Lokaal programmaplan Floriade 2012 Evaluatie gemeente Bergen 20 december 2012
Evaluatie lokaal programmaplan Floriade 2012 voor de gemeente Bergen 1. Inleiding en aanleiding Aanleiding Op 8 november heeft de gemeenteraad van Bergen ingestemd om volwaardig toe te treden tot de Regio Venlo per 1 januari 2012. Gekoppeld aan dit besluit is besloten in te stemmen met een eenmalige bijdrage van 163.208,00 aan de Floriade 2012 dat toetreding tot de Regio Venlo met zich meebracht. Tot dit moment had de gemeente Bergen het standpunt gehad niet mee te willen doen met de Floriade. De gemeente Bergen ging geen risico lopen in het exploitatierisico van de Floriade, een vereiste dat de raad stelde. De raad vroeg zich echter daarnaast af of de late instap nog voldoende profijt voor de gemeente zou opleveren. Om te proberen daar waar mogelijk te kunnen profiteren is het Lokale Programmaplan Floriade opgesteld en vastgesteld door de raad op 7 februari 2012 en is in totaal 65.000,- uitgetrokken voor de uitvoering. De meerwaarde om toch deel te gaan nemen aan de Floriade werd vooral gezien in de duurzame economische ontwikkelingen en structuurversterking van de regio alsmede mogelijkheden voor de landbouw, tuinbouw, recreatie, toerisme en profilering van de gemeente. Op 5 april 2012 werd de Floriade 2012 geopend, een wereldtuinbouwtentoonstelling die zes maanden heeft geduurd en die slechts eenmaal in de tien jaar wordt georganiseerd. Dit keer was voor het eerst een regio aan de beurt buiten de Randstad, namelijk de regio Venlo. Dit internationale Floriade evenement is in jaren een van de bekendste en grootste evenementen dat in onze regio is georganiseerd. De Floriade is een tuinbouwtentoonstelling voor zowel vakmensen als consumenten. Tijdens de zes maanden van de Floriade is veel extra georganiseerd, niet alleen door de lokale en provinciale overheden, maar ook door het bedrijfsleven en instellingen. De Floriade was dé mogelijkheid voor de regio om zich als middelpunt van kennis en innovatie op het gebied van agribusiness, recreatie, toerisme, kunst en cultuur te presenteren. Ook ondernemers uit de gemeente Bergen hebben hieraan een belangrijke bijdrage kunnen leveren. Met de spin-off van de Floriade is gestreefd naar een duurzaam effect voor de hele regio, dus ook in Bergen. De Floriade was geen doel op zich, maar een middel om zich te profileren. De Regio Venlo heeft de Floriade 2012 ook niet als doel gezien, maar als vliegwiel om de regio een economische boost te geven. Zowel gemeenten als provincie hebben daarom tijdens de Floriade diverse programma s opgezet om bedrijven en organisaties te koppelen en ze ook voor de toekomst aan deze regio te binden. Belangrijke internationale delegaties zijn tijdens de Floriade naar de regio gekomen, zoals Koninklijke huizen, (vice)presidenten, ministers en handelsdelegaties met in hun kielzog vertegenwoordigers van bedrijven. Hierdoor zijn voor de regio volop kansen en mogelijkheden ontstaan om contacten te leggen. Op 7 oktober 2012 is de Floriade 2012 officieel afgesloten. De afwikkeling van alle financiële zaken en opruimwerkzaamheden is nog in volle gang en zal nog wel even in beslag nemen. Enkele cijfers: Bezoekers: 2.046.684 Herkomst: Herkomst Nederland: 49% Nederland, 36% Duitsland, 15% overig 22% Limburg, 22% Noord-Brabant, 14% Gelderland, 13% Zuid-Holland, 9% Noord- Holland en 20% overig Horeca: 1.571.428 kopjes koffie, 421.123 porties frites, 179.954 belegde broodjes, 67.682 broodjes hamburgers Waarderingscijfer: Park: 8,5, Personeel: 9,2 2
