IT outsourcing van systeemontwikkeling in de publieke sector

IT outsourcing van systeemontwikkeling in de publieke sector Auteur : J.C.M. Velzeboer Opleiding : Master Business Processes and ICT Studentnr : 838631278 Cursuscode : B9231B Adres : Walmolenerf 48 Document : Afstudeerverslag 2807 DG Gouda Versie nr : 1.0 definitief E-mail : jacquesvelzeboer@cs.com Versiedatum : 06-06-2011 Begeleider Examinator : Prof.dr. B. Prakken : Ir. H. Hofstee 1

Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Samenvatting... 4 1 Inleiding... 7 1.1 Algemeen... 7 1.2 Aanleiding en probleemstelling... 7 1.3 Leeswijzer... 8 2 Opzet van het onderzoek... 9 2.1 Doelstelling... 9 2.2 Kennisontwikkeling en relevantie... 9 2.3 Vraagstelling... 9 2.4 Onderzoeksvragen... 10 2.4.1 Theoretische vragen... 10 2.4.2 Empirische vragen... 11 2.5 Conceptueel model / referentiemodel... 12 3 Literatuurstudie... 13 3.1 Zoekstrategie literatuurstudie... 13 3.2 Leeswijzer literatuurstudie... 15 3.3 Wat wordt verstaan onder IT outsourcing... 16 3.4 Welke overwegingen zijn van belang om de IS ontwikkeling te outsourcen?... 17 3.5 Welke verschillen kunnen worden geïdentificeerd ten aanzien van de overwegingen die een rol spelen bij de IT outsourcing van de IS ontwikkeling ten behoeve van primaire processen in de publieke sector en de private sector?... 17 3.5.1 Wat zijn de overwegingen die een rol spelen bij de IT outsourcing van de IS ontwikkeling in de private sector?... 18 3.5.2 Wat zijn de overwegingen t.a.v. van IT outsourcing van IS ontwikkeling in de publieke sector?... 19 3.5.3 Welke verschillen in overwegingen tussen de publieke sector en de private sector betreffende IT outsourcing van IS ontwikkeling kunnen worden geïdentificeerd?... 20 3.5.4 Gelden er afwijkende overwegingen in de publieke sector betreffende IT outsourcing van de IS ontwikkeling t.a.v. primaire systemen?... 21 3.5.5 Welke verklaringen zijn er voor de (eventuele) afwijkingen in deze overwegingen?... 22 3.6 Hoe zijn de overwegingen betreffende IT outsourcing van IS ontwikkeling in de publieke sector te groeperen per groeifase van het groeifasenmodel?... 22 3.6.1 Beschrijving groeifasenmodel... 23 3.6.2 Groepering van de overwegingen betreffende IT outsourcing van de IS ontwikkeling per groeifase van dit groeifasenmodel.... 24 3.7 Op grond van welke criteria kan het model van Rottman & Lacity worden herkend?... 27 3.8 Conclusies literatuurstudie... 29 4 Onderzoeksmethodiek empirisch onderzoek... 33 4.1 Onderzoeksstrategie... 33 4.2 Ontsluitingsmethoden, data & databronnen... 34 4.3 Operationalisatie... 36 4.4 Aanpak van de interviews... 36 2

4.5 Documentonderzoek... 39 4.6 Validiteit & betrouwbaarheid... 39 4.7 Wijze van analyse... 40 5 Resultaten... 43 5.1 Totaaloverzicht kwantitatieve gegevens... 44 5.2 Overwegingen bij IT outsourcing van IS ontwikkeling voor primaire processen... 45 5.3 In welke groeifase bevindt zich de organisatie?... 46 5.3.1 Documentstudie: In welke groeifase bevindt zich de organisatie?... 46 5.3.2 Interviewresultaten: In welke groeifase bevindt zich de organisatie?... 47 5.4 Ambitie betreffende een volgende groeifase... 49 5.5 Herkenbaarheid learning curve model bij Defensie... 51 6 Conclusies en aanbevelingen... 52 6.1 Overwegingen bij IT outsourcing van IS ontwikkeling voor primaire processen... 52 6.2 Groeifase... 52 6.3 Ambitie betreffende een volgende groeifase... 53 6.4 Herkenbaarheid learning curve model bij Defensie... 53 6.5 Overige conclusies... 54 6.6 Aanbevelingen... 54 7 Reflectie... 55 7.1 Leereffecten... 55 7.2 Procesreflectie... 55 7.3 Productreflectie... 56 Bijlage A: Referenties... 57 Bijlage B: Vragenlijst... 59 Bijlage C: Defensie als organisatie... 61 Bijlage D: Interviewverslagen... 63 3

