Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Gegevensbestanden 2. Reconciliatiemenu 2.1 Rapportering 2.1.1 Verwerkte transacties 2.1.2 Uw saldo (alleen Collect) 2.1.3 Uitbetaling 2.2 Configuratie 2.3 Downloaden 2.4 Geschil (alleen Collect) 3. Status reconciliatie Page 1 of 17-11/04/2016
1. Inleiding De reconciliatiemodule is een hulpmiddel waarmee u uw bankafschriften kunt reconciliëren met de transacties in uw Ogone account. Het gebruik van reconciliatie heeft geen invloed op transacties of geldtransfers. The Reconciliatie-module werkt met een aantal acquirers en Ingenico Collect. Als u niet zeker bent of uw acquirer ondersteund wordt, neem dan contact met ons op. 1.1 Gegevensbestanden Een gegevensbestand (data file) is een bestand afkomstig van een acquirer. Het wordt ook een EPA-bestand genoemd. Alleen bepaalde acquirers sturen gegevensbestanden naar ons systeem (controleer bij ons Customer Care team of dit voor u van toepassing is). Aan de hand van gegevensbestanden van de acquirers kan ons systeem de gegevens voorverwerken, wat de reconciliatie voor u gemakkelijker maakt. Belangrijk De informatie in het gegevensbestand is mogelijk niet onmiddellijk beschikbaar in uw Ogone account, want sommige acquirers wachten enkele weken met de eerste betaling van transacties van een nieuwe handelaar, en acquirers sturen gewoonlijk gegevensbestanden na de uitbetaling. Ogone ontvangt de informatie in gegevensbestanden dus niet meteen na de eerste transacties, maar een tijdje later. De informatie in gegevensbestanden is nooit beschikbaar voor transacties die dateren van voor de activering van de reconciliatiemodule. Page 2 of 17-11/04/2016
2. Reconciliatiemenu Zodra Reconciliatie is geactiveerd in uw Ogone account, vindt u de knop in het hoofdmenu van uw account. Het menu 'Reconciliatie' bevat de volgende subitems: Rapportering om uw verwerkte transacties, uw saldo (alleen Collect) en uw uitbetalingsdetails te bekijken. Configuratie om uw Push Reports te configureren. Downloaden om verschillende soorten rapporten rechtstreeks vanuit uw Ogone account te downloaden. Geschil om opvragingen en chargebacks voor uw kaarttransacties te bekijken (alleen Collect). 2.1 Rapportering Het scherm Rapportering bestaat uit drie tabbladen. Deze tabbladen weerspiegelen de volledige levenscyclus van een transactie. Een transactie kan dus, afhankelijk van de status, maar in een tabblad voorkomen. 1. Verwerkte transacties: this view compiles all transactions which have been processed on the gateway, but for which the money has not yet been received by Ingenico Financial solutions, and therefore has not yet been paid out. 2. Uw saldo (alleen voor Collect-handelaars): deze weergave bevat alle transacties die zijn verwerkt bij de gateway, en waarvoor het geld is ontvangen door Ingenico Financial Solutions, maar nog niet is uitbetaald. 3. Uitbetaling: deze weergave bevat alle gegevens van transacties die door Ingenico Financial Solutions zijn uitbetaald. 2.1.1 Verwerkte transacties In het overzicht van verwerkte transacties wordt het totale aantal uitstaande transacties weergegeven waarvoor het geld nog niet door de acquirer is betaald of door Ogone is ontvangen, gegroepeerd per valuta. De volgende kolommen worden weergegeven: Naam Omschrijving Voorbeeld Valuta Valuta van de transactie EUR Totaal betaald bedrag Bedrag van de transactie EUR 1 Aantal transacties Voor gegroepeerde transacties het aantal transacties op de regel. 1 Page 3 of 17-11/04/2016
Naam Omschrijving Voorbeeld Actie Met de knop Details kunt u terugkeren naar de lijst van opgenomen transacties waar u toegang heeft tot de afzonderlijke financiële historie van elke transactie. - Voorbeeld: In het "Overzicht van verwerkte transacties per valuta" kunt u de details van de uitstaande transacties per merk bekijken door in het rolmenu een valuta te selecteren. De volgende kolommen worden weergegeven: Naam Omschrijving Voorbeeld Merk Betaalwijze van de transactie EUR Totaal betaald bedrag Bedrag van de transactie EUR 1 Aantal transacties Voor gegroepeerde transacties het aantal transacties op de regel. 1 Actie Met de knop Details kunt u terugkeren naar de lijst van opgenomen transacties waar u toegang kunt krijgen tot de afzonderlijke financiële historie van elke transactie. - Voorbeeld: Page 4 of 17-11/04/2016
