Staffunctionaris Beleid Algemene kenmerken De functionaris is werkzaam binnen de Stichting Maatschappelijke Opvang Breda e.o., waaronder ressorteren dak- en thuislozenvoorzieningen zoals intramurale woonvoorzieningen, ambulante begeleidingsvormen, crisisopvang, dag- en nachtopvang en sociale activering. Leidraad in ons werken zijn 3 kernwaarden: Verantwoordelijk, Oprecht en Op Maat. Doel van de functie De functie van staffunctionaris beleid richt zich op het ontwikkelen, implementeren van beleid en verbetervoorstellen binnen de organisatie alsook het aansturen van projecten. Organisatorische positie De staffunctionaris beleid ressorteert hiërarchisch onder de directeur-bestuurder SMO Breda De staffunctionaris beleid geeft geen leiding. Resultaatgebieden Beleid ontwikkelen, implementeren en bewaken: zorgt in samenwerking met het management voor het ontwikkelen en implementeren van beleid; adviseren en ondersteunen bij beleidsontwikkeling; ondersteunt het operationeel management bij het implementeren van procesmatige en inhoudelijke elementen van het beleid binnen de organisatie; volgt wetenschappelijke ontwikkelingen en levert input aan voor beleidsontwikkeling en operationalisering daarvan; geeft gevraagd en ongevraagd adviezen; verricht voorkomende uitvoerende werkzaamheden. Resultaat: Beleid is vertaald en gerealiseerd, zodanig dat de geformuleerde doelstellingen voor het/ de betreffende beleidsterrein(en) behaald en gecontroleerd kunnen worden op resultaten. Beleidsuitvoering evalueren: signaleert knelpunten ten aanzien van het beleid in relatie tot het organisatie- en welzijnsbeleid, neemt initiatieven die kunnen leiden tot verbeteringen en/of aanpassingen; zet in samenwerking met MT verbetertrajecten in en coördineert dit. Resultaat:Beleidsuitvoering is kwalitatief geëvalueerd, zodanig dat verbeteringen of aanpassingen kunnen worden doorgevoerd. Deelname aan overleggen en in- en externe projecten: coördineert, neemt deel of realiseert interne en / of externe beleidsontwikkelingstaken en projecten t.a.v. zorg en welzijnsbeleid; coördineert de afstemming tussen diverse projecten en beleidsontwikkelingen intern alsook extern en neemt daartoe deel aan verschillende overlegorganen; ontwikkelt en geeft gevraagd en ongevraagd in samenwerking met locatiemanagers uitvoering aan informatie- en kennisoverdracht op het betreffende beleidsterrein binnen de eigen organisatie en daarbuiten; ISO :5.5.1 Pagina 1 van 7
geeft voorlichting, informatie en advies aan in- en externe belanghebbenden door middel van voorlichting, bijeenkomsten, specifieke activiteiten en/of publicaties en deelname in projecten of draagt zorg voor de inrichting van een training. Resultaat: Informatie is overgedragen, zodanig dat zowel interne als externe belanghebbenden op tijd voorzien zijn van volledige, relevante en correcte informatie. Projecten ontwikkelen en uitwerken: geeft projecten vorm en beoordeeld mede de scope en randvoorwaarden en samenhang met andere projecten/beleidsontwikkelingen; stelt de planning, het budget, de kwaliteitsnormen en acceptatiecriteria vast en legt deze ter goedkeuring voor aan de opdrachtgevers; bepaalt de samenstelling van het projectteam en overlegt de beschikbaarheid van medewerkers met de leidinggevenden van de desbetreffende disciplines; onderhoudt contact met belanghebbenden om wensen en verwachtingen te peilen en te bespreken. Resultaat: Projectopdrachten zijn ontwikkeld en uitgewerkt in een realistisch projectplan, waarvoor van betrokkenen goedkeuring is verkregen. Projecten aansturen: draagt zorg voor een betrokken, goed functionerend en geïnformeerd