Stappenplan VeiligHeidsHuizen Triage door visievorming op en positionering van het Veiligheidshuis
Stappenplan: Triage door visievorming op en positionering van het Veiligheidshuis
Inhoud 1 : Inleiding 3 1.1 Aanleiding 3 1.2 Doel en doelgroep 3 1.3 Regierol van gemeenten 4 1.4 Pilot Oost-Brabant 4 2 : Stappenplan 6 2.1 Voorbereiding 6 Stap 1: Bestuurlijk opdrachtgeverschap en commitment 6 Stap 2: Projectinrichting 6 Stap 3: Opdrachtformulering 6 Stap 4: Stakeholdersanalyse 7 2.2 Inzicht door overzicht 7 Stap 5: Overzicht van overlegtafels 7 Stap 6: Analyse van overzicht 8 2.3 Visievorming 9 Stap 7: Toekomstvisie op meerwaarde en positie van Veiligheidshuis 9 2.4 Aan de slag 10 Stap 8: Actieplan en randvoorwaarden 10 Stap 9: Regierol van gemeenten 10 Stap 10: Implementatie en borging van visie 11 3
Triage door visievorming op en positionering van het Veiligheidshuis 1 : Inleiding 1.1 Aanleiding Triage is het proces van vinden, beoordelen en routeren van casussen. Nederland kent een enorme diversiteit aan professionals en instanties die samen zorgen voor de opvang van burgers die uit de bocht vliegen. Het is niet altijd duidelijk welke instantie voor welk probleem de beste kennis en kunde in huis heeft. Of wanneer het wenselijk is dat partijen samenwerken, zoals in een Veiligheidshuis. Bij triage gaat het om het beoordelen en routeren van casussen in dit complexe veld van professionals en instanties. Gemeenten hebben een belangrijke verantwoordelijkheid. Vanuit hun regierol kunnen zij zorgen voor overzicht en samenhang tussen de verschillende overlegtafels. Een goede positie van het Veiligheidshuis in de lokale en regionale context zorgt ervoor dat complexe, ketenoverstijgende casuïstiek tijdig bij het Veiligheidshuis terechtkomt. Daarom is het van belang dat gemeenten samen met partners een visie vormen op de meerwaarde en positie van het Veiligheidshuis in het samenhangend veld van overlegtafels. In het verkennend onderzoek naar triage in en rondom het Veiligheidshuis is geconstateerd dat gemeenten zoeken naar sturing op het veld van overlegtafels. Zij willen dat doen vanuit een integrale benadering van de problematiek. Dit stappenplan helpt hierbij. 1.2 Doel en doelgroep Het doel van het stappenplan is om gemeenten een handvat te bieden om te komen tot een visie op het samenhangend veld van overlegtafels rondom het Veiligheidshuis. Het stappenplan geeft tips en levert bouwstenen. De doelgroep van het stappenplan zijn gemeenten die vanuit hun regierol een samenhangend veld van overlegtafels rondom het Veiligheidshuis willen creëren. Hiervoor is een overzicht van het huidige speelveld en een visie op de gewenste situatie nodig. Het initiatief om aan de slag te gaan met dit stappenplan kan ontstaan uit de behoefte aan regionale samenwerking. Dat wordt urgenter door de decentralisatie richting gemeenten. 4
1.3 Regierol van gemeenten Gemeenten hebben de kans om het Veiligheidshuis in te zetten als hét netwerk voor complexe casussen met een zorg- en een veiligheidscomponent. Dat vraagt om een goede afstemming en verbinding tussen het Veiligheidshuis en andere lokale en regionale overlegtafels. Dit stappenplan helpt gemeenten die vanuit hun regierol een samenhangend veld van overlegtafels rondom het Veiligheidshuis willen creëren. Het realiseren van een visie is niet het enige dat onder gemeentelijke regie kan plaatsvinden. Het daadwerkelijk realiseren van veranderingen vraagt ook om een andere invulling van de gemeentelijke regierol. Het gaat bijvoorbeeld om: verbinden van partners; zorgen voor monitoring, evaluatie en verantwoording; faciliteren van de samenwerking tussen deelnemers door bijvoorbeeld te zorgen voor de randvoorwaarden. Het duiden van de