Nieuwe nadere regels rondom (digitale) archivering gemeente Nijmegen Hoofddocument april 2013
Versiebeheer Nadere Regels Versie Datum Auteur Wijzigingen 3.1 19 augustus Leon Gruppelaar aanpassing, actualisering en invoeging van de door Jan 2008 Beens geconcipieerde certificeringstool 3.2 21 augustus 2008 Leon Gruppelaar Jan Beens verdere aanpassing. invoeging van de door Jan Beens geconcipieerde certificeringstool en verwerking opmerkingen bespreking LG en JB Versiebeheer Nieuwe nadere Regels Versie Datum Auteur Wijzigingen 4.1 juni 2009 Leon Gruppelaar nieuwe hoofdstukindeling; andere opzet van fases en verdere inhoudelijke aanpassingen 4.2 18 juni 2009 Leon Gruppelaar Peter Sillissen tekstuele en nadere inhoudelijk controle en verbeteringen 4.3 8 juli 2009 Leon Gruppelaar Peter Sillissen 4.4 31 mei 2010 4.5 Mei / juni 2010 4.6 22 juni 2010 4.7 15 oktober 2010 Peter Sillessen Jan Beens Peter Sillessen, Hans Cillissen, Anton de Wildt Jan Beens Charlotte Gottmer vastgesteld als definitief concept door werkgroep Nadere Regels (leden: Jan Beens, Hans Cillissen, Tom Cornfield, Ton van Gemert, Leon Gruppelaar, Ronald van Mil, Peter Sillissen) aanpassing, actualisering generiek scanprotocol van 15 april 2008 Revisie door Jan Beens; opmerkingen en actualisatie van Hans Cillissen en Peter Sillissen verwerkt; gecontroleerd op strijdigheden met de Archiefregeling inhoudelijke beoordeling, aanpassing handboek digitalisering, generiek scanprotocol, backlog en werkinstructie laatste beoordeling en correctie en vormgeving tekst en opmaak. 4.8 16 mei 2011 Jan Beens Vastgesteld in het BOS overleg. 4.9 April 2013 Wilma Koolen Aanpassing tekstueel n.a.v. wijziging Archiefregeling.
Inhoudsopgave Samenvatting 3 I Algemeen kader van Nadere regels en nieuwe Nadere regels 5 II Uitwerking van de nieuwe Nadere regels rondom (digitale) archivering 9 1 Eisen fase gecombineerd digitaal/analoog werken 9 1.1 Inleiding. 9 1.2 Huidige inrichting werkomgeving 9 1.3 Beoogde werkwijze in fase 2 (gecombineerd analoog.digitaal werken 10 1.3.1 Scannen 10 1.3.2 Kenniskaarten en zaakdossiers 10 1.3.3 Inzet van Corsa en RMA 10 1.3.4 Fysieke bewaring 11 1.4 Situatie decentrale en gedeconcentreerde archieven 12 1.4.1 Decentrale archieven. Wel registratie, maar geen archivering 12 1.4.2 Gedeconcentreerde archieven 12 2 Eisen in de gecontroleerd-hybride fase en in de volledig digitale Fase 13 2.1 Eisen inde volledige digitale sfeer 13 2.1.1 Eisen aan het voortraject 14 2.1.2 Eisen aan het overdrachtsdocument 18 2.1.3 Eisen aan de beheersfunctionaliteit 19 2.2 De gecontroleerde hybride situatie 20 2.2.1 Eisen aan de beschrijving en inrichting van werkprocessen 20 2.2.2 Eisen aan faciliteiten voor workflow 21 2.2.3 Eisen aan het scannen van analoge bescheiden 21 2.2.4 Eisen aan metadataverrijking van documenten 22 2.2.5 Eisen aan audit- en documenttrails 22 3 Eisen voor certificering 23 III Bijlagen I Handboek digitalisering II Generiek scanprotocol III Generiek scanprotocol backlog IV Generiek scanprotocol backlop werkinstructie
S A M E N V A T T I N G Samenvatting De gemeente Nijmegen werkt aan een betere dienstverlening en investeert daarom voortdurend in de verdere verbetering van digitale dienstverlening. Sinds eind 2004 werkt de Gemeente Nijmegen aan de implementatie van het DOB, een applicatie voor digitale Documenten Opslag en Beheer. Dit gecertificeerde systeem zal medewerkers op gebruikersvriendelijke wijze ondersteunen bij het genereren, gebruiken, hergebruiken, opslaan en beheren van documenten die ontstaan tijdens de uitvoer van werkprocessen. Conform interne afspraken wordt dit DOB vanaf 2009 DMS 1 /RMA 2 genoemd. Gecertificeerde software alleen is echter niet genoeg om de gewenste functionaliteit daadwerkelijk in de praktijk aan te kunnen bieden. Ook de gemeentelijke organisatie zélf moet anders denken en werken, wil zij in staat zijn haar procesgebonden informatie digitaal beschikbaar te kunnen hebben en houden. In de aanloop naar een volledig digitale wijze van werken met documenten onderscheiden we een aantal fasen waarin organisatieonderdelen zich kunnen bevinden: 1. Analoog. De (huidige) traditionele fase. Daarin werkt een organisatieonderdeel nog voornamelijk met analoge documenten (papier). Ingekomen post, interne documenten, uitgaande post bestaat uit analoge documenten. Papieren archiefbescheiden zijn leidend en dienen dus bewaard te worden voor het afleggen van verantwoording. 2. Hybride. De fase waarin er voor vooraf vastgestelde documentstromen gekozen wordt voor het digitaliseren van ingekomen post, interne documenten (voor zover al niet digital born aangeleverd) en uitgaande post. Het is een fase om te wennen aan digitaal werken. Papieren archiefbescheiden zijn leidend en dienen dus bewaard te worden voor het afleggen van verantwoording. Daarnaast worden de digitale documenten opgeslagen in het DMS/RMA. 3. Digitaal. De fase waarin volledig digitaal wordt gewerkt en gearchiveerd. Voorafgaand aan deze fase kan er tijdelijk sprake zijn van een gecontroleerd-hybride fase. Het gaat dan om een overgangssituatie die slechts kort wordt toegestaan ter voorbereiding op een volledig digitale werkwijze. Hoewel het DMS/RMA al wordt ingezet voor de opslag van digitale documenten blijft voor de archivering het papier leidend. Digitale documenten, die niet digital born zijn, hebben in deze fase dus een rechtsgeldig papieren equivalent. In de volledig digitale fase wordt er binnen het organisatieonderdeel niet meer gewerkt met papieren archiefbescheiden. Het DMS/RMA functioneert in de volledig digitale fase als RMA en waakt ervoor dat alle digitale documenten vanaf het moment van hun geboorte authentiek, integer, volledig en betrouwbaar zijn en blijven. Elk van de fases kent specifieke eisen waaraan een organisatie-onderdeel dat analoog, hybride dan wel digitaal werkt, c.q. wil werken, dient te voldoen. Deze eisen worden elders in dit document verder uiteengezet. Afhankelijk van de fase waarin een organisatieonderdeel zich bevindt, zijn de eisen zwaarder of lichter. Archiefinspectie zal voor elke fase controleren of documenten op de juiste wijze worden beheerd en opgeslagen. Voor fase 3 zal via certificeringsinstrumenten gecontroleerd worden of organisatieonderdelen inderdaad verantwoord digitaal werken en archiveren. De Nieuwe nadere regels zijn inhoudelijk en redactioneel aangepast. Deel I van het hoofddocument bevat het algemene kader en de algemene eisen. Daarna worden in deel II de eisen voor de fases waarin digitalisering een rol speelt nader gespecificeerd en gedetailleerd uitgewerkt. Een laatste hoofdstuk van deel II tenslotte bevat informatie over een certificeringstool, een middel om vast te 1 DMS = Document Mangement Systeem 2 RMS = Record Management Applicatie 4
