2014 nr. 24 HET ONAFHANKELIJK PROFESSIONEEL TIJDSCHRIFT VOOR DE ZIEKENHUIZEN Verschijnt 8x per jaar nr. 24 jaargang 4 / 2014 (maand maart) 18 maart 2014 Brugge X P912873 : Toegangscontrole in ziekenhuizen 6 en verder 3 Zorgidee 2014: netwerken rond innovatie in de zorgsector 20 3 De norm ISO zorg en welzijn 24 3 Eenheidsstatuut wijzigt proefperiode en ontslagregeling 26 3 Pilootproject mondzorgnetwerken focust op doelgroepen met bijzondere noden 30
: TOEGANGSCONTROLE Een must in elk veilig ziekenhuis Ziekenhuizen willen zich op vandaag vooral profileren als open huizen met een laagdrempelig karakter: toegankelijk voor iedereen, makkelijk bereikbaar, transparant. Maar het kan natuurlijk niet de bedoeling zijn dat iedereen er zomaar overal binnen en buiten kan. Naast vooral schaalvergroting hebben ook een aantal nieuwe wettelijke voorschriften en het stijgende algemene onveiligheidsgevoel in de samenleving er toe bijgedragen dat bepaalde deuren in het ziekenhuis niet alleen voor bezoekers, maar ook voor onbevoegd personeel in sommige gevallen beter gesloten blijven. En dus dringt de vraag naar een sluitend veiligheidsplan zich ook in ziekenhuizen steeds vaker op. Een degelijke toegangscontrole al dan niet gecombineerd met camerabewaking kan daar een essentieel onderdeel van uitmaken. Maar wat houdt dat precies in, welke investeringen brengt dat met zich mee, welke voordelen levert dat op en hoe kan het systeem efficiënt beheerd worden? AANLEIDINGEN VOOR VEILIGER OPEN ZIEKENHUIZEN Schaalvergroting vraagt om beveiliging De sociale controle in ziekenhuizen is in de loop der jaren grotendeels weggevallen, en daar zit de schaalvergroting voor heel wat tussen. Steeds meer ziekenhuizen fuseren en/of breiden uit, zodat niet iedereen, iedereen meer kent. Waar nonchalance onder het personeel vroeger meteen opgemerkt werd (wie liet die deur ook weer open?), is het nu een pak minder evident om zonder hulpmiddelen de controle te bewaren over het uitgebreide personeelsbestand. Daarbij komt dat ziekenhuizen onmogelijk hermetisch kunnen afgesloten worden voor bezoekers, maar de grootte van de zorgvoorziening brengt wel onvermijdelijk met zich mee dat de toegang ook op dat vlak overal beperkt moet worden. Niet alleen om mensen met slechte bedoelingen te ontmoedigen, maar zeker ook omdat zowel bezoekers als patiënten nonchalanter worden en sneller dan vroeger een deur zouden binnenstappen waar ze eigenlijk niet moeten zijn. Hoe groter het ziekenhuis, hoe groter de anonimiteit, dus. Maar daarnaast kan ook de bouwkundige situatie per zorgvoorziening sterk verschillen. En ook dat speelt mee in de gewenste mate van beveiliging. Hoe meer in- en uitgangen bijvoorbeeld, hoe moeilijker een ziekenhuis te beveiligen is. En ook de ligging is een bepalende factor: ziekenhuizen in stadscentra 6 ZORGmagazine
worden sowieso meer met criminaliteit geconfronteerd dan zorgvoorzieningen aan de stadsrand of het platteland. Veiligheid een hot topic, ook in uw organisatie? Veiligheid is sinds een paar jaar nu eenmaal een hoofdthema binnen de samenleving geworden. En dus duiken ook steeds nieuwe maatregelen op om het veiligheidsgevoel te verhogen. Uiteraard ontsnappen ook ziekenhuizen niet aan deze trend. Logisch ook: want ziekenhuizen blijven door hun open organisatiestructuur zeker niet gespaard van criminaliteit. Het gaat dan niet enkel over bijvoorbeeld diefstal door buitenstaanders, maar ook werknemerscriminaliteit moet de nodige aandacht krijgen. De maatschappelijke perceptie heeft het naar aanleiding van bepaalde feiten en gebeurtenissen in het verleden bovendien onomkeerbaar gemaakt dat bijvoorbeeld pediatrie-afdelingen strenger beveiligd worden dan vroeger. Maar ook de toegang tot lokalen met waardevol materiaal of bijvoorbeeld medicatie vraagt steeds meer om een extra buffer om ongewenst bezoek af te houden. Normen, voorschriften en accreditaties Niet alleen op het vlak van zorgkwaliteit, maar ook wat betreft patiëntveiligheid worden steeds hogere eisen gesteld om een ziekenhuisaccredatie te bekomen. Op basis van een externe doorlichting wordt de werking van een ziekenhuis getoetst aan de voorgeschreven internationale normen en standaarden. Veiligheidsprocedures optimaliseren is daarbij één van de basisvereisten om de algemene kwaliteit van het ziekenhuis naar een hoger niveau te tillen. Externe accreditaties (zoals bijvoorbeeld JCI) konden al op eigen initiatief, maar zijn