Melden van (een vermoeden van) onregelmatigheden en misstanden in het UMC Utrecht/klokkenluidersregeling: proces op hoofdlijnen

Transcriptie

1 Melden van (een vermoeden van) onregelmatigheden en misstanden in het UMC Utrecht/klokkenluidersregeling: proces op hoofdlijnen

2 Melden van (een vermoeden van) onregelmatigheden en misstanden in het UMC Utrecht / Klokkenluidersregeling Het UMC Utrecht vindt het belangrijk dat medewerkers op een veilige en zorgvuldige wijze (een vermoeden van) onregelmatigheden/misstanden binnen de organisatie kunnen melden via deze regeling. Ook biedt de regeling de medewerker die (een vermoeden van) een onregelmatigheid/misstand meldt, bescherming als volgens deze procedure wordt gemeld. De melding heeft dan geen gevolgen voor de rechtspositie van de medewerker. 1 Wie kan een onregelmatigheid, misstand melden? Deze regeling is bedoeld voor iedereen die werkzaamheden verricht of heeft verricht voor het UMC Utrecht. Onder melder in deze regeling wordt verstaan: - degene die is/was aangesteld als medewerker van het UMC Utrecht, dan wel degene die als oproepkracht, stagiaire/ student, uitzendkracht, op grond van een gastvrijheidsverklaring of opdrachtnemer werkzaamheden verricht of heeft verricht ten behoeve van het UMC Utrecht en collega s van andere organisaties waarmee het UMC Utrecht samenwerkt. 2 Wat wordt verstaan onder (een vermoeden van) een onregelmatigheid, misstand? Deze regeling is van toepassing als een melder een melding wil doen over een vermeende onregelmatigheid of misstand. Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onregelmatigheid, waaronder mede begrepen vermeende of dreigende onregelmatigheden van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van het UMC Utrecht en waarbij met name de reputatie of integriteit van het ziekenhuis dan wel een maatschappelijk belang in het geding is. Bij een misstand valt te denken aan: 1. een (dreiging van) ernstige kwaliteitsdefecten en/of te kort schieten in de patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs; 2. een (dreiging van) een gevaar voor het milieu, de veiligheid van personen (patiënten, bezoekers, medewerkers of studenten), volksgezondheid; 3. een (dreiging van) oneigenlijk gebruik of misbruik van de eigendommen van het UMC Utrecht; 4. een (dreigende) verspilling van /oneigenlijke omgang met gemeenschapsgeld; 5. een (dreigende) schending van wettelijk voorschrift waaronder een strafbaar feit, of andere regels 6. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen dan wel (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie van deze feiten. 7. Een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van onbehoorlijk handelen of nalaten. Deze regeling is niet van toepassing wanneer het gaat om: - klachten van een medewerker over zijn/haar rechtspositie of persoonlijke situatie (zie hiervoor de ombudsfunctionaris en de bezwarenprocedure) - klachten over ongewenste intimiteiten, agressie en geweld (zie hiervoor de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en de klachtenprocedure) Voor deze onderwerpen gelden andere (klachten)regelingen. 2