Samenvatting Bij de besluitvorming over IT outsourcing in de publieke sector wordt gebruik gemaakt van overwegingen zoals onderzocht in de private sector. Organisaties blijken daarbij bepaalde groeifasen door te maken (Rottman & Lacity, 2006), waardoor het belang van de overwegingen aan verandering onderhevig is. Figuur 1: Groeifasenmodel (Rottman &Lacity, 2006) De probleemstelling voor dit onderzoek is als volgt: In verhouding tot de private sector is naar IT outsourcing in de publieke sector weinig onderzoek gedaan (Khalfan, 2004; Vilvovsky, 2008; Lin, 2007). Het model van Rottman & Lacity (2006) is in de betreffende literatuur ook niet onderzocht. De overheid wijkt op een aantal punten echter af van de private sector. Daarom is het van belang, na te gaan of het groeifasenmodel herkenbaar is in de publieke sector. Doel van het onderzoek is om na te gaan of het groeifasenmodel op het gebied van IT outsourcing (zie Figuur 1), herkenbaar is in de publieke sector ten aanzien van de IT outsourcing van systeemontwikkeling ten behoeve van de primaire processen. Voor het vaststellen van de herkenbaarheid van het groeifasenmodel op het gebied van IT outsourcing, is de volgende vraagstelling gedefinieerd; In welke groeifase van het groeifasenmodel (Rottman & Lacity, 2006) bevindt zich de publieke sector ten aanzien van de IT outsourcing van de IS-ontwikkeling voor de primaire processen? Welke ambitie bestaat er ten aanzien van een volgende groeifase? Het onderzoek is uitgevoerd binnen het Ministerie van Defensie. Allereerst is een literatuuronderzoek uitgevoerd, waarbij onderzocht is of de overwegingen die een rol spelen bij de IT outsourcing van de Informatie Systeem (IS) ontwikkeling van primaire systemen, tussen publieke- en private sector verschillen. Daarna zijn deze overwegingen gecombineerd met het groeifasenmodel (Rottman & Lacity, 2006), ten behoeve van het beantwoorden van de vraagstelling in het empirisch onderzoek. Uit meerdere onderzoeken is gebleken, dat de overwegingen om te outsourcen binnen de private sector allemaal van toepassing zijn op de publieke sector. Wel zijn in de publieke sector kosten gerelateerde overwegingen dominant. Onderscheid ten aanzien van primaire of ondersteunende processen is niet gevonden ( Dibbern, 2004; Buttimer, 2006; Beaumont, Costa, 2002; Prakken, 1997,2002; De Looff, 1996; Burnes en Anastasiadis, 2003; Khalfan, 4

2002; Kakabadse, Kakabadse, 2001, 2002; Lin, 2007; Hancox, Hackney 1999; Kok, 2003). Vanuit het uitgevoerde empirisch onderzoek worden deze conclusies bevestigd. Bepalend voor de onderzoeksaanpak is het feit dat IT outsourcing van systeemontwikkeling voor primaire processen binnen Defensie niet continu aan de orde is. Het aantal betrokken organisatiedelen en functionarissen is daarbij beperkt. Vanwege voornoemde karakteristieken en de beperkte tijd is voor het beantwoorden van de (empirische) onderzoeksvragen voor een kwalitatief onderzoek middels een enkelvoudige casestudy gekozen. Hierbij is gekozen voor acht individuele semi-gestructureerde interviews van ongeveer een uur met sleutelfunctionarissen die betrokken zijn bij outsourcing binnen Defensie. De antwoorden zijn direct na afloop, zoveel mogelijk vastgelegd in een vooraf opgestelde matrix. Daarnaast is ook gebruik gemaakt van een analyse van formele documenten binnen Defensie. De interviewverslagen en de documentstudie zijn vervolgens onderworpen aan een analyse van overeenkomsten en verschillen, op basis waarvan conclusies zijn getrokken. Op basis van het empirisch onderzoek zijn de volgende conclusies getrokken: Een indeling in één enkele fase is niet mogelijk. Dit is geen belemmering omdat het groeifasenmodel is weergegeven als vloeiende lijn zonder harde fase overgangen. Defensie bevindt zich overwegend in de 2 e groeifase. Dit sluit aan bij de literatuurstudie, waar geconstateerd wordt dat overwegingen gerelateerd aan kostenbesparingen (veelal in combinatie met een krimpende overheid) dominant zijn voor IT outsourcing in de publieke sector. Ten aanzien van de ambities om in een volgende groeifase terecht te komen is duidelijk dat gestreefd wordt naar een groei naar fase 3 (kwaliteit). Omdat verwacht wordt dat de kosten gerelateerde overwegingen dominant blijven, is de haalbaarheid hiervan echter twijfelachtig. Binnen Defensie bestaat een paradox, waarbij enerzijds de ambitie bestaat om meer/beter gebruik te maken van IT outsourcing en anderzijds hinder wordt ondervonden van complexiteitsverhogende aspecten (EU aanbestedingsregels, wet- en regelgeving etc.) en een sterk kostengerelateerde dominantie. Ten slotte lijkt het om diezelfde redenen, twijfelachtig of veel publieke organisaties de 4 e fase bereiken en duurzaam kunnen bestendigen. Ten aanzien van de herkenbaarheid van het groeifasenmodel worden een tweetal kanttekeningen geplaatst; 1) Het sequentieel groeien naar een volgende fase wordt niet geheel onderschreven; complexiteitsverhogende aspecten (zoals wet- en regelgeving of nieuwe bezuinigingen) kunnen in de praktijk leiden tot een terugval naar een eerdere fase (bijvoorbeeld van fase 3 naar fase 2) wat eerder een sinusachtig groeimodel oplevert in plaats van een zuiver stijgende curve. 2) Als gevolg van de complexiteitsverhogende aspecten van de overheid is het mogelijk dat een groeifasenmodel voor de overheid niet alle vier de fasen beslaat. 5

Het gestelde bij punt 1 & 2 zou grafisch bijvoorbeeld als volgt weergegeven kunnen worden: Aangezien gekozen is voor een enkelvoudige casestudy met een beperkte onderzoekspopulatie, zouden de resultaten en conclusies bij voorkeur nader gevalideerd moeten worden in een breder onderzoek, bij verschillende overheidsinstanties. 6