sinds 2013 ook opgenomen in het nieuw toezichtsmodel van de Vlaamse Overheid. Ziekenhuizen die voor eind 2012 te kennen gaven dat ze een accreditatietraject opgestart hebben (door een organisatie zoals JCI: Joint Commission International of NIAZ: Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg, die op hun beurt geaccrediteerd zijn door de International Society for Quality in Health Care ISQua) of die dat al behaalden, worden vrijgesteld van een systeemtoezicht door de overheid. Tegen 2017 moet het accreditatiebesluit wel aan de bevoegde overheid voorgelegd worden. Wie opnieuw voor eind 2012 liet weten niet te kiezen voor een accreditatietraject krijgt wel systeemtoezicht. Daarnaast blijft ieder ziekenhuis onderworpen aan een nalevingstoezicht, met de focus op één bepaald zorgtraject per jaar. Volgens Zorginspectie hebben momenteel 58 Vlaamse ziekenhuizen gekozen voor een accreditatie (19 onder hen kiezen voor JCI, 29 voor NIAZ, 10 zijn nog onbeslist). 7 ziekenhuizen beslisten er tot dusver voor om geen accreditatie-aanvraag op te starten. Momenteel komt de Vlaamse overheid niet tussen in de financiering van de directe kosten die bij een accreditatie komen kijken. Anderzijds werd wel een projectsubsidie van 50.000 euro toegekend aan Icuro om de ziekenhuizen via deze weg te ondersteunen in hun accreditatie-traject. Aangezien beveiliging van de infrastructuur en gebouwen sowieso een onderdeel uitmaakt van de audits in het kader van een ziekenhuisaccreditatie, is het heel belangrijk om ook op dat vlak up-to-date te blijven. En hoewel de voorschriften op dat specifieke vlak wel vaak heel ruim interpreteerbaar zijn, is het toch het uitgelezen moment om eens stil te staan bij de noden en de mogelijke investeringen die deze met zich mee brengen. Praktijkervaring Uiteraard zullen leidinggevenden in de zorgsector sneller geneigd zijn om maatregelen te nemen als ook zwart op wit blijkt dat er bijvoorbeeld op regelmatige basis materiaal gestolen wordt, of bezoekers of personeel zich naar bepaalde afdelingen of lokalen begeven waar ze niet horen te komen. Diefstal Er wordt nu eenmaal heel wat gestolen uit het ziekenhuis, zowel door patiënten en bezoekers als door eigen personeel: van koffielepeltjes over leeggoed tot zelfs vazen, televisies, lampen en thermostatische kranen. Uit de criminaliteitsstatistieken van de lokale en federale politie blijkt dat in de eerste 6 maanden van 2013 op nationaal niveau 1.365 ziekenhuisdiefstallen geregistreerd werden. In 2012 waren er dat over het hele jaar nog 2.897. Daarbij gaat het om alle gevallen van diefstal en afpersing zonder onderscheid die in ziekenhuizen (of op de parkings ervan) gepleegd zijn door zowel eigen personeel, patiënten als bezoekers. Daarnaast is in diezelfde eerste semester van 2013 nog eens melding van 138 gevallen van (geregistreerde) beschadigingen in ziekenhuizen, tegenover 282 over heel 2012. Lees verder op blz. 12 maart 2014 7
TOEGANGSCONTROLE IN HET JAN YPERMAN- ZIEKENHUIS (IEPER): Makkelijk opvolgbaar en eindeloos uit te breiden Voor de fusie in 1998 van drie kleinere campussen in de regio Ieper-Poperinge tot het Jan Ypermanziekenhuis, was er geen sprake van toegangscontrole. Het was net naar aanleiding van die samensmelting dat er een eerste proefproject plaatsvond met de integratie van enkele individuele controllers. Problemen op het vlak van programmatie en opvolging zorgden ervoor dat in 2002 ook camerabewaking en toegangscontrole met stip opgenomen werden in de aanbesteding voor de elektro-installatie in de nieuwbouw. Het eisenpakket Rik Persyn (Hoofd technische dienst Bouwcoördinator Jan Yperman): De bedoeling was wel om dat samen met de algemene elektrische installatiewerken in één pakket toe te wijzen. In die oorspronkelijke aanbesteding was er toen trouwens concreet sprake van om 40 deuren te beveiligen. In 2007 was de nieuwbouw een feit, maar dan kwam daar ook nog de renovatie van de bestaande ziekenhuizen bij, wat weer extra te beveiligen deuren met zich mee bracht. Tot op vandaag zijn de verbouwingen trouwens blijven duren en binnenkort komen er nog twee nieuwe verdiepingen bij. Intussen zitten we dan ook aan 250 beveiligde deuren en komen er binnenkort nog maar eens nieuwe aanvragen voor badgelezers. Eens te meer het bewijs dat het een goeie zet was om met Nedap in zee te gaan. De integrator met wie zij samenwerkten nam de volledige elektro-installatie voor zijn rekening en