Regeling Reizen en verblijven Inleiding We zijn een duurzaam bedrijf. Toch stoten we met onze woon-werk en zakelijke reizen veel CO2 uit. Dat willen we en moeten we beter doen. Als medewerker kun je een directe bijdrage leveren aan het verminderen van onze CO2 uitstoot door duurzaam te reizen. Wij bepalen niet hoe je reist. We moedigen je wél aan om dat op een CO2 bewuste manier te doen. Kosten voor reizen met openbaar vervoer vergoeden we volledig. Medewerkers die in plaats van het woon-werk reiskostenbudget kiezen voor het OV, reizen tijdens de proef met het OV Vrij abonnement zelfs onbeperkt met bus, tram, trein en metro. Niet alleen in hun woon-werk verkeer maar ook zakelijk en privé. De proef duurt 2 jaar en eindigt op 31 maart 2018. En ook als je op de fiets naar het werk komt ontvang je het woon-werk reiskostenbudget, net als medewerkers die met een ander eigen vervoersmiddel reizen. In hoofdstuk 2 lees je welke keuzes we bieden voor je woon-werkverkeer. Hoofdstukken 3 en 4 gaan over (internationaal) zakelijk verkeer en hoofdstuk 5 over hoe je deze kosten kunt declareren. (Verkeers)overtredingen komen aan bod in hoofdstukken 6 en 7 en in de bijlage vind je de definities. Neem voor vragen over deze regeling contact op met je leidinggevende of je HR Business Partner. Inhoudsopgave 1. Toepassingsbereik 2. Woon-werk verkeer 3. Zakelijk verkeer 4. Tijdens de reis te maken kosten 5. Declareren zakelijk verkeer en tijdens de reis te maken kosten 6. Verkeersovertredingen 7. Algemene bepalingen 8. Bijlagen 1. Toepassingsbereik Deze regeling geldt voor alle medewerkers, met uitzondering van de medewerkers op wie de cao Technisch Installatiebedrijf van toepassing is. 2. Woon-werk verkeer 2.1 Algemeen 1. In dit hoofdstuk lees je over de vergoedingen voor je woon-werkverkeer. Je kunt kiezen tussen een OV Vrij abonnement of het woon-werk reiskostenbudget. 2. Hoofdstuk 2 is niet van toepassing als we aan jou een leaseauto ter beschikking hebben gesteld of een bedrijfsauto die je ook voor je woon-werk verkeer gebruikt. 3. De reistijd voor woon-werk verkeer is geen werktijd. Je reist in je eigen tijd en de reistijd wordt daarom niet vergoed. Dat geldt ook als je op een andere dag dan je gebruikelijke werkdag naar je standplaats reist. 4. Reis je vanwege je werkzaamheden vanaf je huisadres naar steeds wisselende werklocaties (in plaats van naar je standplaats) dan geldt als je reistijd de tijd die je nodig hebt om vanuit je huisadres naar je eerste werklocatie en vanaf
je laatste werklocatie terug naar je huisadres te reizen. Als deze reistijd in totaal meer dan één uur bedraagt én je werkt in een functie die onder de overwerkgrens valt, krijg je als uitzondering op subparagraaf 3 hierboven de reistijd boven dit ene uur vergoed tegen je normale uurtarief. Stel dat de snelste reistijd vanaf je huisadres naar je eerste werklocatie op een bepaalde dag 15 minuten is en de reistijd vanaf je laatste werklocatie naar je huisadres 30 minuten. Heb je dan recht op een reistijdcompensatie? Het antwoord luidt nee, want je reistijd is in totaal minder dan één uur (15 + 30 = 45 minuten). Stel nu dat de reistijd vanaf je huisadres naar je eerste werklocatie op een bepaalde dag 30 minuten is en de reistijd vanaf je laatste werklocatie naar je huisadres 45 minuten. Heb je in deze situatie dan wel recht op een reistijdcompensatie? Het antwoord luidt nu ja, want je reistijd is meer dan één uur (30 + 45 = 75 minuten). Je hebt daarom recht op 15 minuten reistijdcompensatie (namelijk 75 60 = 15 minuten) als je werkt in een functie onder de overwerkgrens. 2.2 Openbaar vervoer 1. Kies je voor je woon-werkreis voor reizen met het openbaar vervoer dan verstrekken we aan jou een OV Vrij abonnement 2 e klasse. Met het OV Vrij abonnement reis je onbeperkt met bus, tram, trein en metro, met uitzondering van toeslagtreinen zoals Intercity Direct. Het OV Vrij abonnement is een proef van 2 jaar die zal eindigen op 31 maart 2018. Zowel medewerkers die fulltime als parttime werken komen voor het OV Vrij abonnement in aanmerking op voorwaarde dat het abonnement ook echt voor woon-werkverkeer wordt gebruikt op tenminste de helft van de reisdagen. Kosten voor eventueel aan je openbaar vervoer reis gerelateerde zaken, zoals de fietsenstalling bij het station, vergoeden we niet. Je vraagt je OV Vrij abonnement aan bij Forensz. 