InboeknummerÃćâĆňâĂİ gemeente Eindhoven Rekenkamercommis sic Raadsnummer oq.. Rro g8. oor Beslisdatum B&W Dossiernummer- Raadsvoorstel Rekenkameronderzoek subsidiebeleid en -beheer 1 inleiding Op verzoek van de raad heeft de rekenkamercommissie in 2004, in de periode juniãćâćňâăi oktober, onderzoek gedaan naar het subsidiebeleid en -beheer van de gemeente. Als resultaat hiervan heeft de rekenkamercommissie op 22 december 2004 een onderzoeksrapport aangeboden aan de raad. Dit is gebeurd middels het overhandigen van het rapport aan waarnemend voorzitter van de gemeenteraad. Tijdens deze bijeenkomst heeft de voorzitter van de rekenkamercommissie, tezamen met de onderzoeker, Deloitte 5ubsidieadviseurs B.V., een toelichting gegeven op het onderzoek en is er gelegenheid geboden tot het stellen van vragen ter verduidelijking. Ook is er nadien nog schriftelijk de gelegenheid geweest om vragen ter verduidelijking te stellen. De rekenkamercommissie heeft het presidium gevraagd haar aanbevelingen ter besluitvorming aan de raad voor te leggen. Daartoe is dit voorstel opgesteld. 2 Probleemstelling De raad dient zich thans uit te spreken of hij kan instemmen met de aanbevelingen van de rekenkamercomrnissie. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Het rekenkameronderzoek beoogt rechtstreeks bij te dragen aan een versterking van het doelmatig, doelgericht en rechtmatig functioneren van de gemeente in het algemeen, en dat van het gemeentelijk subsidieringsproces in het bijzonder. 3a Milieutoets Niet van toepassing. 4 Wijze van aanpak/oplossingsrichting Het onderzoek is overeenkomstig de Verordening op de rekenkamercommissie uitgevoerd. Dit bekent o.a. dat voor de uitvoering van het onderzoek is samengewerkt met een extern bureau, i.c. Deloitte 5ubsidieadviseurs B.V.
Raadanummer Oy.RXOg8.OOZ De rekenkamercommissie heeft de aanbevelingen van Deloitte Subsidieadviseurs B.V. geheel, dat wil zeggen, tot in detail overgenomen. Op hoofdlijnen gelden de volgende aanbevelingen: Formuleer heldere beleidskaders voor de verschillende beleidsvelden, in de zin van zoveel mogelijk meetbare beleidsdoelen (SMART), als vertrekpunt voor het maken van prestatieafspraken (subsidievoorwaarden) met de subsidieaanvragers (middels vastlegging in beschikkingen). Hierbij dient vooral ook gekeken te worden naar de (aanvullende) betekenis van Beleidsgestuurde Contract- Financiering (BCF) en de wijze van toepassing. De raad dient hier zijn verantwoordelijkheid te nemen bij het vaststellen van beleid en het vaststellen van de programmabegroting. Draag zorg voor de uniformering/standaardisatie binnen de gemeente van het juridisch en financieel-administratief systeem (instrumenten en procedures) ter beheersing van het subsidieringsproces. Neem de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling zoveel mogelijk als referentie, En zorg hierbij voor een meer optimale bedrijfsvoering, vooral als het gaat om de beschikbaarheid van de vereiste expertise en het realiseren van een goede dossiervorming en archivering. Draag gemeentebreed zorg voor een strikte toetsing en naleving van de geldende aanvraag- en verantwoordingsverplichtingen (zoals betere financiele toetsing van aanvragen), alsmede voor een betere tussentijdse monitoring. Implementeer een effectieve toepassing van de hierbij aanwezige sanctiemogelijkheden. Een van de stappen in de onderzoeksprocedure betreft het onderdeel wederhoor. Hierbij wordt het college gevraagd een reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek. Zo ook bij dit onderzoek. De reactie van het college van 14 december 2004 is integraal opgenomen in de bijlage van het rapport. Uit de brief blijkt dat het college de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek grotendeels onderschrijft, Zelfs kondigt het college reeds allerlei initiatieven tot verbetering aan. De rekenkamercommissie heeft dan ook het collegestandpunt voor kennisgeving aangenomen. Met het oog op de college-reactie geeft de rekenkamercommissie in het "nawoord" nog wel een nadere toelichting op haar oordeel over de doeltreffendheidsbewaking. Over het voorstel van het college om bij toekomstig onderzoek een werkverdeling te hanteren waarbij de rekenkamercommissie zich concentreert op doeltreffendheidsonderzoeken, en het college, in het kader van artikel 213a van de Gemeentewet, op doelmatigheidsonderzoeken heeft de rekenkamercommissie hier geen uitspraak willen doen. Hooguit kan in dit verband vermeld worden dat de taakstelling van de rekenkamer(functie) in de Gemeentewet is geregeld (artikel 182). Verder wordt hierbij verwezen naar het raadsvoorstel ter vaststelling van de verordening met betrekking tot de collegeonderzoeken (Gemeentewet 213a). Hierin wordt onder