volgt ook nu continu verder op. Maar daarnaast voldeed de fabrikant ook aan de andere eisen die we gesteld hadden: zo moest het toegangscontrolesysteem vooral stabiel draaien op een netwerk (zodat ook de campus in Poperinge geïntegreerd kon worden), gemakkelijk opvolgbaar en makkelijk te programmeren zijn, moest het met badges werken, en vooral: makkelijk en oneindig uitbreidbaar zijn. Zeker dat laatste heeft zijn nut intussen al meer dan eens bewezen. Vooral nu we opnieuw enkele badgelezers extra willen plaatsen om de JCI-ziekenhuisaccreditatie te halen. Oplossing voor heel wat problemen Vooral sleutelbeheer bleek vroeger een groot probleem in het Jan Yperman ziekenhuis. Een sleutelplan is er intussen nog wel, maar is volgens Rik Persyn anno 2014 niet meer beheersbaar door het gebrek aan controle op wie welke sleutel gebruikt (met een badge is die controle er wel). En wat als iemand zijn sleutel kwijt geraakt? Dan kan het hele sleutelplan sowieso de vuilbak in. Alleen: echt zonder sleutels werken is tot op vandaag nog niet mogelijk. Daarom is er wel een sleutelkast in het ziekenhuis aanwezig, maar krijgen enkel bevoegden daar toegang toe via het scannen van hun badge. Dat het nieuwe toegangscontrolesysteem compatibel was met bestaande toepassingen als deze, was dus ook één van de voorwaarden. Rik Persyn: Oorspronkelijk was het zelfs ons idee om verder met sleutels te werken, en enkel kleedkamers, parkings, en de grote personeelsdoorgangen van badgelezers te voorzien, maar intussen zijn daar dus al heel wat meer beveiligde deuren bij gekomen: van het medicatielokaal over de melkkeuken op de pediatrie, tot zelfs bergingen en vergaderzalen. De flexibiliteit van het systeem heeft daar zeker een rol in gespeeld: zo kan je een lokaal perfect openstellen tijdens de werkuren, maar wel instellen dat er moet gebadged worden om na de uren binnen te kunnen. Nog zo n oud zeer was de ingang via spoed. Die was door de jaren heen een sluipweg richting personeelsparking geworden, zodat niemand er nog echt zicht op had wie daar binnen of buiten ging. Nu ook daar gebadged moet worden, merken we dat niet noodzakelijk nog de kortste weg genomen wordt. Kortom: de traceerbaarheid maakt dat dit soort toegangscontrole heel snel zijn vruchten afwerpt. 3011 badges Concreet zijn er in het Jan Yperman Ziekenhuis momenteel 3011 badges in omloop elk met de nodige specifieke machtigingen verdeeld over het personeel, dokters, stagiairs en vrijwilligers, maar ook huisartsen en externe 8 ZORGmagazine
leveranciers. Voor de herkenbaarheid zijn die aan twee zijden bedrukt met foto, naam en functie. Wie zonder badge komt opdagen heeft al op de parking een probleem, want ook die is afgesloten met een kaartlezer. Rik Persyn: Nog zo n voordeel is dat we een badge heel makkelijk met één muisklik kunnen blokkeren. Aan stagiairs vragen we dan wel een waarborg, maar toch wordt een badge na een stage soms niet terug binnengebracht. Door die te blokkeren, voorkomen we dat iemand zo na een stageperiode toch nog op bepaalde afdelingen binnen kan. Wie zijn badge kwijt is, kan trouwens zonder probleem een nieuwe aanvragen, maar dan wordt die oude wel meteen geblokkeerd. En een badge die gedurende zes maand niet meer actief gebruikt werd, wordt automatisch geblokkeerd. Pepijn Accou (EEG): Dit soort ingebouwde automatismen is echt een troef voor een ziekenhuis. Daar is iedereen die niet meewerkt aan de zorg op zich een kost. Met een systeem dat stabiel draait zonder dat daar iemand elke dag een aantal uren mee bezig moet zijn, kan de focus op de zorg als core business van de zorgvoorziening blijven liggen. Beheer Het beheer van de badges is in Ieper in handen van de personeelsdienst. Zij beheren ook de accounts van het systeem. Het is niet zo dat iemand constant de data analyseert die de kaartlezers registeren. Er is eerder sprake van management by exception : van een bepaald type alarm kan altijd sowieso gedetailleerd melding gemaakt worden op aanvraag en uiteindelijk is het wenselijker om enkel bepaalde abnormaliteiten te verifiëren dan om een overload aan info te krijgen die niet verwerkt geraakt. Veiligheidscorps geen optie De keuze van het Jan Ypermanziekenhuis voor elektronische toegangscontrole is wel overwogen. De investering was mee gebudgetteerd in de nieuwbouwplannen, en eens het hele systeem op zich draait, komt er nog weinig bij kijken. Een eigen veiligheidscorps is in Jan Yperman