Incura Fysio Agenda 2012 Incura Fysio Pagina 1 / 22
Inhoud 1 Inleiding... 3 1.1 Openen... 4 1.2 De agenda: het overzicht... 5 2 Agenda: de opties... 6 2.1 Agenda s tonen en afdrukken... 6 2.2 Agenda weergave... 6 2.3 Kalender... 7 2.4 Agenda opties... 8 2.5 Daginformatie... 17 2.6 Afspraken maken... 18 2.7 Niet getoonde afspraken... 20 3 Contact... 21 3.1 Zelfhulp en handleidingen... 21 4 Versie-informatie... 22 2012 Incura Fysio Pagina 2 / 22
1 Inleiding De agenda heeft met de nieuwe versie van Incura Fysio (versie 15-07-12) een grondige herziening gekregen. Bij de ontwikkeling stond het idee centraal dat door elke therapeut vanuit de agenda gewerkt moet kunnen worden. Vanuit de agenda kunt u daarom nu eenvoudig navigeren naar de behandeling, waar u alle relevante informatie kunt vinden en toevoegen. Daarnaast is in deze versie ook een wens van veel gebruikers geïmplementeerd met betrekking tot het inregelen van een weekplanning. Zie daarvoor het hoofdstuk Agenda opties > 4 Instellingen: Planperiodes 2012 Incura Fysio Pagina 3 / 22
1.1 Openen U kunt in Incura Fysio altijd de agenda benaderen vanuit de zwarte actiebalk. Daarnaast kunt u de agenda openen via het Dashboard en het Behandeljournaal. Figuur 1: Agenda openen vanuit het Dashboard. Figuur 2: Agenda open vanuit het Behandeljournaal 2012 Incura Fysio Pagina 4 / 22
1.2 De agenda: het overzicht Figuur 3: Agenda in overzicht De agenda heeft de onderstaande opties welke in de volgende hoofdstukken uitgewerkt worden: 1. Agenda s tonen, afdrukken en opnieuw laden 2. Agenda weergave 3. Kalender 4. Agenda opties 5. Dag informatie 6. Afspraken 7. Praktijk rooster 8. Niet getoonde afspraken 2012 Incura Fysio Pagina 5 / 22
2 Agenda: de opties 2.1 Agenda s tonen en afdrukken Figuur 4: Agenda tonen en afdruk opties Als in de praktijk meerdere therapeuten en medewerkers werkzaam zijn kunt u: 1. Uw eigen agenda inzien: Mijn agenda. Iedere therapeut heeft een Eigen agenda en is afhankelijk van de gebruikersinlogcode 2. Collega agenda s inzien: Kies agenda s 3. Om de agenda weergave af te drukken kiest u Afdrukken 4. Met de optie Opnieuw laden kunt u de gegevens in de agenda verversen. 2.2 Agenda weergave Heeft u gekozen voor de Dag weergave: > = dagweergave van morgen >> = dagweergave van 1 week later Figuur 5: Bladeren in de agenda weergave Heeft u gekozen voor de Werkweek weergave: > = werkweekweergave van 1 werkweek later >> = werkweekweergave van 2 werkweken later Heeft u gekozen voor de Week weergave: > = weekweergave van 1 week later >> = weekweergave van 2 weken later Heeft u gekozen voor de Twee weken weergave: > = 2 wekenweergave van 1 week later >> = 2 wekenweergave van 2 weken later Heeft u gekozen voor de Maand weergave: > = maandweergave 1 maand later >> = maandweergave 2 maanden later 2012 Incura Fysio Pagina 6 / 22
2.3 Kalender Bij het minteken (-) kunt u de kalender inklappen < = Een maand terug > = Een maand verder Selecteer een bepaalde dag en u navigeert naar de dag of de week/maand waarin die dag valt. Figuur 6: Kalender 2012 Incura Fysio Pagina 7 / 22
