REGLEMENT Vervangingsfonds voor Gereformeerd Schoolonderwijs Geldend vanaf januari 2015
Inhoud HOOFDSTUK 1 ARTIKEL 1 Algemeen... 4 ARTIKEL 2 Deelnemers. 5 ARTIKEL 3 Verplichtingen deelnemers... 5 ARTIKEL 4 Looptijd... 5 ARTIKEL 5 Personeel waarop de regeling van toepassing is... 6 ARTIKEL 6 Premiestelling... 6 ARTIKEL 7 Premiegrondslag en -berekening... 6 ARTIKEL 8 Premiebetaling... 6 ARTIKEL 9 Administratiekosten... 7 ARTIKEL 10 Vergoeding... 7 ARTIKEL 11 Hoogte vergoeding... 7 ARTIKEL 12 Vergoedingsverzoek, aanvraag en termijn... 8 ARTIKEL 13 Uitbetaling vergoeding... 8 ARTIKEL 14 Informatieplicht... 8 ARTIKEL 15 Controle... 8 ARTIKEL 16 Bezwaren... 9 ARTIKEL 17 Slotbepalingen... 9 HOOFDSTUK 2 Verzuim- en vervangingsbeleid 1. Uitgangspunten...11 2. Verzuimpreventie...11 Individuele gesprekken met medewerkers... 12 Risico-inventarisatie en evaluatie... 12 3. Verzuimbegeleiding...12 Ziekmelding... 12 Probleemanalyse... 13 Plan van aanpak... 13 Evaluaties... 13 Werkhervatting en re-integratie... 13 4. Verzuimregistratie...13 Administratiekantoor... 13 Signaalfunctie VFGS... 13 Maandelijks vindt er door VFGS een controle plaats op zieken langer dan twee weken. Op basis hiervan beoordeelt de HRM-beleidsmedewerker of er (preventief) contact opgenomen wordt met het schoolbestuur. Ook is er aandacht voor schoolbesturen met een hoog kortdurend ziekteverzuim en wordt hierover met hen contact opgenomen om na te gaan welke oorzaken dit heeft en hoe dit kan worden omgebogen. Bij een contact met het schoolbestuur wordt besproken welke begeleiding voor de werkgever of werknemer gewenst is om het verzuim terug te dringen, etc. Daarbij zullen ook HRM-instrumenten worden ingezet afhankelijk van de situatie. Ziektesituaties die 4 weken of langer duren, worden altijd door de HRM-beleidsmedewerker met het betrokken schoolbestuur besproken.... 13 5. Vervangingsbeleid...13 Uitgangspunten... 13 2
Benoemen nieuwe vervangers... 13 Begeleiding vervangers... 13 3
Hoofdstuk 1 ARTIKEL 1 Algemeen Artikel 1.1 Begripsbepalingen 1. Bestuur: het bestuur van de stichting Vervangingsfonds voor Geformeerd Schoolonderwijs. 2. Bestuursafspraken: de bestuursafspraken en bijlagen zoals die door het bestuur zijn vastgesteld ten behoeve van een correcte toepassing van het reglement Vervangingsfonds Gereformeerd Schoolonderwijs. 3. Bevoegd gezag: werkgever als hieronder bedoeld. 4. Bruto maandsalaris: het brutoloon wordt gevormd door het schaalsalaris vermenigvuldigd met de werktijdfactor van de werknemer; zonder aftrek van eventuele kortingen wegens BAPO, ouderschapsverlof, politiekverlof, e.d. Toelagen, extra vergoedingen, vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering e.d. worden niet betrokken in de grondslag van de premieberekening. 5. CAO-PO: de collectieve arbeidsovereenkomst voor het primair onderwijs zoals die tussen de PO-Raad en de organisaties van werknemers in het onderwijs voor de periode 1 juli 2014 tot 1 juli 2015 is overeengekomen en welke tot nader order van kracht blijft. 6. CAO-RPO: de collectieve arbeidsovereenkomst voor het reformatorisch primair onderwijs, waarvan de tekst is vastgesteld door het bestuur van de vereniging voor gereformeerd schoolonderwijs (VGS), nadat daarover overeenstemming is bereikt in het overkoepelend decentraal georganiseerd overleg ten behoeve van het reformatorisch primair onderwijs met de besturen van de Kontactvereniging van leerkrachten en studenten op gereformeerde grondslag (KLS) en van de reformatorisch maatschappelijke unie (RMU), sector onderwijs welke is ingegaan op 1 januari 2014 en welke tot nader order van kracht blijft tot opvolging door een nieuwe cao. Daarna wordt de opvolgende cao bedoeld. 7. Formulieren: de door VFGS ter beschikking gestelde documenten voor het indienen van een vergoedingsverzoek. 8. Scholen en onderdelen van scholen: basisscholen en speciale scholen voor basisonderwijs als bedoeld in de WPO en scholen voor speciaal en voortgezet speciaal onderwijs als bedoeld in de WEC, zoals in stand gehouden door het bevoegd gezag als hierboven bedoeld. 