1 Inleiding 1.1 Algemeen Voor u ligt een afstudeerverslag van de masteropleiding Business Processes and ICT, van de Open Universiteit, faculteit Managementwetenschappen. Binnen deze faculteit worden afstudeertrajecten thematisch uitgevoerd. Binnen een van deze thema s, de beheersing van de informatiesysteemverwerving, ligt het accent op het (out)sourcen van het maak proces; de systeemontwikkeling. In dit onderzoeksrapport wordt verslag gedaan van een onderzoek wat in het kader van dit thema is uitgevoerd. Het empirische gedeelte van het onderzoek is uitgevoerd binnen de organisatie waar ik werkzaam ben, het Ministerie van Defensie. 1.2 Aanleiding en probleemstelling Binnen de overheid staat IT outsourcing in brede zin (en dus ook van de IS ontwikkeling) volop in de belangstelling (Khalfan,2002; Beaumont,2002; Burnes, Anastasiadis, 2003; Kok, 2003). Dit wordt veroorzaakt door de verplichting tot het onderzoeken van de mogelijkheden van IT outsourcing bij grote projecten zoals in Nederland en het Verenigd Koninkrijk (Staat der Nederlanden, 2000; Hancox, Hackney, 1999). Bij de besluitvorming hierover wordt veelal gebruik gemaakt van onderzoek in de private sector, vooral vanwege het grotere aantal publicaties hierover. De overheid wijkt op een aantal punten echter af van de private sector (Vilvovsky, 2008; Khalfan, 2004, Lin, 2007, kok,2003), hierdoor is de kennis over IT outsourcing op een aantal punten mogelijkerwijs niet universeel toepasbaar. Daarnaast heeft de overheid ook vaak een andere begrotingssystematiek en geen winstoogmerk of concurrentiebelang. Ten slotte wordt in de private sector, in tegenstelling tot de publieke sector, ten aanzien van de systeemontwikkeling ter ondersteuning van de primaire 1 processen (de kernactiviteiten) lang niet altijd geoutsourcet. Organisaties blijken bepaalde groeifasen door te maken ten aanzien van outsourcen, waardoor het belang van de overwegingen aan verandering onderhevig is (Rottman & Lacity, 2006). Gezien de eerder genoemde verschillen tussen publieke- en private sector, is het echter niet duidelijk of binnen de publieke sector de overwegingen ten aanzien van IT outsourcing volgens hetzelfde groeifasenmodel verlopen en of dit ook geldt ten aanzien van de systeemontwikkeling ten behoeve van de primaire processen. In verhouding tot de private sector, is naar IT outsourcing in de publieke sector weinig onderzoek gedaan (Khalfan, 2004; Vilvovsky, 2008; Lin, 2007). Vanwege de genoemde afwijkingen tussen de private en publieke sector, is het van belang om na te gaan of het groeifasenmodel herkenbaar is voor organisaties in de publieke sector. Herkenbaar wordt in het kader van dit onderzoek gedefinieerd als De mate waarin de overwegingen ten aanzien 1 In de literatuur worden een aantal synoniemen door elkaar gebruikt zoals primaire activiteiten/processen, kernactiviteiten, sleutelactiviteiten, bedrijfskritische activiteiten en/of fundamentele activiteiten (Hancox, Hackney, 1999). In dit onderzoek worden deze begrippen eveneens door elkaar gebruikt. Dit is gedaan om het citaat van een bron(referte) niet aan te tasten. In het kader van dit onderzoek wordt met primaire systemen bedoeld: Systemen die rechtstreeks betrokken zijn bij de totstandkoming van het product. Het tegenovergestelde van primaire systemen zijn secundaire systemen. Hieronder vallen bijvoorbeeld financiële systemen en personeelssystemen (Porter, 1980 in De Looff, 1996) 7

van IT outsourcing van de systeemontwikkeling voor primaire processen in de publieke sector zich ontwikkelen volgens het groeifasenmodel van Rottman & Lacity (2006). De criteria die voor het vaststellen van de herkenbaarheid gehanteerd zijn, zijn als volgt: - In de loop van de tijd is er sprake van een verschuiving in het belang van de overwegingen; - De verschuiving van het belang van de overwegingen verloopt in dezelfde volgorde als het groeifasenmodel van Rottman & Lacity (2006) Om de herkenbaarheid van het groeifasenmodel vast te stellen is in dit onderzoek de groeifase vastgesteld, waarin een onderdeel van de publieke sector zich bevindt. Daarnaast is bij dit deel van de publieke sector onderzocht of de ambitie bestaat om een hogere groeifase te bereiken. Het empirisch onderzoek naar de herkenbaarheid van het groeifasenmodel is uitgevoerd binnen de organisatie waar ik werkzaam ben, het Ministerie van Defensie. 1.3 Leeswijzer Dit afstudeerverslag is opgebouwd uit zeven hoofdstukken. In dit eerste hoofdstuk wordt een inleiding gegeven op het onderzoek en de onderzoeksorganisatie. In hoofdstuk 2 wordt de opzet van het onderzoek uitgebreid beschreven. In hoofdstuk 3 worden de resultaten van het literatuuronderzoek weergegeven, waarmee een antwoord wordt gegeven op de theoretische vragen die ingaan op de wetenschappelijke kennis die beschikbaar is betreffende IT outsourcing. In hoofdstuk 4 wordt de onderzoeksmethodiek van het empirisch onderzoek beschreven ten behoeve van het beantwoorden van de empirische vragen. In hoofdstuk 5 worden de resultaten van het empirisch onderzoek gepresenteerd, geordend per empirische hoofdvraag. In hoofdstuk 6 worden de conclusies en aanbevelingen gepresenteerd waarbij de resultaten van het empirische onderzoek worden vergeleken met de resultaten uit het literatuuronderzoek. In hoofdstuk 7 ten slotte, wordt een reflectie gegeven ten aanzien van de inhoudelijke conclusies en het doorlopen proces gedurende dit afstudeeronderzoek. 8

