Handleiding KMO-beheer Basis verkoop G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t. 011 360 360 - f. 011 360 369 BTW BE 0441.752.054 - KBC 450-0622771-87 - www.adsolut.be
1. I N H O U D 1. Inhoud... 1 2. Doel van document... 1 3. Offerte... 2 3.1 Lijstweergave... 2 3.2 Detailweergave... 3 3.3 Functies... 8 Historiek verkoop... 8 Actualiseren van prijzen en kortingen... 9 Eenvoudig zoeken... 9 Samenstelling weergeven... 10 Order maken... 10 4. Order... 11 4.1 Lijstweergave... 11 4.2 Detailweergave... 12 4.3 Functies... 15 Historiek verkoop... 15 Actualiseren van prijzen en kortingen... 15 Eenvoudig zoeken... 15 Samenstelling weergeven... 16 Afspraak maken... 16 Verkoopbon maken... 16 5. Verkoopbon... 17 5.1 Lijstweergave... 17 5.2 Detailweergave... 18 5.3 Functies... 22 Historiek verkoop... 22 Eenvoudig zoeken... 22 Samenstelling weergeven... 22 Afspraak maken... 22 Overhalen orderlijnen... 23 Prestaties... 24 Facturatie... 24 6. Verkoopfactuur... 25 7. Statistiek... 26
2. D O E L V A N D O C U M E N T Adsolut KMO-beheer voorziet verschillende functionaliteiten op gebied van administratieve opvolging van de verkoopflow. De verschillende functionaliteiten m.b.t. verkoop zitten gebundeld onder KMO-beheer, Verkoop. De opbouw van deze handleiding gaat uit van een situatie waarbij de gehele flow gevolgd wordt. Het verkoopproces start daarom bij de opmaak van een offerte. De offerte wordt vervolgens omgezet naar een order, zal via een verkoopbon geleverd worden en resulteert uiteindelijk ook in een verkoopfactuur. In de praktijk is het niet nodig het gehele proces te volgen. Ergens onderweg inpikken kan. M.a.w., er kan bijvoorbeeld onmiddellijk een order gemaakt worden zonder eerst een offerte te moeten creëren. Of een verkoopbon rechtstreeks factureren kan bijvoorbeeld ook. Er wordt van de veronderstelling uitgegaan dat de basisfunctionaliteiten binnen Adsolut gekend zijn. Deze zijn beschreven in de handleiding Adsolut Algemeen - Basis. Overzicht- en detailweergave, sneltoetsen, veldkiezer, groeperingen, kolomhoofden, enz. zouden gekende begrippen moeten zijn. Ook Adsolut KMO-beheer Artikelbeheer vormt een basis voor deze handleiding. Volgende onderwerpen komen aan bod. - Algemene flow (offerte, order, verkoopbon en factuur) - Actualiseren van prijzen - Verkoophistoriek raadplegen vanuit een verkoopdocument - In verkoopdocumenten eenvoudig opzoeken van artikels en contacten - Bon info & memo s aanpassen en toevoegen - Orderlijnen overhalen op een verkoopbon - Om deze handleiding zo beknopt en leesbaar mogelijk te houden zijn specifieke functionaliteiten opgenomen in aparte handleidingen. O.a. samenstellingen, varianten, vertegenwoordigers, commissies, projecten en service wordt besproken in een andere handleiding. Veel leesplezier! Het Adsolut team 1
3. O F F E R T E 3. 1 L i j s t w e e r g a v e De standaard verkoopflow start bij het aanmaken van een offerte via KMO-beheer, Offertes. Na het doorklikken op Offertes, opent de lijst met openstaande offertes. Via de veldkiezer kunnen er verschillende velden beschikbaar worden gemaakt. Er zijn de standaard velden zoals Docnr., Datum, Relatie naam, Prijscategorie, Relatie Telefoon, Status offerte en Totaal Excl., Btw en Totaal. Afhankelijk van de aard en werking van het bedrijf kunnen ook velden m.b.t. kortingen, leeggoed en/of bijdragen interessant zijn om toe te voegen. Meer specifiek, ter opvolging van de offertes, zijn velden zoals Contactpersoon, Volgend contact, Afspraakdatum, Datum verzending, Niveau opvolging, Vermoedelijke beslissing, Vertegenw. Naam en Opmerking sales beschikbaar. De achtergrondkleur van de lijn wijzigt naargelang de configuratie van de instellingen.