regierol van gemeenten is momenteel zeer relevant. Gemeenten staan aan de vooravond van verschillende decentralisaties. Zij hebben al sinds 1 januari 2013 de regie op Veiligheidshuizen. Vanaf 2015 komt de regie op onder andere de jeugdzorg erbij. De meeste gemeenten behandelen de diverse doelgroepen en sectoren (jeugd, veelplegers, dak- en thuislozen etc.) nog verkokerd. Door de decentralisaties in het sociale domein en de bijbehorende taakstellingen kunnen gemeenten de lokale problematiek en de aanpak daarvan integraler oppakken. Dit stappenplan richt zich slechts op één onderdeel van de gemeentelijke regie: de visievorming. Het instrument gemeentelijke regie (opgenomen in de toolbox Veiligheidshuizen, zie www.veiligheidshuizen.nl/toolbox) gaat uitgebreid in op wat gemeenten zelf kunnen doen. 1.4 Pilot Oost-Brabant Het programma Doorontwikkeling Veiligheidshuizen heeft samen met gemeenten in Oost-Brabant een pilot uitgevoerd. Deze pilot was gericht op het versterken van de gemeentelijke regie door een visie te vormen op het veld van overlegtafels rondom het Veiligheidshuis. Op basis van de pilot is dit stappenplan ontwikkeld. In het stappenplan zijn tips en voorbeelden opgenomen uit de pilot. Die kunnen als inspiratie dienen voor toepassing in andere regio s. Het verslag van de pilot in Oost-Brabant is als bijlage bij dit document toegevoegd. De betrokkenen in Oost-Brabant zijn zeer enthousiast over de pilot. Hierdoor is er nu een integrale kijk op het veld. De beleidsterreinen zorg, straf en welzijn voeren met elkaar gesprekken over de toekomst. René van den Kerkhof, beleidsmedewerker Openbare Orde en Veiligheid van Sint- Michielsgestel, zegt er namens de regio Oost-Brabant het volgende over: De weg naar het eindresultaat is in deze pilot minstens zo waardevol gebleken als het resultaat zelf. Het resultaat vormt immers weer de start van een nieuw (leer)proces, waarin we als gemeenten daadwerkelijk uitvoering gaan geven aan onze nieuwe rol als regisseur op het Veiligheidshuis en op het voorliggende veld. 5
Triage door visievorming op en positionering van het Veiligheidshuis 2 : Stappenplan 2.1 Voorbereiding Een goede voorbereiding is het halve werk. Om een visie te ontwikkelen op het Veiligheidshuis en zijn positie in het veld, is het belangrijk dat deze visie wordt gedragen door de partijen op de relevante beleidsvelden. Het is nodig om intensief op te trekken met afgevaardigden uit onder meer de domeinen zorg, jeugd en openbare orde en veiligheid. Dat leidt tot een volledig overzicht van het huidige veld en een gedeelde visie op alle beleidsvelden. Deze gezamenlijkheid is niet alleen van belang op ambtelijk niveau, maar ook op bestuurlijk niveau. Omdat bestuurders achter de visie moeten staan, is het erg belangrijk dat een bestuurlijke opdrachtgever en een bestuurlijke vertegenwoordiging uit de regio betrokken zijn bij de visievorming. Zij spelen later weer een grote rol bij het uitdragen van de visie op bestuurlijk niveau. Wij doen hier stapsgewijs suggesties voor een goede voorbereiding. De tips komen uit de pilot in Oost-Brabant. Stap 1: Bestuurlijk opdrachtgeverschap en commitment Zorg voor een bestuurlijke opdrachtgever en bestuurlijk commitment. Het is cruciaal dat de bestuurlijke vertegenwoordiging komt vanuit meerdere beleidsvelden (wethouders zorg, jeugd en onderwijs en burgemeesters vanwege openbare orde en veiligheid) en organisaties (belangrijkste zorg- en strafpartners). Dat zorgt voor een breed draagvlak en commitment en voor scherpte in de discussie. Ook bij gedeeld of gezamenlijk opdrachtgeverschap is het van belang dat duidelijk is wie de bestuurlijke opdrachtgever is. Een bestuurlijke opdrachtgever is essentieel voor het eigenaarschap