Gunningscriteria PV-Installatie voor 3 gemeentelijke gebouwen Versie: 19 januari 2016 2016 Afdeling Bedrijfsvoering gemeente Simpelveld /Zaaknummer 52132 Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 1
1 Algemeen Dit document omschrijft zowel de gunningsprocedure als de gunningscriteria voor het aanbrengen van een PV-installatie op 3 gemeentelijke gebouwen in de gemeente Simpelveld. Het betreft: 1. Gemeentehuis, Markt 1, 6369 AH SIMPELVELD 2. Sporthal / Gymzaal, Wijngracht 9, 6351 HJ BOCHOLTZ 3. Gemeentewerf, Bocholtzerweg 14d, 6369 TG SIMPELVELD Bij de aanbesteding worden de volgende algemene uitgangspunten gehanteerd. - De inschrijvers worden eerst getoetst of zij voldoen aan de algemene aanbestedingscriteria van de gemeente Simpelveld, zoals: o Financiële draagkracht o Economische draagkracht o Bewijs van goed gedrag o Beroepsbevoegdheid - De aanbesteding heeft een Built en Maintain structuur. Dit wil zeggen dat ook het onderhoud- en service voor een periode van 15 jaar deel uitmaakt van de opdrachtverstrekking. - De Gunning zal op basis van Kwaliteit en Prijs plaatsvinden. Dit in de verhouding van 60% Kwaliteit en 40 % Prijs 2 Gunningsfase De gunningsfase is in de navolgende stappen onderverdeeld. Stap 1: Beoordeling van de inschrijvingen op volledigheid. Allereerst wordt beoordeeld of alle gegevens die de inschrijvers moeten overleggen aanwezig zijn. Verder wordt bekeken of de overlegde gegevens voldoen aan de geformuleerde criteria. Stap 2: Beoordeling van de inschrijving op formele gronden. Na ontvangst van de inschrijvingen worden deze getoetst aan de algemene eisen en voorwaarden. Deze zijn omschreven in het Programma van Eisen, zie bijlage B. Inschrijvingen die niet hieraan voldoen worden uitgesloten van verdere beoordeling. Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 2
Stap 3: Beoordeling van de inschrijvingen aan de hand van de gunningscriteria. De inschrijvingen die de vorige stappen met goed gevolg hebben doorlopen, worden aan de hand van de gestelde criteria beoordeeld. Stap 4: Alle geldige inschrijvingen worden uitgenodigd voor het geven van een bureaupresentatie. Stap 5: Presentatie Alle inschrijvers zullen worden uitgenodigd om bij de gemeente Simpelveld een presentatie van hun aanbieding te geven. De presentatie dient te worden gegeven door de beoogde Hoofd Aannemer. Voor deze presentatie wordt maximaal 1 uur uitgetrokken. Dit uur is als volgt opgebouwd: - Introductie en kennismaking 05 minuten - Presentatie 35 minuten - Mogelijkheid tot het stellen van vragen 20 minuten In de Planningstabel uit paragraaf 2.5 van het aanbestedingsdocument, is de datum aangegeven wanneer de presentatie is gepland. Tijdens de presentatie mag, op straffe van uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure, geen nieuwe informatie en/of informatie worden verstrekt die van de gegevens van de uitgebrachte offerte afwijkt. Stap 6: Afronding oordeel Op grond van alle beschikbare informatie selecteert de projectgroep de economisch meest voordelige inschrijving. Dit wordt gedaan door het geven van hele rapportcijfers van 1 t/m maximaal 20. De door de afzonderlijke deelnemers uitgebrachte scores worden vervolgens getotaliseerd, gemiddeld en afgerond op 2 decimalen. Stap 7: Voornemen tot gunning Het voornemen tot gunning wordt aan de betreffende leverancier verstuurd. De inschrijvers die (vooralsnog) niet in aanmerking komen voor gunning van de opdracht krijgen hiervan eveneens bericht. Stap 8: Verificatiebespreking De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving kan worden uitgenodigd voor een toelichting op de offerte, verificatie van gegevens en/of bespreking