Auditverslag Hoeve Biesland Boerderijnummer: 1965 Auditor : Piet n van Diest (auditor) Datum : 07 april 2015 Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, maart 2011. Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van Federatie Landbouw en Zorg 2015-04-07_1965_Hoeve_Biesland_auditverslag.pdf
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Het auditverslag 3 Algemene indruk 3 Profiel van de zorgboerderij 3 Personeel en scholing 3 Dossiervorming 3 Organisatie en beleid 3 Actielijst 3 Conclusie en advies aan de Federatie Landbouw en Zorg 4 Bijlage Auditformulier 5 2015-04-07_1965_Hoeve_Biesland_auditverslag.pdf 2
Het auditverslag Algemene indruk De Bieslandhoeve ligt in de 'groene ruimte', die ligt ingesloten door de bebouwing van Delft, Delfgauw, Nootdorp, Den Haag (Ypenburg). De hoeve omvat een (biologische) melk- en vleesveehouderij, een eigen slagerij, een groentetuin, een winkel en een zorgboerderij. Het is een bedrijf dat gericht is op de ontwikkeling van bestaande en nieuwe functies; zowel in agrarisch als in maatschappelijk opzicht. Een groot bedrijf met in aanleg een grote en nieuwe stal, die zicht biedt op een veelbelovende toekomst op basis van een gedurfde investering. Ideeën en plannen zijn daarbij belangrijke vervoermiddelen, die tevens de toon zetten in de kennismaking met het bedrijf. Profiel van de zorgboerderij De zorgboerderij is het middel waarmee de boer en boerin een bijdrage wil leveren aan de samenleving, en wel door die mensen, die niet optimaal kunnen participeren in die samenleving, een plek en te bieden en aandacht te geven. Zorg/begeleiding en activering/reïntegratie zijn de functies welke de zorgboerderij beschikbaar heeft. Daarvoor zijn begeleiders 'van buitenaf' aangetrokken. De deelnemers of hulpboeren verrichten diverse werkzaamheden op en in het bedrijf. Kenmerkend is de beperking in het gebruik van machines, waardoor er echt 'handwerk' kan worden uitgevoerd, naast dat dit ook positief werkt op de sfeer. Veiligheid is goed gewaarborgd; mede door het niet-gebruik van machines (tijdens de zorg/begeleidings uren) en door de heldere afspraken over waar en hoe de deelnemers hun werkzaamheden uitvoeren. Er is verder doorlopend toezicht waardoor het mogelijk is tijdig te sturen. Personeel en scholing De begeleiders (waaronder stagiairs en vrijwilligers) hebben een basisopleiding en/of (ruime) praktijkervaring in de zorg. Daarbij is regelmatig aan de orde welke aanvullende opleiding of cursus gewenst is. Er is mede in vervolg op de beoordeling van het KS een opleidingsplan opgesteld voor 2015 dat voorziet in de verdere professionalisering van de begeleiding. Dossiervorming De dossiers van de deelnemers zijn uiterst zorgvuldig en nauwgezet tot stand gebracht. Werkelijk keurig verzorgde registraties bieden een helder inzicht in de vraag, afspraken en doelstelling, werkwijze en voortgang in de zorg/begeleiding. Daardoor is het zonder meer mogelijk om de zorg/begeleiding over te dragen, te evalueren en te verantwoorden. Een compliment voor de (schriftelijke en digitale) vastlegging is hier zeker op zijn plaats. Organisatie en beleid De zorgboerderij maakt deel uit van het vedrijf De Bieslandhoeve. De recent geplaatste nieuwe stal zal ertoe leiden dat in de bestaande stal ruimte vrij komt voor de uitbreiding van de slagerij en winkel plus voor verplaatsing en uitbreiding van de verblijfsruimte voor de hulpboeren. Dit zijn de waarneembare activiteiten en plannen, die het beeld bepalen van een bedrijf in ontwikkeling en met perspectief. Er is vertrouwen in de mogelijkheden van het bedrijf en in de positie die de boerderij inneemt in de samenleving. Actielijst De actielijst onder 6 is compleet en geeft een goed beeld van weerkerende acties. 2015-04-07_1965_Hoeve_Biesland_auditverslag.pdf 3
