Gedragscodetraining voor tijdelijke medewerkers

Gedragscodetraining voor tijdelijke medewerkers Afdrukbare versie van cursusmaterialen HP vertrouwelijk 4 december 2012, versie 1.1 Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P.

Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Gedragscodetraining voor tijdelijke medewerkers... 4 Navigatie... 5 Juridische informatie... 7 Gedragscode... 8 Onze integriteitscultuur... 9 Gelijke kansen... 10 Werkomgeving, 1 van 3... 11 Werkomgeving, 2 van 3... 12 Werkomgeving, 3 van 3... 13 Scenario: Gelijke kansen en intimidatie... 14 Antwoord scenario: Gelijke kansen en intimidatie... 15 Wapens zijn verboden op de werkplek... 16 Voorbereiding op noodgevallen... 17 Anti-corruptie... 18 Anti-corruptie in één oogopslag... 19 Omkoperij... 20 Facilitaire betalingen... 21 Vindersloon... 22 Records... 23 Scenario: Anti-corruptie, 1 van 2... 24 Antwoord scenario: Anti-corruptie, 1 van 2... 25 Scenario: Anti-corruptie, 2 van 2... 26 Antwoord scenario: Anti-corruptie, 2 van 2... 27 Geen persoonlijke winst of persoonlijk voordeel... 28 Belangenconflicten... 29 Samenwerken met derden... 30 Zakendoen met familie of vrienden... 31 Scenario: Belangenconflict, 2 van 2... 32 Antwoord scenario: Belangenconflict, 2 van 2... 33 Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen... 34 Informatiebeveiliging... 35 Informatiebeveiliging: Uw rol... 36 Computergebruik... 37 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 2

Inhoudsopgave Gedrag... 38 Educatie... 39 Scenario: Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen, 1 van 2... 40 Antwoord scenario: Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen, 1 van 2... 41 Scenario: Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen, 2 van 2... 42 Antwoord scenario: Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen, 2 van 2... 43 Vertrouwelijke informatie van derden... 44 Scenario: Vertrouwelijkheid... 45 Antwoord scenario: Belangenconflict, 2 van 2... 46 Records... 47 Records beheren... 48 Scenario: Records bijhouden... 49 Antwoord scenario: Records bijhouden... 50 Grijze markt... 51 Scenario: Grijze markt... 52 Antwoord scenario: Grijze markt... 53 Handel met voorkennis... 54 Scenario: Handel met voorkennis... 55 Antwoord scenario: Handel met voorkennis... 56 Werken in het buitenland... 57 Gesprekken met pers of media... 58 Privacy, 1 van 2... 59 Privacy, 2 van 2... 60 Scenario: Privacy... 61 Antwoord scenario: Privacy... 62 Acquisitieverbod... 63 Medewerking met onderzoeken of audits... 64 Scenario: Acquisitie... 65 Antwoord scenario: Acquisitie... 66 Laatste overwegingen... 67 Samenvatting... 68 Problemen melden... 69 Bronnen... 70 Een certificaat behalen voor deze cursus... 71 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 3

Gedragscodetraining voor tijdelijke medewerkers Gedragscodetraining voor tijdelijke medewerkers Welkom bij de gedragscodetraining voor tijdelijke medewerkers. HP hanteert de strengste normen voor bedrijfsethiek en de naleving ervan. We winnen vertrouwen door anderen met integriteit, respect en rechtvaardigheid te behandelen. We moeten deze waarden iedere dag en in al onze contacten toepassen. Deze cursus beschikt over audio. Zorg dat uw geluid aan staat. Als u gereed bent om door te gaan, drukt u op Enter. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 4