9. Vergoedingsverzoek: een op grond van dit reglement door de deelnemer ingediende aanvraag ter bekostiging van verzuim. 10. Vervangingsfonds: het in de Wet op het Primair Onderwijs (WPO) en de Wet op de Expertisecentra (WEC) voorziene fonds, dat waarborgen moet bieden voor de kosten van vervanging. 11. Vervangingsfonds Gereformeerd Schoolonderwijs (VFGS): het fonds, door de Stichting VFGS ingesteld, dat werkgevers waarborgen moet bieden voor de loonkosten van afwezige werknemers in verband met ziekte en schorsing. VFGS wordt vertegenwoordigd door zijn bestuur. 12. Werkgever: het bevoegd gezag als bedoeld in artikel 1 WPO en artikel 1 WEC, respectievelijk het bevoegd gezag van de rechtspersoon als bedoeld in artikel 68 WPO en artikel 69 WEC en het Regionaal Expertisecentrum, als bedoeld in artikel 28b WEC. 13. Werknemers: werknemers die vallen onder de werkingssfeer van de cao-rpo of de WPO 14. Afkortingen WAO: Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering WIA: Wet Werk en Inkomen naar arbeidsvermogen WPO: Wet op het Primair Onderwijs ZW: Ziektewet 4
ARTIKEL 2 Deelnemers 1. Deelnemers van VFGS zijn die werkgevers die aangesloten zijn bij VGS Adivio en/of VGS. Besturenorganisatie en schriftelijk hebben verklaard aan VFGS deel te nemen. Tevens kunnen werkgevers die binnen één jaar tot deze aansluiting bij VGS Adivio en/of VGS Besturenorganisatie zullen overgaan, schriftelijk verklaren zich te willen aansluiten bij VFGS. Indien bij de deelnemer sprake is van een samenwerkingsverband van scholen, neemt de deelnemer altijd deel met alle onder haar ressorterende scholen en peuterspeelzalen mits de werknemers van deelnemer vallen onder de WPO en de cao RPO. 2. Deelnemers geven aan het bestuur van VFGS de beslissingsbevoegdheid over toetreding of uittreding van nieuwe deelnemers. ARTIKEL 3 Verplichtingen deelnemers Alle bij VFGS aangesloten deelnemers moeten aan de bij wet- en regelgeving verplichte vereisten voldoen. Daarnaast gelden de volgende verplichtingen: 1. Een ziek- of herstel melding van een werknemer wordt door de deelnemer dagelijks geregistreerd door middel van adequate verzuimregistratie software (bijvoorbeeld Raet HRiS). 2. Er dient voor de volgende taken gebruik gemaakt te worden van deskundige ondersteuning van externen: a. advies en toetsing van de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E); Wanneer de deelnemer meer dan 25 werknemers heeft, dient er getoetst te worden door een gecertificeerde kerndeskundige. De toetsing door een arbodienst is niet verplicht als er minder dan 25 werknemers binnen de schoolorganisatie werken en er gebruik gemaakt wordt van een erkend instrument (o.a. Arbomeester); b. Een contract met een zelfstandige bedrijfsarts is de minimale verplichting; c. De deelnemer biedt de mogelijkheid tot het door de bedrijfsarts laten uitvoeren van een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek. 3. Voor deze ondersteuning kan de deelnemer kiezen voor een contract met een arbodienst, voor het inzetten van een arbodeskundige of de afdeling Advies HRM van VGS Adivio. 4. Voornoemde verplichtingen zijn nader uitgewerkt in het (in hoofdstuk 2 toegevoegde) verzuimen vervangingsbeleid. De VFGS deelnemers zijn verplicht dit beleid voor hun scho(o)l(en) te volgen. In geval van niet naleving van dit beleid heeft het VFGS bestuur het recht sancties toe te passen. ARTIKEL 4 Looptijd 1. Een aansluiting door middel van deelname bij VFGS c.q. contract met VFGS wordt aangegaan voor een periode van 3 jaar. 2. Opzegging geschiedt schriftelijk door middel van aangetekend schrijven door de deelnemer minimaal 3 maanden voor het einde van het contract. 3. Indien geen opzegging overeenkomstig lid 2 plaatsgevonden heeft, vindt stilzwijgende verlenging plaats voor dezelfde periode als genoemd onder lid 1. 4. Deze periode kan door het bestuur worden aangepast, wanneer blijkt dat door regelgeving van het Vervangingsfonds deze periode van 3 jaar voor wat betreft aansluiting bij VFGS niet mogelijk is. 5. Indien de deelnemer over een langere periode dan 2 jaar een hoge declaratie-premieverhouding heeft, behoudt VFGS zich het recht voor hierover met de betreffende deelnemer in gesprek te gaan en in het uiterste geval de deelname c.q het contract als bedoeld in lid 1 te beëindigen. Er is sprake van een hoge declaratie-premieverhouding wanneer een deelnemer een substantieel hoger bedrag declareert dan er betaald wordt aan premie. 5
