GEAR * Gecombineerde Evaluatie en Audit Ronde * kwaliteitsinstrument huisartsopleiding nederland 15085HON_a5FLYER_GEARnov15_def.indd 1 24-11-15 16:23
WAT IS GEAR * GEAR: Gecombineerde Evaluatie en Audit Ronde GEAR bestaat uit: zelfbeoordeling audit verbeterplannen en uitwisseling GEAR wordt toegepast op 7 domeinen 2015-2016 DOMEIN 7: ORGANISATIE EN MANAGEMENT 2015-2016 DOMEIN 1: VISIE EN KWALITEIT DE GEAR DOMEINEN 2012-2013 DOMEIN 2: ACADEMISCH NIVEAU 2018-2019 DOMEIN 3: ONDERWIJS- PROGRAMMA WERKEN AAN KWALITEIT * De acht huisartsopleidingen werken aan nog betere kwaliteit. Gezamenlijk investeren ze in de toekomst, door structureel aandacht te besteden aan het verder verbeteren van de kwaliteit. En daarom is er GEAR. 2015-2016 DOMEIN 6: HR-BELEID 2012-2013 DOMEIN 5: TOETSING, BEOORDELING EN RESULTATEN 2012-2013 DOMEIN 4: LEEROMGEVING KIJK IN DE SPIEGEL * GEAR is een landelijk kwaliteitsinstrument waarvan alle acht huisartsopleidingen gebruik maken. Maar GEAR is meer. GEAR is winst voor iedereen, want GEAR nodigt uit tot onderlinge vergelijking en samenwerking. GEAR is de bril waardoor je in de spiegel kijkt. En in die spiegel zie je de knelpunten, de oplossingen, de kansen en de good practices. Zo wordt werken aan kwaliteit écht inspirerend! GEAR VOOR IEDEREEN * GEAR is er niet alleen voor het management. Iedereen die zich verantwoordelijk voelt voor kwaliteit kan bijdragen aan verbetering daarvan. Docenten, opleiders en alle anderen die betrokken zijn bij de huisartsopleiding. DOEN WE HET GOED? * Verantwoording afleggen over aanpak en resultaten van de huisartsopleiding is nuttig én nodig. GEAR biedt de aanknopingspunten. Het instrument is gestructureerd van opzet, bevat verschillende meetinstrumenten en meerdere auditrondes. Hierdoor worden naast de sterke en zwakke punten, ook verbeteringen zichtbaar gemaakt. * MEER WETEN? Meer weten over GEAR en de toepassingsmogelijkheden? Bekijk het Handboek GEAR op www.huisartsopleiding.nl. Of vraag meer informatie bij één van de opleidingsinstituten of Huisartsopleiding Nederland: T 030-282 34 60. NOVEMBER 2015 ONTWERP INPETTO-ONTWERP.NL TEKST EVELINE BETS TEKST & PUBLICITEIT 15085HON_a5FLYER_GEARnov15_def.indd 2 24-11-15 16:23
DINSDAG 29 MAART 2016 ZAAL V1-20 AUDITGESPREKKEN Naam en functie auditoren Duur 08.30 09.00 Voorbereiding ontvangst Auditoren LUMC Onderwijsgebouw 3 Hippocratespad 21 2333 ZD Leiden Zaal V1-20 (Eysingazaal/1 e etage) Voor de lunch en ontvangst van geauditeerden/deelnemers is zaal V1-22 (Bontiuszaal) beschikbaar. Ontvangst - Corrie de Koning- Fennes, Secretaresse - Maurice Schuivens Medewerker onderwijsplanning ½ uur 09.00 12.00 Afstemmingsoverleg auditteam Auditteam 3 uur - Sietze Looijenga, Voorzitter QANU - Els Jacobs, Secretaris GEAR - Klaartje Olde Loohuis, AIOS VUmc - Maarten van Bergeijk, HAO VUmc - Merijn van de Laar, Staflid HO Maastricht - Mirjam Nijveldt, HON, landelijk coördinator GEAR 12.00 13.00 Lunch Toehoorder audit: 1 uur - Chris Rietmeijer, Staflid HO VUmc ZAAL V1-20 AUDITGESPREKKEN Naam en functie deelnemers Duur 13.00 13.30 Welkom door instituut - Oriëntatie op de auditdagen en specifieke aandachtspunten - doornemen auditprogramma Deelnemers - Anneke Kramer, Hoofd HO Leiden - Maurice Schuivens Medewerker onderwijsplanning ½ uur 1 NPA/GEAR-audit/Bezoekschema HO Leiden versie 23-03