aaaasnummer 04..RI058.00I andere voorgesteld de vorming van een audit-comite te onderzoeken. De rekenkamercommissie geeft in overweging het presidium hierover een standpunt te laten voorbereiden, Overigens is dat eerst aan de orde bij de keuze van het volgende onderzoeksonderwerp. 5 Financiele gevolgen en risico s Hoewel van de voorgestelde verbeteringen op termijn een besparing, dan wel een verhoogd rendement, is te verwachten, biedt het onderzoek onvoldoende basis om hierover in dit kader concrete uitspraken te doen. Te meer omdat ook niet valt uit te sluiten dat, afhankelijk van hoe zich een en ander organisatorisch laat oplossen, aanvullende investeringen nodig zijn voor het ongedaan maken van de gesignaleerde expertise-knelpunten. Sa Bestuurlijke kaders Op de uitvoering van het rekenkameronderzoek zijn van toepassing artikel 81a, 81o en artikel 182 en 185 van de Gemeentewet en de Verordening op de rekenkamercommissie. 5b Fiscale gevolgen Niet van toepassing. 6 Overige gevolgen van de aanpak Niet van toepassing. 7 Resultaten van overleg / inspraak 8 Communicatie Informatieverstrekking hierover zal plaatsvinden via de gebruikelijke kanalen. 9 Ter inzage gelegde stukken het rapport Rekenkameronderzoek subsidiebeleid en -beheer. 10 Referenda biliteit Niet van toepassing. Een ontwerp-raadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.,voorzitter., griffier
Raadsnummer Oy.RzOg8.OOz Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het college-standpunt in het kader van de wederhoorprocedure; gezien het voorstel en nadere toelichting van de rekenkamercommissie; besluit: 1. de conclusies van het rekenkameronderzoek over het subsidiebeleid en -beheer van de gemeente, zoals vermeld in het onderzoeksrapport van Deloitte Subsidieadviseurs B.V., te onderschrijven; 2. de aanbevelingen op basis van het rekenkameronderzoek over het subsidiebeleid en -beheer van de gemeente zowel op hoofdlijnen, zoals gedaan zijn door de rekenkamercommissie, alsmede in detail, zoals gedaan zijn door Deloitte Subsidieadviseurs B.V., over te nemen; 3. het college van burgemeester en wethouders op te dragen met betrekking tot de gedane aanbevelingen een verbeterplan op te stellen en hierover te rapporteren in september 2005; 4. het college te verzoeken bij het opstellen van het verbeterplan de opmerkingen en kanttekeningen van de raadscommissie Bestuurlijke pijler te betrekken. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 14 februari 2005. A. Sakkers, voorzitter. J. Verheugt, griffier. not/ee04048527
Bes I i s p u n t 3 : gemeente Eindhoven Griffie gemeenteraad Commissiesecretariaat Retouradres Postbus goxso, s6oo RB Eindhoven Aan de leden van de raad van de gemeente Eindhoven. Raadsnummer Oy.RZOg8.OOZ Behandeld door M. Honing Telefoon (o4o) 238 24 88 Ons kenmerk griffie Verzenddatumzo januari 2005 Commissieadvies Betreft cie Bp: Raadsvoorstel Rekenkameronderzoek subsidiebeleid en -beheer. De commissie Bestuurlijke pijler heeft in haar vergadering van 17 januari 2005 beraadslaagd over het bovengenoemde onderwerp. De commissie heeft als volgt geadviseerd: leefbaar eindhoven : CDA: PvdA: VVD: SP: GroenLinks: D66: OuderenAppel: De Stadspartij: Liberaal Eindhoven: Akkoord. omdat de commissie sterk hecht aan een kwalitatief goed verbeterplan is geadviseerd om het moment van rapporteren te wijzigen in sept/okt. 2005; de commissie heeft bij de behandeling nadrukkelijk opmerkingen en kanttekeningen geplaatst en suggesties aangegeven om die te betrekken bij het, door het college van burgemeester en wethouders, op te stellen verbeterplan (zie bijlage). De secretaris van de commissie, M. Honing Bijlage(n): 1. Bezoekadres Stadhuisplein xo Eindhoven Openingstijden ma t/m vr g.oo-x6.oo uur Bereikbaar per openbaar vervoer Postadres Postbus goxso s6oo RB Emdhoven Telefonisch bereikbaar 9.00"x2.30 en x3.3o-x6.00 Uur
