Werkkostenregeling in Het hoe & waarom en praktijk, theorie incl. de reiskosten Programma Intro De Werkkostenregeling.., door Hans Hofman De theorie in de praktijk., door Niels Jansen Werkkostenregeling door Hans Hofman 1
Werkkostenregeling Huidige regelingen Introductie werkkostenregeling Werkkostenregeling in detail Overgangsrecht Arbeidsrechtelijke gevolgen Huidige regelingen Huidige regelingen (1) Loon is al hetgeen..(artikel 10 wet LB 1964) Tot het loon behoren niet (artikel 11 wet LB 1964) Belastingvrij vergoeden van kosten die strekken ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking Redelijkheid Naar maatschappelijke opvattingen geen beloningsvoordeel Niet-limitatieve opsomming in de wet 2
Huidige regelingen (2) Voorbeelden volledig onbelast Consumpties tijdens werktijd Werkkleding Vakliteratuur Representatiekosten Cursussen, congressen e.d. Verhuiskosten (max. 7.750) Bedrijfsfitness Personeelsvereniging Personeelsuitjes Korting eigen producten tot 20% en niet meer dan 500 per jaar Outplacement Huidige regelingen (3) Voorbeelden volledig belast Verkeersboetes Parkeerkosten bij woning van de werknemer Maaltijden met collega s Cadeaus met gebruikswaarde Kosten creditcard Vakantiereizen Introductie werkkostenregeling 3
Introductie werkkostenregeling (1) Doel: verminderen administratieve lastendruk minder discussie over toepassing regels meer gemak door minder regels en betere controleerbaarheid Wetsvoorstel 22 december 2009 aangenomen Totale verandering ten opzichte van het huidige systeem Nog steeds Wet op de loonbelasting 1964 Nieuwe uitvoeringsregeling: URLB2011 Introductie werkkostenregeling (2) 1,4% over het fiscale loon is onbelast Kosten aanwijzen, overschrijding komt voor rekening van de werkgever en loonheffing bedraagt 80% Uitzonderingen Geen saldering forfaitaire ruimte binnen concernverband Ongebruikelijkheidstoets Discussie werkgever-belastingdienst verschuift naar werkgeverwerknemer Introductie werkkostenregeling (3) 4
Werkkostenregeling in detail Werkkostenregeling in detail Nihilwaardering (1) Voorzieningen rond de werkplek (pc, telefoon, internet, bureau etc.) is loon maar met nihilwaardering! Arbo voorzieningen Consumpties op de werkplek (geen onderdeel van maaltijd) Mobiele telefoons, mits >10% zakelijk gebruik 5
Nihilwaardering (2) OV-kaart, mits mede zakelijk gebruik Computers, mits tenminste 90% zakelijk gebruik Werkkleding: achterblijven op werkplek kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om op het werk te dragen kleding met een logo van tenminste 70 cm² Bedrijfsfitness Geldleningen met goedkope rente Intermediaire kosten Werknemer doet uitgaven in opdracht en voor rekening van werkgever Geen onderdeel vormen van een vaste kostenvergoeding Alleen dan intermediaire kosten als: aanschafkosten van zaken die tot het ondernemingsvermogen van werkgever gaan behoren kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van werkgever kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering 6
Gerichte vrijstellingen (1) Reiskosten, zowel zakelijk als woon-werk: vergelijkbaar met huidige regeling taxi, vliegtuig, boot etc. tot maximaal de werkelijke kosten eigen vervoer tot maximaal 0,19 per kilometer Tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen e.d. tijdens dienstreizen) Maaltijden bij overwerk, koopavonden e.d. Meer dan bijkomstige zakelijke maaltijden Cursussen e.d. Gerichte vrijstellingen (2) Vakliteratuur Outplacement Studiekosten Verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking Werkelijke kosten overbrengen boedel + 7.750 Inschrijvingen beroepsregister 7
