Veelgestelde vragen en antwoorden voor medewerkers en zakelijke partners INFORMATIE OVER EthicsPoint MELDINGEN ALGEMEEN BEVEILIGING EN

Transcriptie

1 Veelgestelde vragen en antwoorden voor medewerkers en zakelijke partners INFORMATIE OVER EthicsPoint MELDINGEN ALGEMEEN BEVEILIGING EN VERTROUWELIJKHEID VAN MELDINGEN TIPS EN BEST PRACTISES MEER VEELGESTELDE VRAGEN

2 INFORMATIE OVER EthicsPoint Wat is EthicsPoint? EthicsPoint is een uitgebreid en vertrouwelijk meldingshulpmiddel om het management, de medewerkers en zakelijke partners te helpen om samen te werken teneinde fraude, misbruik en ander wangedrag op de werkplek aan te pakken en tegelijkertijd een positieve werkomgeving te creëren. Waarom hebben we een systeem als EthicsPoint nodig? Wij zijn van mening dat onze medewerkers en zakelijke partners ons belangrijkste bedrijfsmiddel vormen. Door te zorgen voor open communicatiekanalen kunnen we een positieve werkomgeving bevorderen en de productiviteit maximaliseren. Een effectief meldingssysteem is een aanvulling op onze andere inspanningen om een cultuur van integriteit en ethische besluitvorming te onderhouden. MELDINGEN ALGEMEEN Kan ik kiezen of ik een melding via internet of de telefoon maak? Ja. Bij EthicsPoint hebt u de mogelijkheid een vertrouwelijke, anonieme melding te maken via internet of telefoon. Anonieme meldingen zijn in vele landen toegestaan, maar Astellas geeft er de voorkeur aan dat u zich Wat voor soort situaties moet ik melden? Het EthicsPoint-systeem is ontwikkeld voor medewerkers en zakelijke partners die een schending van onze Code of Ethics of andere zaken waar zij zich zorgen over maken willen melden. Als ik een schending zie, moet ik die dan niet gewoon bij mijn manager, de beveiliging of Human Resources melden en hen het laten afhandelen? Wanneer u gedrag ziet waarvan u denkt dat het onze Code of Ethics schendt, verwachten wij dat u dat meldt. In het ideale geval zou u deze bezorgdheid naar voren kunnen brengen bij uw directe manager of een ander lid van het management. We erkennen echter dat er omstandigheden kunnen zijn waarin u het niet prettig vindt de kwestie op deze manier te melden. Voor dit soort omstandigheden zijn wij met EthicsPoint in zee gegaan. We hebben liever dat u een melding maakt dan dat u informatie voor u houdt. Waarom moet ik melden wat ik weet? Wat heb ik er aan? We hebben allemaal het recht op een prettige werkomgeving. Bij dat recht hoort de verantwoordelijkheid om op een ethische manier te handelen en om de juiste mensen te laten weten wanneer iemand niet juist handelt of optreedt. Door samen te werken kunnen we een gezonde en productieve omgeving in stand houden. Zakelijk wangedrag kan het bestaan van het gehele bedrijf in gevaar brengen ETHICSPOINT, INC. ALLE RECHTEN VOORBEHOUDEN Pagina 1 van 7

