POSManager Retail Software
Pagina : 2 Inhoudsopgave Bladzijde 1 Inleiding ----------------------------------------------------------------------------------------------- 3 2 Filosofie van POSManager+ Retail --------------------------------------------------------------- 4 3 De standaard functies van POSManager+ Retail --------------------------------------------- 5 3.1 Optionele Modules ----------------------------------------------------------------------------- 5 4.0 Stamgegevens ------------------------------------------------------------------------------------- 6 4.1 Artikelen ----------------------------------------------------------------------------------------- 7 4.2 Klanten ------------------------------------------------------------------------------------------- 8 4.3 Leveranciers ------------------------------------------------------------------------------------- 8 5.0 Standaard modules ------------------------------------------------------------------------------- 9 5.1 Contante verkopen ----------------------------------------------------------------------------- 9 5.2 Contant of per Pin/Creditcard afrekenen -------------------------------------------------- 10 5.4 Einde dag procedure -------------------------------------------------------------------------- 11 5.5 Voorraadadministratie ------------------------------------------------------------------------ 12 5.5.1 Serienummers --------------------------------------------------------------------------- 13 5.6 Prijscontrole / informatie artikel ------------------------------------------------------------ 14 5.7 Besteladministratie ------------------------------------------------------------------------------- 14 5.7.1 Handmatig bestellen -------------------------------------------------------------------- 14 5.7.2 Op basis van Minimum Voorraad ------------------------------------------------------ 14 5.7.3 Op basis van Besteladvies ------------------------------------------------------------------ 15 5.7.4 Specifieke klantbestelling------------------------------------------------------------------- 16 5.8 Reparatieadministratie ------------------------------------------------------------------------ 16 5.9 Offerteadministratie -------------------------------------------------------------------------- 18 5.10 Orderadministratie ------------------------------------------------------------------------- 19 6. Klantenkaart ----------------------------------------------------------------------------------------- 21 7 Opvragen/Rapporten ------------------------------------------------------------------------------ 22 8 Extra modules POSManager+ Retail ----------------------------------------------------------- 25 8.1 Koppeling Betaalautomaat ------------------------------------------------------------------- 25 8.2 Financiële integratie -------------------------------------------------------------------------- 25 8.3 Hoofdkantoor/Filiaal module ---------------------------------------------------------------- 25 8.4 Scanpal/PDA Module ------------------------------------------------------------------------- 25 8.5 Postcode tabel --------------------------------------------------------------------------------- 25 9. Tot slot ----------------------------------------------------------------------------------------------- 26
Pagina : 3 1 Inleiding Geachte heer/mevrouw, Voor u ligt de productbeschrijving van POSManager+ Retail. Deze productbeschrijving is bedoeld om u een indruk te geven van de mogelijkheden van onze Winkel Management oplossing POSManager+ Retail. Naast POSManager+ Retail hebben wij ook oplossingen ontwikkeld voor de Mode, Horeca, Food en Boeken Branche. Onze oplossingen zijn bij uitstek geschikt voor de winkelier of (franchise)keten die meer wil dan alleen maar afrekenen. Met de software uit de POSManager+ reeks heeft u software in huis waarmee u compleet Winkel Management kunt voeren, dus inclusief een complete Backoffice administratie. In deze productbeschrijving laten wij u kennis maken met de mogelijkheden van POSManager+ Retail, niet diepgaand maar wel zodanig dat u een indruk kunt opdoen van de functionaliteit van onze software. Vanzelfsprekend is één telefoontje, faxbericht of e-mail voldoende om voor u een vrijblijvende demonstratie te verzorgen en al uw vragen te beantwoorden. Wij begroeten u graag als nieuwe gebruiker in een snel groeiende POSManager+ markt. Met vriendelijke groet, E.B.P. POINT OF SALE B.V. A.A. de Jong Algemeen Directeur