2 Opzet van het onderzoek 2.1 Doelstelling Doel van het onderzoek is na te gaan of het groeifasenmodel op het gebied van IT outsourcing (Rottman & Lacity, 2006) herkenbaar is in de publieke sector ten aanzien van de IT outsourcing van systeemontwikkeling ten behoeve van de primaire processen. Dit is gedaan door het inzichtelijk maken van de groeifase waarin een specifiek onderdeel van de publieke sector zich bevindt. Vervolgens is bij dit specifieke deel van de publieke sector onderzocht of de ambitie bestaat om een hogere groeifase te bereiken. 2.2 Kennisontwikkeling en relevantie In verhouding tot de private sector, is naar IT outsourcing in de publieke sector weinig onderzoek gedaan (Khalfan, Gough, 2004; Vilvovsky, 2008; Lin, 2007). Meer specifiek is ook geen onderzoek gevonden waarin wordt aangegeven of IT outsourcing in de publieke sector zich ontwikkelt in overeenstemming met het groeifasenmodel van Rottman & Lacity (2006). Indien de IT outsourcing in de publieke sector een ontwikkeling doormaakt in overeenstemming met het groeifasenmodel van Rottman & Lacity (2006), kan dit publieke organisaties ondersteunen bij de bewustwording van dit groeitraject en de kenmerken van de verschillende fasen. Hierbij kan dit de organisatie ondersteunen bij het bewust plannen van ambitieniveau(s) en het stapsgewijs inrichten van dit groeitraject. Dit kan bijdragen aan het scheppen van een beter verwachtingspatroon (zowel bij de publieke organisatie als bij de gekozen IT outsourcings-partner). Een bewust ingericht groeitraject kan de kwaliteit van IT outsourcing mogelijk verbeteren en wellicht zelfs leiden tot een kortere doorlooptijd van een fase. Indien de overwegingen ten aanzien van IT outsourcing van de systeemontwikkeling voor primaire processen zich ontwikkelen volgens het groeifasenmodel van Rottman & Lacity (2006) (m.a.w. herkenbaar zijn ) in de publieke sector, zou dit een verbreding kunnen inhouden van het wetenschappelijk onderzoek van Rottman & Lacity (2006). Daarnaast draagt het bij aan de kennisontwikkeling binnen het bredere onderzoeksthema beheersing van de informatiesysteemverwerving van de Open Universiteit, omdat inzicht wordt verschaft in de besluitvorming betreffende IT outsourcing binnen (een specifiek onderdeel van) de publieke sector. 2.3 Vraagstelling Voor het vaststellen van de herkenbaarheid 2 van het groeifasenmodel op het gebied van IT outsourcing (Rottman & Lacity, 2006) is de volgende vraagstelling gedefinieerd; In welke groeifase van het groeifasenmodel (Rottman & Lacity, 2006) bevindt zich de publieke sector ten aanzien van de IT outsourcing van de IS-ontwikkeling voor de primaire processen en welke ambitie bestaat er ten aanzien van een volgende groeifase? 2 De mate waarin de overwegingen ten aanzien van IT outsourcing van de systeemontwikkeling voor primaire processen in de publieke sector zich ontwikkelen volgens het groeifasenmodel van Rottman & Lacity (2006), zie 4.3 voor een uitgebreide toelichting. 9

2.4 Onderzoeksvragen 2.4.1 Theoretische vragen Om het doel van dit onderzoek te bereiken, is allereerst kennis nodig van de bredere context van IT outsourcing en de criteria die ten grondslag liggen aan de afzonderlijke fasen van het groeifasenmodel. De volgende onderzoeksvragen dienen als leidraad bij de verwerving van deze kennis: 1) Wat zijn de overwegingen die een rol spelen bij de besluitvorming betreffende de IT outsourcing van IS-ontwikkeling? Deelvragen: a) Wat wordt verstaan onder IT outsourcing? b) Welke overwegingen zijn van belang om de IS ontwikkeling te outsourcen? 2) Welke verschillen kunnen worden geïdentificeerd ten aanzien van de overwegingen die een rol spelen bij de IT outsourcing van de IS ontwikkeling ten behoeve van primaire processen 3 in de publieke sector en de private sector? Deelvragen: a) Wat zijn de overwegingen die een rol spelen bij de IT outsourcing van de IS ontwikkeling in de private sector? b) Wat zijn de overwegingen die een rol spelen bij de IT outsourcing van de IS ontwikkeling in de publieke sector? c) Welke verschillen in overwegingen tussen de publieke sector en de private sector betreffende IT outsourcing van IS ontwikkeling kunnen worden geïdentificeerd? d) Gelden er afwijkende overwegingen in de publieke sector betreffende IT outsourcing van de IS ontwikkeling ten aanzien van primaire systemen 4? e) Welke verklaringen zijn er voor de (eventuele) afwijkingen in deze overwegingen? 3) Hoe zijn de overwegingen betreffende IT outsourcing van IS ontwikkeling in de publieke sector te groeperen per groeifase van het groeifasenmodel (Rottman & Lacity, 2006)? 4) Op grond van welke criteria kan het model van Rottman & Lacity worden herkend? 3 In de literatuur worden een aantal synoniemen door elkaar gebruikt zoals primaire activiteiten/processen, kernactiviteiten, sleutelactiviteiten, bedrijfskritische activiteiten en/of fundamentele activiteiten (Hancox, Hackney, 1999). In dit onderzoek worden deze begrippen eveneens door elkaar gebruikt. Dit is gedaan om het citaat van een bron(referte) niet aan te tasten. In het kader van dit onderzoek wordt met primaire systemen bedoeld: Systemen die rechtstreeks betrokken zijn bij de totstandkoming van het product. Het tegenovergestelde van primaire systemen zijn secundaire systemen. Hieronder vallen bijvoorbeeld financiële systemen en personeelssystemen (Porter, 1980 in De Looff, 1996) 4 ten opzichte van de algemene overwegingen zoals genoemd bij deelvraag 2b 10