DINSDAG 29 MAART 2016 ZAAL V1-20 AUDITGESPREKKEN Naam en functie deelnemers Duur 13.30 15.00 Hoofd, management team en kwaliteitscoördinator - Verbeterplannen, landelijke speerpunten vorige GEAR ronde 2013 - Zelfreflectie bij scores GEAR ronde 2015 15.00 16.15 Eigenaren verbeterplannen - Interne organisatie - Elektronische Leeromgeving - Onderwijs - Diensten op de HAP Deelnemers - Anneke Kramer, Hoofd HO Leiden - Tony Poot, Adjunct-hoofd - Gertrude Grijpink Coördinator fase 1 - Annette Verkerke Coördinator fase 2 - Jan Mulder Coördinator Opleiders - Geurt Essers Coördinator Onderwijs - Maurice Schuivens Medewerker onderwijsplanning Deelnemers - Tony Poot Adjunct-hoofd - Luuk de Ruiter Plaatsvervangend hoofd - Geurt Essers Coördinator Onderwijs - Sophie Klapwijk- Strumphler Coördinator Diensten 1½ uur 1¼ uur 16.15 16.30 Pauze ¼ uur 16.30 17.00 Afronding door Auditteam ½ uur 17.00 Eerste terugkoppeling en afspraken dag 2 Hoofd en medewerker onderwijsplanning ½ uur 2 NPA/GEAR-audit/Bezoekschema HO Leiden versie 23-03
WOENSDAG 30 MAART 2016 ZAAL V1-20 AUDITGESPREKKEN MET: Naam en functie deelnemers Duur 08.30 08.45 Auditoren arriveren Ontvangst ¼ uur 08.45 09.00 Welkom door instituut - Oriëntatie op de auditdagen en eventuele bijzonderheden - doornemen auditprogramma 09.00 10:30 Stafleden, docenten, groepsbegeleiders, gedragswetenschappers Deelnemers - Anneke Kramer, Hoofd HO Leiden - Maurice Schuivens Medewerker onderwijsplanning Deelnemers - Janet Kist HAB Fase 2 - Marjoke Hoekstra GW Fase 1 - Ton Scholtes HAB Fase 1 ¼ uur 1½ uur 10.30 10.45 Pauze ¼ uur 10.45 12.30 Opleiders Deelnemers 1¾ uur - Frans Geels Huisartsopleider - Hester Lion Huisartsopleider - Cora Broekema Huisartsopleider 12.30 13.15 Lunchpauze ¾ uur 13.15 14.15 AIOS Deelnemers 1 uur - Thijs Blaauw AIOS Fase 1 - Marieke Schepp AIOS Fase 1 - Peter Muller AIOS Fase 2 - Sophie van Blijswijk AIOTHO 14.15 14.30 Pauze ¼ uur 3 NPA/GEAR-audit/Bezoekschema HO Leiden versie 23-03
WOENSDAG 30 MAART 2016 ZAAL V1-20 AUDITGESPREKKEN MET: Naam en functie deelnemers Duur 14.30 15.30 Hoofd en management team Deelnemers - Anneke Kramer, Hoofd HO Leiden - Tony Poot, Adjunct-hoofd - Gertrude Grijpink Coördinator fase 1 - Annette Verkerke Coördinator fase 2 - Jan Mulder Coördinator Opleiders - Geurt Essers Coördinator Onderwijs - Maurice Schuivens Medewerker onderwijsplanning 15.30 16.30 Afronding auditteam ½ uur 16.30 17.30 Terugkoppeling voorlopige resultaten Alle deelnemers aan de audit en stafleden zijn welkom 4 NPA/GEAR-audit/Bezoekschema HO Leiden versie 23-03