3 Wil het management echt dat ik een melding maak? Dat willen wij echt. Sterker nog, wij hebben uw melding nodig. U weet wat er in ons bedrijf aan de hand is, zowel goed als slecht. Mogelijk bent u de eerste die kennis heeft van een gebeurtenis die reden geeft tot bezorgdheid. Uw melding kan de potentiële negatieve gevolgen voor het bedrijf en onze mensen beperken. Bovendien kan uw positieve inbreng helpen bij het herkennen van kwesties die de bedrijfscultuur en -prestaties kunnen verbeteren. Waar gaan deze meldingen heen? Wie heeft er inzage in? Meldingen worden rechtstreeks op de beveiligde server van EthicsPoint ingevoerd om te voorkomen dat er een beveiligingslek optreedt. EthicsPoint stelt deze meldingen alleen beschikbaar aan specifieke personen binnen het bedrijf die belast zijn met het evalueren van de melding op basis van het type schending en de locatie van het incident. Elk van deze ontvangers van meldingen heeft training ontvangen in het waarborgen van de vertrouwelijkheid van deze meldingen. Is dit systeem niet juist een voorbeeld dat iemand mij in de gaten houdt? Het EthicsPoint-systeem probeert een positief aspect te zijn van onze algehele filosofie en biedt de mogelijkheid een veilige, zekere en ethische werkplek te garanderen. U wordt aangemoedigd advies in te winnen over ethische dilemma s, positieve suggesties te doen of uw bezorgdheid te uiten. Effectieve communicatie is tegenwoordig essentieel op de werkplek en dit is een uitstekend middel om die communicatie te verbeteren. We hebben zorgvuldig het beste meldingshulpmiddel gekozen dat overeenkomt met onze nalevingsverplichtingen en tegelijkertijd een positieve meldingsomgeving in stand houdt. BEVEILIGING EN VERTROUWELIJKHEID VAN MELDINGEN Kan ik anoniem een melding maken? Astellas heeft een anti-represaillebeleid voor hen die naar waarheid en in goed vertrouwen hun bezorgdheid uiten.. Astellas kiest een afgewogen benadering en kan actie ondernemen tegen personen die doelbewust een onware melding maken. Wat moet ik doen als ik mijn melding niet anoniem wil doen? Astellas heeft de voorkeur voor deze optie. Er is een gedeelte in de melding waar u uzelf bekend kunt maken ETHICSPOINT, INC. ALLE RECHTEN VOORBEHOUDEN Pagina 2 van 7

4 Ik heb begrepen dat elke melding die ik via een bedrijfscomputer verzend een serverlogboek genereert dat elke website bevat waar mijn pc mee verbonden is geweest; identificeert dit logboek mij niet als bron van de melding? EthicsPoint genereert of onderhoudt geen interne verbindingslogboeken met IP-adressen; er is dus geen informatie beschikbaar die uw computer aan EthicsPoint koppelt. Sterker nog, EthicsPoint is contractueel verplicht de identiteit van een melder niet te achterhalen. Anonieme meldingen zijn in vele landen toegestaan, maar Astellas geeft er de voorkeur aan dat u zich Kan ik een melding maken vanuit huis en anoniem blijven? Een melding vanuit huis of een andere internetportal blijft beveiligd en anoniem. Een internetportal identificeert een bezoeker nooit op schermnaam en het EthicsPoint-systeem verwijdert identificerende informatie zoals een IP-adres, zodat uw anonimiteit volledig behouden blijft. Bovendien is EthicsPoint contractueel verplicht de identiteit van een melder niet te achterhalen. Ik ben bezorgd dat de informatie die ik aan EthicsPoint verstrek uiteindelijk mijn identiteit onthult. Hoe kan ik zeker zijn dat dit niet gebeurt? Het EthicsPoint-systeem is ontwikkeld om uw anonimiteit te beschermen als u daarvoor kiest. Sterker nog, we zijn contractueel verplicht de identiteit van een melder niet te achterhalen. Om uw anonimiteit verder te garanderen, moet u als melder ervoor zorgen dat uw melding niet per ongeluk uw identiteit prijsgeeft. Bijvoorbeeld: Vanaf mijn werkplek naast Jannie de Vries of In mijn 33 jaar. Is de gratis telefonische hotline ook vertrouwelijk en anoniem? Ja. U wordt gevraagd dezelfde informatie te verstrekken die u in een melding via internet zou opgeven; de interviewer voert uw antwoorden rechtstreeks in de beveiligde omgeving van EthicsPoint in. Voor meldingen via de hotline gelden dezelfde maatregelen voor beveiliging en vertrouwelijkheid tijdens het indienen als voor meldingen via internet ETHICSPOINT, INC. ALLE RECHTEN VOORBEHOUDEN Pagina 3 van 7