Navigatie Navigatie U kunt in deze cursus navigeren met de knoppen op de weergavebalk, boven aan het venster. Soms kunt u ook een opdracht geven via het toetsenbord in plaats van te klikken op een knop. Let op: als u buiten het contentgebied van deze cursus klikt, werken toetsenbordopdrachten niet. Voor een juiste werking van deze opdrachten klikt u in het contentgebied. De knoppen die u het meest zult gebruiken, zijn de knoppen Volgende en Vorige. Voor deze knoppen bestaan toetsenbordopdrachten. Om naar de volgende pagina te gaan, kunt u op de knop Volgende klikken op de weergavebalk of op Enter drukken op uw toetsenbord. Om naar de vorige pagina te gaan, kunt u op de knop Vorige klikken of op Backspace drukken. Met de knop Opnieuw opstarten wordt de cursus afgespeeld vanaf het begin. Met de knop Afspelen of Pauze wordt de cursus afgespeeld of gepauzeerd. De voortgangsbalk laat zien hoe ver u bent in de cursus. Met de knop Geluid kunt u het geluid aan- en uitzetten. De knop CC opent en sluit de weergave van de ondertiteling. Mogelijk moet u de ondertiteling tijdelijk sluiten, als deze content op een pagina verbergt. De knop TOC opent en sluit de weergave van de inhoudsopgave. Als u naar een bepaalde pagina wilt gaan, klikt u op de knop TOC. Klik vervolgens op een paginatitel. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 5

Navigatie Als u deze cursus voor de eerste keer bekijkt, raden we het gebruik van de inhoudsopgave af, omdat u dan verschillende pagina's zou kunnen missen. De knop Afsluiten sluit het cursusvenster. Als u een afdrukbaar afschrift van deze cursus wilt downloaden, klikt u op de knop Afschrift onder aan deze pagina, of u drukt op 1. Dit is de enige pagina waar een afschrift beschikbaar is. Als u gereed bent om naar de volgende pagina te gaan, klikt u op de knop Volgende of drukt u op Enter. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 6

Juridische informatie Juridische informatie De hierin opgenomen informatie kan gewijzigd worden zonder voorafgaande kennisgeving. Dit is een auteursrechtelijk beschermd werk van HP dat niet mag worden overgenomen zonder schriftelijke toestemming van HP. Dit is een product uit de Verenigde Staten en vertrouwelijk materiaal van HP. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 7

Gedragscode Gedragscode Bij HP hebben we een integriteitscultuur opgebouwd en samen met onze werknemers vertrouwen we op u, onze tijdelijke medewerkers, bij het helpen in stand houden van deze cultuur. Dit houdt in dat iedereen zich inzet voor het nemen van ethische beslissingen. We gaan open, eerlijk en ethisch te werk bij al onze activiteiten met onze klanten, partners, concurrenten, en met elkaar. De gedragscode voor tijdelijke medewerkers is van toepassing op alle niet-medewerkers die diensten uitvoeren voor HP in een vestiging van Hewlett Packard of die het gezicht van HP zijn of HP vertegenwoordigen bij klanten van HP. Tijdelijke medewerkers moeten voldoen aan de bepalingen in de gedragscode en alle wetten, regels en overheidsbesluiten die van toepassing zijn op de vestiging van HP waar ze werken. Dit is de enige pagina waar de koppeling naar de gedragscode beschikbaar is en het is dus raadzaam deze koppeling nu te openen of op C te drukken. Als u gereed bent om door te gaan, klikt u op de knop Volgende of drukt u op Enter. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 8

Onze integriteitscultuur Onze integriteitscultuur Als hulp bij het maken van ethische beslissingen bij HP gebruiken we een besluitvormingsmodel genaamd de "krantenkoptest". Dit eenvoudige maar krachtige hulpmiddel is ontworpen om ervoor te zorgen dat we op de juiste manier over de correctheid en impact van onze zakelijke beslissingen nadenken. Neem de krantenkoptest in overweging als u voor een ethisch dilemma staat. Bijvoorbeeld, "Voor ik een beslissing neem, vraag ik mezelf af hoe dit eruit zou zien in een nieuwsbericht." "Is het wettelijk toegestaan?" "Komt het overeen met de HP-waarden, de SBC (Standards of Business Conduct, normen voor zakelijk gedrag) en het HP-beleid?" "Zouden anderen dit goedkeuren als ze dit in een nieuwsbericht zouden lezen?" Als u niet zeker bent van uw antwoord op een van de drie vragen, raadpleegt u uw werkgever, uw HP engagement manager, of u kunt een e-mail sturen naar corporate.compliance@hp.com. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 9

