Startgids Reeleezee AutoCollect
Inleiding Onze AutoCollect dienst is ontworpen naar aanleiding van het feit dat steeds meer leveranciers overgeschakeld zijn naar elektronisch factureren. Verschillende van deze leveranciers emailen hun facturen niet, maar bieden de facturen aan in hun portalen, waar u deze zelf moet downloaden. Dat betekent derhalve dat u er regelmatig zelf aan moet denken om de facturen te downloaden om uw boekhouding compleet te maken. Een tijdrovende en foutgevoelige klus! Met AutoCollect kunt u vanuit uw eigen administratie een steeds toenemend aantal leveranciers koppelen. Reeleezee werkt voor AutoCollect samen met een groeiend aantal Service Providers die elk een aantal leveranciers in hun netwerk hebben opgenomen. Het aantal leveranciers dat wij met AutoCollect kunnen koppelen groeit daardoor dagelijks. Nieuw te koppelen leveranciers vindt u automatisch in de AutoCollect functie in uw boekhouding. Het koppelen van een leverancier is een eenmalig proces dat u vanuit uw boekhouding uitvoert. In deze Startgids vindt u de informatie die nodig is om AutoCollect in uw boekhouding in gebruik te nemen en uw leveranciers (eenmalig) te koppelen. Let op: AutoCollect is een betaalde dienst. Een AutoCollect Module is gekoppeld aan uw boekhouding. Meer informatie hierover vindt u hier. Gedurende de actieperiode die loopt t/m 31 mei 2016, is het gebruik van AutoCollect GRATIS én ONBEPERKT, ongeacht de door u gekozen module en het aantal gekoppelde leveranciers.
AutoCollect: onderdeel van Inbox 1. De AutoCollect functies vindt u via de map Inbox AutoPilot AutoCollect facturen. U kunt hier nieuwe AutoCollect leveranciers aan uw boekhouding toevoegen door deze eenmalig te koppelen. Hierna worden de facturen automatisch opgehaald bij de gekoppelde leveranciers.
AutoCollect: Overzicht en leveranciersrubrieken Nadat u op AutoCollect; facturen heeft geklikt, ziet u recht in het scherm een overzicht dat bestaat uit een viertal rubrieken: 1. Aangevraagde leveranciers koppelingen: hier vindt u een overzicht van leveranciers waarvoor de koppeling heeft aangevraagd, maar die door de betreffende leverancier nog niet zijn bevestigd. 2. Leveranciers koppelingen actief: hier vindt u een overzicht van leveranciers waarmee de koppeling actief is. Van deze leveranciers ontvangt u dus automatisch hun facturen in uw Inbox. 3. Beschikbare leveranciers koppelingen in administratie: hier vindt u een overzicht van leveranciers die reeds aanwezig zijn in uw boekhouding en waarvoor een AutoCollect koppeling beschikbaar is. 4. Beschikbare leveranciers koppelingen niet in administratie: hier vindt u een overzicht van de leveranciers waarvoor een AutoCollect koppeling beschikbaar is, maar die nog niet in uw boekhouding zijn gevonden.
AutoCollect: koppelen van een leverancier - 1 Om Alphabet te koppelen, klikt u op het logo van deze leverancier (1). In het AutoCollect overzicht vindt u de logo s van alle leveranciers die u op dit moment kunt koppelen aan uw boekhouding. Er zijn nu 2 mogelijkheden: 1. een bepaalde leverancier komt reeds voor in uw boekhouding, of 2. Het betreft een geheel nieuwe leverancier. Het koppelingsproces verloopt hierdoor in 1 of 2 stappen. In dit voorbeeld willen we de leverancier Alphabet koppelen. Deze leverancier is reeds bekend in uw boekhouding omdat u eerder al facturen van deze leverancier heeft ontvangen
AutoCollect: koppelen van een leverancier - 2 1. Vul hier de gebruikersnaam in waarmee u inlogt op uw account bij deze leverancier. 2. Vul hier uw wachtwoord in waarmee u inlogt op uw account bij deze leverancier. 3. Klik op Koppelen om deze stap af te ronden. Het is mogelijk dat u geen account heeft bij de gekozen leverancier. In dat geval wordt u gevraagd om uw klantnummer in te vullen. Dit vindt u uiteraard op een recente factuur van deze leverancier. BELANGRIJK: De gebruikersnaam en het wachtwoord dat u bij het koppelen van een leverancier moet invullen is NIET uw gebruikersnaam van uw abonnement bij Reeleezee, maar de gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u inlogt op de website van deze leverancier. Als u twijfelt, neemt u dan contact op met de betreffende leverancier.
AutoCollect: koppelen van een leverancier - 3 Nadat u op Koppelen heeft geklikt, vindt u de betreffende leverancier terug onder de rubriek Aangevraagde leveranciers koppelingen. Dit betekent dat de aanvraag voor deze koppeling aan de betreffende leverancier is verzonden. Het is per leverancier verschillend hoe lang het duurt voordat de koppeling is geactiveerd. Dat kan vrijwel direct zijn, maar het kan ook enkele dagen duren voordat uw koppeling is goedgekeurd. Zodra de koppeling actief is, vindt u deze terug bij de rubriek Leveranciers koppelingen actief. U ziet daar ook de datum waarop deze is geactiveerd. Vanaf dit moment ontvangt u nieuwe facturen in uw Inbox.
Uw voltooit het koppelingsproces als eerder beschreven. AutoCollect: koppelen van een leverancier - 4 In het vorige voorbeeld koppelden wij een leverancier die al bekend was in uw boekhouding. Het kan natuurlijk ook zijn dat u een leverancier wilt koppelen die nog NIET in uw boekhouding voorkomt. In dat geval doorloopt u een extra stap bij het koppelen. In dit voorbeeld willen wij de leverancier Eneco koppelen. Omdat deze leverancier nog niet voorkomt in uw boekhouding, moet u deze eerst toevoegen. U klikt eerst weer op het logo van de leverancier. 1. Kies de optie Voeg... als nieuwe leverancier toe.... Dit is de meest gangbare optie. 2. Klik op Maak leverancier. De nieuwe leverancier wordt nu in uw boekhouding toegevoegd.
AutoCollect: Waar zie ik de gekoppelde facturen? Facturen die via AutoCollect bij uw leverancier(s) worden ophaald, ziet u terug in de Inbox van uw boekhouding. Als u al werkt met de Scan&Boek functie, zult u zien dat de verwerkingswijze identiek is. 1. Om binnengekomen facturen te zien en te verwerken klikt u op de map Inbox 2. AutoCollect facturen vindt u terug bij Inkoopfacturen 3. U ziet in het overzicht alle binnengekomen facturen. Dit kunnen gescande facturen zijn en ook AutoCollect facturen. In de volgende versie kunt u aan de hand van een icoon vaststellen wat de bron is geweest van de factuur. 4. Nieuw binnengekomen AutoCollect facturen krijgen de status Concept. Dat betekent dat u de factuur kunt beoordelen, eventueel nog kunt aanvullen en/of corrigeren en vervolgens in uw boekhouding kunt verwerken. Voor het verwerken van facturen verwijzen wij graag naar de Startgids Reeleezee Basic
Vragen? Hulp via onze site www.reeleezee.nl Reeleezee BV 2016