Pagina : 4 2 Filosofie van POSManager+ Retail De software van POSManager+ Retail is ontworpen in nauw overleg met de (toekomstige) gebruikers van POSManager+ Retail. Naast de Automatiseringskennis van onze ontwikkelaars hebben wij Accountmanagers in dienst die een jarenlange staat van dienst hebben in het MKB, dit betekent dat naast onze ICT Know How ook de jarenlange praktijkervaring van onze Accountmanagers en de inbreng van u als eindgebruiker in onze oplossingen zijn verwerkt. Dit resulteert in eenvoudig te bedienen programmatuur waarin, (bijna) iedere winkelier terugvindt wat hij/zij in een afrekensysteem en BackOffice systeem verwacht aan te treffen. POSManager+ Retail wordt geleverd met een gebruiksrechtovereenkomst. Hiermee bent u verzekerd van professionele hulp bij uw vragen. Updates van de software in verband met uitbreidingen/verbeteringen en/of wetswijzigingen zijn ook inbegrepen in deze overeenkomst. Wensen en ideeën welke voor meerdere gebruikers een toegevoegde waarde hebben, worden in toekomstige versies gerealiseerd als standaard, dus zonder dat hiervoor dient te worden geïnvesteerd in dure applicatie of maatwerk oplossingen. POSManager+ Retail wordt hierdoor steeds completer en breder inzetbaar.
Pagina : 5 3 De standaard functies van POSManager+ Retail Onderstaand treft u een opsomming aan van de standaard in POSManager+ Retail aanwezige functionaliteit. Complete Klantenregistratie Verkochte Aantallen per Artikel en per Omzetgroep Bijbehorende Marges en Eindvoorraden Volledige Klantenhistorie Mailings naar Klanten brief, fax of e-mail Bonus- en Spaarpuntensysteem Balenpas administratie Lidmaatschapsysteem (klantenpas) Korting beheer op artikel(groep)/klant(groep) niveau prijslijsten Inzage in Openstaande Posten en Betalingen Uitgebreide Voorraad administratie Emballage / Leeggoed administratie Besteladministratie Inkoopadministratie Serienummerregistratie Reparatie administratie Setverkoop (Samengestelde Artikelen) Toegestane functies per Medewerker instelbaar Backorder administratie Weegschaalkoppeling Offerte / Order / Pakbon Module 3.1 Optionele Modules Naast de vele mogelijkheden in onze standaardversie kunt u nog kiezen uit de onderstaande optionele Modules. Financiële integratie met Accountview, Afas, Allure, Exact, King en Snelstart (Geïntegreerde) PIN koppeling met Banksys, CCV en ICP Scanpal/PDA module (Bestellen/Inboeken/Verkopen) Gesloten betaalsysteem (XAFAX) Webwinkel Koppeling Postcode tabel Hoofdkantoor/Filiaal Module
Pagina : 6 4.0 Stamgegevens Alvorens met POSManager+ Retail te gaan werken dienen in het pakket de nodige instellingen, en stamgegevens te worden vastgelegd. Het instellen van de parameters gebeurt door onze specialisten bij de installatie van de software. U kunt hierbij denken aan locatiegegevens, op welke aansluitingen van de PC de printer, scanner, klantendisplay, geldlade en/of betaalautomaat worden aangesloten.
Pagina : 7 4.1 Artikelen Van al uw artikelen worden diverse gegevens opgeslagen zoals inkoop, huidige en toekomstige verkoopprijs, bulkprijzen, leverancier, bestelniveaus, aanvullende info, barcodes, serienummerregistratie en nog veel meer. Deze informatie kunt u zelf onderhouden en aanvullen. Een vooraf aangeleverd Artikelbestand in ASCII, Excel, Acces of Dbase formaat converteren wij tijdens de installatie naar het POSManager+ Retail formaat.
Pagina : 8 4.2 Klanten Binnen POSManager+ Retail kunt u facturen op naam, rekening klanten, offertes en orders aanmaken. Hiertoe kunt u klantgegevens aanleggen, onderhouden en beheren (mailings maken). Met klantengroepen kunt u bijvoorbeeld afwijkende prijzen hanteren. 4.3 Leveranciers Net als klanten kunt u ook leveranciers opslaan in het systeem. Deze gegevens gebruikt u o.a. voor de besteladministratie.