van de eventueel te sluiten overeenkomst. Blijkt tijdens de besprekingen met de inschrijver dat in de offerte onjuiste informatie is verstrekt of dat op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan, dan zal de betrokken inschrijver alsnog afvallen. Ook kan blijken dat geen overeenstemming kan worden bereikt over het te sluiten contract. In gevallen als deze zal in de regel besloten worden een bespreking met de als tweede geëindigde inschrijver te beleggen, vervolgens eventueel de derde, dan wel de aanbestedingsprocedure mislukt te verklaren. Zolang er niet op alle punten volledige overeenstemming is bereikt en ter zake geen schriftelijke overeenkomst is gesloten of opdracht is verstrekt, is er geen sprake van enige gebondenheid van de opdrachtgever. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. Stap 9: Opdrachtverstrekking Indien geen bezwaar ingediend wordt vindt binnen 20 dagen na bekendwording voorneming tot gunning, de definitieve opdrachtverstrekking plaats. Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 3
3. Plan van Aanpak Wij vragen een plan van aanpak in te dienen. In dit plan van aanpak dient de werkwijze van dit project te zijn omschreven. De volgende gunningscriteria dienen deel uit te maken van het plan van aanpak. De onderstaande indeling van het plan van aanpak dient aangehouden te worden. 3.1 Ontwerpproces (Max. 12 punten voor alle onderdelen tezamen) 1. Beschrijving van de engineeringsactiviteiten van het project. 2. Welke instrumenten en methodes worden ingezet bij de berekening van de te verwachten energieproductie? 3. Welke panelen en omvormer worden toegepast met daarbij de technische specificatie. 4. Certificaat of document waarin aangegeven wordt in hoeverre de panelen duurzaam zijn geproduceerd. 3.2 Uitvoeringsproces (Max. 12 punten voor beide onderdelen tezamen) 1. Hoe worden de HSE-aspecten bewaakt met hierbij een omschrijving van het VGWM-plan (Veiligheid-, Gezondheid-, Welzijn- en Milieuplan). 2. Beschrijving van het complete uitvoeringsproces. Dit betreft ook de consequenties voor de betreffende locatie tijdens het plaatsen en gebruik van de installatie. 3.3 Beheers- en onderhoudsproces (1 t/m 3 tezamen maximaal 10 punten en 4 maximaal 10 punten) 1. Algemene omschrijving van het beheers- en onderhoudsproces. 2. Welke gegevens (o.a. de productie- en storingsgegevens) worden opgeslagen en in welk systeem worden deze gegevens beheerd? 3. Welk onderhoud wordt periodiek uitgevoerd en met welke frequentie? 4. Hoe snel worden storingen opgelost? Voor dit onderdeel zijn 10 punten van de in totaal 20 punten te scoren die als volgt zijn opgebouwd. o Storingen die veiligheidsrelevant zijn, storm- en brandschade, vandalisme, diefstal. Binnen 2 uur Binnen 4 uur Binnen 6 uur 5 punten 2 punten 1 punt o Storingen die alleen betrekking hebben op het deugdelijk functioneren van de installatie. Binnen 1 dag Binnen 3 dagen Binnen 5 dagen 5 punten 2 punten 1 punt Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 4
3.4 Garantie over de termijn van 15 jaar. (Geen punten toekenning, het betreft een minimumeis) 1. Hoe wordt de garantietermijn van 15 jaar gegarandeerd? 2. Per installatie-onderdeel de garantie-bepalingen benoemen met de hieraan gekoppelde garantietermijn. 3. Installatiecomponenten benoemen waarop geen garantie van toepassing is. 4. Specifieke situaties benoemen wanneer geen garantie van toepassing is. 5. Bij het herstellen van storingen mogen geen gereviseerde onderdelen toegepast worden. 