stellen of in de volledig digitale fase aan de daarvoor geldende eisen voldaan wordt. In een separaat document (III) zijn bijlages opgenomen waarin de algemene regels gedetailleerd worden en voorbeelden gegeven worden. 5
A L G E M E E N K A D E R V O O R N A D E R E R E G E L S E N N I E U W E N A D E R E R E G E L S I Algemeen kader voor Nadere regels en Nieuwe nadere regels Sinds eind 2004 werkt de gemeente Nijmegen aan de implementatie van het DOB, een applicatie voor digitale Documenten Opslag en Beheer. Dit systeem zal medewerkers op gebruikersvriendelijke wijze ondersteunen bij het genereren, gebruiken, hergebruiken, opslaan en beheren van documenten die ontstaan tijdens de uitvoer van werkprocessen. Daarmee speelt het DMS/RMA een sleutelrol in het informatie- en archiefmanagement van de gemeente. De gemeente Nijmegen heeft een applicatie aangeschaft met de kwaliteit van een zogenaamde Records Management Applicatie (RMA). Om ervoor te zorgen dat die software de bovengenoemde functionaliteiten van het DMS/RMA en met name de archiveringsfunctie daadwerkelijk kan leveren, vertaalde de Gemeente Nijmegen haar visie tijdens de aanbesteding in een uitgebreid programma van eisen en wensen. Hierbij werden de ReMANO 2004-specificaties als leidraad gebruikt, aangevuld met specifiek Nijmeegse eisen. Bij het testtraject en na de aanschaf zijn er de nodige aanpassingen aan de RMA aangebracht om ook daadwerkelijk de recordsmanagementfaciliteiten te kunnen gebruiken. In 2008 is de NEN 2082 van kracht geworden die de plaats inneemt van de ReMANO-specificaties. Deze norm (NEN 2082 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur) zal de maatstaf zijn voor de vereiste kwaliteit van de gemeentelijke RMA. De creatie en het (her)gebruik van documenten zijn functionaliteiten die ook buiten het DMS/RMA door andere applicaties ondersteund kunnen worden. Alle functionaliteiten - hetzij binnen, hetzij buiten het DMS/RMA - dienen mogelijk te maken dat de uiteindelijk in het DMS/RMA opgeslagen archiefbescheiden voldoen aan de eisen van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid volgens de NEN ISO 15489 norm. 3 Beleid, procedures en praktijk van informatie- en archiefmanagement behoren te leiden tot gezaghebbende archiefbescheiden, zowel in de volledig digitale fase als in fases waarin er (nog) niet digitaal gewerkt en gearchiveerd wordt. De oorspronkelijke Nadere regels stelden de overgang naar volledig digitaal werken en archiveren en de inzet daarvoor van het DMS/RMA centraal. Tijdens de implementatiefase is echter duidelijk geworden dat de uitrol per proces en het inzetten van het DMS/RMA als RMA voor volledig digitaal werken en archiveren minder snel verlopen dan gehoopt. Tegelijk is duidelijk dat er wel een snel groeiende behoefte is aan zoveel mogelijk digitaal werken. In de originele opzet werd in de aanloop naar een volledig digitale wijze van werken en archiveren een aantal fasen onderscheiden waarin organisatieonderdelen zich zouden kunnen bevinden. In de oorspronkelijke Nadere regels ging het om de volgende fases: de traditionele fase, de volledig digitale 3 NEN-ISO 15489-1:2001: Een archiefstuk behoort op correcte wijze te weerspiegelen wat gecommuniceerd of besloten werd, ofwelke actie ondernomen werd. Het behoort de behoeften van een bedrijfsproces, waar het aan is gerelateerd, te kunnen ondersteunen en moet voor verantwoordingsdoeleinden gebruikt kunnen worden. Behalve de inhoud behoort het archiefstuk ook metagegevens, noodzakelijk om een transactie te documenteren, te bevatten, of anders moeten deze er blijvend aan zijn gekoppeld, of ermee verbonden, en wel zodanig dat: a) de structuur van een archiefstuk, dat wil zeggen zijn formaat en de relaties tussen de elementen van het archiefstuk, intact behoort te blijven; b) de context waarin het archiefstuk is opgemaakt, ontvangen en gebruikt, duidelijk behoort te zijn in het archiefstuk (inclusief het bedrijfsproces waarvan de transactie onderdeel is, de datum en het tijdstip van de transactie en de deelnemers in de transactie); c) de relaties tussen documenten, apart bewaard, maar tezamen een dossier vormend, aanwezig behoren te zijn. 6
fase en de gecontroleerd-hybride fase. Schematisch gezien zag de overgang van fase naar fase er als volgt uit: I Traditioneel II Volledig digitaal III Gecontroleerd hybride Figuur 1.0: Overzicht fasen archivering volgens oorspronkelijke Nadere regels Van dit oorspronkelijke schema wordt afgeweken. Om redenen die hiervoor al vermeld zijn komt er een fase van gecombineerd analoog/digitaal werken. In de Nieuwe nadere regels onderscheiden we drie fases: 1. Traditioneel 2. Gecombineerd analoog/digitaal werken 3. Volledig digitaal na doorlopen gecontroleerd hybride fase Schematisch ziet het in het nieuwe fasemodel er als volgt uit: 1. Traditioneel 2. gecombineerd analoog/digitaal 3a. Gecontroleerd hybride 3b. Volledig digitaal Figuur 2.0: Overzicht fasen archivering volgens Nieuwe nadere regels Hier volgt een uitleg van figuur 2.0: 1. In de traditionele fase werkt een organisatieonderdeel nog voornamelijk analoog. Hoewel er wel Office-pakketten, email en processystemen kunnen worden gebruikt tijdens de uitvoer van werkprocessen, worden documenten nog niet in een RMA opgeslagen. Documenten worden geprint en gearchiveerd. Het papieren document is in de analoge situatie immers leidend en moet dus bewaard worden voor het afleggen van verantwoording. 7
