LyondellBasell Privacyverklaring voor Ethics Helpline

Transcriptie

1 LyondellBasell Privacyverklaring voor Ethics Helpline Introductie Het is in het legitieme belang van LyondellBasell om schendingen van onze Gedragscode te voorkomen. Bovendien heeft LyondellBasell in verschillende landen de wettelijke verplichting om maatregelen te nemen om ethische schendingen te voorkomen. Onze hulplijn is bestemd voor personen om aangifte te doen met betrekking tot boekhouding en financiële controle, omkoping en andere ongepaste betalingen en fraude of vervalsing van bedrijfsdocumenten en -bestanden. Het gebruik van deze hulplijn is geheel vrijwillig. Als u er de voorkeur aan geeft, kunt u uw zorgen kenbaar maken aan uw manager, uw lokale PZ-manager of een medewerker van de juridische afdeling van LyondellBasell. U zult niet worden gestraft en uw baan zal niet in gevaar komen als u liever van deze kanalen gebruik maakt en niet van de hulplijn. LyondellBasell heeft een verbintenis aangegaan om uw persoonsgegevens te beschermen en te respecteren. We willen u graag informeren over welke gegevens we verzamelen en hoe we deze gebruiken en opslaan. Daarom hebben we ons wereldwijde Beleid inzake Gegevensprivacy en -bescherming gepubliceerd, dat beschikbaar is op de gegevensprivacywebpagina op het bedrijfsintranet van LyondellBasell. Lees het onderstaande zorgvuldig door voor meer informatie over hoe uw persoonlijke gegevens worden beheerd in ons Ethics Helpline-programma. LyondellBasell voert het systeem uit en beheert dit voor LyondellBasell en zijn filialen en partners wereldwijd. U vindt meer informatie over alle entiteiten van LyondellBasell wereldwijd op Voor elk van de landen die u kiest, kunt u de locaties zien waar we actief zijn en welke juridische entiteiten hier zijn gevestigd. Alle entiteiten kunnen het systeem gebruiken. LyondellBasell maakt gebruik van een externe hulplijn provider, EthicsPoint Inc. ( Het hoofdkantoor van EthicsPoint is in Lake Oswego, Oregon, VS, gevestigd. U kunt hun privacybeleid hier lezen: We nemen de aangiften die bij onze hulplijn worden ingediend zeer ernstig. Zorg ervoor dat alle informatie die u verschaft correct en nauwkeurig is. Hoewel we aangiften ter goeder trouw waarderen, zal het bewust indienen van een valse aangifte leiden tot disciplinaire maatregelen. INFORMATIE DIE OVER U WORDT VERZAMELD Tenzij u anoniem melding maakt, kunnen we de volgende gegevens over u verzamelen en verwerken: Informatie die u verschaft via formulieren op de website van het programma of die u verstrekt aan hetethicspoint om in het systeem te laten invoeren. 1