Door op de blauwe pijl aan de linkerkant te klikken, kunt u de details weergeven per type item: Betalingen, Terugbetalingen en Verwijderde betalingen: Met de knop Details kunt u terugkeren naar de lijst van opgenomen transacties waar u toegang heeft tot de afzonderlijke financiële historie van elke transactie. De volgende kolommen worden weergegeven: Naam Omschrijving Voorbeeld Betaal-ID Uniek betalingsnummer 100633195 Transactiereferentie van de handelaar Bestellings-ID van de handelaar order123ab Page 5 of 17-11/04/2016
Naam Omschrijving Voorbeeld Beschrijving van de bestelling Door de handelaar gebruikte beschrijving van de bestelling abc Besteldatum Besteldatum (jjjj-mm-dd) 07-08-2014 Betalingsdatum Transactiedatum (dd-mm-jjjj) 07-08-2014 Brutobedrag Het totaalbedrag van de transactie of groep transacties (inclusief acquirerkosten). Dit is het bedrag dat u in de backoffice ziet, bijvoorbeeld in de financiële historie. EUR 13,52 Status Gatewaystatus van de transactie (bijv. 9 - Betaling aangevraagd) 9 Naam Naam van de koper Jan Jansen Merk Betaalwijze voor de transactie ideal Voorbeeld: 2.1.2 Uw saldo (alleen Collect) Page 6 of 17-11/04/2016
In deze weergave kunt u uw huidige saldo bij Ingenico Financial Solutions. De datum op het scherm geeft aan wanneer het saldo voor het laatst werd bijgewerkt. De eerste rubriek bevat het saldo-overzicht (totaal) per afwikkelvaluta. De tweede rubriek toont het saldo-overzicht van de geselecteerde afwikkelvaluta, per verrichtingstype (transactie, terugbetaling, chargeback, commissies en diverse kosten). Als uw account meerdere afwikkelvaluta's ondersteunt, kunt u de valuta wijzigen in het keuzemenu. Met de knop 'Details' kunt u alle transactionele en niet-transactionele gegevens in verband met uw saldo bekijken. Page 7 of 17-11/04/2016
Uw huidige saldo komt overeen met het 'Nettobedrag' uit de 'Transactionele gegevens', verminderd met de 'Niet-transactionele gegevens'. De weergave bevat de volgende informatie: Naam Inhoud Voorbeeld Niet-transactionele gegevens (d.i. installatiekosten account / dienst, maandelijkse / jaarlijkse kosten, bijkomende kosten voor terugbetalingen / chargebacks / autorisatie). Verrichtingscode Soort verrichting (zie de niet-transactionele 'Operation types' in de handleiding push report voor de mogelijke waarden). NAST Brutobedrag Leeg voor niet-transactionele details. Nettobedrag Het bedrag van de verrichting + valuta. 0.2 EUR Details De beschrijving van de verrichting. Account setup Transactionele gegevens (inclusief waarde van de transacties, terugbetaling, chargebacks). Betaal ID Uniek betalingsidentificatienummer. 100633195 Transactie ref. handelaar ID van de bestelling van de handelaar. order123ab Beschrijving van de bestelling Beschrijving van de bestelling door de handelaar. abc Besteldatum Datum van de bestelling. 2014-08-07 Betaaldatum Transactiedatum (jjjj-mm-dd). 2014-08-07 Het totaalbedrag van de transactie of transactiegroep (inclusief de kosten voor de acquirer). Brutobedrag Dit is het bedrag dat u in uw back-office ziet, bijvoorbeeld in de Financiële historiek/dagtotalen. 13,52 EUR Interchange amount Commissie tussen banken voor de aanvaarding van transacties met kaarten (uitgedrukt in de kleinste eenheid van de gebruikte valuta. 0,10 EUR Nettobedrag Het bedrag dat u ontvangt op uw bankrekening (= brutobedrag verminderd met de commissie van de acquirer, chargebacks en andere kosten). 13,52 EUR Status Gateway-status van de transactie (9 - Betaling aangevraagd). 9 Naam Naam van de koper. Jan Jansens Betaalmethode Betaalmethode van de transactie. ideal 2.1.3 Uitbetaling Page 8 of 17-11/04/2016