2.4 Agenda opties Figuur 7: agenda opties De opties op de agenda zijn: 1. COV De COV wordt uitgevoerd over de gekozen agenda weergave 2. Behandelstatus Elke behandeling in de agenda heeft een behandelstatus met een bijbehorende randkleur voor uw visuele overzicht. Dit verschillende behandelstatussen zijn: - Geagendeerd (licht bruine rand) - Nagekomen (groene rand) - Verzuimd (oranje) Een randvoorwaarde voor het kunnen factureren van een behandeling is dat de behandeling op Nagekomen of Verzuimd moet staan. Dit is de functie van de optie Behandelstatus. U wijzigt in de getoonde weergave alle zittingen met status Geagendeerd in status Nagekomen. 3. Nieuwe aanmelding Als een patiënt belt om een afspraak te maken en de patiënt komt nog niet voor in uw administratie, kunt u gegevens van deze patiënt vastleggen in Nieuwe aanmelding. Het voordeel van deze functionaliteit is dat er nog niet onmiddellijk een dossier wordt aangemaakt, maar dat u al wel een eerste afspraak kunt maken. 2012 Incura Fysio Pagina 8 / 22
4. Instellingen (Gebruikers instellingen) Let op: Globale instellingen overschrijven de gebruikersinstellingen. Zoekopties: U kunt resultaten van zoekopdrachten aangegeven. Als u geen keuze maakt wordt altijd alles getoond. Signalering: (deze functionaliteit is in ontwikkeling) Opties van de Agenda: - Algemeen - Werktijden - Uiterlijk en gedrag - Informatie - Planperiodes Algemeen 1. Selecteer een standaard afspraak type. De Standaard afspraak type wordt in Incura gemaakt op het niveau van Globale Instelling (Beheer > Instellingen > Globale instellingen > Afspraak type) 2. Standaard duur (functionaliteit wordt binnenkort nog verder uitgewerkt) 3. Toon alleen werktijd (van tabblad Werktijden ) 4. Toon patiënt data: de optie of er wel of geen behandelgegevens in de agenda getoond moeten worden. Figuur 8: Afspraak typen 2012 Incura Fysio Pagina 9 / 22
Werktijden U kunt door middel van een kleur uw werktijden zichtbaar maken in de agenda: Figuur 9: Werktijden doorvoeren Let op: - U kunt alleen de werktijden aanpassen voor de medewerker waarmee u bent ingelogd in Incura. - Default staan de werktijden van de therapeut bij Start werktijd en Einde werktijd. Wilt u afwijken van de default tijden: 1. Kies de dag waarvoor de afwijkende werktijd geldt en geef de werktijden op 2. Kies Bewaren Figuur 10: Werktijden in de agenda 2012 Incura Fysio Pagina 10 / 22
Uiterlijk en gedrag - Celhoogte (van een agenda tijdas blok) staat default op 40 pixels. U kunt daar bijv. 80 pixels van maken, zodat het blok vergroot wordt. - Tijdas: hier kunt u de lengte van de tijdas instellen. Figuur 11: Visuele weergave aanpassen Informatie Hier kunt u: - in de linkerkolom selecteren welke informatie in de agenda afspraak getoond moet worden én in welke volgorde. - in de rechterkolom selecteren welke informatie in de tooltip getoond moet worden en in welke volgorde. De tooltip is de agenda informatie die getoond wordt als u met de muis over de afspraak beweegt. 2012 Incura Fysio Pagina 11 / 22