3.5 Projecten. (Max. 16 punten). In bijlage 5 van het aanbestedingsdocument zijn van de 3 betreffende gemeentelijke-gebouwen de specifieke gegevens, zoals de informatie van het dak (oriëntatie, dakhelling, schaduw, etc.) aangegeven. Van deze 3 gebouwen dient een ontwerp gemaakt te worden. Dit ontwerp wordt beoordeeld op: 1. Technische uitvoering Welke panelen worden toegepast en hoe worden deze constructief gemonteerd? 2. Esthetische vormgeving Hoe is de esthetische vormgeving van de panelen, omvormers en bekabeling? 3. Elektriciteitsproductie De te verwachten energieproductie is in bijlage 5 van het aanbestedingsdocument per pand aangegeven. Er dient door de inschrijver te worden aangegeven hoe deze wordt gerealiseerd en gegarandeerd? De opdrachtgever zal het plan van aanpak beoordelen op basis van de criteria en beoordelingsmethodiek zoals deze in hoofdstuk 4 is toegelicht. Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 5
4 Gunningscriteria 4.1 Gunningscriteria Gunningscriteria zijn criteria die gesteld worden aan de inschrijving (daadwerkelijke offerte). Gunning zal plaatsvinden op basis van de economisch meest voordelige aanbieding. Dat betekent dat er naast prijs ook kwalitatieve criteria worden gewogen. In de onderstaande paragrafen zijn de gunningscriteria, met de daarbij behorende (sub)weging opgesomd. 4.2 Kwaliteit; Plan van Aanpak. (Max. 60 punten) Zie voor uitwerking van de in onderstaande tabel opgesomde onderdelen hoofdstuk 3. Weging van het Plan van Aanpak punten punten 1.1 Ontwerpproces 12 1.2 Uitvoeringsproces 12 1.3 Beheers-/onderhoudsproces en Facturering 20 1.4 Garantie (minimumeis) - 1.5 Uitvoering Project 16 1.5.1 Technische Uitvoering 5 1.5.2 Esthetische vormgeving 5 1.5.3 Elektriciteitsproductie 6 Subtotaal Plan van Aanplak 60 4.3 Prijs. (Max 40 punten) De prijzen genoemd onder 4.3.1 tot en met 4.3.3 zijn inclusief alle bijkomende kosten zoals, reis- en verblijfkosten, kosten van administratie, facturering, creditering en alle eventuele overige kosten. Voor de prijzen genoemd onder 4.3.1 tot en met 4.3.3 dient bijlage A te worden ingevuld. De opgegeven prijzen in deze paragraaf zijn exclusief BTW en worden jaarlijks voor aanvang van het volgende jaar geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI). 4.3.1 Ontwerp en Installatie (Max. 30 punten) Er dient een totaalprijs voor het gehele ontwerp en de installatie opgegeven te worden, uitgedrukt in Euro. Hiertoe behoren: - Voorlopig Ontwerp, het voorlopig ontwerp dient ter goedkeuring aan de Opdrachtgever aangeboden te worden - Definitief Ontwerp; - Uitvoerings-gereed maken ontwerp; - Toezicht houden op uitvoering van werk en rekening houden met de esthetische aspecten. Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 6
Per gebouw dient de volgende Prijsindicatie af te worden gegeven, zoals aangegeven betreft het: 1. Gemeentehuis, Markt 1, 6369 AH SIMPELVELD 2. Sporthal / Gymzaal, Wijngracht 9, 6351 HJ BOCHOLTZ 3. Gemeentewerf, Bocholtzerweg 14d, 6369 TG SIMPELVELD Prijs Zonnepaneel Installatie Prijs Zonnepanelen Prijs Montage- en constructie materialen Prijs Montage Prijs Aansluiting op Elektriciteitsnet via BPM Totaalprijs Materiaal en Montage Type Paneel Wattpiek/per paneel Wattpiek totale installatie Netto opwek totale installatie Type DC/AC omvormers Toename dakbelasting Netto benodigd oppervlak KWh kg m2 De inschrijver met de laagste totaalprijs krijgt 30 punten. De inschrijving van de overige inschrijvers wordt gewaardeerd met een puntenaantal dat is vastgesteld volgens de formule: 30 x ( laagste PRIJS (Totaalprijs Materiaal en Montage) / PRIJS (Totaalprijs Materiaal en Montage)). Algemene opmerking: Binnen de looptijd van 15 jaar bestaat de mogelijkheid dat installatieonderdelen zoals PV-panelen of omvormers uit productie genomen worden en niet meer op de markt verkrijgbaar zijn. In dat geval dient een vervangend onderdeel te worden aangeboden, met dezelfde eigenschappen en tegen dezelfde prijzen. De bewijslast hiervoor ligt bij de Opdrachtnemer Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 7