Gelijke kansen Gelijke kansen HP zet zich in voor respect voor iedereen op de werkvloer. Onwettige discriminatie op de werkplek is verboden. Tijdelijke medewerkers mogen niemand discrimineren op basis van: leeftijd, huidskleur, veteranenstatus, handicap, etniciteit, geslacht, genderidentiteit en -expressie, burgerlijke staat, land van herkomst, politieke overtuiging, zwangerschap, beschermde genetische informatie, ras, geloof, seksuele geaardheid of een andere eigenschap die door de wet wordt beschermd. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 10

Werkomgeving, 1 van 3 Werkomgeving, 1 van 3 Hier is een fragment van de gedragscode voor tijdelijke medewerkers in de werkomgeving. Hierin staat dat tijdelijke medewerkers zich bij het uitvoeren van HP-werkzaamheden niet op een respectloze, vijandige, gewelddadige, intimiderende, bedreigende of pestende manier mogen gedragen. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 11

Werkomgeving, 2 van 3 Werkomgeving, 2 van 3 Alle vormen van seksuele intimidatie zijn onaanvaardbaar. Dit omvat ongewenste seksuele toenaderingen, verzoeken om seksuele gunsten, het fysiek of op een computer weergeven van seksueel expliciete posters, afbeeldingen, cartoons of tekeningen, of ander ongewenst verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 12

Werkomgeving, 3 van 3 Werkomgeving, 3 van 3 Geweld op de werkplek wordt niet getolereerd. Tijdelijke medewerkers moeten zich houden aan het beleid en de procedures op het gebied van veiligheid, gezondheid en beveiliging, en moeten alle risico's op het gebied van veiligheid, gezondheid of beveiliging corrigeren of melden. Geweld op het werk wordt niet getolereerd. Onder geweld op het werk vallen het plegen van of dreigen met lichamelijk geweld, en elk gedrag dat zo ernstig, beledigend of intimiderend is dat iemand anders met reden angstig of ongerust wordt over zijn/haar veiligheid of de veiligheid van zijn/haar gezin of eigendom. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 13

Scenario: Gelijke kansen en intimidatie Scenario: Gelijke kansen en intimidatie In dit scenario met betrekking tot gelijke kansen en intimidatie leest of hoort u het scenario, de vraag en de keuzemogelijkheden waarmee u kunt bepalen wat de beste optie is. Marie werkt voor XQ onder contract bij HP. Voor haar werk moet ze in de namiddag en avond aanwezig zijn op de HP-locatie. De afgelopen week hing Dave, een collega van Marie die ook voor XQ werkt, enkele avonden bij Marie's bureau rond. Op een avond maakte Dave wat opmerkingen tegen Marie over haar uiterlijk. Marie heeft geprobeerd Dave uit de weg te gaan, maar hij lijkt altijd bij haar in de buurt te zijn. In eerste instantie was ze gevleid, maar toen het nog een keer gebeurde, voelde Marie zich ongemakkelijk en zei ze tegen Dave dat ze aan het werk moest. Wat moet Marie doen? Keuze A) Marie moet niet zo overgevoelig doen. Keuze B) Marie moet met haar XQ-supervisor gaan praten. Om uw antwoord te controleren, klikt u op uw selectie of drukt u op de bijbehorende letter op uw toetsenbord. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 14

Antwoord scenario: Gelijke kansen en intimidatie Antwoord scenario: Gelijke kansen en intimidatie Het juiste antwoord is B. Marie moet met haar XQ-supervisor gaan praten, omdat alle vormen van seksuele intimidatie onaanvaardbaar zijn, inclusief ongewenste seksuele toenaderingen, verzoeken om seksuele gunsten of het fysiek of op een computer weergeven van seksueel expliciete posters, afbeeldingen, cartoons of tekeningen, en ander verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 15