2. In de tweede fase (gecombineerd analoog/digitaal) staat het wennen aan digitaal werken centraal. Ingekomen, uitgaande en intern opgemaakte documenten, die niet digital born zijn, worden gescand. Digitale documenten, ook de digital born, worden opgeslagen in digitale mappen in het RMA. Voor de archiefvorming is papier nog steeds leidend, het papieren document moet bewaard worden voor het afleggen van verantwoording. De gescande documenten zijn werkkopieën, ook al wordt er geprotocolleerd gescand (zie p. 11). Deze fase 2 mag niet als een directe voorfase van 3b worden beschouwd, wel kan ze als een opstap voor 3a en 3b worden gezien. Werken volgens de eisen van fase 2 kan immers organisatieonderdelen ertoe verleiden te gaan werken volgens 3a en daarna 3b. 3.a De gecontroleerd-hybride fase is een aan regels gebonden overgangssituatie. Het betreft een periode die slechts kort wordt toegestaan ter voorbereiding op een volledig digitale werkwijze. Wanneer een organisatieonderdeel deze stap naar digitaal werken wil maken, zal het eerst een tijd zowel van papieren als van digitale dossiers gebruik moeten maken. In de hybride fase is dat toegestaan, zij het onder strikte condities conform het besluit van de stuurgroep DIVA 4. Hoewel het RMA al wordt ingezet voor digitale documenten blijft voor de archivering het papier leidend. Het verschil met fase 2 is enerzijds de intentie om binnen een afgesproken termijn over te gaan naar volledig digitaal werken en anderzijds de gecontroleerde omgeving waarin gewerkt en gearchiveerd wordt. Die gecontroleerde omgeving wordt onder andere afgedwongen doordat gewerkt wordt met proces- en workflowsystemen. 3.b In de volledig digitale fase wordt er binnen het organisatieonderdeel niet meer gewerkt met papieren archiefbescheiden. Wanneer er papieren documenten door anderen worden aangeleverd worden deze meteen gedigitaliseerd en gesubstitueerd, waarna de digitale versies in het verdere werkproces worden gebruikt (de papieren originelen worden vernietigd en daarna zijn de gedigitaliseerde versies de originelen). Het DMS/RMA functioneert in de volledig digitale fase als RMA en waakt ervoor dat alle digital born documenten authentiek, integer, volledig en betrouwbaar zijn en blijven. Ook de gedigitaliseerde documenten voldoen én door de eisen die aan substitutie worden gesteld én door de opname in het DMS/RMA aan de eisen van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en beschikbaarheid. De archiveringsfunctie luistert nauw, ook in het digitale tijdperk. Archivistisch verantwoord (digitaal) archiveren dient het algemene organisatiebelang. Door haar verantwoordingsplicht moet de gemeente de authenticiteit en integriteit van haar (digitale) bescheiden kunnen aantonen. Contextgegevens spelen voor digitale bescheiden een belangrijke rol. Gecertificeerde software alleen is niet genoeg om de archiveringsfunctie op een verantwoorde manier uit te voeren. Ook de gemeentelijke organisatie zélf moet anders denken en werken, wil zij in staat zijn haar procesgebonden informatie digitaal beschikbaar kunnen hebben en houden. Eén van de belangrijkste fundamenten voor digitale archiefvorming is de NEN-ISO 15489 norm. Deze norm - overigens ook bruikbaar en kaderstellend in een niet-digitale omgeving - is een vertaling van de eisen aan een adequate en op de uitvoering van taken afgestemde inrichting van de informatiehuishouding. Werken volgens deze norm impliceert dat de verantwoordelijkheid voor informatie- en archiefmanagement bij het management ligt en dat de managers daarom passende maatregelen moeten nemen. Volgens de norm 15489 gaat het dan om een aantal maatregelen in de hier volgende hiërarchische opsomming: het vaststellen van eisen en randvoorwaarden het toewijzen van verantwoordelijkheden 4 Besluit stuurgroep DIVA 13 maart 2006 8
het vaststellen en bevorderen van procedures en richtlijnen het voorzien in een reeks diensten met betrekking tot het beheer en gebruik van archiefbescheiden het ontwerpen, implementeren en beheren van gespecialiseerde systemen voor het beheer van archiefbescheiden het integreren van informatie- en archiefmanagement in bedrijfsprocessen en systemen Gezien het bovenstaande vervullen deze Nieuwe nadere regels dan ook een belangrijke rol. Iedere procesverantwoordelijke kan/mag dan wel op basis van risicomanagement beslissingen nemen hoe hij de informatiehuishouding vorm geeft, maar hij/zij zal die beslissingen moeten nemen na zich goed te hebben geïnformeerd en dus met kennis van geldende regels. Met de eerder geschetste overgangsfasen in het achterhoofd rijzen er nu belangrijke vragen die in het kader van digitaal werken en archiveren mogen worden gesteld. Deze vragen beperken zich logischerwijs tot de fases 2 en 3. Het gaat dan om de volgende vragen: 1. Aan welke eisen moet er bij beheer en opslag van digitale en analoge documenten voldaan worden in de fase dat er gewerkt wordt met gescande documenten? (fase 2) 2. Aan welke eisen moeten processen voldoen wanneer in een gecontroleerd-hybride situatie (fase 3a)wordt gewerkt, terwijl tegelijkertijd de processen worden voorbereid op een volledig digitale werkwijze? 3. Aan welke eisen moeten processen voldoen wanneer volledig digitaal wordt gewerkt?(fase 3b) Het Regionaal Archief Nijmegen, als kaderstellende instantie, heeft de antwoorden op deze vragen in de volgende hoofdstukken geformuleerd en daarmee de eisen die gesteld mogen worden gedefinieerd. In het vervolg van deze leidraad worden de eisen gedetailleerd uiteengezet, waarbij aandacht wordt besteed aan organisatie- en applicatiegerelateerde factoren. Deze zijn zowel in fase 2 als in beide stadia van fase 3 onlosmakelijk met elkaar verbonden. Ook besteedt de leidraad aandacht aan het certificeringsinstrument waarmee gecontroleerd wordt of aan de eisen wordt voldaan in fase 3. 9
II Uitwerking van de Nieuwe nadere regels rondom (digitale) archivering 1. Eisen fase gecombineerd analoog/digitaal werken Belangrijk in deze fase is dat er zowel aan eisen voldaan wordt rond scanning (technische en procedurele eisen) als aan de eisen rond de opslag van de digitale documenten en de archivering van de analoge documenten (papier blijft leidend). Ook is het van belang zorgvuldig te bewaken waar binnen de gemeente Nijmegen in deze fase 2 gewerkt wordt, respectievelijk gewerkt mag worden en waar dat niet het geval is en dus fase 1 of 3 aan de orde is. 1.1 Inleiding De gecombineerd analoog/digitale werkwijze moet het digitaal werken faciliteren. De volgende uitgangspunten gelden: De inkomende en uitgaande beleidspost die momenteel centraal in Corsa Post geregistreerd wordt, is primair het uitgangspunt voor de nieuwe werkwijze. In een later stadium zal de clientenpost volgen. Hiervoor volgt een apart traject. Niet het document maar de zaak is leidend bij de functionele inrichting. Door documenten na registratie gelijk te koppelen aan een zaak(type), wordt een digitaal zaakdossier gevormd. Vervolgens gaat de zaak de behandelroute in. Papier is en blijft leidend, totdat volledig verantwoord digitaal wordt gewerkt (en gearchiveerd). Terminologie Archiefdossier - afgesloten dossier met authentieke documenten - heeft formele status Zaakdossier - digitaal werkdossier (map met digitale/gedigitaliseerde documenten) - geen formele status Zaak - een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd resultaat; is het voorwerp van een proces. 