2.4.2 Empirische vragen Vanwege het ontbreken van relevant wetenschappelijk onderzoek betreffende de herkenbaarheid van het groeifasenmodel in de publieke sector zijn de volgende empirische vragen geformuleerd: 1) Welke overwegingen spelen in de organisatie een rol bij IT outsourcing van ISontwikkeling t.b.v. primaire processen? 2) In welke groeifase (Rottman & Lacity, 2006) van de learning curve bevindt de organisatie zich bij IT outsourcing van de IS-ontwikkeling t.b.v. de primaire processen? 3) Heeft de organisatie de ambitie om in de volgende groeifase (Rottman & Lacity, 2006) te komen. Zo niet; a. Welke reden(en) zijn hiervoor? b. Wat betekent dit voor het learning curve model? 4) Is het model van Rottman & Lacity binnen de publieke sector herkenbaar? 11

2.5 Conceptueel model / referentiemodel Het onderstaande onderzoeksmodel visualiseert de stappen om het onderzoeksdoel te bereiken (Verschuren en Doorewaard, 2003); IT outsourcingsoverwegingen IS- ontwikkeling private sector IT outourcingsoverwegingen IS- ontwikkeling publieke sector sector Groepering IT outsourcingsoverwegingen in de publieke sector, per groeifase en vaststelling criteria voor de herkenbaarheid van het groeifasenmodel Groeifasenmodel Rottman & Lacity (2006) Analyse Vastelling herkenbaarheid v.h. groeifasenmodel in publieke sector IT outsourcingsoverwegingen en groeiambitie binnen Defensie Figuur 2: Conceptueel model Toelichting: Een analyse van de literatuur en beleidsdocumenten binnen de overheid m.b.t. IT outsourcing leidt tot een verzameling van overwegingen binnen de publieke- en private sector. Na een analyse van de overeenkomsten en verschillen worden deze overwegingen per fase gegroepeerd in het groeifasenmodel en worden de criteria voor de herkenbaarheid van het groeifasenmodel bepaald. Op basis van de gegroepeerde overwegingen, wordt in het empirisch onderzoek de groeifase van een specifieke publieke organisatie (Defensie) vastgesteld. Daarna wordt onderzocht of de ambitie bestaat om in een volgende fase te komen. Op basis hiervan worden conclusies getrokken over de herkenbaarheid van het learning curve model ten aanzien van IT outsourcing van de systeemontwikkeling van primaire systemen binnen Defensie (als onderdeel van de publieke sector). Met dit onderzoek wordt de herkenbaarheid van het learning curve model voor de publieke sector onderzocht waarmee de aard is aan te merken als theorie toetsend. 12

3 Literatuurstudie 3.1 Zoekstrategie literatuurstudie Het doel van de literatuurstudie is het verkrijgen van een diepgaand inzicht in de state of the art wetenschappelijke literatuur over IT outsourcing in de publieke- en private sector. Meer specifiek gaat het dan om het inzicht in het proces van IT outsourcing, de overwegingen en de groeifasen die hierbij een rol spelen. Concreet zijn deze zaken beschreven in de eerder genoemde theoretische vragen uit 2.4.1. Bij het beantwoorden van deze vragen is gebruik gemaakt van peer-reviewed literatuur van de universiteitsbibliotheek van de Erasmus universiteit te Rotterdam (EUR). Deze beschikt over een uitgebreide collectie publicaties evenals uitgebreide online faciliteiten om middels tertiaire bronnen, toegang te krijgen tot elders opgeslagen primaire bronnen. De verschillende onderdelen van het onderzoeksplan zijn hieronder puntsgewijs weergegeven: Zoekmethode: Primair is gestart met de overzichtsartikelen resp. sleutelpublicaties van Dibbern et al, (2004), Lee et al, (2000) en Vilvovski(2008). Deze publicaties geven een uitgebreid overzicht van de kennis die is opgedaan op het gebied van IT outsourcing. Daarbij positioneert Dibbern deze kennis op een overzichtelijke wijze in onderlinge samenhang. Op basis van deze publicaties is middels de sneeuwbalmethode (Verschuren & Doorewaard, 2005) verder gezocht naar actuele wetenschappelijke publicaties, zo veel mogelijk niet ouder dan 10 jaar. Bronnen: o Databases : IEEE, ACM, ScienceDirect en Blackwell; o Zoekmachines: Google Scolar, Picarta, Darenet en Social Science Research Network (SSRN). o Scripties: literatuurstudies van afgeronde scripties van de OU, als middel om relevante publicaties te vinden. Taal: Nederlands en Engels. Trefwoorden: o Sourcing ; dit begrip vloeit rechtstreeks voort uit de vraagstelling. Hieronder vallen ook afleidingen zoals outsourcing, IT outsourcing, ICT outsourcing en IS outsourcing. o Make-or-buy ; (vertaald: zelf maken of kopen ) dit wordt in de literatuur geassocieerd met sourcing. o Uitbesteding ; dit wordt in veel publicaties als Nederlandse vertaling van outsourcing gehanteerd. o Motivation ; dit wordt in veel publicaties gehanteerd als Engelstalige vertaling van overweging. In combinatie met andere trefwoorden is dit rechtstreeks gerelateerd aan de theoretische vragen. o Overheid, government, public (administration), publiek ; Engelstalige en Nederlandstalige synoniemen welke in combinatie met andere trefwoorden rechtstreeks gerelateerd zijn aan de theoretische vragen. o private, privaat ; Engelstalige en Nederlandstalige synoniemen welke in combinatie met andere trefwoorden rechtstreeks gerelateerd zijn aan de theoretische vragen. Vakgebieden: Economie en management, organisatiekunde, Openbaar bestuur en informatica. 13