maart 2015 - RIE en PvA op 2015 maken. Conclusie en advies aan de Federatie Landbouw en Zorg In een goede sfeer zijn deelnemers werkzaam op diverse plaatsen in het bedrijf. Het is zichtbaar dat op passende wijze aandacht wordt gegeven aan de deelnemers, daar en wanneer dat nodig of gewenst is. Aan de hand van de registraties (dossiers) kan worden vastgesteld dat de dagelijkse begeleiding wordt geëvalueerd en gepland. De zorg heeft daarmee de eigenschap van systematisch werken gekregen, die gericht is op continu verbeteren in het belang van de deelnemer. In het KS is slechts een verbeterpunt te noteren geweest: de actualisering van RI&E en PvA. Nadat deze heeft plaatsgevonden zal het positieve advies inzake de toekenning van het kwaliteitskeurmerk van de Federatie Landbouw en Zorg zeer zeker worden gegeven. Op 22 maart 2015 is vastgesteld dat een actuele RI&E plus PvA is geplaatst in het KS. Daarmee is het piositioeve advies inzake de toekenning van het kwaliteitskeurmerk van de Federatie L&Z een feit; met de complimenten voor de zorgvuldigheid waarmee wordt voldaan aan de wensen en verwachtingen van de deelnemers en opdrachtgevers. Datum 07 april 2015 Naam Auditor Piet n van Diest (auditor) Handtekening Auditor 2015-04-07_1965_Hoeve_Biesland_auditverslag.pdf 4
Bijlage Auditformulier Naam Hoeve Biesland Adres Bieslandseweg 1 Bedrijf 2645BM Delfgauw Zuid-Holland Zorgboeren nr. 1965 Datum afname audit 13-03-2015 Periode waarover de audit geldt maart 2014 februari 2015 Auditor Piet n van Diest (auditor) Contactpersoon Gerard van der Meer Stellingen algemene indruk van de zorgboerderij /Nee Prioriteit Opmerking De locatie is zoals aangeven in bureautoets. (buitengebied, stedelijk, etc.) De cliëntgroep past bij de zorgboer op basis van de competenties en de persoonlijkheid van de zorgboer. De bedrijfssamenstelling is passend. De financieringsvorm is passend. De sfeer die de auditor waarneemt is goed. Vanuit de opvatting van het hebben van een maatschappelijke functie. Een ieder die niet geheel in de maatschappij past, kan hier terecht. Melk- en vleesveehouderrij; met een slagerij (aan huis), een groentetuin en een winkek. Wmo, PGB en WLZ (onderaannemerschap). Een ontspannen sfeer, waarin actief wordt deelgenomen aan de bedrijfsmatige werkzaamheden. Stellingen profiel van de zorgboerderij /Nee Prioriteit Opmerking De bereikbaarheid van de zorgboerderij is zoals eerder aangegeven in het kwaliteitssysteem. (ov, veilige fietspaden, pendeldienst, etc.) Er zijn indien nodig aanpassingen gedaan in de oorspronkelijke bedrijfsvoering om tot voldoende passende werkzaamheden te komen. Deelnemers komen met eigen vervoer. Een enkeling wordt gebracht. Minder gebruik van machines. 2015-04-07_1965_Hoeve_Biesland_auditverslag.pdf 5
Stellingen profiel van de zorgboerderij /Nee Prioriteit Opmerking De bedrijfssamenstelling is zoals aangegeven in het kwaliteitssysteem. De bedrijfssamenstelling laat voldoende ruimte* voor de zorg naast de andere bedrijfsmatige werkzaamheden. Het activiteiten aanbod komt overeen met het in het kwaliteitssysteem aangegeven aanbod. Het activiteiten aanbod is passend* voor de zorgvraag van de deelnemers. Wanneer zorg een neventak is op de boerderij zijn de activiteiten voor de zorg gescheiden van de zwaardere/risicovollere bedrijfsmatige werkzaamheden. Zorg maakt integraal onderdeel uit van de werkzaamheden. De samenwerking binnen het totale bedrijf is goed. Ruim voldoende variatie qua werkzaamheden, waardoor hulpboeren keuzemogelijkheden hebben. Stellingen personeel en scholing /Nee Prioriteit Opmerking Er is een functiebeschrijving van elk personeelslid aanwezig. Het is iedereen (ook de deelnemers) duidelijk wie de verantwoordelijkheid voor een bepaalde taak draagt. Er is voldoende* gekwalificeerd begeleidend personeel. Personeel heeft de juiste opleiding en ervaring. Er zijn regelmatig en minimaal 1 maal per jaar functioneringsgesprekken. De uitkomst van de functioneringsgesprekken wordt meegenomen in de verdere bedrijfsvoering. Er is een vaste inwerktijd en -procedure voor nieuw personeel. Twee begeleiders op maximaal 10 hulpboeren (6 zorg/begeleiding en 4 reïntegratie) Medewerker Maatschappelijke Zorg en de praktijk als leerschool. Met een hogere frequentie. 