Ten behoeve van de regionale Business - to - Business impact van de Floriade is gewerkt aan een rapport dat beschrijft wat de regionale inspanningen zijn geweest en de regionale resultaten. Hier wordt ook het Business - to - Business resultaat omschreven van alle bijeenkomsten, evenementen, congressen, delegaties en ontmoetingen. Dit is in deze evaluatie niet lokaal te beschrijven. Wat ook niet in deze evaluatie weergegeven kan worden is de exacte meeropbrengst en spin-off die door bedrijven gegenereerd is, voor, tijdens en na de Floriade. Gedacht moet worden aan bedrijven die bijvoorbeeld bouwmaterialen, groenvoorziening, levensmiddelen, menskracht, transport of overnachtingsmogelijkheden hebben geleverd, maar ook aan de toeleveranciers van deze bedrijven. In gesprekken met diverse ondernemers is gebleken dat de economische spin-off vaak verder gaat dan dat wij in eerste instantie denken. Een bedrijf uit Bergen heeft bijvoorbeeld het staal geleverd voor de Innovatoren en Villa Flora, een Bed en Breakfast geeft aan bezoekers uit heel Europa te hebben gehad door de Floriade en nog nooit zo vol te hebben gezeten. Een bloemenkweker heeft in een samenwerkingsverband enorme hoeveelheden planten aan de Floriade geleverd. Hoeveel mensen en bedrijven uit Bergen iets met de Floriade te maken hebben gehad, direct of indirect, is helaas niet bekend. Denk daarbij ook aan hulpverleners, uitzendkrachten en studenten die hun steentje hebben bijgedragen aan het succes van de Floriade. In de regionale rapportage zal hier regionaal aandacht aan worden besteed. Mochten we voor de gemeente Bergen exact willen weten wat de totale meerwaarde is geweest is nader onderzoek noodzakelijk. Bedrijven waar we al contact mee hebben gehad, waren zeer positief. In deze rapportage beperken we ons tot de beschrijving wat de inspanningen van de gemeente Bergen zijn geweest en wat de resultaten daarvan zijn. We houden daarbij dezelfde indeling en volgorde aan als de planonderdelen uit het Lokale Programmaplan Floriade. Het doel van deze evaluatie is om te leren van de positieve en negatieve resultaten van onze inspanningen voor de Floriade. Deze evaluatie betreft dus alleen het lokaal programmaplan van de gemeente Bergen. De regionale eindevaluatie wordt regionaal verzorgd en zal later komen. 3
2. Lokale invulling gemeente Bergen 2.1 Uniforme uitstraling In samenwerking met andere gemeenten en de Floriade organisatie zijn banieren, vlaggen, speldjes etc ontwikkeld. Elke gemeente kon tegen betaling gebruik maken van deze promotie mogelijkheden en materialen. We hebben op een 30-tal locaties Floriade banieren opgehangen, minibanieren op de rotonde in Well geplaatst, vlaggen gebruikt bij evenementen, spandoeken opgehangen, folders en displays neergezet en posters opgehangen en verdeeld. Naast deze gemeenschappelijke uitingen heeft de gemeente Bergen nog wat maatwerk laten maken, zoals bloemperken op het kruispunt Nieuw Bergen N-271, bestickering van de gemeentewagens en bedrukte T-shirts voor onze 4-daagse lopers uit Bergen. Ook is op briefpapier en enveloppen het Floriade logo geplaatst en onder de emails is het logo ook toegevoegd. Op de website en Maas- en Niersbode is het Floriade logo ingezet als herkenning voor Floriade uitingen. Totaal was voor de uniforme uitstraling 20.000,- uitgetrokken. Van dit totale budget is 14.853,08 gebruikt. Het verschil van ongeveer 5.000,- komt doordat voor het briefpapier en enveloppen apart kosten waren gebudgetteerd ter hoogte van 4.000,- en dat deze kosten op de reguliere