Type publicaties: journals, proceedings, proefschriften en een beperkt aantal referred boeken. Geografische spreiding: wereldwijd. Kwaliteit: om de wetenschappelijke basis en onafhankelijkheid van de bronnen zoveel mogelijk te kunnen waarborgen, is alleen gebruik gemaakt van peer-reviewed wetenschappelijke publicaties. Door het bestuderen van de samenvatting, inleiding en conclusies, zijn 95 publicaties geselecteerd voor daadwerkelijk inhoudelijke bestudering. Deze publicaties zijn beoordeeld op wetenschappelijke waarde. Hierbij is gekeken naar de beschrijving van methoden, analyses en inbedding alsmede de verificatie van het peer-reviewed karakter. Van alle geselecteerde publicaties kan gesteld worden dat deze aan de criteria voldoen. Hiervan konden 26 publicaties daadwerkelijk een bijdrage leveren aan het beantwoorden van de theoretische vragen en deze zijn verwerkt in de literatuurstudie. Daarnaast zijn er 6 publicaties van de overheid gebruikt. Deze publicaties voldoen niet aan alle criteria voor wetenschappelijke publicaties, maar geven wel een goed beeld van outsourcingsbeleid binnen de Nederlandse overheid, resp. Defensie. De actualiteit van deze 26 + 6 publicaties is als volgt verdeeld: jaartal Aantal publicaties 1996 1 1997 1 1998 1 1999 1 2000 2 2001 3 2002 5 2003 4 2004 3 2005 1 2006 5 2007 3 2008 2 2009 1 Tabel 2: Actualiteit publicaties Een verdeling van de gebruikte publicaties per theoretische deelvraag is als volgt; Theoretische deelvraag Aantal publicaties 1a 6 1b 13 2a 5 2b 15 2c 6 2d 5 2e 6 3 10 4 2 Tabel 1 : Bronnen per theoretische deelvraag Onderzoeken op het gebied van IT outsourcing zijn vaak gericht op de productieketen, met andere woorden; de verschillende stappen in het productieproces van goederen in een productiebedrijf. Omdat de informatievoorziening geen homogene functie is, maar door de hele organisatie verweven is, zijn deze onderzoeken minder goed bruikbaar als vergelijkingsmateriaal (Willcocks et al in Dibbern et al, 2004). Daarom zijn deze onderzoeken buiten beschouwing gelaten. 14

3.2 Leeswijzer literatuurstudie In 3.3 wordt de definitie van IT outsourcing gekozen (deelvraag 1a). In 3.4 worden de overwegingen beschreven die een rol spelen bij IT outsourcing en de groeifasen die hierbij een rol spelen (deelvraag 1b). In 3.5 worden de verschillen beschreven ten aanzien van de overwegingen die een rol spelen bij IT outsourcing van de IS ontwikkeling ten behoeve van primaire processen in de publieke sector en de private sector (hoofdvraag 2 en de bijbehorende deelvragen). In 3.6 wordt het groeifasenmodel van Rottman & Lacity ( 2006) beschreven en verrijkt met de overwegingen die een rol spelen bij IT outsourcing (hoofdvraag 3). In 3.7 worden criteria vastgesteld, waarmee de herkenbaarheid van het groeifasenmodel van Rottman & Lacity ( 2006) kan worden vastgesteld. (hoofdvraag 4) In 3.8 worden de conclusies uit het literatuuronderzoek weergegeven. 15

3.3 Wat wordt verstaan onder IT outsourcing In deze paragraaf wordt antwoord gegeven op theoretische deelvraag 1a; Wat wordt verstaan onder IT outsourcing. Definitie IT outsourcing. Er is een groot aantal definities van IT outsourcing (Dibbern,2004; Hancox, Hackney 1999 ), die soms algemeen zijn, soms gedetailleerd om een speciaal aspect te kunnen benadrukken. Voor dit onderzoek is een veel gebruikte definitie van Lee (2000) gehanteerd: " the process of turning over part or all of an organization s IS functions to external service provider(s), to acquire economic, technological, and strategic advantages. Voor deze definitie is gekozen, omdat deze specifiek gericht is op de IS functie, waarop in dit onderzoek nader wordt ingegaan. Overigens worden in de verschillende publicaties betreffende IT outsourcing drie begrippen door elkaar gebruikt, waardoor deze min of meer synoniem aan elkaar lijken te zijn: Information and Communication Technology (ICT), Information System (IS) en Information Technology (IT). Lin (2007) spreekt bijvoorbeeld zelfs van IS/IT outsourcing. IS-outsourcing en IT outsourcing worden in het kader van dit onderzoek daarom als synonieme begrippen gehanteerd, met bovenstaande definitie als grondslag. Naar IT outsourcing (in brede zin) is veel onderzoek gedaan, vanuit verschillende theoretische kaders, dat, elk vanuit zijn eigen invalshoek, verschillende aspecten verklaart betreffende IT outsourcing. De meest gebruikte theorieën zijn (Dibbern, 2004, Lee, et all, 2000): Transaction cost theorie Agency cost theorie Recource based theorie Game theorie Recource dependence theorie Innovation diffusion theorie Power Political theorie Labour market economics Social exchange theorie Een uitgebreide beschrijving van elk van deze theorieën gaat echter te ver voor dit onderzoek. Conclusie deelvraag 1a: Onder outsourcing wordt verstaan: the process of turning over part or all of an organization s IS functions to external service provider(s), to acquire economic, technological, and strategic advantages (Lee, 2000) 16