Wapens zijn verboden op de werkplek Wapens zijn verboden op de werkplek HP verbiedt het bezit van wapens van welke aard dan ook in werkruimtes van HP ten strengste, inclusief onroerend goed dat eigendom is van, geleased wordt door of in het bezit is van HP. Tenzij een dergelijk verbod in strijd is met de plaatselijke wetgeving, geldt dit ook voor de parkeerplaatsen van HP. Het verbod omvat ook specifiek wapens van welke aard dan ook waar de persoon in kwestie een vergunning voor heeft en/of een vergunning om dit wapen als verborgen wapen te dragen. Voorbeelden van verboden wapens op HP-werkplekken omvatten, maar zijn niet beperkt tot, vuurwapens, messen, pijlen en bogen, en vergelijkbare wapens die door hun ontwerp of beoogde gebruik ernstig of fataal lichamelijk letsel kunnen toebrengen. Voorbeelden van verboden wapens op HP-werkplekken omvatten, maar zijn niet beperkt tot, vuurwapens, messen, pijlen en bogen, en vergelijkbare wapens die door hun ontwerp of beoogde gebruik ernstig of fataal lichamelijk letsel kunnen toebrengen. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 16

Voorbereiding op noodgevallen Voorbereiding op noodgevallen Wees voorbereid voordat zich een noodgeval voordoet: * Zorg dat u op de hoogte bent van de plaatselijke procedures op uw HP-vestiging of als u ergens anders werkzaam bent, zoals bij een klant op locatie. * Tip: Ga naar de HP-webpagina met informatie over het voorbereiden en reageren op noodgevallen en volg de stappen om toegang te krijgen tot de procedures voor noodgevallen op uw HP-vestiging. Informatie zoals evacuatieplannen en -instructies vindt u over het algemeen ook in belangrijke gangen en gemeenschappelijke ruimtes op uw werkplek. * Informeer aannemers en bezoekers aan het begin van elk bezoek over de procedures in geval van nood. Geef ook instructies over de dichtstbijzijnde nooduitgang en verzamelplaats buiten. In geval van nood: * Bel het speciale nummer als u getuige bent van of zich bewust bent van een noodsituatie zoals een brand of medisch noodgeval. * Volg de plaatselijke noodprocedures en alle instructies van de beveiliging of andere leden van het team voor noodgevallen. * Als u gevraagd wordt het gebouw te verlaten, doet u dit op een snelle, maar veilige manier. Ga naar de speciale verzamelpunten. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 17

Anti-corruptie Anti-corruptie De Amerikaanse FCPA (Foreign Corrupt Practices Act) en de Engelse UKBA (UK Bribery Act) verbieden iedere betaling of geschenk aan ambtenaren, politieke partijen of kandidaten bij verkiezingen met als doel het verkrijgen of behouden van opdrachten. De UKBA verbiedt ook iedere betaling of geschenk aan commerciële ondernemingen met als doel het verkrijgen of behouden van opdrachten. De FCPA en de UKBA zijn van toepassing op de handelingen van alle medewerkers, dochtermaatschappijen, joint ventures, tussenpersonen en vertegenwoordigers van HP. Anti-corruptie betekent geen acceptatie of betaling van: * Alles van waarde dat wordt geleverd met als doel het winnen of behouden van opdrachten * Smeergeld * Elke vorm van omkoping Tijdelijke medewerkers mogen geen enkele commissie- of provisieregeling aangaan, tenzij door middel van schriftelijke overeenkomsten met bonafide (wettige) commerciële distributeurs, vertegenwoordigers, tussenpersonen of consultants. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 18

Anti-corruptie in één oogopslag Anti-corruptie in één oogopslag We zullen de vier punten van zorg met betrekking tot anti-corruptie in overweging nemen. Dit zijn omkoperij, faciliterende betalingen, vergoedingen en records. Klik op elke knop om de details weer te geven of druk op: 1 voor omkoperij 2 voor facilitaire betalingen 3 voor vindersloon, en 4 voor records 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 19