tijdens de implementatie en borging van de visie. Stap 2: Projectinrichting Spreek af wie het project gaat uitvoeren. Formeer bijvoorbeeld een werkgroep en maak afspraken over de rolverdeling. Zorg bij de uitvoering van het project eveneens voor een brede vertegenwoordiging. Denk niet alleen aan ambtenaren integrale veiligheid, maar ook aan collega s vanuit het zorg- en jeugddomein. Stap 3: Opdrachtformulering Formuleer een duidelijke projectopdracht in samenwerking met de bestuurlijke vertegenwoordiging. Maak afspraken over: - eigenaarschap (wie trekt het project en wie zijn medeverantwoordelijk?) - uit te voeren stappen; - planning en mijlpalen; - besluitvormingsproces; - taakverdeling. 6
Stap 4: Stakeholdersanalyse Bespreek met elkaar wie de belangrijkste stakeholders zijn. Welke partijen zijn nodig voor het ontwikkelen van de visie en welke voor de realisatie daarvan? Betrek de juiste personen van de diverse partijen erbij. Denk ook aan de projectleiders van de decentralisatiebeweging, zoals de projectleider transitie jeugdzorg. Dat bevordert de aansluiting van de te ontwikkelen visie op de transities elders in de gemeente of regio. Organiseer voor alle betrokkenen een gezamenlijke officiële start van het project. Tijdens deze bijeenkomst wordt de opdracht toegelicht en het officiële begin gemarkeerd. Bespreek tevens wat er wordt verwacht van iedereen (opdrachtgever, werkgroep en deelnemers). 2.2 Inzicht door overzicht Voordat u een visie kunt formuleren op het veld, is een overzicht van het huidige regionale veld van overlegtafels nodig. Stel een aantal inventariserende vragen en breng de overleggen in de verschillende ketens en beleidsdomeinen in beeld. Door het overzicht en de analyse van het huidige veld van overlegtafels krijgt u meer inzicht in: de overlegstructuren ; de doelgroepen (het type problematiek); wie waar casussen bespreken; de belangrijkste cliëntstromen. Op deze manier wordt duidelijk wat goed georganiseerd is en waar verbetering mogelijk is. Bepaalde problemen of type casussen kunnen bijvoorbeeld onnodig op meerdere overlegtafels worden behandeld. Of sommige verbindingen tussen overlegtafels kunnen ontbreken. Denk daarbij aan verbindingen tussen lokaal en regionaal of zorg- en strafketen. Dergelijke inzichten helpen bij het formuleren van een visie op het veld. Wij doen in de volgende stappen een suggestie op welke wijze u het overzicht kunt maken en analyseren. Stap 5: Overzicht van overlegtafels Maak een overzicht van de belangrijkste overlegtafels in het veld rondom het Veiligheidshuis. Gebruik het format Triagetableau om het veld inzichtelijk te maken (zie bijlage B). U kunt een totaaloverzicht maken of per overlegtafel een aantal gegevens in beeld brengen. Beperk het overzicht tot de overlegtafels in het sociale domein en het veiligheidsdomein waarmee het Veiligheidshuis een relatie heeft of waarbij een goede afstemming en verbinding met het Veiligheidshuis van belang is. 7
Triage door visievorming op en positionering van het Veiligheidshuis Maak binnen de werkgroep een duidelijke afspraak over de schaal van het overzicht: gemeente, subregio of regio. Betrek de deelnemers vanuit verschillende beleidsgebieden en/of gemeenten. Ga samen aan de slag met het overzicht. Deze gezamenlijkheid zorgt niet alleen voor een breed beeld, maar ook voor kruisbestuiving van kennis tussen de beleidsterreinen en overlegtafels. Dat bevordert het lerend vermogen van alle betrokkenen. > Stel een aantal inventariserende vragen: Welke overleggen zijn er georganiseerd in de ketens en beleidsdomeinen? Voor elke overlegtafel kunt u de volgende vragen stellen: - Wat is het doel van deze overlegtafel? - Op welke doelgroep ligt de focus? Wat zijn daarbij