2. Je kunt via Forensz je OV Vrij abonnement uitbreiden met een Intercity Direct abonnement. De extra kosten zijn voor jouw rekening en verrekenen we niet met eventuele zakelijke reizen. Beëindig je het Intercity Direct abonnement voortijdig dan ontvang je restitutie voor de bijbetaling over de nog resterende periode. 3. We verstrekken het OV Vrij abonnement voor de duur van steeds 1 jaar en uiterlijk tot de einddatum van de proefperiode. Je kunt het abonnement tijdens de looptijd niet voortijdig beëindigen, met uitzondering van paragrafen 2.2.5, 2.2.6 en 2.2.8. 4. Bij het OV Vrij abonnement gelden de volgende gebruiksvoorwaarden: a. Je mag het OV Vrij abonnement gebruiken voor woon-werk, zakelijke en privé reizen in Nederland met de trein, bus, tram en metro. b. Het OV Vrij abonnement is een persoonlijk vervoersbewijs en mag je alleen zelf gebruiken en niet aan anderen uitlenen of door anderen laten gebruiken. c. Door met het OV Vrij abonnement te reizen geef je ons toestemming om de door de vervoerders ter beschikking gestelde reisgegevens in te zien. d. Gebruik je het OV Vrij abonnement niet op de juiste manier dan kunnen we besluiten deze in te nemen. e. Bij diefstal, verlies of beschadiging van het OV Vrij abonnement ben je verplicht dit zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 24 uur in Mijn NS Zakelijk aan te geven en aan Forensz te melden. Je OV Vrij abonnement wordt dan geblokkeerd en je ontvangt zo snel mogelijk een nieuwe kaart. We nemen éénmalig de kosten voor een duplicaat
abonnement voor onze rekening, vanaf het tweede duplicaat betaal je deze kosten zelf. f. Je bent aansprakelijk voor aan het OV Vrij abonnement gerelateerde schade die door jouw toedoen is ontstaan of doordat je verwijtbaar nalatig en onachtzaam met het OV Vrij abonnement bent geweest. 5. Ben je arbeidsongeschikt en verwacht je meer dan 8 weken aaneengesloten niet naar je werk te reizen? Neem dan contact op met Forensz om je OV Vrij abonnement tijdelijk te laten stopzetten. Zodra je weer aan het werk gaat vraag je bij Forensz een nieuw abonnement aan. Je hebt je ziek gemeld en je verwacht niet binnen 8 weken weer aan het werk te gaan. Neem direct contact op met Forensz om je abonnement te laten stopzetten. Je moet een operatie ondergaan en weet van te voren dat het minstens 10 weken duurt voordat je weer gedeeltelijk aan het werk zal kunnen gaan. Je neemt voor je operatie contact op met Forensz om je abonnement te laten stopzetten. Je hebt je ziekgemeld. Je verwachtte binnen 7 weken weer aan de slag te kunnen gaan maar na 5 weken wordt duidelijk dat het toch wat langer zal duren. Je bent vanaf dat moment nog 5 weken, dus in totaal 10 weken, afwezig. Omdat je na 5 weken verwacht dat je, vanaf dat moment, binnen 8 weken weer aan het werk gaat is het niet nodig om Forensz je abonnement alsnog te laten stopzetten. 6. Reis je voor een aangesloten periode van minimaal 8 weken niet naar je werk vanwege zwangerschaps- en bevallingsverlof, adoptieverlof, ouderschapsverlof of onbetaald verlof (zoals langdurend zorgverlof, buitengewoon zorgverlof, levensloopverlof en sabbatical) dan is het nodig om Forensz je OV Vrij abonnement tijdelijk te laten stopzetten. Vraag voordat je weer gaat werken bij Forensz tijdig weer een nieuw abonnement aan. 7. Alleen in tijdelijke uitzonderingssituaties kun je OV kosten voor woon-werk verkeer declareren. Kosten voor privé reizen mag je niet declareren. Je bent pas indienst gekomen of je abonnement is tijdelijk stopgezet vanwege arbeidsongeschiktheid, zwangerschap of om een andere reden en je hebt het OV Vrij abonnement bij Forensz aangevraagd maar nog niet ontvangen. Je kunt tot de ingangsdatum van het abonnement je woon-werk OV kosten declareren. 8. Eindigt je dienstverband dan eindigt ook jouw OV Vrij abonnement. Neem voor je laatste werkdag contact op met Forensz en volg hun instructies. Het is niet toegestaan om na afloop van je dienstverband nog met het abonnement te reizen. 9. Besluiten we om de proef met het OV Vrij abonnement tussentijds of na afloop te beëindigen dan kun je aan het OV Vrij abonnement geen rechten ontlenen. 2.3 Woon-werk reiskostenbudget 1. Kies je niet voor het OV Vrij abonnement dan kom je in aanmerking voor het woon-werk reiskostenbudget. Dit budget is zowel een tegemoetkoming voor je reiskosten als voor eventuele tol-, parkeer- en stallingskosten. We geven daarom geen aanvullende vergoeding voor deze kosten.