3 3 Informatie, advies en ondersteuning voor melder De melder kan in vertrouwen bij de vertrouwenspersoon Integriteit terecht voor informatie, advies en ondersteuning over een vermeende onregelmatigheid/misstand. De melder dient bij de vertrouwenspersoon Integriteit expliciet aan te geven dat hij alleen informatie, advies en ondersteuning wenst. Voor het daadwerkelijk melden zie het hoofdstuk hieronder. Melders kunnen ook terecht bij de afdeling Advies van het Huis voor Klokkenluiders om informatie en advies in te winnen bij vermoedens van een onregelmatigheid/misstand. Daarnaast kan de melder in vertrouwen een raadsman raadplegen over een vermeende onregelmatigheid/misstand en zich bij het melden van een vermeende onregelmatigheid/misstand desgewenst laten bijstaan door de raadsman. Deze raadsman moet een persoon betreffen die uit hoofde van zijn beroep of ambt een geheimhoudingsplicht heeft over het aan hem gemelde. 4 Intern melden van een (vermoeden van een) onregelmatigheid, misstand en de vervolgstappen Een melder die een (vermoeden van een) onregelmatigheid/misstand wil melden dient eerst de onderstaande interne procedure te volgen. Deze interne procedure beschrijft de stappen en eisen die in acht genomen moeten worden bij het indienen van een melding over een vermeende onregelmatigheid/misstand. Melden onregelmatigheid/misstand 1. Voordat een vermeende onregelmatigheid/misstand gemeld kan worden, dient de melder de meest geëigende betrokkene aan te spreken die verantwoordelijk is voor de onregelmatigheid/misstand. 2. Als er sprake is van zodanige omstandigheden dat in redelijkheid niet kan worden verlangd dat de melder de betrokkene aanspreekt of indien de betrokkene onvoldoende gehoor heeft gegeven aan de melding, kan de onregelmatigheid/misstand worden gemeld bij de direct leidinggevende dan wel een andere leidinggevende die hiërarchisch een hogere positie bekleedt binnen de organisatie. De melder moet bij het doen van de melding expliciet aangeven dat het gaat om een melding van een vermeende onregelmatigheid/misstand in het kader van de klokkenluidersregeling. 3. De melder kan, indien men de melding bij een leidinggevende niet wenselijk vindt, de melding doen bij de vertrouwenspersoon Integriteit in het UMC Utrecht. De melder kan ook bij de vertrouwenspersoon Integriteit terecht als hij een melding wil doen van een vermeende onregelmatigheid/misstand zonder zijn identiteit kenbaar te maken bij een leidinggevende of raad van bestuur. In dit geval loopt alle communicatie via de vertrouwenspersoon Integriteit. De melder moet bij het doen van een melding expliciet aangeven dat het gaat om een melding van een vermeende onregelmatigheid/misstand in het kader van de klokkenluidersregeling. 4. De melder kan, indien men de melding bij een leidinggevende of de vertrouwenspersoon Integriteit niet wenselijk vindt, de vermeende onregelmatigheid/misstand melden aan de voorzitter van de raad van bestuur. 5. De melder meldt de vermeende onregelmatigheid/misstand aan de voorzitter van de raad van toezicht, indien de vermeende onregelmatigheid/misstand het functioneren van de raad van bestuur betreft. 3

4 Vastlegging van de interne melding Een melder kan een vermeende onregelmatigheid/misstand zowel mondeling als schriftelijk melden. Het is wel van belang dat de melder expliciet aangeeft dat het gaat om een melding op grond van deze regeling. Als er sprake is van een mondelinge melding zal de persoon aan wie wordt gemeld de melding schriftelijk vastleggen. Dit wordt ter goedkeuring en ondertekening voorgelegd aan de melder. De melder moet in staat zijn om de redenen van de vermoedens uit te leggen, maar hoeft deze vermoedens niet te kunnen 'bewijzen. Inlichten raad van bestuur De persoon bij wie de melding wordt ingediend (leidinggevende of vertrouwenspersoon Integriteit) zorgt ervoor dat de voorzitter van de raad van bestuur (lees voorzitter raad van toezicht als de melding het functioneren van de raad van bestuur betreft, dit geldt voor deze gehele regeling) onmiddellijk schriftelijk op de hoogte wordt gesteld. De melder ontvangt hier een kopie van. In de brief aan de raad van bestuur staat een omschrijving van de vermeende onregelmatigheid/misstand, de datum waarop de melding is ontvangen en de identiteit van de melder (tenzij deze uitdrukkelijk heeft aangegeven zijn identiteit niet kenbaar te willen maken). De raad van bestuur stelt de melder schriftelijk op de hoogte van de ontvangst van de brief over de melding. De ontvangstbevestiging bevat een zakelijke bevestiging van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding. De persoon bij wie de melding in eerste instantie is ingediend (leidinggevende of vertrouwenspersoon Integriteit) ontvangt hier een kopie van. Vertrouwelijkheid Het UMC Utrecht zal alle meldingen vertrouwelijk en met inachtneming van de eisen van zorgvuldigheid behandelen. Als een melder een melding wil doen van een vermeende onregelmatigheid/misstand zonder zijn identiteit kenbaar te maken bij de leidinggevende of raad van bestuur, dan kan de melder de melding indienen bij de vertrouwenspersoon Integriteit. In dit geval loopt alle communicatie via de vertrouwenspersoon Integriteit. De melder heeft altijd de mogelijkheid om op dit besluit terug te komen en alsnog diens identiteit bekend te (laten) maken. Instellen onderzoek De raad van bestuur stelt op grond van de melding een onderzoek in naar de vermeende onregelmatigheid/misstand, tenzij: - het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden; - op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een onregelmatigheid/misstand (bijvoorbeeld omdat het gaat om de individuele rechtspositie van een medewerker waar de bezwarenprocedure voor geldt) Als geen onderzoek wordt ingesteld, dan wordt de melder daar binnen 2 weken na de melding schriftelijk en gemotiveerd over geïnformeerd. De raad van bestuur oordeelt of naast het (interne) onderzoek de melding ook bij een externe instantie gemeld moet worden, zie hoofdstuk 5 voor de externe derde partijen. Het onderzoek wordt opgedragen aan interne en/of externe personen die onafhankelijk en onpartijdig zijn. Het onderzoek wordt in ieder geval niet uitgevoerd door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn 4

