OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN MAASMECHELEN Vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 19 april 2012 om 20.00 uur. AANWEZIG: Chr. De Cuyper, voorzitter N. Claesen, P. Debois, M. Geraerts, M. Gerets, A. Merlo, J. Donders, N. Opsteyn, M. Smeets, T. Stappers, en S. Yazici, leden G. Vranken, Secretaris. AGENDA Openbare zitting 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering openbare zitting Algemene diensten 2. Beslissing selectieprocedure voor secretaris en financieel beheerder: goedkeuring van de kandidaturen 3. Beslissing vernieuwing delegatie handtekeningbevoegdheid van naar aanleiding van de aanstelling van een waarnemend secretaris met ingang van 1 mei 2012 Overheidsopdrachten 4. Beslissing stopzetten procedure levering medicatie aan het woonzorgcentrum 5. Beslissing verlenging contract leveringen bureelmateriaal met Interoffice 6. Beslissing verlenging contract leveringen incontinentiemateriaal met SCA Hygiëne Products 7. Beslissing aanduiden aannemer omgevingswerken Dienstencentrum De Bolster en Centrum De Oude Burelen 8. Goedkeuren van de lijst met de weerhouden kandidaten voor de onderhandelingsprocedure mét bekendmaking van de aanduiding van een design & build partner voor de realisatie van serviceflats 9. Goedkeuren bijzonder bestek voor de aanduiding van een design & build partner voor de realisatie van serviceflats 10. Definitieve beslissing inzake dossier vernieuwing servers Sociale Dienst 11. Beslissing goedkeuring samenwerkingsovereenkomst met vzw Horizont voor 2012 Besloten zitting 12. Goedkeuring verslag vorige vergadering besloten zitting Algemene diensten 13. Beslissing aanstelling van een beleidsmedewerker beleids- en projectmanagement 38/38 in statutair verband Financiële dienst 14. Beslissing aanstelling van een deskundige financiële planning 38/38 ten behoeve van de financiële dienst in statutair verband Ouderen en Thuiszorg 15. Beslissing aanstelling van een gebrevetteerde verpleegkundige 28,5/38 ten behoeve van het 2 de dagverzorgingscentrum in contractueel verband 16. Beslissing aanstelling van een deskundige administratie 38/38 ten behoeve van de dienst Ouderen en Thuiszorg in contractueel verband 17. Beslissing aanstelling van verzorgenden ten behoeve van het 2 de dagverzorgingscentrum in contractueel verband 18. Beslissing inzake opzeg van de arbeidsovereenkomst van een verzorgende Agendapunt 2 wordt behandeld in besloten zitting.
Openbare zitting 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering openbare zitting. Het verslag van de vorige vergadering wordt met eenparigheid van stemmen goedgekeurd. Algemene diensten Dit agendapunt wordt behandeld in de besloten zitting: 2. Beslissing selectieprocedure voor secretaris en financieel beheerder: goedkeuring van de kandidaturen. 3. Beslissing vernieuwing delegatie handtekeningbevoegdheid van naar aanleiding van de aanstelling van een waarnemend secretaris met ingang van 1 mei 2012. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra Gelet op de beslissing van de raad van 23 november 2009 inzake de delegatie handtekeningbevoegdheid van secretaris beheerder Giel Vranken; Gelet op de beslissing van de raad van 27 juni 2011 inzake het verlenen van ontslag aan de heer Giel Vranken, secretaris van het OCMW Maasmechelen, met ingang van 1 mei 2012 ingevolge het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd; Gelet op de beslissing van de raad van 26 maart 2012 inzake de aanduiding van Rita Biasi, diensthoofd personeelszaken, als waarnemend secretaris met ingang van 1 mei 2012 tot de datum van invulling van de vacante betrekking van secretaris. Overwegende dat het noodzakelijk is dat de waarnemend secretaris de digitale handtekening voor betaalopdrachten bij Belfius Bank kan uitvoeren; Overwegende dat de raad kan machtigen de ondertekening van bepaalde stukken op te dragen aan één of meerdere ambtenaren van het OCMW; Overwegende dat het om de efficiënte werking van de dienst te garanderen aangewezen is om de delegatie van deze digitale betalingshandtekening verder te zetten zoals beslist door de raad dd. 23 november 2009; De raad beslist met eenparigheid van stemmen Artikel 1: de raad beslist om waarnemend secretaris Rita Biasi handtekeningbevoegdheid te geven tot het plaatsen van de eerste digitale hangtekening voor betaalopdrachten bij Belfius Bank. Art. 2: De raad beslist om de handtekeningbevoegdheid van de waarnemend secretaris, Rita Biasi, te delegeren voor volgende stukken: DELEGATIE AAN RENEE LINKENS, BELEIDSMEDEWERKSTER (1 ste vervanger) EN AAN CARINE BERBEN, DESKUNDIGE MEDEWERKSTER SECRETARIS (2 de vervanger) - Plaatsen van de eerste handtekening in het systeem van de dubbele handtekening voor betaalopdrachten.