6. Indien het bestuur blijkt dat er sprake is van fraude of van het opzettelijk verstrekken van onjuiste informatie door de deelnemer, behoudt VFGS zich het recht voor de deelnemer onmiddellijk te royeren als deelnemer. Tevens behoudt VFGS zich het recht voor ingediende en toegekende vergoedingsverzoeken in te trekken en de reeds betaalde bedragen aan de deelnemer terug te vorderen. ARTIKEL 5 Personeel waarop de regeling van toepassing is Het personeel is het personeel, dat in dienst is bij een werkgever als bedoeld in artikel 1. De periode van benoeming wordt hierbij niet in aanmerking genomen. ARTIKEL 6 Premiestelling 1. De door deelnemers aan VFGS verschuldigde premie is gebaseerd op de omvang van het volume van de uitkeringen wat door VFGS aan deelnemers wordt verstrekt en de kosten van de organisatie VFGS. 2. De premie voor de periode vanaf 1-1-2015 is vastgesteld op 3,85% van de loonsom van de deelnemer, zoals nader omschreven in artikel 7. De premieperiode is gelijk aan een kalenderjaar. 3. De hoogte van de premie van het betreffende kalenderjaar wordt definitief bepaald na het vaststellen van de jaarrekening van VFGS van het voorgaande jaar. De premie van de eerste maanden van het betreffende kalenderjaar zullen, indien de premie afwijkt van de premie genoemd in lid 2, met terugwerkende kracht worden gevorderd onder verrekening van de reeds betaalde premie voor die periode, bij de aangesloten deelnemers. 4. Vanaf het tweede loopjaar van dit reglement kan het bestuur besluiten tot premiewijziging. 5. Indien de verschuldigde premie van alle deelnemers niet toereikend is voor de verstrekte uitkeringen en de kosten van de organisatie VFGS, zal er naverrekening plaatsvinden. Indien er sprake is van exploitatie-overschotten zal het bestuur overgaan tot een éénmalige uitkering of tot een premieverlaging. 6. Er is geen assurantiebelasting verschuldigd. Indien door wijziging van de wettelijke regelgeving deze op enig moment verschuldigd is, behoudt het bestuur zich het recht voor deze assurantiebelasting door te berekenen aan de deelnemers. 7. De premie van VFGS is exclusief een aan het Vervangingsfonds te betalen premie. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de afdracht van deze en overige premies. ARTIKEL 7 Premiegrondslag en -berekening 1. De grondslag van de premie van een maand is de loonsom van die maand van het volledige personeel van de deelnemer, zijnde de som van het bruto maandsalaris (schaalsalaris vermenigvuldigd met werktijdfactor) van ieder personeelslid. 2. Personeel dat verlof zonder behoud van salaris geniet, valt buiten de categorie personeel waarvoor premie wordt betaald aan VFGS. ARTIKEL 8 Premiebetaling De deelnemer is verplicht op de wijze als bepaald in dit reglement de door het bestuur bepaalde premie te voldoen: 1. De verschuldigde premie wordt maandelijks betaald op basis van de in die maand betaalde loonsom. 2. Indien het bepaalde onder a. niet mogelijk is geldt dat de verschuldigde premie maandelijks op voorschotbasis wordt betaald. Indien dit het geval is wordt het voorafgaande kalenderjaar gezien als basis. 3. De verschuldigde premie wordt per de 25e van iedere maand betaald aan VFGS. 6
