Procesmanagement is de zus van projectmanagement Sinds 1989 legt NIMO zich exclusief toe op de ontwikkeling van project- en programmamanagement. NIMO hanteert daarvoor twee invalshoeken. Enerzijds werkt NIMO aan competentieontwikkeling van mensen die bij projecten betrokken zijn. Het geleerde wordt vervolgens verankerd in de praktijk. Zo kunnen mensen groeien én organisatiedoelen behaald worden. NIMO is de kennisleraar voor zowel mensen als organisaties die met projectmatig werken starten of verder gaan professionaliseren, alsook voor hen die er al vele jaren ervaring mee hebben. Daarnaast treedt NIMO op als organisatieadviseur op het gebied van procesverbetering in de projectomgeving. NIMO ontwikkelt oplossingen gericht op het verbeteren van prestaties van organisaties of onderdelen daarvan. Knelpunten worden weggenomen waardoor betere resultaten bereikt kunnen worden. NIMO is een volwaardige sparringpartner en adviseur voor alle organisaties die met projectmanagement in aanraking komen. Van geheel projectmatig ingerichte bedrijven tot organisaties die slechts een deel van hun werkzaamheden projectmatig hebben opgezet. In Nederland is NIMO één van de weinige specialisten op dit gebied. Niet de grootste, maar wel de enige speler die zich exclusief richt op de ontwikkeling van projectmatig werken, project- en programmamanagement. Specialisme is een keuze, maar ook noodzakelijk om dit vak echt in al zijn finesses te beheersen. Drs Caroline Kuijper is psycholoog. Zij is trainer en coach bij NIMO Project Management Instituut. Projectmanagers begeleidt zij individueel en groepsgewijs om effectiever te zijn op het gebied van samenwerken, leidinggeven en communiceren. Ook ondersteunt ze (project)teams bij hun ontwikkeling. Haar motto: Een projectmanager is meer dan een goed organisator, hij is ook een effectieve communicator en regisseur van processen. Drs Caroline Kuijper c.kuijper@nimo.nl Psycholoog Pagina 1
Procesmanagement is de zus van projectmanagement In projecten wordt nog te vaak de nadruk gelegd op methoden en technieken en te weinig op het creëren van betrokkenheid bij de resultaten en de aanpak van een project. Procesmanagement heeft te maken met het bijeenbrengen van belangen en sturen op samenwerking. Als hiermee weinig of niets gedaan wordt bij de aanvang van projecten of tijdens belangrijke keuzemomenten in projecten, is er te weinig draagvlak en neemt de kans op succes af. Procesmanagement in de praktijk Hoe beperk je de fysieke en financiële schade aan de transportbranche in Nederland? Initiatiefnemer Jacques Beijer besloot in 2008 om een beveiligd en bewaakt parkeerterrein te ontwikkelen in de buurt van de Duitse grens. Pas eind vorig jaar werden de vergunningen verleend om te gaan bouwen. Waarom heeft dit zolang geduurd? Wat is er is de tussentijd gebeurd? Er is vooral heel veel gepolderd. Om draagvlak voor het initiatief te krijgen. Met het gemeentebestuur van de gemeente waarin het beoogde terrein zou moeten komen, met de inwoners van die gemeente, met de boer van wie het uitzicht zou gaan veranderen, met de landbouworganisatie, met onderzoeksbureaus enzovoorts. Namens Beijer heeft een procesmanager al deze gesprekken voorbereid en gevoerd met als doel goedkeuring te krijgen voor de realisatie van het bewaakte terrein. Polderen is effectief We leven in een democratisch land en vanaf de middeleeuwen is polderen heel effectief gebleken in onze samenleving. Samenwerken aan oplossingen, ongeacht invloed en stand, was noodzakelijk in een land dat tot op de dag van vandaag voor droge voeten moet zorgen. Procesmanagement draagt bij aan fair polderen Een proces is een weg van punt A naar punt B waarop meerdere partijen met uiteenlopende percepties en belangen met elkaar overleggen en onderhandelen om uiteindelijk tot een gedragen beslissing te komen. Die beslissing houdt een oplossing in voor een wens die een of meer initiatiefnemers (bijv. bestuurders) hebben geuit. In de loop van de tijd waarin een project tot wasdom komt, neemt procesmanagement af ten opzichte van projectmanagement. Helemaal afwezig is het echter nooit. Pagina 2