Planperiodes Een Planperiode is een afgebakende periode in de agenda met bepaalde eigenschappen. Het geeft u de mogelijkheid om dagen of dagdelen in de agenda te markeren. Deze dagdelen kunnen invloed hebben op bijvoorbeeld de te maken afspraken of u kunt hiermee een agendatijd mee blokkeren. (zie verder: Beschikbaarheidskaart op pagina 16) Voorbeelden van gebruik planperiodes: 1. U werkt wel of niet op bepaalde tijdstippen en wilt deze periode in uw agenda blokkeren 2. U werkt op locatie A of locatie B en u wilt alleen patiënten van/op deze locatie 3. U wilt alleen lange groepsbehandelingen plannen 4. U heeft een pauze, een vergadering of wilt in een bepaalde periode uw administratie bijwerken NB: Per therapeut kunnen in de agenda planperiodes aangemaakt worden, dit kan niet op Globaal niveau. Stap 1: Afspraak type aanmaken Maak eerst voor elk type afspraak waar u mee werkt een Afspraak Type aan bij Globale instellingen. Ga in Incura naar Beheer > Instellingen > Globale instellingen en kies bij Agenda de tab Afspraaktypes 1. Kies toevoegen 2. Geef een naam op 3. Bepaal per afspraak type het Soort. a. Behandeling: Type behandelingen kunnen zijn: i. Standaard/korte/lange behandeling xx minuten ii. Groepsbehandelingen b. Notitie c. Activiteit: type activiteiten kunnen zijn: i. Pauze ii. Vergadering iii. Overleg 4. Bepaal de standaard duur, kleur en vink aan Weergeven in menu 5. Kies Bewaren 2012 Incura Fysio Pagina 12 / 22
Voorbeeld van een kort durende afspraak: Naam: Groepsbehandeling Soort: Behandeling Standaard duur: 60 (minuten) Kleur: Bepaal de kleur van de afspraak Weergeven in het menu: Aanvinken Kies bewaren Voorbeeld van een lunch Naam: Soort: Standaard duur: Kleur: Weergeven in menu: Kies Bewaren Lunch Activiteit 25 (minuten) Bepaal kleur Aanvinken Figuur 12: Afspraak type op de agenda 2012 Incura Fysio Pagina 13 / 22
Stap 2: Planperiode aanmaken U kunt naast via Gebruikers Instellingen ook via de agenda Planperiodes aanmaken. Klik in de agenda en klik rechts en kies Nieuwe planperiode. Figuur 13: Planperiode aanmaken via agenda Figuur 14: Planperiode inrichten 2012 Incura Fysio Pagina 14 / 22
Voorbeeld: planperiode groepsbehandelingen op maandag ochtend 09:00-12:00 Eigenschappen van dit tijdvak kunnen zijn: 1. Deze tijd moet geblokkeerd worden in de agenda. Als deze periode geblokkeerd wordt dan kunnen er in de agenda van deze therapeut tijdens deze periode geen andere afspraaktypes ingepland worden. 2. Het Afspraaktype Hier kunt u het eerder genoemde en gemaakte afspraaktype groepsbehandeling 60 minuten selecteren. 3. Start en eindtijd van de planperiode In dit voorbeeld 09:00u en 12:00 In het veld Aantal afspraken wordt het aantal afspraken getoond dat binnen het tijdsinterval van de planperiode gebruikt kan worden. Wilt u dat hier meer of minder afspraken in vallen dan kunt u: - of de planperiode aanpassen - of de standaardduur van het afspraaktype aanpassen 4. Kleur: Bepaal de kleur. Voor mensen met een beperkte kleurherkenning wordt de naam van de planperiode getoond in de agenda, maar u kunt hier ook: 5. De opaciteit van de kleur bepalen. Dat wil zeggen de kleur sterkte. 6. Dagen van de week waar deze planperiode voor geldt 7. Kies Bewaren Figuur 15: Planperiodes in de agenda 2012 Incura Fysio Pagina 15 / 22
Figuur 16 : Beschikbaarheidskaart Stap 3: Afspraak invoeren Als u met de muis over de planperiode beweegt, ziet u de beschikbaarheidskaart. U kunt bijvoorbeeld de periode van 10:00u selecteren om op 9, 10 of 11uur een afspraak van een uur te maken. Klik op de periode van 10:00 om de afspraak in te plannen. Figuur 17:Beschikbare planperiodes Als u nu opnieuw met de muis over de planperiode beweegt ziet u dat de tijd van 10:00u niet meer beschikbaar is. 2012 Incura Fysio Pagina 16 / 22
