DE COMPLETE OPLOSSING VOOR DE AUTOMOTIVE BRANCHE!
INHOUDSOPGAVE Inleiding Relatiebeheer Voertuigmodule Voorraadbeheer Werkplaatsmodule Kassamodule Financieel Diversen Systeemeisen 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Rohecom Automatisering BV
I N L E I D I N G Uw klanten verwachten tegenwoordig een professionele, snelle en foutloze service. Uw organisatie probeert dagelijks dit hoge serviceniveau waar te maken, waarbij de kosten natuurlijk onder controle moeten worden gehouden. Als uw medewerkers efficiënter kunnen functioneren leidt dit snel tot een aanzienlijke kostenbesparing en een verhoogde servicegraad. Daarom is een krachtig informatiesysteem voor uw organisatie onontbeerlijk. Een systeem dat alle bedrijfsprocessen automatiseert en ook uw branchespecifieke zaken ondersteunt. UniShop is een automotive-pakket dat helemaal is toegespitst op de dagelijkse gang van zaken in uw bedrijf. Van het onderdeel in de werkplaats tot de bestelling in het magazijn. Van de financiële administratie tot en met de juiste managementinformatie. UniShop automatiseert het gehele bedrijfsproces en biedt op elke werkplek de juiste gereedschappen voor uw medewerkers. De keuze De aanschaf van een nieuw softwarepakket is een zeer belangrijke beslissing die gevolgen heeft tot in elke hoek van uw bedrijf. U dient daarom volledig geïnformeerd te zijn over de mogelijkheden van uw nieuwe softwarepakket. Rohecom biedt u daarom de gelegenheid een zeer uitgebreide, vrijblijvende demonstratie van UniShop bij te wonen. Zo kunt u tijdens deze demonstratie al uw vragen stellen, zodat u tot een weloverwogen keuze kunt komen. Hierdoor kunt u zich verzekeren van een optimale automatiseringsoplossing voor de toekomst. Meer informatie Wilt u meer informatie of een afspraak maken voor een demonstratie? Neem dan contact met ons op. Rohecom Automatisering BV Stadhouderslaan 5 2517 HV s-gravenhage Hierdoor kunt u uw klanten de service bieden die zij verdienen. Telefoon +31 (0)70-427 56 76 Fax +31 (0)70-427 56 78 E-mail info@rohecom.nl Rohecom; stabiel, compleet en innovatief Rohecom ontwikkelt inmiddels al meer dan 15 jaar software voor de automotive-branche. De software van Rohecom voldoet aan alle eisen die een moderne ondernemer stelt aan zijn financiële en logistieke automatisering. Naast software levert en ondersteunt Rohecom desgewenst ook de benodigde computerapparatuur en supplies. Rohecom is een betrouwbare partner voor al uw automatiserings oplossingen. 2
R E L A T I E B E H E E R Centraal staat de klant in UniShop. De Relatiemodule beheert in het gehele systeem al uw relaties. Zowel de gegevens van uw afnemers als van uw toeleveranciers worden opgeslagen en zijn te allen tijde beschikbaar. Van iedere relatie wordt een uitgebreide historie bijgehouden. Zo kunt u in één oogopslag bijvoorbeeld zien wanneer een klant voor het laatst de werkplaats heeft bezocht, hoeveel garantie er nog op zijn voertuig rust of welke omzet deze relatie heeft gegenereerd. Met het geïntegreerde agenda- en planningssysteem kunnen afspraken worden gemaakt en bijvoorbeeld het nabellen van offertes worden ingepland. Ook uw externe documenten kunt u in UniShop per klant archiveren. Gebruikt u de koppeling met Exact, dan worden debiteuren en crediteuren automatisch door UniShop in uw financiële administratie aangemaakt. Functionaliteit Uitgebreide registratie van relatiegegevens Meerdere contactpersonen per bedrijf Afdrukken adresstickers Zelfdefinieerbare selectievelden