Art. 3: Dit besluit treedt in werking vanaf 1 mei 2012 Overheidsopdrachten 4. Beslissing stopzetten procedure levering medicatie aan het woonzorgcentrum. Gelet op de Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen; Gelet op onze beslissing dd. 27 september 2011 inzake heraanbesteding dossier levering medicatie, goedkeuring lastenboek en wijze van gunning; Overwegende dat de opdracht werd gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Europees Publicatieblad; Overwegende dat in totaal 10 offertes werden ingediend (zie proces-verbaal van opening der inschrijvingen dd. 22 november 2011); Overwegende dat bij het nazicht van de ingediende offertes werd vastgesteld dat in het bestek onvoldoende specifieke technische bepalingen werden opgenomen waardoor de inschrijvers een te vrije offerte hebben kunnen indienen; Overwegende dat het om bovenvermelde reden niet mogelijk is de offertes onderling objectief te kunnen bedoordelen en dat de gunningscriteria niet op een zodanige wijze kunnen worden geëvalueerd dat ze leiden naar een eindrangschikking die niet zou kunnen worden betwist door een van de kandidaten (zie ook verslag van het economaat); Overwegende dat de Raad het om deze reden aangewezen acht de lopende procedure stop te zetten en opdracht te geven aan de administratie over te gaan tot het opstellen van een nieuw lastenboek; Artikel 1: de huidige procedure (algemene offerteaanvraag) voor de levering van medicatie aan het woonzorgcentrum Heyvis wordt stopgezet; Art. 2: opdracht te geven aan de administratie over te gaan tot het opstellen van een nieuw lastenboek; Art 3: de opdracht voor levering van medicatie in de tussenperiode (vanaf 1 mei 2012) toe te wijzen aan apotheek Smith, Pauwengraaf 6, 3630 Maasmechelen.
Raadslid Marc Smeets verlaat de vergadering bij de behandeling van dit agendapunt. 5. Beslissing verlenging contract leveringen bureelmateriaal met Interoffice. Gelet op onze beslissing dd. 21 april 2010 waarbij de firma Interoffice uit Tongeren werd aangesteld als leverancier van bureelmateriaal voor de periode 01.04.2010 tot en met 28.02.2012; Overwegende dat de firma Interoffice akkoord gaat om de huidige contractprijzen te handhaven tot en met 31.12.1012; Artikel 1: Akkoord te gaan met de verlenging van het contract voor levering van bureelmateriaal (via onderhandelingsprocedure, art. 17, 2, 1a) met de firma Interoffice, Luikersteenweg 158 te 3700 Tongeren voor de periode 01.03.2012 tot en met 31.12.2012; Art. 2: over te gaan tot heraanbesteding van dit dossier eind 2012. 6. Beslissing verlenging contract leveringen incontinentiemateriaal met SCA Hygiëne Products. Overwegende dat het huidig contract voor levering van incontinentiemateriaal, afgesloten met de firma SCA uit Diegem, verstrijkt op 30 april 2012;
Overwegende dat het WZC enerzijds wenst te onderzoeken of andere producenten van incontinentiemateriaal soortgelijk materiaal kunnen aanbieden met een betere prijs/kwaliteitverhouding; dat het uitvoeren van testen van materialen van andere leveranciers anderzijds veel tijd en energie vraagt en dat op dit ogenblik de tijd ontbreekt om deze testen in goede omstandigheden uit te voeren; Overwegende dat de Raad om deze redenen akkoord gaat om het contract met leverancier SCA te verlengen voor een periode van één jaar, conform de voorwaarden van hun offerte dd. 30/03/2012. Overwegende dat leverancier SCA slechts een minimale prijsaanpassing van 2% vraagt op de contractprijzen van 2006; Artikel 1: de huidige overeenkomst met de firma SCA, Culliganlaan 1 D te 1831 Diegem te verlengen voor een periode van één jaar met ingang van 1 mei 2012, aan de voorwaarden vermeld in de offerte dd. 30/03/2012; Art. 2: over te gaan tot heraanbesteding van dit dossier eind 2012. 7. Beslissing aanduiden aannemer omgevingswerken Dienstencentrum De Bolster en Centrum De Oude Burelen. Gelet op de beslissingen van het Vast bureau dd. 24 oktober 2011 en 23 januari 2012 waarbij de heer Mark Deckers van het studieburo Vermeulen en Deckers werd aangeduid als tuinarchitect voor de omgevingswerken aan het dienstencentrum de Bolster en aan het Centrum De Oude Burelen; Gelet op onze beslissing dd. 13 februari 2012 inzake goedkeuring lastenboek, luik Centrum De Oude Burelen en de beslissing dd 28 februari 2012 inzake goedkeuring lastenboek, luik dienstencentrum De Bolster; Overwegende dat beide opdrachten werd verwerkt in één lastenboek, dat de opdracht (openbare aanbesteding) werd gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en De Bouwkroniek; Overwegende dat de offertes werden geopend op 26 maart 2012; dat offertes werden ingediend door de volgende firma s: bvba Willy Crommen (Hoeselt), bvba Conings (Hasselt), Van Der Linden Groen bv (Sittard) en Dolmans (Bunde);