4.3.2 Onderhoud en Beheer (Max. 10 punten) Er dient een totaalprijs voor het beheer en onderhoud opgegeven te worden. Hiertoe behoren: - Storingsoplossing (totale installatie panelen, DC/AC omvormers en aansluiting) - Onderhoud - Monitoring - Bewassing - Voorbereiding van facturering Prijs Onderhoud en Beheer voor de PV installatie, geldende voor alle 3 de gebouwen Prijs storingsoplossing Prijs Onderhoud Prijs Monitoring Prijs Bewassing Totaalprijs Onderhoud en Beheer De inschrijver met de laagste totaalprijs krijgt 10 punten. De inschrijving van de overige inschrijvers wordt gewaardeerd met een puntenaantal dat is vastgesteld volgens de formule: 10 x ( laagste PRIJS (Totaalprijs Onderhoud en Beheer) / PRIJS (Totaalprijs Onderhoud en Beheer)). 4.3.3 Resume weging van de Prijs Weging van de Prijs Gemeentehuis: Totaalprijs Materiaal en Montage 10 Sporthal/Gymzaal: Totaalprijs Materiaal en Montage 10 Gemeentewerf: Totaalprijs Materiaal en Montage 10 Onderhoud en Beheer: Totaalprijs 3 gebouwen 10 Subtotaal Prijs 40 4.3.4 Overige Werkzaamheden Voor het verrichten van overige activiteiten wordt eveneens een prijs gevraagd. Dit geschiedt op basis van uurprijzen van toekomstig in te zetten functionarissen. Deze prijs wordt niet apart gewaardeerd, maar dient wel marktconform te zijn anders wordt de inschrijving ter zijde gelegd. Deze uurprijzen dienen ingevuld te worden in bijlage A in paragraaf C. Deze uurprijs wordt jaarlijks voor aanvang van het volgende jaar geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI). Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 8
4.4 Presentatie. De presentatie dient verzorgd te worden door de beoogde betrokken bedrijven. De leden van de projectgroep kunnen naar aanleiding van de presentatie hun eerdere beoordeling wijzigen. Tijdens deze presentatie kunnen deze gegadigden hun offerte mondeling toelichten. De presentatie dient ter verduidelijking van het kwalitatief gedeelte van de inschrijving, het Plan van Aanpak (als het ware een offerte toelichting). Tevens kunnen door de projectgroep vragen worden gesteld. De hierop te verstrekken informatie/gegevens mogen geen afwijkingen ten opzichte van (de grondslag van) de offerte bevatten. Voor de presentatie zal maximaal een uur ter beschikking worden gesteld inclusief het beantwoorden van vragen. 4.5 Programma van Eisen Bovenop de Gunningscriteria die bepalend zijn voor de scores dient de Opdrachtnemer te voldoen aan zogenaamde minimumeisen. Deze zijn in het Programma van Eisen benoemd. Hiervoor dient bijlage B volledig ingevuld te worden. Indien aan deze eisen niet wordt voldaan zal uitsluiting van verdere deelname aan het aanbestedingsproces plaatsvinden. Het Programma van Eisen omvat: 1 De Opdrachtnemer beschikt over eigen callcenter. 2 Dit Callcenter is 24 uur per dag bereikbaar. 3 De Opdrachtnemer geeft een garantie voor een periode van de looptijd van het contract, dus (15 jaar) op de PV-installatie en de montage. 4 De Opdrachtnemer is in staat een serviceorganisatie voor de looptijd van het contract, (15 jaar) in stand te houden. 5 De Opdrachtnemer vormt het enige aanspreekpunt voor de opdrachtgever. 6 De Opdrachtnemer kan veiligheidsrelevante storingen binnen 12 uur oplossen. 7 De Opdrachtnemer kan niet-veiligheidsrelevante storingen binnen 7 werkdagen oplossen. 4.6 Totaaloverzicht beoordeling. Totaalbeoordeling: punten Plan van Aanpak 60 1.1 Ontwerpproces 12 1.2 Uitvoeringsproces 12 1.3 Beheers-/onderhoudsproces en Facturering 20 1.4 Garantie (minimumeis) - 1.5 Uitvoering Project 16 Prijs 40 Gemeentehuis: Totaalprijs Materiaal en Montage 10 Sporthal/Gymzaal: Totaalprijs Materiaal en Montage 10 Gemeentewerf: Totaalprijs Materiaal en Montage 10 Onderhoud en Beheer: Totaalprijs 3 gebouwen 10 Totaal aantal te behalen punten 100 Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 9
