Staples EthicsLink Veelgestelde vragen

Transcriptie

1 Staples EthicsLink Veelgestelde vragen Inleiding We willen met dit document de collega's van Staples inlichten over de hulplijn inzake ethiek en conformiteit, gekend als de Staples EthicsLink, en de voorwaarden waaronder ze kan gebruikt worden. De hulplijn werd over het algemeen ontworpen om gebruikt te worden door collega's in onze vestigingen van Staples wereldwijd, inclusief ons moederbedrijf in de VS, Staples, Inc., 500 Staples Drive, Framingham, MA 01702, en haar filialen in de hele wereld. Staples zal niet handelen volgens informatie die via de hulplijn verzameld werd, tenzij dit door de van toepassing zijnde wet toegestaan wordt. Als u hierover of over Staples EthicsLink vragen of bekommernissen hebt, contacteer dan Nan Stout, VP, Global Business Conduct & Ethics, Staples, Inc., 500 Staples Drive, Framingham, MA 01702, [email protected], of Wat is Staples EthicsLink? Staples EthicsLink is onze hulplijn inzake ethiek en conformiteit. Via deze hulplijn kunnen collega's vragen stellen of bekommernissen melden in hun moedertaal. Tenzij hieronder anders vermeld, is de hulplijn wereldwijd beschikbaar voor alle collega's van Staples 24 uur per dag, zeven dagen per week. Een derde partij, EthicsPoint, Inc., gevestigd te 6000 Meadow Road, Suite 200, Lake Oswego, OR 97035, VS ( EthicsPoint ), baat de hulplijn uit in de Verenigde Staten uit naam van Staples Inc. en haar filialen. Het systeem werd ontworpen om een hoog niveau van vertrouwelijkheid te stimuleren. De toegang tot vragen of bekommernissen die u verstuurt, is beperkt tot 'wat u moet weten. Daarnaast kan het systeem niet opsporen welk verslag van welk IP-adres verstuurd werd. Het gebruik van Staples EthicsLink is vrijwillig. Als u een vraag of een bekommernis hebt, draagt u de verantwoordelijkheid om te spreken, maar we raden u aan om dit te doen op de manier waarop u zich het best voelt. Terwijl Staples EthicsLink een optie is voor vele collega's, is de meest doeltreffende manier om mogelijke problemen aan te pakken en op te lossen meestal het erover hebben met uw manager of het gebruik van andere lokale kanalen. Staples zal geen disciplinaire maatregelen tegen u nemen, u niet discrimineren of geen wraak nemen als u een eerlijke bekommernis uit en we uiteindelijk besluiten dat uw bekommernis ongegrond is. Welke soorten problemen kan ik melden? U kunt Staples EthicsLink gebruiken om een vraag te stellen over hoe u met een situatie moet omgaan volgens onze Ethische Code of hoe u een bekommernis moet melden over mogelijke wettelijke, ethische of beleidsinbreuken in een van de volgende categorieën. (Merk op dat afwijkende vereisten van toepassing zijn in Europa. Zie hieronder voor details.) Boekhouding & auditing Omkoping 1

2 Belangenconflict (inclusief giften en onthalen) Discriminatie of pesterijen Vervalsing van documenten Fraude Privacy & informatiemanagement Misbruik van bedrijfsactiva Vergelding Aandelen & handelen met voorkennis Oneerlijke concurrentie & antitrust Onwettige activiteit of inbreuk op de Ethische Code Ik ben een Europese collega. Welke soorten problemen kan ik melden aan Staples EthicsLink? Vanwege de Europese regelingen inzake gegevensprivacy kunnen collega's in Europa Staples EthicsLink alleen gebruiken om gevallen te melden met ernstige risico's voor Staples in gebieden zoals: Boekhouding Omkoping Fraude Financiële onregelmatigheden Staples EthicsLink is momenteel niet beschikbaar voor collega's in België of Luxemburg. In Oostenrijk, Portugal en Zweden kan Staples EthicsLink alleen gebruikt worden om bekommernissen te melden over managers en andere belangrijke werknemers. Waar moet ik mijn bekommernis melden als Staples EthicsLink geen optie is? Als Staples EthicsLink niet beschikbaar is in uw land of als u een bekommernis hebt die niet vanuit Europa via Staples EthicsLink gemeld kan worden, neem dan contact op met het lokale management of gebruik andere mogelijkheden die in de Ethische Code van Staples staan. Hoe gebruik ik de Staples EthicsLink-website om een vraag te stellen of een bekommernis te melden? 1. Selecteer "Ask a Question" (Stel een vraag) of "Report a concern" (Meld een bekommernis) vanaf de homepage op 2. Selecteer het "Issue Type" (Probleemtype) dat het best beschrijft wat u wilt melden (zie bovenstaande lijst). 3. Vul het online formulier in en volg de geleverde instructies. 2

