Subsidiereglement Reglement voor de subsidiëring van initiatieven van vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding 1 maart 2014 stad Antwerpen servicepunt verenigingen
I. Algemeen Artikel 1 Wat is de doelstelling het toekennen van deze subsidies? Met dit reglement wil de stad Antwerpen vrijwilligersorganisaties ondersteunen die de situatie van mensen in armoede willen verbeteren. Er zijn drie subsidiemodaliteiten: werkingssubsidies; activiteitssubsidies; projectsubsidies. Artikel 2 Opvolging en uitvoering van het reglement Het servicepunt verenigingen van het stedelijk bedrijf samen leven, afdeling ontmoeting, staat in voor de opvolging en uitvoering van dit reglement. Verder in dit reglement zullen we hiernaar refereren als het servicepunt verenigingen. Artikel 3 Wie komt in aanmerking voor subsidiëring vanuit dit reglement? Dit reglement is gericht op alle Antwerpse vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding. Dit zijn verenigingen die voldoen aan volgende voorwaarden: de organisatie werkt rechtstreeks met mensen in armoede; de missie van de organisatie is gericht op armoedebestrijding; de werking wordt hoofdzakelijk gedragen door vrijwilligers; de werking van de vereniging bevindt zich op het grondgebied van de stad Antwerpen; de vereniging is een vzw of een feitelijke vereniging. De vereniging die een subsidie aanvraagt, onderschrijft de grondwet, de wetten van het Belgische volk en het verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden. Ze neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin de burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Indien de vereniging handelt of uitspraken doet in strijd met deze bepalingen kan het stadsbestuur een deel van of de volledige subsidie terugvorderen of weigeren. 1 / 11
II. Werkingssubsidies Artikel 4 Wat is doelstelling van het toekennen van een werkingssubsidie? Een werkingssubsidie is bedoeld als tegemoetkoming in de werkingskosten. Artikel 5 Welke verenigingen kunnen een werkingssubsidie aanvragen? Alle vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding kunnen een werkingssubsidie aanvragen indien ze voldoen aan de voorwaarden uit artikel 3. Om voor een werkingssubsidie in aanmerking te komen, moet de aanvrager een actieve werking kunnen voorleggen van minstens één jaar. Bovendien moet de vereniging kunnen aangeven dat ze geen aanspraak kan maken op decretale overheidssteun voor de uitbouw van de werking. Artikel 6 Hoeveel bedraagt een werkingssubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een werkingssubsidie maximaal 750,00. Verenigingen die een ruimte huren om in noodhulp te voorzien, kunnen aanspraak maken op een werkingssubsidie van maximaal 1.250,00. Zij moeten wel aantonen dat hun jaarlijkse huurlast meer bedraagt dan dit bedrag. De werkingssubsidie kan één keer per jaar aangevraagd worden. Dit moet uiterlijk op 1 mei gebeuren. Artikel 7 Voor welke kosten kan een werkingssubsidie gebruikt worden? Een werkingssubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten conform de ingediende en goedgekeurde begroting. De subsidie mag niet aangewend worden voor het bijpassen van het inkomen van de doelgroep noch voor de aankoop van voeding, kleding, geneesmiddelen e.a. die gratis of extra voordelig aan de doelgroep worden verstrekt. Loonkosten en investeringskosten worden niet aanvaard. 2 / 11
Artikel 8 Hoe wordt een werkingssubsidie aangevraagd? Aanvragen moeten tijdig worden ingediend via de stedelijke verenigingendatabank. Een nieuwe subsidieaanvrager moet zich vóór de uiterste indieningsdatum registreren in de databank. De subsidieaanvraag bestaat uit een digitaal aanvraagformulier en de verplichte bijlagen zoals vermeld in artikel 28. Indien de vereniging een beroep wil doen op de verhoogde werkingssubsidies, dient bovendien het huurcontract te worden bijgevoegd bij de aanvraag. Artikel 9 Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een werkingssubsidie? Na ontvangst van de aanvraag controleert het servicepunt verenigingen de volledigheid van het aanvraagformulier en de bijlagen. Binnen de 14 dagen ontvangt de vereniging een bericht met de melding of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is. Bij onontvankelijkheid vermeldt het bericht de reden daarvan. De ontvankelijke aanvraag wordt door het servicepunt verenigingen beoordeeld. Het bedrag wordt toegekend op basis van de ingediende begroting van het lopende jaar van de vereniging. De subsidie kan nooit hoger zijn dan het verschil in de uitgaven en inkomsten, zoals vermeld in deze begroting. Het servicepunt verenigingen formuleert een gemotiveerd advies over de goedkeuring en het bedrag of de weigering van de subsidie. Conform het stedelijk reglement op de toelagen, beslist de stad vóór 1 juli over het toekennen van de werkingssubsidie op basis van het advies van het servicepunt verenigingen. Deze beslissing vermeldt het advies en het toegekende bedrag. De aanvrager ontvangt binnen de 8 dagen na de beslissing een antwoord. Artikel 10 Hoe gebeurt de uitbetaling van een werkingssubsidie? Binnen de maand na de beslissing betaalt de stad de subsidie uit op het rekeningnummer van de vereniging. 3 / 11