begroting voor drukwerk hebben gedrukt. Daarnaast zijn er weinig onvoorziene kosten geweest. Foto s: mini-banier, logo,grote banier 2.2 Deelnemen aan activiteitenprogramma s andere Floriade gemeenten Aangezien de gemeente Bergen pas erg laat is gaan participeren in de Floriade 2012 was de tijd te kort om nog zelfstandig een activiteitenprogramma op te gaan zetten voor tijdens de Floriade. De gemeente Bergen heeft daarnaast ook niet geparticipeerd in de Living Nature Lounge, zodat wij niet de beschikking hadden over die zakelijke ruimte voor bijeenkomsten. Aangezien de gemeente Bergen geen financieel risico wilde lopen, werd deelname aan activiteiten beperkt. We hebben geprobeerd om aan te haken bij reeds lopende initiatieven van anderen. Dit hadden andere Floriade gemeenten kunnen zijn, de provincie en/of het bedrijfsleven. Hiervoor zijn diverse gesprekken gevoerd met ondernemers en gemeenten. Van de deelnemende gemeenten zijn de lokale programma s ontvangen. Er bestond geen gezamenlijk activiteitenprogramma waar de gemeente Bergen aan kon deelnemen. Participeren in programma s van andere gemeenten is niet gelukt aangezien dit lokale programma s waren voor de bedrijven uit de betreffende gemeente of omdat er onvoldoende raakvlak was met het bedrijfsleven uit Bergen. Daarnaast was de animo onder het Bergense bedrijfsleven te minimaal om een Bergense bijeenkomst te organiseren. Getracht is nog om samen met Venray en Gennep een bedrijfsdag te organiseren, maar ook dit initiatief is gestrand. Voor dit onderdeel is dus geen budget benodigd geweest. 4
2.3 Toevoegen van het Floriade thema aan lokale evenementen Getracht is om bij andere evenementen het thema Floriade onder de aandacht te brengen bij het publiek. De gemeente speelde hierbij een faciliterende rol en heeft dit gestimuleerd door aanmoedigingssubsidies. Bekeken is welke evenementen in aanmerking konden komen om het Floriade thema toe te voegen. Uiteindelijk is dit bij drie evenementen gelukt. Voor de Bergense wandelaars van de 4-daagse is er een t-shirt bedrukt met onder andere het Floriade-logo. De jaarmarkten in Afferden en Nieuw Bergen hebben gebruikt gemaakt van de subsidiemogelijkheid, waarbij tijdens de jaarmarkt in Nieuw Bergen door de stichting het NK Knikkeren is georganiseerd met Floriade uitingen. Van het totale budget van 10.000,- is uiteindelijk 7.864,15 nodig geweest. De sponsoring van het Agrifestijn is uit een andere reservering gedaan en daar werd de Floriade ook onder de aandacht gebracht. Foto: jaarmarkt Afferden, NK Knikkeren Nieuw Bergen 5
2.4 Ontvangst gasten tijdens de Floriade De gemeente Bergen heeft extra entreekaarten voor de Floriade ontvangen waarmee raads- en commissieleden een bezoek aan de Floriade en het Smoodpaviljoen konden brengen. De raads- en commissieleden werden hierdoor in de gelegenheid gesteld de gemeente Bergen te promoten. Ook zijn kaarten beschikbaar gesteld aan het college van de gemeente Weeze in het kader van het verbeteren van de externe relaties. De gemeente Bergen heeft geen specifieke gasten uitgenodigd voor een gezamenlijk bezoek aan de Floriade of delegaties vanuit de Floriade in de gemeente uitgenodigd. De behoefte en gelegenheid was hiervoor niet aanwezig. Hierdoor zijn er geen kosten gemaakt voor entreegelden en relatiegeschenken. De gasten die verder op het paviljoen zijn geweest, waren uitgenodigd door Smood die ook de kosten hebben gedragen. Er hoefde daarom geen gebruik gemaakt te worden van de mogelijkheid hier gelden voor in te zetten. De gelden zouden uit een andere reservering zijn gekomen, maar dit is dus niet nodig geweest. 