2 Als u contact opneemt met LyondellBasell of EthicsPoint, kan het zijn dat we kopieën bewaren van die correspondentie. Details over uw bezoeken aan de website van het programma omvatten internetverkeergegevens, locatiegegevens, IP-adressen en andere communicatiegegevens en de bronnen die u opent. Personeelsinformatie, waaronder uw LyondellBasell-identificatienummer en contactgegevens. Indien u anoniem melding maakt, weet LyondellBasell niet wie u bent en kunnen uw persoonsgegevens niet verwerkt worden. IP-ADRESSEN EN COOKIES De website van het programma kan mogelijk informatie verzamelen over uw toegang tot het systeem, (waaronder, waar beschikbaar, uw IP-adres, besturingssysteem en browsertype) voor systeembeheer en het rapporteren van aggregaatinformatie aan LyondellBasell of EthicsPoint en dienstverleners voor LyondellBasell of Ethicspoint. In het privacybeleid van EthicsPoint wordt meer uitgelegd over hun gegevensverwerkingspraktijken. Om dezelfde reden kan het zijn dat het systeem informatie verkrijgt over uw algemene internetgebruik door middel van een cookie-bestand dat op de harde schijf van de computer die u gebruikt, is opgeslagen. Cookies bevatten informatie die wordt overgedragen naar de harde schijf van uw computer. Hiermee kunnen we het systeem verbeteren en een verbeterde en persoonlijkere service verlenen. U vindt meer over dit type technologie via uw internetbrowser. Bijvoorbeeld: Indien u Internet Explorer gebruikt, klik dan op Help op de werkbalk en zoek vervolgens op Cookies in het vak dat verschijnt. Als u Safari gebruikt, klikt u op 'Safari', vervolgens op 'Voorkeuren' en vervolgens op 'Beveiliging'. U kunt dan klikken op 'Help' voor meer informatie over cookies en de opties die uw browser u geeft. Als u Mozilla Firefox gebruikt, kunt u hier meer informatie vinden - Enabling+and+disabling+cookies In het privacybeleid van EthicsPoint vindt u meer informatie over de manier waarop het systeem deze technologie gebruikt en hoe gegevens worden opgeslagen. U kunt weigeren cookies te accepteren door de instellingen van uw browser te wijzigen. Als u echter de instellingen wijzigt om cookies te weigeren, dan kunt u mogelijk bepaalde gedeelten van de site niet bezoeken. Tenzij u uw browserinstellingen hebt gewijzigd om cookies te weigeren, zal het systeem cookies uitgeven wanneer u onze site bezoekt. Het systeem kan ook mogelijk webbakens gebruiken die vergelijkbaar zijn, maar niet gelijk zijn aan cookies, in de manier waarop ze werken. U vindt meer informatie over webbakens in Wikipedia: 2

3 _non-technical_explanation. 1 WAAR WE UW PERSOONLIJKE GEGEVENS OPSLAAN De gegevens die we van u verzamelen zullen worden overgedragen aan en opgeslagen op verschillende locaties, die zich voornamelijk in de Verenigde Staten bevinden. Als u het systeem vanuit Europa opent, dient u zich ervan bewust zijn dat het waarschijnlijk is dat uw gegevens worden overgedragen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). EthicsPoint bewaart de meerderheid van de gegevens die hun systemen nodig hebben op hun servers in Oregon in de Verenigde Staten. Gegevens mogen ook worden verwerkt door personeel van buiten de EER dat voor LyondellBasell, EthicsPoint, of voor één van onze of hun leveranciers werkt. Door uw persoonlijke gegevens te verstrekken, erkent u dat met deze overdracht, opslag en verwerking zullen plaatsvinden. We zullen alle redelijke stappen ondernemen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig en in overeenstemming met dit privacybeleid worden behandeld. We zullen EthicsPoint verzoeken de gegevens waarover zij beschikken op dezelfde wijze te behandelen. Bovendien zal LyondellBasell over voldoende waarborgen beschikken, of een vergelijkbaar adequaatheidsmechanisme (bijvoorbeeld gebruik makend van EU-Standaardcontractbepalingen voor gegevensoverdrachten) waar dit van toepassing is. BEVEILIGING Waar we u een wachtwoord hebben gegeven (of waar u zelf een wachtwoord hebt gekozen) waarmee u bepaalde gedeelten van de site kunt bezoeken, bent u zelf verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van dit wachtwoord. We verzoeken u geen wachtwoorden met anderen te delen. De verzending van informatie via internet is niet honderd procent veilig. Hoewel we ons best zullen doen om uw persoonlijke gegevens te beschermen, kunnen we de beveiliging van uw gegevens die naar de site worden verzonden niet garanderen en is elke transmissie voor uw eigen risico. Zodra we uw gegevens hebben ontvangen, zullen we procedures en beveiligingsfuncties uitvoeren om onbevoegde toegang te voorkomen. MANIEREN WAAROP DE INFORMATIE WORDT GEBRUIKT We gebruiken informatie over u die in het systeem is opgeslagen op de volgende manier: In het onderzoek van een incident dat u bij ons aangeeft. Bij het opstellen van de noodzakelijke rapporten aan derde partijen, zoals regelgevende instanties. Ter ondersteuning van een strafrechtelijk onderzoek naar ons gedrag of het gedrag van onze medewerkers of derde partijen. 1 Idealiter legt u de inhoud van deze site vast en heeft u uw eigen door Lyondell gehoste uitleg. 3