5 TIPS EN BEST PRACTISES Ik realiseer me dat sommige personen onethisch gedrag vertonen, maar ik heb er geen last van. Waarom zou ik het moeten melden? Ons bedrijf kiest ervoor ethisch gedrag te bevorderen. Elke vorm van onethisch gedrag, op elk niveau, brengt uiteindelijk het bedrijf en alle medewerkers en zakelijke partners, waaronder u, schade toe. U hoeft alleen maar te kijken naar wat er in recente bedrijfsschandalen is gebeurd om de rampzalige effecten te zien die een schijnbaar onschuldige dwaling in ethiek kan hebben op een anderszins gezond bedrijf. Als u kennis hebt van misstappen of schending van de ethiek, kunt u het als uw plicht beschouwen tegenover uzelf en uw collega s om dit te melden. Ik weet niet zeker of wat ik heb gezien of gehoord een schending is van het bedrijfsbeleid of dat het onethisch gedrag betreft, maar het lijkt me niet in de haak. Wat moet ik doen? Melding hiervan maken. EthicsPoint kan u helpen bij het voorbereiden en maken van een melding zodat deze goed wordt begrepen. We hebben liever dat u een situatie meldt die achteraf onschuldig blijkt te zijn, dan dat mogelijk onethisch gedrag niet wordt onderzocht omdat u twijfelde. Wat als mijn baas of andere managers betrokken zijn bij een schending of overtreding? Krijgen zij de melding niet zodat ze kunnen proberen de kwestie te verdoezelen? Het EthicsPoint-systeem en de protocollen voor verspreiding van meldingen zijn zo ontworpen dat beschuldigde partijen niet op de hoogte worden gesteld of toegang hebben tot meldingen waarin zij worden genoemd. Wat moet ik doen als ik me iets belangrijks over het incident herinner nadat ik de melding heb gemaakt? Wanneer u een melding wilt maken via het internet of via het contactcentrum van EthicsPoint, ontvangt u een unieke meldingscode ( report key ) en wordt u gevraagd een wachtwoord te selecteren. Met deze meldingscode en uw wachtwoord kunt u teruggaan naar het EthicsPoint-systeem, via internet of telefonisch, om uw oorspronkelijke melding te openen. U kunt dan meer gegevens toevoegen. Wat moet ik doen als jullie meer vragen voor me hebben over mijn melding? EthicsPoint biedt een functionaliteit waarmee vertegenwoordigers van Astellas u vragen kunnen sturen. Wanneer u uw meldingscode ontvangt, wordt de geschatte tijdsperiode aangegeven voor de verwerking van uw melding. Wanneer die tijdsperiode is verstreken, raden we u dringend aan om na te gaan of er vragen zijn gestuurd. Door de gelegenheid te bieden om een dergelijke dialoog aan te aan, kunnen situaties niet alleen worden gemeld, maar ook worden opgelost, ongeacht hoe ingewikkeld deze zijn. Zijn al deze vervolgen op meldingen net zo veilig als de eerste melding? Alle correspondentie met EthicsPoint wordt in hetzelfde strikte vertrouwen gevoerd als de eerste melding ETHICSPOINT, INC. ALLE RECHTEN VOORBEHOUDEN Pagina 4 van 7