gemeente Eindhoven Griffie gemeenteraad Raadsnummer O4.RTOg8.OOP Inboeknummer Beslisdatum BRW Dossiernummer Nadere toelichting bij raadsvoorstel Betreft Raadsvoorstel Rekenkameronderzoek subsidiebeleid enbeheer. Bij de behandeling van het raadsvoorstel Rekenkameronderzoek Subsidiebeheer enãćâćňâăi beleid in de vergadering van de commissie Bestuurlijke pijler op 17 januari 2005 hebben de commissieleden een groot aantal opmerkingen gemaakt. Het college van burgemeester en wethouders heeft het op zich genomen om hieraan aandacht te besteden bij het opstellen van het verbeterplan. a. Aandachtspunten van de raadscommissie Type onderzoek rekenkamercommissie De onderlinge verhouding tussen de artikelen 182 (rekenkameronderzoek) en 213a (doorlichtingsonderzoek) van de Gemeentewet (zie opmerking van college van b. en w. bij concept-rapport) vraagt verdere uitleg. Definitie Een nadere definiering van de begrippen subsidie van activiteiten en inkoop van diensten in relatie tot het wettelijke regime, waaronder een en ander plaatsvindt is nodig. Doel en maatschappelijke effecten van subsidkes Er dienen heldere doelen (resultaten) en maatschappelijke effecten van subsidies geformuleerd te worden. Die effecten dienen zoveel mogelijk in SMART-termen uitgedrukt te worden, in het besef overigens dat die effecten op sommige maatschappelijke velden niet altijd of slechts met grote moeite meetbaar te maken zijn. Deze methodiek van het SMART-formuleren van doelen draagt bij aan de controlefunctie van de raad (als verantwoording van de inzet van de belasting gelden) en verhoogt de duidelijkheid voor de instellingen. Er wordt hierin een voorzet van het college verwacht, vanuit de raad kan hierin meegedacht worden (in werkgroepverband).
Raadsnummer OZj..RrOgS.OOg Er dient aandacht besteed te worden aan de verdere doorwerking van de methodiek visie + programma + projecten/activiteiten. Juist op programmaniveau dienen de doelen SMART geformuleerd te worden. In de programmabegroting dient per programma aangegeven te worden hoe subsidies (liefst op instellingsniveau) bijdragen aan die programma s. Technisch subsidiebeleid (regelgeving) Instellingen houden reserves aan als weerstandvermogen. Richtinggevende uitspraken zijn nodig over de hoogte daarvan. Er is vastgesteld dat er in veel gevallen sprake is subsidies met een structureel karakter, Er bestaat een voorkeur om prestatiegebonden subsidies te verstrekken, die gebonden zijn aan een maximale termijn, zulks ter vermijding van subsidiegewenning. Er is sprake van een aantal vormen van verkapte subsidiering. Er bestaat behoefte aan transparante en gezonde verhoudingen met instellingen, zonder dat bijvoorbeeld gesubsidieerde instellingen daardoor gedupeerd worden. Administratiejsubsidiebeheer(uitvoering regels) De tijdigheid en volledigheid van in te dienen aanvragen en afrekeningen dient goed bewaakt te worden, eventueel met gebruikmaking van een signaleringssysteem. Er dient strakker de hand gehouden te worden aan het naleven van de subsidievoorwaarden en het nakomen van afspraken. Daarbij dienst vaker, indien nodig, gebruik gemaakt te worden van sanctiemogelijkheden. Binnen de gemeentelijke diensten zou sprake dienen te zijn van uniformering bij subsidiebeheer. Dat is nog niet het geval. Er kan geleerd te worden van de binnen de gemeente aanwezige goede voorbeelden. Nagegaan zou moeten worden of de verantwoordingsmethodiek van het Grote Stedenbeleid overgenomen kan worden. De huidige belasting van het ambtelijk apparaat (met een globaal onderscheid in tijdsbeslag naar grote en kleine subsidies) en mogelijke gevolgen voor de personele formatie bij het verder doorvoeren van de verantwoording door instellingen dienen in beeld gebracht te worden. De indruk bestaat dat subsidiedossiers niet steeds volledig zijn. Is die indruk juist? b. termijn van het verbeterplan De raadscommissie biedt het college van b. en w, ruimschoots de tijd om een verbeterplan op te stellen. Zij ziet een verbeterplan graag tegemoet ter behandeling in de commissie-/raadscyclus van september 2005.
Raadsnummer Og. RIO 58. 003 het presidium, de griffier mho/ec05003399