2. Het woon-werk reiskostenbudget is een vast bedrag. We berekenen het bedrag per jaar en betalen maandelijks 1/12 e deel: Reisdagen (per jaar) x reisafstand (in kilometer) x vergoeding (per kilometer) - Reisdagen: Werk je fulltime dan rekenen we met het fiscale maximum van 214 reisdagen per jaar. Dit is inclusief kortdurende afwezigheid vanwege ziekte, verlof, thuiswerken en feestdagen. Werk je gemiddeld minder dan 5 dagen per week dan stellen we de 214 reisdagen naar evenredigheid bij. Ligt het gemiddelde tussen een hele en een halve waarde dan ronden we af naar boven. Werk je de ene week 5 dagen en de andere week 4 dagen dan werk je gemiddeld 4,5 werkdagen per week, oftewel 90%. We berekenen het reiskostenbudget daarom op basis van 90% x 214 = 193 reisdagen per jaar. Werk je 4 halve dagen per week dan is je gemiddelde aantal werkdagen per week ook 4 en bereken we je reiskostenbudget over 80% x 214 = 171 reisdagen per jaar. - Reisafstand: de snelste, enkele reisafstand in kilometers tussen je huisadres en je standplaats. We stellen deze afstand vast aan de hand van de ANWB routeplanner en vermenigvuldigen deze met twee. Voor de snelste enkele reisafstand geldt een maximum van 60 kilometer. Is de snelste enkele reisafstand vanuit jouw huisadres naar jouw standplaats volgens de ANWB routeplanner 35 kilometer, dan berekenen we het reiskostenbudget over 35 x 2 = 70 kilometer. Is de snelste enkele reisafstand van jouw huisadres naar jouw standplaats volgens de ANWB routeplanner 75 kilometer (dus meer dan het maximum van 60 kilometer), dan rekenen we voor het reiskostenbudget met een reisafstand van 60 (maximum) x 2 = 120 kilometer (en dus niet 75 x 2 = 150). - Vergoeding: De kilometervergoeding voor woon-werk verkeer is 0,17 per kilometer. Per 1 oktober 2016 gaat de vergoeding met 2 cent omlaag naar 0,15 per kilometer en per 1 oktober 2017 met nog eens 2 cent naar 0,13 per kilometer. Besluiten we na afloop van de proef met het OV Vrij abonnement (paragraaf 2.2) door te gaan dan volgt een verdere verlaging met 2 cent naar 0,11 per kilometer per 1 oktober 2018. 3. Tijdens arbeidsongeschiktheid betalen we het woon-werk reiskostenbudget door in de maand van je ziekmelding en de maand die daarop volgt. Ben je op de 1 e dag van de daaropvolgende maand nog arbeidsongeschikt dan zetten we het reiskostenbudget vanaf die dag tijdelijk stop. We hervatten het reiskostenbudget weer per de 1 e dag van de maand die volgt op de maand waarin jij je (gedeeltelijk) hersteld hebt gemeld. Je meldt je ziek op 23 februari en gaat op 1 maart weer aan het werk. We betalen het reiskostenbudget tijdens je volledige ziekteperiode door. Je meldt je ziek op 8 mei en gaat op 18 september weer (gedeeltelijk) aan het werk. Je krijgt het reiskostenbudget doorbetaald over de maanden mei
(maand van ziekmelding) en juni (volgende maand). De vergoeding wordt tijdelijk stopgezet per 1 juli (daaropvolgende maand) en vervolgens weer hervat per 1 oktober (de maand na de maand waarin jij je gedeeltelijk hersteld hebt gemeld). Je meldt je ziek op 27 juli en meld je op 1 september hersteld. Het reiskostenbudget wordt aan jou doorbetaald in de maanden juli en augustus, stopgezet per 1 september en vanaf 1 oktober weer hervat. 4. Neem je gedurende een aangesloten periode voltijd verlof op voor zwangerschaps- en bevallingsverlof, adoptie- en pleegzorgverlof, ouderschapsverlof of onbetaald verlof (zoals langdurend zorgverlof, buitengewoon zorgverlof, levensloopverlof en sabbatical), dan zetten we het reiskostenbudget voor de duur van je verlof stop. Neem je dit verlof in deeltijd op, dan passen we het aantal reisdagen in de berekening van het reiskostenbudget aan op basis van het gemiddelde aantal dagen dat je naast je verlof blijft werken. De berekening is gelijk aan paragraaf 2.3.2. De aanpassing geldt voor de duur van je verlof. 5. Werk je structureel op meer dan 1 standplaats dan stellen we de reisafstand in paragraaf 2.3.2 vast op basis van de gewogen, gemiddelde reisafstand naar die verschillende standplaatsen. Je werkt 2 dagen per week op je ene standplaats en 3 dagen per week op je andere standplaats. De snelste enkele reisafstand vanuit jouw huisadres naar de ene standplaats is volgens de ANWB routeplanner 35 kilometer en naar de andere 20 kilometer. Je gewogen, gemiddelde enkele reisafstand is ((2x35)+(3x20))/5 = 26 kilometer. 