2015-04-07_1965_Hoeve_Biesland_auditverslag.pdf 6
Stellingen personeel en scholing /Nee Prioriteit Opmerking Er is een vaste exitprocedure. De arbeidsvoorwaarden zijn schriftelijk geregeld. (contract, CAO, etc.) Indien er op de zorgboerderij plaats is voor stagiaires, is er een passende overeenkomst voor stagiaires. Indien er op de zorgboerderij plaats is voor vrijwilligers, is er een passende overeenkomst voor vrijwilligers. Er is een VOG aanwezig van alle relevante medewerkers inclusief vrijwilligers, stagiaires en de zorgboer(in). Bepaling omtrent regels zorgboerderij staat in de stageovereenkomst. Stellingen begeleidingstraject /Nee Prioriteit Opmerking Er vindt een intakegesprek met alle deelnemers plaats waarbij zij alle relevante informatie* over de boerderij (indien gewenst op schrift) krijgen. Er is een overeenkomst welke alle relevante zaken afdekt tussen de zorgboer en de deelnemer opgesteld. Er is voor alle deelnemers een passend persoonlijk begeleidingsplan opgesteld, dat regelmatig wordt geactualiseerd. De deelnemers of hun vertegenwoordiger hebben het begeleidingsplan ondertekend. Er worden regelmatig evaluatiegesprekken gevoerd met de deelnemers, hier zijn verslagen van aanwezig. De uitkomsten van de evaluatiegesprekken worden meegenomen in de bedrijfsvoering. De klanttevredenheid wordt regelmatig op een passende manier gepeild (minimaal 1 keer per jaar). De deelnemers hebben een mogelijkheid tot inspraak in het beleid van de zorgboerderij. (cliëntenraad, ouderraad, inspraakavond o.i.d. hiervan zijn de (laatste) notulen inzichtelijk.) Minimaal eenmaal per jaar. Cliëntenraad is nu opgericht. Planning vier bijeenkomsten (2015) gerealiseerd. 2015-04-07_1965_Hoeve_Biesland_auditverslag.pdf 7
Stellingen begeleidingstraject /Nee Prioriteit Opmerking De redenen voor doorstroom/uitstroom van deelnemers zijn bij de zorgboer bekend. Stellingen dossiervorming en procedures /Nee Prioriteit Opmerking Er is een cliëntendossier aanwezig van alle deelnemers. Het dossier van de deelnemer bevat minimaal alle verplicht gestelde* en door de zorgboer in het kwaliteitssysteem aangegeven documenten. De deelnemers kunnen hun eigen dossier inzien. Het dossier is alleen inzichtelijk voor de zorgboer en of relevante personeelsleden, deelnemer en/of zijn vertegenwoordiger. De dossiers van (ex-)deelnemers worden bewaard voor ten minste 15 jaar en daarna vernietigd. Er zijn algemeen geldende afspraken omtrent gebruik van machines, gereedschap, e.d. Deze zijn bij de deelnemers bekend. Afspraken omtrent vervoer zijn volledig en duidelijk op papier vastgelegd. Indien er deelnemers op de boerderij komen die medicijnen of voorgeschreven voeding gebruiken zijn hier schriftelijk afspraken over vastgelegd. Indien er deelnemers op de boerderij komen die medicijnen gebruiken is een recente lijst met gebruikte medicijnen aanwezig. (medicijnlijst, medicijnpaspoort) In het geval voorbehouden medische handelingen worden uitgevoerd, gebeurt dit door een bevoegd en bekwaam persoon en zijn de juiste papieren aanwezig. (BIG-registratie, bekwaamheidsverklaring, medicijnlijst etc.) NVT Papier en digitaal. Bij het (in)vullen is de deelnemer (hulpboer) aanwezig. 2015-04-07_1965_Hoeve_Biesland_auditverslag.pdf 8