GEAR (Gecombineerde Evaluatie en Audit Ronde) Info voor deelnemers, overzicht namen, functie en email adres geauditeerden Info voor deelnemers Deelnemen aan de GEAR Audit doe je als ervaringsdeskundige. Samen met collega-aios, -opleiders of stafleden vormen deelnemers een afspiegeling van de opbouw van de organisatie van de Huisartsopleiding Leiden. Bij een audit als deze van GEAR gaat het om een open gesprek in een veilige omgeving, in een plezierige sfeer. Deelnemers worden bevraagd op basis van hun kennis en ervaring met de uitvoering van de opleiding tot huisarts. Ter voorbereiding kan het infoblad en/of het handboek GEAR doorgenomen. Voor verdieping is de informatie die aan de Auditoren ter beschikking is gesteld na te lezen via www.lumc.nl/org/pheg/onderwijs/dehuisartsopleiding/missie-en-visie/kwaliteit/ Doel en opzet GEAR De hoofddoelstelling van de Gecombineerde Evaluatie en Audit Ronde (GEAR) is het volgen, in kaart brengen en bevorderen van de kwaliteit van de huisartsopleiding op alle opleidingsinstituten. Daar worden kwaliteitsindicatoren voor opgesteld. Eens in de twee ā drie jaar nemen de opleidingsinstituten deel aan GEAR kwaliteitsaudits. In de audit wordt, verspreid over twee dagen, een selectie van de zeven belangrijke domeinen voor de kwaliteit van de opleiding getoetst. In deze GEAR auditronde zullen de volgende domeinen getoetst worden: - Domein 1. Visie en Kwaliteit - Domein 6. HR-Beleid - Domein 7. Organisatie en Management Voor uitgebreide achtergrondinformatie van de opzet van het GEAR kwaliteitssysteem en de domeinen wordt verwezen naar het Handboek GEAR. Deze audits staan los van de vijfjaarlijkse visitaties van de opleidingsinstituten door de RGS. In deze visitatie wordt selectief getoetst op de randvoorwaarden. De Huisartsopleiding Leiden zal op 10 mei 2016 gevisiteerd worden, de documenten voor de visitatie zijn in te zien en zijn afgestemd op GEAR. Fase 1: Zelfevaluatie, reflecteren en uitwisselen Voor de audits wordt door het instituut een zelfevaluatie volbracht. Uit deze evaluatie volgt een door het instituut op te stellen zelfreflectie. Deze zelfreflectie zal met de gegevens volgend uit de audit bijdragen aan een opzet voor verbeterplannen. Tevens zullen de instituten inventariseren op welke vlakken zij andere instituten expertise kunnen bieden en welke expertise ze zelf graag van andere instituten zouden willen ontvangen, het zogenaamde uitwisselingsaanbod. Documentenonderzoek en gesprekken met betrokkenen. Al in de zelfevaluatiefase wordt door de instituten relevante documentatie verzameld die tezamen met de terugkoppelingsrapportage ter bestudering aan het auditteam wordt aangeboden. Tijdens de auditdagen is er ter plekke nog gelegenheid voor het auditteam om overige relevante documenten in te zien. 5 NPA/GEAR-audit/Bezoekschema HO Leiden versie 23-03