6. Als je woonadres, je standplaats en/of je gemiddelde aantal werkdagen per week (bijvoorbeeld door aanpassing van je werktijdpercentage) wijzigt dan passen we het reiskostenbudget hierop aan. Dat doen we per de datum waarop de nieuwe situatie ingaat. 7. Reis je minder dan 60% van je werkdagen naar je vaste standplaats, dan is het fiscaal niet toegestaan om het reiskostenbudget te betalen evenredig aan je gemiddelde aantal werkdagen per week en de reisafstand naar die standplaats. In dit geval zal bij de berekening van je reiskostenbudget het aantal reisdagen in redelijkheid en naar evenredigheid moeten worden aangepast. 8. In bijzondere omstandigheden kan er aanleiding zijn om (tijdelijk) af te wijken van wat hierboven staat in paragraaf 2.3.1 t/m 2.3.6. Dat doen we wanneer het reiskostenbudget niet meer in verhouding staat tot je werkelijke aantal reisdagen en/of de werkelijke reisafstand en we daardoor mogelijk fiscale risico s lopen. Bijvoorbeeld. Je werkt fulltime, maar bent al enige tijd arbeidsongeschikt. Je bent inmiddels weer 1 dag per week aan het werk, maar uitbreiding naar meer werkdagen zal heel geleidelijk gaan verlopen. Het aantal dagen waarover je het reiskostenbudget ontvangt (5 dagen per week) staat dan niet in verhouding tot je aantal reisdagen (1 dag per week). Dit kan een reden zijn om tijdelijk af te wijken. Tijdens je re-integratie berekenen we je reiskostenbudget dan niet op fulltime basis maar naar evenredigheid van je werkelijke aantal reisdagen. 3. Zakelijk verkeer 3.1 Algemeen
1. In dit hoofdstuk lees je over onze vergoedingen voor zakelijk verkeer in Nederland (paragraaf 3.2 t/m 3.6) en (reis)kosten bij internationaal zakelijk verkeer (paragraaf 3.7). 2. Je maakt voor je zakelijk verkeer gebruik van het OV (paragraaf 3.2) of een door ons ter beschikking gesteld (duurzaam) vervoermiddel (paragraaf 3.3). Alleen bij uitzondering gebruik je een eigen vervoermiddel paragraaf 3.4). Ook medewerkers met een lease- of bedrijfsauto moedigen we aan om, waar mogelijk, zakelijk te reizen met het OV. 3.2 Openbaar Vervoer 1. Reis je voor je werk met het OV, dan vergoeden we de kosten hiervan op basis van 2 e klasse. Je reist met een door ons verstrekt OV vervoersbewijs of declareert je kosten achteraf. Onder bijzondere omstandigheden mag je incidenteel 1 e klasse reizen, als je daarvoor een goede reden hebt én vooraf toestemming van je leidinggevende hebt gekregen. Een goede reden voor het incidenteel reizen in de 1 e klasse kan bijvoorbeeld zijn, dat je je tijdens een langere treinreis in stilte moet kunnen voorbereiden op jouw zakelijke afspraak. Korte reizen (van minder dan een half uur) vergoeden we sowieso niet op basis van 1 e klasse. 2. Heb je voor jouw woon-werkverkeer het OV Vrij abonnement (paragraaf 2.2) dan gebruik je dat abonnement ook voor je zakelijke OV reizen in Nederland. Maak je voor je zakelijke reis aanvullende kosten (bijvoorbeeld 1 e klasse, Intercity Direct, OV fiets of OV taxi) geef in Mijn NS Zakelijk dan aan die reis het kenmerk Zakelijk mee en vermeld de reden van de reis. 3. Heb je gekozen voor het woon-werk reiskostenbudget (paragraaf 2.3) of rijd je in een bedrijfsauto, dan kun je zakelijk met het OV reizen met een door ons verstrekte NS Business Card voor uitsluitend zakelijk gebruik, de zakelijke kaart. Reis je met deze zakelijke kaart dan kun je de kosten van die OV reizen niet te declareren. Bij elke reis die je met de zakelijke kaart maakt geef je in Mijn NS Zakelijk aan dat de reis zakelijk is geweest en vermeld je de reden van de reis. De zakelijke kaart vraag je aan bij Forensz. Bij de zakelijke kaart gelden de volgende gebruiksvoorwaarden: a. Je mag de zakelijke kaart uitsluitend gebruiken voor zakelijke in Nederland met de trein, bus, tram en metro. Gebruik voor woon-werk en privé reizen is niet toegestaan. b. De zakelijke kaart is een persoonlijk vervoersbewijs en mag je alleen zelf gebruiken en niet aan anderen uitlenen of door anderen laten gebruiken. c. Door met de zakelijke kaart te reizen geef je ons toestemming om de door de vervoerders ter beschikking gestelde reisgegevens in te zien. d. Gebruik