II. Activiteitssubsidies Artikel 4 Wat is doelstelling van het toekennen van een activiteitssubsidie? Een activiteitssubsidie is bedoeld om gerichte steun te bieden aan een activiteit het welzijn en/of de maatschappelijke deelname van mensen in armoede verhoogt. Artikel 12 Welke activiteiten komen in aanmerking voor een activiteitssubsidie? activiteiten die zorgen voor ontmoetingskansen voor mensen in armoede; activiteiten die ontmoetingskansen bieden tussen mensen in armoede en anderen; activiteiten die de maatschappelijke participatie van mensen in armoede stimuleren; activiteiten met een sensibiliserend karakter, die bij het brede publiek bijdragen aan een realistische beeldvorming over de situatie van mensen in armoede. Volgende activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidiëring: commerciële of winstgevende activiteiten; activiteiten die louter van consumptieve aard zijn, zoals recepties of etentjes; activiteiten met partij politieke doeleinden; activiteiten die louter bedoeld zijn voor fondsenwerving. Elke activiteit dient plaats te vinden in Antwerpen. Uitzonderlijk, met een maximum van één activiteit per jaar per vereniging, kan een activiteit buiten Antwerpen plaatsvinden, echter wel binnen de Belgische landsgrenzen. Artikel 13 Welke verenigingen kunnen een activiteitssubsidie aanvragen? Alle vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding kunnen een activiteitssubsidie aanvragen, op voorwaarde dat ze voldoen aan de voorwaarden uit artikel 3. Artikel 14 Hoeveel bedraagt een activiteitssubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een activiteitssubsidie maximum 500,00. 4 / 11
Artikel 15 Voor welke kosten kan een activiteitssubsidie gebruikt worden? Een activiteitssubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan de ingediende activiteit en conform de ingediende begroting. De subsidie mag niet aangewend worden voor het bijpassen van het inkomen van de doelgroep, noch voor de aankoop van voeding, kleding, geneesmiddelen e.a. die gratis of extra voordelig aan de doelgroep worden verstrekt. Loonkosten en investeringskosten worden niet aanvaard. Artikel 16 Wanneer wordt een activiteitssubsidie aangevraagd? Een activiteitssubsidie moet ten laatste zes weken vóór de activiteit plaatsvindt aangevraagd worden. Artikel 17 Hoe wordt een activiteitssubsidie aangevraagd? Aanvragen moeten tijdig worden ingediend via de stedelijke verenigingendatabank. Een nieuwe subsidieaanvrager moet zich verplicht vóór de uiterste indieningsdatum registreren in de databank. De aanvraag bestaat uit een aanvraagformulier en de verplichte bijlagen zoals vermeld in artikel 29. Artikel 18 Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een activiteitssubsidie? Na ontvangst van de aanvraag controleert het servicepunt verenigingen de volledigheid van het aanvraagformulier en de nodige bijlagen. Indien de aanvraag onontvankelijk is, ontvangt de vereniging binnen de 8 dagen een bericht met de reden waarom de aanvraag niet ontvankelijk is. De ontvankelijke aanvraag wordt door het servicepunt verenigingen getoetst aan de criteria van artikels 10 tot en met 13. Bijkomend worden volgende criteria beoordeeld: de manier waarop de activiteit het welzijn en de maatschappelijke deelname van mensen in armoede bevordert; de kwaliteit van de voorbereiding en aanpak van de activiteit; het verwachte aantal deelnemers; de keuze van de partner(s) en de meerwaarde van het samenwerkingsverband; 5 / 11