3. 2 D e t a i l w e e r g a v e Na het maken van een nieuwe offerte, het kiezen van de relatie en toevoegen van enkele artikels, ziet het scherm van de offerte er als volgt uit. Gebied 1: Gebied 2: Gebied 3: Functietoetsen om een nieuwe offerte te starten, op te slaan, te verwijderen, of om te navigeren, de weergave te veranderen, enz. Bevat een detail/lijst weergave van de offerte, opgedeeld in tabs Artikels, Sales, Bon Info, Interne memo en Opvolging. Toont een samenvatting of totaal en vermeld de prijscategorie. 3
Artikels Het tabblad Artikels bevat de detaillijnen van de offerte met de artikelinformatie. Elke onderneming en gebruiker zal nood hebben aan andere informatie. Hierna worden de meest voorkomende reeksen besproken. - Basisgegevens Artikel, Omschrijving, Fakt. Aant., Bruto, Korting, Eenh.Pr., Btw en Totaal Tip! Via de veldkiezer kan er aan de kolommen het veld "Scanveld" worden toegevoegd. Dit geeft de mogelijkheid om via de barcodes het artikel te gaan ophalen. 4
- Voorraadinformatie Ondernemingen waar tijdens het verkoopproces gewerkt wordt op basis van de beschikbare voorraad hebben nood aan zicht hierop. O.a. volgende velden zijn daarom beschikbaar; Stock, Backorders Lev., Backorders Relaties, Beschikbare stock en Theoretische stock. - Informatie m.b.t. de verschillende eenheden Fakt. Eenh., Alt. Eenh., Aantal Basis Eenh., Aantal Alt. Eenh. In de handleiding Adsolut KMO-beheer Eenheden worden de mogelijkheden m.b.t. eenheden verder besproken. - Diverse andere velden m.b.t. leeggoed, bijdragen en verkoopcommissie 5
Sales Het tabblad Sales bundelt informatie omtrent CRM. De handleiding Adsolut CRM Basis gaat hier verder op in. Bon Info Onder Bon Info staan de gegevens betreffende de relatie. Standaard worden de gegevens overgenomen van de relatiefiche. 6
Interne memo Interne memo voorziet de mogelijkheid om aan de hand van een Rich Text Editor, interne opmerkingen of informatie mee te geven met de offerte. Deze info wordt overgenomen naar het order. Opvolging Alle acties m.b.t. opvolging van een offerte kunnen worden beheerd via het tabblad Opvolging. Ook dit wordt verder besproken in de handleiding Adsolut CRM Basis. 7
3. 3 F u n c t i e s Historiek verkoop De knop Historiek verkoop toont een artikeloverzicht van de aankopen van deze relatie. Gebruik ook hier de veldkiezer én filter om tot een overzicht te komen met de informatie die gezocht wordt. Tip! Aan de hand van dubbelklikken op een bepaalde lijn of enkele lijnen, worden de gegevens overgenomen naar de offerte. 8
Actualiseren van prijzen en kortingen Aan de hand van de knop Actualiseer prijzen, worden alle gegevens in de offerte ge-update op basis van de achterliggende instellingen en logica. Deze functionaliteit is ook beschikbaar in de andere verkoopdocumenten. Enkele voorbeelden wanneer deze functie handig kan zijn: - De verkoopprijzen of kortingen zijn gewijzigd en moeten in deze offerte gebruikt worden. Eén druk op de knop zorgt voor een update van de prijzen en kortingen. - Aan de offerte werden verschillende manuele wijzigingen aangebracht. Men wil deze resetten naar de standaard prijzen op basis van de instellingen en prijzenstructuur. Eenvoudig zoeken Adsolut voorziet o.a. in de verkoopdocumenten eenvoudig zoeken naar Artikels en Contacten. - Voor Zoek artikel verschijnt onderstaand scherm en filters. Deze zoekactie wordt gebruikt om artikels op te zoeken die in de artikelcatalogus zitten, maar niet actief staan. Na het kiezen van een artikel uit deze catalogus, zal het geactiveerd worden en opgenomen worden in de normale artikellijst. - Voor contacten het standaard scherm, waarbij hier ter illustratie gefilterd is op garden. Deze zoekactie geeft bijkomend de mogelijkheid om ook op contactpersonen te zoeken. 9