GEAR (Gecombineerde Evaluatie en Audit Ronde) Info voor deelnemers, overzicht namen, functie en email adres geauditeerden Fase 2: Wie komen er op bezoek? Het auditteam bestaat uit een drietal getrainde auditoren uit de andere huisartsopleidingen, te weten een staflid, een opleider, een AIOS, een extern expert (voorzitter) op het gebied van auditprocessen en tot slot de secretaris van NPA. Verder kunnen aanschuiven de landelijk coördinator GEAR van Huisartsopleiding Nederland en een toehoorder. Dit is vaak een medewerker kwaliteit van een van de andere instituten. Met wie wordt gesproken? Op de auditdagen zelf worden door het auditteam gesprekken gevoerd met betrokkenen, ook wel geauditeerden genoemd. Op de eerste auditdag wordt over de domeinen gesproken met: - hoofd en sleutelfiguren in management - stafleden die betrokken zijn bij verbeterplannen - docenten, groepsbegeleiders, gedragswetenschappers Op de tweede auditdag wordt over de domeinen gesproken met: - AIOS (diverse fases) - opleiders (meer en minder ervaren) - hoofd van het opleidingsinstituut Aan het einde van de tweede dag presenteert het auditteam de voorlopige bevindingen (eerste indruk) aan de geauditeerden en genodigden. Waar leidt dit toe? Het auditteam stelt voor het instituut een auditrapportage op. Het instituut wordt in de gelegenheid gesteld onjuistheden te corrigeren waarna de rapportage formeel wordt vastgesteld en op nader af te spreken wijze gepubliceerd. Voor het instituut levert de rapportage materiaal voor verbeteringsacties. Onderling wisselen de instituten hun rapportages uit, zodat de huisartsopleiding als geheel kan profiteren. Waar komen we vandaan? Op de volgende pagina s is het dashboard overgenomen dat het Coördinatie Team (CO) gebruikte voor de sturing op de kwaliteitsverbeterplannen. In ieder CO-Overleg stond de kwaliteitszorg, GEAR en de ontwikkeling van een Meerjarenbeleid vast op de agenda. 6 NPA/GEAR-audit/Bezoekschema HO Leiden versie 23-03
GEAR (Gecombineerde Evaluatie en Audit Ronde) Info voor deelnemers, overzicht namen, functie en email adres geauditeerden Kwaliteitszorg HO LUMC 2015 Datum start: Datum eind: 01-01-2015 31-12-2015 Kwaliteitsverbeterplannen Strategische pijler / Omschrijvingen Verbeteren Kwaliteit Onderwijs (A. Verkerke) Wie Wanneer Status 14.011. Laag aantal consultobservaties en leergesprekken J. Mulder nov-14 14.012. Kwaliteit van de externe stages GGZ en VPH A. Verkerke dec-14 14.013. Fase 2 afronding, borging en evaluatie G. Essers dec-14 14.014. Kwaliteitszorg en -meting onderwijs G. Essers dec-14 Inrichten Elektronische Leer Omgeving (L. de Ruiter) Wie Wanneer Status 14.016. Elektronische Leeromgeving L. de Ruiter sep-14 Vormgeven aan Individualisering (G. Grijpink) Wie Wanneer Status 14.003. Ontbreken differentiatie WV G. Essers jun-15 15.018. Positionering en inhoud differentiaties G. Essers mrt-15 Professionaliseren Interne Organisatie (T. Poot) Wie Wanneer Status 14.001. Verbetering van de werkwijze/voorbereiding GEARvisitatie 14.004. Weinig interactie en samenwerking kerntaakgroepen WO en HO M. Schuivens mrt-15 A. Kramer okt-14 14.005. Koppelingsprocedure stage-instellingen A. Verkerke nov-14 14.006. Ontbreken coördinator diensten T. Poot feb-15 14.007. Evaluatie coördinator AIOS voortgang (CAV) G. Dijkstra jul-14 14.009. Terugkoppeling evaluaties naar AIOS en opleiders G. Essers apr-15 7 NPA/GEAR-audit/Bezoekschema HO Leiden versie 23-03