de manier waarop de activiteit bekend wordt gemaakt. Op basis van deze toetsing formuleert het servicepunt verenigingen een gemotiveerd advies over de goedkeuring en het bedrag van de subsidie of de weigering ervan. Conform het stedelijk reglement op de toelagen, beslist de stad binnen de maand na ontvangst van de aanvraag over het goedkeuren of weigeren van de subsidie op basis van het advies van het servicepunt verenigingen. De beslissing vermeldt onder meer: het advies van het servicepunt verenigingen; bij goedkeuring het bedrag en de aanwendingsvoorwaarden. De aanvrager ontvangt binnen de 8 dagen na de beslissing een antwoord. Artikel 19 Hoe gebeurt de uitbetaling van een activiteitssubsidie? Uiterlijk 14 dagen na de beslissing betaalt de stad de subsidie uit op rekeningnummer van de vereniging. Het servicepunt verenigingen heeft het recht de activiteit ter controle bij te wonen. Binnen de maand na de activiteit bezorgt de aanvrager via de databank een inhoudelijk en een financieel verslag. De financiële verantwoordingsstukken blijven 5 jaar bewaard op de zetel van de vereniging. Het servicepunt verenigingen kan deze bewijsstukken te allen tijde opvragen ter controle. Op grond van artikel 30 kan na controle van het inhoudelijk verslag en de financiële afrekening een terugvordering gebeuren van teveel ontvangen subsidies. 6 / 11
III. Projectsubsidies Artikel 20 Wat is doelstelling van het toekennen van een projectsubsidie? Een projectsubsidie is bedoeld om een project te ondersteunen dat gericht is op het verbeteren van de achterstandspositie van mensen in armoede. Artikel 21 Welke projecten komen in aanmerking voor een projectsubsidie? Een project is een samenhangend, planmatig en resultaatgericht geheel van doelstellingen en activiteiten rond een specifiek thema. Aan elk project gaat een degelijke projectvoorbereiding vooraf. Samenwerking met partners is een meerwaarde. Verenigingen kunnen eigen projecten ontwikkelen die beantwoorden aan bovenstaande doelstellingen. Projecten sluiten bij voorkeur aan bij het stedelijk armoedebeleidsplan. Het servicepunt verenigingen kan ook zelf gerichte projectoproepen lanceren rond een bepaald thema van het stedelijke armoedebeleid. Binnen dit kader kunnen verenigingen dan projecten indienen. Artikel 22 Welke verenigingen kunnen een projectsubsidie aanvragen? Alle vrijwilligersorganisaties in de armoedebestrijding kunnen een projectsubsidie aanvragen, op voorwaarde dat ze voldoen aan de voorwaarden uit artikel 3. Artikel 23 Hoeveel bedraagt een projectsubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een projectsubsidie maximaal 5.000,00. Artikel 24 Voor welke kosten kan een projectsubsidie gebruikt worden? Een projectsubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan het ingediende project en conform de ingediende begroting. De vereniging moet kunnen aantonen dat een project niet gedragen kan worden met eigen middelen. 7 / 11
De subsidie mag niet aangewend worden voor het bijpassen van het inkomen van de doelgroep, noch voor de aankoop van voeding, kleding, geneesmiddelen e.a. die gratis of extra voordelig aan de doelgroep worden verstrekt. Loonkosten en investeringskosten worden niet aanvaard. Artikel 25 Wanneer wordt een projectsubsidie aangevraagd? Er zijn twee projectrondes per jaar: 1 oktober is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat start tussen 1 januari en 30 juni daaropvolgend. 1 april is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat start tussen 1 juli en 31 december daaropvolgend. Een project wordt goedgekeurd voor een maximale periode van een jaar. De vereniging kan maximaal twee keer een aanvraag indienen voor verlenging van hetzelfde project. Deze verlengingsaanvragen moeten ook op 1 oktober of 1 april worden ingediend op de datum die het dichtst ligt bij het einde van het projectjaar. Een vereniging kan tegelijkertijd verschillende projectaanvragen indienen. Artikel 26: Hoe wordt een projectsubsidie aangevraagd? Aanvragen moeten tijdig worden ingediend via de stedelijke verenigingendatabank. Een nieuwe subsidieaanvrager moet zich verplicht vóór de uiterste indieningsdatum registreren in de databank. De aanvraag bestaat uit een aanvraagformulier en de verplichte bijlagen zoals vermeld in artikel 29. Artikel 27: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een projectsubsidie? Na ontvangst van de aanvraag controleert het servicepunt verenigingen de volledigheid van het aanvraagformulier en de bijlagen. Binnen de 14 dagen ontvangt de vereniging een bericht met de melding of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is. Bij onontvankelijkheid vermeldt het bericht de reden daarvan. De ontvankelijke aanvraag wordt door een adviescommissie getoetst. 8 / 11