Figuur 18: Planperiode korte afspraken Als u met de muis over een planperiode met kort durende afspraken beweegt, dan verschijnen er ook meerdere afspraak opties. Figuur 19 : Korte afspraken 2.5 Daginformatie Figuur 20: Aantal geplande behandelingen per dag Bovenin de kolom van een dag ziet u het totaal van het aantal behandelingen dat op die dag is ingepland. 2012 Incura Fysio Pagina 17 / 22
2.6 Afspraken maken Figuur 21: Een agendatijd selecteren Als u met de muis over de agenda beweegt dan ziet u de dag en de tijd die u kunt selecteren om een afspraak in te voeren. Figuur 22: Een behandeling Afspraken kunt u in de agenda invoeren door: 1. In de agenda a. Dubbelklikken op het tijdstip waarop u de afspraak wilt maken 1. Zoek de betreffende patiënt a. Betreft het een nieuwe aanmelding kies dan Nieuwe patiënt b. Registreer de gegevens van de patiënt 2. Selecteer de patiënt ii. Bewerk de algemene afspraak, de bewerk mogelijkheden zijn voor u: 1. Datum 2. Begintijd en eindtijd iii. Bewerk, indien nodig, de details van de afspraak 2012 Incura Fysio Pagina 18 / 22
1. Afspraak type (zie paragraaf 2.7) 2. Behandelaar 3. Optioneel: locatie 4. Behandelepisode van de behandeling 5. De behandelstatus (zie paragraaf 2.4.2) b. Het tijdstip waarop u de afspraak wilt maken 1 x aanklikken en 1 x rechts klikken. i. Selecteer het gewenste afspraak type (zie fig.23) 1. Zoek en selecteer de juiste patiënt Figuur 23: Afspraak op afspraaktype Elke behandeling in de agenda heeft een behandelstatus. Dit kan zijn: - Geagendeerd (licht bruine rand) - Nagekomen (groene rand) - Verzuimd (oranje) 2012 Incura Fysio Pagina 19 / 22
Navigeren vanuit de agenda naar onderdelen van het dossier Figuur 24: Navigatie opties vanuit de afspraak Als u de afspraak rechts aanklikt, kunt u vervolgens vanuit de afspraak verscheidene acties uitvoeren: - Muteren - Factureren (Balie factuur) - Status van de behandeling wijzigen - Naar diverse locaties in het dossier 2.7 Niet getoonde afspraken Figuur 25: Agenda in overzicht Door middel van de rode driehoeken wordt u geattendeerd op de aanwezigheid van afspraken die buiten beeld vallen. Dit kan zowel later als eerder op de dag zijn. 2012 Incura Fysio Pagina 20 / 22
3 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Incura Fysio helpdesk. Ook voor vragen over de meetinstrumenten kunt u met ons bellen. Telefonisch: 088-946 2273 Maandag t/m donderdag 09:00 tot 20:00 Vrijdag 09:00 tot 18:00 Tijdens de zomermaanden juli en augustus hanteren wij de aangepaste tijden: Maandag t/m vrijdag 09:00 tot 17:00 Met vriendelijke groet, Incura Helpdesk 3.1 Zelfhulp en handleidingen Incura Fysio heeft ook een eigen supportsite. U kunt daar komen door de volgende link te volgen: http://support.incura.nl/ of door vanuit Incura Fysio in het bovenmenu op te klikken. U kunt daar terecht voor: De meeste actuele handleidingen. Veel gestelde vragen. Overzicht van trainingen en de aanvraag ervan. Het contactformulier voor vragen over Incura Fysio. 2012 Incura Fysio Pagina 21 / 22
4 Versie-informatie Datum versie Gedane aanpassing(en) 01.01.12 Initiële Handleiding 15.07.12 Initiële aanvullingen o.a. planperiodes 2012 Incura Fysio Pagina 22 / 22