vanwege de personeelskost sowieso trouwens geen optie. Rik Persyn: Eigen veiligheidsagenten inzetten zou een grote verliespost zijn, want ook als er niets gebeurt, moeten die toch betaald worden. In een ziekenhuis in een grote stad is dat misschien een ander verhaal, maar hier zie ik er echt de meerwaarde niet van in. Sinds de verbouwingswerken hebben wij net als de hele industriezone hier trouwens wel een contract met Group4 dat een drietal keer per nacht langskomt. Ook nu de werken er zo goed als op zitten gaan we door met die samenwerking, al was het maar om snel iemand ter plaatse te hebben bij een geval van agressie op spoed bijvoorbeeld. Extra mogelijkheden Naast toegangscontrole gebruiken personeelsleden in het Jan Yperman Ziekenhuis hun badge ook om in te loggen op hun pc, voor maaltijdregistratie en registratie voor bijscholingen. Ook de fietsvergoeding wordt aan het registratiesysteem gekoppeld. Rik Persyn: We opteren er voorlopig nog niet voor om de badge ook te gebruiken voor uurroosterregistratie. Daarvoor baseren we ons op het inloggen op de computer op de afdeling zelf, terwijl de badge gescand wordt bij het binnenkomen van het ziekenhuis langs de personeelsingang. Bij eventuele brand worden de buitendeuren trouwens automatisch ontgrendeld. En bepaalde buitendeuren zijn zo beveiligd dat die s avonds niet kunnen geopend worden. Gebeurt dat toch, dan gaat er een stil alarm af bij ziekenhuisverantwoordelijken en de lokale politie. Enthousiast onthaald Rik Persyn: Het systeem werd positief onthaald bij het personeel van het ziekenhuis. De meesten zagen er meteen vooral het gemak en de voordelen van in en ervaren dit in combinatie met de camerabewaking als een gevoel van extra bescherming. Op de fietsparking was er vroeger bijvoorbeeld wel vaker melding van diefstal of beschadigingen en dus is het goed om weten dat nu enkel mensen met een passende badge bij de fietsen kunnen. Pepijn Accou (EEG): Het personeel is nu ook altijd zeker van een veilige parkeerplaats, want wie geen badge heeft komt de personeelsparking niet op. Medewerkers zien dan ook over het algemeen heel snel de meerwaarde in en voelen zich veilig en gewaardeerd. En dus blijkt een wel afgewogen toegangscontrolesysteem als dit uiteindelijk voor een ziekenhuis ook nog eens een echte troef op HR-gebied. maart 2014 9
Vervolg van blz. 9 In het Jan Yperman Ziekenhuis in Ieper kennen ze het probleem vooral van voor de stapsgewijze invoering van de beveiligde deuren en camerabewaking, hoewel het op vlak van diefstal daar ook toen al relatief binnen de perken bleef. Rik Persyn (Hoofd technische dienst Bouwcoördinator Jan Yperman Ziekenhuis): Er verdween al wel eens een pc, net als de inhoud van de drank- of koffieautomaat. Maar even goed ook alcoholische dranken uit bijvoorbeeld een frigo in één van de vergaderzalen. Vroeger werden ook wel eens patiënten in de keuken betrapt op hamsteren of verdween in de berging wel eens iets. Opvallend was ook dat de roze en blauwe cadeauboxen in de materniteit zeer gegeerd waren. Ongeautoriseerde toegangen Bij het uitlezen van data afkomstig van de beveiligde ziekenhuisdeuren komen alvast een aantal opvallende fenomenen aan het licht. Zo zijn in het Jan Yperman ziekenhuis in Ieper momenteel 3.100 badges in omloop voor 253 beveiligde deuren. Nu blijkt dat er in 2013 over het hele jaar 7.210 ongeautoriseerde toegangen geregistreerd werden. Dat betekent dat er net zoveel pogingen (bewust of onbewust) gedaan werden om ergens binnen te geraken door mensen die daar geen bevoegdheid toe hadden. Zonder toegangscontrole had dit ongetwijfeld voor behoorlijk wat ongemakken gezorgd. Open maar toch degelijk (selectief?) beveiligd Als een modern ziekenhuis zich als open huis wil blijven profileren, is het dus niet onbelangrijk om ook eens stil te staan bij het feit dat de weg daarmee open ligt voor mensen met minder goede bedoelingen: ongewenste bezoekers die gericht en met kwaad opzet op zoek gaan naar materiaal of (patiënten)gegevens, of even goed ook toevallige bezoekers of patiënten die onbewust op plaatsen, in lokalen of ruimtes in het ziekenhuis terecht komen waar ze niets te zoeken hebben, maar waar wel kostbaar materiaal, medicatie of data opgeslagen zijn. Hetzelfde geldt trouwens voor personeel: uiteraard moeten zij tot bepaalde ruimtes en zeker tot hun eigen afdeling toegang krijgen, maar tegelijk blijkt ook hier dat vaak bepaalde maatregelen nodig zijn om sommige lokalen ook voor (een deel van) het eigen personeel af te schermen. MOGELIJKE OPLOSSINGEN Globaal veiligheidsplan Een efficiënt preventiebeleid is voor een ziekenhuis geen overbodige luxe. Dat er geïnvesteerd wordt in een veilige werkomgeving, zal door medewerkers geapprecieerd worden en dat is onlosmakelijk verbonden met de totale kwaliteit van de zorgvoorziening. Hoe een preventiebeleid best aangepakt wordt en 10 ZORGmagazine