Verkoophistorie Voertuighistorie Werkplaatshistorie Actuele orderstatus Openstaande posten Koppeling externe documenten Rapportagefuncties Telefoonlijsten Agendasysteem Meer snelheid, minder fouten Met de relatiemodule van UniShop heeft u alle gegevens van uw klant direct op het scherm en bent u altijd volledig geïnformeerd. UniShop is eenvoudig bestuurbaar met de muis. Maar het invoeren en opvragen van gegevens kan ook volledig met het toetsenbord worden verricht. En mede door de gebruiksvriendelijke invoerschermen krijgt u zo meer snelheid en minder fouten tijdens het werken met UniShop. 3
V O E R T U I G B E H E E R Met de module Voertuigbeheer regelt u de inkoop en verkoop van nieuwe en gebruikte voertuigen. Vanuit de standaard-prijslijst creëert u snel duidelijke offertes, desgewenst voorzien van een foto en accessoires van het voertuig. Door de koppeling met de voorraadmodule kunnen accessoires eenvoudig worden meegefactureerd en bijgewerkt in de voorraad. Ook opdrachten voor de werkplaats, zoals het rijklaar maken of het monteren van accessoires, kunnen rechtstreeks vanuit deze module worden aangemaakt. Bij elke offerte, orderbevestiging en factuur wordt een transactieanalyse gemaakt, zodat u de winstgevendheid van elke transactie direct en achteraf kunt volgen. Vanzelfsprekend ondersteunt UniShop branchespecifieke zaken zoals BPM, APK en de margeregeling. De rapportagefunctie geeft u direct inzicht in uw voorraadwaarde, uw lopende orders en uw verkoopresultaten. Functionaliteit Bestellingen nieuwe voertuigen Inkoop, verkoop en inruil In- en verkoop facturatie BPM Offertes en orderbevestigingen met foto s Ondersteuning margeregeling Koppeling werkplaats voor b.v. rijklaar maken Voertuighistorie Uitgebreide zoekfuncties Koppeling Internet voor verkoop occasions In en verkoophistorie Garanties 4
V O O R R A A D B E H E E R De Voorraadmodule beheert uw complete artikelvoorraad. 1000 of 1.000.000 artikelen? Geen probleem voor UniShop. De besteladviesfunctie zorgt, op basis van minimale en maximale voorraadposities, dat u nooit misgrijpt. Per artikel wordt er een uitgebreide artikelhistorie bijgehouden. Uiteraard ondersteunt UniShop vervallen en vervangende artikelnummers. Desgewenst bestelt u artikelen op naam van de klant of ten behoeve van een werkplaatsopdracht. Deze artikelen worden dan in de voorraad gereserveerd. Uw systeem wordt door ons automatisch up-to-date gehouden met de prijsbestanden van meer dan 60 leveranciers en importeurs. Hierdoor hanteert u te allen tijde de juiste in- en verkoopprijzen. De functie goederenontvangst drukt (indien nodig) automatisch barcode-etiketten af. Deze zijn, afhankelijk van de locatie, voorzien van de verkoopprijs. UniShop-gebruikers kunnen ook orders naar elkaar sturen. Hierdoor wordt het doorleveren van artikelen aan collega s vergaand geautomatiseerd. Functionaliteit Inkoopfacturen Besteladviezen Barcode-etiketten Orders Backorders Deadstockfunctie Voorraadcorrecties Gemiddelde inkoopprijzen Prijsbestanden van meer dan 60 leveranciers In- en verkoopinformatie per artikel Diverse rapportages Omzethistorie en omloopsnelheid Productfoto s Offertes Meerdere leveranciers per artikel Pakbonnen en verkoopfacturen Automatische orderontvangst van collega-dealers Kortom: Met de UniShop Voorraadmodule is uw magazijn tot in de puntjes georganiseerd. 5