1.2 Huidige inrichting werkomgeving Nijmegen werkt voor de traditionele postregistratie en archivering in twee Corsa omgevingen. Daarvoor worden respectievelijk Corsa Post en Corsa Arch ingezet. Corsa Post dient voor het vastleggen van metadata van registratiewaardige documenten en het routeren hiervan. Corsa Arch dient als inventaris van het dynamisch en semi-statisch archiefbestanddeel, m.a.w. met behulp van Corsa Arch worden metadata van dossiers en tabstroken vastgelegd, zodat een overzicht wordt verkregen van het totale archief. Voor processen en projecten die gedigitaliseerd worden heeft Nijmegen het DMS/RMA Corsa ingericht, bedoeld voor zaaksgewijs werken. Ingekomen documenten worden geregistreerd en gescand en interne en uitgaande documenten worden digitaal binnen de zaak in Corsa opgeslagen. Bij registratie van het triggerdocument (start zaak) wordt automatisch een dossier aangemaakt. Er 10
wordt digitaal gewerkt voor Bezwaarschriften DGG, project de Stadsbrug, Wabo-gewijs, facturen en inkomstenverklaringen DIW. Deze gedigitaliseerde processen vallen uiteraard buiten de scope van het gecombineerd analoog/digitaal werken, omdat het voor die processen een stap terug zou betekenen. 1.3 Beoogde werkwijze in fase 2 (gecombineerd analoog/digitaal werken) 1.3.1 Scannen Om de weg naar digitaal werken te bespoedigen zal worden gescand volgens het gemeentelijk scanprotocol dat als bijlage 2 is toegevoegd aan II Uitwerking van de nieuwe nadere regels. Bij binnenkomst van de post bij DIV worden barcodestickers aangebracht en vindt registratie plaats, na beoordeling of het document registratiewaardig 5 is en na controle of een document niet al in een decentraal processysteem wordt vastgelegd, Vervolgens worden de documenten ter scanning aan de Copyshop aangeboden. Opmerking: op het moment dat slimme software (Kofacs of Xtractor) en/of E-formulieren worden ingevoerd, zal eerst gescand worden en daarna pas registratie gaan plaatsvinden. 1.3.2 Kenniskaarten en zaakdossiers Bij deze gecombineerd analoog/digitale werkwijze wordt tijdens het registreren gebruik gemaakt van vooraf gedefinieerde kenniskaarten voor de gemeentelijke processen. In voorkomende gevallen dat een proces niet vooraf is beschreven, is er een standaard kenniskaart. Het werken met kenniskaarten zorgt ervoor dat alle inkomende documenten die bij een bepaalde zaak horen in één zaakdossier worden opgeborgen. Eveneens wordt het archiefexemplaar van het zgn. `einddocument`, dit kan een beschikking, antwoord of een mededeling zijn, gescand (nadat het ondertekend is) en in het zaakdossier opgenomen. De tussenliggende interne of uitgaande documenten die voor registratie in aanmerking komen, dienen door de proceseigenaren in het juiste zaakdossier opgenomen te worden om de zaak digitaal compleet te houden. Ongeregistreerde documenten kunnen niet in het digitale zaakdossier opgeborgen worden. 1.3.3 Inzet van Corsa en RMA Registreren verplicht Het kiezen voor de werkwijze waarin scannen van inkomende en uitgaande post gekoppeld is aan het werken met een zaakdossier heeft als consequentie dat alle documenten die in een digitale map worden opgenomen, geregistreerd dienen te worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vergaderseries, uitnodigingen en dergelijke. Uitzonderingen op registreren verplicht Geen registratie, maar wel archivering Bureau DIV registreert bepaalde bestanddelen niet, waarvoor zij wel de archivering verzorgt, zoals subsidiestukken van DIW, Preventie-archief Brandweer 6 en personeelsbescheiden gemeentebreed. 5 registratiewaardig als actie wordt gevraagd of indien juridische, financiële en/of personele consequenties kunnen optreden. 6 Dit archief gaat deel uitmaken van het project Gewoon Goed Geregeld (GGG) en valt daarmee onder de op het einde van 1.2 genoemde gedigitaliseerde processen. De invoering van de omgevingsvergunning (Wabo) valt binnen de scope van GGG. 11
Deze bestanddelen vallen buiten de scope van het scanproces en worden op de traditionele wijze opgeborgen. Consequentie werkwijze Er is sprake van een gecombineerd analog/digitaal werken waarbij zowel digitaal (met documenten in zaakdossiers) als analoog (met documenten die ook fysiek worden opgeborgen in archiefdossiers) wordt gewerkt. Voor de fysieke bewaring zie 1.3.4. 1.3.4 Fysieke bewaring 1.3.4.1 Werkwijze numerieke plaatsing Alle inkomende documenten die centraal bij DIV geregistreerd worden, inclusief de overige daarbij behorende ingekomen en/of intern aangemaakte documenten, zullen numeriek in jaarseries worden geplaatst, dus zowel de te bewaren als alle op termijn te vernietigen documenten. Ingekomen, interne en uitgaande documenten worden van een plaatsingsnummer voorzien op het moment dat ze in de numerieke serie geplaatst worden. De nummers worden dus toegekend op basis van chronologie. 1.3.4.2 Permanent te bewaren documenten In deze fase van gecombineerd analoog/digitaal werken worden van permanent te bewaren bescheiden achteraf nog fysieke dossiers gevormd. Daartoe zal in Corsa DMS/RMA een overzicht worden gemaakt van alle permanent te bewaren dossiers inclusief de in de desbetreffende dossiers opgenomen documenten. De documenten worden aan de hand van de plaatsingsnummers uit de numerieke serie gehaald en chronologisch in een archiefdossier opgenomen. Fysiek ontbrekende documenten worden via Corsa DMS/RMA uitgeprint en alsnog op de juiste plek in het archiefdossier opgenomen. De archiefdossiers worden in één 'Gemeente Nijmegen 2010- ' serie op onderwerp (classificatiecode) opgeborgen. 1.3.4.3 Voor vernietiging vatbare (VVV) documenten Zoals al eerder in de Nieuwe nadere regels is aangegeven, blijft papier in fase 2 leidend. Documenten moeten in goede, geordende en toegankelijke staat worden opgeslagen/bewaard. Ook dienen, volgens artikel 3 van de Archiefwet, daarvoor in aanmerking komende documenten te worden vernietigd. Aangezien bij een aantal processen een mogelijke looptijd en/of rechtsgeldigheidsduur geldt, wordt het daadwerkelijke vernietingsjaar pas definitief ingevuld als de zaak is afgewikkeld en/of de eventuele looptijd of rechtsgeldigheidsduur is verlopen. Net zoals bij de permanent te bewaren bescheiden het geval is, zal van de te vernietigen documenten jaarlijks een lijst vanuit Corsa DMS/RMA uitgedraaid worden op chronologie van het plaatsingsnummer (vernietigingslijst). Aan de hand van dit plaatsingsnummer worden de fysieke documenten uit de serie gehaald en ter vernietiging aan een daarvoor bevoegde instantie aangeboden. De geaccordeerde vernietigingslijsten worden bewaard. 1.3.4.4 Volledigheidscontrole bij numerieke plaatsing Omdat de compleetheid van fysieke documenten op voorhand niet te controleren is, ligt het voor de hand om de fysieke geregistreerde stukken die nog niet in de digitale map zijn opgeslagen in te scannen op het moment dat ze ter archivering bij DIV worden aangeboden en vervolgens numeriek te plaatsen. Bij het afhandelen van de zaak door de proceseigenaar krijgt DIV automatisch het digitale dossier aangeboden in de werkvooraad. DIV sluit dan het zaakdossier af en kent het juiste vernietigingsjaar toe of indiceert het zaakdossier als "niet vernietigen". 12