de criteria? - Wat is de samenstelling van de partners aan de overlegtafel? - Hoe lopen de in- en uitstroomroutes? Anders gezegd: via welke overlegtafels komen casussen bij deze overlegtafel terecht en waar gaan ze meestal naartoe? - Wat is per jaar het aantal casussen dat op deze overlegtafel wordt besproken dan wel behandeld? - Hoe groot is het werkgebied van de overlegtafel? Denk bijvoorbeeld aan een regio, gemeente, deelgemeente, wijk, buurt of school. Of: wat wordt lokaal georganiseerd en wat regionaal? Waar ligt de verbinding tussen lokale en regionale overlegtafels? Stap 6: Analyse van overzicht Bespreek en analyseer met elkaar het overzicht om een goed beeld te krijgen van mogelijke verbeteringen. > Workshop over resultaten van overzicht Organiseer een workshop waarin u samen met een brede groep deelnemers de resultaten van het overzicht bespreekt. Aandachtspunten voor de workshop: Bespreek in groepjes de verschillen en overeenkomsten in de inrichting van de overlegtafels tussen de beleidsvelden en/of gemeenten dan wel subregio s Bepaal samen wat al goed georganiseerd is en waar eventueel witte vlekken zitten. Bespreek wat de dominante routes van casussen richting het Veiligheidshuis zijn. Maak een verslag van de workshop. Daarin staan de belangrijkste bevindingen en een analyse van het huidige veld van overlegtafels. Agendeer het verslag bij de bestuurlijke vertegenwoordigers. Het overzicht zegt zelf niets over de kwaliteit van de overleggen, hoe goed ze zijn georganiseerd en de feitelijke uitvoering van de afspraken. Daarom is het van belang dat er een nadere analyse plaatsvindt met betrokkenen van de overlegtafels. Wat vinden zij van de feitelijke kwaliteit van het overleg? Hoe groot is de samenwerking? Worden casussen tijdig op- of afgeschaald? Waar zijn de feitelijke verbeterpunten voor de overleggen en de verbinding daartussen? 8
De ervaring leert dat niemand binnen gemeenten het overzicht heeft op het geheel aan overlegtafels rondom het Veiligheidshuis en de samenhang daartussen in het sociale domein en het terrein van openbare orde en veiligheid. De beleidsmedewerker zorg heeft vaak het overzicht op het zorgdomein, maar geen zicht op openbare orde en veiligheid. Andersom geldt dat ook voor bijvoorbeeld een beleidsmedewerker openbare orde en veiligheid. Met andere woorden, iedere beleidsmedewerker beschikt over een puzzelstukje en een deel van het overzicht. Bij de analyse is het belangrijk dat niet alleen de puzzelstukken bij elkaar worden gelegd, maar ook dat iemand het geheel en de samenhang tussen de tafels overziet en begrijpt. Dat levert een daadwerkelijke bijdrage aan een betere samenhang. Het kan een toegevoegde waarde hebben wanneer een externe partij de workshops begeleidt. Iemand die zelf geen belanghebbende is, stuurt gemakkelijker op het proces en zorgt ervoor dat de groep gezamenlijk toewerkt naar het gewenste resultaat. 2.3 Visievorming Op basis van de inzichten kan een visie worden gevormd. De visie bevat: een omschrijving van de casussen die in het Veiligheidshuis worden besproken; de positie van het Veiligheidshuis in het veld. mogelijk ook de uitgangspunten voor de samenwerking in het veld. Denk bijvoorbeeld aan geen jongere of gezin tussen wal en schip, organiseer lokaal wat lokaal kan en welke selectiecriteria hanteert het Veiligheidshuis. De volgende punten beschrijven hoe de partners een visie kunnen opstellen. Stap 7: Toekomstvisie op meerwaarde en positie van Veiligheidshuis Formuleer met relevante partners uit de verschillende beleidsdomeinen een toekomstvisie voor het samenhangend veld van overlegtafels rondom het Veiligheidshuis. > Workshop Toekomstdroom Organiseer de workshop Toekomstdroom: Bepaal wat de positie