W E R K P L A A T S M O D U L E Op het digitale planbord van UniShop worden reparaties aangemeld en ingepland. Benodigde onderdelen worden automatisch in de voorraad gereserveerd en indien nodig (bij)besteld. Ook ondersteunt UniShop offertes en taxaties, welke na acceptatie kunnen worden omgezet naar een werkorder. Monteurs klokken in en uit met behulp van een barcodelezer, zodat in de tijdregistratie -functie de activiteiten van de monteurs zeer nauwkeurig kunnen worden gevolgd. Interne kostenfacturen kunnen worden aangemaakt voor bijvoorbeeld garantiewerkzaamheden of het afleveringsklaar maken van een voertuig. Met de uitgebreide rapportagefunctie kan de omzet en brutomarge per reparatiesoort en/of per medewerker continu worden gevolgd. Door het inzetten van UniShop heeft u meer inzicht in de beschikbare capaciteit, waardoor u beter in staat bent de bezettingsgraad van uw werkplaats te verbeteren. Functionaliteit Meerdere monteurs Meerdere werkplaatstarieven Agenda Interne kostenboekingen Diverse reparatiesoorten Tijdregistratie alle directe/indirecte werkzaamheden Standaard servicebeurten Automatische gereedmelding naar klant Koppeling schade foto s t.b.v. taxaties Garantie werkzaamheden Koppeling EPC s Diverse rapporten 6
K A S S A M O D U L E De Kassamodule van UniShop is een volwaardig Point of Sale systeem. Alle belangrijke balietransacties worden hierin ondersteund. Door het gebruik van barcodes worden artikelen aan de kassa snel geïdentificeerd en door het slimme gebruikersinterface kan er zonder oponthoud worden afgerekend. Vaste klanten kunnen op rekening kopen, waarbij automatisch de juiste kortingsafspraken met de klant worden toegepast. De omzet wordt op klantniveau geregistreerd. Door de integratie met de andere modules van UniShop kunnen aan de kassa bijvoorbeeld werkplaatsfacturen worden betaald, artikelen worden besteld en aanbetalingen worden verricht. Natuurlijk accepteert UniShop verschillende betaalwijzen, zoals pinbetalingen en cadeaubonnen. Functionaliteit Ondersteuning barcode apparatuur Aanbetalingen en reserveringen Opnames, stortingen en afromen Verkoop op rekening Cadeaubonnen Pinbetalingen Meerdere kassa s en kassiers Afboeken openstaande posten Uitgebreide kasopmaak Directe voorraadaanpassingen Doorkoppeling met Exact Globe 2000 Indien de koppeling met Exact wordt gebruikt, kunnen bovendien rechtstreeks openstaande posten in de kassa worden betaald. Kortom: Het is van groot belang dat uw voorraad klopt en u grip houdt op uw kasstromen. UniShop kassabeheer is dan ook een essentiële schakel in uw logistieke en financiële bedrijfsproces. 7
F I N A N C I E E L Functionaliteit Automatisch doorboeken facturen Voorraadboekingen Kostprijsboekingen Herwaarderingen Aparte grootboekrekeningen per artikelgroep Aparte grootboekrekeningen per voertuigcategorie Aparte grootboekrekeningen per reparatiesoort Automatisch aanmaken debiteuren/crediteuren De directe koppeling tussen UniShop en Exact Globe 2000 E-Account biedt een uitstekende integratie van beide softwarepakketten. UniShop ondersteunt een zeer uitgebreid rekeningschema. Per artikelgroep, reparatiesoort en voertuigcategorie kunnen verschillende kostprijs- en omzetrekeningen worden gekoppeld. Elke in- en verkoopfactuur wordt automatisch direct doorgeboekt naar de juiste grootboekrekeningen in Exact Globe. Boekingen worden uitsluitend doorgestuurd indien zij door de validatiecontrole worden geaccepteerd. Hierdoor kunt u geen foutieve boekingen naar uw financiële administratie sturen. Door de koppeling met Exact Globe verlaagt u uw administratieve kosten aanzienlijk. Bovendien heeft