De managementrapportages zullen nog meer dan nu het geval is als instrument dienen om de voortgang, afdoening en het fysiek ter archivering aanbieden van zaken te bewaken. 1.4 Situatie decentrale en gedeconcentreerde archieven 1.4.1 Decentrale archieven. Wel registratie, maar geen archivering DIV registreert bepaalde archiefbestanddelen wel, maar archivering wordt gedaan bij de afdeling zelf, zoals bij Projectbureau DGG, RAN, algemene correspondentie Brandweer en deels Bedrijfsbureau Openbare Ruimte. Het uitgangspunt is om fysieke documenten van deze bestanddelen wel volgens de nieuwe werkwijze te registreren en te scannen en numeriek bij DIV te plaatsen (zie hoofdstuk 1.3.4 fysieke bewaring). Zolang de archivering van deze bestanddelen door de afdelingen zelf wordt gedaan, worden afspraken gemaakt over het tijdelijk doorsturen van de fysieke documenten voor bepaalde decentrale archiefbestanddelen. 1.4.2 Gedeconcentreerde archieven Er zal een situatie ontstaan, waarbij gedeconcentreerde fysieke dossiers tijdelijk naast de digitale dossiermapjes moeten blijven bestaan, afhankelijk van de afhandelingstermijn. Na een termijn van twee jaar kunnen de gedeconcentreerde archieven opgeheven worden, mits digitaal gewerkt wordt. 13
2 Eisen in de gecontroleerd-hybride fase en in de volledig digitale fase Inleiding In dit hoodstuk staat fase 3 centraal. Het hoofdstuk gaat allereerst in op de eisen die gelden voor de volledig digitale fase (fase 3.b). Deze eisen zijn uitgebreider dan die voor de gecontroleerd-hybride situatie. Daarna komen in hoofdstuk 2.2 de specifieke eisen aan bod die gelden voor fase 3.a (gecontroleerd-hybride werken en archiveren). 3a. Gecontroleerd hybride zie hoofdstuk 2.2 3b. Volledig digitaal zie hoofdstuk 2.1 Figuur 3.0.: de fase 3a en 3b Aangezien de betrouwbaarheid van het digitaal werken en archiveren ook dient te worden vastgesteld, is certificering een laatste en belangrijke stap. In hoofdstuk 3 wordt deze stap verder uitgewerkt. In een seperaat document zijn de bijlages opgenomen. In IIII vindt u uitwerkingen en voorbeelden: in bijlage 1 wordt het proces naar volledig digitaal en gecontroleerd-hybride werken qua procedure uitgewerkt. Bijlage 2 bevat een digitaliseringshandboek en scanprotocol en in bijlage 3 tenslotte zijn de details van de certificeringstool opgenomen. 2.1 Eisen in de volledig digitale fase Wanneer we kijken naar de volledig digitale situatie, dan is er een aantal onderdelen waarvoor eisen kunnen worden geformuleerd: Eisen aan het traject vóór opname in het DMS/RMA. Het gaat hier met name om eisen die worden gesteld aan de werkprocessen zelf, samen met de mensen en middelen die daarbinnen worden ingezet. Welke kenmerken dienen zij te bezitten wil men betrouwbare document- en dossiervorming opzetten en de digitale informatie adequaat kunnen aanleveren aan het DMS/RMA? Het bereiken van archivistische kwaliteit is geen doel, maar een middel. Belangrijk is dat de organisatie zich hierdoor kan veranwtoorden (juridische en financiële rechtmatigheid). Eisen aan het overdrachtsmoment: opname in het DMS/RMA. Het DMS/RMA zal, ingericht als RMA, eisen stellen aan digitale informatie. Aan welke eisen dienen documenten te voldoen voordat zij mogen worden geaccepteerd door de applicatie? Hoe zal dit overdrachtsmoment vanuit andere applicaties vorm worden gegeven? Eisen aan document- en dossierbeheer binnen het DMS/RMA. Wanneer documenten in het DMS/RMA zijn opgeslagen zal het systeem er voor moeten waken dat de informatie authentiek en integer blijft. Aan welke eisen dient het systeem te voldoen om deze doelstelling mogelijk te maken? In de paragrafen 2.1.1 en 2.1.3 komen deze aan bod. 2.1.1 Eisen aan het voortraject Zoals al in de inleiding werd gesteld is de invoering van het DMS/RMA als RMA op zichzelf niet voldoende waarborg voor een rechtmatige digitale archivering. Immers, het grootste deel van de digitale informatie wordt buiten het systeem geproduceerd, bijvoorbeeld in specifieke procesapplicaties. Het zou te ver gaan om te eisen dat deze systemen zich ook allemaal aan de NEN-2082-14
eisen zouden moeten conformeren. Zowel technisch als financieel is deze doelstelling nagenoeg onhaalbaar. 7 Wel blijft staan dat alle informatie die buiten het DMS/RMA wordt geproduceerd steeds volledig, authentiek en integer dient te zijn en dat door juiste koppeling van procesapplicaties aan het DMS/RMA die authenticiteit en integriteit ook gewaarborgd en aantoonbaar is. Een gecontroleerd rechtmatige procesgang kan worden bereikt door de handelingen die erin worden uitgevoerd te structureren en te bewaken. Daarnaast zal gegenereerde informatie uniek moeten kunnen worden geïdentificeerd in relatie tot deze handelingen. Concreet komt dit neer op het stellen van eisen aan zowel het werkproces als aan de daarbinnen gebruikte mensen en middelen. We onderscheiden de volgende eisen aan het voortraject: 1. eisen aan de beschrijving en inrichting van werkprocessen en daarbinnen gebruikte mensen en middelen, 2. eisen aan faciliteiten voor het managen van workflow, 3. eisen aan het scannen van eventuele analoge bescheiden binnen het proces, 4. eisen aan metadataverrijking van digitale 8 en gedigitaliseerde documenten, 5. eisen aan audit-trails, waarmee de rechtmatigheid van de procesgang wordt getoetst. Deze punten worden achtereenvolgens besproken. 