projectteam en lost zonodig conflicten op; controleert de voortgang van het project met betrekking tot tijd, budget en kwaliteit; voegt persoonlijke deskundigheid toe aan door projectleden gedefinieerde oplossingen en/of coacht projectleden ten aanzien van specifieke vakgebieden, daar waar nodig; stuurt het project bij in geval van (dreigende) afwijkingen en informeert zonodig betrokkenen; rapporteert en communiceert de projectstatus aan betrokkenen; draagt zorg voor de oplevering van het project conform afspraak; vergelijkt de resultaten en het verloop van het project met de planning en evalueert de verschillen. Resultaat: Projectmedewerkers zijn aangestuurd en naar behoefte en noodzaak gecoacht en bijgestuurd. De status van projecten is tijdig en inzichtelijk gecommuniceerd en projecten zijn gerealiseerd conform afspraak. Dienstverlening verbeteren: signaleert mogelijkheden voor een verdere professionalisering van de organisatie; neemt deel aan werkoverleg. Resultaat: Voorstellen zijn gedaan om de werkwijze binnen de organisatie te optimaliseren en/ of in te kunnen spelen op marktontwikkelingen. Profiel van de functie Kennis: HBO + / academisch werk- en denkniveau; kennis van onderzoeksmethoden en technieken; kennis van procedures en richtlijnen en de werkomgeving van de opdrachtgever; kennis van en inzicht in de doelgroep en ontwikkelingen in de maatschappij; bekend dan wel ervaring met sociale innovatie; kennis van de sector Zorg en Welzijn; het onderkennen en bijhouden van maatschappelijke trends, juridische (relevante wet- en regelgeving) en wetenschappelijke ontwikkelingen; kennis van organisatie, organisatieveranderingen en managementprincipes; kennis van de praktische toepassingsmogelijkheden van informatietechnologie bij de administratieve organisatie en de registratie van kwaliteitsgegevens. ISO :5.5.1 Pagina 2 van 7
Specifieke functiekenmerken: sociale vaardigheden voor het coachen en leiding geven aan projectleden en het veelvuldig in- en extern contact onderhouden; schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid voor het rapporteren en het contacten onderhouden; plan- en organisatievermogen om een projectplan op een gestructureerde wijze vorm te geven en uit te voeren; ondernemend voor het initiëren van projecten; teamplayer vanwege het continue leiding geven en het onderdeel uitmaken van een projectteam; stressbestendig vanwege het psychisch belast worden met deadlines en problemen; analytisch vermogen voor het vertalen van ontwikkelingen in (beleids)ontwikkelingstaken en/of projecten en het bewaken van de samenhang tussen verschillende projecten en ontwikkelingen; pro-actief en ondernemend in het signaleren en inspelen op feitelijke en verwachtte (markt)ontwikkelingen en het vertalen hiervan in beleid; enthousiasmerend en met overtuigingskracht voorstellen doen en het implementeren van beleidsontwikkelingen binnen de organisatie; ordelijkheid en nauwkeurigheid en methodisch werken voor het op juiste wijze verwerken van gegevens. ISO :5.5.1 Pagina 3 van 7
Beroepsgroep 6 staffunctionaris Beleid KERNCOMPETENTIES 1. Resultaatgericht 2. Vraaggericht werken BEROEPSGROEPCOMPETENTIES 3. Vakkundigheid (inclusief analyseren) 4. Betrouwbaarheid en integriteit 5. Sociale vaardigheden 6. Coördineren en organiseren KERNCOMPETENTIES Resultaatgericht Gerichtheid op het behalen van vastgestelde doelen en resultaten. Hanteert de afgesproken planning. 1. Maakt afspraken met de leidinggevende over individuele c.q. teamdoelstellingen zodat duidelijk is welk resultaat van hem/haar verwacht wordt. 2. Levert bouwstenen aan voor het tot stand komen van het instellingsbeleidsplan/ kwaliteitsbeleid. 