Overwegende dat de offertes werden nagezien door de heer Mark Deckers; dat de offerte van Dolmans als ongeldig wordt beschouwd omdat in het inschrijvingsformulier verbeteringen in de cijfergegevens zijn aangebracht; dat de verbeteringen niet werden geparafeerd door de inschrijver; Overwegende dat in de offerte van bvba Crommen een rekenkundige fout werd ontdekt en verbeterd; dat de offerte van inschrijver Van Der Linden Groen en Conings volledig correct zijn; Overwegende dat de eindrangschikking voor gunning eruit ziet als volgt: 1. Van Der Linden Groen 134.529,86 incl. BTW 2. Conings 146.194,17 incl. BTW 3. Crommen 174.675,72 incl. BTW Overwegende dat de Raadsleden M. Geraerts, A. Merlo, T. Stappers, N. Claesen en M. Gerets niet akkoord gaan met deze beslissing. Overwegende dat de raadsleden Chr. De Cuyper, P. Debois, J. Donders, N. Opsteyn, M. Smeets en S. Yazici wel akkoord gaan met deze beslissing. Artikel 1: de opdracht voor het uitvoeren van omgevingswerken aan het Dienstencentrum De Bolster en Centrum De Oude Burelen toe te wijzen aan de laagste regelmatige inschrijver, de firma Van Der Linden Groen bv, Graetheide 2 te 6135 KP Sittard voor de som van 134.529,86 incl. BTW; Art. 2: de opdracht te financieren via de projecten 2011/DC/1 en 2012/OB/1. 8. Goedkeuren van de lijst met de weerhouden kandidaten voor de onderhandelingsprocedure mét bekendmaking van de aanduiding van een design & build partner voor de realisatie van serviceflats. Gelet op onze beslissing dd. 25 mei 2010 waarbij de tijdelijke vereniging Probis-Technum-De Boodt werd aangesteld voor het voeren van de projectregie bij de realisatie van twee serviceflatprojecten; Gelet op onze beslissing dd. 29 maart 2011 waarbij de Raad akkoord ging met de realisatie van twee serviceflatprojecten en waarbij opdracht werd gegeven aan bovenvermelde tijdelijke vereniging een lastenboek op te stellen voor de aanduiding van een design&build partner; Gelet op onze beslissing dd. 30 januari 2012 waarbij de Raad het lastenboek (selectieleidraad) voor het ontwerp en de realisatie van serviceflats/assistentiewoningen heeft goedgekeurd; Overwegende dat deze selectieleidraad werd gepubliceerd in het bulletin der aanbestedingen en het Europees Publicatieblad;
Overwegende dat in antwoord hierop acht kandidaturen werden ingediend; Overwegende dat de kandidaturen werden beoordeeld aan de hand van de selectiecriteria van het selectiebestek; Overwegende dat de raad akkoord gaat met het gemotiveerde selectieverslag dat werd opgemaakt door Technum, en op grond waarvan wordt voorgesteld om vijf van de acht kandidaten te selecteren voor verdere deelname aan de gunningsprocedure; Artikel 1: De raad keurt het gemotiveerde selectieverslag dat werd opgemaakt door Technum goed. Art. 2: De raad beslist om op grond van het voormeld gemotiveerd selectieverslag de volgende vijf kandidaten te selecteren voor verdere deelname aan de onderhandelingsprocedure: THV Haex Jansen ism Architectenbureau Segers & Moermans Hooyberghs NV ism Architectengroep PSK NV Bouwwerken Knippenberg ism dbv architecten NV Houben ism Architectuur Depot cvba Strabag NV ism Architecten DJV 9. Goedkeuren bijzonder bestek voor de aanduiding van een design & build partner voor de realisatie van serviceflats. Gelet op onze beslissing dd. 25 mei 2010 waarbij de tijdelijke vereniging Probis-Technum-De Boodt werd aangesteld voor het voeren van de projectregie bij de realisatie van twee serviceflatprojecten; Gelet op onze beslissing dd. 29 maart 2011 waarbij de Raad akkoord ging met de realisatie van twee serviceflatprojecten en waarbij opdracht werd gegeven aan bovenvermelde tijdelijke vereniging een lastenboek op te stellen voor de aanduiding van een design & build-partner; Gelet op onze beslissing dd. 30 januari 2012 waarbij de raad het lastenboek (selectieleidraad) voor het ontwerp en de realisatie van serviceflats/assistentiewoningen heeft goedgekeurd; Overwegende dat deze selectieleidraad werd gepubliceerd in het bulletin der aanbestedingen en het Europees Publicatieblad; Overwegende dat in antwoord hierop acht kandidaturen werden ingediend;