Omkoperij Omkoperij Laten we eerst eens naar omkoperij kijken. HP staat het aanbieden of verstrekken van steekpenningen, smeergeld of geschenken om opdrachten te verkrijgen of behouden, of om een zakelijke beslissing te beïnvloeden, niet toe. Dit geldt voor het, direct of indirect, via tijdelijke medewerkers of andere partijen, aanbieden of verstrekken van geld of waardevolle goederen aan vertegenwoordigers van ondernemingen of ambtenaren, met als doel het verkrijgen of behouden van opdrachten, in welk land dan ook. De Amerikaanse FCPA (Foreign Corrupt Practices Act) en de Engelse UKBA (UK Bribery Act) verbieden iedere betaling aan ambtenaren, politieke partijen of kandidaten bij verkiezingen met als doel het verkrijgen of behouden van opdrachten. De UKBA verbiedt ook iedere betaling aan vertegenwoordigers van commerciële ondernemingen met als doel het verkrijgen of behouden van opdrachten. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 20

Facilitaire betalingen Facilitaire betalingen Laten we nu eens naar de facilitaire betalingen kijken. Tijdelijke medewerkers mogen geen facilitaire betalingen aanbieden of verstrekken tenzij er sprake is van dwang of afpersing. Er is sprake van dwang of afpersing wanneer de tijdelijke medewerker lichamelijke schade of gevangenisstraf vreest als hij/zij de facilitaire betaling niet uitvoert en er geen veilig alternatief is om aan de eis te voldoen. Elke uitbetaling van facilitaire betalingen moet binnen 24 uur bij de juridische afdeling van HP worden gemeld. Dit is van toepassing op eenmalige betalingen van een klein bedrag. Herhaalde facilitaire betalingen of grote bedragen zijn niet toegestaan. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 21

Vindersloon Vindersloon Het volgende punt is vindersloon. Tijdelijke medewerkers mogen geen enkele commissie- of provisieregeling aangaan, tenzij door middel van schriftelijke overeenkomsten met bonafide commerciële distributeurs, vertegenwoordigers, tussenpersonen of consultants tenzij in een goedgekeurd schriftelijk document. De entiteiten moeten bonafide distributeurs, verkoopvertegenwoordigers, tussenpersonen of consultants zijn. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 22

Records Records En laten we ten slotte records behandelen met betrekking tot anti-corruptie. Alle betalingen of beslissingen namens HP moeten goed gedocumenteerd zijn. Raadpleeg uw HP-manager voor de juiste documentatieprocedures en het beleid en de procedures voor records management. Als u klaar bent om naar de volgende pagina in deze cursus te gaan, klikt u op de knop Volgende op de weergavebalk of drukt u op Enter. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 23

Scenario: Anti-corruptie, 1 van 2 Scenario: Anti-corruptie, 1 van 2 In dit scenario met betrekking tot anti-corruptie leest of hoort u het scenario, de vraag en de keuzemogelijkheden waarmee u kunt bepalen wat de beste optie is. Horatio is een tijdelijke medewerker in een verkoopfunctie en hij verkoopt HP-printers. Horatio staat op het punt een grote verkoop af te sluiten als Ana Lucia, de vertegenwoordigster van de klant, naar een printer voor zichzelf informeert. Ze zegt dat ze de printer zal gebruiken om vanuit huis te werken, en het zal garanderen dat de verkoop aan HP wordt toegewezen. Moet Horatio de printer leveren om er zo voor te zorgen dat HP de opdracht krijgt? Keuze A) Ja Keuze B) Nee Om uw antwoord te controleren, klikt u op uw selectie of drukt u op de bijbehorende letter op uw toetsenbord. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 24

Antwoord scenario: Anti-corruptie, 1 van 2 Antwoord scenario: Anti-corruptie, 1 van 2 Het juiste antwoord is "Nee". Het leveren van de printer, ook al is het er maar één, om een transactie af te sluiten, wordt als omkoperij beschouwd. De FCPA en de UKBA verbieden het leveren van alles van waarde met als doel het winnen of behouden van opdrachten. Deze wetten zijn wereldwijd van toepassing. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 25