3. Vertaalt de afgesproken doelstellingen naar concrete actiepunten voor zichzelf. 4. Stelt prioriteiten, indien noodzakelijk in overleg met de leidinggevende. 5. Toetst tijdens een proces regelmatig of de werkwijze/het doel nog steeds overeenkomt met de wellicht gewijzigde omstandigheden. 6. Evalueert systematisch de voortgang van het plan/afspraken met betrokkenen. 7. Neemt zelf initiatief om knelpunten op te lossen die het behalen van een resultaat belemmeren. 8. Werkt planmatig aan de realisatie van de individuele c.q. teamdoelstellingen. 9. Rapporteert tijdig de voortgang van processen, projecten en beleid volgens afspraak. 10. Gebruikt de bestaande middelen om afspraken vast te leggen en te toetsen (structureel overleg, rapportages, actiepunten in notulen). 11. Neemt initiatief om het management de middelen te vragen die nodig zijn om het werk overeenkomstig de doelstellingen uit te kunnen voeren. ISO :5.5.1 Pagina 4 van 7
Vraaggericht werken De wensen en behoeften van de (interne/externe) klant signaleren, onderzoeken en hier professioneel op reageren. 1. Heeft een servicegerichte instelling ten opzichte van de in-/externe klant wat zich uit door bereid te zijn iedereen (op weg) te helpen. 2. Is door een klantvriendelijke houding gemakkelijk te benaderen door in-/externe klanten. 3. Draagt er zorg voor goed geïnformeerd te zijn over wat er speelt in de organisatie -ook op informele wijze - waardoor hij/zij een volwaardige gesprekspartner is. 4. Onderzoekt wat een in-/externe klant werkelijk nodig heeft, door vragen te stellen en dóór te vragen, zodat adequaat op de klantvraag kan worden ingegaan. 5. Denkt actief met de in-/externe klant mee, door vooruit te denken over mogelijke klantvragen / beleidsvraagstukken en consequenties op korte en lange termijn. 6. Geeft ongevraagd advies bij bepaalde onderwerpen of projecten vanuit de overtuiging dat zijn/haar expertise wenselijk/noodzakelijk is. 7. Voorziet de in-/externe klant van informatie en advies zodanig dat het door hen begrepen wordt. 8. Probeert met een collega tot een maatoplossing te komen binnen de organisatorische kaders c.q. beleidsafspraken. 9. Vraagt feedback aan in-/externe klant over het resultaat en de levertijd van de geboden diensten. BEROEPSGROEPCOMPETENTIES Vakkundigheid Gaat professioneel om met het eigen vak: reflecteert op activiteiten/opgedane ervaringen, signaleert en speelt in op kansen in het eigen werkveld en in de organisatie en draagt daarmee bij aan het ontwikkelen van de organisatie, het eigen vakgebied, de dienstverlening en zichzelf. 1. Neemt initiatief om competenties te ontwikkelen en het eigen vakmanschap op peil te houden. (lezen van vakliteratuur, scholing, leren van collega s etc.) 2. Vraagt anderen om feedback op eigen gedrag, legitimeert hiermee voor anderen het géven van feedback. 3. Gebruikt reflectie en feedback op eigen handelen om de eigen handelingsvaardigheden uit te breiden of creatief in te zetten. 4. Gaat contacten aan en onderhoudt deze met zowel in- als extern belanghebbenden. 5. Is in staat om - ook onder (tijds)druk het overzicht te houden door prioriteiten te stellen. 6. Signaleert wat nodig is in de toekomst voor SMO Breda op basis van trends, ontwikkelingen(visie) en mogelijke wijzigingen in de maatschappij, politiek en wetenschap. ISO :5.5.1 Pagina 5 van 7
