik op de menuoptie Options. Selecteer Default Event Filter. Haal onder de optie Daily Report bij de acties waarvan u niet op de hoogte gehouden wilt worden het vinkje weg. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. Events: Onder Events wordt via iconen weergegeven welke handelingen een object heeft ondergaan. Het betreft hier een nieuw object. Er hebben wijzigingen in het object plaatsgevonden. Het object is door iemand bekeken. In een onderdeel van dit object hebben wijzigingen plaatsgevonden. Het betreft een verplaatst object. Door op een van deze iconen te klikken, worden de op het object verrichte handelingen getoond. Wanneer u niet meer geïnteresseerd bent in deze events, kunt u deze informatie verwijderen. Met behulp van de optie Catch up worden de event-iconen bij een object verwijderd. De verwijdering geldt alleen voor uw persoonlijke view; andere leden van de folder blijven de informatie gewoon zien. BSCW-handleiding Pagina 7 van 8
Na het uitvoeren van een Catch up kunt u toch een compleet overzicht krijgen van alle events in een folder vanaf de aanmaakdatum: Klik op achter de betreffende folder. Selecteer History. 8 Username of password vergeten De username voor UvT-medewerkers én UvT-studenten is gelijk aan de UvT-username. Het password is voor UvT-medewerkers én UvT-studenten gelijk aan het UvT-password. UvT-medewerkers en UvT-studenten die hun password vergeten zijn, kunnen voor nadere informatie terecht op de webpagina van het ICT-Servicepunt: http://www.uvt.nl/voorzieningen/ict-servicepunt/. 9 Deelname aan een Workspace beëindigen Indien u niet meer wilt deelnemen aan een Workspace verwijdert u zichzelf als lid van die Workspace. Klik op achter de Workspace waar u geen lid meer van wilt zijn. Plaats een vink in het hokje voor uw eigen naam. Klik op de knop Remove om uw naam te verwijderen. Hiermee verdwijnt de Workspace uit uw eigen BSCW omgeving en verdwijnt uw naam uit de ledenlijst bij anderen. Deze actie wordt als event geregistreerd, zodat andere gebruikers zien dat u uw lidmaatschap hebt opgezegd. 10 Access rights BSCW is een instrument om samen te kunnen werken. Het is verstandig om daar als (project)groep goede afspraken over te maken. Wilt u verder gaan dan het maken van (mondelinge) afspraken, dan bieden de zg. access rights de mogelijkheid om binnen de workspace rechten aan gebruikers toe te kennen. Wanneer u met behulp van een gebruiker uitnodigt, heeft u via de optie Invite new members as de mogelijkheid om deze een bepaalde rol en de daaraan verbonden access rights - toe te kennen. De rol die standaard wordt toegekend is de rol van Member. Door op vóór een bepaald object te klikken, ziet u welke rechten de verschillende gebruikers hebben met betrekking tot dit object. Voor meer info over access rights: raadpleeg de Help-functie van BSCW. 11 Hulp Medewerkers van de UvT kunnen met vragen over het gebruik van BSCW terecht bij de helpdesk van hun faculteit of dienst. De helpdesk vormt het eerste aanspreekpunt. Studenten kunnen met vragen terecht bij de helpdesk van IT Services, per email te bereiken via: its-helpdesk@uvt.nl. BSCW-handleiding Pagina 8 van 8