je de zakelijke kaart op een onjuiste manier dan kunnen we besluiten om deze in te nemen. e. Bij diefstal, verlies of beschadiging van de zakelijke kaart ben je verplicht dit zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 24 uur in Mijn NS Zakelijk aan te geven en aan Forensz te melden. Je zakelijke kaart wordt dan geblokkeerd en je ontvangt zo snel mogelijk een nieuwe kaart. We nemen éénmalig de kosten voor een duplicaat abonnement voor onze rekening, vanaf het tweede duplicaat betaal je deze kosten zelf. f. Je bent aansprakelijk voor aan de zakelijke kaart gerelateerde schade die door jouw toedoen is ontstaan of doordat je verwijtbaar nalatig en onachtzaam met de zakelijke kaart bent geweest. 4. Kosten voor vervoer aanvullend op je zakelijke OV reis, zoals (trein)taxi of OV fiets, vergoeden we voor zover die kosten redelijk zijn en je hier niet al een onkostenvergoeding voor ontvangt. Je kunt aan je zakelijke kaart en aan je OV Vrij abonnement (paragraaf 2.2) OV Fiets en Zonetaxi als aanvullende
vervoerdiensten laten toevoegen. Het is dan niet nodig om die kosten achteraf te declareren. 5. Ontvang je voor je woon-werkverkeer het woon-werk reiskostenbudget (paragraaf 2.3) en gebruik je de zakelijke kaart regelmatig voor zakelijke reizen in plaats van je woon-werkverkeer, dan is je woon-werk reiskostenbudget te hoog. Het is in dat geval nodig om het aantal reisdagen voor je woon-werk reiskostenbudget aan te passen. 6. Declareer je jouw zakelijke OV kosten én ben je direct vanuit je huisadres naar je zakelijke bestemming gereisd, dan vergoeden we alleen de kosten voor je zakelijke OV reis voor zover deze hoger zijn dan je reiskostenbudget voor die dag. Je brengt het reiskostenbudget in mindering op de kosten voor je OV reis en declareert alleen de overblijvende kosten. Zijn de kosten van je zakelijke OV reis lager dan je reiskostenbudget voor die dag, dan kun je de zakelijke OV kosten niet declareren. De kosten van je zakelijke reis met openbaar vervoer zijn 25,00. Je ontvangt voor je woon-werk verkeer het reiskostenbudget. Je bent op die dag niet naar je standplaats gereisd. Je snelste enkele reisafstand van je huisadres naar je standplaats is 35 kilometer. Je reiskostenbudget voor woon-werkverkeer voor die dag is 35 x 2 = 70 kilometer x 0,17 = 11,90. De kosten die je voor je zakelijke openbaar vervoer reis mag declareren zijn 25,00-11,90 = 13,10. Zijn de kosten van je zakelijke openbaar vervoer reis 10,00, dan worden deze kosten al volledig vergoed door je reiskostenbudget voor die dag ( 11,90). Je kunt de kosten voor je zakelijke openbaar vervoer reis daarom niet declareren. 3.3 Door ons ter beschikking gesteld (duurzaam) vervoermiddel Je kunt voor je zakelijk verkeer (ook) gebruik maken van één van onze (duurzame) vervoermiddelen, zoals (elektrische) deelauto s, scooters, e-bikes en gewone fietsen. Je gaat zorgvuldig met de vervoermiddelen om en houd je altijd aan de verkeersregels. Als je werklocatie alleen per auto kan worden bereikt, kun je één van onze (elektrische) poolauto s reserveren voor je zakelijk verkeer. 3.4 Eigen vervoermiddel 1. In uitzonderlijke gevallen kun je na voorafgaande toestemming van je leidinggevende een eigen vervoermiddel gebruiken voor zakelijk verkeer. In dat geval krijg je een vergoeding voor de door jou gereden zakelijke kilometers van 0,25 per kilometer. Als reisafstand geldt de snelste reisafstand tussen je vertrekpunt en de werklocatie volgens de ANWB routeplanner. 2. Begin je jouw zakelijke reis vanaf je huisadres en ontvang je voor je woonwerk verkeer het reiskostenbudget. Dan vergoeden we alleen de eventuele meerkilometers bovenop je normale woon-werk reisafstand tegen 0,25 per gereden meerkilometer. Het aantal meerkilometers bereken je met behulp van de ANWB routeplanner door de snelste reisafstand tussen je huisadres en de werklocatie te verminderen met de reisafstand tussen je huisadres en standplaats. Je declareert alleen de meerkilometers. Als het aantal gereisde zakelijke kilometers direct vanuit je huisadres naar de werklocatie minder is dan je normale woon-werk afstand, dan worden je zakelijke kilometers al volledig vergoed door je reiskostenbudget voor die werkdag. Je kunt je zakelijke kilometers dan niet declareren.