4. Voor de deelnemer die niet is aangesloten bij de afdeling PSA van VGS Adivio geldt dat betaling van de premie plaatsvindt door middel van automatische overschrijving op basis van een opgave van de totale loonsom (cf. artikel 7) van een vorig kalenderjaar; naverrekening van de premie vindt plaats op basis van de toepasselijke loonsom als bedoeld in artikel 7. 5. Indien de premie niet tijdig betaald wordt aan VFGS, vervalt het recht van de deelnemer op uitkering. Voordat dit wordt toegepast, geeft VFGS een aankondiging van deze maatregel met een laatste betalingsvoorstel. ARTIKEL 9 Administratiekosten Een deelnemer die niet is aangesloten bij VGS Adivio is per bij deze deelnemer behorende school jaarlijks 255,- exclusief BTW administratiekosten per jaar verschuldigd. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de dienstenprijzenindex CBS, voor het eerst per 1 januari 2016. ARTIKEL 10 Vergoeding Met inachtneming van de in dit reglement opgenomen bepalingen ontstaat onder de volgende voorwaarden een recht op een vergoeding van VFGS: 1. Er geldt een wachttijd van afwezigheid van de werknemer van 14 dagen. Vanaf de 15e dag vindt uitkering plaats indien er sprake is van: a. Ziekte, m.u.v. ziekte of arbeidsongeschiktheid waarvoor een recht op uitkering bestaat o.g.v. sociale verzekeringswetgeving, bijv. ZW, WAZO, WIA, WAO en no risk-polis of b. Schorsing als bedoeld in de artikelen 3.13 tot en met 3.17 cao-(r)po. c. Tijdens de zomervakantie van de desbetreffende onderwijsinstelling vind geen uitkering plaats vanuit VFGS. 2. Na een periode van 2 jaar gerekend vanaf de eerste ziektedag vindt er geen uitkering meer plaats. De onder lid 3 genoemde herstelperiodes hebben hierbij een opschortende werking. 3. Ziekteperiodes die elkaar met tussenpozen van niet meer dan 28 dagen hebben opgevolgd, worden gezien als één periode. 4. De maximale termijn van uitkering is in geval van afwezigheid wegens schorsing de termijn zoals deze blijkt uit artikel 3.13 tot en met 3.17 cao (R)PO. 5. De afwezigheidsperiode van een werknemer die op het moment van aansluiting bij VFGS voldoet aan de voorwaarden onder lid 1, wordt door VFGS meegerekend bij de maximale termijn als onder lid 2. 6. Het recht op vergoeding ontstaat voor de desbetreffende kosten vanaf 1 augustus 2013. Verzuim dat voor die periode valt, komt niet voor vergoeding in aanmerking. 7. Voor personeel met onbetaald verlof wordt in geval van ziekte of schorsing geen uitkering verstrekt. 8. Voor personeel dat gebruik maakt van het oude BAPO-recht of het duurzame inzetbaarheidsbudget, wordt een correctie toegepast. De omvang van het BAPO/duurzame inzetbaarheidsbudget wordt in mindering gebracht op de hoogte van de uitkering. 9. Geen uitkering vindt plaats voor kosten van ziekte en schorsing als bedoeld in lid 1 van dit artikel voor de periode van de zomervakantie van de deelnemer. 10. Op het recht op vergoeding door VFGS wordt in mindering gebracht het bedrag dat op grond van enige wet of andere regeling c.q. voorziening, al dan niet van oudere datum, door de deelnemer wordt ontvangen. ARTIKEL 11 Hoogte vergoeding 1. De hoogte van de uitkering wordt gebaseerd op het bruto maandsalaris van de afwezige werknemer en het daarbij behorende opslagpercentage voor de vakantie-uitkering, eindejaarsuitkering, sociale lasten en pensioenpremie. 7
2. Het opslagpercentage dat door het bestuur wordt vastgesteld, wordt jaarlijks herzien op basis van ontwikkelingen in de cao (R) PO, sociale lasten en pensioenpremies. Ingaande 1 augustus 2013 is dit opslagpercentage 53%. 3. Bij ziekte van een werknemer langer dan 52 weken, wordt over het deel dat de werknemer arbeidsongeschikt is, 70% van het bruto maandsalaris inclusief het opslagpercentage vergoed. ARTIKEL 12 Vergoedingsverzoek, aanvraag en termijn 1. Vergoedingsverzoeken dienen te worden ingediend in overeenstemming met de geldende formulieren, zoals vastgesteld door VFGS. Het vergoedingsverzoek dient voldoende onderbouwd te zijn. 2. Vergoedingsverzoeken die aan de gestelde voorwaarden voldoen, worden toegekend. Vergoedingsverzoeken die niet aan alle voorwaarden voldoen, worden afgewezen. Indien niet aan alle voorwaarden wordt voldaan, wordt de deelnemer een redelijke termijn gegund om tot herstel te komen. Indien niet adequaat met aanvullende informatie wordt gereageerd binnen deze redelijke termijn, wordt het verzoek afgewezen. In geval van afwijzing wordt de deelnemer schriftelijk bericht. 