Samenstelling weergeven Via de knop Samenstelling wordt de inhoud van de samenstelling weergegeven. Door middel van rechts klikken op een lijn komen enkele extra functionaliteiten tevoorschijn. Rij invoegen: Niveau invoegen: Hiermee kunnen lijnen worden toegevoegd aan de samenstelling. De nieuwe lijnen worden niet in de standaard samenstelling opgenomen, maar alleen in dit document. Artikels uit een samenstelling kunnen op hun beurt ook een samenstelling zijn. Ook hier kan een bijkomend niveau worden gemaakt. De nieuwe niveaus worden niet in de standaard samenstelling opgenomen, maar alleen in dit document. Inklappen en uitklappen: In en uitklappen van de verschillende niveaus. Navigeer: Exporteer: Doorheen de samenstelling navigeren. Inhoud van de samenstelling exporteren naar bv. Excel. Order maken Maak order zet de offerte om in een order. 10
4. O R D E R 4. 1 L i j s t w e e r g a v e Bij het volgen van de standaard verkoopflow komen we na een offerte bij een order terecht, KMObeheer, Orders. Na het doorklikken op Orders, opent de lijst met openstaande orders. Naar analogie met de offertes kunnen ook hier, via de veldkiezer, verschillende velden beschikbaar worden gemaakt. 11
4. 2 D e t a i l w e e r g a v e Na het openen van het eerder gemaakt order op basis van de offerte, ziet het scherm er als volgt uit. Gebied 1: Gebied 2: Gebied 3: Functietoetsen om een nieuw order te starten, op te slaan, te verwijderen, of om te navigeren, de weergave te veranderen, enz. Bevat een detail/lijst weergave van het order, opgedeeld in tabs Artikels, Bon Info, Interne memo en Planning. Toont een samenvatting of totaal en vermeld de prijscategorie. 12
Artikels Het tabblad Artikels bevat de detaillijnen van het order met de artikelinformatie. Zoals bij de offerte, helpt de veldkiezer om de gevraagde informatie tevoorschijn te halen. Bon Info Onder Bon Info staan de gegevens betreffende de relatie. De gegevens zijn overgenomen van de offerte. Bovenop de velden die al beschikbaar waren bij de bon info van de offerte, zijn hier ook velden m.b.t. leverdata en transporteur toegevoegd. 13
Interne memo Interne memo voorziet de mogelijkheid om aan de hand van een Rich Text Editor, interne opmerkingen of informatie mee te geven met het order. Planning Alle afspraken m.b.t. het order kunnen worden beheerd via het tabblad Planning. Ze kunnen ook worden getoond in de lijst van de orders. De werking en verschillende mogelijkheden wordt behandeld in de handleiding Adsolut CRM Basis. 14