Stel de snelste enkele reisafstand tussen je huisadres en standplaats is 40 kilometer. De reisafstand tussen je huisadres en je werklocatie is echter 60 kilometer. Je kunt dan de meerkilometers (60 40 = 20) declareren als zakelijke reiskosten. In het declaratiesysteem voer je in het toelichtingsvakje in welke zakelijke reis je precies heb gemaakt en waarvoor en geef je een korte toelichting op de berekening van je meerkilometers. 4. De kilometervergoeding als bedoeld in deze paragraaf strekt mede ter dekking van de door jou af te sluiten premie voor een Casco plus -en inzittende verzekering. Mocht tijdens het zakelijk verkeer onverhoopt schade ontstaan aan je eigen vervoermiddel, dan claim je deze schade onder je eigen verzekering. Als de schade niet door je verzekering wordt gedekt, zijn de kosten van de schade voor je eigen rekening. 3.5 Reistijdvergoeding 1. De reistijd die je kwijt bent aan zakelijk verkeer behoort tot je normale werktijd. Deze reistijd wordt dus als uitgangspunt niet vergoed. 2. Als je: werkt in een functie die onder de overwerkgrens valt; en voorafgaand en/of aansluitend aan je normale reistijd tussen je huisadres en standplaats in totaal meer dan een half uur extra moet reizen (bijvoorbeeld vanwege werkzaamheden op een verder gelegen werklocatie dan je standplaats); dan kom je (wel) in aanmerking voor een reistijdvergoeding. We vergoeden dan de totale extra reistijd tegen je normale uurloon. Is je normale reistijd voor woon-werk verkeer 20 minuten, maar heb je op een bepaalde werkdag een reistijd voor woon-werk verkeer van 1 uur omdat je op een verder gelegen plek dan je standplaats hebt gewerkt? Het verschil in reistijd is meer dan een half uur. Je hebt dan recht op een vergoeding van de totale extra reistijd van (60 minuten - de normale reistijd van 20 minuten = ) 40 minuten, als je werkt in een functie onder de overwerkgrens. 3.7 Internationaal zakelijk verkeer 1. Het kan voorkomen dat je voor je werk naar het buitenland moet. De in dat kader door jou gemaakte reiskosten voor internationaal zakelijk verkeer vergoeden we uiteraard ook. In deze paragraaf lees je hoe we hiermee omgaan. 2. Voorafgaand aan je internationale dienstreis, vraag je altijd eerst toestemming aan je Business Unit directeur. Heb je zelf een directiefunctie dan vraag je deze toestemming aan de Raad van Bestuur. Je vraagt deze toestemming steeds zo vroeg mogelijk voor vertrek aan via het hiervoor beschikbare aanvraagformulier. Bij hoge uitzondering kun je de toestemming voor een reis binnen Europa uiterlijk 5 werkdagen en voor een reis buiten Europa uiterlijk 10 werkdagen vóór je vertrekdatum aanvragen. 3. Na ontvangst van het goedgekeurde aanvraagformulier wordt door het secretariaat van jouw Business Unit zorggedragen voor reisreserveringen (als je met het vliegtuig of de trein reist), hotelreserveringen en reis- en bagageverzekeringen (via onze centrale polis). We betalen de hieraan verbonden kosten. De bijbehorende bescheiden (tickets, treinkaartjes,
hotelreserveringsformulieren, verzekeringspapieren, etc.) kun je voor aanvang van je internationale dienstreis bij het secretariaat van jouw Business Unit afhalen. 4. Rijd je in een lease- of bedrijfsauto, dan kun je deze gebruiken voor je internationaal zakelijk verkeer als je leidinggevende daarmee instemt. Je kunt je in het buitenland gemaakte tankkosten declareren conform hoofdstuk 5 van deze Regeling. 5. Maak je tijdens internationaal zakelijk verkeer gebruik van het OV dan vergoeden we de kosten op basis van 2 e klasse. Slechts in uitzonderlijke gevallen (bijvoorbeeld omdat je je in stilte moet kunnen voorbereiden op je werkzaamheden in het buitenland) kun je na voorafgaande toestemming van je leidinggevende op onze kosten 1 e klasse reizen. 6. Reis je met het vliegtuig dan vergoeden we de kosten van een ticket in de Economy klasse. 7. In uitzonderlijke gevallen kun je na voorafgaande toestemming van je leidinggevende een eigen vervoermiddel gebruiken voor internationaal zakelijk verkeer. In dat geval krijg je een vergoeding voor de door jou gereden zakelijke kilometers tegen de zakelijke kilometervergoeding van 0,25 per kilometer. Deze kilometervergoeding strekt mede ter dekking van de door jou af te sluiten premie voor een Casco plus -en inzittende verzekering. Onder internationale zakelijke kilometers verstaan we zowel de gereden kilometers vanuit Nederland naar je internationale bestemming en weer terug, als de gereden kilometers tussen je accommodatie in het buitenland en je werklocatie aldaar. 