3. Vergoedingsverzoeken kunnen uiterlijk twee (2) maanden na afloop van de kalendermaand waarvoor het vergoedingsverzoek geldt, worden ingediend. Later ingediende verzoeken worden niet in behandeling genomen. ARTIKEL 13 Uitbetaling vergoeding 1. Vergoedingen waarvoor de aanvraag is ingediend vóór of op de 10 e van de maand worden uitbetaald op de 28 e van de maand na afloop van de declaratiemaand. 2. Vergoedingen waarvoor de aanvraag is ingediend na de 10 e van de maand worden uitbetaald op de 28 e van de daaropvolgende maand. 3. In de maanden juli en augustus vindt een gewijzigd betalingsregime plaats. Voor deze maanden geldt dat vergoedingen waarvoor de aanvraag is ingediend vóór of op de 10 e van de maand uiterlijk worden uitbetaald op de 28 e van de maand september. ARTIKEL 14 Informatieplicht 1. De deelnemer is gehouden het bestuur alle mogelijke inlichtingen te verschaffen die van belang kunnen zijn voor de berekening van de verschuldigde premie c.q. de beoordeling van aanvragen tot vergoeding. 2. De deelnemer machtigt VFGS om bij de afdeling PSA van VGS Adivio gegevens op te vragen met betrekking tot salarissen die van belang zijn voor de premieberekening of premie uitkering. 3. Indien een deelnemer niet is aangesloten bij de afdeling PSA van VGS Adivio zal de deelnemer op verzoek van VFGS de salarisgegevens binnen 30 dagen na declaratie verstrekken. Indien deze gegevens niet tijdig worden verstrekt, vervalt het recht op vergoeding. ARTIKEL 15 Controle Na afloop van het boekjaar wordt op verzoek van het bestuur door de deelnemer aan de interne controledienst van VFGS en de accountant toegang verleend tot de salarisadministratie en worden alle benodigde stukken met betrekking tot salaris, ziekteverzuim en schorsing verstrekt. 8
ARTIKEL 16 Bezwaren Door VFGS wordt een klachtencommissie ingesteld. Indien een deelnemer het niet eens is met een beslissing van VFGS, kan de deelnemer een klacht en/of bezwaar indienen bij deze klachtencommissie. Een bezwaar moet worden ingediend uiterlijk 8 weken na ontvangst van de beslissing van VFGS. ARTIKEL 17 Slotbepalingen 1. Wijzigen en afwijken Het bestuur is gerechtigd dit reglement op ieder moment te wijzigen. Om zwaarwegende redenen kan het bestuur afwijken van hetgeen in het reglement gesteld is. Wijzigingen worden gepubliceerd op de website van VGS en in de nieuwsbrief van VGS, dit laatste indien er sprake is van een grote wijziging. 2. Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist het bestuur. 3. Citeertitel Dit reglement kan worden aangehaald als het Reglement Vervangingsfonds voor Gereformeerd Schoolonderwijs geldend vanaf 1 januari 2015. Het treedt in werking op 1 januari 2015. 4. Bekendmaking Dit reglement wordt bekendgemaakt door middel van toezending aan de betrokken bevoegde gezagsorganen en directies van deelnemers, publicatie op www.vgs.nl en vermelding in de digitale nieuwsbrief van VGS. 9
Hoofdstuk 2 Verzuim en Vervangingsbeleid Voor deelnemers aan VFGS 10
1. Uitgangspunten Het voorliggende verzuim- en vervangingsbeleid is een nadere uitwerking van artikel 3 van het reglement VFGS. Alle VFGS-deelnemers zijn hiermee in het bezit van een verzuim- en vervangingsbeleid. Voor de aangesloten schoolbesturen is het verplicht dit beleid uit te voeren. Dit onderhavige document geldt als uitgangspunt voor het schoolspecifieke beleid. Zodoende ontstaat uniformering van het verzuim- en vervangingsbeleid bij alle deelnemers. Het beleid per deelnemer moet daarom minstens aan de hieronder genoemde voorwaarden voldoen, maar kan desgewenst nader door de deelnemer worden gespecificeerd. Bijvoorbeeld in het geval dat een schoolorganisatie concrete doelen wil formuleren voor wat betreft het terugdringen van het ziekteverzuim. Dit verzuim- en vervangingsbeleid wordt beschikbaar gesteld aan alle aangesloten