4. 3 F u n c t i e s Historiek verkoop Identiek aan de offerte, toont de knop Historiek verkoop een artikeloverzicht van de aankopen van deze relatie. In dit overzicht kunnen verschillende lijnen worden geselecteerd en zo worden overgenomen naar het order. Actualiseren van prijzen en kortingen Aan de hand van de knop Actualiseer prijzen, worden alle gegevens in het order ge-update op basis van de achterliggende instellingen en logica. Deze functionaliteit is ook beschikbaar in de andere verkoopdocumenten. Enkele voorbeelden wanneer deze functie handig kan zijn: - De verkoopprijzen of kortingen zijn gewijzigd, sinds de opmaak van de offerte of order, en moeten in dit order gebruikt worden. Eén druk op de knop zorgt voor een update van de prijzen en kortingen. - Aan het order werden verschillende manuele wijzigingen aangebracht. Men wil deze resetten naar de standaard prijzen op basis van de instellingen en prijzenstructuur. Eenvoudig zoeken Identiek aan de offertes voorziet Adsolut o.a. in de verkoopdocumenten eenvoudig zoeken naar Artikels en Contacten. 15
Samenstelling weergeven Via de knop Samenstelling wordt de inhoud van de samenstelling weergegeven. Naar analogie met de offerte komen door rechts te klikken op de lijnen extra functionaliteiten tevoorschijn. Afspraak maken Via de knop Maak afspraak kan een afspraak gemaakt worden die betrekking heeft op dit order. Deze afspraak wordt in de agenda geplaatst en zal, zoals eerder besproken, onder het tabblad Planning verschijnen. Verkoopbon maken Maak verkoopbon zet het order om in een verkoopbon. 16
5. V E R K O O P B O N 5. 1 L i j s t w e e r g a v e Bij het volgen van standaard verkoopflow komen we na een offerte en order bij de verkoopbon terecht, KMO-beheer, Verkoopbonnen. Na het doorklikken op Verkoopbonnen, opent de lijst met openstaande orders. Naar analogie met de offertes en de orders kunnen ook hier, via de veldkiezer, verschillende velden beschikbaar worden gemaakt. 17
5. 2 D e t a i l w e e r g a v e Na het openen van de eerder gemaakte verkoopbon op basis van het order, ziet het scherm er als volgt uit. Gebied 1: Gebied 2: Gebied 3: Functietoetsen om een nieuwe verkoopbon te starten, op te slaan, te verwijderen, of om te navigeren, de weergave te veranderen, enz. Bevat een detail/lijst weergave van de verkoopbon, opgedeeld in tabs Artikels, Bon Info, Interne memo en Planning. Toont een samenvatting of totaal en vermeld de prijscategorie. 18
Artikels Het tabblad Artikels bevat de detaillijnen van de verkoopbon met alle artikelinformatie. Zoals bij de offerte en het order, helpt de veldkiezer om de gevraagde informatie tevoorschijn te halen door de juiste velden te selecteren. Bon Info In tegenstelling tot de bon info van de offerte en het order, zijn de gegevens hier verdeeld over twee tabbladen. Het eerste, Facturatie, bundelt de gegevens betreffende de relatie en prestaties. Onder Transport, zijn alle velden m.b.t. transport en levering terug te vinden. 19
Teksten Interne memo voorziet de mogelijkheid om aan de hand van een Rich Tekst Editor, interne opmerkingen of informatie mee te geven met het order. De tekst onder Memo wordt zichtbaar voor de klant. Prestaties Betaling Onder het tabblad betaling worden de gegevens m.b.t. de betaling via de kassa getoond. 20
Planning Alle afspraken m.b.t. de verkoopbon kunnen worden beheerd via het tabblad Planning. Ze kunnen ook worden getoond in de lijst van de verkoopbonnen. Ook dit wordt verder besproken in de handleiding Adsolut CRM Basis. 21
