Raadsvergadering: 22 maart 2011 Agendapunt: 7 Kenmerk: Datum voorstel: 23 februari 2011 Portefeuillehouder: Burgemeester J.D. Alssema Informant: Mr. J. Smit Onderwerp: Ambtelijke organisatie: 1. reorganisatie 2. samenwerking met de gemeenten Dalfsen en Zwartewaterland Voorstel 1. Een krediet ad 79.000 te voteren voor de kosten van externe begeleiding bij het doorvoeren van een reorganisatie van de ambtelijke organisatie. 2. Een krediet ad 50.000 (netto) te voteren voor ons deel van de kosten van externe begeleiding bij het concreet uitwerken van de samenwerking / shared services op diverse taakgebieden voor de DSZ-gemeenten. 3. Deze kredieten te dekken uit de posten die voor reorganisatie en samenwerking DSZ zijn opgenomen in de Lijst van Investeringen ( 125.000). De lasten van de resterende 4.000 komen ten laste van de reserve zonder bestemming. Inleiding Door allerlei ontwikkelingen, die hierna bij argument 1 worden genoemd, is een reorganisatie van de ambtelijke organisatie nodig. In het licht van de ambtelijke fusie tussen Hardenberg en Ommen heeft de raad van de gemeente Dalfsen gevraagd om een nota bestuurlijke constellatie. Daarin worden een aantal mogelijkheden tot samenwerking vergeleken. Ten behoeve van die discussie moet de samenwerking met Dalfsen en Zwartewaterland concreet worden uitgewerkt. Deze uitwerking wordt gebaseerd op al uitgevoerde verkenningen per taakveld. Voor zover die nog niet aanwezig zijn of nog niet concreet genoeg zijn, moeten die nog worden gemaakt c.q. uitgewerkt. Argumenten 1.1 door de hierna te noemen ontwikkelingen is een reorganisatie onontkoombaar De te noemen ontwikkelingen leiden tot een wijziging in de manier van werken, in de cultuur van werken (o.a. de afhankelijkheid van elkaar) en van de organisatiestructuur. a. huidige organisatiestructuur De huidige organisatiestructuur is in 2001 tot stand gekomen, waarbij qua hoofdindeling het stramien werd gevolgd dat er voordien ook al was. Sinds 2002 zijn er enkele aanpassingen geweest. Door nieuwe taken en intensivering van bestaande taken zijn sommige afdelingen behoorlijk gegroeid. Daardoor is het verschil in grootte van afdelingen toegenomen en is de balans tussen grote en kleine afdelingen verstoord. Daarnaast is geconstateerd, dat we met elf afdelingen ook (te) veel afdelingen hebben. Bovendien zijn de afdelingshoofden deels leidinggevenden en deels meewerkend voorman. De verhouding daarin verschilt per afdeling. De wens is uitgesproken om te gaan naar een organisatie met full-time leidinggevenden en minder afdelingen.
b. dienstverlening Daarnaast zijn er veel nieuwe ontwikkelingen die beogen de dienstverlening aan de burger te verbeteren. Kenmerk van veel van deze ontwikkelingen is, dat onderdelen van de organisatie van elkaar afhankelijk worden. - Het meest sprekende voorbeeld is de WABO, waarbij 25 oude vergunningen in één nieuwe vergunning, de omgevingsvergunning, zijn ondergebracht. - Een ander voorbeeld zijn de basisregistraties die door een afdeling wordt bijgehouden en waarvan alle afdelingen de gegevens moeten gebruiken (achterliggend doel is, dat de burger maar éénmaal de gegevens hoeft te verstrekken). - De laatste hier te noemen ontwikkeling is het streven (VNG, rijk) om de gemeenten in 2015 het aanspreekpunt van de burgers te maken voor alle overheidsdiensten. Dat betekent dat de gemeente ook vragen moet beantwoorden over producten van de provincie en het rijk. Men zegt, dat er voor deze ontwikkeling een Klant Contact Center (KCC) moet komen. In de reorganisatie wordt bekeken hoe we deze nieuwe taak gaan organiseren. In het licht van deze mogelijke ontwikkelen moeten we opnieuw bepalen hoe we het beste vorm kunnen geven aan de dienstverlening. Welke kwaliteit van dienstverlening willen we leveren en hoe gaan we die leveren? c. bezuinigingen Bij de bezuinigingen wordt fors gesneden in de formatie. De totale bezuiniging op de gemeentelijke loonkosten loopt op tot 400.000 in 2013 (algemeen 350.000 en i.v.m. samenwerking extra 50.000). Bij het door ons gehanteerde gemiddelde bedrag van de loonkosten per formatieplaats