4 Ter ondersteuning van disciplinaire rechtszaken of civiele rechtszaken tegen personen die onze gedragscode verbreken, de wet overtreden of inbreuk maken op onze juridische of contractuele rechten. BEKENDMAKING VAN UW GEGEVENS Voor doeleinden beschreven in deze Verklaring, is het mogelijk dat we uw persoonsgegevens bekendmaken aan elke entiteit in de LyondellBasell-groep van ondernemingen. Het kan ook zijn dat we gegevens met EthicsPoint delen en vice versa. Onder sommige omstandigheden moeten we de gegevens met andere partijen delen. Als we bijvoorbeeld onderzoek verrichten naar een medewerker wegens onbehoorlijk gedrag moeten we deze informatie mogelijk delen met de betrokken medewerker, zodat hij/zij zijn/haar versie van het verhaal kan vertellen of zichzelf kan verdedigen in een rechtszaak. We zullen ervoor zorgen dat we alle informatie die u aan ons verstrekt naar proportie zullen gebruiken. TOEGANG TOT EN CORRECTIE VAN INFORMATIE We kunnen u op elk moment details verstrekken over de informatie die we over u hebben opgeslagen. U kunt veel van de persoonlijke gegevens die in het systeem zijn opgeslagen openen en corrigeren door uw eigen aangifte te openen via de functie Follow up on a Report (Opvolging op aangifte) op de website van het programma. Bovendien kunt u ook informatie via de website van het programma corrigeren. Als u meer wilt weten over extra informatie die we mogelijk kunnen bewaren, kunt u een e- mail sturen aan personaldataprivacy@lyondellbasell.com. Indien het is toegestaan door de plaatselijke wet, kunnen we een nominale verwerkingstarief rekenen voor deze aanvragen. Als u van mening bent dat de informatie die we over u bewaren niet accuraat is, dan kunt u ons ook een sturen via personaldataprivacy@lyondellbasellbasell.comof een brief sturen aan LyondellBasell Data Privacy Committee, 1221 McKinney, Houston, Texas en om uitleg vragen wat betreft de verwerking van de informatie en/of ons te verzoeken deze te corrigeren. ANDERE RECHTEN BETREFFENDE PERSOONSGEGEVENS Indien u van mening bent dat Persoonsgegevens niet worden verwerkt in overeenstemming met deze Verklaring, kunt u bezwaar maken tegen dergelijke verwerking en, indien wettelijk toegestaan, kunt u ook om verwijdering van uw persoonsgegevens vragen. U kunt ook een kopie aanvragen van de persoonsgegevens die u in het kader van het proces hebt verstrekt, zolang het verstrekken van een kopie niet in strijd is met de rechten van anderen. Houd er echter rekening mee dat het mogelijk is dat de toepasselijke wetgeving ons niet toestaat om uw verzoek tot verwijdering of uw bezwaar in te willigen. Vooral dan waar uw melding aanleiding heeft gegeven tot een onderzoek door een overheidsinstantie. 4

5 Waar dit wettelijk is toegestaan, zullen wij binnen een redelijke termijn op dergelijke verzoeken reageren. U kunt deze rechten ook te allen tijde uitoefenen door contact met ons op te nemen via naar personaldataprivacy@lyondellbasell.com. In sommige landen kunt u, als u onbeantwoorde vragen blijft hebben, ook contact opnemen met de bevoegde gegevensbeschermingsinstantie om uw bezorgdheden kenbaar te maken. U kunt de voor u relevante autoriteit vinden op WIJZIGINGEN IN DIT BELEID Alle wijzigingen in dit beleid zullen op deze pagina worden bekendgemaakt. Deze informatie kan worden uitgebreid of bijgewerkt naarmate we het programma wijzigen of ontwikkelen. Om deze reden bevelen we u aan dat u dit beleid van tijd tot tijd leest om te zien of er iets is veranderd. Dit beleid is een aanvulling op eventuele bestaande verplichtingen die u richting LyondellBasell hebt, bijvoorbeeld volgens een arbeidscontract, consultancyovereenkomst of onze gedragscode. CONTACT U kunt vragen over dit privacybeleid aan ons stellen via personaldataprivacy@lyondellbasellbasell.com. 5