5. 3 F u n c t i e s Historiek verkoop Identiek aan de offertes en de orders, toont de knop Historiek verkoop een artikeloverzicht van de aankopen van deze relatie. In dit overzicht kunnen verschillende lijnen worden geselecteerd en zo worden overgenomen naar de verkoopbon. Eenvoudig zoeken Identiek aan de offertes en de orders voorziet Adsolut o.a. in de verkoopdocumenten eenvoudig zoeken naar Artikels en Contacten. Samenstelling weergeven Via de knop Samenstelling wordt de inhoud van de samenstelling weergegeven. Naar analogie met de offerte komen door rechts te klikken op de lijnen extra functionaliteiten tevoorschijn. Afspraak maken Via de knop Maak afspraak kan een afspraak gemaakt worden die betrekking heeft op deze verkoopbon. Deze afspraak wordt in de agenda geplaatst en zal, zoals eerder besproken, onder het tabblad Planning verschijnen. 22
Overhalen orderlijnen Via de knop Overhalen orderlijnen kunnen manueel orderlijnen worden overgehaald. In sommige gevallen is het niet mogelijk een volledig order om te zetten naar een verkoopbon. Bijvoorbeeld bij een levering waar artikels uit verschillende orders moeten worden geleverd. In dit geval kan men een nieuwe verkoopbon maken en de orderlijnen ophalen. De verschillende openstaande orderlijnen voor de desbetreffende klant komen dan tevoorschijn. In de kolom Aantal leveren kan bepaald worden hoeveel artikels er geleverd worden en in de kolom Overhalen wordt aangeduid welke lijnen effectief moeten worden overgehaald naar de verkoopbon. 23
Prestaties Koppel: Koppelen van geleverde prestaties, besproken in de handleiding Adsolut Kantoor Prestaties. Ontkoppel: Verwerk: Terug ontkoppelen van de hiervoor vermelde prestaties. Verwerken van de prestaties op deze bon. Facturatie Na het aangeven welke artikels effectief geleverd kunnen en moeten worden, in de kolom Fakt aant. kan gekozen worden voor de volgende opties. Klaar voor facturatie: Artikels zijn geleverd en de verkoopbon wordt op status klaar voor facturatie gezet. Factureer: Handel af: Geleverde aantallen factureren. Om de bon af te handelen zonder dat er gefactureerd moet worden (bv. bij een omruiling o.a. omwille van binnen garantie zijn van het artikel). Opmerking: Niet iedereen heeft alle rechten om deze uit te voeren. 24
6. V E R K O O P F A C T U U R Afhankelijk van de instellingen zal het verkoopfactuur, na het factureren van de verkoopbon, automatisch worden verstuurd. O.a. via Boekhouding en Verkopen kunnen de facturen worden opgevraagd. Hieronder een voorbeeld van een overzicht van de laatste facturen. O.a. ook via het tabblad Overzicht op de relatiefiche kunnen de facturen voor de desbetreffende klant worden opgevraagd. D.m.v. dubbelklikken op de factuur, zullen de factuurdetails worden getoond. 25
7. S T A T I S T I E K Statistiek orders Via Statistiek Orders kan er op basis van enkele filters de statistiek van orders opgevraagd worden. De statistiek kan vervolgens in lijst-, draaitabel- of grafiekvorm bekeken worden. Hieronder enkele voorbeeldschermen. De basisfunctionaliteiten m.b.t. statistieken wordt in een aparte handleiding besproken. 26
Statistiek Verkoop Identiek aan de statistiek van de orders kunnen er ook op niveau van effectieve verkoop statistieken worden getrokken. Hieronder een klein voorbeeld ter berekening van de algemene marge. Tip! Via de veldkiezer en de samenvatting balk, kunnen zeer eenvoudig interessante beleidsoverzichten gemaakt worden. Via het bewaren van layouts en filters zijn ze later makkelijk opnieuw raad te plegen. Deze functionaliteiten staan beschreven in de handleiding "Adsolut - Algemene werking". 27
G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t. 011 360 360 - f. 011 360 369 BTW BE 0441.752.054 - KBC 450-0622771-87 - www.adsolut.be 28