2.1.1.1 Eisen aan de beschrijving en inrichting van werkprocessen Eén van de meest elementaire zaken binnen omgevingen waarin documenten volledig digitaal worden geproduceerd en beheerd is een goed gestructureerd werkproces. Een proces is een logisch geheel van aan elkaar gerelateerde werkzaamheden, die gericht zijn op het realiseren van een bepaald doel. Werkprocessen worden vaak geïnitieerd door een specifieke, voorgedefinieerde gebeurtenis en uitgevoerd door één of meerdere daartoe bevoegde actoren. Deze actoren gebruiken en genereren tijdens de uitvoer van hun handelingen vaak informatie. Per proces zullen dan ook al deze handelingen in kaart te worden gebracht, samen met alle geautoriseerde rollen die actoren kunnen innemen. Vervolgens zullen alle momenten waarop er informatie wordt gebruikt c.q. wordt gemaakt in beeld worden gebracht. Bij het beschrijven zal in ieder geval de volgende informatie worden vastgelegd: De naam en het doel van het werkproces. De naam van de organisatie-eenheid (c.q. organisatie-eenheden) die het proces uitvoert (c.q. die betrokken zijn bij het uitvoeren). De proceseigenaar die verantwoordelijk is voor het eindresultaat van het proces. Een verwijzing naar een eventueel hoofdproces waarvan het proces deel uitmaakt, respectievelijk naar eventuele subprocessen die kunnen worden doorlopen. Een gedetailleerd overzicht van het proces met inbegrip van een opsomming van de volgorde van de afzonderlijke handelingen en het tijdsbestek waarin zij zullen worden uitgevoerd. Een volledig overzicht van welke actor op welke wijze betrokken is bij c.q. verantwoordelijk is voor deze handelingen. Een volledig overzicht van bevoegdheden en mandateringen. Een volledig overzicht van de 'grondslagen' (wettelijke regelingen, vastgelegde procedures, etc.) voor genoemde handelingen. Een gedetailleerde opsomming van de bij het werkproces benodigde documenten en documenten die vanuit het werkproces worden gegenereerd. 7 Voor nieuw aan te schaffen programmatuur ligt dat anders. Gezien de interoperabiliteit van DOB met andere applicaties zullen nieuw aan te schaffen applicaties die een rol spelen in het informatie- en archiefmanagement moeten gaan voldoen aan de Nen 2082. 8 Dit betreft niet alleen de interne digitale documenten, maar ook externe digitale documenten / datastromen. 15
Een omschrijving van de kantoorapplicaties en processystemen die de genoemde procesgebonden documenten genereren (voor analoge documenten geldt dat deze gedigitaliseerd worden, zie ook onderdeel 1.3). Een omschrijving van applicaties die als schakel fungeren tussen (proces)applicaties en het DMS/RMA en een omschrijving van de wijze waarop koppelingen fungeren en zorgen voor een overdracht van documenten met metadata aan het DMS/RMA. Hierbij is een voor de organisatie, c.q. een organisatieonderdeel op maat gemaakt documentair structuurplan (DSP) noodzakelijk. Voor alle genoemde eisen zal worden vastgelegd wie op welk tijdstip bovenstaande overzichten en omschrijvingen (inclusief het DSP) heeft opgesteld en wie wijzigingen bijhoudt en vastlegt. Daarnaast zal elk werkproces formeel worden gevalideerd alvorens het in gebruik mag worden genomen. Bij wijzigingen is sprake van een nieuw validatiemoment. Proceseigenaren kennen hun processen en delen deze kennis met hun belanghebbenden. Daardoor zijn zij tevens verantwoordelijk voor het signaleren van veranderingen die van invloed zijn op het proces (bijvoorbeeld het wijzigingen van wet- en regelgeving). Zij zullen deze veranderingen (doen) vertalen naar het werkproces en naar het DSP. 2.1.1.2 Eisen aan faciliteiten voor het managen van workflow Binnen een digitale werkomgeving worden werkprocessen niet alleen op voorhand goed gedefinieerd, zij worden ook geautomatiseerd. Om dit te bewerkstelligen worden vaak speciale applicaties ingezet: Workflow Management Systemen (WFM). Met een WFM-systeem kunnen werkstromen geheel of gedeeltelijk worden geautomatiseerd. Om te beginnen wordt de werkstroom vastgelegd in een model, zoals beschreven in onderdeel 2.1.1.1. Dit model bevat de uit te voeren procestappen, uitvoerende rollen, beslispunten, tijdslimieten etc. Vervolgens zorgt het WFM-systeem (of een systeem met WFM-functionaliteit) ervoor dat het werk naar de juiste medewerkers in de organisatie genavigeerd wordt. Waar de procesverantwoordelijke de zeggenschap heeft over het definiëren van de processtappen en daarmee voor het inregelen van de WFM-functionaliteit, is het vervolgens het systeem dat de eigenlijke doorloop van de stappen bewaakt. Met de inzet van WFM-functionaliteit wordt controleerbaar dat alle noodzakelijke stappen in een proces worden doorlopen en dat de erbij behorende documenten op het juiste moment door de juiste persoon gemaakt c.q. gebruikt worden. Daarmee garandeert de WFM-functionaliteit de kwaliteitskenmerken van archiefdocumenten volgens de ISO 15489-norm, met name op het vlak van authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid. Ook waarborgt het daarmee de rechtmatigheid en de controleerbaarheid van de (overheids)handelingen Het gebruikte systeem zal minimaal zorg dragen voor de volgende WFM-functionaliteit: Alle noodzakelijke stappen binnen een werkproces moeten worden doorlopen. Handelingen mogen enkel en alleen worden uitgevoerd door daarvoor geautoriseerde medewerkers. Afhandeltermijnen zullen dynamisch wijzigbaar zijn indien de situatie dit vereist. Echter, deze mogen alleen worden aangepast door daartoe geautoriseerde medewerkers (en uiteraard voor zover de voor een werkproces geldende wet- en regelgeving dit wijzigen van de termijnen toestaat). Het verdelen van werk zal zowel automatisch (op basis van regels) als manueel (door een tijdelijke aanpassing van het WFM door een daartoe geautoriseerde medewerker) kunnen worden uitgevoerd. In geval van afwezigheid van de medewerker als gevolg van ziektes of vakantie zullen taken eenvoudig kunnen worden herverdeeld door een daartoe geautoriseerde medewerker. Taken zullen door middel van een actielijst aan de gebruiker worden aangeboden. 16