Pagina : 9 5.0 Standaard modules Alle modules genoemd onder standaard modules zitten in de complete basis van POSManager+ Retail. Deze hoeven dus niet apart aangekocht te worden. 5.1 Contante verkopen Dit is de eenvoudigste en meest gebruikte afrekenmodule binnen POSManager+ U scant de artikelen of u geeft het artikelnummer in of u zoekt deze met de eenvoudige zoekfunctie. Nadat u alle artikelen heeft ingegeven of gescand kiest u voor < F9 >, Einde factuur. Om de financiële kant van de transactie af te ronden. Heeft u bij de stamgegevens ingegeven dat het een artikel met een serienummer betreft, zal bij de verkoop naar dit nummer gevraagd worden. Retour gekomen artikelen (ook reparaties) herkennen het serienummer en tonen alle relevante informatie.
Pagina : 10 5.2 Contant of per Pin/Creditcard afrekenen Nadat de verkochte artikelen zijn ingegeven en de financiële afhandeling dient plaats te vinden. Middels de functietoets < F9 >, einde factuur/kassabon, komt u in het afrekenscherm. Hier kiest u voor één van de betaalwijzen. Bij PIN/CHIP kunt u vervolgens ook kiezen voor de gebruikte Creditcard. (Indien geactiveerd) Na ingave < F9 > wordt de transactie afgerond, en de kassabon of factuur geprint. Indien er met PIN of Creditcard wordt betaald, en de module betaalautomaat is geïnstalleerd, wordt het PIN apparaat geactiveerd, en het bedrag aan de automaat overhandigd. Op het overzicht totale omzet per dag ziet u de totalen van alle betaalsoorten apart vermeld. Snel contant of per PIN afrekenen (met één toets) is mogelijk via de < F5 > of < F12 > functie.
Pagina : 11 5.3 Verkopen op rekening Door bij het afrekenen te kiezen voor < F7 >, op rekening, wordt een rekening factuur aangemaakt welke aan de klant kan worden meegegeven of kan worden nagestuurd. Bij deze functie kiest u een klant uit het klantenbestand, ook heeft u de mogelijkheid om hier een nieuwe klant aan te leggen. U heeft ook de mogelijkheid om producten mee te geven welke vervolgens periodiek d.m.v. een verzamelfactuur, achteraf gefactureerd gaan worden. 5.4 Einde dag procedure Bij de dag afsluiting kiest u voor einde dag/kasgeld/z rapportage, na ingave van het autorisatie wachtwoord krijgt u het tellingenscherm te zien, hier geeft u de aantallen en soorten munten en biljetten in welke u telt vanuit de kassalade. Het systeem berekent het juiste saldo, en controleert dit met uw ingaven. Bij een kasverschil wordt u gevraagd of u nogmaals wilt tellen of dat u de procedure wenst te vervolgen. U krijgt nu het afdrachtscherm waar u ingeeft wat u uit de kassa haalt. Als laatste wordt de Z-rapportage geprint waarop uw tellingen staan, het eventuele kasverschil en de overige relevante Z-staat informatie.
Pagina : 12 5.5 Voorraadadministratie Bij inboeken voorraad kunt u handmatig binnengekomen goederen opboeken in de voorraad. Met inboeken voorraad Bestelling boekt u eenvoudig alle artikelen van een geplaatste bestelorder op in de voorraad, u kunt hier manco s registreren. Na het inboeken wordt een boekingsverslag geprint, welke samen met de pakbon, als controle document dient voor de te ontvangen inkoopfactuur.