Scenario: Anti-corruptie, 2 van 2 Scenario: Anti-corruptie, 2 van 2 In dit aanvullende scenario met betrekking tot anti-corruptie leest of hoort u het scenario, de vraag en de keuzemogelijkheden waarmee u kunt bepalen wat de beste optie is. Song is een tijdelijke medewerker die een IT-oplossing van HP ter waarde van $30 miljoen aan het ministerie van Onderwijs wil verkopen, maar hij heeft moeite met het maken van een afspraak met het ministerie. Harry, een werknemer op het ministerie, heeft Song gezegd dat hij hem bij de purchasing officer van het ministerie kan introduceren. Harry is uitgenodigd voor een komende HP-conferentie en vraagt Song voor zijn familie te betalen zodat ze hem naar de conferentie kunnen vergezellen. Moet Song de reiskosten voor Harry's familie betalen? Keuze A) Ja Keuze B) Nee Om uw antwoord te controleren, klikt u op uw selectie of drukt u op de bijbehorende letter op uw toetsenbord. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 26

Antwoord scenario: Anti-corruptie, 2 van 2 Antwoord scenario: Anti-corruptie, 2 van 2 Het juiste antwoord is "Nee". Ook al zorgt Harry voor een introductie, en zijn de reiskosten laag vergeleken met de waarde van de transactie, het is verboden om geschenken, reizen of ontspanning aan te bieden om zo opdrachten te winnen. Er is geen wettig bedrijfsdoel om in welke omstandigheid dan ook de reiskosten voor familieleden of verwanten te betalen. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 27

Geen persoonlijke winst of persoonlijk voordeel Geen persoonlijke winst of persoonlijk voordeel Er zijn drie punten van zorg met betrekking tot persoonlijke winst of voordeel voor tijdelijke medewerkers. Klik op elke knop of druk op het bijbehorende nummer op uw toetsenbord om alle punten te bekijken. 1 voor belangenconflicten 2 voor derden, en 3 voor familie of vrienden 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 28

Belangenconflicten Belangenconflicten Tijdelijke medewerkers moeten altijd het belang van HP vooropstellen wanneer ze voor HP werken. Tijdelijke medewerkers mogen afgezien van hun vergoeding (salaris) geen persoonlijke winst of ander voordeel ontvangen in verband met HP-transacties. Tijdelijke medewerkers mogen zich niet bezighouden met: * Activiteiten die een belangenconflict met hun werkgever en/of HP zouden opleveren. * Activiteiten die kunnen worden opgevat als mogelijk belangenconflict met hun werkgever en/of HP. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 29

Samenwerken met derden Samenwerken met derden Tijdelijke medewerkers mogen niet voor derden werken terwijl ze een opdracht voor HP uitvoeren als dit in het contract met hun werkgever is gespecificeerd of opgenomen. In het HP-contract met de leverancier moeten de regels zijn opgenomen voor de relatie met alle derden, zoals kanaalpartners, concurrenten en klanten die niet in het contract zijn gedefinieerd. Tijdelijke medewerkers mogen niet werken voor een eindklant van HP bij de aankoop of ondersteuning van HP-producten of -diensten terwijl ze een opdracht voor HP uitvoeren. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 30

Zakendoen met familie of vrienden Zakendoen met familie of vrienden Met betrekking tot het derde punt, zakendoen met familie of vrienden: Wanneer ze een opdracht voor HP uitvoeren, moeten tijdelijke medewerkers hun werkgever en HP op de hoogte stellen van alle situaties waarin ze mogelijk zaken doen met familieleden, vrienden of anderen met wie ze een nauwe persoonlijke relatie hebben. Als u klaar bent om naar de volgende pagina in deze cursus te gaan, klikt u op de knop Volgende op de weergavebalk of drukt u op Enter. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 31

Scenario: Belangenconflict, 2 van 2 Scenario: Belangenconflict, 2 van 2 In dit scenario met betrekking tot belangenconflicten leest of hoort u het scenario, de vraag en de keuzemogelijkheden waarmee u kunt bepalen wat de beste optie is. Kye heeft een tijdelijk contract als inkoper voor de serverproductieorganisatie van HP. Een van de productiebedrijven waar ze bij koopt is eigendom van haar broer. Wat moet Kye aan deze situatie doen? Keuze A) Deze relatie aan haar werkgever bekendmaken. Keuze B) Deze relatie aan haar werkgever en haar HP-manager bekendmaken. Keuze C) Er is geen actie nodig. Om uw antwoord te controleren, klikt u op uw selectie of drukt u op de bijbehorende letter op uw toetsenbord. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 32