In deze weergave kunt u de uitbetalingen door uw acquirer / ontvanger bekijken. Met de zoekmodule kunt u de lijst filteren op uitbetalingsdatum, uitbetalingsbedrag of uitbetalingsreferentie. De tabel bevat de uitbetalingen en het bijbehorende bedrag, gerangschikt op datum (recentste bovenaan). De uitbetalingsreferentie is het nummer in de gestructureerde mededeling van de betaling op uw bankafschrift. Als u op het pijltje links klikt, ziet u de details van de uitbetaling en alle bijbehorende verrichtingstypes (transactie, terugbetaling, chargeback, commissies en diverse kosten, herwaardering reserve of automatische incasso). U kunt de details downloaden met de knop 'Volledig rapport downloaden'. De bestandsstructuur wordt beschreven in de Push Reports handleiding. Met de knop 'Details' kunt u alle transactionele en niet-transactionele gegevens van de geselecteerde uitbetaling bekijken. Page 9 of 17-11/04/2016
Uw huidige 'Uitbetalingsbedrag' komt overeen met het 'Nettobedrag' uit de 'Transactionele gegevens', verminderd met de 'Niet-transactionele gegevens' en de 'Uitbetalingsverrichtingen'. De weergave bevat de volgende informatie: Naam Inhoud Voorbeeld Niet-transactionele gegevens (d.i. installatiekosten account / dienst, maandelijkse / jaarlijkse kosten, bijkomende kosten voor terugbetalingen / chargebacks / autorisatie). Verrichtingscode Soort verrichting (zie de niet-transactionele 'Operation type' in de handleiding Push Reports voor de mogelijke waarden) NAST Brutobedrag Leeg voor niet-transactionele details. Nettobedrag Het bedrag van de verrichting + valuta 0.2 EUR Details De beschrijving van de verrichting Account setup Transactionele gegevens (inclusief waarde van de transacties, terugbetaling, chargebacks) Betaal ID Uniek betalingsidentificatienummer 100633195 Transactie ref. handelaar ID van de bestelling van de handelaar order123ab Beschrijving van de bestelling Beschrijving van de bestelling door de handelaar abc Besteldatum Date of the order 2014-08-07 Page 10 of 17-11/04/2016
Naam Inhoud Voorbeeld Betaaldatum Transactiedatum (jjjj-mm-dd) 2014-08-07 Het totaalbedrag van de transactie of transactiegroep (inclusief de kosten voor de acquirer). Brutobedrag Dit is het bedrag dat u in uw back-office ziet, bijvoorbeeld in de Financiële historiek/dagtotalen. 13,52 EUR Interchange amount Commissie tussen banken voor de aanvaarding van transacties met kaarten (uitgedrukt in de kleinste eenheid van de gebruikte valuta). 0,10 EUR Nettobedrag Het bedrag dat u ontvangt op uw bankrekening (= brutobedrag verminderd met de commissie van de acquirer, chargebacks en andere kosten) 13,52 EUR Status Gateway-status van de transactie (9 - Betaling aangevraagd) 9 Naam Naam van de koper Jan Jansens Betaalmethode Betaalmethode van de transactie VISA Uitbetalingsverrichtingen (herwaardering reserve en automatische incasso) Verrichtingscode Soort verrichting (zie de niet-transactionele 'Operation types' in de handleiding push report voor de mogelijke waarden) NDDP Brutobedrag Leeg voor niet-transactionele details Nettobedrag Het bedrag van de verrichting + valuta 10 EUR Details De beschrijving van de verrichting Direct debit 2.2 Configuratie Bovenaan in het configuratiescherm ziet u de rubriek 'Elektronische rapporten' van uw account. De rubriek bevat vooraf geconfigureerde rapporten. Uitbetalingsrapporten worden verstuurd telkens wanneer de acquirer of ontvanger de betaling van het geld op uw bankrekening bevestigt. U kunt de volgende rapporten activeren: Het 'Uitbetalingsrapport', dat alleen transactiegegevens bevat (transacties, terugbetalingen, chargebacks, chargebacks reversal). Het 'Uitbetalingsrapport inclusief niet-transactionele gegevens', dat zowel transactiegegevens (zie hiervoor) als niet-transactionele gegevens bevat ( installatiekosten account / dienst, maandelijkse / jaarlijkse kosten, uitbetalingskosten, bijkomende kosten voor terugbetalingen / chargebacks / autorisatie, herwaardering reserve en automatische incasso's). Als u vóór oktober 2014 push reports hebt geconfigureerd, zijn mogelijk nog de volgende oude versies van rapporten geconfigureerd: Page 11 of 17-11/04/2016