2.5 Presentatie van de gemeente tijdens de Floriade door een paviljoen te delen De deelnamekosten voor de gemeente Bergen zaten onder andere in de huur van het paviljoen gedurende de Floriade en waren 10.000,-. Het Promotieplatform Maasduinen was bereid om tijdens de Floriade een I-punt in te richten in het paviljoen, zodat bezoekers via een touch-screen toeristische informatie konden opvragen. Verder is er een toeristische folder ontwikkeld over de gemeente Bergen en de wandelmogelijkheden. Er zijn in totaliteit tussen de 6.000 en 7.000 folders uitgedeeld of meegenomen. De overgebleven folders worden nog steeds gebruikt om aan toeristen en recreanten te verstrekken als toeristische folder. De meeste inrichting van ons stukje paviljoen, zoals een schuilhut, picknickset, infoborden en wandelbordjes is betaald uit de post toeristisch recreatieve projecten. De reden hiervoor is dat de materialen na de Floriade een andere mooie plek krijgen in de gemeente Bergen. Dit was ongeveer 6.500,- exclusief de kosten van de picknickset die uit het onderhoudsbudget kwam. Van het totale budget van 25.000,- is 24.082,74 gebruikt. Hoeveel bezoekers het Bergense deel van het paviljoen hebben bezocht is niet bekend aangezien dit deel onbemand was. 6
3. Conclusies en beoogde effecten In het Lokale Programmaplan van de gemeente Bergen, vastgesteld door de gemeenteraad, waren drie doelen geformuleerd. Dit waren relatiebeheer, communicatie naar en imago bij eigen inwoners en inwoners uit de regio en publiekprivate samenwerking en de doelen hiervan staan in detail omschreven in het Lokale Programmaplan. In het kader van deze drie doelen zullen de resultaten worden bekeken. 3.1 Relatiebeheer Het belangrijkste doel van relatiebeheer is om de contacten van gemeente Bergen met externe partijen te vergroten en te verbeteren. Uit een inventarisatie van de inspanningen die door raads- en commissieleden, college, MT en ambtelijke organisatie zijn gedaan, is te concluderen dat relatiebeheer via de Floriade slechts ten dele gelukt is. Het contact met de andere Floriadegemeenten is wel bijzonder verbeterd. Enkele raads- en commissieleden zijn één of meerdere dagen of dagdelen aanwezig geweest tijdens de Floriade voornamelijk om bij het Smoodpaviljoen en de gemeente Bergen folders uit te delen en de gemeente Bergen actief te promoten. Ook zijn er door enkelen contacten gelegd met ondernemers, bestuurders en raadsleden uit de regio. De burgemeester is aanwezig geweest om vijf landendelegaties te ontvangen op de Floriade en bij een paar bestuurlijke bijeenkomsten. Daarnaast heeft de burgemeester via TV Limburg de Floriade actief gepromoot. Beide wethouders zijn bij een aantal zakelijke bijeenkomsten aanwezig geweest die op de Floriade werden gehouden. Het MT heeft bijgedragen door de Floriade op een positieve manier uit te dragen. Er zijn geen bijeenkomsten bezocht. Ambtelijk is de gemeente Bergen meermalen vertegenwoordigd tijdens bedrijvenbijeenkomsten, regionale bijeenkomsten en congressen op de Floriade. Hier zijn regionale contacten opgedaan met bedrijfsleven en andere overheden. De personeelsvereniging heeft haar jaarlijkse dagje uit gehouden op de Floriade. Er is gekozen voor geen bemensing van het paviljoen onder andere vanwege de hoge personeelskosten en de late instap van de gemeente. Dit had als gevolg dat de gemeente Bergen alleen gepromoot is via de I-zuil, aanwezige folders en inrichting van het paviljoen. Een concreet