6 Kan ik nog steeds een melding maken als ik geen toegang tot internet heb? U kunt een melding bij EthicsPoint maken vanaf elke computer met internetverbinding. U kunt de melding vanuit huis maken. Veel openbare plaatsen, waaronder de meeste openbare bibliotheken, hebben computers met internet. Als u geen internettoegang hebt of niet gewend bent een computer te gebruiken, kunt u gratis bellen naar de EthicsPoint-hotline voor uw land. Deze nummers vindt u op de webpagina ( MEER VEELGESTELDE VRAGEN Waarom hebben wij een contract afgesloten met EthicsPoint voor het melden van bezorgdheden? EthicsPoint is een onafhankelijk bedrijf dat beveiligde, vertrouwelijke telefoon- en internetsystemen biedt voor diegenen die hun bezorgdheid willen uiten over zakelijk gedrag. Uw bedrijf is een van de vele bedrijven dat een contract met EthicsPoint heeft gesloten voor deze service, omdat men meent dat potentiële melders zich prettiger zullen voelen bij het indienen van een melding als deze weten dat zoiets wordt gemeld bij een onafhankelijk extern bedrijf. Naast deze 24-uurs service biedt EthicsPoint tevens vertaaldiensten, zodat meldingen via telefoon of internet in tientallen talen kunnen worden ingediend. Wat is de rol van EthicsPoint? Tot de belangrijkste verantwoordelijkheden van EthicsPoint behoren: Vertrouwelijke telefonische- en internetopties bieden aan melders voor het melden van zorgen over zakelijk gedrag; Bescherming van de identiteit van melders die anoniem willen blijven; Levering van vertaaldiensten aan die melders die in een andere taal dan het Engels hun melding willen indienen; Informatie over de bezorgdheid doorgeven aan het aangewezen office-centrum binnen uw bedrijf dat verantwoordelijk is voor ethiek en naleving zodat een passend onderzoek kan worden uitgevoerd; en Communicatie mogelijk maken tussen een anonieme melder en het bedrijf door als tussenpersoon te fungeren die vervolgvragen en antwoorden evenals informatie over de oplossing van de zaak kan doorgeven. Het is niet de rol van EthicsPoint om zelf actie te ondernemen over de bezorgdheid, alleen om deze door te geven aan de aangewezen personen. Wat moet ik doen als er sprake is van een noodsituatie? Zorgen over een onmiddellijke fysieke dreiging of schade aan eigendommen moeten niet bij EthicsPoint worden gemeld. Voor hulp in noodsituaties neemt u contact op met de plaatselijke hulpdiensten. Wat moet ik doen als dit over geneesmiddelenbewaking gaat? De veiligheid van de patiënt is onze prioriteit. Gebruik EthicsPoint niet om ongewenste voorvallen of bezorgdheid over de veiligheid van een geneesmiddel of melden. Meld ongewenste voorvallen in verband met Astellas-producten bij Astellas Pharma Europe per bij safety-eu@astellas.com, per fax op +31 (0) , of neem contact op met uw plaatselijke Astellas-vestiging ( ETHICSPOINT, INC. ALLE RECHTEN VOORBEHOUDEN Pagina 5 van 7

7 Wat moet ik doen als ik mijn meldingscode of wachtwoord kwijtraak? Vanwege de hoge mate van vertrouwelijkheid die voor meldingen wordt onderhouden, is het nodig een nieuwe melding te maken als u uw meldingscode of wachtwoord kwijtraakt. U kunt in de nieuwe melding aangeven dat deze zaak verband houdt met een eerder gemaakte melding. Hoe onderzoekt het bedrijf bezorgdheden? EthicsPoint stelt de aangewezen vertegenwoordigers van het bedrijf op de hoogte dat er een melding is ontvangen. Het bedrijf start vervolgens passend onderzoek met behulp van interne of externe bronnen met deskundigheid in het voeren van dergelijke onderzoeken. De informatie in uw melding wordt gedeeld met de juiste leden van het onderzoeksteam en de bezorgdheid wordt onmiddellijk en discreet onderzocht. Waar gaan deze meldingen heen? Wie heeft er inzage in? Meldingen worden rechtstreeks op de beveiligde servers van EthicsPoint ingevoerd, om te voorkomen dat er een beveiligingslek optreedt. EthicsPoint stelt deze meldingen alleen beschikbaar aan specifieke personen binnen het bedrijf die belast zijn met het evalueren van de melding op basis van het type schending en de locatie van het incident en die garanderen dat een passend onderzoek wordt uitgevoerd. De personen die deze meldingen ontvangen hebben training ontvangen om deze meldingen vertrouwelijk te houden. Wat moet ik doen als ik te maken krijg met represailles? Astellas heeft een anti-represaillebeleid voor hen die naar waarheid en in goed vertrouwen hun bezorgdheid uiten. Astellas kiest een afgewogen benadering en kan actie ondernemen tegen personen die doelbewust een onware melding maken. Anonieme meldingen zijn in vele landen toegestaan, maar Astellas geeft er de voorkeur aan dat u zich Als u meent te zijn blootgesteld aan represailles van enige aard, dient u dit te melden zodat het bedrijf dit kan onderzoeken ETHICSPOINT, INC. ALLE RECHTEN VOORBEHOUDEN Pagina 6 van 7