GEAR (Gecombineerde Evaluatie en Audit Ronde) Info voor deelnemers, overzicht namen, functie en email adres geauditeerden Professionaliseren Interne Organisatie (T. Poot) - vervolg Wie Wanneer Status 14.010. Plan docentprofessionalisering L. de Ruiter mrt-15 incl. ISP (indiv. scholingsplan), jaargesprekverslagen, portfolio 14.015. Taken en werkzaamheden O-team J. Mulder sep-14 14.017. Afronding implementatie Eduflex M. Schuivens mrt-15 Faculteit Campus Den Haag (T. Poot) Wie Wanneer Status 15.019. Vestiging Den Haag T. Poot jul-15 Nog niet ingedeeld Wie Wanneer Status 14.002. Laag aantal aiotho s en onvoldoende zichtbaar A. Kramer okt-14 14.008. Weinig opleiders maken LHK toets J. Mulder nov-15 Legenda Wie Wanneer Status rood betekent: loopt verhoogd risico, aandacht nodig oranje betekent: mogelijk loopt plan vertraging op, aandacht gewenst groen betekent: goed geregeld en op schema, aandacht niet noodzakelijk 8 NPA/GEAR-audit/Bezoekschema HO Leiden versie 23-03
GEAR (Gecombineerde Evaluatie en Audit Ronde) Info voor deelnemers, overzicht namen, functie en email adres geauditeerden Naam Functie E-mailadres T. (Thijs) Blaauw AIOS Fase 1 S.C.E. (Sophie) van Blijswijk C.C. (Cora) Broekema G.T.J.M. (Geurt) Essers F.C. (Frans) Geels AIOTHO Huisartsopleider en Voorzitter Commissie Kwaliteitsbeleid O-team Coördinator Onderwijs Huisartsopleider G.J. (Gertrude) Grijpink Coördinator fase 1 J. (Marjoke) Hoekstra GW Fase 1&2 S.O. (Sophie) Klapwijk- Coördinator diensten Strumphler J.M. (Janet) Kist HAB Fase 2 A.W.M. (Anneke) Kramer H.L. (Hester) Lion Hoofd Huisartsopleiding Huisartsopleider J. (Jan) Mulder Coördinator opleiders S.P. (Peter) Muller AIOS Fase 2 A.J. (Tony) Poot Adjunct-hoofd L. (Luuk) de Ruiter Plaatsvervangend hoofd M.N. (Marieke) Schepp AIOS Fase 1 A.B.J. (Ton) Scholtes M.L.M. (Maurice) Schuivens HAB Fase 1 Klinische Stage Medewerker onderwijsplanning A. (Annette) Verkerke Coördinator fase 2 9 NPA/GEAR-audit/Bezoekschema HO Leiden versie 23-03
GEAR (Gecombineerde Evaluatie en Audit Ronde) Info voor deelnemers, overzicht namen, functie en email adres geauditeerden Opleidingsinstituut Huisartsgeneeskunde LUMC (Huisartsopleiding Leiden) Contactpersonen informatie GEAR: Anneke Kramer, hoofd Huisartsopleiding A.W.M.Kramer@lumc.nl Maurice Schuivens, medewerker onderwijsplanning M.L.M.Schuivens@lumc.nl 06-1730 1814 Corrie de Koning-Fennes, secretaresse C.H.J.de_Koning-Fennes@lumc.nl Leids Universitair Medisch Centrum Afdeling Public Health en Eerstelijnsgeneeskunde Correspondentieadres: Postzone V0-P, Postbus 9600, 2300 RC Leiden Bezoekadres: Gebouw 3 (6 e verdieping), Hippocratespad 21, 2333 ZD Leiden Secretariaat Huisartsopleiding: tel. 071-5268433 fax 071-5268259 E-mail: ho.havg@lumc.nl website: www.lumc.nl/org/pheg/onderwijs/dehuisartsopleiding 10 NPA/GEAR-audit/Bezoekschema HO Leiden versie 23-03