Uitbetalingsbevestigingen stuurt een dagelijks rapport met transacties waarvoor de acquirer de betaling bevestigde. Gereconcilieerde Betalingen stuurt een rapport met de gereconcilieerde betalingen van die dag (betalingen waarvoor u de reconciliatie uitvoerde). Die functie en dit rapport zijn per oktober 2014 stopgezet. Uitbetalingsreferentie (Collect) stuurt een rapport met het referentienummer in de gestructureerde mededeling van een betaling op uw bankafschrift. Opmerking: deze functie werkt alleen als de optie Push Reports in uw account geactiveerd is.voor Collect-handelaars zijn standaard drie pushrapporten voor reconciliatie opgenomen. U kunt de bestandsstructuur bekijken in de Push Reports handleiding. 2.3 Downloaden In het downloadscherm van de reconciliatiemodule kunt u twee soorten reconciliatierapporten downloaden: Het 'Uitbetalingsrapport' (Payout report), dat alleen transactiegegevens bevat (transacties, terugbetalingen, chargebacks, chargebacks reversal). Het 'Uitbetalingsrapport inclusief niet-transactionele gegevens' (Payout report including non-transactional data), dat zowel transactiegegevens (zie hiervoor) als niet-transactionele gegevens bevat (installatiekosten account / dienst, maandelijkse / jaarlijkse kosten, uitbetalingskosten, bijkomende kosten voor terugbetalingen / chargebacks / autorisatie). U kunt rapporten downloaden op basis van de uitbetalingsdatum (de datum waarop de acquirer / ontvanger de betaling van het bedrag op uw bankrekening heeft bevestigd) of de uitbetalingsreferentie (het nummer vermeld in de gestructureerde mededeling van een betaling op uw bankafschrift). U kunt ook kiezen in welk bestandsformaat u uw rapport wilt downloaden: 'csv' of 'txt'. De bestandsstructuur wordt beschreven in de Push Reports handleiding. 2.4 Geschil (alleen Collect) De geschillenmodule toont de transacties in de geschillencyclus, met inbegrip van opvragingen, eerste en tweede chargeback, en nieuwe aanbieding. Page 12 of 17-11/04/2016
De transacties zijn gegroepeerd volgens Acquirer Reference Number (ARN), dat geldt als unieke identificatie voor de chargeback-cyclus. U kunt opvragingen of chargebacks opzoeken met behulp van de boekingsdatum, de referentie van het kaartnummer, het kaartprogramma, de oorzaakcode of het referentienummer van de acquirer. Naam Inhoud Voorbeeld Begindatum van de boeking De boekingsdatum van het geschil. 2014-10-16 Mogelijke waarden: Item type Retrieval request: wanneer de uitgever informatie wil over een transactie die wordt aangerekend aan een van zijn kaarthouders. 1st chargeback: eerste chargeback van de uitgever. Representment: een nieuwe aanbieding van de transactie aan de uitgever. 2nd chargeback: tweede chargeback van de uitgever. 1st chargeback Kaartnummer Kaartnummer ************0143 ARN Het Acquirer Reference Number (ARN) is identiek voor alle transacties in de geschillencyclus. Het ARN is een hyperlink naar de Status Detail-pagina van het geschil, die meer informatie over die specifieke transactie bevat. 74008503273338307683984 Redencode De oorzaakcode voor het geschil van het kaartprogramma (niet altijd ingevuld). Zie hier het deel over de oorzaakcodes hierna voor meer informatie. 83 Page 13 of 17-11/04/2016