Stellingen dossiervorming en procedures /Nee Prioriteit Opmerking In geval van medicatieverstrekking of ander voorbehouden medisch handelen zijn instructies en uitvoeringsprotocollen voor de medewerkers beschikbaar (aangepast op de doelgroep). De huisregels hangen op een voor iedereen zichtbare plaats en zijn bij iedereen (medewerkers en deelnemers) bekend en begrepen. De procedure bij agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen, is bekend bij personeel en deelnemers. De registratie van meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen is volledig en duidelijk. NVT Registratie heeft plaats gevonden. Incidenten zijn benoemd in het jaarverslag. De klachtenprocedure is voor alle deelnemers en medewerkers bekend en in te zien. De registratie van klachten is volledig en duidelijk. Er is een (neutrale) vertrouwenspersoon beschikbaar en bekend waar deelnemers terecht kunnen (niet de zorgboer). Klacht heeft betrekking op hiervoor genoemde registratie. Stellingen organisatie en beleid /Nee Prioriteit Opmerking De continuïteit van de zorg is voor alle deelnemers duidelijk inclusief de consequenties. Voldoende capaciteit om continuïteit te garanderen. Het agrarische bedrijf voldoet aan de daarvoor geldende wettelijke normen. Het bedrijfseconomisch perspectief voor het bedrijf in zijn geheel is positief. In geval van samenwerking met derden (zorginstellingen, wooncentra, etc.) is deze samenwerking vastgelegd en zijn er regelmatig evaluaties. Verzekeringen zijn aangepast aan de zorgboerderij. 2015-04-07_1965_Hoeve_Biesland_auditverslag.pdf 9
Stellingen organisatie en beleid /Nee Prioriteit Opmerking De deelnemers hebben een eigen aansprakelijkheidsverzekering. De verzekeringen zijn opgenomen in de deelnemersovereenkomst. Het bedrijf is toegankelijk voor de doelgroep. (vloeren zijn egaal wanneer de doelgroep motorische problemen heeft, rolstoeltoegankelijk, etc.) Er zijn, indien noodzakelijk, maatregelen genomen om overlast te beperken en veiligheid te waarborgen. De uitvoer van het plan van aanpak RI&E loopt op schema. Nee 2 De verplichting is vastgelegd en aanvaard door de deelnemer, d.m.v. onddrtekening. De verplichting. Geen deelneers met motorische beperkingen. Geen overlast. Gebruik van machines is sterk beperkt ivm deelnemers en andere bezoekers. RIE en PvA worden geactualiseerd (2015). Er zijn voldoende bevoegde en bekwame BHV ers aanwezig. Totaal 3 BHV-ers Het zoönosencertificaat is actueel. De registratie van fouten, (bijna) ongevallen, bijt- en krabincidenten en dergelijke is volledig en duidelijk. Er is een noodplan aanwezig met bijbehorende vereisten. (brandblusser, EHBO middelen, noodkaarten, plattegronden, etc.) Geregistreerd en vermeld in het jaarverslag. Wordt aangepast aan de onlangs gewijzigde situatie (nieuwe stal). Er zijn regelmatig ontruimingsoefeningen. Indien beperkingen en/of mogelijkheden van de deelnemers om bepaalde materialen en middelen en/of aanpassingen in de voorzieningen vragen, zijn deze aanwezig en/of gerealiseerd. Gevaarlijke spullen zijn op gepaste wijze opgeborgen. (gifstoffen, apparatuur,medicatie, etc.) NVT 2015-04-07_1965_Hoeve_Biesland_auditverslag.pdf 10
Stellingen wonen /Nee Prioriteit Opmerking Wonen en werken zijn gescheiden voor de zorgboer en zijn gezin. Wonen en werken zijn gescheiden voor de deelnemers. Deelnemers wonen elders. Privacy is gewaarborgd. De sanitaire voorzieningen zijn goed toegankelijk en schoon. Indien er samenlevingsregels zijn vastgelegd, zijn deze voor iedereen duidelijk en worden nageleefd. Er zijn duidelijke afspraken over vakantie- en/of weekendopvang. NVT De zorgboerderij is het gehele jaar (op werkdagen) open. 2015-04-07_1965_Hoeve_Biesland_auditverslag.pdf 11