resultaat is hiervan niet aan te geven. De algemene conclusie is dat de gemeente Bergen mogelijk meer gebruik had kunnen maken van de Floriade als mogelijkheid om te netwerken en relatiebeheer te bedrijven wanneer eerder met actieve deelname was begonnen. Aan een betere profilering als een actieve en voor samenwerking interessante gemeente bij externe partijen is daardoor slechts ten dele gewerkt kunnen worden. Hierdoor zijn er wellicht kansen blijven liggen. Een volgende keer zou meer of in een eerder stadium hierin kunnen worden geïnvesteerd. 3.2 Communicatie naar en imago bij eigen inwoners en inwoners uit de directe regio Het doel was om meer recreatieve bezoekers naar Bergen te trekken. De regionale bezoekers hebben tijdens hun bezoek aan de Floriade kennis kunnen nemen van recreatieve uitingen van de gemeente Bergen. Onderaan uitgaande email van de gemeente is het Floriadelogo toegevoegd en op briefpapier en enveloppen is het Floriadelogo gebruikt. Dit om te laten zien dat de gemeente Bergen een van de deelnemende gemeenten was. Zo is ook op een uniforme wijze de Floriade uitgedragen in de vorm van banieren, vlaggen, tijdens evenementen, minibanieren, bestickering etc, waardoor de eigen inwoners alsmede toeristen hebben kunnen zien dat de gemeente Bergen één van de Floriadegemeenten was. In hoeverre dit bijgedragen heeft aan een beter imago van de gemeente is niet te bepalen. Hiervoor zou onderzoek nodig zijn. 7
Recreatieve ondernemers uit Bergen hebben weinig Floriade arrangementen of producten ontwikkeld. Een enkeling had een Floriademenu op de kaart of verkocht verblijf en bezoek aan de Floriade als pakket. Door de gemeente zijn aan ondernemers Floriade posters en folders verstrekt en er is ondersteuning aangeboden. Of uiteindelijk het doel (meer recreatieve bezoekers in Bergen) is gehaald, kan zonder onderzoek en/of meeting moeilijk objectief worden bepaald. De conclusie is dat het uitdragen van Floriade in de publieke ruimten goed gedaan is. In Bergen kon men niet om de Floriade uitingen heen. 3.3 Publiekprivate samenwerking Een initiatief dat een samenwerkingssucces is geweest, is het aanhaken van de gemeente Bergen om een onderdeel te vormen van het Smood Paviljoen samen met de gemeenten Venray en Gennep. Verder zijn er geen andere initiatieven vanuit het bedrijfsleven geweest die de gemeente heeft kunnen aanjagen. Ook het aanhaken van de gemeente Bergen bij initiatieven van andere Floriade gemeenten is niet concreet kunnen worden. Veelal betrof dit lokale initiatieven zonder directe relatie met onze gemeente. Wel is regelmatig regionaal overleg geweest om te proberen business to business activiteiten vanuit de regio Venlo te ontplooien waarvoor bedrijven uit Bergen zijn benaderd. De Floriadepartners (Floriade B.V., gemeenten en provincie) hadden hun activiteitenplannen erg laat klaar waarbij de regionale regie vaak ontbrak. Door de late instap van de gemeente Bergen op de Floriadetrein waren er organisatorisch geen mogelijkheden meer zelfstandig iets te organiseren voor of met ons bedrijfsleven. Jammer genoeg had de Floriade door het bedrijfsleven uit Bergen, behalve door de Smoodpartners natuurlijk, beter kunnen worden aangegrepen om zich te profileren en zich in de etalage te zetten. Door verschillende bedrijven is aangegeven dat er financieel geprofiteerd is van het evenement Floriade. Deze bedrijven hebben een stijging van hun omzet gezien door te leveren aan de Floriade. Voorbeelden zijn een staalproducent, tuinbedrijven, toeleveranciers van bouwmaterialen. De conclusie is dat vanuit de gemeente Bergen meer gebruik gemaakt had kunnen worden van de Floriade om te komen tot meer publiekprivate samenwerking (behalve de samenwerking met Smood) als de gemeente Bergen eerder in het evenement was ingestapt. 