betreft het 8 fte. De taakstelling voor 2010 ad 75.000 is ingevuld. In de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting 2011 is een specificatie gegeven van de invulling (blz. 147). Voor de invulling van de forse taakstelling voor 2011 ( 175.000) wordt in de eerste plaats gekeken naar de activiteiten die worden stopgezet resp. verminderd. Deze staan in de bezuinigingslijst (de onderlegger bij het coalitieakkoord) en de lijst bedrijfsvoering. De uren voor deze taken worden aangewend ter invulling van de taakstelling op de formatie. Totaal gaat het om 5.820 uren (iets meer dan 3,5 fte). Niet alle bespaarde uren kunnen direct worden omgezet in klinkende munt, het gaat nl. vaak om (kleine) onderdelen van functies. Daarnaast worden de uren voor af te stoten taken bij Bouwen en Milieu ingezet om de formatie voor andere taken op die afdeling op niveau te brengen. De uren van af te stoten taken zijn dus onvoldoende om aan de taakstelling te voldoen. De taakstelling 2011 kan o.a. verder worden ingevuld door: - het besparen van (per saldo) twee fte s in de top door middel van een reorganisatie. - een wijziging bij de buitendienst bij de functies opzichter en wijkbeheer (per saldo één fte). Om ruimte daarvoor te maken is de FPU-stimuleringsregeling vastgesteld. Bij maximaal gebruik van die regeling is de structurele besparing vanaf 2012 geraamd op 254.000 (in 2011 is het bedrag lager omdat mensen pas in de loop van het jaar met FPU gaan). d. samenwerking met Dalfsen en Zwartewaterland (zie ook argument 2) In het Visiedocument voor de samenwerking met Dalfsen en Zwartewaterland zijn een aantal shared services voorzien (bundeling van taken m.n. in de bedrijfsvoering in één afdeling voor alle drie gemeenten). Als die worden gerealiseerd, heeft dat forse gevolgen voor onze organisatie: er komen taken in Staphorst en er gaan (meer) taken naar Dalfsen of Zwartewaterland (zie bij argument 2.1b. taak 1 in gemeentehuis 1, taak 2 ).
1.2 een extern bureau moet een belangrijke rol spelen bij het richting geven aan de nieuwe organisatiestructuur In het coalitieakkoord staat (hfdst. 1 onder ambtelijke organisatie ) dat de organisatie dient te worden doorgelicht op effectiviteit. De coalitiepartijen hebben aangegeven dat ze daarmee bedoeld hebben, dat het bureau een belangrijke rol speelt bij het richting geven aan de nieuwe organisatiestructuur, zodanig dat de organisatie efficiënt en effectief is. Wij hebben (na een voorselectie) twee bureaus gevraagd om een offerte te geven voor de benodigde stappen voor het gehele traject. Het bureau Rijnconsult kwam daarbij het beste uit de verf en gaf een totaalbedrag van 72.500 voor alle stappen. Inclusief bijkomende kosten komt dit neer op een krediet van 79.000. Wij hebben afgesproken, dat we na elke stap een Go/No Go-beslissing kunnen nemen en dat we kritisch naar het aantal adviesdagen zullen kijken. 2.1 een krediet is nodig om de samenwerking in DSZ-verband concreet uit te werken. a. laatste ontwikkelingen De samenwerking tussen de gemeenten Dalfsen, Staphorst en Zwartewaterland (DSZ) zit in een cruciale fase. Naar aanleiding van de ambtelijke fusie van Hardenberg en Ommen heeft de raad van Dalfsen gevraagd om een notitie bestuurlijke constellatie, die in juni 2011 besproken kan worden. In het bestuurlijk overleg van 14 februari 2011 heeft het college van Dalfsen aangegeven, dat er komende maanden een onderzoek plaatsvindt naar de bestuurlijke toekomst van Dalfsen. In dat onderzoek zal Dalfsen diverse scenario s voor samenwerking verkennen. Eén van die scenario s is de combinatie DSZ. De gemeente Zwartewaterland kijkt voor bepaalde onderdelen ook in de richting van de gemeenten Zwolle, Kampen en Steenwijkerland. Omdat DSZ de combinatie is die de drie gemeenten bindt, is in het overleg uitgesproken, dat de optie samenwerking DSZ verder gezamenlijk verkend wordt, in die zin dat nog vóór juni 2011 een intensivering van de samenwerking zo concreet mogelijk wordt uitgewerkt. b. Intensiveren van samenwerking door de DSZ-gemeenten In het coalitie-akkoord is ten aanzien van regionale samenwerking (hfdst. 