4. Tijdens de reis te maken kosten 4.1 Aanvullende, reis gerelateerde kosten Maak je tijdens je (internationaal) zakelijk verkeer aanvullende, reis gerelateerde kosten (zoals noodzakelijke parkeer-, tol-, veerpont- en/of taxigelden) dan vergoeden wij deze (redelijke) kosten, tenzij je hier al een vaste onkostenvergoeding voor ontvangt. 4.2 Consumptie-, lunch-, maaltijd- en overnachtingskosten in verband met incidentele werkzaamheden op Werklocatie Als je in verband met incidentele werkzaamheden op een werklocatie, consumptie-, lunch-, maaltijd- en/of overnachtingskosten moet maken, dan vergoeden wij deze kosten. Overnachtingskosten worden binnen Nederland alleen vergoed als je hier vooraf toestemming van je leidinggevende voor hebt gekregen. 4.3 Buitendienstvergoeding 1. Werk je het merendeel van je werktijd (d.w.z. 75%) in de buitendienst en kun je daarom geen gebruikmaken van gratis koffie en thee faciliteiten op je standplaats, dan betalen we je iedere maand een vaste buitendienstvergoeding van 50,00 netto. Werk je parttime dan betalen we de buitendienstvergoeding naar evenredigheid van je werktijdpercentage. 2. Wij als werkgever bepalen of je de buitendienstvergoeding ontvangt. Ontvang je deze vergoeding, dan kan je voor consumpties tijdens werktijd geen losse declaraties indienen. Kosten voor een maaltijd bij overwerk zoals bedoeld in paragraaf 3.5 van de regeling Werktijden, overwerk en verlof kun je wel declareren. 3. Als jij je werkzaamheden (tijdelijk) niet kunt uitvoeren vanwege arbeidsongeschiktheid dan loopt de betaling van de buitendienstvergoeding door in de maand van je ziekmelding en de maand die daarop volgt. Ben je op
de 1 e dag van de daaropvolgende maand nog arbeidsongeschikt dan zetten we de buitendienstvergoeding tijdelijk stop. We hervatten de buitendienstvergoeding weer per de 1 e dag van de maand die volgt op de maand waarin jij je (gedeeltelijk) hersteld hebt gemeld. Je krijgt geen compensatie voor het stopzetten van je buitendienstvergoeding. Je meldt je ziek op 23 februari en hervat je werk weer op 1 maart. De buitendienstvergoeding wordt tijdens je afwezigheid volledig doorbetaald. Je meldt je ziek op 8 mei en gaat op 18 september weer (gedeeltelijk) aan het werk. Je krijgt de buitendienstvergoeding doorbetaald over de maanden mei (maand van ziekmelding) en juni (volgende maand). De vergoeding wordt tijdelijk stopgezet per 1 juli (daaropvolgende maand) en vervolgens weer hervat per 1 oktober (de maand na de maand waarin jij je gedeeltelijk hersteld hebt gemeld). Je meldt je ziek op 27 juli en meld je op 1 september hersteld. De buitendienstvergoeding wordt aan jou doorbetaald in de maanden juli en augustus, stopgezet per 1 september en vanaf 1 oktober weer hervat. 4. Neem je gedurende een aangesloten periode voltijd verlof op voor zwangerschaps- en bevallingsverlof, adoptie- en pleegzorgverlof, ouderschapsverlof of onbetaald verlof (zoals langdurend zorgverlof, buitengewoon zorgverlof, levensloopverlof en sabbatical), dan zetten we de buitendienstvergoeding voor de duur van je verlof stop. Neem je dit verlof in deeltijd op, dan passen we de buitendienstvergoeding aan naar evenredigheid van het werktijdpercentage voor de dagen die je naast je verlof blijft werken. 4.4 Verblijfskosten internationale dienstreis 1. Als je in verband met een internationale dienstreis verblijfskosten moet maken voor een (hotel)overnachting, ontbijt, lunch en/of diner dan vergoeden wij de kosten hiervan eveneens. 2. In het geval je voor langere periode(s) in het buitenland verblijft in verband met je werkzaamheden voor ons, kunnen wij er voor kiezen om jou een vaste (netto) onkostenvergoeding te betalen voor koffie/thee/lunch en diner zodat je niet steeds losse declaraties voor consumpties en/of maaltijden hoeft in te dienen. 5. Declareren reiskosten en tijdens de reis te maken kosten Je declareert jouw openbaar vervoer kosten voor woon-werk verkeer (paragraaf 2.2.8), zakelijk verkeer (hoofdstuk 3) en tijdens de reis te maken kosten (hoofdstuk 4) via de declaratiefunctie van Mijn HR. Je volgt daarbij de declaratie instructies. 6. Verkeersovertredingen, klachten rijgedrag en ontzegging rijbevoegdheid 6.1 Verkeersovertredingen en klachten rijgedrag 1. Door jou met onze pool-, lease-, bedrijfsauto of andere (duurzame) vervoermiddelen veroorzaakte verkeersovertredingen, boetes, administratieve sancties, en de bijbehorende gerechtelijke kosten komen altijd geheel voor jouw rekening en verantwoording. Wij verrekenen de kosten die hiervoor bij ons in rekening worden gebracht altijd met je salaris. Als je met een eigen vervoermiddel in het kader van woon-werk en/of zakelijk verkeer een verkeersboete, administratieve sanctie e.d. krijgt opgelegd of anderszins schade lijdt, kun je deze niet op ons verhalen.