3.4 Welke overwegingen zijn van belang om de IS ontwikkeling te outsourcen? In deze paragraaf wordt antwoord gegeven op theoretische deelvraag 1b: Welke overwegingen zijn van belang om de IS ontwikkeling te outsourcen?. Hierbij wordt inhoudelijk nog geen onderscheid gemaakt naar publieke- of private sector; daarop wordt later ingegaan. Conclusie deelvraag 1b: Zonder onderscheid te maken naar publieke- of private sector, zijn verschillende overwegingen die ten gunste van IT outsourcing pleiten ( Dibbern, 2004; Buttimer, 2006; Beaumont, Costa, 2002; Prakken, 1997,2002; De Looff, 1996; Burnes en Anastasiadis, 2003; Khalfan, 2002; Kakabadse, Kakabadse, 2001, 2002; Hancox, Hackney 1999; Kok, 2003); 1) Vermindering resp. beheersing van de kosten. Voorbeelden hiervan zijn: a) Investeringskosten, (bijvoorbeeld door sale & lease back 5 ); b) Exploitatiekosten 6 ; c) Personeelskosten; 2) Betere kwaliteit /dienstverlening; 3) Toegang tot kennis en ervaring, ofwel best practices (bijvoorbeeld door een toename van in-huis expertise of het verkrijgen van toegang tot nieuwe technologieën); 4) Concentratie op kerntaken; 5) Afstoten van moeilijk (of niet) te beheersen activiteiten; 6) Beter vermogen om nieuwe producten/diensten te ontwikkelen; 7) Verbeteren van het veranderingsvermogen (flexibiliteit); 8) Opvangen van fluctuaties (qua vraag). Ten aanzien van deze overwegingen geldt dat het niet zo is dat altijd alle overwegingen van toepassing zijn. Enerzijds is er sprake van een verschil in belang van de verschillende overwegingen per bedrijfstak, anderzijds is het zelfs zo dat bepaalde bedrijfstakken overwegend een bepaalde (beperkte) set van overwegingen hanteren. Bij private bedrijven speelt het verkrijgen van toegang tot kennis en ervaring een grote rol (Hancox, Hackney 1999; Kakabadse, Kakabadse, 2002). 3.5 Welke verschillen kunnen worden geïdentificeerd ten aanzien van de overwegingen die een rol spelen bij de IT outsourcing van de IS ontwikkeling ten behoeve van primaire processen in de publieke sector en de private sector? In deze paragraaf wordt antwoord gegeven op theoretische deelvraag 2 Wat zijn de overwegingen ten aanzien van de IT outsourcing van IS ontwikkeling in de publieke sector?. Het antwoord is opgesplitst in afzonderlijke deelvragen. De beantwoording van deze deelvragen wordt elk apart afgesloten met een conclusie. 5 Een eenmalige overdracht van middelen aan een externe partij, gevolgd door het gedurende een bepaalde periode terug ontvangen van diensten van die partij. (Delen, 2005) 6 Exploitatiekosten worden ook wel productiekosten genoemd 17

3.5.1 Wat zijn de overwegingen die een rol spelen bij de IT outsourcing van de IS ontwikkeling in de private sector? In deze paragraaf wordt antwoord gegeven op theoretische deelvraag 2a: Wat zijn de overwegingen die een rol spelen bij de IT outsourcing van de IS ontwikkeling in de private sector? Uit de literatuur zijn de volgende overwegingen aangetroffen t.a.v. IT outsourcing van de IS ontwikkeling in de private sector (Burnes en Anastasiadis, 2003; Khalfan, 2002; Kakabadse, Kakabadse, 2002; Hancox, Hackney 1999): 1) Vermindering resp. beheersing van de kosten. Voorbeelden hiervan zijn: a) Investeringskosten, (bijvoorbeeld door sale & lease back 7 ); b) Exploitatiekosten 8 ; c) Personeelskosten; 2) Betere kwaliteit /dienstverlening; 3) Toegang tot kennis en ervaring, ofwel best practices (bijvoorbeeld door een toename van in-huis expertise of het verkrijgen van toegang tot nieuwe technologieën); 4) Concentratie op kerntaken; 5) Afstoten van moeilijk (of niet) te beheersen activiteiten; 6) Beter vermogen om nieuwe producten/diensten te ontwikkelen; 7) Verbeteren van het veranderingsvermogen (flexibiliteit); 8) Opvangen van fluctuaties (qua vraag). Concurrentievoordeel geldt ook als overweging die een rol speelt bij IT outsourcing, maar is eerder een meer generieke overweging, welke nader gespecificeerd wordt in bovengenoemde overwegingen. Zo kunnen ondernemingen streven naar concurrentievoordeel door kostenreductie en of betere kwaliteit/dienstverlening (Kakabadse, Kakabadse, 2002). Conclusie deelvraag 2a: De volgende overwegingen spelen een rol bij IT outsourcing van de IS ontwikkeling in de private sector: 1) Vermindering resp. beheersing van de kosten. Voorbeelden hiervan zijn: a) Investeringskosten; b) Exploitatiekosten; c) Personeelskosten; 2) Betere kwaliteit /dienstverlening; 3) Toegang tot kennis en ervaring, ofwel best practices (bijvoorbeeld door een toename van in-huis expertise of het verkrijgen van toegang tot nieuwe technologieën); 4) Concentratie op kerntaken; 5) Afstoten van moeilijk (of niet) te beheersen activiteiten; 6) Beter vermogen om nieuwe producten/diensten te ontwikkelen; 7) Verbeteren van het veranderingsvermogen (flexibiliteit); 8) Opvangen van fluctuaties (qua vraag). 7 Een eenmalige overdracht van middelen aan een externe partij, gevolgd door het gedurende een bepaalde periode terug ontvangen van diensten van die partij. (Delen, 2005) 8 Exploitatiekosten worden ook wel productiekosten genoemd 18