Per taak zal in de actielijst worden vermeld op welk document of dossier de actie betrekking heeft, welke taak moet worden uitgevoerd, voor welke datum de taak moet zijn afgerond en wie verantwoordelijk is geweest voor het doorsturen van het dossier. Het systeem zal kunnen voorzien in het elektronisch paraferen en autoriseren van taken. De gebruiker zal vanuit het systeem kunnen aangeven dat een taak is afgerond (gereedmelding), waarna het dossier automatisch wordt gerouteerd naar de volgende behandelaar (inclusief de voor deze medewerker geldende afhandeltermijn). De applicatie dient, wanneer documenten en dossiers zich nog buiten het domein van het DMS/RMA bevinden, erop toe te zien dat lees- en schrijfrechten van deze bescheiden worden bewaakt. Indien bij de behandeling van een taak gebruik wordt gemaakt van digitale documenten en dossiers, zullen de daarbij behorende standaardgegevens worden opgehaald uit het gekoppelde processysteem, samen met het DSP. Processystemen dienen niet alleen de documenten met daartoe behorende metadata aan het DMS/RMA over te kunnen dragen, ook dient het DMS/RMA uit de procesapplicaties de loggegevens van het proces op te kunnen nemen (audit-trails). 2.1.1.3 Eisen aan het scannen van analoge bescheiden Ook in een volledig digitale omgeving zal rekening moeten worden gehouden met het feit dat er nog steeds analoge (papieren) bescheiden worden gebruikt. Zo kan een burger een werkproces initiëren door bijvoorbeeld een brief te sturen, of zal er worden teruggegrepen op eerder gevormde papieren bescheiden. Om te voorkomen dat er alsnog een hybride situatie ontstaat, zullen deze documenten worden gedigitaliseerd. Bij digitalisering van documenten spelen twee aspecten een belangrijke rol: authenticiteit en integriteit. Met authenticiteit wordt bedoeld dat de functie van een document dient te worden bewaakt: Een document moet zijn wat het zegt te zijn. Met integriteit wordt aangegeven dat de inhoud van een document niet meer mag worden gewijzigd nadat het eenmaal is opgemaakt. Om deze aspecten te bewaken zijn er verschillende eisen te formuleren ten aanzien van digitalisering. Deze bestaan niet alleen uit technische eisen, maar ook uit procedurele. Doel van digitalisering van analoge documenten is substitutie: de papieren documenten worden nadat ze zijn gescand vernietigd en vanaf dat moment zijn de gedigitaliseerde documenten de originelen. De digitale documenten vervangen (substitueren) de papieren documenten en worden/zijn de originele archiefbescheiden die in de digitale omgeving kunnen worden opgenomen, gebruikt en opgeslagen. In een scanprotocol dat samen met een digitaliseringshandboek één geheel vormt wordt deze substitutie geregeld. Het digitaliseringshandboek beschrijft om welke te digitaliseren documenten het gaat, de scanprocedure beschrijft de regels en eisen rond het scanproces, met inbegrip van een beschrijving van de minimale technische eisen voor de scanvoorziening. In bijlage 2 zijn een digitaliseringshandboek en een scanprotocol als voorbeeld opgenomen. Mutatis mutandis kunnen dit handboek en protocol als uitgangspunt gebruikt worden voor scanning en substitutie van documenten in de onderscheiden werkprocessen binnen de diverse gemeentelijke directies en afdelingen. 2.1.1.4 Eisen aan metadataverrijking van documenten Metadata zijn gegevens over gegevens. Meer nog dan bij de traditionele archivering via papier is bij digitale archivering het gebruik van metadata essentieel. Bescheiden die binnen het proces ontstaan zullen met extra gegevens worden verrijkt voor verschillende doeleinden. Allereerst zijn metadata 17
belangrijk om de context van documenten vast te leggen. Verder kunnen zij de terugvindbaarheid van documenten vergroten, structuur geven aan de ordening ervan of de interoperabiliteit tussen applicaties en systemen vergemakkelijken. Metadata zijn essentieel om de authenticiteit en de andere kwaliteitskenmerken van documenten te kunnen garanderen. De metadata zijn in te delen in drie hoofdcategorieën: (1) beschrijvende metadata die aangeven waar informatiebronnen over gaan en in welke context zij zijn ontstaan, (identificatie, interpretatie, authenticatie, vindbaarheid), (2) administratieve of beheersmetadata (autorisatie, logistieke gegevens, eigendom, formele herkomst, verantwoording van beheersactiviteiten) en (3) technische metadata (software, hardware, opslagformaat). De eerste groep bestaat hoofdzakelijk uit gegevens over de context van de documenten; de tweede groep bestaat uit gegevens ten behoeve van het archiefsysteem, de derde groep uit technische gegevens (de metadata in engere zin). Wanneer men metadata wil gebruiken binnen een digitale omgeving, dan zal voldaan moeten zijn aan de volgende voorwaarden: Opzet van een metadataschema, voldoend aan iso-norm 23081:2006 9, waarin alle beschrijvende, administratieve en technische metadata die een rol spelen bij digitale archivering in kaart worden gebracht. Vulling van het metadataschema door alle gegevens te inventariseren die een rol spelen bij de doorloop van een werkproces en de daarin gebruikte bescheiden. Het DSP speelt voor de vulling van dit metadatamodel een noodzakelijke rol. Implementatie van één centraal beheersinstrument voor het metadataschema (metadata dictionary), alleen te gebruiken en te muteren door daartoe bevoegde personen. Mogelijkheid om dit beheersinstrument te koppelen aan procesapplicaties, WFMfunctionaliteiten en het DMS/RMA, zodat metagegevens kunnen worden gekoppeld aan digitale documenten. Automatische vastlegging van metadata van digitale bescheiden waar mogelijk. Handmatige koppeling van metadata via het invullen van vooraf gedefinieerde sjablonen. Deze wijze van koppeling dient overigens zo veel mogelijk te worden voorkomen. Koppeling van metadata zoveel mogelijk met behulp van invulmogelijkheden via gestandaardiseerde gegevensverzamelingen / gecontroleerde woordenlijsten. Begeleiding van de gebruiker door een duidelijke procedure rond invullen van sjablonen in te stellen. (deels afdwingbaar via verplichte velden) De vastgelegde metadata zijn onlosmakelijk met het digitale document (of aggregaties daarvan) verbonden In het kader van het DMS/RMA werd al een metadatamodel ontwikkeld dat het volledige spectrum van vast te leggen metadata inventariseert. Dit model lijkt een eerste toetsing aan ISO-norm 2006: 23081-1 te kunnen doorstaan. Voor een concrete vulling kan een applicatie als de I-controller worden ingezet, waarmee een gemeentebreed Documentair Structuurplan (DSP) kan worden gebouwd. In 2.1.1.3 werden de technische en procedurele eisen aan de orde gesteld die gelden voor bestanden die door middel van scanning worden gedigitaliseerd. Ook deze bestanden zullen tijdens en na het scanproces worden voorzien van metadata. Metadata kunnen hierbij worden gegenereerd door het scanprogramma, het WFM-systeem en door de invoer van gegevens door daarvoor geautoriseerde medewerkers. Daarbij wordt de eis gesteld dat de descriptieve, de technische en de administratieve metadata compleet en accuraat zullen zijn, net zoals geldt voor documenten die van oorsprong al digitaal zijn. In 2.1.2, waarin eisen aan het overdrachtsmoment naar het DMS/RMA worden geformuleerd, wordt verder ingegaan op de eisen aan metadata en een metadata-beheersinstrument. 9 Verplicht ingevolge artikel 19 van de Archiefregeling 18