5 geweest bij de vermeende onregelmatigheid/misstand. Het onderzoek is zorgvuldig waarbij hoor en wederhoor wordt toegepast. De melder krijgt schriftelijk bericht van de start van het onderzoek. Uitvoeren onderzoek De melder en andere betrokkenen worden door de onderzoekers gehoord. De onderzoekers leggen deze gesprekken schriftelijk vast. Deze vastlegging wordt ter goedkeuring en ondertekening voorgelegd aan de melder of andere betrokkene. De onderzoekers kunnen binnen het UMC Utrecht alle documenten opvragen en inzien die zij redelijkerwijs nodig hebben voor het onderzoek, met inachtneming van de geldende protocollen, regelingen en richtlijnen. Na het onderzoek stellen zij een onderzoeksrapport op. De melder krijgt de gelegenheid om het rapport in te zien en schriftelijk aanvullingen in te dienen (die worden aan het rapport gehecht), voordat het rapport aan de raad van bestuur wordt gestuurd. Dit tenzij zwaarwegende bezwaren zich hiertegen verzetten. Standpunt raad van bestuur Als richtlijn wordt aangehouden dat een melder binnen een periode van 8 weken, vanaf het moment van de melding, schriftelijk op de hoogte wordt gebracht van een inhoudelijk standpunt van de raad van bestuur over de melding en de eventueel daarop te ondernemen of genomen actie. De persoon bij wie de melding in eerste instantie is ingediend (leidinggevende of vertrouwenspersoon Integriteit) ontvangt hier een kopie van. Indien het standpunt niet binnen 8 weken kan worden gegeven, wordt de melder hiervan gemotiveerd in kennis gesteld en wordt een indicatie gegeven binnen welke termijn men het standpunt tegemoet kan zien. De persoon bij wie de melding in eerste instantie is ingediend (leidinggevende of vertrouwenspersoon Integriteit) ontvangt hier een kopie van. De raad van bestuur oordeelt of een externe derde partij (zie hoofdstuk 5 voor de externe derde partijen)) ook op de hoogte gesteld moet worden van het onderzoeksrapport en het standpunt van de raad van bestuur. 5 Extern melden van een misstand en de vervolgstappen Extern melden van een (vermoeden van) misstand, na doorlopen interne procedure De melder kan na het doorlopen van de interne meldingsprocedure, zie hoofdstuk 3 intern melden van een misstand en de vervolgstappen, een vermeende misstand ook melden bij een externe derde indien: a. de melder het niet eens is met het standpunt van de raad van bestuur; b. de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de afgesproken termijn. Extern melden misstand, zonder doorlopen interne procedure De melder kan een misstand direct aan een externe derde melden in de volgende situaties waarbij sprake is van: a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding; c. een duidelijke aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; 5