welke maatregelen concreet genomen moeten worden is moeilijk te veralgemenen. Sowieso is het aangeraden om alle mogelijke oplossingen te bekijken en tegen elkaar af te wegen binnen een globaal plan: een eigen veiligheidscorps of samenwerking met een externe bewakingsfirma, de aanwezigheid van eigen stewards in de gangen, preventie door bewustmaking en door zowel bezoekers, personeel als patiënten op te roepen tot sociale controle, kluisjes op de patiëntenkamers of algemene lockers in de inkomhal, camerabewaking en toegangscontrole: al dan niet in combinatie kunnen deze maatregelen stuk voor stuk op hun manier bijdragen tot de algemene veiligheid in het ziekenhuis. Toegangscontrole moet vooral flexibel zijn In dit dossier spitsen we ons toe op toegangscontrole als één van de mogelijke onderdelen in een globaal veiligheidsplan voor ziekenhuizen. Toegangscontrole heeft vooral als doel om alle deuren te beheren die toegang tot het ziekenhuis verlenen, bepaalde diensten of zones te controleren (vestiaires, apotheek, operatiekwartier, informatica, materiaal of apparatuur..), en het selectief toegang verlenen tot plaatsen die alleen toegankelijk zijn voor bevoegd personeel. Zeker in voor bezoekers vrij toegankelijke ziekenhuizen vragen bepaalde afdelingen nu eenmaal om een specifieke beveiliging of toegangscontrole zodat enkel bevoegden toegang hebben. En dankzij nieuwe technologieën is het op dat vlak trouwens makkelijk inspelen op de specifieke eisen die ziekenhuizen stellen. Door uitbreiding, verbouwingen, vernieuwingen en renovaties hebben die namelijk vaak geen jarenlange vaste indeling: afdelingen verhuizen (of sluiten) tijdelijk omwille van verbouwingen of renovaties, tijdelijke operatiekwartieren worden opgetrokken tijdens werkzaamheden, afdelingen worden onderling van locatie gewisseld, enzovoort. Bovendien moeten nieuwbouw-afdelingen qua beveiliging en toegangscontrole ook liefst afgestemd kunnen worden op of geïntegreerd in de bestaande systemen en infrastructuur, én compatibel zijn met het bestaande systeembeheer. Online / offline Toegangscontrole begint bij de badgelezers die op beveiligde deuren geïnstalleerd zijn. Die controllers scannen de badge van wie de deur in kwestie wil openen en geven al dan niet toelating afhankelijk van de ingestelde machtigingen. Belangrijk om melden is wel het onderscheid tussen de online en offline beveiliging van deuren. Bij online beveiliging worden alle communicerende controllers op de bekabelde deuren gegroepeerd in een bovenliggend systeem dat centraal beheerd wordt. Op die manier kan ook perfect de beveiliging van verschillende campussen van een dezelfde ziekenhuisgroep centraal beheerd worden via het online netwerk waarop die aangesloten zijn. Elektronische offline sloten werken dan weer met een eigen software en die software moet op zich dan weer kunnen communiceren met een bovenliggend systeem, wat niet altijd mogelijk is. Nieuwe SOAA-standaard opent perspectieven Net om dat probleem op te lossen werd er recent werk gemaakt van een eenvormig SOAA-protocol of Standard Offline Access Application. Het protocol kwam er op vraag van onder andere de gezondheidszorg zelf omdat het tot voor kort nauwelijks mogelijk was om verschillende merken elektronische offline sloten elk met hun eigen specifieke software te integreren in één centraal, bovenliggend toegangscontrolesysteem. Met dit protocol is er nu wel een generieke standaard die het toelaat dat beheerssystemen foutloos kunnen communiceren met verschillende merken van hardware onderdelen, zonder extra tussenstap. Concreet worden online badgelezers als updater geïnstalleerd. Als een badge gepresenteerd wordt, gaat de controller via een online badgelezer in kwestie op de badge schrijven dat je toegang hebt tot de offline deur. Dit opent vooral perspectieven voor toepassingen waarbij de installatie van offline en online controllers gecombineerd moet worden. Referenties Federale Politie (2013) Nationaal rapport