2.1.1.5 Eisen aan audit- en documenttrails Onder audit- en documenttrails worden in feite digitale logboekverslagen verstaan, waarmee de rechtmatigheid van het gevolgde proces kan worden aangetoond. Een (proces)audittrail wordt gestart op het moment dat een werkproces in gang gaat. Elke stap en handeling die door een medewerker worden uitgevoerd, worden in een digitaal bestand gelogd. Na afloop van een werkproces kan door analyse worden aangetoond dat de gevolgde route van begin tot eind op correcte wijze is uitgevoerd. Om deze audittrails vast te leggen is het noodzakelijk dat het WFM-systeem zelf informatie kan loggen en daarnaast informatie kan ontvangen uit procesapplicaties. De procesapplicatie moet niet alleen in staat zijn gegevens aan het DMS/RMA over te dragen, ook moet door het DMS/RMA gegenereerde informatie in de proces-/audit-trail kunnen worden verwerkt. Een documenttrail is eveneens een logboek, zij het dat deze de stappen en handelingen volgt op documentniveau. Alle wijzigingen die worden uitgevoerd op een document of de metadata van een document, worden vastgelegd. De documenttrail dient eveneens als extra controle na afloop van het doorlopen van de werkprocessen. Ten aanzien van documenttrails zal elke procesapplicatie die informatie genereert kunnen vastleggen wat precies wordt gewijzigd, door wie en wanneer. 2.1.2 Eisen aan het overdrachtsdocument Het overdrachtsmoment is het feitelijke moment van archiveren in het DMS/RMA. Deze bewaring in het DMS/RMA kan op verschillende manieren gebeuren. We onderscheiden hier drie manieren: 1. De processen, de workflow en het genereren, gebruiken, opslaan en bewaren van de documenten vinden alle plaats binnen het DMS/RMA (inzet Corsa Case). Het overdrachtsmoment wordt automatisch gegenereerd binnen het DMS/RMA. De proceseigenaar heeft, door akkoord te gaan met de inrichting van de werkprocessen, de van te voren benoemde documentenstroom en de digitalisering van processen en documentenstromen, pro-actief voor archivering in het DMS/RMA gefiatteerd. Rechtmatigheid van de handelingen, kwaliteitsattributen van de documenten en opslag van documenten- en audit-trail maken het DMS/RMA tot de bewaarplaats van de bewijzen van de door een organisatieonderdeel uitgevoerde handelingen. 2. Er is sprake van een combinatie van een procesapplicatie en WFM-systeem die real time documenten opslaat en bewaart in het DMS/RMA. Het overdrachtsmoment wordt automatisch geïnitieerd vanuit een signaal van het WFM-systeem. Het processysteem / WFM-systeem zal een interne controle uit kunnen voeren ten aanzien van de compleetheid van de digitale dossiers. Het DMS/RMA controleert vervolgens nogmaals of de dossiers inclusief de bijbehorende metadata in hun totaliteit zijn overgedragen en signaleert richting de procesverantwoordelijke wanneer dit niet het geval blijkt te zijn. Ook hier heeft de proceseigenaar heeft, door akkoord te gaan met de inrichting van de werkprocessen, de van te voren benoemde documentenstroom en de digitalisering van processen en documentenstromen, pro-actief voor archivering in het DMS/RMA gefiatteerd. Rechtmatigheid van de handelingen, kwaliteitsattributen van de documenten en opslag van documenten- en audit-trail maken 19
het DMS/RMA tot de bewaarplaats van de bewijzen van de door een organisatieonderdeel uitgevoerde handelingen. 3. Er is sprake van een combinatie van een procesapplicatie en WFM-systeem die na afloop van processen de documenten opslaat in het DMS/RMA De proceseigenaar dient na afloop van de processen te fiatteren dat de documenten en bijbehorende metadata in het DMS/RMA worden opgenomen. De procesverantwoordelijke gebruikt deze fiatteringmogelijkheid om aan te geven dat het dossier volledig en betrouwbaar wordt geacht. Dit impliceert dat de bescheiden die het dossier bevat als authentiek en integer worden beschouwd. Bij langlopende processen wordt in fases overgedragen. Over de overdrachtmomenten worden tevoren afspraken gemaakt. 2.1.3 Eisen aan de beheersfunctionaliteit Wanneer gegevens eenmaal zijn overgedragen zal het DMS/RMA hun integriteit bewaken, behouden en garanderen. Om te kunnen waarborgen dat het systeem functioneert als een veilig RMA zal er veel nadruk gelegd worden op compatabiliteit met de zogenaamde NEN 2082-specificaties. Deze specificaties stellen een aantal eisen aan systemen die een documentaire informatiebeheerfunctie hebben. Aandachtsgebieden zijn onder andere: de toepassing van classificatieschema s, de wijze waarop toegangscontrole en autorisatie binnen het systeem zijn geregeld, de wijze waarop selectie, bewaring, vernietiging, overbrenging en export zijn geregeld, de wijze waarop de opname van archiefdocumenten is geregeld, alsmede het identificeren en zoeken daarvan, de wijze waarop een set metadata kan worden toegekend om bescheiden uniek te identificeren, Leveranciers kunnen, wanneer zij aan de eisen voldoen, een NEN 2082-certificering krijgen. Een dergelijk gecertificeerd DMS/RMA is een voorwaarde, maar het gaat om meer. Op drie vragen moet een antwoord kunnen worden gegeven: 1. Is de applicatie zodanig in te richten dat voldaan wordt aan de eisen van NEN 2082? 2. Is de applicatie ingericht conform NEN 2082 en de overige kaders? 3. Zijn de digitale werkprocessen zodanig ingericht dat verantwoord digitaal archiveren wordt afgedwongen? Op deze drie vragen moet een controle plaatsvinden. Daartoe beschikt het RAN over een certificeringstool. Zie voor het certificeringsinstrument verder hoofdstuk 5. De eisen aan het RMA vallen onder de vragen 1 en 2. Belangrijk is het te weten dat het de allereerste certificering een open einde heeft. Wanneer het RMA aangepast of vernieuwd wordt door de leverancier dient bekeken te worden of deze aanpassingen en vernieuwingen zodanig zijn dat een hernieuwde certificering noodzakelijk is. Gezien het samenspel van de RMA de met procesapplicaties die ook een deel van de taken op het terrein van het archief- en informatiemanagement kunnen uitvoeren/faciliteren, is het raadzaam in de toekomst ook deze applicaties te certificeren, dan wel te zorgen dat door de checklist rond de vragen 1, 2 en 3 te doorlopen het samenspel van de diverse applicaties gecertificeerd kan worden. 2.2 De gecontroleerde hybride situatie 20