Antwoord scenario: Belangenconflict, 2 van 2 Antwoord scenario: Belangenconflict, 2 van 2 Het juiste antwoord is B. Kye moet haar werkgever en HP-manager waarschuwen die kunnen bepalen of er een belangenconflict is en indien nodig moeten er plannen worden gemaakt om het conflict of de schijn van een conflict te voorkomen. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 33

Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen Er zijn allerlei HP-bedrijfsmiddelen waaronder: * HP-computers * Servers en systemen * Telefoons en voicemail * E-mailsystemen * Bureaus, kluisjes en kasten * Voertuigen en andere apparatuur van HP HP-bedrijfsmiddelen mogen uitsluitend voor HP-bedrijfsdoeleinden worden gebruikt. HP heeft toegang tot alle HP-bedrijfsmiddelen en mag deze inspecteren; verwacht geen persoonlijke privacy met betrekking tot berichten of records die met behulp van HP-bedrijfsmiddelen zijn gemaakt. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 34

Informatiebeveiliging Informatiebeveiliging Wij zijn het aan onze klanten, aandeelhouders en werknemers verplicht de gegevens die aan ons worden toevertrouwd, te beschermen. Onze klanten vertrouwen erop dat wij veilige producten en diensten leveren. Cyberaanvallen die proberen misbruik te maken van de kwetsbaarheden van de onderneming worden steeds geavanceerder. Beveiligingslekken en gehackte informatie kunnen van invloed zijn op het concurrentievoordeel van HP, ons merk beschadigen en kostbaar zijn voor HP en onze klanten. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 35

Informatiebeveiliging: Uw rol Informatiebeveiliging: Uw rol U speelt een belangrijke rol bij het verminderen van de risico's voor informatiebeveiliging. Klik op elke knop om de drie rollen weer te geven die u speelt bij het verminderen van de risico's voor informatiebeveiliging of cyberbeveiliging, of druk op: 1 voor computergebruik 2 voor gedrag, en 3 voor educatie 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 36

Computergebruik Computergebruik U speelt een belangrijke rol bij het verminderen van de risico's voor informatiebeveiliging of cyberbeveiliging. Informatiebeveiliging is de verantwoordelijkheid van ons allemaal. Bij het gebruik van computers is zorgvuldige beveiliging vereist. Beveilig uw pc's, laptop, USB-geheugensticks, aanmeldingsgegevens, smartphones, etc. fysiek. Versleutel uw pc. Gebruik sterke wachtwoorden en deel of onthul uw wachtwoorden nooit. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 37

Gedrag Gedrag Uw gedrag is een ander punt waardoor HP aan beveiligingsrisico's kan worden blootgesteld. Denk na voordat u klikt om schadelijke e-mails en websites te vermijden. Bescherm gevoelige gegevens in elke vorm (elektronisch, afgedrukt, intellectueel). 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 38

Educatie Educatie Het is uw verantwoordelijkheid als tijdelijke medewerker om op de hoogte te zijn van informatiebeveiliging en cyberbeveiliging. Rond de training "Informatiebeveiliging bij HP voor tijdelijke medewerkers" (cursus-id 00324674) binnen 30 dagen na ingang van uw contract bij HP af. Zorg dat u de beleidsregels en normen van HP met betrekking tot de beveiliging begrijpt. Ga voor meer begeleiding en bronnen over informatiebeveiliging naar de website over informatiebeveiliging op http://infosec.hp.com. Als u klaar bent om naar de volgende pagina in deze cursus te gaan, klikt u op de knop Volgende op de weergavebalk of drukt u op Enter. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 39