1) opgenomen, dat er wordt gestreefd naar zoveel mogelijk samenwerking met andere gemeenten. Er wordt actief gezocht naar nieuwe en/of intensievere vormen van samenwerking waarbij Staphorst kan participeren als volwaardige partner. De samenwerking zo ruim mogelijk en niet op onderdelen van taken. Samenwerking heeft geen gevolgen voor de front-office-functie. Besparing 25 % op de loonsom en de producten die gezamenlijk worden ingekocht. Onderzoek naar vorming regionale pool van backofficemedewerkers te huisvesten in bestaande gemeentehuizen. Bij het opzetten van Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD) heeft het de voorkeur aansluiting te zoeken bij de bestaande samenwerking DSZ. Door de gemeentesecretarissen is in april 2010 een Visie op de verdere samenwerking tussen Dalfsen, Staphorst en Zwartewaterland met de naam Samen op pad opgesteld. Het doel is om op meerdere terreinen intensiever te gaan samenwerken. Dit moet leiden tot vermindering van kwetsbaarheid, verbetering van kwaliteit en besparing op kosten. T.a.v. de kosten is een doelstelling van 5 % tot (ambitieus) 20 % van de bedrijfsvoeringkosten van de betreffende taak opgenomen. Op het gebied van bedrijfsvoering wordt de samenwerking volgens het Visiedocument zoveel mogelijk vorm gegeven door middel van shared services, waarbij taken worden gebundeld en de medewerkers die deze taken uitvoeren, worden ondergebracht bij de bestaande gemeentehuizen: taak 1 in gemeentehuis 1, taak 2 in gemeentehuis 2, taak 3 in gemeentehuis 3, enz.
Volgens het visiedocument wordt bij (vormende) beleidstaken gekozen voor een netwerkorganisatie als organisatievorm. Daarbij gaat het dan vooral om kennis uitwisselen, ervaringen delen en op projectmatige basis samenwerken (bijv. bij het gestalte geven aan nieuwe ontwikkelingen; niet in drie gemeenten hetzelfde wiel uitvinden) Op basis van deze uitgangspunten hebben leidinggevenden van de drie gemeenten per taakveld een verkenning uitgevoerd. De ene groep gaat ver (incl. concrete besparingen), de andere niet (en soms niet ver genoeg). Het is de bedoeling, dat er meerdere shared services komen. Naast ICT (waartoe al is besloten) zijn er potentieel mogelijkheden bij de taakgebieden P&O, Sociale Zaken, inkoop, WABO (RUD), Belastingen, beheer basisregistraties, Facilitaire zaken en Financiën. Sommige verkenningen moeten nog nader worden uitgewerkt, voor andere onderdelen wordt de verkenning top-down opgelegd. In het licht van de laatste ontwikkelingen wordt voorgesteld, dat de drie gemeenten samen een extern bureau de opdracht geven de combinatie DSZ concreet uit te werken. Dit kan op basis van de uitgevoerde verkenningen c.q. de nog concreet aan te geven mogelijkheden (waar men in de verkenningen niet ver genoeg is gegaan). Voor het concreet uitwerken en de verkenningen wordt een krediet gevraagd van 28.400. c. Samenwerking brandweren Naast deze bedrijfsvoeringzaken spreken de burgemeesters van DSZ reeds enige tijd over het gezamenlijk uitvoeren van taken van de brandweer. Daarbij is het uitgangspunt dat elke gemeente de eigen brandweerkorps(en) houdt. Op basis van de Projectopdracht is de eerste stap het doen onderzoek naar het Risico Profiel (RP) op het gebied van brandweerzorg voor D en S (in Z al gedaan). Het doel is inzichtelijk te maken welke risico s er zijn binnen de gemeente (in ons geval) Staphorst. Het RP geeft inzicht in welke middelen en mensen noodzakelijk zijn om het (rest)risico af te dekken. Voor een goede samenwerking is dat inzicht ook noodzakelijk vanwege de inbreng in het geheel van die samenwerking. Er is offerte gevraagd bij drie partijen. Op basis daarvan is voor ons deel een krediet nodig van 4.600. d. Buitendienst In het coalitieakkoord is opgenomen, dat er een onderzoek wordt gedaan naar de uitvoering van taken van de buitendienst. In het collegeprogramma heeft het college vermeld, dat het college ook inzicht wil krijgen ten aanzien van vragen als welke taken door private partijen kunnen worden uitgevoerd en welke financiële consequenties, effecten en risico's dat heeft. Omdat dezelfde vragen leefden bij de gemeenten Dalfsen en Zwartewaterland wordt dit onderzoek gezamenlijk gedaan. Hiervoor wordt een krediet gevraagd van 17.000. 