Naam Inhoud Voorbeeld Reden omschrijving De beschrijving van de oorzaakcode voor het geschil van het kaartprogramma (niet altijd ingevuld). Fraud-Card Absent Environment Munt/Valuta De valuta van de geschillenrekening van de acquirer waarop de transactie geboekt is. EUR Bedrag Het bedrag van de transactie, uitgedrukt in de valuta van de rekening. 36.24 CCN Het referentienummer van de uitgever (Chargeback Control Number/CCN) voor de transactie (niet altijd ingevuld). 941679 Oorspronkelijke boekingsdatum De boekingsdatum van de oorspronkelijke aanbieding. 20130930 Oorspronkelijke transactiedatum De transactiedatum van de oorspronkelijke aanbieding. 20130930 Transactietype Het transactietype van de oorspronkelijke aanbieding. Purchase Merchant vereffend bedrag Het met de handelaar afgerekende bedrag voor de oorspronkelijke aanbieding in de valuta van de handelaar (dus het op de rekening van de handelaar geboekte bedrag), voor aftrek van eventuele kosten. 36.24 Netwerk vereffend bedrag De valuta en het bedrag afgerekend met het betaalnetwerk voor de aanbieding (dus het afgerekende interbancaire bedrag), voor aftrek van eventuele kosten. 36.24 Oorspronkelijk betaalstrookje Het interne ticketnummer van de oorspronkelijke aanbieding. 33830768659 Item betaalstrookje Het interne ticketnummer van de transactie (dus van de eerste chargeback, nieuwe aanbieding, enzovoort). 34135120814 Auth. code De autorisatiecode van de oorspronkelijke aanbieding. 127309 Batchnummer Het batchnummer aangeleverd door de indiener van de oorspronkelijke aanbieding. OGV131001_01 Merchant DBA De handelsnaam van de handelaar. Ogone Merchant transactieref. Het referentienummer van de handelaar voor de transactie. 20604728 Invoermethode Gegevensregistratiemethode van de transactie ecommerce Betaal ID Uniek betalingsidentificatienummer Ogone 100633195 Na een zoekopdracht kunt u de weergegeven informatie ook downloaden als csv-bestand. De Status Detail-pagina van een geschil toont de transactiedetails van een specifieke transactie in de geschillencyclus (bijvoorbeeld een eerste chargeback of een nieuwe aanbieding). Die pagina bereikt u via de ARN-hyperlink op de Status-pagina van de geschillenmodule. Page 14 of 17-11/04/2016
De Status Detail-pagina bevat volgende gegevens: Naam Inhoud Voorbeeld Probleemref Referentie van de uitgifte bij de acquirer. 123456789 Referentie van de chargeback De referentie van de chargeback. 0000161599 Betaal ID Uniek betalingsidentificatienummer Ogone. Klik op de PayID om de transactiedetails te bekijken. 100633195 RAN Het Rental Agreement Number (RAN) dat aan de oorspronkelijke aanbieding gekoppeld was. Kan gebruikt worden voor transacties in verband met autoverhuur. 123456789 Gedeeltelijk bedrag Is het een deelbedrag? Ja/Nee Ja Message Tekst ingegeven door de uitgever bij het geschil. abc Vervaldatum De termijn voor de verwachte actie door de handelaar. 2014-10-16 Centrale verwerkingsdatum De boekingsdatum van het geschil. 2014-10-16 Werk op datum De datum van de actie door de handelaar. 2014-10-16 Chargeback Rekeningbedrag Het chargeback-bedrag in de valuta van de handelaar. EUR 24,73 Chargeback Transactiebedrag Het chargeback-bedrag in de valuta van de transactie. EUR 24,73 Geposte bedragen: Rekeningbedrag Het op de rekening van de handelaar geboekte bedrag voor de bijbehorende transactie. USD 33,55 Page 15 of 17-11/04/2016
Naam Inhoud Voorbeeld Geposte bedragen: Transactiebedrag Het geboekte transactiebedrag voor de bijbehorende transactie. USD 33,55 Page 16 of 17-11/04/2016
3. Status reconciliatie Het veld "Recon. Stat." (Status reconciliatie), zichtbaar in het overzicht met transactiegegevens via Beheer transacties, geeft informatie over de financiële verwerking van de transactie. Dit zijn de mogelijke statussen: Collect Andere (niet Collect) Betalingen Transactie verwerkt Gestuurd voor verrekening Ontvangen door Ingenico Betaald door Ingenico Transactie verwerkt Gestuurd naar acquirer Betaald door acquirer Terugbetalingen In afwachting van terugbetaling Terugbetaling verwerkt Terugbetaling geweigerd In afwachting van terugbetaling Terugbetaling verwerkt Terugbetaling geweigerd Overschrijvingen Wachten op betaling Ontvangen door Ingenico Betaald door Ingenico Vervaltijd geïnitialiseerd Vervallen Page 17 of 17-11/04/2016