De adviescommissie bestaat uit: minstens twee medewerkers van het bedrijf samen leven, afdeling ontmoeting(waaronder de voorzitter van de jury); minstens twee externe deskundigen die aangeduid zijn door het bedrijf samen leven. Het mag hierbij niet gaan om bestuursleden en/of medewerkers van een vrijwilligersorganisatie in de armoedebestrijding. De adviescommissie toetst de aanvragen aan de inhoudelijke en financiële criteria van artikels 20, 21 en 22. Bijkomend beoordeelt de adviescommissie volgende criteria: de maatschappelijke meerwaarde van het project; de aansluiting van het project bij het stedelijke armoedebeleid; de kwaliteit van de projectaanvraag op vlak van projectvoorbereiding, aanpak, fasering, beoogde impact en voorziene evaluatie; de keuze van de partners en de meerwaarde van de samenwerkingsverbanden; het aantal deelnemers en hun betrokkenheid in het project; de draagkracht van de vereniging en/of het samenwerkingsverband om het project op een goede manier te realiseren. Indien de adviescommissie het noodzakelijk acht, kan zij de aanvragende vereniging uitnodigen voor een mondelinge toelichting van het project. De adviescommissie formuleert, op basis van deze toetsing, een gemotiveerd advies over de goedkeuring en het bedrag ervan of de weigering van de subsidie. Conform het stedelijk reglement op de toelagen, beslist de stad over het toekennen van de projectsubsidies op basis van het advies van de adviescommissie. Deze beslissing vermeldt onder meer: het advies van de adviescommissie; bij goedkeuring het bedrag en de aanwendingsvoorwaarden. De aanvrager ontvangt uiterlijk twee maanden na de deadline van de aanvraagdatum de beslissing. Artikel 28 Hoe gebeurt de uitbetaling van een projectsubsidie? De stad stort 80% van het toegekende subsidiebedrag een maand na de ondertekening van de overeenkomst op het rekeningnummer van de vereniging. Binnen de maand na afloop van het project bezorgt de aanvrager een inhoudelijk verslag en 9 / 11
een financiële afrekening, met het overzicht van de inkomsten en de uitgaven, en de financiële verantwoordingsstukken. Dit gebeurt via de databank. Het servicepunt verenigingen controleert alle documenten. Na goedkeuring van het inhoudelijke eindverslag, de financiële afrekening en de verantwoordingsstukken stort de stad het saldo of worden teveel ontvangen subsidies teruggevorderd. IV. Algemene bepalingen Artikel 29 Welke bijdragen moeten bij de aanvraag worden bijgevoegd? De volgende bijlagen dienen één keer per jaar, namelijk bij de eerste subsidieaanvraag van het kalenderjaar, te worden bijgevoegd: het jaarverslag, de balans, de resultatenrekening en een activiteitenverslag van het voorgaande jaar; de begroting van het huidige jaar; het bankattest. Vzw s dienen een boekhouding te voeren conform de wetgeving. Feitelijke verenigingen dienen minstens een kasboekhouding te voeren, waarin de in- en uitgaande geldstromen duidelijk chronologisch vermeld staan, tenzij bijbehorende reglementering anders bepaalt. Artikel 30 Opvolging van de subsidies De afgevaardigden van de stad en/of vzw CISO hebben steeds toegang tot alle informatie betreffende de subsidies en het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende subsidie werd gebruikt voor het doel waarvoor ze is toegekend. Artikel 31 Wanneer is de vereniging verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen? De begunstigde vereniging moet de subsidie gebruiken voor het doel waarvoor ze is toegekend en beheren als een goede huisvader. 10 / 11
In de volgende gevallen is de vereniging verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen: indien de subsidie niet gebruikt werd voor het doel waarvoor zij is toegekend; indien de subsidie niet volledig werd gebruikt, of geheel of gedeeltelijk gebruikt werd voor een herbesteding; indien de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig of niet correct voorgelegd werden; indien geen controle wordt toegelaten overeenkomstig artikel 30 2; indien na controle blijkt dat de vereniging, de activiteit of het project een dubbele financiering heeft ontvangen. Terug te vorderen bedragen dienen binnen de 30 dagen na datum van de kennisgeving van de terugvordering teruggestort te worden. Artikel 32 Hoe moet de communicatie over de subsidie gebeuren? De aanvrager moet in de communicatie rond het gesubsidieerde initiatief steeds het sponsorlogo van de stad Antwerpen gebruiken. Het servicepunt verenigingen levert het sponsorlogo van de stad aan samen met de beslissing van de toekenning van de subsidie. Artikel 33 Inwerkingtreding van het reglement Dit reglement treedt in werking op 1 maart 2014 voor de toekenning van de werkingssubsidies en projectsubsidies 2014 en alle activiteitssubsidies voor activiteiten die plaatsvinden vanaf 1 mei 2014. Alle aanvragen moeten vanaf 1 maart 2014 verplicht worden ingediend via de stedelijke verenigingendatabank. Artikel 34 Welke algemeen geldende reglementering is van toepassing? Voor zover er in dit reglement niet van wordt afgeweken, is de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies van toepassing. Voor wat betreft de wijze van toekenning en uitbetaling van de subsidies wordt het geldende stedelijk reglement op de toelagen gehanteerd. 11 / 11