politiële criminaliteitsstatistieken in België 2000 semester 1 2013 Dejonghe V. (Preventiecel Politiezone Gent 2005) Handboek Geïntegreerde criminaliteitspreventie in ziekenhuizen: Streven naar een efficiënt preventiebeleid in het kader van klantgerichte zorgverlening ICURO (2014): Vragen en antwoorden gebundeld omtrent Internistisch Zorgtraject. Via http://icuro.be/ FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (2009) Aanbevelingen op het vlak van preventie van ziekenhuiscriminaliteit, campagne: geef diefstal geen kans (2006). Via http://www.health.belgium.be/ Zorginspectie (2013) Naar een nieuw toezichtsmodel voor ziekenhuisinspecties. Via http://www4wvg.vlaanderen.be/wvg/zorginspectie/ inspecties/pages/ziekenhuisinspectiesnieuw.aspx Sophie Nowé (2008) Hoe stewards inschakelen om overlast en criminaliteit in ziekenhuizen integraal aan te pakken? (Katho Departement Ipsoc eindwerk tot het bekomen van de graad van Bachelor in de Maatschappelijke Veiligheid) maart 2014 11
AEOS-BEVEILIGINGSSYSTEEM VAN NEDAP SECURITY GROEIT MEE MET DE ZORGORGANISATIE Interactie met integrator en ziekenhuis werpt zijn vruchten af De van oorsprong Nederlandse firma Nedap is wereldwijd actief en bestrijkt met zijn afdeling Security Management ook ons land. Dankzij een verfijnd partnership met sectorgebonden installateurs slaagt de fabrikant van software beveiligingssystemen er ook op het vlak van ziekenhuisbeveiliging steeds in om snel in te spelen op problemen, en vragen naar oplossingen op maat. Wie is Nedap? Peter Rommens (Nedap Security Management): Nedap is een Nederlands, beursgenoteerd bedrijf met 750 medewerkers, actief in meer dan 80 landen over de hele wereld. Het bedrijf telt verschillende businessunits waarvan security management één van de grootste is. Dat neemt niet weg dat ontwikkelde technologieën die verschillende units ook kunnen overlappen. Wat aan software systemen in eigen huis ontwikkeld wordt voor bibliotheken, overheidsinstellingen of winkels, kan bijvoorbeeld ook als basis dienen voor een nieuwe beveiligingstechniek in ziekenhuizen. Fabrikant, geen integrator Als fabrikant neemt Nedap zelf geen installaties voor zijn rekening. De focus ligt vooral op nieuwe ontwikkelingen, veel meer dan op de implementatie ervan. Daarom werkt de firma met zogenaamde integrators als businesspartners. Dat heeft volgens Peter Rommens een grote toegevoegde waarde: Wij werken samen met 6 gecertificeerde partners die vaak sectorgebonden werken. Zo focust Elektro Enterprise nv zich bijvoorbeeld vooral op de zorgsector. Die gediplomeerde installateurs staan tegelijk ook vaak in voor de algemene elektriciteitswerken, brandbeveiliging en data-toepassingen waardoor zij ook perfect op de hoogte zijn hoe onze toegangscontrolesystemen geïntegreerd kunnen worden in die totaalinstallatie. Als totaalintegrator is er dus slechts 1 aanspreekpunt tussen de fabrikant (Nedap) en de klant: alles zit bij éénzelfde partner gecentraliseerd: van bekabeling en algemene elektriciteit tot toegangscontrole. Vroeger was dat vaak niet het geval en was er een extra tussenpersoon voor toegangscontrole, terwijl de algemene elektriciteitswerken in handen van een andere firma zaten. Pepijn Accou (Electro Enterprise nv EEG): Wij focussen ons als businesspartner van Nedap vooral op ziekenhuizen en dat werpt zijn vruchten af, want vooral referenties uit de zorgsector zelf wekken bij nieuwe klanten het nodige vertrouwen op. Wij profileren ons daarbij trouwens niet alleen als installateur, maar ook als servicepartner. Dat betekent dat 12 ZORGmagazine
we een blijvende dienstverlening garanderen en de opvolging van het geïnstalleerde systeem dus altijd verzekerd is. Driehoeksverhouding Peter Rommens: De integratoren waarmee wij samenwerken denken ook zelf mee met de klant en zij vormen op die manier de perfecte schakel tussen ons als fabrikant en de eindgebruiker. Dat neemt natuurlijk niet weg dat wij zelf geen contact houden met onze klanten. Uiteindelijk komt het neer op een driehoeksverhouding waarbij het ook voor ons belangrijk is om de signalen uit de markt rechtstreeks op te vangen. Dat is uiteindelijk vaak de aanzet tot nieuwe ontwikkelingen. Daarom gaan wij ook dikwijls samen met de integrator op bezoek bij nieuwe klanten en organiseren we klantendagen om eindgebruikers met elkaar in contact te brengen om ideeën, tips, problemen en feedback uit te wisselen. Wat je wel merkt is dat hoe