Vrije ruimte (1) Loon in kolom 14 van de loonstaat Voorlopige berekening op grond van loon voorgaand jaar Na afloop boekjaar definitieve afrekening Grondslag is loon uit tegenwoordige en vroegere dienstbetrekking, tenzij meer dan bijkomstig (10%) Formeel nihilwaardering Ruimte 1,4% Vrije ruimte (2) Producten eigen bedrijf Huidige regeling: 20% korting, maximaal 500 Nieuwe regeling: korting op economische waarde (= factuurwaarde) is loon korting: loon voor de werknemer of binnen de vrije ruimte van 1,4% Loon in natura: economische waarde inclusief btw 8
Vrije ruimte (3) Kerstpakketten en overige kleine geschenken Maaltijden in bedrijfskantines (forfait) Parkeer- en tolgelden indien vergoeding van 0,19 per km Vakbondscontributies Internet/vaste telefonie werknemer thuis Personeelsfeesten en personeelsvereniging Alle andere vergoedingen Vrije ruimte (4) Anti-misbruikbepaling Gebruikelijkheidstoets: afwijking tot 30% met een vergelijkbare groep Overschrijding van 30% is acceptabel Bewijsplicht ongebruikelijkheid bij Belastingdienst Aangewezen vergoedingen mogen: niet irreëel hoog zijn niet ongebruikelijk zijn gelet op de werkzaamheden Afwijkingen Onbelast: vergoedingen en verstrekkingen die voortkomen uit wellevendheid zoals rouwkrans of fruitmand Verstrekkingen aan derden/ingehuurde werkkrachten zoals een kerstpakket. Hierover eindheffing verschuldigd. Auto van de zaak Geldboetes Criminele activiteiten (waaronder wapens en munitie) Kosten voor dieren die vallen onder de Regeling Agressieve Dieren 9
Overgangsrecht Periode 2011 t/m 2013 werkgever ieder kalenderjaar vooraf een keuze maken welk systeem te hanteren Indien gekozen wordt voor het huidige systeem, vervalt de volledige vrijstelling voor personeelsfeesten. Maximaal 454 per jaar. Samenvatting (1) Belastbaar loon: Regulier loon Auto van de zaak Dienstwoning Boetes Vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten Deel dat boven 30%-grens uitkomt na gebruikelijkheidstoets Bovenmatige deel van gerichte vrijstellingen Samenvatting (2) Wat is geen loon of geen belast loon: Intermediaire vergoedingen Voordelen buiten de dienstbetrekking Vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van tenminste de waarde betaalt 10
Samenvatting (3) Wat zijn vergoedingen/verstrekkingen binnen vrije ruimte: Alle aangewezen vergoedingen Vergoedingen aan postactieve werknemers: producten uit eigen bedrijf verstrekkingen en vergoedingen die ook aan eigen werknemers gegeven worden Samenvatting (4) Wat zijn verstrekkingen en vergoedingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte Actie Onderzoek huidige en komende situatie Rekening houden met fiscale invloed: loon werknemer of extra kosten werkgever gerichte vrijstelling lage waardering werkplekvoorzieningen vrijheid binnen de fiscale 1,4% ruimte Tijdig overleg met personeel/belastingdienst 11