3.5.2 Wat zijn de overwegingen t.a.v. van IT outsourcing van IS ontwikkeling in de publieke sector? In deze paragraaf wordt antwoord gegeven op theoretische deelvraag 2b Wat zijn de overwegingen die een rol spelen bij de IT outsourcing van de IS ontwikkeling in de publieke sector?. De publieke sector heeft een aantal additionele complexiteitsverhogende kenmerken welke in de private sector geen rol spelen. Deze complexiteitsverhogende aspecten kunnen van invloed zijn op de overwegingen om te outsourcen en het uiteindelijke besluit hieromtrent (Buttimer, 2006; Vilvovsky, 2008; Khalfan, Gough, 2002; Lin, 2007; kok,2003) te weten; a) Partijpolitieke belangen op regionaal, landelijk en/of Europees niveau (Kakabadse, Kakabadse, 2001; Peled 2001; Burnes, Anastasiadis, 2003). Voorbeelden hiervan zijn werkgelegenheid, afslanking van de overheid resp. bezuinigingen en het stimuleren van economische belangen. b) Wet- en regelgeving (bv. privacy of Europese aanbesteding), c) Accountability, waarbij ook de integriteit van de leverancier een rol speelt, d) Borging van de ministeriële verantwoordelijkheid (Staat der Nederlanden, 2000; Kok, 2003). Deze complexiteitverhogende kenmerken leiden er toe, dat de transactiekosten in de publieke sector doorgaans veel hoger uitvallen dan in de private sector (Hancox, Hackney, 1999). Uiteindelijk kan dit leiden tot een andere keuze in de publieke sector dan in de private sector. Binnen de publieke sector spelen daarnaast ook andere, soms minder rationele, zaken een rol; Het geloof dat de private sector beter en efficiënter presteert (Khalfan, Gough 2002; Goodsell, 2007; Beaumont, Costa, 2002), Imitatiegedrag, waarbij IT outsourcing overwogen wordt omdat grotere landen dit ook doen, zoals het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten. (Looff, 1996; Vilvovsky, 2008), Een ideologische vooringenomenheid ten gunste van IT outsourcing (Beaumont, Costa, 2002). Deze gedragingen zijn ook wel bekend onder de naam beleidsfalen (Mierlo, 2002). Uit de literatuur zijn de volgende overwegingen aangetroffen t.a.v. IT outsourcing van de IS ontwikkeling in de publieke sector (Buttimer, 2006; De Looff, 1996; Khalfan, 2002; Kakabadse, Kakabadse, 2001; Hancox, Hackney 1999; Kok, 2003; Vilvovsky,2008): 1) Vermindering resp. beheersing van de kosten. Voorbeelden hiervan zijn: a) Investeringskosten, (bijvoorbeeld door sale & lease back ); b) Exploitatiekosten; c) Personeelskosten; 2) Betere kwaliteit /dienstverlening; 3) Toegang tot kennis en ervaring, ofwel best practices (bijvoorbeeld door een toename van in-huis expertise of het verkrijgen van toegang tot nieuwe technologieën); 4) Concentratie op kerntaken; 5) Afstoten van moeilijk (of niet) te beheersen activiteiten; 6) Beter vermogen om nieuwe producten/diensten te ontwikkelen; 7) Verbeteren van het veranderingsvermogen (flexibiliteit); 8) Opvangen van fluctuaties (qua vraag). 19

Ten aanzien van de kwaliteit van de dienstverlening lijkt er sprake te zijn van een paradox; Alhoewel uit onderzoek blijkt dat dit ook in de publieke sector een overweging ten gunste van IT outsourcing is, wordt gelijkertijd geconstateerd dat de kwaliteit van de dienstverlening afneemt na IT outsourcing (Kakabadse, Kakabadse, 2001). In veel landen geldt voor de publieke sector een politieke beleidsrichtlijn om IT outsourcing in overweging te nemen indien dit kosteneffectief is. Naast Nederland geldt dit ook in andere landen zoals het Verenigd Koninkrijk en Australië (Kakabadse, Kakabadse, 2001; Burnes, Anastasiadis, 2003; Lin et all, 2007; Vilvovsky, 2008). Deze verplichting is ingegeven vanuit het streven naar kostenbesparing (De Looff, 1996) en een krimpende overheid. In het algemeen kan gesteld worden dat strategische redenen voor IT outsourcing minder vaak worden aangetroffen binnen de overheid (Strikwerda, 2004). Conclusie deelvraag 2b: In de publieke sector gelden de volgende overwegingen t.a.v. IT outsourcing van IS ontwikkeling: 1) Vermindering resp. beheersing van de kosten. Voorbeelden hiervan zijn: a) Investeringskosten, (bijvoorbeeld door sale & lease back ); b) Exploitatiekosten; c) Personeelskosten; 2) Betere kwaliteit /dienstverlening; 3) Toegang tot kennis en ervaring, ofwel best practices (bijvoorbeeld door een toename van in-huis expertise of het verkrijgen van toegang tot nieuwe technologieën); 4) Concentratie op kerntaken; 5) Afstoten van moeilijk (of niet) te beheersen activiteiten; 6) Beter vermogen om nieuwe producten/diensten te ontwikkelen; 7) Verbeteren van het veranderingsvermogen (flexibiliteit); 8) Opvangen van fluctuaties (qua vraag). 3.5.3 Welke verschillen in overwegingen tussen de publieke sector en de private sector betreffende IT outsourcing van IS ontwikkeling kunnen worden geïdentificeerd? In deze paragraaf wordt antwoord gegeven op theoretische deelvraag 2c: Welke verschillen in overwegingen tussen de publieke sector en de private sector betreffende IT outsourcing van IS ontwikkeling kunnen worden geïdentificeerd? Uit de conclusies van de deelvragen 2a en 2b is af te leiden dat de overwegingen voor IT outsourcing van de IS ontwikkeling voor de publieke sector niet afwijken ten opzichte van de private sector. Dit wordt bevestigd door Vilvovsky (2008), welke constateert dat overwegingen die in de private sector gelden, allemaal worden gebruikt in de publieke sector. In de overige beschikbare literatuur wordt eveneens bevestigd dat de overwegingen die in de private sector gelden, ook worden gebruikt in de publieke sector (Hancox, Hackney 1999; Kakabadse, Kakabadse, 2001; Khalfan, Gough 2002; Kok, 2003). Ten aanzien van het vergelijken van de verschillende onderzoeken moet wel worden opgemerkt dat deze onderzoeken veelal zijn uitgevoerd in verschillende landen. De politieke, 20