Gelet op onze beslissing dd. 19 april 2012 waarbij de raad de lijst met de weerhouden kandidaten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor de aanduiding van een design&build partner voor de realisatie van serviceflats/assistentiewoningen heeft goedgekeurd; Overwegende dat de geselecteerde kandidaten in de volgende fase van de onderhandelingsprocedure de kans krijgen om een offerte in te dienen; Overwegende dat deze offertes dienen te beantwoorden aan de voorwaarden en wensen van het OCMW en dat Technum daartoe een ontwerp van bijzonder bestek heeft voorbereid dat enerzijds de technische voorwaarden bevat waaraan de offertes dienen te voldoen en anderzijds tevens de administratieve bepalingen bevat die gelden in functie van de opmaak en beoordeling van deze offertes; Enig artikel: het Bijzonder Bestek voor het ontwerp en de bouw van serviceflats/assistentiewoningen dat bij deze beslissing gevoegd is, goed te keuren en over te gaan tot de verdere afhandeling van het dossier. 10. Definitieve beslissing inzake dossier vernieuwing servers. Overwegende de principiële beslissing van de Raad van 22.12.2011 inzake vernieuwing servers en goedkeuring lastenboek; Overwegende dat de opdracht deel uit maakte van een algemene offertevraag en gepubliceerd werd ; Overwegende dat, na publicatie, 3 firma s een offerte indienden namelijk Cevi te Gent, Ferranti te Antwerpen en Logins te Mechelen; Overwegende dat het consultantbureau ICT-Steunpunt de binnengekomen offertes nakeek en een evaluatieverslag opstelde, gevoegd als bijlage bij dit besluit; Overwegende de nota van de systeembeheerder van 6 april 2012; Overwegende dat de firma Ferranti het hoogst aantal punten scoort en tevens de goedkoopste is; Overwegende dat de Raad deze opdracht wenst te gunnen, inclusief opties, aan de firma Ferranti voor een totaal bedrag van 174 618,03 inclusief BTW; Overwegende de detail van de bestelling, zie bestelbon gevoegd als bijlage;
Overwegende dat de opdracht geraamd werd op 175 000 en dat de nodige budgetten voorzien werden in de investeringsbudgetten; Overwegende dat de Raad het onderhoud wenst te gunnen voor een totaal bedrag van 7 502 inclusief BTW per jaar; Overwegende dat dit bedrag werd voorzien in de exploitatiebudgetten; Overwegende het advies van de ontvanger; Artikel 1: De opdracht voor het vernieuwen van de servers toe te wijzen aan de firma Ferranti, Noorderlaan 139 te 2030 Antwerpen voor een bedrag, inclusief opties, van 174 618,03 inclusief BTW. Art. 2: Het onderhoud te gunnen voor een bedrag van 7 502 inclusief BTW per jaar. Sociale Dienst 11. Beslissing goedkeuring samenwerkingsovereenkomst met vzw Horizont voor 2012. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op het besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 28 februari 2012 inzake machtiging tot gebruik van de middelen voor socio-culturele toelage 2012. Overwegende het principieel akkoord tot samenwerking met Horizont vzw in het kader van het bevorderen van de sociale, culturele en sportieve participatie van het OCMW-cliënteel. Overwegende de noodzaak om hieromtrent een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten. Artikel 1: De Raad beslist om akkoord te gaan met de samenwerkingsovereenkomst met Horizont vzw voor 2012. Art. 2: De overeenkomst wordt als bijlage bij deze beslissing gevoegd. De volgende vergadering van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn gaat door in het Sociaal Huis, Binnenhof 2 te Maasmechelen op 22 mei 2012 om 20.00 uur. De secretaris wnd. De voorzitter