Pagina : 13 5.5.1 Serienummers Indien u bij een artikel heeft aangegeven dat het een artikel met serienummer betreft, wordt u gevraagd de serienummers van de betreffende artikelen in te geven. Deze worden vastgelegd met inboekdatum, pakbonnummer en leverancier. U kunt hierdoor eenvoudig later opvragen, bijvoorbeeld bij reparatie, wanneer en door wie het betreffende artikel is geleverd. Met de sneltoets combinatie < CTRL / P > kunt u eenvoudig prijsinformatie van een artikel opvragen en eventueel wijzigen.
Pagina : 14 5.6 Prijscontrole / informatie artikel 5.7 Besteladministratie POSManager+ Retail biedt u verschillende bestelmogelijkheden. 5.7.1 Handmatig bestellen U kunt met het programma Invoeren Bestelling handmatig bestellingen in het bestelsysteem plaatsen. U kunt hier ook een klantspecifieke bestelling ingeven. (Klant aan bestelregel koppelen) Na het inboeken van de ontvangst zal POSManager+ u een melding en overzicht geven van artikelen die zijn opgeboekt in de voorraad en speciaal voor een klant zijn besteld. 5.7.2 Op basis van Minimum Voorraad Bij voorraadhoudende artikelen kunt u een minimum voorraad, en een bestelhoeveelheid ingeven. Als het programma Automatisch vullen bestelboek gestart wordt zal per voorraadhoudend artikel worden gekeken of de echte voorraad onder de minimum voorraad ligt. Indien ja, dan wordt in het bestelboek een bestelling gezet voor dit artikel met de ingegeven bestelhoeveelheid.
Pagina : 15 5.7.3 Op basis van Besteladvies Met dit programma kiest u een Leverancier en vraagt vervolgens een besteladvies Artikelen die hier voorgesteld worden zijn klantbestellingen, voorstellen op basis van minimum voorraad en voorstellen op basis van verkopen. De keuze op basis van besteladvies en op basis van verkoop is per artikel in te stellen. Aantallen kunt u eventueel nog aanpassen en vervolgens plaatst u de bestelling in het bestelboek ter verdere afhandeling.
Pagina : 16 5.7.4 Specifieke klantbestelling Hiermee kunt u een klant aan een bestelling koppelen. Nadat de bestelling is ontvangen en ingeboekt in de voorraad zal automatisch een overzicht getoond worden met klant specifieke ontvangen bestellingen.
Pagina : 17 5.8 Reparatieadministratie Met de reparatiemodule van POSManager+ Retail heeft u de mogelijkheid om defecte artikelen in te nemen ter reparatie, zowel zelf verkochte als vreemde artikelen. Bij de inname van een reparatie voert u de gegevens in of scant u het serienummer (indien aanwezig). Betreft het een door u geleverd artikel met een serienummer worden de relevante aankoopgegevens getoond. U kunt hier reparaties onderhouden, artikelen en arbeidsloon toevoegen, indien geen garantie, en de doorzetting naar een factuur verzorgen.
Pagina : 18 5.9 Offerteadministratie U kunt offertes maken voor een bestaande of een nieuw aan te leggen klant. Per offerte kunt u kiezen of deze geprint dient te worden met regelprijzen of alleen met een totaalprijs. U kunt een bestaande offerte opvragen en vervolgens wijzigen, verwijderen, factureren of naar de orderadministratie doorsturen. Indien een offerte akkoord wordt bevonden, en er zitten artikelen met serienummers bij, kunt u een orderbon aanmaken. Deze kunt u tevens als raaplijst gebruiken om de artikelen te verzamelen. Indien u hierna het programma wijzigen orders kiest kunt u bij de betreffende artikelen de bijbehorende serienummers registreren/scannen.
Pagina : 19 5.10 Orderadministratie Met de module orderadministratie plaatst u orders van uw klanten.
Pagina : 20 Bij het afsluiten van de order kunt u een afgesproken leverdatum ingeven,een Contactpersoon en de Verzendwijze selecteren, een eventuele Aanbetaling registreren en de orderbon printen. Van deze orders worden bij het uitleveren pakbonnen gemaakt, voor de verzending. Met het programma Verzamelfactuur maakt u de facturen van de uitgeleverde orders. U kunt hier ook de status van de diverse orders bekijken. Met de optie klantenkaart heeft u een totaaloverzicht betreffende omzet, orders, offertes, openstaande posten, facturen en artikelen gerelateerd aan een klant.