Complexe projecten hebben een lange aanloop Hoe complexer een project, hoe meer proces en hoe langer de aanloopperiode of pre-decisionele fase. Projectcomplexiteit Hiervan spreek je als er: 1. Een hoge mate van onduidelijkheid is over het netwerk van belanghebbenden. Wie hebben er straks belang bij het gedroomde project? 2. Onduidelijkheid bestaat over de scope en de kwaliteit van de oplossing. Gaat het uitsluitend om een brug of ook om de herinrichting van de oevers waartussen deze zal komen te liggen? 3. Sprake is van een groot effect op de bestaande omgeving of op de werkwijze van mensen in een organisatie. 4. Een mix van vraagstukken aan de orde is: politieke, sociaal-maatschappelijke, technische en financieel-economische. Bij de aanleg van een nieuwe golfbaan zijn kosten, opbrengsten, uitstraling, natuurschade en regiofunctie allemaal aan de orde. 5. Uiteenlopende standpunten aanwezig zijn en daardoor veel kans op botsende belangen. De een ziet in een voetgangerstunnel een verbetering van de veiligheid, de ander ziet een verslechtering ervan door het wegvallen van sociale controle. 6. Grote risico s te verwachten zijn door gebruik van nieuwe technieken en werkwijzen. Niemand wist precies hoe het verzinken van tunneleenheden onder het Amsterdamse IJ zou verlopen. Pagina 3
De 5 V s: stappen in het proces Een procesmanager doorloopt in de aanloopfase vijf stappen. Deze verlopen in de praktijk grilliger dan hier aangegeven. Allereerst is Verkennen belangrijk. In de verkenningsstap oriënteert de procesmanager zich op zijn opdracht en op de verschillende partijen die van belang zin om tot een gedragen besluit voor een oplossing te komen. Hij maakt dan bijvoorbeeld een stakeholderanalyse waarin hij onderscheid maakt tussen partijen op de zogeheten politieke tribune, leverancierstribune, gebruikerstribune en maatschappelijke tribune. Daarna volgt de Verbindingsstap. Verbinden gaat over contact maken met de verschillende stakeholders, vooral met hun drijfveren, waarden en belangen. Eerst apart en later in groepsverband. Wat vinden zij van het initiatief, hoe zouden ze willen bijdragen aan de oplossing? Vervolgens, als de belangrijke stakeholders bijeen zijn, is het de kunst om de denkruimte te Vergroten. Het is in deze fase heel belangrijk om de mogelijke oplossingen naast elkaar te leggen en de voors en tegens te wegen, maar ook om oplossingen te verrijken. Dat betekent dat oplossingen meer inhoud krijgen en dat er meer belangen van verschillende partijen in terug te vinden zijn. Verrijking van het parkeerterrein bij Duiven Het begon met een bewaakte parkeerplaats. Dit idee werd verrijkt met een horeca-aangelegenheid in het midden van het terrein zodat chauffeurs daar ook zouden kunnen eten, wassen en douchen. Vervolgens kwam het idee voor een fietsverhuur, zodat chauffeurs naar het dorp zouden kunnen fietsen voor boodschappen. Pagina 4
De verrijking van het initiatief voor beveiligd parkeren in beeld. Het is in een project niet mogelijk om eindeloos te blijven praten en denken. Op enig moment is Versnellen aan de orde. In deze fase is het van belang dat de procesmanager de betrokken partijen wijst op de consequenties van niets doen. Tenslotte is het zaak om resultaten te Vieren. Maar als het resultaat niet gehaald is, wordt Verwerken de opgave. Mensen krijgen dan de mogelijk om hun hoofden te resetten. In beide gevallen kan een grondige evaluatie bijdragen aan kennisverrijking tussen partijen en binnen organisaties. Projectmanagement en procesmanagement zijn als broer en zus Projectmanagers die in de rol van procesregisseur stappen, komen er gaandeweg achter hoe project- en procesdenken elkaar nodig hebben. Het is niet handig om te kiezen voor een van de twee denkwijzen; ze gaan hand-in-hand. De situatie in het project zal uitwijzen op welk type management het accent gelegd moet worden. Wilt u meer weten van procesmanagement in projecten, lees dan het boek Praktisch procesmanagement in projecten. Zie www.nimo.nl of www.ptguitgevers.nl Pagina 5