Scenario: Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen, 1 van 2 Scenario: Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen, 1 van 2 In dit eerste scenario met betrekking tot het gebruik van HP-bedrijfsmiddelen leest of hoort u het scenario, de vraag en de keuzemogelijkheden waarmee u kunt bepalen wat de beste optie is. Tijdens zijn werkzaamheden op de financiële afdeling van HP mag Marcus gebruikmaken van een HPlaptop. Naast zijn werkzaamheden voor HP heeft Marcus een bedrijf dat klokken repareert. Mag hij factureringssoftware op de HP-laptop laden om in zijn reparatiebedrijf te gebruiken? Keuze A) Het repareren van klokken valt niet onder de bedrijfsactiviteiten van HP. Marcus mag de software laden. Keuze B) Nee, aangezien de software niet voor HP-doeleinden wordt gebruikt. Om uw antwoord te controleren, klikt u op uw selectie of drukt u op de bijbehorende letter op uw toetsenbord. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 40

Antwoord scenario: Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen, 1 van 2 Antwoord scenario: Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen, 1 van 2 Het juiste antwoord is "Nee", aangezien de software niet voor HP-doeleinden wordt gebruikt. Marcus mag HP-apparatuur niet voor persoonlijke doeleinden gebruiken. Het downloaden of installeren van onbevoegde software op apparatuur die wordt gebruikt voor HPbedrijfsdoeleinden kan de financiële afdeling van HP en andere HP-groepen in gevaar brengen door schadelijke software en computervirussen met ernstige gevolgen voor het merk en de reputatie van HP. Het op deze manier laden van de software kan de softwarelicentie ook schenden. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 41

Scenario: Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen, 2 van 2 Scenario: Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen, 2 van 2 In dit tweede scenario met betrekking tot het gebruik van HP-bedrijfsmiddelen leest of hoort u het scenario, de vraag en de keuzemogelijkheden waarmee u kunt bepalen wat de beste optie is. Eric werkt bij HP aan een opdracht van zijn werkgever waarbij hij contractgegevens in een computerdatabase invoert. Tijdens zijn pauzes surft hij op het web waar hij bestellingen plaatst en af en toe sites voor volwassenen bezoekt. Is een van de acties van Eric een schending van de code? Keuze A) Ja Keuze B) Nee Om uw antwoord te controleren, klikt u op uw selectie of drukt u op de bijbehorende letter op uw toetsenbord. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 42

Antwoord scenario: Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen, 2 van 2 Antwoord scenario: Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen, 2 van 2 Het juiste antwoord is "Ja". Het persoonlijke computergebruik van Eric zou als excessief beschouwd worden en het bekijken van dit seksueel expliciete materiaal is niet toegestaan. Door het openen van dergelijke websites kunnen medewerkers en HP daarnaast risico lopen door schade aan HP-computersystemen en het lekken van gevoelige informatie. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 43

Vertrouwelijke informatie van derden Vertrouwelijke informatie van derden Net zoals u geen vertrouwelijke informatie van HP mag delen, mag u ook geen vertrouwelijke informatie van uw vorige werkgevers, concurrenten of andere derden delen. Dergelijke informatie mag niet worden meegenomen naar HP-gebouwen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de werkgever. Als de informatie die tijdens de werkzaamheden voor HP is verkregen "niet openbaar" is, mag deze informatie op geen enkele manier worden gedeeld of gebruikt. Laten we de drie groepen eens bekijken: Voormalige werkgevers: Tijdelijke medewerkers worden geacht alle geldige beperkingen aan de bekendmaking of het gebruik van vertrouwelijke informatie van hun huidige of voormalige werkgevers te respecteren. Zulke informatie mag niet in tastbare of leesbare vorm worden meegenomen naar HP-gebouwen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de betreffende voormalige werkgever. Concurrenten: Tijdelijke medewerkers mogen niet vragen om vertrouwelijke informatie over concurrenten van HP en deze niet accepteren, gebruiken of delen. Andere derden: Tijdelijke medewerkers mogen geen vertrouwelijke informatie van klanten, zakenpartners of leveranciers bekendmaken, inclusief niet-openbare prijsinformatie. De andere kant van de medaille is dat tijdelijke medewerkers nooit iemand mogen bewegen tot het schenden van een geheimhoudingsplicht. 4 december 2012, versie 1.1 HP vertrouwelijk Pagina 44