3 Wat kan ik verwachten als ik inlog op Staples EthicsLink? De Staples EthicsLink-website begeleidt u door het volledige proces. Er zijn vragen, dropdownmenu's en tekstvakken waarin u specifieke details kunt invullen over uw vragen of bekommernissen. Nadat u alle vereiste informatie verschaft hebt, zal het systeem u een "Report Key" (Meldingssleutel) toewijzen. Daarna zult u gevraagd worden om een persoonlijk wachtwoord aan te maken voor deze specifieke vraag of bekommernis. Bewaar deze informatie op een veilige plaats, want u zult deze nodig hebben om de "Follow-up"-functie te gebruiken om de status van uw melding op een later tijdstip te controleren. Zal ik mijn naam aan Staples EthicsLink moeten zeggen? U hoeft ons uw naam niet te vertellen of uw werknemersidentificatie te geven, tenzij dit door de van toepassing zijnde wet vereist wordt. (Anonieme meldingen zijn niet toegestaan in Polen, Portugal of Spanje.) Als u anoniem wenst te blijven (waar dat toegestaan is), kan het zijn dat het bedrijf geen volledig onderzoek kan uitvoeren. We raden u ten stelligste aan uzelf bekend te maken zodat we uw vragen of bekommernissen zo snel en zo grondig mogelijk kunnen opvolgen. U bent veilig. Onthoud dat het tegen het beleid van Staples indruist om een collega te straffen of wraak te nemen omdat hij/zij te goeder trouw een bekommernis inzake ethiek of conformiteit heeft geuit. Wat gebeurt er als ik naar het Staples EthicsLink-telefoonnummer bel? U zult met een specialist van een callcenter praten die tewerkgesteld wordt door EthicsPoint, Inc., de derde partij die Staples EthicsLink beheert in de Verenigde Staten. Deze persoon zal uw vraag of bekommernis noteren en u vragen om gedetailleerde informatie te geven. Waar dat wettelijk toegestaan is, kunt u ervoor kiezen om anoniem te blijven, maar door dit te doen, kan een volledig onderzoek echter ingeperkt worden. We moedigen u daarom aan om uzelf bekend te maken. Van zodra u klaar bent, zal de specialist het Ethische team van Staples in de VS inlichten over de nieuwe vraag of bekommernis. De specialist van het EthicsPoint-callcenter kan u telefonisch geen advies geven of uw probleem oplossen. Als uw zaak dringend is, zal hij/zij u informatie geven om het Ethische team rechtstreeks te contacteren zodat u onmiddellijke bijstand kunt krijgen. De callcenterspecialist zal u een "Report Key" (Meldingssleutel) en wachtwoord geven zodat u uw melding na vijf werkdagen kunt opvolgen. Waar zal mijn vraag of bekommernis naartoe gaan nadat ik ze naar Staples EthicsLink heb verstuurd? Kort nadat u uw melding hebt verstuurd naar Staples EthicsLink of nadat u hebt gebeld, zal het hulplijnsysteem automatisch een verzenden naar het Ethische team van Staples in de VS, dat door onze VP Global Business Conduct & Ethics geleid wordt. Deze zal het Ethische team oproepen om uw melding te bekijken door in te loggen op de met een wachtwoord beveiligde website van EthicsPoint. Deze eerste controle gebeurt normaal gezien binnen de 24 uur nadat u een melding naar de hulplijn hebt gestuurd. Hoe behandelt het Ethische team nieuwe meldingen bij Staples EthicsLink? 3