scholen als modelbeleid. Het beleid maakt onderdeel uit van het arbo- en personeelsbeleid en is gericht op het voorkomen en verminderen van verzuim van personeel en het waarborgen van vervangers in het geval van verzuim. Dit verzuim- en vervangingsbeleid is een uitwerking van de regels waaraan zulk beleid moet voldoen en omschrijft maatregelen ter bevordering van de veiligheid en de gezondheid en ter voorkoming en beperking van de psychosociale arbeidsbelasting (PSA) van werknemers. Met andere woorden, het ziekteverzuimbeleid draagt bij aan het scheppen van een optimaal werkklimaat in overeenstemming met de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA), Arbowet, Wet Verbetering Poortwachter (WVP), besluit ziekte en arbeidsgeschiktheid onderwijs- en onderzoekpersoneel (BZA) en overige relevante regelgeving. De medewerker van VFGS zal toezien op de naleving van dit vervangings- en verzuimbeleid. Het doel is om te voorkomen dat medewerkers door negatieve aspecten in het werk en/of de organisatie minder gemotiveerd zijn en/of ziek worden. Hierbij gaat bijzondere aandacht uit naar het creëren van voor de medewerker optimale: arbeidsomstandigheden organisatie en inhoud van het werk arbeidsverhoudingen arbeidsvoorwaarden Het beleidsplan bestaat uit 4 onderdelen: Verzuimpreventie, ter verbetering van de verdeling tussen werkbelasting en belastbaarheid van personeel Verzuimbegeleiding, ter bevordering van het herstel van personeel en spoedige werkhervatting Verzuimregistratie Vervangingsbeleid 2. Verzuimpreventie Het beleid van de VFGS-deelnemers richt zich erop arbeidsomstandigheden en verzuim aan elkaar te koppelen. Leidinggevenden dienen in hun beleid zorg te dragen voor de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van hun medewerkers. Preventief verzuimbeleid houdt in dat mogelijke oorzaken van verzuim worden gesignaleerd, en dat maatregelen worden genomen om verzuim tegen te gaan. Dit gebeurt aan de hand van: - Individuele gesprekken met medewerkers: o Functioneringsgesprek o Verzuimgesprek - Risico-inventarisatie en evaluatie 11
Individuele gesprekken met medewerkers De stijl van leidinggeven speelt een belangrijke rol in verzuimpreventie en -begeleiding. Door als leidinggevende open te staan voor ideeën en suggesties van medewerkers met betrekking tot het werk en de werkomstandigheden, kan voorkomen worden dat mensen zich - oneigenlijk of onnodig - ziekmelden. Persoonlijke belangstelling en een open communicatie waarbij kritiek, maar vooral ook waardering vrijelijk worden geuit, zijn een vereiste voor goede arbeidsverhoudingen. De leidinggevende moet alert zijn op signalen van medewerkers waaruit blijkt dat zij niet goed functioneren of problemen hebben (met het werk). - Functioneringsgesprek Tijdens jaarlijks terugkerende functioneringsgesprekken is het ziekteverzuim een punt op de agenda. Op deze manier kan systematisch worden geïnventariseerd of er (werkgebonden) oorzaken voor het verzuim zijn en kunnen werknemers op hun verzuimgedrag worden aangesproken als hier een noodzaak voor is. Specifiek voor het bespreken van verzuim wordt gebruik gemaakt van het verzuimgesprek. - Verzuimgesprek Tevens behoeven frequente en om onduidelijke redenen afwezige werknemers de aandacht. Frequent verzuim kan worden aangetoond door de verzuimoverzichten. Van frequent verzuim is sprake als een medewerker tenminste drie keer per jaar zich heeft ziek gemeld. Persoonlijke gesprekken tussen leidinggevende en medewerker moeten inzicht geven in de achterliggende oorzaken en, afhankelijk van de aard van die oorzaken, leiden tot de te volgen aanpak. Ook de gevolgen van het verzuim voor de school en eventuele wijzigingen in het werk tijdens de verzuimperiode komen tijdens het gesprek aan de orde. Risico-inventarisatie en evaluatie De Arbo-wet bepaalt dat in schoolorganisaties onder andere een risico-inventarisatie moet worden uitgevoerd. Eventuele verbeteringen van de arbeidsomstandigheden zullen door de leidinggevende verwezenlijkt dienen te worden. Deze verbeteringen worden weergegeven in een jaarlijks plan van aanpak. Aan het einde van het jaar wordt het betreffende plan geëvalueerd, waarna een vervolgplan wordt opgesteld. 