Arbeidsrechtelijke gevolgen Stap 1: beoordeling van oude en nieuwe situatie Stap 2: overleg/onderhandeling Stap 3: wijzigingen doorvoeren Arbeidsrechtelijke gevolgen (1) Stap 1: beoordeel de oude en nieuwe situatie Wat is er vastgelegd in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst, de cao en/of de regeling arbeidsvoorwaarden? Welke verworven rechten zijn er? Welke discussies kunnen er mogelijk ontstaan met werknemers? Is er een eenzijdig wijzigingsbeding opgenomen? Voorbeeld wijzigingsbeding: de ingevolge dit artikel vastgestelde vergoedingen kunnen door de werkgever worden aangepast, indien en voor zover een verandering in de fiscale regelgeving of in de fiscale besluiten zou leiden tot de verplichting ter zake meer loonbelasting af te dragen. Arbeidsrechtelijke gevolgen (2) Stap 2: treed in overleg/onderhandeling Met onder andere de volgende partijen: cao-partijen, bijvoorbeeld de vakbond personeelsvertegenwoordiging of de Ondernemingsraad individuele werknemer 12
Arbeidsrechtelijke gevolgen (3) Stap 3: de wijzigingen doorvoeren Met wederzijds goedvinden Zonder wederzijds goedvinden, met wijzigingsbeding Zonder wederzijds goedvinden, geen wijzigingsbeding Arbeidsrechtelijke gevolgen (3) Stap 3: de wijzigingen doorvoeren Met wederzijds goedvinden voldoende bedenktijd mogelijkheid bieden om juridisch advies in te winnen afspraken schriftelijk vastleggen Arbeidsrechtelijke gevolgen (3) Stap 3: de wijzigingen doorvoeren Zonder wederzijds goedvinden, met wijzigingsbeding eerst trachten tot overeenstemming te komen aantonen zwaarwegend bedrijfsbelang (bedrijfseconomische redenen) instemming OR afspraken schriftelijk vastleggen 13
Arbeidsrechtelijke gevolgen (3) Stap 3: de wijzigingen doorvoeren Zonder wederzijds goedvinden, geen wijzigingsbeding in principe geen ruimte om eenzijdig te wijzigen partijen moeten eerst overleggen om tot een redelijke oplossing te komen (afbouwregeling) komen partijen er niet uit, dan kan werkgever de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen en werknemer kan een vordering indienen bij de civiele rechter. Arbeidsrechtelijke gevolgen (4) Nog enkele tips Bezint eer ge begint, breng (of laat) de situatie goed in kaart (brengen) alvorens een keuze te maken. In 2014 pas starten met de werkkostenregeling? Start nu al met de overgangsfase! Bouw eventueel bestaande regelingen al af, neem een eenzijdig wijzigingsbeding op en ga al in gesprek met (cao)partijen. Werknemer moet uitdrukkelijk en vrijwillig instemmen. Een en ander goed schriftelijk vastleggen voorkomt problemen. 14
Werkkostenregeling in de praktijk. door Niels Jansen Stap 1: breng de huidige vergoedingen in kaart 1. Vergoedingen Maatschappelijk Werk (2) Drie ter beschikking gestelde NS-businesskaarten 120 Vergoeding in geld en verstrekking in het kader 5.000 van een fietsregeling (artikel 12.8 CAO) Vergoeding vakbondscontributie 500 Kosten vakliteratuur 1.000 Kantinekosten (koffie/thee tijdens werktijd) 4.700 Personeelsfeest 3.500 Kerstborrel/diner 1.500 Kerstpakketten 2.000 Vergoeding Ziektekostenverzekering 7.800 Vergoeding advocaatkosten van wn bij ontslag 4.000 TOTAAL : 179.420 15
Stap 2: bepaal de consequenties in het nieuwe stelsel 2. Consequenties (1) Telefoon abonnement Laptops van de zaak Kantinekosten NS-businesskaarten Reiskostenvergoedingen (tot 19ct) Studiekosten Lunches onderweg Registratie BAMw Vakliteratuur Autokosten Personeelsfeest Kerstpakketten/-borrel Parkeervergunning Vergoeding fietsregeling Vergoeding vakbondscontributie Advocaatkosten t.b.v. werknemer bij ontslag Belaste vergoedingen; bijdrage ziektekostenverzekering, onregelmatige of continudiensten, reiskosten boven 19 cent. 2. Consequenties (2) Vrije ruimte Personeelsfeest 3.500 Kerstpakket 2.000 Kerstborrel 1.500 Parkeervergunning buiten bedrijfsterrein 1.800 Vergoeding fietsregeling 5.000 Vergoeding vakbondscontributie 500 Advocaatkosten t.b.v. werknemer bij ontslag 4.000 Loonsom: 2.000.000 18.300 Vrije ruimte Ruimte binnen forfait (1,6%) 32.000 (2,1%) 42.000 13.700 16