2.2 de geschatte kosten van het onderbouwen van mogelijkheden bedragen 50.000 Voor het concreet uitwerken van de combinatie DSZ op basis van de verkenningen c.q. de nog concreet aan te geven mogelijkheden, wordt een krediet gevraagd van 28.400. Inclusief brandweer en buitendienst is een totaal krediet nodig van 50.000. Kanttekeningen In 2010 zijn uitgaven gedaan voor een onderzoek door BMC naar de mogelijkheden tot samenwerking op het gebied van belastingen en de daarbij te behalen voordelen. Het onderzoek betrof samenwerking in a. DOORSZ-verband, b. DOORSZ en Zwolle, c. DOORSZ, Zwolle en Lococensus (het belastingkantoor van een aantal waterschappen)
en d. DSZ-verband. De kosten daarvan hebben voor ons 5.900 bedragen. Hiervoor was bij de opdracht in 2009 geen krediet gevraagd, omdat het de bedoeling was de kosten daarvan mee te nemen in een krediet voor de implementatie van de te kiezen samenwerking. Na het verschijnen van het rapport in 2010 is het (nog) niet tot een vervolg gekomen (Olst-Wijhe en Raalte zijn een alternatief met Deventer gaan onderzoeken, Lococensus was door werkzaamheden aan een fusie met Tricijn, dat is het belastingkantoor voor waterschappen rond Harderwijk, niet in staat gegevens te leveren). De kosten van het onderzoek worden in de rekening 2010 opgenomen. De grootste mogelijke besparing uit het BMC-rapport bestond uit het meer zelf uitvoeren van taxaties WOZ. Dit is in 2010 al gedeeltelijk toegepast, mede mogelijk gemaakt door de permanente marktanalyse, waardoor in dat jaar een bedrag van 10.000 binnen belastingen is bespaard. Financiën Het totaal van de beide gevraagde kredieten bedraagt 129.000. In de Lijst van Investeringen niet uitstelbaar zijn posten geraamd voor deze kredieten: a. samenwerking DSZ, externe ondersteuning 50.000. b. samenwerking DSZ, onderdeel belastingen 50.000. c. organisatieontwikkeling externe ondersteuning 25.000. Bij onderdeel c, organisatieontwikkeling, is er bij de opgave voor de Lijst van Investeringen van uitgegaan dat het totale benodigde krediet 50.000 zal bedragen, maar dat de helft daarvan al in (en ten laste van) 2010 zou worden gevraagd. In de loop van het jaar is gebleken, dat de externe ondersteuning pas in 2011 nodig is. Bij de Lijst van Investeringen kon geen rekening worden gehouden met de kosten voor de onderzoeken voor de buitendienst en de brandweer. Deze twee onderzoeken zijn pas in de tweede helft van 2010 opgekomen. Voor de ICT poolmanager bedragen de geraamde kosten 16.000. Daarvan wordt 10.000 gedekt door extra inkomsten voor ICT-dienstverlening aan de gemeente Olst- Wijhe. Deze inkomsten zijn niet in de begroting geraamd. Het bruto-krediet is dus 10.000 hoger. Uitvoering Volgens de offerte kan de reorganisatie in maart beginnen. Het tijdpad voorziet in een afronding eind oktober 2011 (omdat de raad pas eind maart besluit over het krediet zal dit mogelijk een maand opschuiven). Duidelijkheid over de DSZ-samenwerking moet voor de zomervakantie ontstaan. Raad Dit voorstel is besproken in de raadsvergadering van 8 maart 2011. Burgemeester en wethouders van Staphorst, J.D. Alssema, burgemeester. Mr. J. Smit, secretaris.
De raad van de gemeente Staphorst; Nr. 3b - 7 gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 23 februari 2011 B E S L U I T: 1. Een krediet ad 79.000 te voteren voor de kosten van externe begeleiding bij het doorvoeren van een reorganisatie van de ambtelijke organisatie; 2. Een krediet ad 50.000 (netto) te voteren voor ons deel van de kosten van externe begeleiding bij het concreet uitwerken van de samenwerking / shared services op diverse taakgebieden voor de DSZ-gemeenten; 3. Deze kredieten te dekken uit de posten die voor reorganisatie en samenwerking DSZ zijn opgenomen in de Lijst van Investeringen ( 125.000). De lasten van de resterende 4.000 komen ten laste van de reserve zonder bestemming. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Staphorst van 22 maart 2011, voorzitter, griffier