competenter de integrator is, hoe meer nieuwe koppelingen en sturingen er ontstaan, hoe meer een systeem op maat van de klant uitgewerkt kan worden. Die wisselwerking tussen fabrikant, integrator en ziekenhuis leverde al vaker verrassende ontwikkelingen op, vaak op basis van ideeën die vanuit de ziekenhuizen zelf kwamen. Zo is in het Jan Yperman Ziekenhuis in Ieper de toegang tot de fietsparking uitgerust met een badgelezer waaraan ook de registratie voor fietsvergoedingen gekoppeld is, en is het in AZ Oudenaarde mogelijk voor elk personeelslid om op zijn eigen post te registreren. Het positieve daaraan is dat die specifieke ontwikkelingen voor die ene sector vaak ook toepasbaar zijn in andere sectoren. Peter Rommens: De samenwerking met EEG leverde ons dankzij hun focus op de zorgsector dan ook al heel wat specifieke referenties op: van het AZ Maria Middelares, over AZ Klina, AZ Oudenaarde, Sint-Augustinus, Seruys Oostende en een gedeeltelijke installatie in AZ Groeninge. Maar ook buiten de sector vinden de beveiligingstoepassingen van Nedap hun weg. Zo zitten ook de Europese Commissie en het Berlaimontgebouw, ULB Erasme, Belgacom, ING en het ministerie van de Vlaamse gemeenschap in het klantenbestand. AEOS Beveiligingsplatform Vroeger waren beveiligingssystemen vooral gebaseerd op niet-flexibele hardware. Eens ingepast was het dan ook moeilijk om bij te sturen en aan te passen, bijvoorbeeld bij nieuwbouw, renovaties of herlocatie van bepaalde afdelingen. En laat dat nu net in het geval van ziekenhuizen een must zijn. Het AEOS Beveiligingsplatform van Nedap speelt daar perfect op in en kan aangepast en verder ontwikkeld worden met de groei, verandering of ontwikke- ling van een zorgvoorziening, organisatie of bedrijf mee. Dankzij dit beveiligingsplatform is het namelijk mogelijk om toegangscontrole, inbraakdetectie, IPvideomanagement en elektronisch lockerbeheer op één enkele controller te combineren en bij te sturen waar mogelijk. De oneindige uitbreidbaarheid zorgt ervoor dat het besturingsplatform makkelijk te koppelen is aan een bestaande installatie, maar net zo goed kan meegroeien met de voorziening of organisatie. Peter Rommens: AEOS is zo opgebouwd dat het open is. Dat geeft ziekenhuizen het grote voordeel dat ze niet moeten kijken naar wat ze vandaag nodig hebben, maar dat je gerust ook al kan vooruitblikken naar waar je over tien jaar zal staan. De 40 beveiligde deuren van vandaag, zijn perfect uitbreidbaar naar het viervoud ervan binnen x aantal jaar. Pepijn Accou (EEG): Je kan er echt alle kanten mee uit. Het systeem is dan wel gericht op toegangscontrole, maar je kan er even goed ook het verlichtingssysteem mee aansturen. Als klanten met een vraag of probleem op de proppen komen, kunnen we er dankzij AEOS dan ook zo goed als altijd een antwoord op formuleren. De controllers werken op basis van logische sturingen, dus als je die sturingen kan opbouwen in je hoofd, betekent dat dat die toepassing ook in de praktijk mogelijk is. Klanten staan er dan ook vaak van versteld wat hiermee allemaal mogelijk is. Beheren van op afstand Het hele systeem kan vanaf elke PC met internet beheerd worden door de bevoegde ziekenhuismedewerkers, hoewel dat in de praktijk vaak nogal be- maart 2014 13
wordt. Trouwens: de IT ers van het ziekenhuis hoeven geen extra opleiding te krijgen hiervoor. Het enige wat zij moeten doen is een poort openstellen voor de installateur die de software komt plaatsen. Uiteraard krijgen wij als partner van Nedap wel steeds de nodige opleidingen en bijscholingen. Extra mogelijkheden perkt blijft. Management by exception blijkt voor ziekenhuizen de regel. Het systeem moet op zich draaien: stabiel en met zo weinig mogelijk werk er aan. Pepijn Accou (EEG): Je kan het systeem je wel automatisch laten briefen over opvallende data, over meldingen allerhande via een e-mail of bericht, maar dat mag geen overload worden aan alarmen. Als je als verantwoordelijke te pas en te onpas een alarmmelding krijgt, kijk je er op de duur ook niet meer van op en zo komt er nonchalance de kop opsteken. Ook de integrator kan van op afstand inloggen om bepaalde problemen te verhelpen. Dan gaat het vooral om kleine aanpassingen en updates. Grote updates gebeuren toch steeds ter plaatse om meteen te kunnen ingrijpen indien nodig. Peter Rommens: Naast beveiliging en toegangscontrole kan er dankzij het AEOS-systeem ook een link gelegd worden tussen fysieke