en toegevoegde waarde van het Veiligheidshuis moeten zijn in het samenhangende veld van overlegtafels. Bepaal hoe de gewenste verbinding tussen de verschillende beleidsterreinen en de lokale en regionale overlegtafels (waaronder het Veiligheidshuis). Werk de geformuleerde toekomstvisie uit. Agendeer het verslag bij de bestuurlijke vertegenwoordigers. Zorg voor besluitvorming over de visie. Door een droom als metafoor te gebruiken bij het schetsen van een gewenst toekomstbeeld, worden de deelnemers als het ware in de toekomst geplaatst. Zo is het gemakkelijker om een visie te formuleren. Begin met individuele dromen en bespreek die in groepjes. Destilleer vervolgens één gezamenlijke visie uit de verschillende dromen. 9
Triage door visievorming op en positionering van het Veiligheidshuis 2.4 Aan de slag Om de visie te realiseren is eerst een definitie nodig van wat er moet gebeuren. Deze uitwerking kan een aantal harde elementen bevatten, bijvoorbeeld afspraken over informatiedeling en privacy in het veld. Maar ook meer zachte elementen, zoals het uitdragen van de geformuleerde visie en de communicatie met uitvoerende organisaties. In de volgende stappen doen we een suggestie hoe u tot een plan van aanpak voor het realiseren van de visie kunt komen. Stap 8: Actieplan en randvoorwaarden Bepaal samen hoe de geformuleerde visie wordt gerealiseerd. Stel een actieplan op waarin antwoorden op de volgende vragen zijn opgenomen: - Welke acties zijn nodig? - Wie is of zijn daarvoor verantwoordelijk? - Wat zijn de voorwaarden en randvoorwaarden? > Workshop Het Hoe Organiseer de workshop Het Hoe: Blik eerst terug op de workshop Toekomstdroom en de besluitvorming over de visie. Ga in groepen aan de slag om de acties en randvoorwaarden voor het realiseren van de visie te formuleren. Denk na over wie de acties wanneer uitvoert. Kijk daarbij goed naar de regierol van gemeenten. Stap 9: Regierol van gemeenten Bij de realisatie van de visie is een belangrijke rol weggelegd voor gemeenten. Het is echter nog niet voor iedereen duidelijk wat die rol inhoudt. Daarom is het van belang dat er binnen en tussen gemeenten hetzelfde wordt gedacht over de invulling van de regierol. Bepaal met elkaar wat de regierol inhoudt en in welke fase welke rol passend is. Kijk naar de onderdelen die zijn opgenomen in het instrument gemeentelijke regie (www.veiligheidshuizen.nl/toolbox). Hierin vindt u belangrijke elementen van de gemeentelijke regie. Die kunnen niet alleen helpen bij het definiëren van acties en randvoorwaarden, maar ook bij het bepalen van de elementen waaruit de regierol kan bestaan. 10
Stap 10: Implementatie en borging van visie Zorg bij de bestuurlijke vertegenwoordigers voor besluitvorming over de realisatie van het actieplan. Schrijf een afsluitende notitie waarin in elk geval de volgende elementen terugkomen: - visie - acties - randvoorwaarden - communicatie - implementatie Zorg voor agendering van en besluitvorming over deze notitie. Zorg voor het laten landen en uitdragen van de opbrengsten. Denk onder meer aan de communicatie naar de relevante stakeholders bij gemeente(n) en uitvoerders. De afsluitende notitie is niet alleen het resultaat van het project (ontwikkelde visie, uitgangspunten en actieplan). U kunt de notitie ook gebruiken als communicatie-instrument. Eventueel is een convenant een onderdeel van het project om de implementatie en borging van de visie te organiseren. Het tekenen van het convenant kan het afsluitende moment zijn. Zo worden de belangrijkste stakeholders geïnformeerd en bedankt voor hun bijdrage. 11
Dit is een uitgave van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Kijk voor meer informatie op www.veiligheidshuizen.nl September 2013