7. Herkent de meest relevante informatie in een veelheid van gegevens (rapportages, financiële gegevens, etc.). 8. Trekt conclusies uit de gegevens door onderlinge verbanden te zien en gegevens te combineren uit verschillende bronnen 9. Maakt keuzes (stelt prioriteiten) waarin alle belangen - organisatiebreed - afgewogen worden, op basis van eigen inzicht binnen het beleid van de organisatie. 10. Komt met voorstellen voor verbetering interne procedures/ het te voeren instellingsbeleid op basis van gesignaleerde, ontwikkelingen en ervaringen uit het verleden. 11. Heeft een duidelijke visie op professioneel en kwaliteitsgericht werken, straalt daarmee vertrouwen in eigen deskundigheid uit. Betrouwbaarheid en integriteit Handhaven van waarden van de organisatie en nakomen van afspraken. Anderen (collega s en klanten) kunnen rekenen op specifieke expertise en competenties. 1. Komt gemaakte afspraken na of communiceert tijdig goede redenen om een afspraak niet na te kunnen komen. 2. Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en persoonlijke informatie. 3. Is loyaal naar de eigen organisatie. 4. Bewaakt de beleidskaders waarbinnen gewerkt moet worden. 5. Werkt volgens de vastgestelde procedures, (wettelijke) richtlijnen en voorschriften, zodat de kwaliteit van product/dienst gewaarborgd is. 6. Stelt ook de door hem/haar gesignaleerde onderwerpen aan de kaak die gevoelig liggen binnen de organisatie door de juiste personen hierop aan te spreken. 7. Is zich bewust van de eigen rol die hij/zij heeft naar anderen. 8. Spreekt anderen aan op het niet nakomen van afspraken. 9. Werkt gestructureerd en nauwkeurig ISO :5.5.1 Pagina 6 van 7
Sociale vaardigheden In contact met anderen laten merken de gevoelens, houding en motivatie van anderen te snappen en daarvoor open te staan. De eigen invloed op anderen begrijpen en er rekening mee houden. 1. Laat merken aandachtig te luisteren door samen te vatten hoe hij/zij de boodschap van de ander heeft begrepen. 2. Sluit aan bij de gesprekspartner door op het niveau van de verschillende groepen of personen te spreken. 3. Toetst of hij/zij de ander goed begrepen heeft en vanuit eenzelfde context gesproken wordt. 4. Staat voor eigen mening door deze grondig te kunnen beargumenteren. 5. Is tactisch en diplomatiek door te weten waar gevoeligheden liggen en hier rekening mee te houden in de communicatie. 6. Communiceert to the point (duidelijk en begrijpelijk), zowel mondeling als schriftelijk. 7. Geeft op constructieve wijze feedback, zodanig dat de ander dit herkent en de feedback kan gebruiken. 8. Creëert een goede sfeer door betrokkenheid met anderen te laten blijken en hen respectvol te benaderen. 9. Creëert het benodigde draagvlak door voorstellen met enthousiasme te presenteren en de juiste personen actief te betrekken. 10. Neemt indien noodzakelijk stelling maar houdt ruimte om met iedereen in gesprek te blijven. Coördineren en organiseren Richting en sturing geven aan het werkproces. De voor een plan of doelstelling benodigde mensen en middelen vaststellen en deze zodanig inzetten dat de beoogde resultaten effectief worden bereikt. Het op een doelmatige en efficiënte manier coördineren en organiseren van alle activiteiten rondom een (nieuwe) cliënt. 1. Informeert alle betrokkenen over de voortgang in het proces. 2. Heeft overzicht op de bijdragen van alle betrokkenen (zowel in- als extern) op de realisatie van het activiteitenplan. 3. Informeert medewerkers en externe instanties over beleid, doelstellingen, procedures en organisatieontwikkelingen. 4. Maakt gebruik van de kwaliteiten van anderen om (gezamenlijke) doelen te bereiken. 5. Stemt verschillende bijdragen en belangen op elkaar af. 6. Onderneemt actie wanneer hij/zij ziet dat een onderdeel van de planning/werkzaamheden in het gedrang gaat komen. 7. Durft beslissingen te nemen en knopen door te hakken. ISO :5.5.1 Pagina 7 van 7