u, mede door het gebruik van kostprijsboekingen, een veel beter inzicht in de winstgevendheid van uw verschillende afdelingen. Met E-Account levert Exact de software die u helpt uw administratie zo efficiënt mogelijk te voeren, die menselijke fouten zoveel mogelijk voorkomt en uitermate betrouwbaar is. Belangrijke voordelen van E-Account zijn: * Inzoomen van balans tot op originele boeking * Alle informatie op debiteuren- en crediteurenkaart * Boekingen direct zichtbaar en verwerkt in verslagen en grootboekkaarten * Historische boekingen beschikbaar * Direct e-mailen vanuit debiteuren- en crediteurenkaart * Vanuit één boekingsscherm in meerdere periodes boeken * Interactieve balans en verlies & winstrekening ook opvraagbaar in MS Excel 8
D I V E R S E N Managementinformatie Door de directe verwerking binnen UniShop beschikt u altijd over de meest recente gegevens. De vele standaardrapporten voorzien in uw complete informatiebehoefte. Daarnaast biedt UniShop ook uitgebreide trendrapportage hetgeen een adequaat middel is voor uw managementanalyses. De helpdesk Rohecom verzorgt een soepele introductie van de software in uw organisatie. Na een analyse van de situatie binnen uw bedrijf, wordt een implementatietraject met u afgesproken. Na de introductietraining van uw medewerkers kunt u voor verdere ondersteuning terugvallen op de helpdesk. De helpdesk wordt bemand door deskundige medewerkers die zijn uitgerust met geavanceerde support-tools, zodat eventuele storingen zeer snel kunnen worden verholpen. Hierdoor blijft de continuïteit van uw bedrijfsvoering gewaarborgd. De voordelen van UniShop Toonaangevend softwarepakket met alle branchespecifieke functies Meer service voor uw klanten door professioneel relatiebeheer Altijd volledig geïnformeerd met de uitgebreide rapportagefuncties Sneller communiceren door gebruik van Internet Altijd actuele prijzen met actuele prijsbestanden van uw leveranciers Bespaar op uw administratiekosten door de integratie met Exact Globe Meer dan 15 jaar ervaring in uw branche 9
S Y S T E E M E I S E N Systeemeisenwerkstation Windows ME/2000/XP of NT 4.0 of hoger Minimaal Pentium III 500 MHz, CD-ROM speler Intern geheugen 128 Mb voor Windows NT 4 of ME Intern geheugen 256 Mb voor Windows 2000 of XP 100 Mb vrije vaste schijfruimte De minimale schermresolutie is 1024 x 768 Een door MS-Windows ondersteunde E-mail Client MS Internet Explorer 5.0 of hoger Systeemeisen netwerk-server Windows NT4, 2000 (Server) of hoger Pentium III 500 MHz Intern geheugen 512 Mb 2 Gb vrije vaste schijfruimte TCP/IP protocol moet geïnstalleerd zijn CD-ROM speler, diskettestation (voor de licentiediskette) en muis Internet Voor optimale remote support, software-updates en werking van de datacommunicatiefuncties van UniShop is een permanente breedbandverbinding noodzakelijk. Systeemeisen Exact Globe 2000 Voor alle systeemeisen van Exact Globe 2000 verwijzen wij u naar www.exact.nl. Door verdere ontwikkeling van onze software, nieuwe besturingssystemen en hardwarevereisten kunnen bovengenoemde systeemeisen in de toekomst wijzigen. 10
Rohecom Automatisering BV Stadhouderslaan 5 2517 HV s-gravenhage Telefoon (+31) 70-427 56 76 Fax (+31) 70-427 56 78 info@rohecom.nl www.rohecom.nl Niets uit deze uitgave mag worden verveelvuldigd, opgeslagen, of openbaar worden gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Rohecom Automatisering BV. Aan deze brochure kunnen geen rechten ontleend worden.wijzigen en drukfouten voorbehouden.