3. Verzuimbegeleiding In geval van ziekmelding streeft de deelnemer naar het herstel van de werknemer en een zo spoedig mogelijke werkhervatting dan wel re-integratie. Hoe dit gebeurt, staat hieronder beschreven. Ziekmelding Op het moment dat een medewerker ziek is, meldt hij dit bij zijn leidinggevende. Ziek en herstelmeldingen worden door VFGS deelnemers dagelijks gedaan bij de arbodienst en bij het administratiekantoor. Vanaf het begin van de ziekte worden aantekeningen gemaakt over het verloop van de ziekte, gemaakte afspraken etc. Indien nodig kan bij het opstellen van het plan van aanpak en bij het opstellen van het re-integratieverslag door de medewerker hier op worden teruggevallen. Belangrijk is dat de leidinggevende het contact met de zieke onderhoudt om de drempel van terugkeer zo laag mogelijk te houden; kaarten of attenties sturen, bellen of op bezoek gaan. Bij één week ziekte dient de leidinggevende contact op te nemen met de zieke werknemer om te informeren hoe het gaat, of er (bijna) hervatting van de werkzaamheden kan plaatsvinden, etc. Dit wordt herhaald indien de werknemer na twee weken nog ziek is, tenzij er andere afspraken gemaakt zijn met de zieke werknemer. 12
Probleemanalyse Binnen 6 weken ziekte wordt de medewerker automatisch uitgenodigd voor een gesprek met de bedrijfsarts. Dit spreekuur is de basis voor het opstellen van de probleemanalyse die de bedrijfsarts rond de 6 e ziekteweek opstelt. Deze analyse wordt gestuurd naar zowel de medewerker en de leidinggevende. Tijdens het spreekuur wordt tevens een werkhervattingsadvies opgesteld. Plan van aanpak Binnen 8 weken ziekte stelt de leidinggevende in overleg met de zieke medewerker een plan van aanpak op om de medewerker op een goede manier spoedig te laten re-integreren in zijn of haar werk. Eventueel kan de bedrijfsarts of een externe casemanager hierbij van dienst zijn. De medewerker werkt mee aan de uitvoering van het plan van aanpak dat wordt opgesteld in samenspraak met de leidinggevende. Evaluaties In ieder geval eenmaal per 6 weken bespreekt de leidinggevende dit plan van aanpak met de medewerker en stelt dit eventueel bij. De medewerker evalueert het plan van aanpak eveneens met de bedrijfsarts tijdens het spreekuur. Aan het einde van het eerste ziektejaar stelt de leidinggevende een verslag van het verloop van het ziektejaar op. Werkhervatting en re-integratie Het bestuur van de onderwijsinstelling en de schoolleiding bevorderen de re-integratie van zieke werknemers door tijdig maatregelen te treffen en voorschriften te leveren aan de hand waarvan de werknemer zijn werk kan hervatten, dan wel een aangepaste functie kan vervullen. Als blijkt dat de werknemer het eigen werk niet meer kan uitvoeren en er geen geschikte arbeid voorhanden is, probeert de werkgever de werknemer in een andere organisatie van passend werk te voorzien (2e spoor). 4. Verzuimregistratie Administratiekantoor Om het ziekteverzuim te kunnen sturen, evalueren en bij te stellen draagt de leiding van de schoolorganisatie zorg voor een nauwkeurige registratie en administratie van de afwezigheid van personeel. Ook dient deze melding al dan niet geautomatiseerd- plaats te vinden bij de aangesloten arbodienst. Signaalfunctie VFGS Maandelijks vindt er door VFGS een controle plaats op zieken langer dan twee weken. Op basis hiervan beoordeelt de HRM-beleidsmedewerker of er (preventief) contact opgenomen wordt met het schoolbestuur. Ook is er aandacht voor schoolbesturen met een hoog kortdurend ziekteverzuim en wordt hierover met hen contact opgenomen om na te gaan welke oorzaken dit heeft en hoe dit kan worden omgebogen. Bij een contact met het schoolbestuur wordt besproken welke begeleiding voor de werkgever of werknemer gewenst is om het verzuim terug te dringen, etc. Daarbij zullen ook HRMinstrumenten worden ingezet afhankelijk van de situatie. Ziektesituaties die 4 weken of langer duren, worden altijd door de HRM-beleidsmedewerker met het betrokken schoolbestuur besproken. 