Stap 3: implementatie/voorbereiding 2014 Implementatie/ voorbereiding 2014 Pas de financiële administratie aan. Stel een budget voor de vrije ruimte op. Aanpassen protocollen/regelingen/contracten. CAO werkkosten-proof (denk aan fietsplan). Scenario s wijziging reiskosten 17
Stap 1: breng de huidige reiskosten in beeld 1. Huidige reiskostenvergoeding (1) Woon-werk: 0-5 km : geen vergoeding 5-10 km : 0,12 per kilometer 10-15 km : 3,75 15-20 km : 5,00 20-30 km : 6,75 30-50 km : 7,50 50 > km : 8,50 Vast bedrag per maand op basis van 214 werkdagen. Voorbeeld: Werknemer heeft een enkele reisafstand van 28 kilometer. Hij werkt twee dagen per weken. Maandelijks ontvangt hij: 6,75 x 214/5 x 2/ 12 = 48,15 1. Huidige reiskostenvergoeding (2) Dienstreizen: Conform artikel 6.4 uit de CAO W&MD; 1 t/m 5.000 km 0,39 5.001 t/m 10.000 km 0,35 10.001 en meer 0,32 In totaal vergoedt AMW-ML per jaar 35.000 aan dienstreizen. Hiervan is ongeveer 17.000 onbelast (op basis van 0,19) en 18.000 belast. 18
1. Huidige reiskostenvergoeding (3) Totaal vergoedingen: Woon-werk verkeer 55.175,76 Maximale netto vergoeding belasting 117.993,72 Dienstreizen 35.000,00 waarvan 0,19 onbelast 17.000,00 en 0,20** belast 18.000,00 Stap 2: bepaal de scenario s in het nieuwe stelsel 2. Scenario 0,00 onbelast Woon-werk ( 0,00 i.p.v. 0,19 per km): Daadwerkelijke vergoeding woon-werk verkeer 55.175,76 Maximale netto vergoeding belasting 0,00 Opties: de vergoeding van het woon-werk verkeer belast uitkeren; de vrije ruimte (gedeeltelijk) benutten. Restant is maar 13.700 of 23.700! 19
2. Scenario 0,12 onbelast Woon-werk ( 0,12 i.p.v. 0,19 per km): Daadwerkelijke vergoeding woon-werk verkeer 55.175,76 Maximale netto vergoeding belasting 61.723,44 Probleem: deel van werknemers krijgt meer dan 12 cent. In totaal 4.278. 2. Scenario s Voorbeeld: Werknemer heeft een enkele reisafstand van 13 kilometer en werkt 4,5 dag per week. Zij ontvangt nu 3,75 per dag en 60,19 per maand. In deze nieuwe situatie mag zij maximaal 3,12 per dag ontvangen en 50,08 per maand. Een verschil van bijna 10,00 per maand. Mogelijke oplossingen: het bedrag van 4.278 opnemen in de vrije ruimte; deze groep werknemers het maximum vergoeden dat zij mogen krijgen; deels onbelast ( 0,12) en het overige belast vergoeden. 2. Scenario 0,00 onbelast Dienstreizen ( 0,00 i.p.v. 0,19): Dienstreizen 35.000,00 Waarvan 0,19 onbelast 17.000,00 En 0,20**belast 18.000,00 Mogelijke oplossingen: 17.000 onbelaste vergoeding ten laste brengen van de vrije ruimte. Restant is 13.700 of 23.700! volledig belast uitbetalen aan de werknemers. 20
2. Scenario 0,12 onbelast Dienstreizen ( 0,12 i.p.v. 0,19): Dienstreizen 35.000,00 Waarvan 0,19 onbelast 17.000,00 En 0,20** 18.000,00 Mogelijke oplossingen: 11.000 onbelast vergoeden en het restant van 6.000 ten laste brengen van de vrije ruimte; 24.000 belast uitbetalen aan de werknemers. Stap 3: overleg directie 3. Overleg directie Presenteer de diverse scenario s; Ga samen op zoek naar creatieve oplossingen; gebruik maken van de vrije ruimte; persoonlijk netto (reiskosten) budget; beschikbaar stellen van netto verhuiskostenvergoeding. 21
22