4 Het is het beleid van Staples om alle vragen en bekommernissen die werden gemeld aan Staples EthicsLink zo snel, professioneel en vertrouwelijk mogelijk te behandelen en op te lossen. Het Ethische team helpt de conformiteit van dit belangrijke beleid te garanderen door elke nieuwe melding bij de hulplijn binnen de 24 uur te bekijken en daarna alle aan ethiek gerelateerde vragen en bekommernissen aan de geschikte experten ter zake toe te wijzen voor opvolging. Afhankelijk van de omstandigheden kan de VP, Business Ethics een hulplijnvraag of - bekommernis rechtstreeks behandelen of, waar van toepassing, ze toewijzen aan andere experten ter zake van Human Resources, Interne Audit, Legal en/of Loss Prevention. Voor zover dit toegestaan is door de van toepassing zijnde wet, kan Staples Inc. een bekommernis of een melding beschikbaar stellen aan andere filialen van Staples indien nodig voor een volledig onderzoek van het gemelde geval, aan externe advocatenbureaus of consultants voor bijstand bij bepaalde aspecten van een onderzoek en aaninstanties voor rechtshandhaving indien vereist of geschikt, met betrekking tot de gevallen. Om het even welk team dat een bepaalde bekommernis inzake ethiek of conformiteit behandelt, elke melding aan Staples EthicsLink wordt gecontroleerd door de VP, Global Business Conduct & Ethics om een gepaste opvolging te garanderen overeenkomstig de van toepassing zijnde wet en om er zeker van te zijn dat, waar mogelijke inbreuken vastgesteld worden, het bedrijf de gepaste disciplinaire en/of corrigerende actie onderneemt. Hoe werkt de follow-upfunctie en wanneer moet ik ze gebruiken? Ongeveer vijf werkdagen nadat u een melding naar Staples EthicsLink hebt verstuurd, kunt u de status controleren, door de Follow-up -tab op de website te gebruiken. Wanneer u inlogt, kunt u zien dat we aanvullende informatie nodig hebben om uw bekommernis of vraag te kunnen verwerken. Zolang de melding actief is, kunnen zowel u als het bedrijf informatie posten en op een vertrouwelijke manier vragen stellen. Als u nieuwe informatie over uw melding wilt toevoegen, moet u de follow-upfunctie gebruiken. Klik gewoon op de Follow-up -tab op of bel naar het gratis nummer en geef dan uw unieke "Report Key" (Meldingssleutel) en wachtwoord. De follow-up is bijzonder belangrijk als u anoniem wenst te blijven (indien toegestaan), omdat we in dat geval geen andere manier hebben om met u te communiceren. Wat moet ik doen als ik mijn "Report Key" (Meldingssleutel) of wachtwoord verlies? Gezien het hoge niveau van vertrouwelijkheid dat voor de meldingen gehandhaafd wordt, zult u bij verlies van uw "Report Key" (meldingssleutel) of wachtwoord een nieuwe melding moeten indienen. U kunt bij de nieuwe melding vermelden dat dit geval verband houdt met een ander geval dat u al eerder hebt ingediend. Hoe lang wordt mijn melding bewaard? Meldingen zullen opgeslagen worden voor de maximale periode die volgens de van toepassing zijnde wet toegestaan wordt. Waar dit door de van toepassing zijnde wet vereist wordt, zullen meldingen die buiten het toegestane bereik van de hulplijn vallen onmiddellijk verwijderd worden. Welke stappen worden er ondernomen om een gepaste gegevensbescherming te garanderen? 4

5 Staples en EthicsPoint zijn "Safe Harbor" (Veilige Haven)-gecertificeerd onder de EU-US Safe Harbor-overeenkomst die aangeeft dat ze een gepast niveau van gegevensbescherming bieden binnen de betekenis van de EG-richtlijn inzake bescherming van persoonlijke gegevens die werden ontvangen via Staples EthicsLink. Welke rechten hebt u voor wat betreft toegang, controle en bezwaar van het verwerken van uw persoonlijke gegevens? Of u een melding van een probleem maakt via Staples EthicsLink of iemand het systeem gebruikt om een melding over u te maken, u kunt bepaalde rechten hebben volgens de van toepassing zijnde wet om toegang te verkrijgen tot persoonlijke gegevens of die te verbeteren, blokkeren of wissen, die Staples over u bijhoudt met betrekking tot Staples EthicsLink, of om een bezwaar in te dienen tegen het verwerken van deze persoonlijke gegevens op wettige gronden. Staples zal dergelijke verzoeken respecteren voor zover dit volgens de van toepassing zijnde wet vereist is. 5