5. Vervangingsbeleid Uitgangspunten De inbreng van een goede vervanger zorgt voor creativiteit en kwaliteitsverbetering in de klas en de school. Door een nieuwe frisse kijk op het kind, de klas en de schoolorganisatie draagt de invaller bij aan de kwaliteit van het onderwijs en de ontwikkeling van het kind. De bij VFGS aangesloten scholen onderkennen dat vervangers rechten opbouwen rondom bijvoorbeeld WW en bovenwettelijke uitkeringen en benoemingsverplichtingen. Alle lessen waarvoor vervanging nodig is, worden ingevuld. 13
Samenwerking BWGS-VFGS VFGS is een stichting die niet op zichzelf staat maar onder het bestuur van BWGS valt (middels een personele unie van bestuur) en waarbij de eerstelijns medewerker voor VFGS net als die van BWGS geleverd wordt door het team Advies HRM van VGS. Deze twee eerstelijns medewerkers werken nauw met elkaar samen. BWGS heeft als doel de wachtgeld verplichtingen van de bij BWGS aangesloten scholen (dit is dezelfde populatie als de VFGS scholen) zo laag mogelijk te houden. Deze medewerker BWGS ziet er op toe dat scholen de herbenoemingsverplichting van ex-werknemers toe passen en weten welke medewerkers er beschikbaar zijn om vacatures in te vullen. De bij BWGS aangesloten scholen staan al sinds 1997 met elkaar garant voor deze (ex) werknemers. De medewerker VFGS ontvangt alle meldingen van zieke medewerkers van alle bij VFGS aangesloten schoolbesturen. Deze medewerker heeft zicht op waar de vacatures ontstaan. De medewerker BWGS heeft middels voormelding verwacht ontslag zicht op alle (potentiele) uitkeringsgerechtigden (ook eventuele RDDF plaatsingen zijn altijd bij de medewerker BWGS bekend). Door de nauwe samenwerking binnen VGS is ruim van tevoren duidelijk waar er medewerkers zijn die verwachten werkzoekend te worden. De medewerkers VFGS en BWGS werken samen om vervangingsbetrekkingen in te vullen met (potentiele) uitkeringsgerechtigden. Hierbij worden de doelen van beide besturen verwezenlijkt: het invullen en handhaven van het vervangings- en verzuimbeleid van de aangesloten scholen (VFGS) en het zo laag mogelijk houden van de wachtgeldverplichtingen van de aangesloten schoolbesturen. (BWGS). Dit is een continuering en intensivering van reeds bestaande dienstverlening. Het betekent dat werkgevers met een vacature BWGS inzetten om vacatures in te vullen met uitkeringsgerechtigden van andere schoolbesturen. Benoemen nieuwe vervangers Werkgevers van de bij VFGS aangesloten scholen dragen zelf de verantwoording voor de werving en selectie van de nieuwe invallers. Van de werkgevers wordt verwacht dat zij de bevoegdheden en bekwaamheden van hun invallers kennen en controleren. Daarnaast dragen de bij VFGS aangesloten werkgevers zorg voor een goede: introductie begeleiding beoordeling en verslaglegging van vervangers In verschillende regio s wordt er al nauw samengewerkt tussen verschillende schoolbesturen voor de invulling van vervanging. In het kader van de werving en selectie van vervangers kunnen scholen van VFGS zich aansluiten bij de vervangingspool. Begeleiding vervangers Elke invaller heeft op zijn eerste werkdag recht op een introductie in de school. De nieuwe medewerker wordt geïnformeerd over de verwachte werkzaamheden en op de hoogte gesteld van de situatie in de klas en het lokaal. Er worden ook met invallers regelmatig werkoverleggen, klassenbezoeken en functioneringsgesprekken gehouden. Evaluatie en monitoring De medewerkers VFGS en BWGS doen per kwartaal verslag van alle werkzaamheden middels een kwartaalrapportage en een financiële rapportage. In deze rapportages dient de samenwerking tussen de medewerkers VFGS en BWGS een nadrukkelijke rol te krijgen. Het vervangings- en verzuimbeleid zal jaarlijks geëvalueerd worden met het bestuur van de stichting VFGS en BWGS. 14