6 d. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; e. een wettelijke plicht tot een directe externe melding. Externe derde partijen Bij het doen van een externe melding geldt dat de melding van het vermeende misstand plaats dient te vinden aan een externe derde die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt. Voorbeelden van een meldpunt zijn: - de Inspectie voor de Gezondheidszorg, - de Arbeidsinspectie, - het Openbaar Ministerie, - de Fiscale Inlichtingen- en Opsporingsdienst, - de Autoriteit Financiële Markten, - de Voedsel- en Warenautoriteit, - Onderwijsinspectie, - de afdeling onderzoek Huis voor Klokkenluiders De melder houdt enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee een genoemde externe derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van het UMC Utrecht bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. 6 Bescherming van de melder en andere betrokkenen tegen benadeling De melder die handelt overeenkomstig de bepalingen van deze klokkenluidersregeling kan de melding doen zonder daarmee de eigen rechtspositie in gevaar te brengen. Deze bescherming geldt ook voor de andere betrokkenen bij de interne meldregeling, zoals de vertrouwenspersoon Integriteit, leidinggevende, de onderzoekers en betrokkenen bij het onderzoek. Als de werkgever binnen afzienbare tijd na de melding een rechtspositioneel besluit neemt dat nadelig is voor de melder, dan motiveert hij waarom dat besluit nodig is en niet voortvloeit uit de melding. Deze motivatie is niet mogelijk wanneer een melder heeft besloten zijn identiteit niet kenbaar te maken bij de leidinggevende en/of raad van bestuur. De werkgever draagt er zorg voor dat de melder die naar goeder trouw en naar behoren heeft gemeld, niet wordt belemmerd in zijn werk door leidinggevenden en collega s. Leidinggevenden en collega s die de melder pesten, negeren, uitsluiten, ongefundeerde verwijten maken, intimideren of een spreek- werkplek- en/of contactverbod opleggen maken zich schuldig aan plichtsverzuim. Bij plichtsverzuim kan een disciplinaire maatregel opgelegd worden. De melder of andere betrokkene die meent naar aanleiding van een melding toch nadelige gevolgen te hebben ondervonden, kan dit kenbaar maken aan de betreffende divisieleiding/directieleiding, de raad van bestuur dan wel de raad van toezicht. 7 Vertrouwelijkheid melding en identiteit melder - De raad van bestuur gaat vertrouwelijk om met de melding en de identiteit van de melder. - Informatie over de melding wordt in het vertrouwelijk deel van het archief van de raad van bestuur bewaard. - De identiteit van de melder wordt niet door betrokkenen bekend gemaakt, zonder schriftelijke toestemming van de melder. 6

7 - Alle betrokkenen bij de melding en het onderzoek gaan vertrouwelijk om met de kennis die zij hebben verkregen. - Als de melder de melding bij de vertrouwenspersoon heeft gedaan en de melder zich niet bekend wil maken, dan wordt alle correspondentie verstuurd aan de vertrouwenspersoon, die dit onverwijld doorstuurt naar de melder. 8 Rapportage over deze regeling Jaarlijks wordt een rapportage opgesteld over de toepassing van deze regeling in het UMC Utrecht. In de rapportage wordt opgenomen: - informatie over de uitvoering van het beleid - informatie over aantal en aard van de meldingen - informatie over de uitkomsten van de onderzoeken en daaruit voortvloeiende acties - algemene informatie over ervaringen/maatregelen om (mogelijke) benadeling te voorkomen - informatie over meldingen van benadeling en daaruit voortvloeiende onderzoeken De ondernemingsraad en raad van toezicht ontvangen jaarlijks deze rapportage. Het schriftelijke standpunt van de ondernemingsraad wordt opgenomen in de rapportage. 9 Inwerkingtreding De raad van bestuur stelt de regeling vast nadat zij instemming heeft ontvangen van de ondernemingsraad. Met de vaststelling van deze regeling wordt tegelijk de Klokkenluidersregeling UMC Utrecht uit 2013 ingetrokken. 7