3.4 Begroting en resultaat Onderdeel: Begroot Werkelijke kosten Verschil 4.1 Uniforme uitstraling 20.000,00 14.853,08-5.146,92 4.2 Activiteitenprogramma p.m. 0,00 0,00 4.3 Uitingen tijdens evenementen 10.000,00 7.864,15-2.135,85 4.5 Paviljoen Floriade 25.000,00 24.082,74-917,26 Totaal: 55.000,00 46.799,97-8.200,03 Verklaring verschil 4.1: Verklaring 4.2: Verklaring verschil 4.3: Verklaring verschil 4.5: Gebudgetteerde kosten à 4.000 voor briefpapapier en enveloppen hebben niet op deze post gedrukt, maar op regulier budget drukwerk. Post onvoorzien is niet volledig nodig geweest, weinig onvoorziene kosten. Geen actieve deelname aan activiteitenprogramma's van andere gemeenten / provincie / bedrijfsleven Bij slechts 3 evenementen zijn uitingen Floriade gedaan. De kosten voor het paviljoen en drukwerk zijn lager uitgevallen. Te zien in bovenstaande tabel is dat er totaal 8.200,03 over is van het Floriadebudget. De redenen dat het budget niet volledig is gebruikt, staan hierboven vermeld. 8
3.5 Leermomenten De late instap van de gemeente Bergen in het evenement Floriade vroeg om een extra inspanning, die achteraf bekeken nog te weinig is te gebleken. Meer vooruitkijken naar mogelijkheden om te participeren in dergelijke grote regionale evenementen had kunnen zorgen voor een eerder plan en een grotere voorbereidingstijd. Hierdoor was dan meer tijd ontstaan om te zorgen voor een grotere betrokkenheid.de gemeente Bergen heeft hierdoor wellicht te weinig mee kunnen liften op de regionale effecten die de Floriade heeft gehad. Een evenement in de omvang van de Floriade was ongekend voor deze regio. Slechts een keer in de 10 jaar wordt de Floriade gehouden en dit was de eerste keer buiten de Randstad. Men heeft zich onvoldoende gerealiseerd wat de impact van dit evenement zou zijn. Aangezien er geen vergelijkbare evenementen waren als referentiekader, hebben we weinig houvast kunnen vinden. Dit geldt ook voor alle andere Floriade gemeenten. De regie van de Floriade lag vooral bij de Floriade organisatie. Er waren veel sponsoren, veel partijen die groepen en bedrijven benaderden met te weinig regie. We hadden verwacht dat er meer gezamenlijk gecommuniceerd en georganiseerd zou worden. Bij een dergelijk groot evenement moet meer regie zijn. 3.6 Eindconclusies De gemeente Bergen heeft voldoende gedaan om te laten zien dat wij Floriadegemeente zijn door de Floriade in grote mate onder de aandacht te brengen bij het grote publiek door uitingen in de openbare ruimte. Regionaal is zeker van een succes te spreken gezien de nationale en internationale media aandacht en het aantal bezoekers. Er is volop aandacht geweest voor de regio en dit is ook goed geweest voor de gemeente Bergen. Was de gemeente Bergen eerder bij de Floriade ingestapt en was er meer aandacht aan gegeven, had ze meer kunnen doen. Nu zijn er wellicht toch kansen gemist. Het is aan te bevelen bij een dergelijk bovenregionaal evenement een ambtelijke/bestuurlijke werkgroep in te stellen en een langere voorbereidingstijd in acht te nemen. De late instap op de Floriade express had extra inspanning nodig gehad om tot meer resultaat te behalen. Om volledig te kunnen zijn in de conclusies zullen we moeten wachten op de regionale resultaten en evaluatie die momenteel plaatsvindt. 9