2. Door jou veroorzaakte schade aan onze poolauto s of andere (duurzame) vervoermiddelen is voor jouw rekening als deze het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid. 3. Als wij meerdere klachten over jouw rij- en/of parkeergedrag ontvangen, kun je hierop worden aangesproken. 6.2 Gevolgen ontzegging rijbevoegdheid Als je, om welke reden dan ook, (tijdelijk) uit je rijbevoegdheid wordt ontzegd én je daardoor niet meer in staat bent om je functie (zelfstandig) uit te oefenen, kunnen wij de volgende passende maatregelen treffen: a) Inleveren vakantiedagen gedurende de periode van je ontzegging uit de rijbevoegdheid; b) (Tijdelijke) plaatsing op een passende functie, indien die functie voor handen is. In dat geval zullen we je salaris gedurende je ontzegging uit de rijbevoegdheid bijstellen naar het salarisniveau dat hoort bij die passende functie; c) Stopzetting van je loondoorbetaling op grond van artikel 7:628 BW over de periode dat je als gevolg van de ontzegging uit je rijbevoegdheid geen werkzaamheden kunt verrichten; d) Afhankelijk van de aard en ernst van de (reden van de) rijontzegging: (onmiddellijke) beëindiging van je arbeidsovereenkomst. 7. Algemene bepalingen 1. Deze regeling is op 1 april 2014 in werking getreden. Dit is versie 1.4 d.d. 1 april 2016. 2. We kunnen als werkgever deze regeling op elk moment eenzijdig wijzigen. Uiteraard zullen we daarbij steeds de wet en de cao in acht nemen. 3. Een groot deel van de in deze regeling opgenomen bepalingen zijn gebaseerd op de cao, wet- en/of regelgeving zoals die op het moment van inwerkingtreding van deze regeling gelden. Als de cao, wet- en/of regelgeving wijzigt, dan passen we die gewijzigde cao, wet- en/of regelgeving direct toe en niet de bepaling(en) hierover in deze regeling. We zullen deze regeling dan zo snel mogelijk aanpassen aan de gewijzigde cao, wet- en/of regelgeving. 4. Als één van de in deze regeling genoemde vergoedingen door wijziging van de fiscale regelgeving (gedeeltelijk) belast worden, dan kunnen we besluiten de hoogte van die vergoeding(en) naar beneden bij te stellen. Je wordt in dat geval niet gecompenseerd. 5. We vertrouwen er op dat jij op een juiste manier van deze regeling gebruik maakt en dat je integer handelt. Op misbruik, oneigenlijk gebruik en/of overtreding van deze regeling zijn de (sanctie)bepalingen uit zowel de gedragscode als de cao van toepassing. Een paar voorbeelden van niet integer gedrag in het kader van deze regeling: Je geeft een ander (postbus)adres op als huisadres om zo een hoger woon-werk reiskostenbudget te ontvangen dan waar je op basis van je werkelijke adres recht op hebt; Je declareert meer zakelijke kilometers dan je in werkelijkheid hebt gereden; Roekeloos en/of asociaal met je lease- of bedrijfsauto rijden. 8. Bijlage Definitielijst
Forensz: De externe dienstverlener die voor werkgever gedurende de looptijd van deze regeling verantwoordelijk is voor de uitgifte en het beheer van de OV vervoersbewijzen. Huisadres: Het bij werkgever bekende (woon)adres van de medewerker. Medewerkers zorgen er voor dat het bij werkgever bekende huisadres juist is. Medewerker: De werknemer die bij werkgever op basis van een arbeidsovereenkomst in dienst is, met uitzondering van de werknemer die onder de cao Technische Installatiebedrijf valt. Overwerkgrens: De in de vigerende bedrijfs-cao gestelde (schaal)salarisgrens die bepaalt of een medewerker wel of niet voor een vergoeding voor overwerk in aanmerking komt. Reistijd: De tijd die de medewerker kwijt is aan reizen in het kader van woon-werk verkeer en/of zakelijk verkeer. Standplaats: De plaats waar de medewerker gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht, dan wel de locatie van de werkgever van waaruit zijn werkzaamheden gewoonlijk een aanvang nemen. Werkgever: Eneco Holding N.V. dan wel de onder haar ressorterende andere vennootschappen waaronder in ieder geval Eneco, Joulz en Stedin met uitzondering van Ecofys, Quby, Oxxio en buitenlandse vennootschappen/vestigingen. Werklocatie: De locatie, niet zijnde de standplaats, waar de medewerker in opdracht van de werkgever werkzaamheden uitvoert, een opleiding volgt dan wel om welke werkgerelateerde reden dan ook aanwezig moet zijn. Werktijd: De contractueel overeengekomen per week te werken uren. Woon-werk verkeer: De reis die de medewerker aflegt tussen zijn/haar huisadres en standplaats(en). Zakelijk verkeer: De reis die de medewerker in opdracht van de werkgever aflegt tussen zijn/haar huisadres of standplaats en een werklocatie en/of tussen verschillende werklocaties onderling.