Pagina : 21 6. Klantenkaart Door eenvoudig op een van de buttons te klikken of te kiezen krijgt u alle informatie te zien zoals aangegeven.
Pagina : 22 7 Opvragen/Rapporten Standaard biedt POSManager+ Retail u een grote hoeveelheid opvraag programma s. Naast deze standaard opvraagprogramma s heeft u de mogelijkheid om eenvoudig, informatie naar eigen behoefte samen te stellen. POSManager+ Retail maakt gebruik van de Microsoft Acces architectuur, dit betekent dat u met enige kennis van Word en/of Excel zelf diverse informatie kunt opvragen en naar eigen inzicht bewerken, bekijken en/of afdrukken.
Pagina : 23 Bij een aantal opvraagprogramma s zit een standaard export mogelijkheid naar Excel. Alle overzichten worden eerst op het scherm getoond. Vervolgens besluit u of u het overzicht ook daadwerkelijk wenst uit te printen.
Pagina : 24
Pagina : 25 8 Extra modules POSManager+ Retail Alle informatie en functionaliteit die u tot nu tot nu toe heeft gezien en gelezen zitten standaard in POSManager+ Retail. Daarnaast zijn er nog 5 optionele modules, te weten: 8.1 Koppeling Betaalautomaat U kunt een betaalautomaat koppelen aan POSManager+ Retail waarbij dan alle informatie automatisch naar het pinapparaat wordt gestuurd. Dit voorkomt fout ingegeven bedragen. Op dit moment koppelen wij de apparaten van CCV. De automaten van ICP (Voorheen Smart Concepts) en van Banksys (Xenta) zijn geïntegreerd in POSManager+ De PIN informatie wordt dus geprint op de kassabon of factuur, dus geen aparte PIN printjes meer. 8.2 Financiële integratie Wij hebben koppelingen ontwikkeld voor de boekhoudpakketten Accountview, Afas, Alure, Cash, Exact, King, Minox en Snelstart. 8.3 Hoofdkantoor/Filiaal module Heeft u meerdere winkels, en zijn deze niet On-Line aan elkaar gekoppeld, dan kunt u met deze module per filiaal alle mutatie informatie verzamelen, en dit in de hoofdkantoormodule samenvoegen. Hiermee krijgt u totaal inzicht in verkopen per soort klant e.d. over alle filialen. 8.4 Scanpal/PDA Module Met de module Scanpal/PDA krijgt u de beschikking over een Handheld terminal met laserscanner, waarmee u de inventarisatie kunt uitvoeren maar ook verkopen mee kunt registreren of bestellingen vanuit de winkel kunt opnemen. Nadat alle verkopen ingegeven zijn wordt de Handheld in de houder geplaatst, en met een sneltoets wordt de informatie in het afrekenscherm geplaatst. De Symbol PDA heeft het PALM Operating Systeem, en is ook als gewone Handheld te gebruiken. 8.5 Postcode tabel De Postcode tabel zorgt ervoor dat u, waar u N.A.W. gegevens dient in te voeren, alleen de postcode en het huisnummer dient in te geven. De straat en plaats gegevens worden automatisch opgehaald.
Pagina : 26 9. Tot slot Wij beseffen ons terdege dat in een productbeschrijving als deze niet alles kan worden getoond, en dat niet al uw vragen beantwoord zullen zijn. Graag verzorgen wij voor u een vrijblijvende demonstratie waarin het pakket uitgebreid getoond kan worden, en waarbij wij op al uw vragen een antwoord kunnen geven. Aarzel niet, en bel voor een vrijblijvende demonstratie. www.posmanager.nl POWERFUL RETAIL SOLUTIONS +31 (0)88 111 7 888 verkoop@posmanager.nl