BIJLAGE A: Inschrijfbiljet PV Project gemeente Simpelveld De inschrijver dient in te schrijven op basis van een vaste prijs (Fixed-price) zoals in de selectie- en gunningsleidraad vastgelegd. De prijzen dienen exclusief BTW te worden weergegeven. A. Ontwerp en Installatie. 1. Gemeentehuis, Markt 1 1. Prijs Zonnepaneel Installatie Gemeentehuis Prijs Zonnepanelen Prijs Montage- en constructie materialen Prijs Montage Prijs Aansluiting op Elektriciteitsnet via BPM Totaalprijs Materiaal en Montage Type Paneel Wattpiek/per paneel Wattpiek totale installatie Netto opwek totale installatie Type DC/AC omvormers Toename dakbelasting Netto benodigd oppervlak KWh kg m2 2.Sporthal / Gymzaal, Wijngracht 9 2. Prijs Zonnepaneel Installatie Sporthal / Gymzaal Prijs Zonnepanelen Prijs Montage- en constructie materialen Prijs Montage Prijs Aansluiting op Elektriciteitsnet via BPM Totaalprijs Materiaal en Montage Type Paneel Wattpiek/per paneel Wattpiek totale installatie Netto opwek totale installatie Type DC/AC omvormers Toename dakbelasting Netto benodigd oppervlak KWh kg m2 Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 10
(vervolg bijlage A) 3.Gemeentewerf, Bocholtzerweg 14d 3. Prijs Zonnepaneel Installatie Gemeentewerf Prijs Zonnepanelen Prijs Montage- en constructie materialen Prijs Montage Prijs Aansluiting op Elektriciteitsnet via BPM Totaalprijs Materiaal en Montage Type Paneel Wattpiek/per paneel Wattpiek totale installatie Netto opwek totale installatie Type DC/AC omvormers Toename dakbelasting Netto benodigd oppervlak KWh kg m2 B. Onderhoud en Beheer. Prijs Onderhoud en Beheer voor de PV installatie, geldende voor alle 3 de gebouwen Prijs storingsoplossing Prijs Onderhoud Prijs Monitoring Prijs Bewassing Totaalprijs Onderhoud en Beheer Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 11
(vervolg bijlage A) C. Marktconforme Uurprijzen voor het verrichten van overige activiteiten, zoals bedoeld in paragraaf 4.3.4. Omschrijving functie Uurtarief (prijspeil 01-10-2016), excl. BTW Functionaris A Functionaris B Functionaris C Functionaris D Etc. Alle hiervoor genoemde prijzen zijn inclusief alle bijkomende kosten zoals, reis- en verblijfkosten, kosten van administratie, facturering, creditering en alle eventuele overige kosten. Naam: Functie: Bedrijf: Datum: Handtekening: Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 12
BIJLAGE B: Programma van Eisen De opdrachtnemer dient te voldoen aan de minimumeisen die in onderstaande tabel zijn opgenomen. Indien aan deze eisen niet wordt voldaan zal uitsluiting van verdere deelname aan de aanbesteding plaatsvinden. Minimum eis Voldoet wel Voldoet niet 1 Beschikt over eigen call center. 2 Call center is 24 uur per dag bereikbaar. 3 Geeft een garantie voor een periode van de looptijd van het contract, dus (15 jaar) op de PV-installatie en de montage. 4 Is in staat een serviceorganisatie voor de looptijd van het contract, (15 jaar) in stand te houden. 5 Vormt het enige aanspreekpunt voor de opdrachtgever. 6 Kan bij veiligheidsrelevante storingen binnen 12 uur oplossen. 7 Kan niet-veiligheidsrelevante storingen binnen 7 werkdagen oplossen. Europese openbare aanbesteding PV-installatie Gemeente Simpelveld 13