toegangscontrole en specifieke data. Het komt er dan op neer dat je fysiek gebadged moet hebben om bepaalde data te kunnen opvragen of raadplegen. Daarvoor is wel een in-/uit-registratie nodig en dat is dus wel moeilijk in ziekenhuizen omdat dat net open gebouwen zijn. Ook op het vlak van elektronisch lockerbeheer zie ik best wel wat mogelijkheden voor ziekenhuizen. Lockergebruikers (lees: ziekenhuispersoneel ) kunnen dan met hun bestaande toegangspas ook kledinglockers openen en afsluiten, waardoor geen aparte sleutels meer nodig zijn. Pepijn Accou: Specifiek voor de zorgsector is zeker het idee van cabinet access een interessante piste: het principe van persoonlijke lockers toegepast op gewone kasten om bijvoorbeeld verpleegposten te beveiligen waar medicatie gestockeerd ligt. Enkel bevoegden kunnen er aan en dan is het nog traceerbaar wie wanneer gebadged heeft. Backup Zelfs bij de onderbreking van het netwerk, blijft online toegangscontrole werken. De meeste controllers werken trouwens op uninterupted power supply, batterijen die volledig autonoom kunnen draaien. Bovendien hebben de controllers elk een eigen geheugenbuffer, waardoor alle autorisaties en registraties bewaard blijven. Op het moment van een onderbreking van het netwerk kunnen die gegevens dan wel niet meer geraadpleegd worden, maar bij herstel is alles opnieuw beschikbaar. De verschillende controllers blijven ook onderling verder communiceren als de server offline is. Badgen blijft dus ook in dat geval lukken. Het enige wat op dat moment niet lukt is nieuwe gebruikers toevoegen omdat de communicatie met het network op dat moment verbroken is. Pepijn Accou: Op serverniveau gebeuren backups via de interne IT-afdeling van het ziekenhuis. Onze software draait op de eigen server van het ziekenhuis en dus is het daar dat alles virtueel gebackupt Nedap Security Management ontwikkelt technologische oplossingen die dagelijkse werkzaam heden gemakkelijker maken en die aansluiten bij de wensen van de klant. AEOS is het eerste software-based platform voor beveiligingsmanagement dat toegangscontrole, videomanagement, locker management en inbraakdetectie combineert in één platform, en bovendien perfect aanpasbaar is aan de groei en veranderingen binnen een organisatie. Meer info via: Nedap België Maria-Theresialaan 2.0.1 1800 Vilvoorde Tel: 02/257.25.40 www.nedapsecurity.com 14 ZORGmagazine
Plannen met Zorg WORKSHOP VOOR PLANNERS EN HOOFDVERPLEEGKUNDIGEN UURROOSTERS MAKEN IN DE ZORGSECTOR 29 april 2014 Onregelmatig (nacht)werk, het naleven van de wetgeving, een krappe inzet omwille van normeringen, een gezonde werk-privé balans, een tijdrovende roostervormgeving en gezond roosteren: dit zijn allemaal aspecten waar een hoofdverpleegkundige en leidinggevende dagelijks mee geconfronteerd worden. In deze praktijkgerichte workshop doorlopen we al de stappen om te komen tot een evenwichtige planning van taken en personeel in ziekenhuizen OPLEIDING VOOR ZIEKENHUISMANAGERS PROFESSIONALISERING PERSONEELSINZET IN ZIEKENHUIZEN 5 avondsessies, start dinsdag 6 mei 2014 De vraag naar een efficiënte personeelsinzet, in combinatie met hoge kwaliteitsdoelstellingen, is meer dan ooit actueel in de ziekenhuissector. Deze opleiding inspireert ziekenhuismanagers en biedt een concreet kader aan om doelgericht aan de slag te gaan met o.a. werkaanbod, formatiebepaling, professionalisering van de planning, capaciteitsplanning en levensfasebewust personeelsbeleid,... Sessies door o.a. Wilfried Devyver (GZA), Marc Segers (Erasmushogeschool Brussel, Alfa mgmt) & Ben Jansen (Directeur Déhora) DOELGROEP : Ziekenhuismanagers (verpleegkundig directeurs, HR, stafmedewerkers,...) Meer informatie en inschrijven via www.plannersacademy.be bekijk ook onze overige opleidingen, seminaries, workshops en masterclasses. Déhora Consultancy Group Uitbreidingstraat 42-46 2600 Antwerpen (Bechem) t: +32(0)3 218 95 39 f: +32(0)3 281 71 52 i: www.dehora.be e: info@dehora.be BTW BE 877.603.37 dehora zorg 2014 (1).indd 1 18/02/2014 14:29:06 GEZOCHT: stressvrije facility manager m/v Als onderdeel van uw vele dagelijkse werkzaamheden bent u verantwoordelijk voor de veiligheid. Daarbij waakt u erover dat de dienstverlening en het budget niet in het gedrang komen. Voldoet u aan dit profiel? Dan werkt u vast met het beveiligingsplatform AEOS. Zo niet, kijk dan op www.nedapsecurity.com/nl/gezocht 201402 Zorgmagazine no1.indd 1 28-02-14 11:26:00